GLOSTRUP KOMMUNE. Folkeoplysningsudvalgets møde

Transkript

1 GLOSTRUP KOMMUNE Referat Folkeoplysningsudvalgets møde Mødedato: Tirsdag den 1. december 2015 Mødetidspunkt: 17:00 Mødelokale: Møderum 200, Rådhusparken 2 Medlemmer: Afbud: Leif Meyer Olsen (V) (medlem), Pia Hagbarth Dahlin (O) (medlem), Ole Hammer (A) (medlem), Robert Sørensen (Ø) (Medlem), Anne Tinghus (Medlem), Benny Hindse Hansen (formand) (Medlem), Annette Thomsen (Medlem), Ina-Maria Nielsen (Medlem), Preben Thorvig (Medlem), Ole Møller Andreasen (V) (Medlem), Jette Højerup (Medlem) Robert Sørensen (Ø), Annette Thomsen, Ole Møller Andreasen (V), Jette Højerup

2 Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af dagsorden Meddelelser Vejledning fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vedr. støtte til folkeoplysende aktiviteter Repræsentant for den folkeoplysende voksenundervisning Årsplan Foreningsudvikling DGI/DIF Ændring af retningslinjerne for tilskud til leder- og instruktøruddannelse Anmodning fra GIC Volley om revurdering af ansøgningsfrist for kurser Revision af foreningsregnskab, DDS, Ejby Gruppe Revision af foreningsregnskab FDF Justering af beløb ved prisuddelinger Underskriftsside

3 1. Godkendelse af dagsorden Sagsnr. i ESDH: 13/19818 Dagsorden godkendt 2. Meddelelser Sagsnr. i ESDH: 15/11121 MEDDELELSER 1. Orientering fra formanden 2. Orientering fra Center fra Kultur og Borgerkontakt Orientering om drøftelse i Kulturudvalget omkring lederpriser. Drøftelsen omhandler hvorvidt en leder eller instruktør kan være lønnet og modtage lederpriser. Sagen tages op i Folkeoplysningsudvalget i det nye år. 3. Orientering fra øvrige medlemmer 3. Vejledning fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vedr. støtte til folkeoplysende aktiviteter 2

4 Sagsnr. i ESDH: 15/45824 Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har besluttet at øge vejledningsindsatsen til landets kommuner i forhold til, hvordan kommunen kan inddrage konkurrencehensynet ved uddeling af folkeoplysende støtte. Styrelsen har på denne baggrund fremsendt brev og vejledning til kommunerne. Til orientering Orienteret BILAG: 1 Åben Brev til kommunen /15 2 Åben Resume af rapport /15 3 Åben Vejledning /15 4. Repræsentant for den folkeoplysende voksenundervisning Sagsnr. i ESDH: 13/15666 Udtræden af Folkeoplysningsudvalget og nyt medlem for den folkeoplysende voksenundervisning. Vivi Press, medlem af Folkeoplysningsudvalget som repræsentant for den folkeoplysende voksenundervisning, har meddelt, at hun udtræder af Folkeoplysningsudvalget, idet hun er gået på pension som leder af FOF Københavns Omegn. Stedfortræder er Jette Højerup, leder af AOF Vestegnen. Jette Højerup indtræder i Folkeoplysningsudvalget fra 1. december Jette Højerup har desværre ikke mulighed for at deltage i mødet den 1. december 2015, men deltager fremover. Til orientering 3

5 Orienteret 5. Årsplan 2016 Sagsnr. i ESDH: 15/45936 Forslag til Folkeoplysningsudvalgets årsplan 2016 Administrationen fremlægger forslag til årsplan for Folkeoplysningsudvalget for Årsplanen indeholder de beslutningsforslag udvalget skal tage stilling til i løbet af året samt fokusområder. Der er tradition for afholdelse af større foreningskonference i lige år. Da 2016 er 825-års jubilæumsår for Glostrup med et stort ressourcetræk på såvel foreninger som administration, foreslås foreningskonferencen afholdt i foråret 2017 i stedet for efterår I forlængelse af mødet den 31. maj foreslås afholdt besigtigelsestur. Folkeoplysningsudvalget godkender årsplanen BILAG: 1 Åben Årsplan FOU /15 6. Foreningsudvikling DGI/DIF Sagsnr. i ESDH: 15/

6 DGI og DIF arbejder for en fælles vision, hvor 75 % af den danske befolkning i år 2025 er fysisk aktive. Heraf skal 50 % være fysisk aktive i en forening. For at opnå dette mål udbyder de foreningsudviklingsforløb og ledelsesudvikling til idrætsforeninger. Administrationen foreslår, at Folkeoplysningsudvalget indgår i et samarbejde med DGI og DIF om er udviklingsforløb med foreninger i Glostrup. Dog således, at udviklingsforløbet også tilbydes foreninger under BUS. Foreningsudviklingsforløbet består af 5 moduler eller faser, startende med en analyse fase af foreningens problemstilling eller udviklingspotentiale. Herefter følger en mål- og handleplansfase, en handlings- og implementeringsfase, en status og evaluering og afsluttende en opfølgningsfase. I udviklingsforløbet indgår også 12 timers konsulenthjælp fra DGI eller DIF. Administrationen finder, at foreningsudviklingsforløbet kunne gavne flere foreninger i Glostrup Kommune. Et udviklingsforløb kunne fx arbejde med rekruttering og fastholdelse af unge mellem år. Eller hvordan struktureres bestyrelsesarbejde så det kontinuerligt er attraktivt og overkommeligt, at være aktiv i bestyrelsesarbejdet i en given forening. Det er op til den enkelte forening, hvad der giver mening for dem. Hvis der er interesse, og det giver mening for foreningerne kan relevante moduler afholdes samlet, således at der også er mulighed for netværk og sparring i mellem foreningerne. Administrationen foreslår, at der findes 5 foreninger på baggrund af GSI og BUS kendskab til foreninger med oplagte problematikker. De 5 foreninger der deltager evaluerer efterfølgende på deres udvikling og kvaliteten af kurset. Folkeoplysningsudvalget kan efterfølgende vurdere, om det er noget flere foreninger skal tilbydes. ØKONOMI Kursusforløbet koster i alt kr. for 5 foreninger. Der er afsat midler til afholdelse af foreningskurser og konferencer i Da der i forbindelse med årsplan 2016 er foreslået, at der ikke afholdes foreningskonference i 2016, kan udgiften afholdes herfra. Center for Kultur og Borgerkontakt indstiller: 1. At Folkeoplysningsudvalget indgår i et samarbejde med DGI og DIF om et udviklingsforløb med 5 foreninger, som udvælges i samarbejde med GSI og BUS. 5

7 2. At udviklingsforløbet efterfølgende evalueres med henblik på mulighederne for flere forløb eller anden form for udvikling. Folkeoplysningsudvalget godkender indstillingerne BILAG: 1 Åben Kommunepræsentation_Glostrup.pdf /15 7. Ændring af retningslinjerne for tilskud til leder- og instruktøruddannelse Sagsnr. i ESDH: 15/44411 Beslutningskompetence: Kulturudvalget Administrationen foreslår revidering af retningslinjerne for tilskud til leder- og instruktøruddannelsen, da foreningerne gentagne gange er i problemer med tolkningen af teksten og logikken bag ansøgningsproceduren, ligesom der er behov for præciseringer vedrørende, at kursustilskuddet er til ledere/instruktører, der varetager aktiviteter for børn og unge samt handicappede. Administrationen foreslår, at retningslinjerne for tilskud til leder- og instruktøruddannelse revideres med virkning fra 2016, da foreningerne gentagne gange har problemer med tolkningen af teksten og logikken bag ansøgningsproceduren. Konsekvensen er, at foreningerne ansøger for sent og følgelig ikke får tilskuddet udbetalt, ofte med stor utilfredshed overfor administrationens forvaltning. De nuværende samlede retningslinjer findes i bilag 1. A) Retningslinjernes punkt 1. lyder: Glostrup Kommune yder tilskud til uddannelse af ledere/trænere/instruktører/bestyrelsesmedlemmer i folkeoplysende foreninger, der tilbyder tilskudsberettigede aktiviteter. Dvs. aktiviteter for børn og unge under 25 år samt handicappede. Denne formulering er lidt vag i forhold til hensigten med at yde dette tilskud, som netop er, at trænere af børn- og ungehold kvalificeres og uddannes. Formuleringen kan fortolkes som, at hvis der bare er et medlem på 24 år i foreningen, så er der aktiviteter for unge under 25 år, og så kan klubben få tilskud til uddannelse af alle trænere. 6

8 Forslag: Glostrup Kommune yder tilskud til uddannelse af ledere/trænere/instruktører, der i folkeoplysende foreninger, varetager faste aktiviteter for børn og unge under 25 år samt handicappede uanset alder. Til bestyrelsesmedlemmer ydes tilskud til bestyrelseskurser, såfremt der er hold i foreningen med børn og unge og/eller handicappede uanset alder. B) Retningslinjernes punkt 8 lyder: Ansøgning skal fremsendes til Kulturafdelingen senest 30 dage efter datoen på faktura for kurset. Dette bliver med jævne mellemrum forstået af foreningerne som 30 dage efter forfaldsdatoen på fakturaen og ikke fakturadatoen. Logikken blandt foreningerne er ofte, at de først søger tilskud til et kursus, når de ved det bliver afholdt. Altså efter betalingsdato. Forslag: Ansøgningsfristen ændres, således at ansøgningen skal være modtaget på kultur@glostrup.dk senest 5 dage efter fakturaens betalingsdato. Center for Kultur og Borgerkontakt indstiller: At Folkeoplysningsudvalget anbefaler de foreslåede ændringer. Folkeoplysningsudvalget anbefaler ændringerne. BILAG: 1 Åben Retningslinjer for tilskud til leder- og instruktøruddannelsen /15 8. Anmodning fra GIC Volley om revurdering af ansøgningsfrist for kurser Sagsnr. i ESDH: 15/44411 GIC Volleyball anmoder om revurdering af ansøgningsfrist for kursustilskud. GIC Volleyball er uenig i administrationens fortolkning af fristen for ansøgning om kursustilskud i forhold til om ansøgningen skal sendes 30 dage efter fakturadato eller 30 dage efter sidste betalingsdato. 7

9 GIC Volleyball fortolker reglerne, således at ansøgningsfrist er senest 30 dage efter fakturaens betalingsdag. Administrationen har afvist en ansøgning fra GIC Volleyball, idet praksis er 30 dato efter fakturaens udstedelsesdato. Center for Kultur og Borgerkontakt indstiller At praksis 30 dage efter fakturaens udstedelsesdato fastholdes i indeværende år. Folkeoplysningsudvalget godkender indstillingen. 9. Revision af foreningsregnskab, DDS, Ejby Gruppe Sagsnr. i ESDH: 15/10777 Folkeoplysningsudvalget udtrækker hvert år foreningsregnskaber til revision. DDS. Ejby Gruppe er udtrukket for revision af 2014 regnskabet. Administrationen har ingen bemærkninger til revisionen. Folkeoplysningsudvalget har udtrukket regnskabet for DDS, Ejby Gruppe til revision. Administrationen har gennemgået regnskab og bilag. Der er ikke bemærkninger til denne gennemgang. DDS Ejby Gruppe modtog i 2014 kr i aktivitetstilskud. Til orientering Orienteret 8

10 10. Revision af foreningsregnskab FDF Sagsnr. i ESDH: 15/10777 En Folkeoplysningsudvalget har udtrukket FDF s regnskab til revision. Revisionen giver anledning til enkelt bemærkninger. Folkeoplysningsudvalget har udtrukket FDF s tilskudsregnskab til revision. Administrationen har gennemgået tilskudsregnskabet og bilag, hvilket giver anledning til en enkelt bemærkning. Administrationen har endvidere siden i sommers forsøgt at få møder med FDF for nærmere dialog og afklaring omkring benyttelsen af huset, set i relation til lokaletilskuddet, hvilket FDF endnu ikke har imødekommet. Revision af tilskudsregnskabet. Revisionen viser, at FDF ikke har bilag i 2014, der dokumenterer medlemmernes kontingenter. Dette skyldes ifølge FDF problemer med foreningens NEM-ID og adgang til oplysninger i Nets. Ud fra en sandsynlighedsvurdering vurderes kontingentopgørelsen dog at være retvisende. Med i denne vurdering er, at der kun er få medlemmer i foreningen. FDF modtog i 2014 kr kr. i aktivitetstilskud, kr. i kursustilskud samt kr. i lokaletilskud. Lokaletilskuddet Bilagskontrol vedrørende lokaletilskuddet er fundet retvisende. Administrationen har dog tilbageholdt lokaletilskuddet, som vil være ca kr., da aktiviteterne for børn og unge i FDF er nedadgående (14 medlemmer under 25 år). Center for Kultur og Borgerkontakt har i sommers opfordret FDF til at udarbejde en handleplan for aktiviteter og husets fremtid samt tilbudt at deltage i bestyrelsesmøde, således at det sikres, at tilskuddet står i forhold til husets udnyttelse. FDF har ikke taget initiativ hertil og det foreslås derfor, at Folkeoplysningsudvalget fastsætter en frist for FDF for udarbejdelse af handleplan. Fristen foreslås at være 15. januar 2016, således at planen kan behandles i Folkeoplysningsudvalget på februar-mødet Tilskuddet foreslås tilbageholdt, indtil planen er forelagt Folkeoplysningsudvalget. Center for Kultur og Borgerkontakt foreslår: 1. At revisionen tages til orientering 2. At der fastsættes frist for FDF for udarbejdelse af handleplan for foreningens aktiviteter og husets fremtid 3. At handleplanen forelægges Folkeoplysningsudvalgets februar-møde

11 4. At lokaletilskuddet tilbageholdes indtil en handleplan er forelagt Folkeoplysningsudvalget. Punkt 1: Orienteret. Punkt 2 og 3: Indstillingerne godkendes Punkt 4: Lokaletilskuddet for 2015 tilbageholdes indtil en handleplan er forelagt Folkeoplysningsudvalget. Derudover besluttede Folkeoplysningsudvalget, at FDF s tilskudsregnskab for 2015 udtages til revision. 11. Justering af beløb ved prisuddelinger Sagsnr. i ESDH: 15/31490 Kulturudvalget fremsender et forslag om justering af lederpriserne til høring. Kulturudvalget har behandlet en sag vedrørende uddeling af lederpriser på Folkeoplysningsudvalgets område, og har besluttet at sende sagen til høring i Folkeoplysningsudvalget. Hvert år ved kommunens idrætsreception uddeles 4 lederpriser til ledere fra henholdsvis BUS, GSI, øvrige foreninger samt til en ungeleder. Prisen er på kr. Prisen har været uddelt i over 20 år, og administrationen kan ikke af sagsakterne se, at prisen nogensinde er blevet justeret. Administrationen foreslår derfor, at beløbet hæves til kr. Administrationen foreslår samtidig, at lederprisen til øvrige foreninger og BUS slås sammen til én pris ved navn øvrige foreninger, da der med tiden er kommet færre ledere på områderne. Beløbet til Frivillighedsprisen og Kulturprisen justeres samtidig til kr. Kulturudvalget har anbefalet ændringerne. Center for Kultur og Borgerkontakt indstiller: 10

12 At Folkeoplysningsudvalget afgiver høringssvar Folkeoplysningsudvalget anbefaler ændringerne. 11

13 Underskriftsside Leif Meyer Olsen (V) Pia Hagbarth Dahlin (O) Ole Hammer (A) Anne Tinghus Benny Hindse Hansen (formand) Ina-Maria Nielsen Preben Thorvig 12