TEKNIK & MILJØ STRATEGI- PAS

Transkript

1 TEKNIK & MILJØ STRATEGI- PAS Teknik & Miljø Esbjerg Kommune

2 TEKNIK & MILJØS STRATEGIPAS Velkommen til Teknik & Miljøs strategipas. Hvert år skal der ske en revision af strategipasset. Revisionen i efteråret 2013 er sket gennem en proces i ForvaltningsMED, chefgruppen og de enkelte afdelinger. Det betyder, at handlinger og mål nu er rettet til, så de er tidssvarende. ForvaltningsMED og chefgruppen har besluttet fire fælles indsatsområder, som er: Kompetenceudvikling, udvikling af ledelsesinformation, sygefravær samt kvalitetsstyring og kvalitetssikring. Dette kan du læse mere om i afsnittet Fælles vision, indsatser og mål. Derudover har hver afdeling formuleret handlinger og mål, som er indarbejdet i strategipasset. Du kan orientere dig herom i de 6 efterfølgende afsnit. Strategipasset giver dig således et overblik over handlinger og mål, der gælder for forvaltningen og for din afdeling. Det glæder mig, at vi i fællesskab har fået sat retning og mål for forvaltningen. Hans Kjær Direktør Teknik & Miljø 2 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 3

3 INDHOLD Fælles vision, indsatser og mål 7 Sekretariat 10 Esbjerg Lufthavn 22 Plan 32 Miljø 44 Vej & Park 56 Entreprenør 72 4 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 5

4 FÆLLES VISION, INDSATSER OG MÅL VISION 2016 Vi gør det nemt, hurtigt og professionelt med respekt for helheden. Det gør vi ved at: Omsætte den politiske dagsorden til handling gennem Effektiv drift og udvikling Økonomisk overblik og ansvarlighed God service og målrettet kommunikation At sætte Esbjerg på landkortet Servicere med respekt for helheden gennem Kvalitet og ansvarlige løsninger Professionalisme og hurtighed Tilgængelighed og selvbetjeningsløsninger Innovation og løbende forbedringer Have en inspirerende arbejdsplads gennem Tiltrækning og fastholdelse Tværfaglige og udviklende fællesskaber Faglig og personlig udvikling Dialog og medindflydelse i dagligdagen Synlig og værdibaseret ledelse 6 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 7

5 FÆLLES VISION, INDSATSER OG MÅL FÆLLES VISION, INDSATSER OG MÅL INDSATSER OG MÅL I Teknik & Miljø er vi fælles om 4 indsatser og mål: Kompetenceudvikling: Alle afdelinger har indarbejdet kompetenceafklaring og -udvikling i strategipasset. I første omgang beskriver vi afdelingens samlede kompetencebehov. Herefter sætter vi gang i den enkelte medarbejders/gruppes kompetenceudvikling. Vi gennemfører arbejdet med kompetenceafklaring og -udvikling inden udgangen af. Udvikling af ledelsesinformation: Vi har peget på relevante områder til et fælles ledelsesinformationssystem (LIS). Ud fra disse udarbejder vi månedlige rapporter, og sender dem til relevante parter. Målene fra ledelsesinformationen står i strategipasset - fx mål for brugertilfredshed og fravær. Vi udarbejder alle relevante LIS-rapporter i. Sygefravær: Hver afdeling har formuleret visioner og handlingsplaner for sygefraværet, som er overført til strategipasset under fyrtårnet Attraktiv arbejdsplads. Sygefraværsprojektet afsluttes i sommeren, men sygefravær vil løbende være et fokusområde, så vi i fællesskab kan indfri den målsætning om, at det gennemsnitlige sygefravær pr. helårsansat maksimalt må ligge på 11,9 dage i Udbredelse af kvalitetsstyring: Udbredelse af kvalitetsstyring er indarbejdet under fyrtårnet Effektivitet. Et kvalitetsstyringssystem er et administrativt værktøj der indeholder procedurer og forskellige hjælpeværktøjer. Vi udbreder gradvist systemet i og 2015 på de områder, hvor det giver værdi. Vi tager udgangspunkt i det eksisterende kvalitetsstyringssystem for natur- og miljøområdet, og sammentænker udrulningen med arbejdsgangsanalyser. 8 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 9

6 INDLEDNING SEKRETARIAT Udover de 3 obligatoriske fyrtårne - effektivitet, innovation og attraktiv arbejdsplads - har vi i Sekretariatet besluttet også at arbejde med fyrtårnet - service, idet lige præcis service er en vigtig del af Sekretariatets daglige virke. På de næste sider i strategipasset, vil du kunne se, hvilke handlinger og mål vi i Sekretariatet har besluttet at arbejde med i den kommende 3-årige periode, for at kunne leve op til Teknik & Miljøs overordnede Vision Alle medarbejdere i Sekretariatet har medvirket til udarbejdelsen af de formulerede handlinger og mål, hvorfor medarbejderinddragelse naturligvis også vil være et vigtigt element i den nu forestående gennemførelse. 10 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 11

7 SEKRETARIATET EFFEKTIVITET E.1 Optimere arbejdsprocesser og minimere spildtid for Sekretariat og dets kunder E.2 Nedbringelse af print og traditionel papirpost E.3 Sikre effektive og elektroniske sagsgange bl.a. via gennemførsel sagsgangsanalyser (Lean) inden for relevante områder E.4 Øget anvendelse af informationssider og selvbetjeningsløsninger på hjemmesiden, både internt og eksternt E.5 Sikre at vedtagne interne retningslinjer om korrekt digital sagsbehandling følges E.6 Implementering af kvalitetssikring og kvalitetsstyring på relevante områder Indkøb af papir Anvendelsesgrad af Doc2mail i Antal sagsgangsanalyser årligt Antal hits på hjemmesiden Alle relevante parter skal kunne attestere inden Alle nyansatte skal på kursus i relevante systemer Udpegning af relevante områder gennemført Faldende tendens. Modtaget papir måles fra januar Antal sendte ark: 1768 Antal forsendelser: Stigende tendens Medio Senest indenfor den første måned efter ansættelse Primo E.7 Sikre fortsat implementering af Doc2mail herunder håndtering af CPRnumre i forbindelse med digital post E.8 Undersøge mulighederne for anvendelse af digital udsendelse af regninger E.9 Opdatering af Køb & Salgs salgssider E.10 Opfølgning på at allerede vedtagne retningslinjer om korrekt digital sagsbehandling efterleves E.11 Opstart af arbejdsgangsanalyser (LEAN) på følgende områder: Personaleområdet Udarbejdelse af dagsordenpunkter/ samling af dagsordener E.12 Gennemførsel af handlingsplan efter arbejdsgangsanalyser (Lean) på kirkegårdsområdet E.13 Analyse af nuværende filstruktur i fælles drev med henblik på at gøre den mere effektiv E. 14 Kirkegårde papirarkiv i kælderen. Oprydning og evt. indscanning E.15 Entreprisegarantier (sikkerhedsstillelse). Analyse for mere effektiv elektronisk sagsgang Opdatering og udbredelse af Doc2mail vejledning Håndtering af CPR-numre, afklares Ultimo 2013 Medio Ultimo 2013 Medio Ultimo Ultimo Medio Medio Primo Ultimo Medio 12 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 13

8 SEKRETARIATET EFFEKTIVITET E. 16 Oprettelse af side på kommunens hjemmeside vedr. information om kolonihaver; kontakter, telefonnumre mv. E. 17 Udrulning af Web-Gis Intern lancering Ekstern lancering E. 18 Oprydning af databaser, herunder: Overblik over indsatsområder Afklaring af brugerbehov for Arc-GIS Gennemførsel af oprydning Opdatering til ny Arc-GIS Tilpasning af Web-GIS til ny struktur Gennemgang og opdatering af scripts E. 19 Geokodning af bygninger E. 20 Implementering af adressepakken E. 21 Afholde møde med ledergruppen i Plan ved digital attestation af fakturaer i Prisme E. 22 Sikre at byggesager oprettet efter 1. januar 2009 er tilgængelige på hjemmesiden Oprettelse af side med beskrivelse Afsluttet Igangsættes Gennemføres i perioden Ultimo Uge 2, Juni Marts Medio E.23 Gennemføre hit-måling på følgende sider på hjemmesiden: Byggegrunde Byggesagsarkiv Kolonihaver Kirkegårde Kort over Esbjerg Kommune Herefter iværksættes eventuelle markedsførings-/forbedringstiltag Primo E.24 Opfølgning på arbejdsgangsanalyse i Byggeri/Byggeservice herunder: Kommunikation med Skanning vedr. nye arbejdsgange Kommunikation med Borgerservice vedr. opgavers placering i Teknik & Miljø Implementering af nye administrative procedurer (sagsbehandlingsproces og håndtering af tegninger), herunder relevante procedurebeskrivelser og formidling her af Digital kundehjælp Kompetenceudvikling i Byggeservice (gennemføres i samarbejde med Byggeri) Evaluering af Telefon- og Vagtordning (gennemføres i samarbejde med Byggeri) November 2013 December 2013 September Januar Medio November TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 15

9 SEKRETARIATET INNOVATION SEKRETARIATET ATTRAKTIV ARBEJDSPLADS I.1 Sikre plads til innovation og løbende udvikling blandt andet ved anvendelse af relevant teknologi I.1 Sikre plads til innovation og løbende udvikling blandt andet ved anvendelse af relevant teknologi I.3 Indgå aktivt i tværgående samarbejder og erfa-grupper med det formål at styrke videndeling I.4 Arbejde målrettet med at skabe rammerne for innovation I.5 Undersøge mulighederne internt og eksternt om evt. oprettelse af ny erfa-gruppe indenfor området sekretærfunktion/betjening af politikere I.6 Oplæg i Sekretariat fra gæsteoplægsholder vedr. innovation I.7 Innovation drøftes som fast punkt på kontormøder og ved PLUS-samtaler Ved udbud Andel af faggrupper i netværk og erfagrupper DBA spørgsmålet: Min nærmeste leder skaber gode rammer for udvikling Opstartes Indflydelse ved alle 100 % Gennemsnitlig score på 8 Ultimo Januar A.1 Skabe rammerne for medarbejdernes trivsel og udvikling A.2 Løbende fokus på sygefravær herunder gennemførsel af et tværgående sygefraværsprojekt DBA gennemsnitlige resultater for de forskellige kategorier skal som minimum være Sygefravær i Sygefravær i 2016 Jobindhold: 8,3 Personlig og faglig udvikling: 8 Ansættelsesforhold: 8,1 Nærmeste leder: 7,8 Menneskelige relationer og værdier: 8,2 Arbejdsmiljø: 8,7 Kreativitet og fornyelse: 6,8 Orientering mod borgerne/ brugerne: 8,5 5,3 dage pr. helårsansat 5,3 dage pr. helårsansat 16 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 17

10 SEKRETARIATET ATTRAKTIV ARBEJDSPLADS A.3 Synliggøre Sekretariat som en god arbejdsplads, så vi fortsat kan tiltrække kompetente medarbejdere A.4 Fastholde fokus på trivsel herunder sundhed A.5 Udarbejdelse af jobprofiler og dertil knyttede kompetenceudviklingsplaner A. 6 I forhold til sygefravær vil vi have fokus på: At fastholde vores lave sygefravær At leve op til Esbjerg Kommunes strategi for sygefravær At skabe en fælles kultur omkring håndtering af stress og konflikter A.7 Ved kommende jobopsiag vil vi i højere grad betone udviklingsmuligheder i jobbet Henvises til operationelle mål Antal trivselsarrangementer/ studieture årligt for hele Sekretariat Henvises til strategiske og operationelle mål Gennemføres fremadrettet med start Minimum 1 Ultimo Primo A.8 Gennemførsel af kompetenceafklaring og kompetenceudvikling herunder hensyntagen til sårbarhed og opgaveplacering: Stab Sekretariat Frodesgade Økonomi & Personale Kortkontoret Administration A.9 Afholdelse af trivselsarrangement ifm. afdelingsmøde med fokus på ex. sygefravær A.10 Afholdelse af alle samtaler i forbindelse med sygefravær herunder fælles udmelding herom A.11 Deltagelse på kursus vedr. den svære samtale A.12 Italesætte/ forstærke fælles kultur omkring håndtering af stress og konflikter Vi vil alle handle aktivt i håndteringen her af Igangsættes Igangsættes Igangsættes Igangsættes Igangsættes Marts Maj Juni August Oktober Medio Udmelding November 2013 Gennemførelse af samtaler 100 % Fast punkt på dagsorden ved ledermøder, Oktober 2013 start for alle Medio ledere Obligatorisk tema ved: Afdelingsmøder Kontormøder ved udgangen af 2013 Ledermøder PLUS-samtaler Introduktion af nye Gennemføres medarbejdere løbende 18 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 19

11 SEKRETARIATET SERVICE S.1 Sikre tilfredse kunder interne såvel som eksterne S.2 Tydelig forventningsafstemning og målrettet kommunikation med vores kunder, både internt og eksternt S.3 Mindske sårbarhed gennem sidemandsoplæring, funktionsbeskrivelser og jobrotation, hvor der er mulighed S.4 Skabe overblik over eksisterende vejledninger til internt/eksternt brug, fx ved attestation af fakturaer, oprettelse af dagsordenpunkt i E-doc, udfyldelse af blanketter, herunder feriesedler m.m. S.5 Øget kendskab til øvrige afdelinger og Forsyningens arbejdsområder (for at kunne henvise borgere og omstille telefoner rigtigt første gang) Gennemsnitligt resultat for brugerundersøgelsen i Køb & Salg Henvises til operationelle mål Henvises til operationelle mål 4,3 Ultimo 2013 Primo S.6 Udarbejde relevante arbejds-/ procedurebeskrivelser, herunder med links til relevante nyhedsbreve, oplysning om erfa-grupper m.m. Oprette relevante databaser, hvori arbejds-/procedurebeskrivelser gemmes S.7 Håndtering af borgerhenvendelser - hvor og hvordan modtages en henvendelse (politisk eller administrativt), hvem journaliserer, sender svar, koordinerer osv. S.8 Bred udmelding omkring opgavefordelingen på Kortkontoret S.9 Klimatilpasning, løbende levering af data og analyser S.10 Undersøge muligheder for udbredelse af GIS i andre forvaltninger Gennemføres som en del af kompetenceafklaring og kompetenceudvikling: Stab Sekretariat Frodesgade Økonomi & Personale Kortkontoret Administration Fase 1 Fase 2 Igangsættes Marts Maj Juni August Oktober Ultimo marts December TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 21

12 INDLEDNING ESBJERG LUFTHAVN Esbjerg Lufthavn er i dag en effektiv virksomhed, hvor der er en sund balance imellem indtægter og udgifter. Med udgangspunkt i effektivitet, innovation og en attraktiv arbejdsplads skal Esbjerg Lufthavn sikre sig at de tjenesteydelser lufthavnen tilbyder, er af en sådan kvalitet og pris, at kunderne efterspørge disse. Branding skal være med til at sikre at Esbjerg Lufthavn er kendt indenfor offshore og luftfragt branchen både nationalt såvel som internationalt. Esbjerg Lufthavn er den del af Energi Metropol Esbjerg. 22 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 23

13 ESBJERG LUFTHAVN EFFEKTIVITET E.1 Minimere spildtid og optimere arbejdsprocesser inden for Esbjerg Lufthavns ansvarsområde E.2 Forbedre ressourceudnyttelsen bl.a. gennem øget tværgående samarbejde mellem afdelingerne og løbende fokus på kompetenceudvikling E.3 Analysere og digitalisere relevante arbejdsgange E.4 Løbende opfølgning på safety management system (kvalitetsstyring) Udbetaling af ikke afholdte overarbejdstimer over 3 måneder gammel Optjent afspadsering Henvises til operationelle mål Intern og ekstern auditering Løbende fald. Senest ultimo = 0 kr. Maks. 14 dage pr. medarbejder Ingen findings E.8 Gennemføre arbejdsgangsanalyser med fokus på digitalisering på følgende områder: Fuelbestilling Brand og redning Ind- og udlevering af cargo Trafikkontor/tårn E.9 Opfølgning på gennemførte arbejdsgangsanalyser Ny arbejdsgang i drift Dec Feb. Medio Medio Minimum 1 gang årligt i alle afdelinger E.5 Revidere og udarbejde jobbeskrivelser pr. funktionsområde med det formål at sikre den rette til jobbet E.6 Gennemføre kompetenceafklaring og kompetenceudvikling E.7 Udnyttelse af medarbejderkompetencer på tværs af afdelingerne Revision og godkendelse af alle jobbeskrivelser Gennemføres som en del af MUS-samtalen Afspadsering mindskes på grund af mindre overtid Medio Årligt Ultimo 24 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 25

14 ESBJERG LUFTHAVN INNOVATION I.1 Danmarks første grønne lufthavn I.2 Udvikling af lufthavnens forretningsområde med det formål at fastholde eksisterende kunder og aktivitetsniveau samt tiltrække nye kunder/aktiviteter I.3 Udarbejdelse og implementering af handlingsplan for skabelsen af den første grønne lufthavn I.4 Implementere handlingsplan for fastholdelse og tiltrækning af kunder og forretningsområder Energiforbrug på: varme brændstof strøm Antallet af eksisterende kunder/ aktivitetsniveau der fastholdes Antal nye kunder/ aktiviteter der tiltrækkes Udarbejdelse gennemført Implementering gennemført Handlingsplan implementeret Reducere energiforbruget med 10 % fra % fastholdelse 20 % tilgang i nye kunder/aktiviteter fra Medio I.5 Analyse af effekt ved anvendelse af alternativ energi som: Solceller Jordvarme I.6 Videreudvikling af ydelser for fragt- og passagerflyvning I.7 Modernisering af de fysiske rammer Analyse gennemført Udvide baneenderne Optimere brug af fragtenheden Udvidelse af apron Løbende revidering af tids og prioriteringsplan Primo 2015 Modernisering sker løbende frem til TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 27

15 ESBJERG LUFTHAVN ATTRAKTIV ARBEJDSPLADS A.1 Sikring af personlig og faglig udvikling for at kunne støtte den fremtidige udvikling af Esbjerg Lufthavn A.2 Løbene fokus på sygefravær herunder gennemførsel af et tværgående sygefraværsprojekt A.3 Fokusere på de langtidsfriske og fastholde/ udvide antallet her af A.4 Ændre kulturen hos medarbejdere og ledere A.5 Informere om muligheder og afstemme forventninger i forhold til sygefravær, værdier og ledelse. Lufthavnens egen APV måling, som gennemføres hvert andet år DBA-måling MUS-samtale Sygefravær i Sygefravær i 2016 Andel af medarbejdere med maksimalt 3 sygedage årligt Henvises til strategiske og operationelle mål Henvises til strategiske og operationelle mål Positiv udvikling i forhold til e måling Positiv udvikling i forhold til e måling 3,5 dage pr. helårsansat 3,0 dage pr. helårsansat Minimum 73 % A.6 Gennemføre måling blandt alle medarbejdere, hvor fokus lægges på den attraktive arbejdsplads hvilken arbejdsplads vil vi have i 2016? A.7 På baggrund af de gennemførte målinger udarbejdes der en handleplan med indsatsområder til sikring af en attraktiv arbejdsplads med lavt sygefravær A.8 Kursusdeltagelse for ledere Fra sygefravær til trivsel A.9 Dagskursus for indsatsledere, Tillids- og MED- repræsentanter vedr. regler og retningslinjer på personaleområdet A.10 Temadag/informationsdag for medarbejdere, hvor der informeres om muligheder i forbindelse med fravær A.11 Teambuilding-kursus for at styrke samarbejdet og kommunikationen A.12 Referater fra koordinationsmøder skrives mere fyldestgørende og sendes til alle medarbejdere på mail Spørgsmål og metode fastlagt Måling foretaget Handleplan udarbejdet Alle ledere har gennemført kurset Temadag afholdt for alle med start fra 28. oktober 2013 Ultimo december Ultimo Januar 7. november november 2013 Ultimo Januar Ultimo Januar 28 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 29

16 ESBJERG LUFTHAVN BRANDING B.1 Skabe synlighed omkring Esbjerg Lufthavn og dens ydelser Antal nye kunder/aktiviteter der tiltrækkes 20 % tilgang fra B.2 Udarbejde og implementere en marketingplan for Offshore, Cargo og EnergiMetropol B.3 Afholdelse af events B.4 Igangsætte samarbejde med ekstern samarbejdspartner med det formål at få hjælp til marketingplan B.5 Synliggøre de gode historier også blandt medarbejderne B.6 Messedeltagelse både som deltagere og med egen stand B.7 Afholdelse af event B.8 Kundepleje udbrede kendskabet hos potentielle Cargo-kunder B.9 Opdatering af hjemmeside, særligt med fokus på Cargo Plan udarbejdes Plan gennemført Antal events Kontakt etableret Målt på presseomtale antal artikler og reklamer Antal messer der er deltaget i Fælles reklamefremstød i samarbejde med Shell, gennemført hvert 2. år Primo Min. 12 pr. år 1 til 2 pr. år August Medio Marts, herefter løbende 30 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 31

17 INDLEDNING PLAN Plan er i mange henseender en vigtig og betydende samarbejdspartner for byens borgere og virksomheder. Vi er et knudepunkt for udformning af det fysiske miljø, naturen og planlægningen i Esbjerg Kommune, som sikrer hensyn til nutiden, fremtiden og de historiske omgivelser, både i forhold til borgerne og erhvervslivet. Vi har opgaver som myndighed i forhold til konkrete projekter, store som små, men også i forhold til at sikre rammerne for en fornuftig og bæredygtig udformning af fremtidens Esbjerg. Derfor er det vigtigt, at vi opleves som en moderne, effektiv og innovativ medspiller, der målrettet arbejder på at leve op til de mange forpligtigelser, vi har. Det skylder vi både vore kunder, os selv og hinanden. Vi skal kunne håndtere forventningerne om høj kvalitet og produktivitet i alle forhold under stramme økonomiske vilkår og trods alt holde modet og humøret oppe. For når orkanen raser, kan vi krybe i ly og gemme os, indtil den måske går over. Men vi kan også vælge at stå frem og åbent møde de kommende års udfordringer. Dette strategipas er et første forsøg på at vise en vej dertil. I strategipasset har vi prioriteret de opgaver, der skal arbejdes med de kommende år for at understøtte den positive udvikling, vi allerede har, og jeg er sikker på, at du fortsat vil være en positiv medspiller. 32 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 33

18 PLAN EFFEKTIVITET E. 1 Minimere spildtid og optimere arbejdsprocesser således, at vi sikrer høj faglig kvalitet i opgaveløsningen og høj kundetilfredshed Sagsbehandlingstid: Lokalplaner Enfamiliehuse Industri- og lagerbebyggelse samt jordbrugets avls- og driftsbygninger af begrænset kompleksitet Øvrigt erhvervs-, institutions- og etagebyggeri Løbende brugerundersøgelse: Projektevaluering Ejendomme Medarbejderstab og opgaver 9 mdr. fra fuldt oplyst materiale 4 uger fra fuldt oplyst materiale 6 uger fra fuldt oplyst materiale 6 uger fra fuldt oplyst materiale Gennemsnitlig score på mindst 4 på en skala fra 1 til 5 set over et kvartal Gennemsnitlig score på mindst 4 på en skala fra 1 til 5 Med nuværende medarbejderstab skal en stigning i opgavers omfang og kompleksitet kunne håndteres E.2 Udvikle planlægnings-, styrings- og kommunikationsværktøjer E.3 Indføre kvalitetsstyring på relevante område E.4 Sikre optimale arbejdsprocesser ved at gennemføre arbejdsgangsanalyser E.5 Øget brug af digitalisering og anvendelse af IT som værktøj E.6 Effektiv forventningsafstemning samt mål- og opgaveformulering E.7 Sikre viden og forståelse omkring ansvar og roller i forhold til kunder E.8 Optimere udbud og konkurrenceudsættelse af vedligehold Implementering af e områder med start fra Antal gennemførte arbejdsgangsanalyser årligt med start fra Måling af antal hits på hjemmeside Evaluering af de konkrete processer og møder Henvises til strategiske og operationelle mål Vedligeholdelsesniveau Mobilt vedligehold herunder programmer, som er under udvikling i Caretaker Mindst 2 pr. år Mindst 2 pr. år Flere daglige unikke brugere/stigende Mindst 80 % af brugerne/deltagerne melder positivt tilbage Fastholdelse af 2013-niveau 34 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 35

19 E.9 Gennemføre arbejdsgangsanalyser på følgende områder - Lokalplaner - Parcelhussager E.10 Involvere bygningsbrugere mere i egen drift og vedligehold gennem afholdelse af dialogmøder E.11 Oprette en bæredygtighedsportal E.12 Opdatering af webkommuneplan E.13 Udbrede kendskabet til projekthåndbog og Project- Flow Afholdelsesfrekvens Oprettet Trin 1: Præsentationsdel, struktur på hjemmesiden. Integration med Web-Gis. Visning af hovedstruktur med redegørelse og rammedel Trin 2: Ændringer i arbejdsgange i produktion af planer og upload af planer (ikke finansieret) Alle større projekter opstartes efter principperne i projekthåndbog/projectflow Antal medarbejdere der har været på kursus i projekthåndbog/projectflow primo 1 gang årligt Medio 2015 Ultimo Ultimo 2015 Primo 8 medarbejdere E.14 Videreudvikling af LIS i fælles system inden for følgende områder: Byggesager Brugertilfredshed Lokalplaner E.15 Afholde kursus i skriftlig kommunikation for Kommuneplan & Klima E.16 Opdatere skema/model for brugerundersøgelse i Ejendomme E.17 Undersøge muligheden for optimering af tidsregistreringssystemet som anvendes i Ejendomme E.18 Opdatere projekt- og ressourcestyringssystemet E.19 Undersøge alternative muligheder for udbud af vedligehold E.20 Opdatere/udarbejde konkrete og tekniske brugervejledninger E.21 Afholde årligt pedelseminar Ny timeseddel herunder bredere registrering af tidsforbruget generelt, gennemført Vurdere mulighederne for alternativt udbud Evt. udarbejdelse af testmodel Primo Primo Ultimo Medio Ultimo Ultimo Medio Ultimo 2-3 gange årligt via informationsbrev 1.kvt. 36 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 37

20 PLAN INNOVATION E.22 Kanalstrategi: Implementering af Byg & Miljø Kursusdeltagelse I drift Elektronisk udsendelse af BBR-meddelelser E.23 Større tværgående projekter koordineres på ledermøder således, at relevante faggrupper inddrages i tide E. 24 Opfølgning på arbejdsgangsanalyse i Byggeri/Byggeservice: Nye blanketløsninger/indberetningsskemaer vedr. skimmelsvamp, ejendomsavance og generelle forespørgsler (link, skema, faq) Indføre elektronisk fordeling af sager elektronisk dueslag og indarbejde screeninger Udarbejdelse og implementering af kvitteringsmail i Byggeri Implementering af nye administrative procedurer i Byggeservice/Byggeri, herunder relevante procedurebeskrivelser og formidling heraf Minimere indhentelse af supplerende materiale. Gennemføres Implementeret Implementeres Gennemføres med start fra Udarbejdelse af skemaer/oprettelse af formular Fuldt implementeret Fuldt implementeret Primo Medio Ultimo Primo Medio Medio Februar September September I.1 Arbejde målrettet med at skabe rammerne for innovation I.2 Vi skal fortsat være kendte og respekterede nationalt for vores Bedste praksis I.3 Honorere nye og fremtidige krav til udbud og styring iht. lovgivningen I.4 Fokus på den bygningsmæssige værdi I.5 Videreudvikle den innovative organisation I.6 Vi skal sætte Esbjerg på landkortet I.7 Udvikling af nye digitale muligheder herunder den mobile arbejdsplads I.8 Arbejde med helhedsorienterede løsninger i projekter og planprocesser I.9 Styrke samarbejdsrelationer og partnerskabsaftaler DBA spørgsmålene: Min nærmeste leder skaber gode rammer for udvikling Registrering af efterspørgsel på faglige løsninger Henvises til strategiske og operationelle mål Bygningsmæssig værdi Henvises til strategiske og operationelle mål Opgørelse af omtaler m.v. i medierne, herunder antal gange hvor Esbjerg omtales positivt i medierne indenfor Plans område Opgøre antal nye muligheder, der er taget i anvendelse Henvises til operationelle mål Henvises til operationelle mål Stigende tendens sammenlignet med målingen i 2011 Minimum fastholdelse af nuværende niveau Fastholdelse af 2013-niveau 4 gange årligt i landsdækkende medier 1 ny digital arbejdsmetode pr. år 38 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 39

21 PLAN ATTRAKTIV ARBEJDSPLADS I.10 Brug af mobil platform ved tilsyn: - Færdigsyn - Bygningsregistrering - Bygningssyn I.11 Afholde innovationcamp med eksternt oplæg I.12 Innovation skal indgå i drøftelserne på de enkelte teammøder I.13 Løbende udvikling af skabelon til borgerinddragelse I.14 Udvikle projektsamarbejdet og den faglige dialog med eksterne parter E.15 Evaluere nuværende netværk og samarbejdsrelationer I.16 Ejendomme og Kommuneplan- & Klima afdækker områder for udvikling af samarbejde omkring miljø- og energiledelse I.17 Synliggøre sammenhængen mellem bygningers tilstand og bevillinger til vedligehold gennem udvikling af data til Caretaker I drift I drift I drift Afholdt Igangsat Antal drøftelser af innovation i teams Evaluering efter hvert projekt, opstartes Øge antallet af samarbejder Gennemføres Primo Medio Medio Ultimo Primo Min. 4 gange årligt 2 nye samarbejder pr. år Medio A.1 Fastholde/udvikle et godt arbejdsmiljø hvor medarbejderne kan matche fremtidens udfor-dringer både fagligt og socialt A.2 Løbende fokus på sygefravær herunder gennemførsel af et tværgående sygefraværsprojekt A.3 Skabe rammerne for den personlige udvikling gennem et udviklende og udfordrende arbejdsmiljø A.4 Skabe en fælles kultur baseret på vores værdigrundlag herunder fokus på læring, samarbejde og anerkendende dialog A.5 Gennemføre kompetenceafklaring og kompetenceudvikling A.6 I forhold til sygefravær vil vi have fokus på: Nedbringelse af langtidssygefravær Enkelte kortere fravær At leve op til Esbjerg Kommunes strategi for sygefravær DBA-måling PLUS-samtale Sygefravær i Sygefravær i 2016 DBA spørgsmålene vedr. faglig og personlig udvikling DBA spørgsmålene vedr. menneskelige relationer og værdier i hele Plan Henvises til strategiske og operationelle mål Stigning i gennemsnitlig score i forhold til 2011 målingen 7 dage pr. helårsansat. Svarende til 213 langtidsfriske dage. 6 dage pr. helårsansat. Svarende til 214 langtidsfriske dage Gennemsnitlig stigning Som minimum fastholde niveauet fra DBA-målingen i 2011 Udgangen af herefter årlig revision ved PLUS-samtaler 40 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 41

22 PLAN ATTRAKTIV ARBEJDSPLADS A.7 Etablere særlige arbejds-/ møderum til opgaver, der nødvendiggør dette A.8 Gennemføre kompetenceafklaring og kompetenceudvikling: Ejendomme Byggeri Kommuneplan- & Klima A.9 Planlægning og gennemførelse af faglige sociale arrangementer A.10 Fejre de små succeser og fortælle den gode historie A.11 Konkrete temaer m.v. på afdelings- og gruppemøder A.12 Fælles kultur i Plan for håndtering af sygefravær, og hvordan vi ser på sygefravær 1 fælles social 1 fælles faglig 1 i hvert kontor Gennemføres løbende med start Sættes på dagsordenen Udarbejdelse af kulturnotat, så alle kender vores kultur, og den foreligger i en form, hvor nye medarbejdere hurtigt kan lære den. Ultimo 2013 Medio Medio Minimum 1 gang årligt Minimum 1 gang årligt Minimum 1 gang årligt Min. 2 gange årligt Kulturnotatet er færdigt og godkendt i MED december 2013 A.13 Vi afholder omsorgssamtalerne så hurtigt som muligt efter advis er modtaget, men sikrer at indkaldelsen ikke skaber unødvendig uro. Samtalerne gennemføres ud fra samtaleværktøjet. A.14 Der gennemføres et kompetenceforløb for den enkelte leder i det omfang det vurderes, at der er et behov A.15 Undersøge hvilke ordninger, der er tilgængelige for ledere/medarbejdere i TM som eksempelvis: Fysioterapiordning Coachordning (fx ved stress) Motionsrum TTA-team (har TM mulighed for et sådant) Muligheder for hjælp til den svære samtale Adviseringer sammenholdt med samtaleskemaer med start fra Antal gennemførte relevante kurser Alle ledere/medarbejdere kan finde og anvende de relevante værktøjer Der er minimum afholdt omsorgssamtaler ved alle adviseringer Mindst 1 årligt Medio 42 TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS TEKNIK & MILJØ STRATEGIPAS 43