BERETNING PERIODEN 15. JUNI MAJ 2012 KJÆRSLUND SALAMANDERPARKEN ØSTER ALLÉ HØVÆNGET VESTERGÅRDSVEJ 15

Transkript

1 BERETNING PERIODEN 15. JUNI MAJ 2012 KJÆRSLUND SALAMANDERPARKEN ØSTER ALLÉ PILEVANGEN HØVÆNGET VESTERGÅRDSVEJ 15 PENSIONISTFEST REP.MØDE STENKILDEPARKEN almen boligorganisation aarhus

2 INDHOLD BERETNING Indhold: Bestyrelsens beretning består af denne skriftlige beretning, der på repræsentantskabsmødet vil blive suppleret med en mundtlig beretning hvor de væsentligste afsnit vil blive uddybet og kommenteret, og hvor der vil blive givet en aktuel opdatering. Den skriftlige beretning er opdelt i nedenstående hovedtemaer: almen boligorganisation aarhus ALBOA RELATERET: 3 Indledende bemærkninger. Administrationen, side 5-18: 7 Ledelsessekretariatet og IT-afdeling 9 Udlejningsafdelingen 11 Økonomi og husleje 13 Projektsekretariatet (nybyggeri, renovering og ombygning). 15 Drift og driftssekretariat 17 Info-afdeling Boligafdelinger, side 19-28: 21 Afdelingsmøder Budgetter 2012 / regnskaber Fraflytninger Helhedsplanen for Viby Syd 28 Den boligsociale helhedsplan i Viby Syd Boligorganisationen, side 29-32: 31 Tilskud, egen trækningsret 32 Opfølgning, skyldnere / formuepleje Udvalg under organisationsbestyrelsen, side 33-37: 34 Udvalgsmedlemmer 35 Energi- og forsyningsudvalg 36 Kursusudvalg / visitationsudvalg 37 Det boligsociale udvalg ALBOA i øvrigt, side 39-44: 41 Ejendomsskat / grundværdi 41 Pensionistfest 41 Fest for afdelingsbestyrelsesmedlemmer med ledsagere 41 Almene boligdage 42 Styringsdialog 42 Julearrangement, tidligere ansatte 43 Selskabslokalet Søndervangs Allé Knud Rasmussen - 35-års jubilæum i bestyrelsen BL-RELATERET, side 45-50: 47 BL 5. - kreds. lokalt 49 BL landsplan 51 AFSLUTTENDE BEMÆRKNINGER OM ALBOA, side 53-65: 54 Beboerdemokratiet 55 Repræsentantskabet - afdelingsbestyrelsesmedlemmer 59 Organisationsbestyrelsen dags dato 61 Organisationsdiagram medarbejdere 63 Ejendomsfunktionærer 65 Varmemesterkontorerne Udgiver ALBOA, Almen Boligorganisation Aarhus Vestergårdsvej 15 Postboks 2373 // 8260 Viby j Tlf // Fax post@alboa // Indhold Organisationsbestyrelsen // udvalg John Jensen, direktør Administrationen Redigering, layout & grafik ALBOA, info-afdelingen Foto Jan Grarup, BL Velfac A/S Bent Nielsen, ingeniør ILK. Beboerbladet Inside Pia V. Lindgaard - ALBOA info Jan Rasmussen - ALBOA info Tryk Uni-Tryk - Aps, Åbyhøj Oplag 600 eksemplarer Udsendelse Årsberetningen udsendes til alle afdelingsbestyrelser, organisationens medarbejdere, ALBOAs samarbejdspartnere og Aarhus kommune. 1 ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS

3 INDLEDENDE BEMÆRKNINGER Indledende bemærkninger Første repræsentantskabsmøde i ALBOA, Almen Boligorganisation Aarhus hvor Valg til organisationsbestyrelsen er på dagsordenen. Så er vi nået til det første repræsentantskabsmøde efter fusionen, og der skal skal vælges en ny 9-personers bestyrelse. Som bekendt har den nuværende bestyrelse besluttet, at de, som ønsker at stille op til den nye bestyrelse, får mulighed for at præsentere sig selv forud for valghandlingen. Hvis man interesserer sig for den almene boligtanke, og hvis man vil bruge fritid på frivilligt arbejde, findes der nok ikke en mere spændende og udviklende funktion end at være medlem af boligorganisationens bestyrelse. Kendetegnende for de tidligere hovedbestyrelser i de fusionerede boligorganisationer har været, at de indvalgte er uhyre stabile, og for det meste forbliver man som hovedbestyrelsesmedlem i en årrække. Dette er der dokumentation for! Det har været spændende i knap halvandet år at være medlem af ALBOA s 19 mands/kvindes store bestyrelse. Vi har i perioden haft 16 bestyrelsesmøder, som typisk har varet 2½-3 timer. Møderne er blevet afviklet på en eektiv måde og i en god atmosfære, hvor der har været plads til forskellige holdninger, og hvor der har været mange gode, saglige diskussioner forud for beslutningstagen. Forud for bestyrelsesmøderne har der været afholdt møder i formandsskabet. Møderne har typisk haft en varighed af ca. 2 timer. På møderne har formandsskabet i en række sager fremkommet med en sagsindstilling til behandling på bestyrelsesmøderne. I forbindelse med overgangen til en 9 mands/kvindes bestyrelse er det i første omgang besluttet ikke at nedsætte et forretningsudvalg. Måtte det vise sig, at der er behov for et forretningsudvalg, vil et sådant blive nedsat. Der forventes afholdt 11 årlige bestyrelsesmøder, juli måned fritaget. Det er bestyrelsens opfattelse, at ALBOA er godt på vej til at udvikle sig til en rigtig visionær boligorganisation med stort fokus på service, kvalitet og tidssvarende boliger. Fremtiden for ALBOA ser lys ud, og den nuværende bestyrelse er af den opfattelse, at fundamentet for ALBOA er i orden, når en ny bestyrelse tager over! ORGANISATIONSBESTYRELSEN ALBOA, ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS MAJ 2012 ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS 3

4 Administrationen // Vestergårdsvej 15 // 8260 Viby J

5 ADMINISTRATIONEN Administrationen Dette afsnit omhandler de forskellige afdelinger i ALBOAs administration. Ledelsessekretariatet - administration og IT Udlejningsafdelingen Økonomiafdelingen Projektsekretariatet Driftsafdelingen Info-afdelingen ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS 5

6 Afd. 33 Abildgade // 8200 Aarhus N

7 ADMINISTRATIONEN Ledelsessekretariatet Ledelsessekretariatet omfatter administrationschefen, sekretærfunktionen der servicerer afdelingsbestyrelserne, organisationsbestyrelsen og direktøren, IT-afdelingen og den interne service, dvs. post- og budtjeneste samt rengøring. Sekretariatsopgaver Aktiviteterne i beretningsåret har i høj grad været præget af fusionen pr. 1. januar 2011, dels de aktiviteter, der direkte er relateret til fusionen:»» navneændring i tingbogen»» varemærkeregistrering af de tidligere boligorganisationers navne og logoer samt ALBOA s navn og logo»» og andet dels de aktiviteter, der i det daglige er en følge af fusionen:»» harmonisering af mødeaktiviteterne i beboerdemokratiet»» harmonisering af arbejdsgange»» harmonisering af TV-signalforsyning til afdelingerne»» udarbejdelse af generelle politikker»» udarbejdelse af personalepolitik og -håndbog»» og andet Der pågår således stadigvæk aktiviteter, der er relateret til fusionen, men vi er kommet meget langt, og processen skrider planmæssigt frem. Ledelsessekretariatet forestår proceskoordineringen godt bistået af ledergruppen. Personaleadministration Ledelsessekretariatet står desuden for personaleadministrationen, og i administrationen er der i beretningsåret sket følgende: 30. juni 2011: Torben Classen, økonomiafdelingen, fratræder. 15. august 2011: Tina F. Pedersen tiltræder den ledige stilling i økonomiafdelingen. 31. august 2011: Randa Mansour, udlejningen, fratræder et vikariat. 15. september 2011: Lan T. Le, økonomiafdelingen, går på barselsorlov. 15. september 2011: Claus Holm Nielsen tiltræder barselsvikariatet i økonomiafdelingen frem til 30. september november 2011: Rasmus Jensen, IT-afdelingen, fratræder efter virksomhedspraktik 19. december 2011: Hans Jørgen Rohde, projektsekretariatet, får forlænget sin projektansættelse frem til den 31. december januar 2012: Jakob Thuesen, projektsekretariatet, fratræder for at gå på efterløn. 29. februar 2012: Lis Langberg, økonomiafdelingen, fratræder efter godt 27 års ansættelse for at gå på pension. 1. marts 2012: Preben Holm Christensen tiltræder den ledige projektlederstilling i projektsekretariatet. 31. marts 2012: Pernille Robdrup, huslejeafdelingen, fratræder - stillingen genbesættes ikke. 1. april 2012: Tina Due Karlshøj, udlejningsafdelingen, tiltræder den ledige stilling i økonomiafdelingen. 1. april 2012: Charlotte Schacht Madsen vender tilbage til ALBOA og tiltræder den ledige stilling i udlejningsafdelingen. 1. april 2012: Anette Degn, ledelsessekretariatet, fritstilles af helbredsmæssige årsager og fratræder efter godt 38 års ansættelse den 30. september stillingen genbesættes ikke. ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS 7

8 ADMINISTRATIONEN BERETNING IT-afdelingen Administration, ejendomsfunktionærer, bestyrelse, hjemmearbejdspladser og i perioder revisorer giver travlhed på ALBOAs digitale motorvej - ca. 160 brugere benytter dagligt vores servere på Vestergårdsvej. IT-afdelingen har konstant fokus på at højne driftsstabiliteten og tilgængeligheden for brugerne i organisationen. Dette er blandt andet sket ved at opgradere IT-systemet til nyeste version af operativsystemer og Oice 2010, og i de første uger af 2012 gennemførte vi en mindre opgradering af IT-systemet for at være rustet til den kommende tids opgaver, og for at være på forkant med udviklingen og de stadig større krav til lagerplads og processorkraft i systemet. Supporten vs. udvikling ALBOA er en stor organisation med mange brugere, og det lægger selvsagt et vist pres på supporten. Der bliver til stadighed taget tiltag til at eektivisere og organisere for at minimere supporten og give brugerne et eektivt IT-system. Og det bliver bedre og bedre. Desværre sker dette på bekostning af udvikling og nye tiltag på IT-området, hvor flere større tiltag venter på at blive søsat. Tiltag, som forventes at kunne spare administrationen noget tid i en travl dagligdag såvel som at hjælpe med til at yde en endnu bedre beboerservice. Nye tiltag i 2012 Af tiltag, som ventes sat i gang i løbet af 2012, kan som eksempel nævnes: elektronisk syn - som vil nedbringe arbejdsbyrden med flyttesyn betragteligt samtidig med, at behandlingstiden forkortes. Intranet og elektronisk dokumenthåndtering som vil give en væsentlig større vidensdeling i AL- BOA, samtidig med at den vil spare både porto og tid i det daglige arbejde. Samtidig vil dette på sigt danne krumtappen i en løsning, der skal give beboerne mulighed for en vis grad af selvbetjening på nettet. Projektmedarbejder IT-afdelingen fik sidste forår tilgang af en ny medarbejder, Rasmus Jensen, i et projektforløb der løb til og med januar i år. Det var været en stor hjælp, og en store arbejdspukkel blev i høj grad høvlet ned, samtidig med at der også blev tid til de opgaver, som kræver mere fordybelse. Opgaver, der tidligere måtte vente. Rasmus nåede også at videreudvikle et energistyringssystem til aflæsning af energimålere og afregning af forbrug. Et system, vi forventer vil spare en del tid i fremtiden. Nyt telefonsystem De sidste måneder af 2011 gik i høj grad med projektering af et nyt, fælles telefonsystem til administrationen og alle varmemesterkontorerne, da ALBOA s hidtidige system efterhånden havde 10 år på bagen og fortjente at blive udfaset. Implementeringen er i skrivende stund i fuld gang rundt om på varmemesterkontorerne. Det nye telefonsystem giver mulighed for en væsentlig højere service overfor beboerne, samtidig med at medarbejderne får nogle værktøjer til internt brug i organisationen. I samme periode er der indgået en ny, treårig aftale med Telia om telefon- og internettrafikken i organisationen. Det har givet en betragtelig besparelse i forhold til den gamle aftale. KJELD JESPERSEN administrationschef LEDELSESSEKRETARIATET: MIKKEL DAM JUNKER IT-administrator KARIN SJØSTEDT sekretær EA DAMGAARD sekretær PER DEGN kontorbud JAKLIN JOEL ODISHO rengøringsassistent 8 ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS

9 ADMINISTRATIONEN Udlejningsafdelingen Gebyrbetaling, opnotering, venteliste, medlemsanciennitet og Aarhusbolig.dk er nogle af de nye begreber, der har været den store udfordring det sidste års tid. Medlemsanciennitet: Den nye lov om gebyrbetaling for at bevare sin medlemsanciennitet er stadigvæk genstand for mange diskussioner med tidligere medlemmer. Klager, modtaget gennem Beboerklagenævnet er dog stærkt faldende - måske 3-5 stk. pr. måned. Indtil videre er der kun 2 sager, som er blevet afgjort til medlemmernes fordel. Aarhusbolig: Vi har nu arbejdet med det nye udlejningssystem i 1 år og det fungerer stadig godt, MEN det har desværre den ulempe, at vi skal udsende rigtig mange tilbud, og det forsinker genudlejningen. Det har dog ikke kostet på lejetabskontoen, men der er desværre nogle fraflyttere, som kommer til at hæfte for en længere periode end først beregnet. Vi ser desværre alt for mange på ventelisten, som søger rigtig mange steder og dermed siger nej til alt uden at tage stilling til, om man stadigvæk ønsker at søge i den pågældende afdeling. Der arbejdes nu på, at man ikke kan svare på tilbud mere uden at tage stilling til ovennævnte. Det skal dog også nævnes, at vi sender ca. 90% af tilbuddene som e-tilbud. Der er også nedsat arbejdsgrupper, en kommunikationsgruppe og en udlejningsgruppe. Der afholdes 4 møder om året. Foruden disse grupper mødes udlejningsledere også 4 gange om året. Disse grupper arbejder løbende på at forbedre Aarhusbolig til gavn for vores nuværende og kommende opnoterede. Det er en balancekunst at få så mange boligorganisationers ansatte med så forskellige foreningskulturer til at lykkes med dette projekt, og når alle de små knaster er slebet væk, må man sige, at det er lykkes. Nybyggeri: Salamanderparken, afd. 80 Stavtrup: Udlejningen af 1. etape er påbegyndt, og i skrivende stund er der underskrevet 3 lejekontrakter. Det tager dog også længere tid at udleje p.g.a. udsendelse af rigtig mange tilbud. Der bliver afholdt et åbent-hus arrangement 15. april 2012, hvor interesserede kan se alle tre typer boliger. Pilevangen, afd. 79 Solbjerg: 12 stk boliger vil være færdige til udlejning pr og denne opgave er der også taget hul på. Der er desværre ikke mange forhåndsinteresserede, så dér forventer vi også at lave et åbenthus arrangement. Måske bliver det nødvendigt at annoncere i lokalområdet i Solbjerg. Udlejningsaftaler: Kjærslund og Søndervangen: Aftalerne udløber i 2014, og vi evaluerer løbende for at sikre, at de har den ønskede funktion. Det har desværre vist sig, at vi bliver nødt til at sidestille de to første kriterier, således det er ligegyldigt om man bor uden- eller indenfor Aarhus kommune. Det har vist sig, at man som næsten nyopnoteret kunne komme foran alle andre blot ved at flytte sin adresse udenfor kommunen, og det er selvfølgelig ikke hensigten. Vårkjærparken: Her udløber aftalen nu. Den blev kun givet for et år, og den skal nu evalueres og evt. genansøges. ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS 9

10 ADMINISTRATIONEN BERETNING Fortrinsret for børnefamilier: Med den nye bekendtgørelse om udlejning af almene boliger, 4, er alle ansøgere ligestillet til alle størrelser boliger, uanset om der er børn i familien eller ej. Det er dog muligt at søge om dispensation for dette, og det er sket i afd. 37, Vejlby Vest og afdelingerne 33 og 44 (tidl. BO&LIV). Udlejningsvanskeligheder: Vi har stadig ingen udlejningsvanskeligheder men dog en afdeling med en tynd venteliste (afd. 36, Byagerparken i Beder) og kun på 3 vær. lejligheder. Det boligsociale arbejde: Vi har fået et godt redskab i Bo- SocData, hvor vi kan trække statistikker fra. Disse kan især bruges til at analysere beboersammensætningen men indtil videre kun i specielt udvalgte afdelinger. Det er især afdelingerne i Viby Syd, Rundhøj og Vejlby Vest. Selskabslokaler og gæsteværelser: Arbejdet med et bookingsystem via hjemmesiden pågår stadig, men vi forventer, at så snart den nye hjemmeside er i luften, så vil det også være muligt at reservere lokaler den vej. Personalenyt: Tina Due Karlshøj har ønsket at arbejde med økonomi, og derfor flytter hun pr til en ledig stilling i økonomiafdelingen. I hendes sted får vi en meget kompetent medarbejder nemlig Charlotte Schacht Madsen, som har været væk fra Alboa i et år. Hun kommer tilbage til den samme plads og med næsten de samme arbejdsopgaver. UDLEJNINGSAFDELINGEN: MARIANNE K. RASMUSSEN udlejningschef LARS T. HOYGAARD udlejningsmedarbejder INGER M. CHRISTENSEN udlejningsmedarbejder HELLE LYKKEGAARD udlejningsmedarbejder METTE W. SØRENSEN udlejningsmedarbejder CHARLOTTE S. MADSEN udlejningsmedarbejder 10 ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS

11 ADMINISTRATIONEN Økonomi og husleje Fusionen har naturligvis også haft stor indflydelse på økonomiafdelingens arbejde. Fusionen har sat sit præg på årets gang i økonomiafdelingen.»» bogføring af ind- og udbetalinger Huslejevarsling { Forbrugsregnskaber Budget- og afdelingsmøder Forbrugsregnskaber Budgetudarbejdelse Regnskabsmøder Regnskabsudarbejdelse JANUAR FEBRUAR MARTS APRIL MAJ JUNI JULI AUGUST SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DECEMBER Specielt det at være én boligorganisation, hvor vi før var 3 med forskellige afslutningstidspunkter for regnskabsåret - har krævet ændrede arbejdsgange. Årets gang i økonomiafdelingen kan bedst illustreres med figuren til venstre. De daglige opgaver Herudover beskæftiger vi os dagligt med bl.a.: PETER B. HEBROE regnskabschef ØKONOMIAFDELINGEN: LAN T. LE økonomimedarbejder JEANET S. KRAFT økonomimedarbejder CINDIE B. HANSEN økonomimedarbejder TINA F. PEDERSEN økonomimedarbejder»» individuelle huslejevarslinger»» kreditorer»» løn»» huslejeopkrævninger»» boligstøtte»» lån»» afstemninger»» flytteafregninger»» debitorer Marts nogle af»øko-medarbejderne«begravet i afdelingsregnskaber... TINA D. KARLSHØJ økonomimedarbejder CLAUS H. NIELSEN økonomimedarbejder [vikar] BERIT RIIS - huslejeafd. økonomimedarbejder TINA STÜKER - huslejeafd. økonomimedarbejder ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS 11

12 Afd. 26 Kjærslund // Viby J // Facaderenovering

13 ADMINISTRATIONEN Projektsekretariatet Afdelingens opgaver vedrører nybyggerier samt renoverings- og ombygningsopgaver. Nybyggerier Pilevangen i Solbjerg. Der bygges på en storparcel, som er opdelt i 3 delparceller med hver sin bygherre. Lasse Larsen Byggefirma opfører 8 stk. ejerboliger. Århus Omegn opfører 20 stk. familieboliger samt fælleshus. ALBOA opfører 12 stk. +55 boliger. ALBOA får brugsret til fælleshuset Lasse Larsen Byggefirma er hovedentreprenør på alle 40 boliger. Arbejdet blev påbegyndt i maj måned 2011, og indflytning kan ske den 1. juni Der afholdes åbent hus i løbet af forsommeren. 1. etape - i Stavtrup, Salamanderparken. Omfatter 91 stk. familieboliger og fælleshus, der opføres af Dansk Boligbyg i totalentreprise. Byggeriet er påbegyndt i februar 2011, og indflytning kan ske etapevis 1. maj 1. oktober Der afholdes åbent hus i april måned. 2. etape - i Stavtrup, Salamanderparken. Omfatter 40 stk. familieboliger og 20 stk. +55 boliger, der også opføres af Dansk Boligbyg. Arbejdet blev påbegyndt i september 2011 med etapevis indflytning i kvartal Storbylandsbyen Der har siden 1995 været arbejdet med et projekt, der omfatter 40 stk. træhuse i det nordlige Aarhus. Både ved licitation i 2005 og i september 2011 har det vist sig umuligt at overholde den økonomiske ramme, så projektet vil ikke blive realiseret. Renoverings- og ombygningssager Afdeling 1 - Grundtvigsvej: Planerne om at udføre 6 tagboliger blev sat i bero efter licitation i juli 2011, da den økonomiske ramme ikke kunne overholdes. Der skal nu udføres en byggeteknisk gennemgang af bebyggelsen med fokus på energirenovering. Afdeling 5 - Øster Allé: Der er udført tagudskiftning i perioden februar 2011 februar Afdeling 9 - Saralystparken II: Beboerne har i september 2011 godkendt et altanprojekt, som skal gennemføres i sommeren Afdeling 13 - Stenkildeparken: Renovering af badværelserne, der blev igangsat i 2010, er blevet afsluttet i december Afdeling 16 - Høvænget: Renovering af klimaskærm og fjernvarmeledninger blev udført i perioden marts - december Afdeling 20 - Elverdalsparken: Beboerne har i 2011 godkendt en kloakrenovering og en efterfølgende modernisering af haveanlægget ud mod Elverdalsvej. Arbejderne udføres i løbet af sommeren Afd Salamanderparken, Stavtrup - marts 2012 ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS 13

14 ADMINISTRATIONEN BERETNING Afd. 5 - Øster Allé - Tagrenovering Afdeling 24 - Søndervangen I: Renoveringsstøttesag omhandlende bl.a. klimaskærmen skal forelægges beboerne til godkendelse, og arbejdet forventes påbegyndt i Afdeling 26 - Kjærslund: Renovering af bl.a. klimaskærmen blev påbegyndt i august 2011 og forventes afsluttet i december Afdeling 39 - Hjulbjergvej: Afdelingen afventer Landsbyggefondens godkendelse af renoveringsstøttesag for klimaskærmen, så der kan igangsættes tilbudsindhentning og beboergodkendelse. Renoveringssager i afdelingerne: 18 - Ny Vestergårdspark I 19 - Ny Vestergårdspark II 27 - Ny Vestergårdspark III 33 - Abildgade 35 - Kalkærparken...søges godkendt hos Landsbyggefonden, som berettiget til renoveringsstøtte. Igangværende nybyggerier og større renoveringsarbejder fremgår af PROJEKTSEKRETARIATET: OLE BERG projektchef PREBEN H. CHRISTENSEN projektleder HANS J. ROHDE projektleder KAJ E. CLAUSEN energiansvarlig /inspektør JAKOB THUESEN projektleder fratrådt til efterløn 1. februar ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS

15 ADMINISTRATIONEN Driftsafdelingen I lighed med tidligere år har der været travlhed i driftsafdelingen. Vi modtager dagligt mange henvendelser om store og små problemer i afdelingerne. Syn ved fraflytning optager mange ressourcer omkring d. 1. og d. 15. i hver måned. Når synet er afholdt, skal der indhentes tilbud, udarbejdes overslag og arbejdet skal bestilles hos håndværkerne. Et fraflytningssyn involverer både inspektør, varmemester og ikke mindst driftssekretariatet. Efter fraflytningssynet følger et indflytningssyn med den nye lejer. Dette afholdes i de fleste tilfælde af den ledende varmemester i afdelingen. Individuel modernisering af køkken og bad I mange af vores afdelinger er det muligt at få renoveret sit køkken individuelt. Mange beboere har valgt at benytte sig af denne mulighed. Flere afdelinger har endvidere valgt at udvide denne mulighed til at omfatte badeværelset. Ejendomsfunktionærer Fastansættelser/fratrædelser i afdelingerne i perioden 15/ / Ansættelser: NAVN AFDELING ANSAT DATO Torben Møller Afd. 24 og 31 - Søndervangen 18. juli 2011 Ole Glerup Afd. 47, 61 og 72 Stavtrup 1. januar 2012 Fratrædelser: NAVN AFDELING FRATRÅDT DATO Leo Severinsen Afd. 25 Rundhøj II 15. juni 2011 Hans Kurt Johansen Afløser Viby 31. oktober Bent Kofod Afd. 37 Vejlby Vest 30. juni Udover ovennævnte er der ansat flere ejendomsfunktionærer i tidsbegrænsede stillinger for afløsning i forbindelse med langtidssygemelding, efteruddannelse m.m. Herefter følger en oversigt over nogle større aktiviteter, der enten er gennemført eller er planlagt til udførelse i det kommende år. Et sådan katalog beskriver bl.a., hvilke arbejder afdelingen yder godtgørelse til i forbindelse med fraflytning. Førstehjælp og hjertestarter I marts 2012 bliver der afholdt kurser i førstehjælp i selskabslokalet på Urmagertoften. Kurset er tilbudt til alle ansatte i Alboa, og 65 har valgt at deltage. På Vestergårdsvej 15 bliver der i april 2012 monteret en hjertestarter, og ca. 20 ansatte skal uddannes til at betjene denne. Husordensreglementer I 2010 trådte ny lovgivning om almene boliger i kraft, og en af ændringerne var, at kompetencen for vedtagelse af husorden nu ligger på afdelingsmødet. I alle afdelinger i Alboa er der pr. 30. september 2011 vedtaget et husordensreglement. Reglementerne vil kunne læses og hentes på Alboa s nye hjemmeside. Råderet I forbindelse med de ordinære afdelingsmøder i 2012 opfordres afdelingerne til af få vedtaget et råderetskatalog for afdelingen. Vedligeholdelsesreglement På afdelingsmøderne i 2012 skal det nuværende vedligeholdelsesreglement jf. ny lovgivning formelt vedtages. Vedligeholdelsesreglementet fastlægger boligens tilstand ved overtagelse, vedligeholdelse i boperioden og krav til istandsættelse ved fraflytning, ligesom det angiver hvilken istandsættelsesordning, der er gældende i afdelingen. Vedligeholdelsesreglementet indeholder en oversigt over overfladebehandlingerne i boligen, og endelig er evt. særlige forhold vedr. udvendig vedligeholdelse angivet i vedligeholdelsesreglementet. ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS 15

16 ADMINISTRATIONEN BERETNING Lommepengeprojektet Som tidligere omtalt samarbejder vi med Aarhus kommune og boligforeningen Aarhus Omegn i Lommepengeprojektet, som primært handler om at aktivere unge i boligområderne. Projektet henvender sig til årige i Viby Syd området. De unge arbejder i afdelingen med forefaldende arbejde 4 timer om ugen, og det er vores opfattelse, at projektet er en succes både for de unge og for afdelingerne. Indtil videre har projektet myndighedernes bevilling indtil 31. december Vi har haft unge ansat i bl.a. Søndervangen, Kjærslund og Vårkjærparken. Samtidig har vi meddelt, at andre afdelinger er interesserede i at deltage i projektet. Elektroniske fraflytningssyn Der arbejdes fortsat med at finde den optimale løsning for Alboa i forbindelse med valg af udbyder af elektroniske syn. I løbet af foråret 2012 foretages endelig test af begge systemer, hvorefter udvalget vil vurdere, hvilket system der kan anbefales. Have- & markvandringer Den årlige gennemgang af afdelingerne gennemføres i de fleste afdelinger i perioden marts juli og danner bl.a. en del af grundlaget for det kommende års budget. Markvandring med afdelingsbestyrelse, inspektør og ejendomsfunktionær DRIFTSAFDELINGEN: IB B. ANDERSEN driftschef KAJ E. CLAUSEN inspektør LENE D. BJERREGAARD inspektør OLE PEDERSEN inspektør KIM B. OLSEN inspektør BIRGER V. JENSEN inspektør MICHAEL LARSEN inspektør DRIFTSSEKRETARIATET: GERT AARSLEV overassistent MARIANNE EKMANN assistent DENNIS RASMUSSEN assistent SOLVEIG KRONE forsikringsansvarlig 16 ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS

17 ADMINISTRATIONEN Info-afdelingen Et travlt og spændende år har præget afdelingens arbejde. Perioden har afgjort været info-afdelingens travleste periode i ALBOA tiden. Fusionen har betydet, at rigtig mange ting skulle ændres - logoer skulle skiftes, afdelingsfoldere laves om og ikke mindst konsekvensen af de ændrede afdelingsnumre har eekt langt ind i vores papirverden. Men det har også været et spændende år, fusionsprocessen i sig selv har givet mange udfordringer - og udfordringer er jo lig med et spændende job. Overordnet er der selvfølgelig nogle opgaver, som fylder mere end andre, og noget at det vi har brugt en del tid på - og som fortsat er igangværende er: Ny hjemmeside Der arbejdes med at etablere en helt ny hjemmeside til ALBOA. Der er tale om et ganske andet koncept end den nuværende side. Der bliver lagt vægt på hver enkelt afdeling i organisationen. Hver afdeling har en startside med grundlæggende data og billeder fra afdelingen. Dernæst en side med generelle oplysninger i et hurtigt overskueligt skema, en side om evt. festlokaler og gæsteværelser, en side med mulighed for at hente alle relevante informationer og foldere og endelig Afdelingens egen side, hvor den enkelte bestyrelse kan få adgang til at informere - f.eks. lægge referater o.l. Derudover har hjemmesiden selvfølgelig alle nødvendige oplysnin- ger om organisationen, bestyrelse, medarbejdere osv. Der er tale om 80 boligafdelinger, der skal bygges op fra bunden - så arbejdet er tidskrævende. Vi forventer at kunne lancere hjemmesiden i løbet af foråret. ALBOAs nye hjemmeside Plantegninger af boliger Vi er i gang med at få rentegnet lejlighedsplanerne til samtlige boliger i ALBOA. Opgaven er fordelt således, at alle fhv. HAB afdelinger rentegnes af Pia V. Lindgaard i info-afd., mens alle fhv. VA afdelinger laves externt. Efterhånden som de forskellige afdelinger er rentegnet, lægges tegningerne ud på vores nye hjemmeside, så det er muligt at se og udskrive samtlige boligtyper i hver afdeling - og det er faktisk omfattende - nogle afdelinger har ikke mindre end 48 forskellige typer. Samtidig får udlejningsafdelingen de standardlejemål, der er tilgængelige på aarhusbolig.dk. Afdelingsfoldere - nyt koncept Vi har lavet et nyt koncept til alle afdelingsfoldere dvs. velkomstfoldere, husdyrregler, haveregler, tekniske installationer, husorden m.v. Ideen er, at alle foldere har samme design, uanset hvilken afdeling de omfatter. Det giver genkendelighed - ikke mindst for dem, der flytter rundt imellem afdelingerne. Husorden er rød, husdyrregler er gul, haveregler er grøn osv. Indholdet er naturligvis tilrettet hver enkelt afdeling. Husordenen har været et særligt projekt. Rigtig mange afdelinger ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS 17

18 ADMINISTRATIONEN BERETNING har vedtaget nye husordensregler inden for det sidste år, og det har da været en lidt sej proces at få igennem systemet. Både ledelsessekretariatet, driftsafdelingen og info-afdelingen har samarbejdet omkring husordenerne, og der har da været lidt - med et godt dansk ord: logistikproblemer - men vi er enige om, at alle har lært af processen og er bedre rustet næste gang. Status ved redaktionens slutning er således: Vi har modtaget: Husordener stk. Husdyrregler stk. Haveregler stk. Vi har afsluttet og udsendt: Husordener stk. Husdyrregler stk. Haveregler stk. Til korrekturlæsning ved inspektører: Husordener... 1 stk. Husdyrregler... 2 stk. Haveregler... 1 stk. Venter - ikke påbegyndt: Husordener... 3 stk. Husdyrregler... 2 stk. Haveregler... 1 stk. Under udarbejdelse: Husordener...2 stk. Husdyrregler...0 stk. Haveregler...0 stk. ALBOAs folderkoncept... De udsendte foldere svarer i øvrigt til ca printsider - så kopimaskinen har også taget sin tørn af arbejdet. Designmanual En designmanual, der har til formål at give ALBOA en klar profil i vores kommunikationsform med omverdenen, er under udarbejdelse. Der er nedsat en arbejdsgruppe med én person fra hver afdeling i administrationen - med infochefen som tovholder. Med på sidelinien har vi en designer, og det er planen, at han skal lave den endelige manual. I samme forbindelse revideres alle vore standardskrivelser og dokumenter, så der også her kommer en sproglig linie, der er genkendelig for ALBOA. Arbejdet i udvalget forventes at kunne afsluttes i efteråret. INFOAFDELINGEN: JAN RASMUSSEN infochef PIA V. LINDGAARD infomedarbejder 18 ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS

19 BOLIGAFDELINGER Boligafdelinger Beretningsdelen der relaterer til ALBOAs boligafdelinger Afdelingsmøder Budgetter Afdelingsregnskaber Fraflytninger Helhedsplanen for Viby Syd Den boligsociale helhedsplan i Viby Syd ALBOA - ALMEN BOLIGORGANISATION AARHUS 19

20 Tårnet og søen // Håndværkerparken // Højbjerg