Mødedato: Onsdag den 9. december 2015, kl Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12, 2800 Kgs. Lyngby.

Transkript

1 LYNGBY-TAARBÆK FORSYNING A/S Journalnr.: S Dato: 14. december 2015 Referat Referent: Karen Pilt Mødenr.: 4/2015 Mødedato: Onsdag den 9. december 2015, kl Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12, 2800 Kgs. Lyngby. Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 17. september Godkendelse af budgetopfølgning, drift januar oktober Godkendelse af budgetopfølgning, anlæg januar oktober Godkendelse af likviditetsopfølgning januar oktober Godkendelse af revisionsprotokollat løbende revision 6 Godkendelse af budget for 2016 drift, anlæg og likviditet 7 Godkendelse af forslag til servicemål for Godkendelse af styregruppens indstilling for det videre arbejde med Fæstningskanalen 9 Orientering v/direktøren 10 Fastlæggelse af mødedatoer Eventuelt Deltagere: Peter Linde Formand pl@net.dialog.dk Henrik Brade Johansen Næstformand hrj@ltk.dk Henrik Peter Bang Medlem henrik.p.bang@gmail.com David Bo Søderberg Medlem ds1970@gmail.com Jakob Dahl Christiansen Medlem jakob@dahl-christiansen.dk Birgitte Myrthue Thorsen Medlem bmt@ltf.dk Michael Juel Hansen Medlem mch@ltf.dk Jens Ulrik Madsen Medlem jens.ulrik.madsen@ndtih.com Jørn Gettermann Medlem joern@gettermann.dk Per Plannthin Direktør ppl@ltf.dk Ellen Langfrits Vicedirektør ela@ltf.dk Marianne Taanum Bak Økonomichef mtb@ltf.dk Peer Skaarup, projektleder for Fæstningskanalprojektet deltog under pkt. 8. Fraværende: Helle Blynning Medlem hbl@ltf.dk

2 1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 17. september 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender referat fra bestyrelsesmøde den 17. september Samtidig bedes referatet underskrevet. 1.1 Referat fra bestyrelsesmøde den 17. september 2015 Referat fra bestyrelsesmøde den 17. september 2015 blev godkendt uden bemærkninger og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 2. Godkendelse af budgetopfølgning, drift januar oktober 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for drift januar oktober2015. Overordnet set overholdes driftsbudgetterne på både indtægts- og omkostningssiden, jf. bilag 2.2 og bilag 2.1. Prisloftsselskaberne Vand og Spildevand overholder ligeledes deres prislofter for driftsomkostninger, som det fremgår af bilag 2.1. Forventningen til hele året er, at driftsbudgetterne i alle selskaber kan overholdes. 2.1 Budgetopfølgning drift Service, Vand, Spildevand og Affald, januar-oktober Kontoskema Service, Vand, Spildevand og Affald, januar- oktober 2015 Marianne T. Bak gennemgik budgetopfølgning for drift januar oktober 2015 for Service, Vand, Spildevand og Affald. For prisloftsselskaberne Vand og Spildevand overholdes prislofterne. Bestyrelsen godkendte budgetopfølgning for drift. 3 Godkendelse af budgetopfølgning, anlæg januar oktober 2015 Side 2

3 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for anlæg januar oktober 2015 for Vand og Spildevand. Vand Budgetopfølgningen for 2015 viser et mindreforbrug på 3,2 mio. kr., som overføres til 2016-budgettet. Det skyldes primært, at der endnu ikke er truffet endelig beslutning omkring placering af det nye vandværk, og derfor er tidsplanen for opførelsen rykket. Opførelsen af nye råvandstationer på de eksisterende kildepladser er afhængig af placeringen af det nye vandværk, og derfor er tidsplanen for disse projekter også rykket. Yderligere har fredningen af Jægersborg Dyrehave betydet, at tidsplanen for projektet omkring en alternativ kildeplads er rykket. Det medfører i alt, at der bruges 3 mio. kr. mindre på projektet omkring det nye vandværk. Spildevand Budgetopfølgningen for 2015 viser et mindreforbrug på 8,3 mio. kr., som overføres til Det skyldes primært, at en række anlægsprojekter er blevet forsinkede. Det drejer sig om Ermelundsbassinet, hvor en ny myndighedsbehandling er nødvendig samt LAR i Virumparken og Sorgenfrigaard syd, hvor tidsplanen har været for stram. Bl.a. holder en forudsætning om genbrug af jorden ikke, da jorden omkring Virumparken er for leret til at kunne bruges. Indtil videre er al jord derfor udskiftet, hvilket medfører et væsentligt større tidsforbrug. Til gengæld er strømpeforingen af de afskærende ledninger blevet fordyret pga. mere overpumpning end forudsat. Samtidig er ledningsrenovering i Kulsvierparken igangsat dette var først forudsat at blive udført i Andre projekter, der udskydes til 2016 er indløbsbygværk ved Tårbækdalsvej og renovering af spildevandspumpestationer. Det skyldes manglende ressourcer. 3.1 Budgetopfølgning anlæg Vand og Spildevand, januar oktober 2015 Ellen Langfrits gennemgik budgetopfølgning for anlæg januar oktober 2015 for Vand og Spildevand. For Vand er der et mindreforbrug på godt 3 mio. kr. som primært skyldes, at placering af det nye vandværk ikke er på plads. [Afsnit udeladt] For Spildevand er der et mindreforbrug på ca. 8,3 mio. kr. De væsentligste årsager hertil blev forklaret. Det skyldes bl.a. forsinkelse af projekterne LAR i Virumparken og etablering af vejbede på Caroline Amalievej primært pga. myndighedsbehandling. Der var en drøftelse i bestyrelsen af myndighedsbehandlingens forsinkelse af projekterne. Peter Linde gjorde opmærksom på, at politikerne i LTK har sendt klare signaler om, at de gerne vil nye løsninger til klimasikring. Bestyrelsen godkendte budgetopfølgning for anlæg. 4 Godkendelse af likviditetsopfølgning januar oktober 2015 Det indstilles, at bestyrelsen godkender likviditetsopfølgning januar oktober Side 3

4 Likviditeten udvikler sig som forventet. På vand er der en forskydning mellem månederne august og september. Der henvises til bilag Likviditetsopfølgning Service, Vand, Spildevand og Affald, januar oktober 2015 Marianne T. Bak gennemgik budgetopfølgning for likviditet januar oktober 2015 for Vand, Spildevand, Affald og Service. Bestyrelsen godkendte budgetopfølgning for likviditet. 5 Godkendelse af revisionsprotokollat løbende revision Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollat af 9. december Revisionen har den 5. november 2015 været på løbende revision i LTF. EY har her foretaget revision af LTF s forretningsgange og interne kontroller. Revisionen har særligt fokuseret på de interne kontroller inden for økonomirapportering, varekøb, anlægsaktiver, likvide beholdninger, løn og gager samt it-området. EY har generelt set ikke haft bemærkninger til LTF s forretningsgange og interne kontroller. Dog har de haft en bemærkning til godkendelse af leverandørfakturaer, som er nævnt i revisionsprotokollatets pkt Revisionen vedrørende 2015 anses ikke for endeligt afsluttet før der er afgivet revisionspåtegning på årsregnskabet. Den forelagte protokol beskriver det arbejde revisionen har gennemført indtil nu og fremlægges til bestyrelsens underskrift på mødet. Der henvises til revisionsprotokollat bilag LT Forsyning Holding - Løbende protokol_final_ Marianne T. Bak orienterede om, at revisionen ved den løbende revision havde udtrykt tilfredshed med LTF s forretningsgange mv. Revisionen havde dog en enkelt bemærkning vedr. godkendelse af leverandørfakturaer, hvor de mener, at der med den nuværende kontrol er forøget risiko for, at tilsigtede og utilsigtede fejl ikke opdages. Side 4

5 Marianne gennemgik, hvordan fakturagodkendelse og kontrol foregår i dag og oplyste, at Forsyningen nu laver et oplæg til ændring, som kan imødekomme revisionens bemærkning. Oplægget kommer formentlig til at indeholde både ændrede beløbsgrænser for, hvornår der skal være to godkendere samt forslag til yderligere stikprøvekontrol. 6 Godkendelse af budget for 2016 drift, anlæg og likviditet Det indstilles, at bestyrelsen godkender: driftsbudgetter for 2016 for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S, Lyngby-Taarbæk Affald A/S, Lyngby- Taarbæk Vand A/S og Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S, anlægsbudgetter for 2016 for Lyngby-Taarbæk Affald A/S, Lyngby-Taarbæk Vand A/S og Lyngby- Taarbæk Spildevand A/S, likviditetsbudgetter for 2016 for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S, Lyngby-Taarbæk Affald A/S, Lyngby-Taarbæk Vand A/S og Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S. Driftsbudgetter Budgetter for selskaberne Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S, Lyngby-Taarbæk Affald A/S, Lyngby-Taarbæk Vand A/S og Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S er baseret på de af bestyrelsen godkendte takster samt på baggrund af den driftsramme, som prisloftet for 2015 angiver. Budgetterne fremgår af bilag 6.2, og bemærkninger til de enkelte selskaber fremgår af bilag 6.1. Anlægsbudgetter Der er fastlagt budget for anlægsinvesteringer i 2016 på 33,8 mio. kr. i Lyngby-Taarbæk Vand A/S, på 83,1 mio. kr. i Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S og på 9,3 mio. kr. i Lyngby-Taarbæk Affald A/S. Budgetterne fremgår af bilag 6.3, og bemærkninger til de enkelte selskaber fremgår af bilag 6.1. Likviditetsbudgetter Der er udarbejdet likviditetsbudget for selskaberne på baggrund af de forelagte drifts- og anlægsbudgetter og godkendte takster. Likviditetsbudgetter fremgår af bilag 6.4. Der optages lån i henhold til prisloftsreglerne, og der trækkes på byggekredit, når likviditetsbehovet opstår i Vand og Spildevand. Disse lån optages i Kommunekredit og garanteres af Lyngby-Taarbæk Kommune via en lånegaranti, der stilles af Kommunalbestyrelsen. Der låntages de beløb som prislofterne giver mulighed for, da selskabernes langsigtede likviditet skal sikres bedst muligt. I Affald A/S og Service A/S forventes der ikke optaget lån i Forklaring til drifts- og anlægsbudgetter Driftsbudgetter 2016 Affald, Vand, Spildevand og Service 6.3 Anlægsbudgetter 2016 Vand, Spildevand og Affald samt investeringsbudget Vand og spildevand 6.4 Likviditetsbudgetter 2016 Vand, Spildevand, Affald og Service Side 5

6 Per Plannthin gennemgik driftsbudget for 2016, som tager udgangspunkt i grundlaget for prisloftet. Driftsbudgettet er lavere i 2016, hvilket er et udtryk for en mere retmæssig tidsregistrering mellem drifts- og anlægsprojekter. Der er ikke planlagt reduktion af personalegruppen i LTF i Ellen Langfrits gennemgik for Vand og Spildevand anlægsbudget for 2016 samt investeringsbudget. De væsentligste poster blev forklaret, herunder at der i 2016 skal lægges vand- og spildevandsledninger på Dyrehavegårds Jorder, hvorfor udgiften til den interne ledningsrenovering er lavere dette år. Dette er også den primære årsag til, at det samlede investeringsbudget bliver forøget for både Vand og Spildevand. Ellen oplyste, at etablering af ny kildeplads afventer geologiske undersøgelser af et nyt egnet sted. Dyrehavegårds Jorder er måske for saltholdig pga. gammel havbund. Det undersøges nærmere, ligesom der er mulighed for at se på området ved Brede. Der er afsat penge til ledningsomlægning ifm. Letbaneprojektet i 2016 og Forsyningen er dog netop blevet oplyst om, at tidsplanen muligvis rykkes, fordi flere andre ledningsejere har brug for mere tid. Den endelige beslutning om udskydelse afventer pt. kommunernes stillingtagen. I Vand og Spildevand etableres byggekreditter til låntagning af investeringer. Det forventes, at der i Vand A/S jf. Bilag 6.4 etableres et lån ultimo 2016 på ca. 8 mio. kr. til finansiering af investeringer i henhold til prisloftsreglerne. Bestyrelsen godkendte driftsbudgetter, anlægsbudgetter og likviditetsbudgetter for 2016 for Lyngby- Taarbæk Affald A/S, Lyngby-Taarbæk Vand A/S og Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S samt drifts- og likviditetsbudgetter for 2016 for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S. 7 Godkendelse af forslag til servicemål for 2017 Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslag til servicemål for Inden den 15. april 2016 skal Forsyningen søge Forsyningssekretariatet om godkendelse af servicemål for LTF har 6 projekter, der kan søges om servicemål for i Det drejer sig om LAR i Bondebyen (medfinansieringsprojekt), LAR i Sorgenfrigård Nord (medfinansieringsprojekt), LAR i Virumparken, LAR Sorgenfrigård Syd, lækagesøgning samt vedligeholdelse af Dokumenteret Drikkevands Sikkerhed (DDS). En kort beskrivelse af projekterne og driftsøkonomien fremgår af bilag Den samlede årlige driftsøkonomi, der søges om servicemål til er på ca kr. 7.1 Servicemål LAR i Bondebyen 7.2 Servicemål LAR i Sorgenfrigård Nord 7.3 Servicemål LAR i Virumparken 7.4 Servicemål Sorgenfrigård Syd 7.5 Servicemål lækagesøgning 7.6 Servicemål vedligeholdelse af DDS Side 6

7 Bestyrelsen godkendte, at der søges om servicemål for de 6 fremlagte forslag. 8 Godkendelse af styregruppens indstilling for det videre arbejde med Fæstningskanalen Forelægges til orientering og godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen: godkender styregruppens indstilling om, at der for etape II af Fæstningskanalen arbejdes videre med alternativ A1, tager orientering om status og fremdrift for projekt vedr. Fæstningskanalen til efterretning. Rambøll har i september 2015 afleveret dispositionsforslag, fase I for Fæstningskanalprojektet. Fæstningskanalen er inddelt i 3 etaper, og dispositionsforslaget indeholder 3 alternative løsningsmodeller (A1, A2 og B) for etape II, som er den del, der går gennem Lyngby bymidte. Med henblik på at få fastlagt hvilke af de 3 forslag, der skal arbejdes videre med, afholdt styregruppen for Fæstningskanalen møde den 3. november Styregruppen blev enig om at indstille alternativ A1, således at fremtidig udtryk og form for Fæstningskanelen vil kunne medvirke til vise kanalen i tre forskellige udtryk i de tre etaper. Se bilag 8.1 for yderligere oplysninger. Status og fremdrift for projektet fremgår ligeledes af bilag Notat vedr. klimatilpasning i Kgs. Lyngby Åbning af Fæstningskanalen Per Plannthin indledte med at meddele, at der den 3. november 2015 havde været afholdt møde i styregruppen for Fæstningskanalen. s primære formål var at udfærdige en anbefaling til, hvilken model for etape II af Fæstningskanalen styregruppen ønsker, der skal arbejdes videre med. Styregruppen har valgt at indstille til bestyrelsen, at der arbejdes videre med alternativ A1 for etape II. Projektleder Peer Skaarup gennemgik status for projektet, herunder status for dispositionsforslag, myndighedsbehandling, afholdte møder med Kulturstyrelsen, Fredningsnævnet og Kolonihaveforbundet mv. For at nå målet vil der være behov for et kommunalt påbud om fraseparering af regnvand fra private matrikler i oplandet til Fæstningskanalen. Det planlægges i første omgang at spørge større boligforeninger og offentlige ejendomme om de frivilligt vil medvirke til en fraseparering af regnvand. Der skal nedsættes en koordineringsgruppe bestående af LTF, LTK samt Fæstningskanalens nærmeste naboer. Gruppens opgave bliver at udarbejde forslag til planer for den åbnede Fæstningskanals nærmeste omgivelser. Derudover skal der nedsættes en kommunikationsgruppe bestående af repræsentanter fra LTK og TLF mhp. sammen at udarbejde oplæg til kommunikationsstrategi mv. Der var en kort drøftelse af styregruppens indstilling samt den eksterne kommunikation om projektet. Bestyrelsen godkendte, at fortsætte arbejdet med Åbning af Fæstningskanalen med udgangspunkt i alternativ A1 og tog orientering om status og fremdrift for projektet til efterretning. Side 7

8 9 Orientering v/direktøren Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Direktør Per Plannthin orienterer om status. Ingen Per Plannthin orienterede om: [Afsnit udeladt] at pilotprojektet vedr. nyt affaldssystem i Hvidegårdsparken er gået i gang. Der har været afholdt borgermøde for beboerne i området, som forløb godt. Erfaringerne fra projektet skal bruges i udrulningen af den nye affaldsordning til resten af borgerne i kommunen. at salg af grunde på Dyrehavegårds Jorder skrider frem. Senest er der solgt et område, hvor der bl.a. skal være bilforhandler. LTF forventer, at nedlægning af vand- og spildevandsledninger påbegyndes medio Der er budgetteret med i alt 8,5 mio. kr. til vandledninger og 15,5 mio. kr. til spildevandsledninger. at der i forbindelse med renovering af hovedledning langs Mølleåen uheldigvis har været 2 udslip af spildevand til Mølleåen pga. regn, fordi pumperne stoppede til. Udslippene afledte en del pressehåndtering. I den forbindelse nævnte Peter Linde, at vi skal huske at være offensive med information ved den type hændelser også inden skadens omfang kendes og at forholdsregler og lign. skal tænkes ind i kravspecifikationer, når der indgås aftaler med entreprenører. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10 Fastlæggelse af mødedatoer 2016 Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslag til mødedatoer for Forslag til mødedatoer for bestyrelsesmøder i 2016: 13. april 15. juni 13. september 13. december Ingen Side 8

9 Bestyrelsen besluttede, at mødedatoerne sendes rundt til bestyrelsesmedlemmerne mhp. godkendelse. 11 Eventuelt Per Plannthin og Peter Linde orienterede om, at der foregår 3 parallelle analyser af mulige samarbejdsprojekter mellem forsyningerne i området omkring og nord for Lyngby-Taarbæk Kommune. Lyngby-Taarbæk Forsyning er med i én af analyserne sammen med Rudersdal, Hørsholm, Allerød og Fredensborg. Pt. er forslaget om samarbejde til politisk behandling i de berørte kommuner. Lyngby- Taarbæk Kommunes økonomiudvalg skal behandle forslaget den 10. december. Herefter skal forslaget behandles i kommunalbestyrelsen. Side 9