VEJLEDNING OM BUDGETANSØGNING SPECIALESPECIFIKKE KURSER

Transkript

1 VEJLEDNING OM BUDGETANSØGNING SPECIALESPECIFIKKE KURSER ANSØGNINGEN SENDES TIL: Sundhedsstyrelsen Enhed for Uddannelse og Autorisation Islands Brygge København S Samt elektronisk til aah@sst.dk Sundhedsstyrelsen, september 2009

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Kursusvirksomheden Den praktiske procedure Frist for budgetansøgning Svar på ansøgningen og accept af rammebeløbet Hvilke udgiftsposter dækkes? Undervisning (direkte udgifter) Administration Fremmede kurser Lokaleleje Ansøgningsskemaerne til budgetansøgningen Kursusoversigten Instrukser til udfyldelse af budgetansøgningsskemaerne Oplysninger om ansøger Ansøgningsskema Kursusrækken

3 1. Kursusvirksomheden Udgifter til den teoretiske videreuddannelse af læger og tandlæger afholdes over konto på finansloven. Sundhedsstyrelsen er ansvarlig for den overordnede administration af disse midler samt for den faglige vurdering af kursusvirksomheden, som skal være beskrevet i målbeskrivelsen for hvert speciale. Ansvaret for den praktiske tilrettelæggelse af den teoretiske speciallægeuddannelse er uddelegeret til hovedkursuslederen, der er udpeget af det videnskabelige selskab. Det er til hovedkursusleder, at styrelsen henvender sig i tilfælde af spørgsmål omkring kursernes form, indhold eller økonomi. Hovedkursusleder er budgetansvarlig for det af Sundhedsstyrelsen tildelte budget, og skal derfor godkende alle udgifter til videreuddannelseskurserne inden for specialet. 2. Den praktiske procedure Den praktiske procedure for administrationen kan beskrives på følgende måde: Sundhedsstyrelsen udsender budgetindkaldelse, hvor de enkelte hovedkursusledere opfordres til at søge budget til afholdelse af kurser året efter. Med budgetindkaldelsen udmeldes den præcise ansøgningsfrist. 1. Hovedkursusleder sender en budgetansøgning til Sundhedsstyrelsen i form af udfyldte og underskrevne skemaer, samt følgebrev hvor eventuelle kommentarer kan indføjes. Derudover sendes en elektronisk version af ansøgingen. 2. Sundhedsstyrelsen, vurderer ansøgningen. De ansøgte kurser skal være beskrevet i specialets målbeskrivelse for at kunne opnå støtte, udgifterne til de enkelte poster skal være rimelige og det samlede budget for kurserne skal kunne overholdes. 3. Sundhedsstyrelsen udmelder en årlig budgetramme til hver hovedkursusleder, og vedlægger dokument til accept af budgetrammen og vilkårene, som budgetrammen er tildelt på. 4. Hovedkursusleder indsender underskrevet dokument med accept af budgetramme og vilkår. 5. Kurserne afholdes og hovedkursusleder sender løbende skemaer til afregning af honorar og refusion af rejseudgifter til Enhed for Uddannelse og Autorisation. Det er Sundhedsstyrelsens sekretariat, der udbetaler honorarer og refusion til undervisere på undervisers Nemkonto og der sendes en elektronisk lønseddel til undervisers e-boks. (se desuden vejledningen om udbetaling af rammebeløbet) 6. Enhed for Uddannelse og Autorisation varetager den løbende kontakt til hovedkursuslederne. Hovedkursusleder fører en løbende budgetkontrol med forbruget for hvert kursus og sørger for at indsende skemaer til afregning hurtigst muligt. Sundhedsstyrelsen sender en kvartalsvis oversigt over specialets akkumulerede udbetalte forbrug fordelt på honorarer, rejseudgifter mm. 7. Hvis et kursus af praktiske årsager rykkes til året efter, skal Sundhedsstyrelsen omgående orienteres, så kurset kan trækkes ud af kursusårets budget, og hovedkursusleder skal søge om støtte til afholdelse af kurset året efter. 8. Ved kursusårets afslutning er det specielt vigtigt at hovedkursuslederne indsender afregningsskemaerne til Sundhedsstyrelsen senest den 10. januar, så de kan bogføres på kursusårets budget før afslutning af regnskabsåret. Efter regnskabsårets afslutning sendes den sidste kvartalsvise forbrugsoversigt, og der følges op på forbrug og budget. Indsendes afregningsskemaer for sent, vil de belaste kursusbudgettet året efter. Sundhedsstyrelsens enhed for Uddannelse og Autorisation og sekretariat deler opgaven om at administrere de på finansloven afsatte midler. Mens enhed for Uddannelse og Autorisation står for den faglige vurdering af kurserne og er overordnet budgetansvarlig, herunder modtager 3

4 budgetansøgninger, udmelder budgetramme og varetager den løbende kontakt til hovedkursusledere, står sekretariatet for regnskabsførelsen, herunder betaling af bilag/regninger. Spørgsmål omkring kurserne og den overordnede budgetramme skal derfor rettes til Enhed for Uddannelse og Autorisation på mens spørgsmål der alene går på udbetalingen af honorar og rejseudgifter skal rettes til sekretariatet på 2.1 Frist for budgetansøgning Fristen for indsendelse af budgetansøgningen til de teoretiske kurser er 15. oktober eller første arbejdsdag derefter, og Sundhedsstyrelsen udsender skemaerne til budgetansøgningen senest en måned forinden. Ansøgningen sendes elektronisk samt i underskrevet form til Sundhedsstyrelsen, Enhed for Uddannelse og Autorisation, Islands Brygge 67, 2300 København S Der gøres opmærksom på, at senere indsendte ansøgninger som udgangspunkt ikke vil blive inddraget i budgetforhandlingen, hvilket kan medføre, at der ikke afsættes midler til gennemførelse af kurser i 2010 i det pågældende speciale. 2.2 Svar på ansøgningen og accept af rammebeløbet Når Sundhedsstyrelsens Enhed for Uddannelse og Autorisation har modtaget ansøgningen sendes en kvitteringsskrivelse som bekræftelse på modtagelsen. Efter at Sundhedsstyrelsen har foretaget en samlet vurdering af ansøgningerne, sendes en budgetrammeudmelding ud til hovedkursusleder. Af denne fremgår rammebeløbets størrelse, til hvilke aktiviteter rammebeløbet er ydet, principperne for udbetalingen samt de vilkår, hvorunder budgetrammen er tildelt. Hovedkursusleder svarer med en accept af rammebeløbet og af de vilkår, hvorunder budgetrammen er tildelt. Det skal understreges, at hovedkursusleder ved accept af tildelingsvilkårene er ansvarlig for, at udgifterne ikke overskrider den fastlagte budgetramme. Da budgettet samlet skal overholdes for året som helhed, står det hovedkursusleder frit at omdisponere midler mellem kurser, dog under forudsætning af, at den samlede budgetramme ikke overskrides. Hovedkursusleder kan således vælge at anvende uforbrugte midler fra et kursus på et andet kursus. Hovedkursusleder har ligeledes mulighed for at foretage omjusteringer mellem budgetposter på op til 5% af budgetposten uden styrelsens godkendelse. Af dette følger, at alle omjusteringer mellem budgetposter, der er større end 5%, skal have Sundhedsstyrelsens forudgående samtykke. Ved mindre budgetoverskridelser, som skyldes uforudsete hændelser i slutningen af året, f.eks. større udgifter for transport end forventet, vil der være mulighed for at søge Sundhedsstyrelsen om ekstra tilskud. En sådan ansøgning skal fremsendes inden kursets afholdelse. Større overskridelser af budgettet, der skyldes f.eks. ændringer i kursusstruktur eller i antallet af kurser vil ikke blive dækket. Det er et krav for afholdelse af kurser, at kursusbudget ligger fast forinden. Dette indebærer at hovedkursusleder skal afvente en udmelding fra Sundhedsstyrelsen inden kursusvirksomheden kan gå i gang. 3. Hvilke udgiftsposter dækkes? Følgende udgiftsposter kan indgå i rammebeløbet: 3.1 Undervisning (direkte udgifter) Undervisningshonorar til fastlagte takster for henholdsvis forelæsnings-, diskussionsog medhjælpertimer. Taksterne bliver opjusteret hvert år den 1. april, hvorefter Sund- 4

5 hedsstyrelsen udmelder de nye takster og lægger nye afregningsskemaer på hjemmesiden. Delkursuslederhonorar, kr. pr. kursus. Hvis der er flere delkursusledere på et kursus, skal de deles om honoraret. Der ydes intet delkursuslederhonorar ved fremmed kurser. Undervisningsmateriel. Udgifter til leje af udstyr, kopier, forsøgsdyr o. lign. Transport for undervisere. Kilometer taksten opjusteres hvert år den 1. januar, hvorefter Sundhedsstyrelsen udmelder de nye takster og lægger nye afregningsskemaer på hjemmesiden. Ophold for undervisere. Time- Dagpenge-taksten opjusteres hvert år den 1. januar, hvorefter Sundhedsstyrelsen udmelder de nye takster og lægger nye afregningsskemaer på hjemmesiden. Ved hotelophold skal der benyttes hoteller fra Statens hotelhåndbog 09/10 ( Forplejning af undervisere. Ved rejser under 24 timer, kan der maksimalt refunderes et beløb til forplejning, der svarer til Time- dagpengesatsens beløb per døgn. Der ydes ikke tilskud til alkoholiske drikke. Forplejning af kursister. Der ydes et tilskud på maksimalt 100 kr. pr. kursist pr. kursusdag. Der gøres opmærksom på, at pengene ikke kan spares op, således at man eksempelvis på 3. dagen af et kursus kan bruge 300 kr. pr. person til en fællesmiddag. Der ydes ikke tilskud til alkoholiske drikke. 3.2 Administration Der ydes et tilskud til administration på max kr. pr. kursus. Det anbefales at benytte en sekretær til de mere rutinemæssige administrationsopgaver som gennemgang af afregningsskemaer og indtastning mm. 3.3 Fremmede kurser Uddannelsessøgendes deltagelse i eksternt arrangerede kurser. Der er ikke tale om kurser ved andre specialer, da disse selv skal søge budget til alle de uddannelsessøgende læger, der tilmeldes deres kursus. 3.4 Lokaleleje Der skal som udgangspunkt findes gratis lokaler til kurserne. Hvis hovedkursusleder vurderer, at specifikke forhold omkring et kursus gør det umuligt at finde gratis lokaler på et sygehus eller universitet, skal der i følgebrevet til budgetansøgningen argumenteres herfor. Dette gælder ikke for kurserne i Almen Medicin eller Kommunallægekurserne Mange specialer har fået stillet lokaler til rådighed på sygehuse eller universiteter, og hovedkursuslederne rådes derfor til at tale sammen om, hvilke steder der kan stille lokaler til rådighed. Vedrørende almen medicin: Da kursusvirksomheden i almen medicin i København, Odense og Århus er af et særligt omfang og de administrative funktioner varetages gennem universiteterne gælder en særskilt aftale om tilskud til administration på op til 20% af de direkte udgifter. De ansvarlige universiteter indsender samlede regninger på afholdelse af kurserne en gang i kvartalet, som Sundhedsstyrelsen efter godkendelse udbetaler samlet. Almen Medicin er ikke omfattet af aftalen om delkursuslederhonorar, og kan derfor søge om støtte til lokaleleje som tidligere. Regnskabet for kursusvirksomheden i Almen Medicin skal revideres i forbindelse med den generelle revision af regnskaberne som Universiteterne foretager. 3.5 Planlægningsmøder Der kan i meget begrænset omfang søges tilskud til planlægningsmøder. Til ansøgningen skal vedlægges en skriftlig redegørelse for formålet med planlægningsmødet. 3.4 Temadage Der kan i meget begrænset omfang søges tilskud til temadage. Til ansøgningen skal vedlægges en skriftlig redegørelse for formålet med temadagen, samt et udkast til program for dagen. 5

6 4. Ansøgningsskemaerne til budgetansøgningen Hovedkursusleder skal anvende Sundhedsstyrelsens ansøgningsskemaer, når der ansøges om rammebeløb. Skemaerne sikrer en ensartet behandling af ansøgningerne og at alle relevante oplysninger foreligger. Skemaerne udsendes hvert efterår senest en måned før fristen for budgetansøgningen, der meddeles ved samme lejlighed. For ansøgning om rammebeløb er der 3 skemaer, som skal udfyldes: 1. Oplysningsskema: Generelle oplysninger om ansøger 2. Ansøgningsskema: Specifikke oplysninger om hvert kursus inden for et speciale samt det samlede udgiftsniveau til hele kursusrækken. 3. Oplysninger om kursusrækken: Heri anføres navn, dato, sted, delkursusleder for de enkelte kurser. (Se desuden afsnittet om Instrukser til udfyldelse af ansøgningsskemaerne sidst i vejledningen) Alle felter i skemaerne skal udfyldes. Oplysningsskema og ansøgningsskema skal endvidere underskrives. 5. Kursusoversigten Sundhedsstyrelsen offentliggør årets kursusrække på hjemmesiden ud fra oplysningerne i budgetansøgningsskemaerne. For hvert enkelt speciale oplyses kontaktinformation til hovedkursusleder, samt kurserne navn, sted, dato og delkursusleder. For kursernes faglige indhold henvises til målbeskrivelserne. Den nye kursusrække vil blive lagt på hjemmesiden hurtigst muligt efter året afslutning. Opdateringer og ændringer til kursusoversigten skal hurtigst muligt sendes til EFUA@sst.dk, så de kan lægges på hjemmesiden. De eksakte datoer for afholdelsen af de enkelte kurser skal som udgangspunkt fremgå af budgetansøgningen, men hvis dette ikke er muligt, kan der angives måned eller kvartal i stedet. Så snart hovedkursusleder kender de eksakte datoer orienteres Sundhedsstyrelsen, så det kan lægges på hjemmesiden. 6. Instrukser til udfyldelse af budgetansøgningsskemaerne Det er vigtigt, at skemaerne bliver udfyldt på en korrekt og dækkende måde. En fejlagtig, inkonsekvent eller mangelfuld udfyldelse af skemaerne gør det vanskeligt at vurdere ansøgningen og forsinker dermed processen. Det er derfor vigtigt at samtlige rubrikker udfyldes. For at gøre håndteringen af skemaerne lettere, skal det angives på hovedskemaet, hvor mange delskemaer, der er vedlagt hovedskemaet. På hvert delskema skal der desuden angives bilagsnummer. Ansøgningsskemaerne skal udfyldes elektronisk, og budgetansøgningen indsendes elektronisk samt i papirformat i underskrevet form til Sundhedsstyrelsen. 6.1 Oplysninger om ansøger Der kan kun være én ansøger. Denne betragtes som ansvarlig for al kursusvirksomhed inden for specialet. Alle felter på skemaet udfyldes Speciale Hovedkursusleders navn og stilling Oplysninger om adresse og telefon mv. Ansøgers personlige, originale underskrift: Herunder udfyldes: sted og dato for underskrift af ansøgningen ansøgers underskrift 6.2 Ansøgningsskema Der findes to ansøgningsskemaer vedrørende de specifikke udgifter til kursusrækken. Et beregnet til kurser i almen medicin og et til de øvrige specialer. 6

7 Alle felter på skemaet udfyldes. 1. Honorar forelæsningstimer: Timeantal og udgifter for kursets forelæsningstimer. Timetallet anføres. 2. Honorar diskussionstimer: Timeantal og udgifter for de undervisningstimer, der ikke er forelæsningstimer. Timetallet anføres. 3. Honorar medhjælpertimer: Timeantal og udgifter for medhjælpere i undervisningen. Timetallet anføres. 4. Delkursuslederhonorar: Der kan søges op til kr. i delkursuslederhonorar pr. kursus. 5. Undervisningsmateriel (instrumenter, AV-udstyr mv.): Udgifter for afskrivning på og leje/leasing af instrumenter og andet udstyr. Tilskud kan undtagelsesvis også ydes til anskaffelse, under forudsætning af at disse anskaffelser kan godkendes af Sundhedsstyrelsen. Ved forventede anskaffelser, skal der derfor vedlægges en skriftlig begrundelse for indkøbet til ansøgningen. 6. Transport kursusleder/underviser: Udgifter i forbindelse med transport til og fra kursusstedet. Offentlige befordringsmidler skal anvendes hvor det er muligt og mest økonomisk. Der kan ikke afholdes udgifter til kursisters transport. 7. Ophold kursusleder/underviser: Udgifter for kursusleder/undervisers ophold i forbindelse med afholdelsen af kurset. Ved valg af hotel skal oversigten (Statens hotelhåndbog 09/10, benyttes, og der skal ved bookningen gøres opmærksom på, at det er til statsaftalepris. 8. Forplejning kursusleder/underviser: Udgifter for kursusleder/undervisers forplejning i forbindelse med afholdelsen af kurset. Ved rejser under 24 timer, kan der maksimalt refunderes et beløb til forplejning, der svarer til Time- dagpengesatsens beløb per døgn. 9. Forplejning af kursister: Der kan søges 100 kr. pr. kursist pr. dag til forplejning af kursister. 10. Administrationsudgifter: Der kan søges op til kr. til dækning af administrationsudgifter, herunder HKL-honorar og sekretærbistand. 11. Fremmede kurser: De samlede udgifter, som selskabet har for kursister på fremmede kurser. Oplysninger om et kursus, der ligger uden for specialets egen kursusvirksomhed (Bruges kun i de tilfælde, hvor man sender uddannelsessøgende på eksternt arrangerede kurser, i Danmark eller i udlandet.) 12. Lokaleleje: Der kan som udgangspunkt ikke søges om tilskud til lokaleleje. Skulle dette være nødvendigt skal der vedlægges en skriftlig begrundelse. 13. Antal kursusdage: Kursets længde i dage anføres 14. Antal kursustimer: Kursets længde i timer anføres 15. Antal kursister: Antallet af kursister, der forventes at deltage i kurset anføres 16. Antal. op. lejer: Her anføres antallet af operationslejer på de kirurgiske færdighedskurser 17. Ansøgers personlige, originale underskrift: Herunder udfyldes: sted og dato for underskrift af ansøgningen ansøgers underskrift Begge sider underskrives 6.3 Kursusrækken I dette dokument anføres navn, dato, sted, delkursusleder for de enkelte kurser. 7