Lyngby almennyttige Boligselskab Sorgenfrivang II

Transkript

1 Lyngby almennyttige Boligselskab Sorgenfrivang II DAB mrk. PRJ TAN/gre Direkte tlf Dato 26. juni 2014 Referat til informationsstrategimøde nr. 4 Mødet blev afholdt i afdelingsbestyrelsens lokaler Grønnevej 255, onsdag den 18. juni 2014 kl Deltagere: Jens Erik Basballe Birthe Rasmussen Eva Adsersen Tina Kampmann Torben Andersen, Referent: Næstformand afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Beboer DAB DAB 1.0 Godkendelse af referat Referat: Da der er tale om første møde i gruppe II forligger der ikke referat til godkendelse. Referat: Ingen bemærkninger til referat fra møde den 5. maj Gruppens sammensætning Referat: Gruppen består af: Eva Adsersen Birthe Rasmussen, Afdelingsbestyrelsen Jens Erik Basballe, Afdelingsbestyrelsen Torben Andersen, DAB Tina Kampmann, DAB Lyngby Kontoret Leif Hansen, Selskabsbestyrelsen (ved økonomiske forhold) Allan Olsson Ejendomsleder (Nyt medlem) 3.0 Brainstorming på meldeflader I forlængelse af sidste møde den 1. april 2014 gik mødets drøftelser på hvor informationen til beboerne omkring den forestående renovering bedst mulig blev kanaliseret ud fra og med hvilket medie. Eva Adsersen har gjort et stort stykke arbejde med at opsætte en brugbar webside på ByggeWeb, men kunne samtidig konstatere at programmet som ligger bag, er tungt og mulighederne for individuel tilpasning så godt som umulig. Drøftelserne omkring andre medier medførte følgende bemærkninger DAB Telefax: Beboerservice: Internet: Finsensvej 33 Postgiro: mandag - onsdag dab@dabbolig.dk 2000 Frederiksberg SE. Nr: torsdag Telefon: fredag for informationstategimøde IIII den 18. juni 2014.doc

2 Side 2 Informationstavler i foyer, er et ønske fra Styregruppen, og må respekteres som et godt forslag som må drøftes fremadrettet. Referat: Det aftaltes at eksisterende plancher i indgangene nedtages på et tidspunkt og efterfølges af 3 stk. ophængningsmontre som kan skærmes med et aflukkeligt låg med lås. Disse 3 montre skulle hver især indeholde: 1) Generelle oplysninger med oplysning om nedtagningsdato! 2) Varme Nyheder 3) Billeder fra renoveringen/flytning samt morsomme og fortællende billeder. Tovholder er Jens Erik Basballe der tager kontakt til Allan Olsson om hjælp til at finde egnede forslag til tavler og priser på disse i alt 3x4 stk. til næste møde. Referat: Jens Erik Basballe sørger for dette til næste møde. Infotavler i nye elevatorer (Efter tilbageflytning). Bliver først aktuelt når første højhus tilbageflyttes. Der er i udbuddet til Hovedentreprenøren vedr. elevatorer indeholdt installationer til formålet, men der skal arbejdes videre med selve leverancen af skærm og teknik. Referat: Fortsat interessant men først aktuel når nye elevatorer er installeret og skal tages i brug, dog skal der arbejdes hen på at finde egnede produkter der kan kobles på de nye installationer, da disse ikke er en del af udbuddet. Referat: Uændret i forhold til sidste møde. til hver enkelt beboer En mulighed som stiller krav til afsenderen (SVII) om hele tiden at være ajourført med hver enkelt beboers mailadresse, og rammer kun dem som har . Referat: En stort ønske fra Jens Erik Basballe. Torben Andersen undersøger i DAB hvorledes det nyudviklede program i EG Bolig vil kunne være behjælpelig med ajourførte oplysninger om hver enkelt beboers mailadresse. Referat: Torben Andersen oplyste, at det pr.t. ser ud som om at der kan knyttes et link til dette nye program, således at der ved simple tiltag kan trækkes de nødvendige oplysninger til brug for at viderebringe information til såvel eksterne genhusede beboere som til herboende. Beboermøder Før, under og efter. Er særdeles egnede og gode for dem som møder op, men kan ikke stå alene af hensyn til dem som ikke møder op. Referat: Fortsat et meget vigtigt element som værende gennemgående i hele renoveringsprocessen (Fastholdes)

3 Side 3 Flyttemøder med hver enkelt beboer. En næsten nødvendighed og tages da også i brug, i nødvendigt omfang med samtlige beboere. Der skal i spørgeskemaet til disse møder være et spørgsmål om man fremadrettet ønsker såvel orientering om byggeriets fremdrift over NETTET som i papirform. Referat: Er opstartet og de første samtaler blev afholdt på mødedatoen den 20. maj Referat: Tina Kampmann oplyste, at antallet af ønsker til personlige møder har været overvældende, hvorfor man har været nødsaget til at tage blok A i første omgang for derefter, at tage blok B & C efterfølgende og måske helt ind i Facebook Eva Adsersen er stor fortaler for dette medie, om end der er det misforhold at kommunikationen er tovejs og ingen kan sidde og besvare en lind strøm af mail af meget varierende indhold. Følgende er fremkommet fra Eva Adsersen efter mødet på en mail til gruppens medlemmer. Jeg har tænkt over det og jeg synes virkelig, at det er synd, hvis ikke vi prøver at arbejde videre med Facebook som informationskanal og benytter os af den nye teknologi, som er gratis og som alle andre bruger og hvor designet er lavet på forhånd (hvis man altså kan leve med at designet som det nu er på Facebook). Derfor har jeg læst lidt mere både sider og grupper og spurgt mig omkring lidt mere omkring for at se om vi kunne få svar på de spørgsmål og forbehold der gjorde, at vi blev i tvivl om Facebook-modellen: 1. Lukket Facebook gruppe beskrives af eksperter som en slags intranet. (læs herom i linket nedenfor) 2. Tovejskommunikation kan begrænses så kun administrator opretter indlæg og opslag. Kommentarer kan dog ikke undgås. Men det gør vel ikke noget. Og man kan jo bare skrive i et fast opslag, at man ikke kan forvente svar på kommentarer eller spørgsmål. (læs herom i linket nedenfor) 3. Det ser ud til at man kan lave en Facebook side, som man kan finde frem og læse i google selv om man ikke har en Facebook profil. Prøv selv at logge ud af jeres Facebook profil og søg denne side på Google fra Aalborg Universitet Man kan sagtens læse opslag og nyheder, men skal have en Facebook profil for at kommentere opslag. Skal alligevel ikke give det en chance og undersøge fordele og ulemper og forskelle på sider og grupper lidt nærmere til næste møde? Referat: Eva Adsersen har gjort et stor ressourcearbejde forinden og rundsendt dette til mødedeltagerne. Der var den opfattelse, at man ville bede Eva om på næste møde at gennemgå mediet og dets muligheder således, at selv de mest skeptiske ville kunne forstå hvor strålende en idé der er tale om. Torben Andersen medbringer en projektor og Eva en Computer med netopkobling. Referat: Eva Adsersen gennemgik Facebook siden indeholdende den gruppe som Eva har startet op.

4 Side 4 Gruppen noterede sig oplægget med interesse men konkluderede at mediet Facebook nok ikke rigtig egnede sig til den type information som netop renoveringen af Sorgenfrivang II har behov for blandt andet af den grund at overskueligheden var begrænset. Punktet udgår af referatet fra næste møde ByggeWeb Eva Adsersen har bygget en ganske udmærket hjemmeside op ByggeWeb på en eksisterende platform som vi fik med i købet af ByggeWeb uden merpris. Alle er enig i at arbejdet på ingen måde er spildt, men mediet synes ikke tilstrækkeligt fleksibelt til at vi i den aktuelle situationen kan får det optimale ud af produktet. Referat: Der var bred enighed om, at beboerportalen på ByggeWeb var gammeldags, ikke særlig brugervenlig og ikke anvendelig i dette projekt (godt der ikke er betalt særskilt for denne ydelse), og derfor udgår i relation til beboerinformation Referat: Punktet udgår af referatet fra næste møde Sorgenfrivang II Infokanal En rullende avis fra en svunden tid som ikke ses egnet til det ønskede formål. Referat: Der var bred enighed om at dette medie ikke matchede de ønsker/krav der er nutidens formidlingsbehov. Referat: Punktet udgår af referatet fra næste møde Papirudgave (Sorgenfrivang II Nyt) Det er gruppens helt klare opfattelse, at denne form for information er ganske unødvendig, en omkostninger pr. gang ca. kr kan nedbringes betragteligt ved at bede beboerne om at sætte en mærkat på deres dueslag/postkasse om ikke at have behovet for denne, da man kan trække et elektronisk eksemplar på nettet. Referat: Sorgenfrivang Nyt må fortsat være et medie som er rygraden i nyhedsformidlingen. Udsendelsen skal begrænses til at omhandle de beboere som ikke har adresse/ netopkobling. (Økonomi). Referat: Torben Andersen oplyste, at det er hensigten at udsende et Sorgenfrivang II Nyhedsbrev inden sommerferien med oplysninger om det sidste nyt med hensyn til de afholdte licitationer på såvel flytteudbud som på selve bygningsarbejderne samt sidste nyt om stadiet for informationsstrategien fremadrettet. Samtidig benyttes lejligheden til at ønske beboerne en rigtig god sommerferie. Hjemmeside Eva Adsersen plæderede for, at man på nettet nedtog en master til en hjemmeside som var mulig at gøre brug af i den konkrete situation.

5 Side 5 I en efterfølgende drøftelse over muligvis at inddrage et professionelt WEB firma til at designe en hjemmeside var Eva Adsersen af den opfattelse af være spild af penge. Der arbejdes videre med at finde en gratis hjemmeside og sideløbende undersøger Jens Erik Basballe de økonomiske udfordringer med at gøre brug af en professionel WEB Master. Referat: Eva Adsersen har undersøgt mulighederne for at oprette en brugbar hjemmeside og der er fundet et delvis gratis egnet medie. Der ønskes Eva s oplæg til et design og deraf det mulige behov for tilkøb at supplerende faciliteter og pris herpå. Hvis muligt til næste møde. Jens Basballe taler med kontaktperson i Sorgenfrivang II om mulig support som omtalt i referat fra sidste møde. Referat: Efter mødet: Efter en del efterfølgende udmeldinger er situationen nu den, at der ved såvel Allan Olsson mellemværende som ved en Torben Dhyrstad mellemkost, at det er lykkedes at få opgraderet den gamle Sorgenfrivang II hjemmeside på en måde, der både gør den seværdig og informativ i sit indhold. Komplikationer med programmeringsarbejdet fra starten skulle nu være ryddet af vejen således, at Eva Adsersen fortsat har mod på fremadrette at følge op på hjemmesiden og tilpasse den til projektets behov. På næste møde skal såvel antal af afsnit som indhold af det enkelte afsnit drøftes igennem, således at intet igangsættes officielt overfor beboerne uden forudgående aftale med infogruppen. Pixibog Ved et tidligere møde mellem Torben Andersen DAB og Allan Olsson er der blevet drøftet muligheden af, at udfærdige en PIXI bog der skulle indeholde praktiske oplysninger fra hver af de afdelinger som bliver brugt til genhusning. Den bog skulle så udleveres de enkelte beboere til orientering, om hvad den afdeling som de midlertidig skal genhuses i, kan tilbyde og hvilke begrænsninger der måtte være i forhold til det, som beboerne var vant til i Sorgenfrivang II. Forslaget nød fremme og der arbejdets videre med ideen. Referat: Birgit Rasmussen kommer til næste møde med skitseoplæg til en disponering af en kommende Pixifolder, som skal være afdelingsbestemt dog med et overordnet indhold om: Afdelingsnavn/Foto Stamoplysninger om boligstørrelser antal boliger Beboerlokaler Kontortider Adresser Telefonnumre Mailadresser Ordensreglement Opkoblingsmuligheder til YouSee/andet Vaskemaskine Opvaskemaskine

6 Side 6 Andre nyttige oplysninger evt. klubber, foreninger etc. Referat: Birgit Rasmussen lover til næste møde at have et skitsemæssigt oplæg med til drøftelse i info-gruppen 4.0 Økonomi Referat: Intet nyt 5.0 Eventuelt 6.0 Næste Møde Referat: Næstkommende møde i følgegruppen aftaltes til onsdag den 27. august 2014 kl i bestyrelseslokalet. Der undersøges internt i afdelingsbestyrelsen om datoen er acceptabel. Torben Andersen