REFERAT AF AFD. BESTYRELSESMØDET D. 5/ GODKENDELSE AF REFERAT FRA 3/ BEBOER HENVENDELSER: 3. SIDEN SIDST:

Transkript

1 REFERAT AF AFD. BESTYRELSESMØDET D. 5/ Tilstede: Susanne Jacobsen (nr. 115), Jonas Espensen (nr. 271), Nina Jensen (nr. 117), Lene Bech (nr. 181), Thora B. Pedersen (nr. 175) og suppleanterne: Ernst Kaanbjerg (nr. 259) og Jørgen Sørensen (nr. 157). Afbud: Ingen. Referent: Thora. 1. GODKENDELSE AF REFERAT FRA 3/ Referatet er godkendt. 2. BEBOER HENVENDELSER: 6 stk. modtaget. 3. SIDEN SIDST: Det er ordnet. a. Nøgler afleveret fra gl. bestyrelse og udleveret til nye medlemmer b. Tysklandstur (Jonas og Sanne) Status: Der er deadline for tilmelding i aften. Der er tilmeldt 18 personer. De sidste detaljer bliver aftalt med busselskabet i morgen. c. Fællesspisning (Sanne) Der var hele 16 deltagere den første gang, hvilket må siges at være en succes. 1

2 Næste Fællesspisning bliver tirsdag d. 13/11, kl. 17:30. Og menuen (der blev besluttet af de tilstedeværende til den første Fællesspisning) bliver Stegt flæsk og persillesovs m. kartofler og rødbeder. Desuden kaffe og citronfromage. Invitationen er blevet uddelt i postkasserne. Sanne har valgt at hæve prisen med 10,- (så prisen nu er 50,- for hjemmelavet varm aftensmad + kaffe og dessert). Dette er gjort, da hun regnede med at Afdelingsbestyrelsen kun ville give et tilskud til arrangementet den første gang det blev afholdt. Derfor er det bedre at forsøge at få arrangementet til at løbe rundt i sig selv. Tilmelding og betaling foregår hos Sanne, imellem kl. 16 og 18, senest d. 10/11. I December bliver det irakisk mad, som en af beboerne hjælper med at lave. d. Skilt ved bestyrelseslokalet (Sanne) Tom er på sagen. Der ønskes også et nyt og opdateret skilt ved Fælleshuset og evt. også henne ved Toms kontor. Sanne taler med Tom om disse to skilte. e. Rutsjebane i lyserød gård (Sanne) Rutsjebanen var privatejet, og der var mistanke om at den måske kunne være farlig. Da afdelingen bliver ansvarlig, når legeredskaber står på et fællesareal var det derfor ikke så smart. Ejeren har dog selv fjernet den, inden vi fandt ud af hvem der ejer den, og vi har derfor ikke kunnet oplyse vedkommende om hvordan reglerne er for dette. Det er ordnet. f. Referat fra Afdelingsmødet uploadet? (Jonas og Thora) Og referatet fra sidste Afdelingsbestyrelsesmøde blev også uploadet til hjemmesiden inden d. 15/10. 2

3 g. Kursus i Børnereglen (Sanne) Efter fusionen skal man blive enige om hvorvidt børnefamilier skal have fortrinsret til større lejligheder eller ej ( 4). Mødet var dog rent orienterende Organisationsbestyrelsen (for Boligkontoret) og Kommunalbestyrelsen træffer selv beslutningen d. 7/11. h. Jule belysning (Sanne) Han har været her og sætte el til dernede. Der skal lige skaffes et par frivillige til at ligge flagstangen ned, og rejse den igen med julelys på (en uges tid før d. 1/12). Ernst og Jørgen vil gerne hjælpe til. Forslag om at flagstangen (8 m. høj) også bliver vasket, når den nu alligevel er lagt ned. Det blev vedtaget. Thora er tilmeldt. i. Konference d. 10/11, Koldkærgaard (Thora) j. Regnskab og bon er afleveres til BK, Carl (Lene og Jonas) Begge dele er afleveret, og Jonas og Lene har snakket med dem inde på Boligkontoret. De fik svar på nogle spørgsmål og de var meget flinke derinde. k. Trailer på p-pladsen ved Herredsvej (Jonas) Motorkontoret kan ikke oplyse noget om påhængskøretøjer. Jonas prøver nu at kontakte politiet. Hvis de ikke kan eller ikke vil hjælpe os med at få oplyst ejeren, så laver Jonas seddel til omdeling i lilla og grøn gård vedr. at det ikke er tilladt at parkere campingvogne, trailere o. lign. på vores parkeringspladser. Hjælper det stadig ikke, så må vi på næste møde evt. tale om at få den fjernet. 3

4 l. Hjemmesiden (Jonas og Thora) Jonas har bedt Boligkontoret om at sende os en ordentlig vejledning til hjemmesiden. Men desværre henviser de bare til den vejledning vi har i forvejen (som ikke er meget bevendt). Ernst foreslår at vi kan ringe og spørge om hjælp fra én der hedder Hans Jørgen fra Boligkontorets afdeling Hjelmagerparken i Løgten. Han har meget forstand på den slags ting. Jonas og Thora har snakket om at lave en vejledning selv (med screen-shots og tydelige forklaringer på hvad man skal gøre på de forskellige sider)! Dette skulle gerne betyde at vi aldrig havner i denne situation igen, hvor ingen af os ved hvordan man gør! - Thora foreslog at lave separate vejledninger i hvordan man f.eks. uploader referater til hjemmesiden, uploader billeder til hjemmesiden, retter tekst til på hjemmesiden osv. Alle syntes at dette lød som en rigtig god idé! 4. POST SENDT OG MODTAGET SIDEN SIDST a. Flyttemeddelelse, 2 stk. modtaget b. Mail om husorden. Portalen (Nina) Nogle beboere har klaget til Boligkontoret over de skriftlige påtaler fra Haveudvalget. Robert Thorsen fra Boligkontoret skriver, at vi kan få et service-tjek af vores husorden, hvis vi synes at den kunne trænge til en opdatering. Det tilbud skynder vi os at tage imod. c. Mail fra Varmemesteren (Sanne og Jonas) Vi har fået et tilbud fra varmemestrene om at afholde fælles orienterende møder (i deres arbejdstid). Idéen skulle være at varmemestrene kan orientere os om hvad de har på programmet for tiden og hvad der snart bliver relevant og vi kan orientere dem om hvad vi har på bedding og få stillet evt. spørgsmål til dem. (Tilbuddet er blevet sendt til alle afdelingsbestyrelserne i Hinnerup) Disse møder skal kun afholdes når en af parterne (vi eller varmemestrene) mener at der er noget relevant der skal snakkes om! 4

5 Vi synes at disse møder kunne være en rigtig god idé! Ernst sagde at lignende møder også havde været afholdt før i tiden (oftest om tirsdagen efter Afdelingsbestyrelsesmødet), og at de havde været meget befordrende for samarbejdet mellem Afdelingsbestyrelsen og varmemesteren. Sanne indvendte at vi nu også har en god kommunikation med varmemestrene som det er nu. Sanne og Jonas laver en aftale med Tom onsdag. Hvis Thora kan, vil hun gerne deltage i fremtidige orienteringsmøder med Tom og Tonny. 5. JULE ARRANGEMENTET D. 1/12 Arrangementet starter kl. 16 og slutter kl. ca. 19. Der skal være: Juletræstænding, æbleskiver, gløgg, gå omkring juletræet, pølser, brød, slikposer, kaffe, småkager og chokolade. Forslag om at tage et depositum ved tilmelding, pga. spild fra sidste år (hvor mange havde tilmeldt sig og så ikke dukkede op). Dette blev vedtaget. 6. JULEFROKOST Forslag om at vi inviterer alle vores frivillige hjælpere (skraldeudvalg, aktivitetsudvalg, m. fl.) med til julefrokosten. Vi bliver = personer i alt (med koner/mænd og kærester), hvis alle kommer. Julefrokosten bliver Fredag d. 14/12, kl. 18, og vi afholder den i Fælleshuset. 7. NYE MEDLEMMER, HVORDAN GÅR DET? Lene har ikke haft mulighed for at komme ordentligt i gang. Der mangler et program, som kan installeres på hendes egen computer. Jonas har lovet at hjælpe hende lidt igang. - Men Ernst har det rigtige program liggende derhjemme, komplet med formler og det hele, og han har selv været kasserer så han kender til det hele. Så Ernst vil gerne hjælpe hende med at få styr på det hele. De laver en aftale. 5

6 Den gamle computer og den gamle printer virker til det system/program som Ernst har. Ernst kigger på at få begge dele sat op i bestyrelseslokalet, så de kan arbejde med regnskabet dér. Thora foreslog at der blev lavet en Dropbox til Afdelingsbestyrelsen på bestyrelsens bærbare computer. Dropbox er et gratis program, som gemmer ens filer på internettet så hvis computeren skulle gå i stykker, så er ens filer stadig i sikkerhed, og kan hentes ned på computeren igen (ligesom på en ekstern harddisk). Dette blev vedtaget. Thora lægger referatet fra Afdelingsmødet + alle de efterfølgende nye referater fra denne bestyrelsesperiode op i Dropboxen (og laver en mappe til røde referater og en mappe til offentlige referater). Thora spurgte hvordan det fungerer med det eksemplar af referatet der skal hen til varmemesterkontoret. Varmemester-eksemplaret af referaterne fra Afdelingsbestyrelsesmøderne skal bare afleveres i deres postkasse. Thora spurgte, om det ville være ok at hun printer referaterne derhjemme, inden ophængning i vaskehusene. Dog ville hun i så fald gerne bede om en pakke printerpapir til formålet. Dette blev vedtaget. Vi vedtog at det kun er Sanne der åbner post til bestyrelsen både på computeren og fra postkassen! 8. OPDATERING AF OPLYSNINGER VEDR. BESTYRELSESMEDLEMMER Jonas tog et billede af Jørgen til bestyrelsessedlen. Jørgen får først en mailadresse sidst i November. Indtil da afleveres hans eksemplar af referaterne fra bestyrelsesmøderne i hans postkasse. 6

7 Sanne og Jonas har revideret bestyrelsessedlen (der skal hænges op i vaskehusene), og har besluttet at det ikke er nødvendigt at suppleanternes -adresser står derpå. Sedlen mailes denne gang rundt til bestyrelsen til godkendelse inden ophængning! 9. HAVE-RUNDEN OKTOBER. HVORDAN GIK DET? (JONAS OG NINA) 23 har fået 1. skriftlige påtale, og 7 har fået 2. skriftlige påtale (og der ligger 1 klage over disse hos Boligkontoret, mens 2 er blevet klaret i afdelingen). 10. FÆLLES GÅ-TURE? (SANNE) Sanne foreslår at arrangere fælles gå-ture, for at komme ud og røre sig lidt. Der kunne både være en kort og en længere distance. Sanne prøver at arrangere det om torsdagen kl. 16. Så må vi se om der er interesse for det blandt beboerne. Vi aftalte at man mødes ved Toms kontor. Første gå-tur bliver torsdag i uge 46. Sanne og Jonas laver en seddel til omdeling. 11. MÅ HJEM-IS BILEN HANDLE PÅ BRANDVEJENE? (THORA) Thora undrede sig over om Hjem-Is bilen egentlig må køre ind og holde på vores brandveje, når han skal handle. Men det må han gerne, for han forlader ikke bilen! 12. EVENTUELT Der blev afleveret bon er til kassereren, og derefter afregnet. Thora mente at bestyrelseslokalet trænger til en ny klipse-maskine! Lige nu falder klipsene af, når man bladrer i papirer der er blevet klipset sammen. Dette var der enighed om! Lene har en klipsemaskine der er rigtig god, og hun køber derfor en ny der er magen til hendes egen. 7

8 Thora kommenterede at hun mener at Velkommen til afdelingen -dokumentet i Beboermappen på afdelingens hjemmeside trænger voldsomt til at blive opdateret og korrekturlæst! Jonas sagde at han har været inde og opdatere det, måske efter at Thora havde kigget derinde sidst. Desuden skal vi have lagt den opdaterede udgave af Haveregulativet ind i Beboermappen på afdelingens hjemmeside (med de rettelser som blev vedtaget på Afdelingsmødet). Dette skal gøres, da det er dén udgave der nu er gældende. Thora mener at Haveregulativet bør kunne samles i ét dokument (Lige nu er der både et Haveregulativ og et tillæg til Haveregulativet)! - Og desuden mente Thora at Haveregulativet godt kunne trænge til at blive formuleret lidt bedre. Et sådant nyt Haveregulativ, som kun fylder ét dokument, og evt. også med nye formuleringer i, skal godkendes af Afdelingsmødet! Men vi kan godt lave et udkast. Thora laver et udkast, som bestyrelsen efterfølgende kan se på. Der er blevet omdelt en seddel fra Boligkontoret i postkasserne, vedrørende nedsættelse af det månedlige beløb til A-conto varme pr. 1/ Thora foreslog at lave en seddel til omdeling, hvorpå der står nøjagtig hvordan man skal forholde sig, hvis man gerne vil have hhv. den lille, den mellem eller den store tv-pakke hos YouSee efter 1. Januar Dette blev afvist af bestyrelsen, idet flertallet mente, at det var beskrevet godt nok på den seddel fra Boligkontoret der allerede er blevet omdelt. Ernst nævnte at der tidligere har været planer fremme om at udvide bestyrelseslokalet, ved at nedlægge gangen og tilføje den til bestyrelseslokalet. Dette skal dog godkendes på det næste Afdelingsmøde, hvis det skal gennemføres, da der ikke er sat penge af til/budgetteret med sådan et projekt i denne bestyrelsesperiode! 8

9 Jonas nævnte at det også kunne være rart med en ny fodboldbane. Men det er der heller ikke sat penge af til/budgetteret med i denne bestyrelsesperiode. 9