Psykiatrisk Afdeling sidst redigeret Middelfart den /JF. Ledelsestilsyn Psykiatrisk Afdeling Middelfart Psykiatrien i Region Syddanmark

Transkript

1 Psykiatrisk Afdeling sidst redigeret Middelfart den /JF Ledelsestilsyn Psykiatrisk Afdeling Middelfart Psykiatrien i Region Syddanmark 1

2 Indholdsfortegnelse Organisatorisk enhed Øverst ansvarlig ledelse - Afdelingsledelsen Ide- og holdningsgrundlag inkl. Mål og handleplaner Budget Økonomi og aktivitetsopfølgning Ansættelser/ophør, registrering m.v. Kurser og tjenesterejser Multimedie Indkøb og fakturabehandling Kassefunktion og bankfunktion Patienter Ergoterapien Tolkning Indtægter Organisatorisk enhed Psykiatrisk Afdeling Middelfart Østre Hougvej 70 og Teglgårdsparken 101 (Lokalpsykiatri) 5500 Middelfart Øverst ansvarlig ledelse - Afdelingsledelsen Ledende overlæge Peter Fristed Tlf.: Mobil: Mail: peter.fristed@psyk.regionsyddanmark.dk 2

3 Oversygeplejerske Isabel Gindeberg Tlf.: Mobil: Mail: Ide- og holdningsgrundlag Der henvises til følgende på Infonet: 1- Psykiatrisk Afdelings Ide- og holdningsgrundlag inkl. mål og handleplaner. Budget Psykiatrisk Afdeling Middelfart får tildelt et grundbudget af Psykiatrien i Region Syddanmark ved årets start. Derudover er der forventning til aktivitetsafhængige budgetter. Derudover er der forventning til tillægsbevillinger i løbet af året, f.eks. overenskomstmæssige ændringer og bevillinger, der endnu ikke er indarbejdet. Budgettet er udgiftsbaseret. De særlige udfordringer er, at Psykiatrisk Afdeling disponerer budgetlægning på forventet efterbevilling og at de aktivitetsafhængige budgetter kommer i løbet af budgetåret. Budget (forventet budget) fordeles på følgende områder (løn og øvrig drift): Afdelingsledelse og stabe Læger Fællespersonale + fællesudg P1 sengeafsnit (5-døgns) almenpsyk P2 sengeafsnit almenpsyk P3 sengeafsnit gerontopsyk P4 sengeafsnit retspsyk R4 sengeafsnit retspsyk Hviding Ergoterapiens drift Lokalpsykiatri Patientrådgiver Mentalobservationer Retspsykiatrisk distriktspsykiatri Herudover er der tildelt budget af Psykiatrien i Regions Syddanmark til projekter: xx Sexologiordningen (finansieres direkte fra Justitsministeriet) xx Opsøgende psykoseteam OPT (Satspuljeprojekt) Herudover er der tildelt budget via forskningsmidler via forskningsprojekter: Sabeluzol DPT fonden vedr. skizofreni Herudover er der tildelt budget af Psykiatrien i Regions Syddanmark til forskning og diverse: Forskningsprojekt reduktion af tvang v/frederik Gilberg Vandkunst Forud for budgetåret med sidste år som udgangspunkt - afstikkes personalenormeringen af Afdelingsledelsen. Derefter beregnes et oplæg til lønbudget og driftsbudget for hvert afsnit/funktionsområde af JF- Adm. Stabsfunktion (ADMS). Når endeligt rammebudget udmeldes fra Psykiatrien i Region 3

4 Syddanmark beregnes den endelige budgetfordeling af JF, som godkendes af Afdelingsledelsen og udmeldes i afdelingen. Baseline for henholdsvis stationær og ambulant aktivitet, fordelt på hvert afsnit/funktionsområde, bliver med sidste år som udgangspunkt - foreløbig beregnet af Afdelingsledelsen og JF-ADMS ved årets start og derefter tilrettet, når det endelige tal udmeldes af Psykiatrien i Region Syddanmark ud fra gældende regler. Fordelingsnøglen godkendes af Afdelingsledelsen og udmeldes i afdelingen. Særligt med hensyn til SATS-pulje projekter og fondsmidler Projektmidlerne kommer til udbetaling på baggrund af konkrete projektansøgninger via Psykiatrien i Region Syddanmark, til Sundhedsministeriet. Psykiatrien er forpligtet til at overholde de statslige bevillings- og tilskudsregler. Psykiatrisk Afdeling aflægger selvstændigt regnskab for hver enkelt bevilling med bistand fra Regnskabsfunktionen, Psykiatrien i Region Syddanmark. Særligt med hensyn til forskningsmidler Forskningsmidlerne kommer til udbetaling på baggrund af konkrete ansøgninger fra forskeren via Psykiatrisk Afdeling Middelfart. Bevilgede midler skal godkendes af Sygehusledelsens administration. Forskeren aflægger selvstændigt regnskab til hvert enkelt bevillingsområde i samarbejde med JF- ADMS. De særlige udfordringer er, at vedr. forskning er det forskeren, der får bevillingerne og er ansvarlig for disse. Økonomi og aktivitetsopfølgning Månedlige aktivitets- og økonomiopfølgningsrapporter Der udarbejdes hver måned Normeringsopgørelser, specificeret for hvert afsnit/funktionsområde, der viser afsat normering for året pr måned, månedens normeringsbrug, samt årets gennemsnitlige månedsforbrug af JF-ADMS. Specifikation over langtidssyge medarbejdere af JF-ADMS. Aktivitetsrapporter specificeret for hver afsnit/funktionsområde, der viser periodens budget periodens ydelse af AV-ledende lægesekretær og JF-ADMS. Lønrapport specificeret for hvert afsnit/funktionsområde, afstemt med Datawarehouse og økonomirapport af JF-ADMS. Økonomirapport specificeret for hvert afsnit/funktionsområde afstemt med prisme rapporter, der viser periodens budget periodens forbrug af JF-ADMS. Oversigt over fastvagtforbrug for hvert afsnit af JF-ADMS på baggrund af oplysninger fra afsnittene. Registreringsskema over hvor mange patienter, der er på lukket funktion/ hvor mange af disse, der har behov for lukket funktion, specificeret på afsnit af CR-ADMS på baggrund af oplysninger fra afsnittene. Afdelingsledelsen gennemgår hver måned rapporterne, og efterfølgende udsendes de med dagsordenen til de månedlige Ledermøder og MED, hvor de gennemgås. Undtaget er normeringsopgørelsen og specifikation af langtidssyge som ikke udsendes til MED, men i stedet til TR. De gennemgås ikke på møderne. Ledelsestilsyn: Afdelingsledelsen er budgetansvarlig og forpligtet til at følge op på forbrugsrapporterne. 4

5 Afdelingsledelsen attesterer/godkender økonomirapporter fra Prisme. Kvartalsvise aktivitetsopfølgninger Der føres løbende specifikation på kursusudgifter og inventarudgifter fordelt på afsnit/funktionsområder af JF-ADMS. Kursusrapporterne udsendes mindst hver 3. måned til Afdelingsledelsen og funktionslederne. Inventaroversigten gennemgås af Afdelingsledelsen mindst hver 3. måned. Der føres løbende specifikation på refusioner fordelt på afsnit/funktionsområder, som afstemmes med Prisme af JF-ADMS. Hvis der mangler refusion rykker JF-ADMS for disse hos Økonomifunktionen PRS. Ledelsestilsyn: Afdelingsledelsen. Ansættelser/ophør, registrering m.v. Ansættelser Der henvises til følgende retningslinjer på Infonet: 2- Ansættelse af personale (Fælles Psykiatri) 3- Ansættelse af overlæger (Fælles Psykiatri) 4- Retningslinjer vedr. nyansættelser (Middelfart Psyk) På foranledning af den enkelte funktionsleder, som følger ovenstående retningslinjer: Opslås ledige stillinger via e-rekrutteringsprogrammet HR-Manager hovedsageligt af CR, BM og TJ-ADMS. Hvis der derudover ønskes annoncering i trykte medier, skal der foreligge godkendelse fra Afdelingsledelsen og ADMS sørger for bestilling. ADMS sørger for skriftligt svar til alle ansøgere i forhold til den proces, ansøgeren har været igennem. Indstilling til ansættelse/fratrædelser/ændringer udfyldes af ADMS og underskrives af Afdelingsledelsen, inden den videresendes til HR sammen med bilag, autorisation og indhentet straffeattest. Ledelsestilsyn: Det er kun Afdelingsledelsen, der har disponeringsbemyndigelse, og som underskriver indstilling til ansættelse. Vikarforbrug / timelønnede tilkaldevikarer Der henvises til retningslinjer på Infonet: 6- Ansættelse af timelønnede tilkaldevikarer Timelønnede tilkaldevikarer ansættes efter samme procedure som ved ansættelser. Telefonlister over de timelønnede tilkaldevikarer udarbejdes/vedligeholdes af CR-ADMS og udsendes til afsnittene, så afdelingssygeplejersken kan se, hvem der kan rekvireres ved behov. Som udgangspunkt rekvireres der kun timelønnede tilkaldevikarer, hvis der normeringsmæssigt er plads. Overarbejde Den enkelte funktionsleder godkender alt overarbejde på eget funktionsområde. Adgang til data Der henvises til følgende retningslinjer på Infonet: 7- Datasikkerhed og fortrolighed (tværregionale dokumenter) 8- Datasikkerhedsansvarlige på Psykiatrisk Afdeling (Middelfart-Psyk) 5

6 Funktionslederne har adgang til eget område i PODB, SD datawarehouse, personaleweb og tjenestetid. Den enkelte funktionsleder sørger for, at den nye medarbejder bliver oprettet til brug af diverse ITsystemer via PODB m.v. Registrering af Langtidssygdom Funktionslederen registrerer langtidssygdom i Tjenestetid. Funktionslederen oplyser langtidssygdom til JF-ADMS, som registrerer dette på normeringsopgørelserne og specifikation af langtidssyge. Specifikation af langtidssyge og specifikation af refusioner afstemmes af JF-ADMS. Hvis der mangler på refusioner sker der henvendelse til Økonomi, Psykiatrien i Region Syddanmark. Der trækkes sygelister fra Datawarehouse, som gennemgås af Afdelingsledelsen hvert kvartal. Indberetning af løn Tjenestetid Den enkelte funktionsleder (har ret til at uddelegere til medarbejder) fører tjenestetid for eget personale og overfører til løn. JF-ADMS fører desuden tjenestetid for lægerne og holder øje med normtimeregnskabet for hver enkelt yngre læge. Lægerne og ledende overlæge får hver uge en personlig ugeplan for hver læges rulleperiode, så de kan handle, hvis der er for mange eller for få timer i forhold til normtimer. CR-ADMS fører tjenestetid for Afdelingsledelsen og Klinisk Stabsfunktion. Det er den enkelte funktionsleders ansvar, at der registreres rigtigt i forhold til tjenestetider, sygdom, barsel, kurser, tjenestefri m.v. De indberettede arbejdstidsplaner udskrives for hvert funktionsområde pr. uge, kontrolleres, underskrives og arkiveres af funktionslederen mindst hvert kvartal. Lønforbrugslister på de enkelte funktionsledere trækkes i Datawarehouse hvert kvartal af JF- ADMS. De Kontrolleres, underskrives og arkiveres af Afdelingsledelsen. Den enkelte Afdelingssygeplejerske på P1, P2, P3, P4 vedr. eget funktionsområde Afsnitssekretæren koder arbejdstidsplanen i Tjenestetid/Silkeborg for den pågældende uge i forhold til tilstedeværelse og evt. fravær. Afdelingssygeplejersken godkender kodningen inden den overføres. Dette sker helst de første dage i en uge, da man så sikrer, at alt er overført i tilfælde af lønkørsel (som typisk foregår onsdage el. torsdage). Efter overførslen printes dokumentation ud, så plejepersonalet kan se, hvad der er kodet. Denne underskrives af afdelingssygeplejersken og arkiveres. Ligeså printes afspadseringsregnskabet ud, så plejepersonalet er ajour med deres afspadseringsstatus. Ved månedens ophør printes afspadseringsstatus ud til Afdelingsledelsen, så man kan se hvor meget/lidt, der er udbetalt. Ved normtids ophør printes normtidsstatus ud til Afdelingsledelsen, så man kan se om regnskabet er gået i 0. Den enkelte funktionsleder for lokalpsykiatri, RDP, lægesekretærer, socialrådgivere, fysioterapeuter, ergoterapeuter, psykologer socialrådgivere, adm. stabsfunktion vedr. eget funktionsområde Lederen koder arbejdstidsplanen i Tjenestetid/Silkeborg for den pågældende uge i forhold til tilstedeværelse og evt. fravær og godkender i systemet. Efter overførsel printes dokumentation ud og underskrives af funktionslederen og arkiveres. 6

7 Ledelsestilsyn: Den enkelte funktionsleder i forhold til eget område. Afdelingsledelsen vedr. funktionslederne. Kurser og tjenesterejser Kurser Der henvises til følgende retningslinjer: 9- Kursusansøgningsblanket (Intranet Psykiatrisk Afd. Middelfart) Der afsættes hvert år kursusbudget til hvert afsnit/funktionsområde, dyre længerevarende kurser samt indsatsområder. Alle kurser (tjenestefrihed, kursusudgifter og udgifter til transport (gerne billigste offentlige transport iflg. dokumentation)) søges via kursusblanket, hvorpå der også står en vejledning om retningslinjerne. Kursusblanketten underskrives af ansøger og funktionslederen førstehåndsgodkender med underskrift, hvis kurset findes relevant og der er midler til rådighed af det afsatte kursusbudget for funktionsområdet. Ledelsestilsyn: Alle kursusansøgninger godkendes endeligt med Afdelingsledelsens underskrift. Den godkendte kursusansøgning registreres i kursusspecifikation og sendes til ansøger med kopi til funktionslederen af ADMS. Kopi af alle godkendte kursusansøgninger arkiveres hos ADMS. Kursusfakturaer iflg. godkendte udgifter bogføres af JF-ADMS. Der føres kursusspecifikation pr. funktionsområde. Kursusspecifikationen viser kursusbudget, bevilgede kursusudgifter samt bogførte kursusudgifter afstemt med Prisme af JF-ADMS. Kursusspecifikation udsendes ca. hver anden måned til den enkelte funktionsleder over eget område samt til Afdelingsledelsen over alle områder af JF-ADMS. Tjeneste- og kursusrejser Der henvises til følgende retningslinjer: 10- Rejse og befordringsgodtgørelse (Intranet - Region Syddanmark) Udlæg i forbindelse med tjenesterejser og kursusrejser føres på udgiftsbilag underskrevet af den enkelte medarbejder, derefter førstehåndsgodkendt med funktionsleders underskrift. Ledelsestilsyn: Alle udgiftsbilag bliver endeligt godkendt med Afdelingsledelsens underskrift. Afdelingsledelsernes personlige udlæg til fx rejse- og kursusudgifter m.m. godkendes af et medlem af sygehusledelsen. Udgiftsbilag kontrolleres for korrekt udfyldelse af BM-ADMS. Der foretages stikprøvekontrol over korrekt km udfyldelse ved 3 udgiftsbilag pr. måned af BM- ADMS. Dette er sat i bero indtil HR og Økonomi i Administrationen har udarbejdet konkrete retningslinjer herfor. Udgiftsbilag vedr. tjenesterejser sendes til HR, Psykiatrien i Regions Syddanmark til videre behandling. Kopi arkiveres alfabetisk i mappe. 7

8 Udgiftsbilag vedr. kursusrejser kontrolleres i forhold til kursusspecifikation af JF og bogføres i forhold til dokumenterede udgifter af BM-ADMS. Hvis udgifterne er km. penge sendes de til HR til videre behandling. Kopi arkiveres alfabetisk i mappe. I forhold til projekter regulerer Økonomi, Psykiatrien i Region Syddanmark en gang årligt KM satsen fra høj til lav takst iflg. reglerne. Differencen omposteres til driften. Multimedie Der henvises til følgende retningslinjer: 11- Ledelsestilsyn i Psykiatrien bilag 9 Multimedieskat og kontrol af hjemlån af regionens ejendom Afdelingsledelsen beslutter hvilke medarbejdere, der i forhold til deres arbejde har brug for/skal have mobiltelefon, transportabel computer m.v. JF-ADMS sørger for, at multimedievarerne bliver bestilt, udleveret og at der bliver udfyldt formularer vedr. multimediebeskatning og tro og love erklæringer. Ledelsestilsyn: Formularer underskrives af Afdelingsledelsen inden de videresendes til HR. Der føres en multimediespecifikation over hvad den enkelte medarbejder har fået udleveret, under hvilke vilkår, og hvor det skal konteres af JF-ADMS. Multimediefakturaer kontrolleres og bogføres af BM+JF-ADMS. Fakturaer over kr. forevises Afdelingsledelsen. 5% af alle telefonregninger med tro- og loveerklæringer over 500 kr. pr. kvartal skal udtages til en stikprøvekontrol for private udgåede opkald. Dette gøres sammen med den enkelte medarbejder og oversygeplejerske Isabel Gindeberg. Der bruges det udarbejdede kontrolskema fra HR. Psykiatrien i Region Syddanmark. Kontrolskemaet skal underskrives af medarbejder og Afdelingsledelsen. En af de særlige udfordringer er, at PRS har lavet en aftale med OUH om, at multimedie oprettet før 2009 betales og bogføres af OUH. Hvordan kontrolleres disse. Ledelsestilsyn: Afdelingsledelsen gennemgår multimediespecifikation hvert halve år. Stikprøvekontroller underskrives af Afdelingsledelsen. Fakturaer over kr. gennemgås af Afdelingsledelsen sammen med forbrugeren. Indkøb og fakturabehandling Psykiatrisk Afdelings regnskabsføring varetages centralt af Adm. Stabsfunktion og foregår løbende for at sikre en effektiv budgetopfølgning og overholdelse af betalingsfrister m.m. Adm. stabsfunktion behandler alle bilag. Udenlandske fakturaer Udenlandske fakturaer følger normal procedure som andre bilag, men sendes til bogføring/betaling til Regnskabsafdelings, Psykiatrien i Region Syddanmark. Nyanskaffelser Der henvises til følgende retningslinjer på Intranet: 12- Retningslinjer vedr. nyanskaffelser på Psykiatrisk Afdeling Middelfart 8

9 Ordinære nyanskaffelser søges en gang årligt af den enkelte funktionsleder. Ansøgninger bliver samlet behandlet af Afdelingsledelsen og efterfølgende udmeldes via oplistning af bevilgede nyanskaffelser. Uopsættelige nyanskaffelser søges løbende og Afdelingsledelsen behandler og bevilger efter individuel stillingstagen. JF-ADMS bogfører fakturaerne vedr. bevilgede anskaffelser, efter at funktionslederen har attesteret på papirbilag, at de har modtaget varen, og at prisen svarer til det aftalte. Papirbilagene arkiveres i mappe. JF-ADMS udarbejder specifikation på indkøb afstemt med prisme. Ledelsestilsyn: Afdelingsledelsen bevilger alle ansøgninger. Specifikation gennemgås og attesteres af Afdelingsledelsen hvert kvartal. Hvis anskaffelsesprisen på en vare er over kr. afstemmes med Psykiatrien i Region Syddanmark. Depotvarer almindeligt forbrug Depotvarer bliver rekvireret via OUH s Indkøbscentral. I forbindelse med varemodtagelsen kontrollerer den enkelte bestiller, at leverancerne er i overensstemmelse med bestillingen, vedlagt følgeseddel eller tilsvarende. Varerne bliver automatisk bogført i Prisme. Medicinfakturaer Medicinfakturaer bliver bogført af BM-ADMS. Fakturaerne bliver ikke kontrolleret, om de svarer til det leverede. Medicinrummene bliver holdt ved lige / aut. fyldt op af Sygehus Apotek Fyn. Særlige udfordringer er, at Psykiatrisk Afdeling stoler på, at OUH kun fakturerer, det vi får leveret. Kasse- og bankfunktion Forskuds- / kontantkasser Psykiatrisk Afdeling har én forskudskasse og én bankkonto, som hovedsageligt administreres af BM-ADMS og afløses af TJ og CR-ADMS. Forskudskassen opbevares i en aflåst pengeboks i et aflåst pengeskab, undtagen når Kassefunktionen har åben hvor den aflåste pengeboks opbevares i en aflåst skuffe på ADMS s kontor. Når der hæves kontante midler i banken skal der fremgå et bilag med 2 underskrifter fra ADMS. Alle 4 personer i Administrativ Stabsfunktion har fuldmagt til at underskrive bankbilag. I tilknytning hertil er der 5 udlægskasser især til brug for patienternes velfærd, som administreres af de enkelte afsnit. Udlægskasserne har gerne mellem kr. i beholdning, Udlægskassernes beholdning udbetales som a conto bilag og afregnes med bilag inden ny a conto udbetaling foretages. Pengene afregnes senest med 3 måneders interval. Se velfærdspenge. Udlægskassen skal til enhver tid indeholde det udbetalte a conto beløb. Enten i form af kontanter eller bilag. Forskudskassen afstemmes dagligt med kassekladde. Kassekladde og bankbevægelser bogføres ugentligt og Prisme statuskonti afstemmes efterfølgende med kassekladde, bankkontoudtog og patientkonto. Kassebilag arkiveres i 5 år. 9

10 En gang månedligt udføres kontrol af den sidste uges kassekladde af JF-ADMS. Statuskontiafstemningerne sendes til Økonomi, Psykiatrien i Regions Syddanmark. Afstemningerne arkiveres. En gang månedligt skal 2 personer fra ADMS tælle kassen op i forbindelse med afstemning af kassen. Navnene på de 2 personer noteres på kassebilaget. Ingen medarbejder må udbetale penge til sig selv eller overføre penge til egen nemkonto. Patienter Administration af patientpenge Der henvises til følgende retningslinjer på Infonet: 13- Administration af patientpenge Særlige udfordringer er, når en patient bliver indlagt i tidsrummet fredag eftermiddag mandag morgen, hvor der ikke er mulighed for at aflevere patientpenge til Kassefunktionen. I disse tilfælde låses pengene inde i medicinskabet i afsnittet. Enkelte patienter arrestanter - har ret til arrestantpenge Administrativ stabsfunktion registrerer arrestantpenge ugentligt på den enkelte patients kontoudtog, og patienten har råderet over disse, ligesom de andre patientmidler. BM-ADMS sender hvert kvartal faktura til det enkelte arresthus på udlagte arrestantpenge, som bliver bogført på patientkontoen (statuskonto). Refusion på patienttransport Der henvises til: 14- Infonet Instruks vedr. patienttransport og blanketten patientbefordring 15- Folderen - Patienttransport til og fra Psykiatrisk Afdeling, Middelfart Når en patient er berettiget til refusion på patientbefordring, udfylder lægesekretæren i ambulatoriet blanketten Patientbefordring. Blanketten leveres til BM-ADMS, som sørger for at overfører refusionsbeløbet til patientens nemkonto. I særlige tilfælde udbetales pengene kontant til patienten. Værdigenstande ved dødsfald Hvis en patient dør, skal vi opbevare patientens værdigenstande indtil de bliver frigivet af Skifteretten. Plejepersonale samler værdigenstandene i en lukket kuvert, hvorpå værdierne er oplistet og underskrevet af 2 personer fra afsnittet. Kuverten afleveres til Administrativ Stabsfunktion, som låser kuverten inde i pengeskabet. Plejepersonalet henvender sig til skifteretten om effekterne. Når der er modtaget accept fra skifteretten udleveres værdigenstandene efter skifterettens instruks. Velfærdspenge til patienter Der henvises til følgende retningslinjer på Infonet: 16- Retningslinjer vedr. velfærdspenge til patienter (Psyk Mid) Ergoterapien Først på året udsendes budget vedr. ergoterapien. Budgettet administreres af ledende ergoterapeut og bruges til drift af ergoterapien. 10

11 De elektroniske bilag attesteres af ledende ergoterapeut på en papirudgave og bogføres af TJ- ADMS. Kassebilag attesteres af ledende ergoterapeut og JF-ADMS og bogføres via Kassefunktionen. Indtægter vedr. torsdagscafesalg indleveres til bogføring i Kassefunktionen. Indtægter ved salg af terapimaterialer til patienter Opbevares i aflåst særskilt pengekasse i aflåst skab i Ergoterapien. Hvert enkelt salg oplistes på indtægtsbilag. Pengene + oplistet indtægtsbilag afleveres til Kassefunktionen den 1. mandag i hver måned. Indtægter ved salg af kaffe/kage i caféen Opbevares i aflåst særskilt pengekasse i aflåst skab i Ergoterapien. Hvert enkelt torsdagssalg oplistes på indtægtsbilag. Pengene + oplistet indtægtsbilag afleveres til Kassefunktionen den 1. mandag i hver måned. Dagny Christensen har nøgler til begge pengekasser. Pelikanen (minikioskfunktion for patienter på lukket retspsykiatrisk afsnit) Der henvises til følgende retningslinjer på Infonet: Pelikanen (minikioskfunktion for patienter på lukket retspsykiatrisk afsnit) Tolkning Der henvises til: 17- Tolkebistand (Intranet Psykiatrisk Afd. Middelfart) Ved behov bestiller personalet på de enkelte afsnit/funktionsområder tolkebistand efter patientbehov. Der udfyldes en formular, der underskrives af bestilleren. Faktura bogføres af TJ-ADMS efter kontrol af, at den svarer til aftalen på det underskrevne bilag, som er medsendt fakturaen. Indtægter Mentalobservationer Når der er udfærdiget en mentalobservation på en patient, sender lægesekretæren fra Retspsykiatrien følgende data til Administrativ Stabsfunktion: Journalnr., arrestant, politikreds, hvem har udfærdiget mentalobservationen. BM-ADMS fører disse data på en opdateret specifikation. Fakturerer mentalobservationen til politikredsen og påfører fakturanr. på specifikationen. Specifikationen sendes kvartalsvis til gennemgang ved lægesekretæren i retspsykiatrien, sådan at man er enige i de oplistede data. Nogle mentalobservationer bliver udført på konsulentbasis. Konsulenterne sender elektronisk faktura til Psykiatrisk Afdeling, disse føres på den opdaterede specifikation, attesteres af ledende overlæge og bogføres af BM-ADMS. JF-ADMS foretager stikprøvekontrol af fakturaer. Ledelsestilsyn: ledende overlæge attesterer alle konsulentfakturaer og får hvert kvartal opdateret specifikation på mentalobservationer og konsulenthonorar. Refusioner JF-ADMS kontrollerer at vi får refusion. Prisme bogføring afstemmes med Specifikation af refusioner. 11

12 Udenregionale ambulante og indlagte patienter AV-Ledende lægesekretær trækker hvert kvartal lister over aktivitet på de udenregionale patienter. JF-ADMS sammenskriver listerne i et regneark, der viser: Region, kommune, patient, aktivitetsdatoer, der skal faktureres. På disse lister noteres også, hvis der er nogle særlige oplysninger. BM-ADMS fakturerer til regionerne efter disse lister. Udarbejdet af Jeanne Fernel Leder af Adm. Stabsfunktion Godkendt af: Isabel Gindeberg Oversygeplejerske Peter Fristed Ledende overlæge 12