Referat af møde den7. juli 2014 i Odense Fødevarefællesskabs kommunikationsgruppe

Transkript

1 Referat af møde den7. juli 2014 i Odense Fødevarefællesskabs kommunikationsgruppe Medlemmer til mødet: Pia, Mette, Laura, Poul og Camilla 1. Nye medlemmers forventninger til gruppen Til dagens møde er der kun et nyt medlem, Poul. Han synes, initiativet bag fødevarefællesskabet er godt og arbejder til hverdag med kommunikation som freelancer i reklamebranchen. Han vil gerne bidrage med grafisk arbejde, illustrationer og fotografi (juhu!). 2. Hvem passer mailen? Pia har hafttravlt med eksaminer og har derfor ikke fået gjort det så ofte. Men nu har hun tid igen. Laura melder sig som backup, så de er to om at tjekke mailen forfremtiden. 3. Guidelines for brug af facebook Tine og Metteer de eneste fra kommunikationsgruppen, der skriver på Facebook. Genopfriskning af vigtigste retningslinjer: - 4timers-reglen: Post maksimalt hver 4. time, så folk ikke bliver spammet - Man skal huskeat skriv under med navn, så folk kan se, hvem fra gruppen, der skriver - Man skal være opmærskom på, om man skriver under sit eget navn eller fødevarefællesskabets profil. Opslag af mere personlig karakter bør skrives fra ens personlige profil. 4. Hyppigere bidrag til hjemmesiden Der er enighed om, at det kune være godt med flere nyheder på hjemmesiden, da der ofte liggergamle nyheder i toppen. Det kunne f.eks. være artikler, henvisninger til Instagram og Facebook og indlæg om de grøntsager, der er i de aktuelle poser.indkøbsgruppen har f.eks. en masse viden om de aktuelle grøntsager, som det kunne være fedt at dele.

2 Mette sender en reminder til repræsentanterne fra de forskellige grupper om, at de gerne må huske at lægge ting på hjemmesiden. 5. Medlemsportrætter Ingen har meldt sig til at have det som fast opgave at skrive medlemsportrætter til hjemmesiden. Camilla kan dog godt skrive nogle engang imellem, men da hun sjældent har mulighed for at være til stede i butikken om onsdagen, kræver det,at vi kan finde nogle medlemmer, der vil være med på anden vis og inteviewes over telefon. Laura forsøger at lave en formular i næste nyhedsmail, hvor medlemmer, der har lyst til atvære med til et portræt, selv kan udfylde med kontaktoplysninger og måskeendda også svare på spørgsmålene og uploade et billede af dem selv. Vi sløjferspørgsmålet om fødevarefællesskabets principper. For det første kender folkikke principperne, for det andet læner svaret sig meget op ad, hvorforinterviewpersonen er medlem af fødevarefællesskabet, som vi også spørger om. 6. Kernegruppeinterviews Tine får som fast opgave at lave kernegruppeinterviews. Mette har allerede sagt til Kent, hvordan de skal kategoriseres. Om Kent har fået det gjort, ved vi ikke, men Mette tjekker lige op på det. 7. Wiki-siden og mødereferater Det er muligt at uploade gruppernes mødereferater på gruppernes sider på hjemmesiden. Derfor bør de ligge her og ikke i wiki en. Pia vil fremover lægge referaterne fra kommuikationsgruppens møder op på siden. Hvis muligt lægger hun dem op i pdfformat.hvis det ikke allerede er muligt, spørger Mette Kent, om det kan gøres muligt.mette skriver desuden til grupperepræsentanterne og minder dem om, at de kan lægge referater op på deres side på hjemmesiden. Kommunikationsgruppenmener, at det eneste, der bør være i wiki en er vagtskemaet. Mette fortæller at web-gruppen allerede arbejder på dette. Hun taler med Kent om det.

3 Tine foreslår,at det også bliver skrevet, at det er i kommunikationsgruppen, at vi lavernyhedsmail og administrerer Instagram, så folk ved, hvor de kan henvende sig,hvis de har lyst til at være med til de opgaver. 8. "Husk at bestille"-mailen Pia er ikkekommet videre siden sidst med layoutet til reminder-mailen. Vi taler om, at det f.eks. kunne være smart, hvis der var en blok i mailen for hver af de fireforskellige posetyper. Pia arbejder videre med denne mail. Pia kontakterdesuden indkøbsgruppen og taler med dem om vores idé til en husk at bestille -mail. Måske kan indkøbsgruppen stå for at udsende mailen? Vi talerdesuden om, hvorvidt det kan lade sig gøre at lave en sms-tjeneste, så folk kan vælge at få en reminder på deres telefon om at bestille en pose? 9. Tilgængelighed af plakaten Mette sørgerfor at få printet nogle flere eksemplarer af fødevarefællesskabets plakat. Der er alleredehængt plakater op nogle steder, bl.a. i CaféBiografen. Laura hænger nogleplakater op i StudieStuen i Nedergade, og Camilla hænger op på uni (til september). Laura har desudenoversat plakaten til engelsk. 10. Leverandørportrætter Martin, som varden ansvarlige for at skrive artiklerne, er stoppet på opgaven. Der har været en dygtig fotograf tilknyttet opgaven, som nok gerne vil fortsætte. Poul (foto) og Camilla (tekst) melder sig til at overtage opgaven. Hvis flere vil være med, erde meget velkomne! Mette sender en mail til Poul, Camilla og fotografen om, hvilke leverandører, der ville væreoplagte at tage ud til.

4 11. Transparens Kommunikationsgruppensynes, det ville være en fordel, hvis de forskellige grupper efter hvert mødeforuden at lægge et referat op på hjemmesiden også postede et indlæg på hjemmesiden eller Facebook med highlights af, hvad der blev diskuteret og besluttet på mødet (med et link til det fulde referat). På den måde blivergruppernes arbejde mere tilgængeligt og synligt for alle foreningens medlemmer. Mette sender en opfordring ud til de andre gruppers repræsentanter. 12. Hvem laver nyhedsmail til august? Tine skriverteksten til den 20. juli. Pia laver nyhedsmailens layout. 13. Eventuelt Abonnementsordning Det kunne væresmart med en abonnementsordning, så medlemmerne f.eks. automatisk kunne få densamme pose være uge. Vi har erfaring med, at mange glemer at bestille enpose. Mette mener, at det allerede harværet diskuteret i webgruppen, og at det teknisk er svært at klare, men huntager det op i webgruppen igen. Nye medemmer velkomstmail, indmelding og nyhedsmail Kassemestrene, som tager imod nye medlemmer i butikken, skal have en mail, de kan sende oplysningerne om de nye medlemmertil. Mette snakker med Kent om at få oprettet en mail, der hedder kassemester@odenseff.dk. Idéen er, at når kassemestrene har noteret nye medlemmer, så skal de ved endt vagt sende en mail med kontaktoplysningerne på de nye medlemmer til kassemester@odenseff.dk, som så automatisk videresender mailen til kommunikation@odenseff.dk,butik@odenseff.dk, regnskab@odenseff.dk og indkøb@odenseff.dk, som skal brugeoplysningerne. Det er desuden besværligt at skulle skrivealle nye medlemmer ind i MailChimp for at tilmelde dem nyhedsmailen. Mettetaler med Kent om, hvorvidt det er muligt at lave en formular på hjemmesiden,hvor medlemmerne selv kan indtaste deres oplysninger og melde sig ind i foreningen og i samme forbindelse også melde sig til nyhedsmailen. I dag skal man møde op i butikken for at blive meldt ind fordelen ved det er, at nye

5 medlemmer bliver introduceret til foreningen og bliver gjort opmærksomme på, at man skal ligge lidt arbejde i fødevarefællesskabet. Hvis der skal laves en løsning, hvor folk kan melde sig ind på hjemmesiden, kræver det, at konceptet bag fødevarefællesskabet bliver forklaret nøje. Designguidelines Poul laver et udkast til design guidelines for fødevarefællesskabets plakater og andet materiale, så vi kan køre med fastefonte og måske farver. Kontaktoplysninger Ikke alle i kommunikationsgruppen brugerfacebook, så derfor vil det være smart med en liste med kontaktoplysninger på gruppens medlemmer. Sådan en laver Camilla og sender rundt. På sigt kunne detogså være smart at få kontaktoplysninger på medlemmer fra de andre grupper. Billeddatabasen Poul skal inviteres til billeddatabasen, så han også kan være med til at tilføje nye billeder. Blog Laura foreslår, at fødevarefællesskabetlaver en blog, hvor medlemmerne kan dele viden og tips og tricks. Det kan f.eks. være opslag om høns eller kompost og opskrifter. Bloggen kunne være en integreret del af hjemmesiden, som kunne hjælpe med at skabe aktivitet. Lauralaver et oplæg til, hvordan bloggen kunne laves. Næste møde afholdes mandag den 11. august klokken 16.30