2. Godk. af ref. fra forrige møde. 7. Spg. fra Kenneth om blacklist af medhj Godk. af forretningsorden. 9. Opfølgning på aktionsliste

Transkript

1 21. februar 2009 Referat Mødedato og tid 21. februar :00 Sted Mødeleder Referent Festivalkontoret Einar Pia Emne Bestyrelsesmøde Dagsorden 1. Godk. af dagsorden samt valg af ref. 2. Godk. af ref. fra forrige møde 3. Økonomi 4. Nyt fra udvalgene 5. Status medhjælperfest 6. Formandsmøde 7. Spg. fra Kenneth om blacklist af medhj Godk. af forretningsorden 9. Opfølgning på aktionsliste 10. Runden 11. Evt. Deltagere Einar - Kirsten - Mona - Kenneth Anders Mette - Pia Fraværende Henning - Thomas S - Thomas J Referat sendes i øvrigt til Knud Jensen (kontoret) Samsø Festival Marsk Stigsvej Samsø Tlf: Fax Internet: info@samfest.dk

2 2 Ad 1. Godk. af dagsorden samt valg af ref. Kisser mindede om at vi fortsat ikke har behandlet emnet omkring medhjælpere (påhæng), hvis timer arbejdes ind af deres ægtefælle. Har før været et punkt, der blev udskudt fordi alle ikke var til stede. Punkt udskudt igen, da der også var fraværende til dette bestyrelsesmøde. Ad 2. Godk. af ref. fra forrige møde Ad 2:Beslutningen om campinglængde vendt igen og vi fastholder 6 meter grænsen. Ad 3: Kørerbøger, som Pia har bestilt er ankommet til gennemsyn. Bøger ok. Pia bestiller til alle. Ad 3 :IP telefoni iværksættes på kontoret d. 4/3. Ad 3:Aftalen omkring Frikadelleboden, skal Knud informeres om, så han ved vi forventer han orientere boden om vores beslutning. Uvist om Thomas S har gjort det? Ad 6:Der bliver ikke beregnet gebyr på køb af billetter til medhj. fest. Forventes i øvrigt at Henning fortsat har kontakt til festudvalget omkring økonomien. Ad 3. Økonomi Bogføring status billigbilletter Billetsalget har overgået alle forventninger. Vi er tæt på ca solgte billetter. Salget er dog gået i stå nu. Men med offentliggørelsen af yderligere 2 navne lige før næste prisskift, sker der måske noget igen. Teltsalget er desværre ikke kommet i gang. Lyskæder køb/lejer? Beslutning: Skal lejes ved Godik. Ændringer og opfølgning til budget. Henning er i dialog med Annette om nyt Kaffebar projekt. Pladsgruppen påpeger er der jo også skal tages højde for alle de ting der skal opbygges. Færgedriften. Kisser og Einar har snakket med Bornholmstrafikken. Der er udpeget en bestemt kontaktperson. Det lader til at der ikke bliver brug for fysiske rekvisitionssedler. Der gives et rekvisitionsnummer pr. reservation. Det kan ombookes. Nummer skal blot oplyses ved ankomst til færgen, her noteres nummerpladen og der afregnes på en baggrund med festivalen. Ombookinger kan således foretages direkte mellem Leverandør og færgeselskab. I aftalen indgår at vi må publicere vores trygsager på alle deres overfarter. Det er endnu ikke afklaret om der bliver indført reservation om søndagen. Kræves pladsbillet, har Bormholmstrafikken fået tilbudt at sidde på festivalpladsen, hvor Jette før sad. Når behov for reservationer til transport af materiel er kendt skal færgeselskabet informeres. Jo hurtigere jo bedre.

3 3 Ad 4. Nyt fra udvalgene Pladsgruppen Udestår endelig aftale om placering af ansvar for Godik kontakt. Foreløbig sammensætter Pia bestillingen, men forventer Thomas J tager den praktiske del, med modtagelse af materiel og kontakten til Godik, når bestilling er afsluttet. Lyskæder skal lejes ved Godik meter med 3 meter mellem fatningerne. Der skal ikke lejes pærer. Pia opdaterer Godik bestillingen. Kommunen er ved at være klar til start på kloakarbejdet. Endelig beslutning om toilettyper udestår. Træk & slip ved Badeland er planlagt, men måske det også kunne være en mulighed på Camp2. Alt hvad det indebærer af pumper, slanger, brønde og tanke skal gennemtænkes, så vi ikke får problemer med hverken stoppede toiletter eller at pumpe væk fra toiletvognene. Pia gjorde opmærksom på at de nye toiletvogne fra Godik, til erstatning for de grønne træk & slip, har håndtørrer. Stiller formentlig større krav til strøm. Til gengæld sparrer vi håndarkene og har ingen risiko for stoppede toiletter pga af dem. Pr-gruppen Sidste års Citrus Media aftale har Mette forsøgt at sætte sig ind i, men uden held. Oplysningerne har ikke været tilgængelige hos hverken Citus Media eller os selv!! Der må ikke længere reklameres på uddannelsessteder, for noget der indeholder alkohol. Anders har til Mette foreslået busreklamer. Mette har fået et tilbud på hånden i uge Busreklame på 40 busser i Århus. 10 busser i Odense og 10 busser i København. Derudover 10 busskur pladser efter eget valg i Århus. Beslutning: Busreklame vedtaget. Mette har solgt reklamer til Beach Volley banderne. Mangler nu at få defineret bandestørrelser m.v. Samarbejde mellem Mette og Anders. Bannere på Pit Stop har BT efterlyst. Der skal udtænkes muligheder. Mette snakker med Thomas J og Henning. Kisser efterlyste status vedr. Intersport. Der er ikke lukket nogle aftale, men det er i toppen af Mettes to do liste. Der udestår således også fortsat bestilling af medhjælper t-shirts. 20 års jubilæum. Skal der udgives en bog?? Er aftalen med Signe helt droppet? Aftalen med Signe forventes at være droppet. Mette har et tilbud fra Outsource marketing. Mulighederne er et magasin der udkommer før festival, efter festival eller slet ikke. Magasin droppes og der planlægges i stedet for at starte et arbejde allerede nu med henblik på at lave en 25 års jubilæumsudgave. Martin Eybye inddrages med henblik på allerede i år at få fundet frem til

4 4 gæster/medhjælpere, der måtte have været med i de første 20 år. Mette tager kontakt til Martin. Kirsten snakker med Kirsten Garde om salg af annoncer til programmet. Peter og Mette skal snakke sammen om input til programmet. Deadline for indhold til program skal fastsættes. Deadline for annoncesalg uge 14. Input fra alle andre er også uge 14. Alle bør komme med input og forholde sig til indholdet. Reklamepladserne er ikke forbeholdt erhvervsdrivende på Samsø. 14 dage til opsamling af input. 14 dage til opsætning. Uge 19 læses korrektur. Klar til tryk i uge 20. Forventet færdig uge 24. Mette efterspørger annoncepriserne. Mon efterspørge en ordentlig korrektur på programmet så pinlige fejl fra tidligere år undgås. Da indholdet også de tidligere år er udsendt til alle, med henblik på at læse korrektur, må der her være tale om en opstramning af at alle forholder sig til indholdet. Forretningsudvalget. intet nyt. Ad 5. Status medhjælperfest ca. 70 tilmeldinger modtaget. Festudvalget, bestyrelsen og fotografer tilmeldes uden betaling. Påhæng til bestyrelsen samt alle andre tilmeldes og opkræves via tilmeldingssiden. Ad 6. Formandsmøde Dagsorden for mødet, vores ideer til indsatsområder, bespisning. Pia s bud på en dagsorden. Noterne er blot uddybende kommentarer, der ikke vil fremgå af den officielle dagsorden. Input/kommentarer modtages gerne. 1. Velkomst v/einar (5 min) NOTE--praktisk orientering om mødet, mappen og forplejningen. Forventningen er korte orienteringer fra bestyrelsen og god tid til gruppesnak. Mulighed for input til dagsorden indtil dette punkt er lukket. Præsentation af referant og henstilling til at alle kort siger hvem de er og hvilket område de kommer fra, når de siger noget i den store forsamling. Ved gruppesnak forventes at der laves kort referat fra hver gruppe, som skal indgå i det samlede referat. 2. Organisation og ansvarsfordeling (20 min) a. Herunder præsentation af formand og sub er NOTE--organisationsplan vises i på lærred, mens det enkelte bestyrelsesmedlem præsentere sig selv og sine ansvarsområder samt de respektive tilhørende formænd/subformænd. 3. Forretningsudvalg v/einar (15 min) a. Forretningsorden b. Beredskabsplan c. Færgesituation NOTE--kort orientering om forretningsorden (som der blev talt om på generalforsamlingen) samt beredskabsplanen og en kort orientering om færgesitu-

5 5 ationen. 4. Økonomi, Budget indkøb & Salg v/henning (15 min) NOTE--kort orientring om budget. Forventes interessant for det enkelte område at kende deres budget i store tal. 5. Personale v/pia (20 min) a. Medhjælperkartotek b. Vagtplaner c. Bestillingslister d. Rettigheder, pligter og instrukser NOTE--lille opdatering på regler, aftaler og forventninger til opdatering i kartoteket. Orientering am deadline for aflevering af vagtplaner. Kort orientering om at medhjælperantal og arbejdstimer er i fokus i år og forventes ændret til næste år. Formålet er at inddrage formænd og subber i en læsning. Måske øge arbejdstimer op mod de 24 timer. Opfølgning på bestillingslister og forventningerne til håndteringen af dem. 6. Bespisning v/mona (10 min) NOTE-- Orientering om styring og kontrol af spisning før, under og efter festival. Oplysning om afkrydsning på armbånd. Regler og forventninger. 7. Pladskoordination v/pladsgruppen (15 min) a. Pladsindretning b. Strøm c. Arbejdsweekend NOTE--Hvordan indrettes pladsen i grove træk. Vigtige/markante ændringer. Oplysning om strømperioder. Oplysning om arbejdsweekender og hvordan man tilmelder sig og giver input til den. 8. Afrunding før gruppesnak. v/einar (10 min) NOTE--Spørgsmål kommentarer og input af fælles interesse. 9. FROKOST ca. kl. 12: Gruppesnak. (13:00-15:30) v/best. koordinator NOTE--opsamling fra gruppesnak foretages af de enkelte grupper og indmeldes til samlet referat. Ad 7. Spg. fra Kenneth om blacklist af Den afsatte mødetid var udløbet, da dette punkt blev nået. medhj Ad 8. Godk. af forretningsorden Ad 9. Opfølgning på aktionsliste Opdateret af referent efter mødet. Ad 10. Runden Ad 11. Evt.