Statsforvaltningens brev til to medlemmer af borgerrepræsentationen:

Transkript

1 Resumé: Statsforvaltningen Hovedstaden udtaler, at det ikke var i strid med regler, hvis overholdelse påses af statsforvaltningen, at et flertal i borgerrepræsentationen besluttede at suspendere borgerrepræsentationens møde i en time. Statsforvaltningens brev til to medlemmer af borgerrepræsentationen: Ved brev af 12. juni 2008 har De henvendt Dem til Statsforvaltningen Hovedstaden i anledning af, at Københavns Borgerrepræsentation på sit møde den 12. juni 2008 besluttede at suspendere mødet. De har anført, at borgerrepræsentationen vedtog sin mødeplan i sommeren 2007, og at medlemmerne siden da har kunnet forberede sig på, at der ville blive afholdt et dobbeltmøde den 11. og 12. juni De har oplyst, at overborgmesteren på mødets 2. dag den 12. juni 2008 forslog borgerrepræsentationen, at mødet blev suspenderet kl , så overborgmesteren og borgerrepræsentationens medlemmer kunne deltage i et møde på Rådhuspladsen. Dette møde havde overborgmesteren arrangeret i anledning af, at det britiske magasin Monocle havde kåret København til at være en god by at leve i. STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ 177, BLOK D- E 2400 KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: /414 SAGSBEHANDLER:CTHHOV DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR SE-NR hovedstaden@statsforvaltning.dk De har videre bemærket, at et tilfældigt pølser og ølarrangement i anledning af en tilfældig kåring fra et tilfældigt britisk magasin ikke er af en sådan karakter, at det berettiger til at suspendere et møde i borgerrepræsentationen, som har været kendt for såvel overborgmesteren som de øvrige medlemmer i et år, og som samtlige medlemmer har mødepligt til. Endelig har De anført, at hensynet til de borgere, som gennem opslag havde gjort sig bekendt med tidspunktet for borgerrepræsentationens møde, og som måtte ønske at overvære mødet, også må veje tungt. TELEFONTID: Mandag Tirsdag-Onsdag Torsdag Fredag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag Kommunens udtalelse I anledning af Deres henvendelse har statsforvaltningen ved brev af 24. juni 2008 anmodet Københavns Kommune om en udtalelse. Kommunen har ved brev af 14. november 2008 fremsendt

2 en udtalelse, som vedlægges i kopi til Deres orientering. Af udtalelsen fremgår bl.a. følgende: Det følger af Forretningsorden for Borgerrepræsentationens 4, stk. 2, at overborgmesteren leder Borgerrepræsentationens møder. Overborgmesteren træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Overborgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under dennes afgørelse, afgøre af Borgerrepræsentationen, jf. Forretningsordenens 4, stk. 10. Borgerrepræsentationens møder skal normalt afslutte kl. 23, jf. Forretningsordenens 4, stk. 9. Afgørelse om eventuel suspension af et møde sker ved almindelig flertalsafgørelse. Efter sekretariatets opfattelse skal en suspension af mødet været sagligt begrundet og må alene ske rent undtagelsesvist. I overvejelserne om, hvorvidt et møde kan suspenderes, skal indgå hensynet til, at en suspension ikke må afskære medlemmerne fra politiske drøftelser og afgørelse i sagerne samt offentlighedens fakt iske mulighed for at overvære møderne. Borgerrepræsentationen har tidligere suspenderet møder af hensyn til nødvendigheden af at gennemføre politiske drøftelser om sager på dagsordenen; på grund af tekniske problemer med afstemningssystemet og senest under 2. behandling af budgetforslag 2009 for at give medlemmerne mulighed for at holde pause mellem afstemningerne om ændringsforslag. I den omhandlede sag blev mødet suspenderet efter en flertalsafgørelse for at give københavnerne mulighed for at mødes med deres folkevalgte repræsentanter for at fejre udnævnelsen af København som verdens bedste by. Sekretariatet finder, at suspensionen skete ud fra et sagligt hensyn hensynet til kontakten mellem folkevalgte og vælgere. Et hensyn, der ligger i forlængelse af Københavns Kommunes arbejde for at skabe et tilgængeligt og borgernært bystyre. Sekretariatet finder endvidere ikke, at suspensionen havde negative konsekvenser for afviklingen af mødet. Mødet sluttede således inden for almindelig tid. Sekretariatet finder på den baggrund, at suspensionen var i overensstemmelse med kommunestyrelsesloven og Forretningsorden for Borgerrepræsentationen. SIDE 2

3 Som bilag til kommunens udtalelse er vedlagt udskrift af beslutningsprotokol for borgerrepræsentationens møde den 11. juni 2008, hvoraf det fremgår, at et flertal af borgerrepræsentationens medlemmer stemte for overborgmesterens forslag om suspension af mødet i tidsrummet kl Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at Københavns Kommune overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder offentligretlige retsgrundsætninger, jf. 47 og 48 i lov om kommunernes styrelse. 1 Tilsynet er alene et retligt tilsyn. Tilsynet omfatter kun spørgsmål om, hvorvidt der er sket en tilsidesættelse af den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder. Vi kan derfor ikke tage stilling til, om kommunens sagsbehandling er rimelig eller hensigtsmæssig eller til spørgsmål vedrørende skønsudøvelsen, så længe skønnet udøves indenfor de rammer, der er fastsat i lovgivningen. Retsgrundlag Det fremgår af 8, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse, at kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, når og hvor ordinære møder skal afholdes, og der indrykkes i begyndelsen af hvert regnskabsår bekendtgørelse herom i den lokale presse efter kommunalbestyrelsens bestemmelse. Ordinært møde afholdes som regel mindst en gang om måneden og bekendtgøres forud i den lokale presse efter kommunalbestyrelsens bestemmelse. Fastlæggelsen af mødetidspunkterne bør ske under rimelig hensyntagen til medlemmernes mulighed for at komme til stede samt til, at kommunens borgere normalt skal have mulighed for at overvære kommunalbestyrelsens møder uden at tage fri fra arbejde. 2 Mødeplanen for kommunalbestyrelsens møder er bindende. Hvis der i kommunalbestyrelsen er enighed herom, kan et møde dog aflyses, ligesom et flertal i kommunalbestyrelsen kan beslutte at aflyse et møde, når det skønnes 1 Lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni Jf. Lov om kommunernes styrelse med kommentarer s. 33, Hans B. Thomsen m.fl., 1. udgave, Jurist- og Økonomforbundets Forlag 2004 SIDE 3

4 nød vendigt. Flytning af møder kan kun ske i det omfang, betingelserne for aflysning og indkaldelse til ekstraordinært møde er opfyldt. Borgmesteren kan på egen hånd aflyse et møde, hvis der slet ingen sager foreligger til behandling, eller tungtvejende grunde gør aflysning nødvendig. Der ses ikke i lov om kommunernes styrelse at være fastsat regler om adgangen til midlertidigt at suspendere et møde, og spørgsmålet er heller ikke omtalt i borgerrepræsentationens forretningsorden Det fremgår af Kommunalt folkestyre 3 s. 195 f, at borgmesteren (mødelederen) kan bestemme, at mødet skal afbrydes for en tid. Begrundelsen skal være hensynet til mødets kvalitet, medlemmernes arbejdsvilkår eller lignende, ikke ønsket om at nå en bestemt beslutning. Borgmesteren kan overlade afgørelsen til kommunalbestyrelsen. Statsforvaltningens udtalelse Det er statsforvaltningens opfattelse, at flertallets beslutning om at suspendere borgerrepræsentationens møde ikke var i strid med regler, hvis overholdelse påses af statsforvaltningen. Statsforvaltningen har ved denne vurdering lagt vægt på, at et flertal af medlemmerne kunne beslutte at aflyse mødet, såfremt det skønnedes nødvendigt, hvorfor statsforvaltningen finder, at et flertal som det mindre i det mere - kunne beslutte at suspendere mødet, såfremt det skønnedes nødvendigt. Ved vurderingen af, om en suspension er nødvendig, tilkommer der efter statsforvaltningens vurdering borgerrepræsentationens medlemmer et vidt skøn. Dog skal beslutningen efter statsforvaltningens opfattelse træffes ved inddragelsen af saglige hensyn, og suspensionen må i øvrigt ikke stride mod de hensyn, som ligger bag bestemmelsen i 8, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse eller bestemmelser i forrentningsordenen. Statsforvaltningen har på baggrund af oplysningerne i sagen ikke grundlag for at antage, at beslutningen skulle være truffet på baggrund af usaglige hensyn, f.eks. et ønske om at nå en bestemt beslutning. 3 Kommunalt folkestyre, Martin Basse og Oluf Jørgensen, 5. udgave, COK Den Kommunale Højskole SIDE 4

5 Beslutningen ses endvidere ikke at have hindret medlemmernes mulighed for at komme til stede, eller at have hindret kommunens borgere i at overvære mødet. Endelig ses beslutningen ikke at stride mod bestemmelser i forretningsordenen, herunder bestemmelsen om, at borgerrepræsentationens møder normalt skal afsluttes kl Kopi af dette brev er sendt til Københavns Kommune. Brevet vil blive offentliggjort på vores hjemmeside Med venlig hilsen Christina Themsen fuldmægtig SIDE 5