Nærvær i vores kommune. - Plan for øget nærvær og mindre sygefravær i Lejre Kommune

Transkript

1 Nærvær i vores kommune - Plan for øget nærvær og mindre sygefravær i Lejre Kommune Indhold 1 Indledning Den stærke trekant: tilfredse borgere, høj kvalitet og tårnhøj social kapital Fakta om sygefravær i Lejre Kommunes kommunale organisation Mål og succeskriterier Huset Tydelig ledelse og fælles ejerskab er fundamentet Ordentlig statistik Systematiske samtaler Syge- og raskmelding Opmærksomhedssamtaler Sygefraværssamtaler Hvis sygefraværet bliver ved Tilbage på arbejdet Tidlig indsats Trivsel, arbejdsmiljø og social kapital Hvad har vi gjort og hvad kommer der til at ske i den fælleskommunale indsats? Kortlægning af social kapital og første bølge af indsatser APV i 2015 anden bølge Kommunikation, kompetenceudvikling og vidensdeling December 2014

2 1 Indledning Fokus fastslår bl.a., at det skal være godt og hot at arbejde i Lejre Kommune tilfredse medarbejdere skaber tilfredse borgere og bedre resultater. Hovedudvalget har derfor iværksat en samlet indsats for at styrke nærværet og dét, der skaber arbejdsglæde og trivsel på arbejdspladsen; dét der virker, giver energi og overskud, skaber fællesskab og medansvar: social kapital. Social Kapital handler om, hvordan vi fungerer sammen på arbejdspladsen. Om at sætte arbejdsmiljø og trivsel ind i en sammenhæng der er tæt forbundet med at løse kerneopgaverne: Virksomhedens sociale kapital er den egenskab, som sætter arbejdspladsens ansatte i stand til i fællesskab at løse dens kerneopgave. For at kunne løse denne kerneopgave er det nødvendigt, at de ansatte evner at samarbejde, og at samarbejdet er baseret på et højt niveau af tillid og retfærdighed. Kilde: Hvidbog om virksomhedens sociale kapital Det er dokumenteret, at virksomheder både private og offentlige - med en høj social kapital skaber bedre resultater og har et bedre arbejdsmiljø - samt et lavere sygefravær. Lavere sygefravær kommer ved at fokusere på nærvær og have åbenhed om sygefravær. I dette notat præsenterer direktionen og Hovedudvalget forslag til en fælles tilgang til og indsats for at øge nærværet og herigennem bl.a. nedbringe sygefraværet. Det er ikke en spareplan. Det er en produktivitetsog kvalitetsudviklingsproces. Målet er, at frigøre de ressourcer, der i dag er bundet i fravær, for at omsætte ressourcerne i bedre kvalitet i kerneopgaverne og i investeringer i tidlig indsats og forebyggelse af sygdom. 2 Den stærke trekant: tilfredse borgere, høj kvalitet og tårnhøj social kapital Lejre Kommune har en fælles kvalitetsforståelse. Den er beskrevet i Fokus Kvalitet hele vejen rundt:

3 I Lejre Kommune forstår vi kvalitet ud fra tre dimensioner: Som oplevet kvalitet, altså kvalitet i mødet med borgere og virksomheder. Som faglig kvalitet, d.v.s. evnen til at tage stilling og handle kompetent på grundlag af faglig indsigt. Og som organisatorisk kvalitet, d.v.s. klare mål, retfærdig og effektiv arbejdstilrettelæggelse, gode relationer mellem kolleger m.v. Virkelig og varig høj kvalitet fordrer god kvalitet på alle tre dimensioner. Med andre ord nok så fagligt dygtige medarbejdere kan ikke i længden lykkes, hvis der er dårlig ledelse og ineffektive arbejdsprocesser. Og hvis borgeren ikke synes hun mødes med respekt, så nytter det ikke at vi selv synes det og i øvrigt er fagligt meget dygtige : Citat fra handleplanen, der er godkendt af Kommunalbestyrelsen: Bedre kvalitet i borgerbetjening. Der er en nær sammenhæng mellem indsatsen for bedre kvalitet i borgerbetjening og indsatsen for at udvikle social kapital og øge nærværet. Der er således solid dokumentation for den stærke trekant, hvor tilfredse kunder, høj kvalitet i kerneopgaverne og høj social kapital går hånd i hånd. 3 Fakta om sygefravær i Lejre Kommunes kommunale organisation Ansatte i Lejre Kommune havde i gennemsnit i ,6 sygefraværsdage, hvilket er 1,6 dage mere pr. medarbejder end landsgennemsnittet for alle landets kommuner, og 0,8 dage mere end for kommunerne i region Sjælland.

4 Sygefraværet er således generelt højt, og stigende - modsat resten af landet. Det er ikke godt for kollegaerne, der skal løbe hurtigere, det er ikke godt for Lejre Kommunes service til borgerne, og det koster penge. Hvis vi værdiansætter sygefraværet i Lejre Kommune i kr/øre tegner der sig et stort potentiale for at frigøre ressourcer: arbejdsdage svarende til ca. 2,5 mio. kr., hvis sygefraværet i Lejre Kommune nedbringes til niveauet for kommunerne i regionen arbejdsdage svarende til ca. 5 mio. kr., hvis sygefraværet nedbringes til niveauet for kommunerne på landsplan og arbejdsdage svarende til over 15 mio. kr., hvis sygefraværet nedbringes til samme niveau som Lemvig Kommune, hvor sygefraværet med 8,8 dage pr medarbejder er lavest blandt kommunerne i Danmark. Værdiansættelsen er ikke udtryk for et samlet beløb, der kan spares, når sygefraværet bringes ned. Der kan spares penge, når et lavere sygefravær betyder, at et center eller en virksomhed ikke behøver at købe erstatningsarbejdskraft. Men i mange tilfælde købes der ikke erstatningsarbejdskraft i form af f.eks. vikarer. I stedet løber kollegaerne i en periode lidt hurtigere, servicen til borgerne bliver lidt dårligere og der produceres lidt mindre. Under alle omstændigheder viser værdiansættelsen, at vi kan frigøre ressourcer til bedre kvalitet i kerneopgaverne og investeringer i arbejdsmiljø og sundhed, når vi nedbringer sygefraværet ved at sætte fokus på nærvær. 4 Mål og succeskriterier Succeskriterierne dét vi vil måle effekten af vores indsats for mere nærvær på er: At alle MED-udvalg på baggrund af kortlægningen af social kapital og viden om sygefraværet drøfter nærvær og sygefravær åbent og udarbejder lokaler planer for at øge nærværet. At der sker noget - konkret i dagligdagen - som konsekvens af handleplanerne og at vi kan dokumentere flere tilstedeværelsestimer/et lavere fravær som følge af de lokale og fælles indsatser. At der sker videndeling mellem MED-udvalg om udviklingen af social kapital og nærvær og at vi når vi evaluerer første gang ved udgangen af 2015 kan genkende værdierne beskrevet i denne plan (jf. afsnit 5). Målet er at bringe sygefraværet så langt ned som muligt. Som et enkelt pejlemærke for ambitionsniveauet anbefaler direktionen følgende mål: at Lejre Kommune i 2015 min. har nedbragt sygefraværet til gennemsnittet i regionen at Lejre Kommune i 2016 min. har nedbragt sygefraværet til gennemsnittet for kommunerne i Danmark. Der er tale om et samlet måltal, som dækker over både korttids- og langtidsfravær. Gennemsnittet for regionen og for landet følges i perioden. Til illustration svarer målopnåelse baseret på gennemsnitstal for 2013 til, at sygefraværet i Lejre Kommune inden udgangen af 2015 er nedbragt med 0,8 sygedage (region Sjælland), og med yderligere 0,8 dage pr. medarbejder i 2016 (landsgennemsnittet for kommuner i Danmark). Målet kræver, at alle centre og virksomheder også jer med et sygefravær som allerede er tæt på landsgennemsnittet nedbringer det. Alle arbejdspladser i Lejre Kommune har et forbedringspotentiale og skal bidrage til det samlede mål.

5 De enkelte centre og virksomheder fastlægger med afsæt i det samlede mål for Lejre Kommune center- /virksomhedsspecifikke mål som et led i årsplanlægningen for Målene drøftes i lokal- og centerudvalg, godkendes af centerchefen og samles op i Hovedudvalget for en samlet status inden udgangen af februar Huset Huset sammenfatter de vigtigste byggeklodser i vores indsats for at øge nærværet. 5.1 Tydelig ledelse og fælles ejerskab er fundamentet Fundamentet er tydelig ledelse og fælles ejerskab. Uden dét falder huset sammen. I Lejre Kommune arbejder vi på alle niveauer og i alle dele af organisationen med seks værdier som skal bidrage til et godt, fælles fundament: Sygefravær er et fælles ansvar, som vi er fælles om at tage ejerskab til. Vi taler åbent, ærligt og tydeligt om sygefravær. Vi har aktive og involverede MED-udvalg, der har fokus på arbejdet med nærvær og sygefravær, og som inddrages i både at udforme politikker og fortolke retningslinjer, aftale mål m.v. og som selv evner at tale ærligt og åbent sammen om nærvær og fravær. Lederne går foran. Ledere på alle niveauer skal sætte nærvær og fravær højt på dagsordenen og efterspørge hjælp fra andre, når de har behov for det. Led ud fra social kapital. Vi ved, at der er en tæt sammenhæng mellem at gøre det godt og at have det godt. Derfor leder vi ud fra principperne i social kapital: fokus på kerneopgaverne, tillid, samarbejde og retfærdighed. Sygefraværssamtaler. Vi handler på sygefravær for at hjælpe medarbejdere tilbage på arbejdet. Medarbejderne ved, at ledere i Lejre Kommune holder øje med og handler på fravær for begge parters skyld. Tidlige indsats. Hovedudvalget vil samle erfaringer op, og sikre vidensdeling på tværs. Ledere

6 Ordentlig statistik. Vi leder på baggrund af vores viden om sygefraværet og vi måler på at vi lykkes med at nedbringe det. Statistikken er ikke endemålet, men et middel til at forstå sygefraværets karakter og årsager tilpasse indsatserne til det. Det vigtigt at huske på, at en leder er også nogens medarbejder, og ingen ledere forventes at kunne alting selv. Hvis der er virksomheder, afdelinger, fagcentre m.v. som har et vedvarende højt sygefravær, og måske også har andre problemer såsom kvalitetsproblemer, mange klager, arbejdsmiljøproblemer m.v. så er det direktionens klare forventning, at lederens leder rykker tættere på i en periode. Tættere på kan betyde mange forskellige ting: At der i en periode gennemføres samtaler om og opfølgning på de planer, der lægges. Eller at det aftales at sikre ekstern bistand til en arbejdsmiljøindsats. Eller aftaler om et coachingforløb. Det vigtige er, at den enkelte leder og MED udvalg ikke må overlades alene med en udfordring, de ikke kan løse selv. 5.2 Ordentlig statistik Sygefraværet på hver enkelt arbejdsplads synliggøres fremover ved månedlige rapporter til hver enkelt leder og MED udvalg. Den seneste rapport forelægges altid på førstkommende MED udvalgsmøde. Det er den enkelte leders ansvar at holde sig ajour med sygefraværet for egne medarbejdere. Det sker gennem udtræk fra sygefraværssystemet (OPUS), hvor der fremover vil blive tilbudt relevante udtræksmuligheder, herunder udtræk pr. ugebasis på medarbejderniveau. Der arbejdes henimod, at alle ledere modtager besked, hvis en medarbejder inden for de seneste 60 dage har haft f.eks. mindst 5 sygedage (på arbejdsdage) og /eller mindst 2 sygeperioder. Det skal ses som en støtte til, at leder og medarbejder får talt sammen og lagt planer for, at medarbejderen kan komme tilbage på arbejde, jf. afsnittet nedenfor: Systematiske samtaler. 5.3 Systematiske samtaler Medarbejderne skal møde en god og ensartet praksis; uanset hvem der er deres leder og hvor de er ansat i organisationen. Og lederne skal opleve, at de får hjælp gennem nogle gode, fælleskommunale retningslinjer /vejledninger og statistik. Formålet med systematiske samtaler er at sikre, at vi drager omsorg for at hjælpe syge medarbejdere tilbage på arbejdet hurtigst og bedst muligt. Fremover arbejder vi systematisk med samtaler ud fra fælles retningslinjer, der vil blive understøtte af vejledninger og skabeloner.

7 5.3.1 Syge- og raskmelding Syge- og raskmelding sker telefonisk til nærmeste leder eller anden med ledelsesbeføjelser. Den enkelte arbejdsplads kan hvis der er behov for det og under hensyntagen til lokale forhold fastlægge nærmere procedurer for syge- og raskmelding. I så fald skal arbejdspladsen sikre, at procedurerne er beskrevet skriftligt, og er kendt af alle samt at de - inden beslutning - behandles i det relevante MED udvalg Opmærksomhedssamtaler I Lejre Kommune ønsker vi at fremme den løbende, uformelle kontakt mellem leder og medarbejder, og sikre åben dialog om sygefravær. Ledere i Lejre Kommune skal dérfor vise omsorg for den syge medarbejder fra starten af et sygdomsforløb, og vise interesse for hvad der skal til for at medarbejderen kommer helt eller delvist tilbage på arbejde. Det kan være gennem mails, telefonisk kontakt eller møder. Lederen tager senest efter tre dages fravær tages kontakt til medarbejderen og igen på 8. dagen. Der udarbejdes ikke referat af opmærksomhedssamtaler Sygefraværssamtaler Vi gennemfører sygefraværssamtaler for at hjælpe medarbejderen tilbage på arbejdet. Den første sygefraværssamtale gennemføres inden der er gået 2 uger fra den første sygefraværsdag. Fokus er på at forstå om sygefraværet skyldes forhold på arbejdspladsen og hvad vi som arbejdsgiver og arbejdsplads kan gøre for, at medarbejderen vender helt eller delvist tilbage på arbejde. Indkaldelse til samtale sker skriftligt (i særlige tilfælde kan indkaldelsen ske telefonisk) og med et varsel på minimum 3 hverdage, så begge parter har mulighed for at forberede sig. Vi oplyser altid medarbejderen i mødeindkaldelsen om muligheden for at tage en bisidder med til samtalen. Hvis det ikke er muligt for vores medarbejder - på grund af sygdom at møde til samtalen på arbejdspladsen, så kan en anden form (f.eks. på telefon) eller et andet sted aftales. Samtalen kan kun finde sted på medarbejderens privatadresse efter forslag fra medarbejderen selv. Vær opmærksom på, at medarbejderen ikke har pligt til at orientere sin leder om sygdommens art eller om sociale, personlige eller familiemæssige forhold, selv om det måtte have indflydelse på fraværet eller på medarbejderens arbejdsindsats i øvrigt. I de fleste tilfælde vil åbenhed om årsagerne gavne mulighederne for at leder og medarbejder i fællesskab kan drøfte, hvad der skal til for, at medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet. Der udarbejdes altid dokumentation (referat) for sygefraværssamtaler. Dokumentation vil blive lagt på personalesagen. Der vil blive udarbejdet en fælles skabelon som vi bruger til at dokumentere fraværssamtaler, og som også rummer vejledning til både medarbejder og leder om hvad det er vigtigt at komme rundt om i samtalen, f.eks. aftaler om information til kolleger, og aftaler om hvad der skal til for at medarbejderen kan komme tilbage helt eller delvist (handleplan).

8 5.4 Hvis sygefraværet bliver ved Hvis sygefraværssamtalen ikke har tilført nye oplysninger og sygefraværet stadig er uacceptabelt højt, og/eller udsigterne til hel eller delvis tilbagevenden er meget ringe, skal det tydeligt fremgå af konklusionen på sygefraværssamtalen, at der er tale om en driftsmæssig uholdbar situation, og at fraværet hurtigst muligt skal nedbringes. Såfremt det ikke sker, kan det få konsekvenser for ansættelsesforholdet i form af fx opsigelse. Det er vigtigt, at det af dokumentationen fra sygefraværssamtalen fremgår, at der har været dialog om, at sygefraværet kan få ansættelsesretlige konsekvenser. Man må som medarbejder ikke være i tvivl om det, hvis sygefraværet kan få konsekvenser for ansættelsen. De nærmere vilkår for dokumentation vil fremgå af de vejledninger, der bliver udarbejdet, jf. ovenfor. 5.5 Tilbage på arbejdet Det er vigtigt, at medarbejdere, som har været syge, føler sig velkomne af både af leder og af kolleger, når de er tilbage på arbejde igen. Det kan være ved en kort snak med velkommen tilbage dejligt, at du nu er frisk igen. Ved længere fraværsperioder kan der være behov for særlige aftaler og opfølgning fra lederens og kollegernes side. Vi opfordrer til, at medarbejdere, der har været syge i kortere eller længere tid altid bydes velkommen tilbage til arbejdet. 6 Tidlig indsats Lejre Kommune har ikke aktuelt en fælles pallette af sundheds- og tidlige indsatstilbud til vores medarbejdere. Der er i dag aftale om, at leder kan visitere til psykologbistand ved Falck Healthcare. Herudover er det ikke aktuelt fælleskommunale tilbud. Der er imidlertid rundt om på arbejdspladserne gode eksempler på, hvordan sundhed tænkes ind i dagligdagen. Hovedudvalget vil samle disse erfaringer op, og sikre vidensdeling på tværs, ligesom de hjemmesider, der allerede findes med gode eksempler og tilbud vil være at finde på det nye personalesite, som Koncernsekretariat & Udvikling lancerer primo Erfaringen fra Jobcenteret og andre kommuner og virksomheder er, at der er behov for at kunne tilbyde andre, konkrete tilbud, f.eks. tilbud om samtale med socialrådgivere eller psykolog, hurtig udredning m.v. Det videre arbejde med denne plan omfatter derfor at afdække mere systematisk, hvilke tidlig indsats tilbud, der virker godt og hvordan de kan blive stillet til rådighed for ansatte i Lejre Kommune. Det vil ske i et samarbejde mellem Koncernsekretariat & Udvikling, Center for Job & Familie og Center for Velfærd & Omsorg. 6.1 Trivsel, arbejdsmiljø og social kapital Vi slutter hvor vi startede med social kapital. Fordi udviklingen af social kapital handler om kerneopgaverne og om at arbejdspladser, hvor medarbejderne oplever en høj grad af tillid, retfærdighed og samarbejde, skaber bedre resultater til gavn for borgerne i Lejre Kommune. Udviklingen af social kapital handler om at øge nærværet, produktiviteten og kvaliteten.

9 Social kapital sætter fokus på dagligdagen, som den udfolder sig forskelligt i de forskellige dele af organisationen. Det sker ikke gennem en særlig kampagne eller projektindsats. Det handler om basale ting, som en ledelse, der evner at samle medarbejderne om Lejre Kommunes politiske mål og om kerneopgaverne, som sikrer en god og retfærdig arbejdstilrettelæggelse, som følger op på de tiltag, der er sat i værk og som lytter og er i løbende dialog med ansatte og interessenter for at forstå, hvad der skal tilpasses eller ændres. Det handler om medarbejdere, der tager ansvar for eget arbejde og for samarbejdet med kolleger i sit team og i andre dele af organisationen, som dygtiggør sig og efterspøger feedback som et led i egen kompetenceudvikling m.v. Altså forebyggelse af fravær sker i hverdagen og det er fælles anliggende for ledelse og medarbejdere, og det er ledelsens ansvar. 6.2 Hvad har vi gjort og hvad kommer der til at ske i den fælleskommunale indsats? Alle ledere, TR og AMR har i 2014 været på uddannelsesdag i social kapital med professor Tage Søndergård som underviser. På den baggrund, har direktionen og Hovedudvalget besluttet en samlet plan for som indebærer: - Kortlægning af den sociale kapital gennem forsøgsprojekter for udvalgte virksomheder - Uddannelse af ledere, arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter alle er tilbudt undervisning i Social Kapital - Vidensdeling og fælles fokus med plads til forskellighed hvor HU, center- og lokaludvalg får tildelt ansvar for konkrete processer i 2015 og frem - Nedsættelse af et Lederforum for alle kommunale ledere med personaleansvar er siden Kortlægning af social kapital og første bølge af indsatser I forlængelse af planen ønskede HU at støtte pilotvirksomheder i at styrke den sociale kapital på deres arbejdspladser og spurgte efter frivillige. På grund af den massive interesse (omfattende 32 virksomheder med ca. halvdelen af samtlige ansatte i kommunen) ændrede HU indsatsen til en første bølge, så alle de interesserede kunne deltage. Med ekstern konsulentbistand er der tilrettelagt et forløb, hvor HU og samtlige lokaludvalg for de 32 virksomheder deltager i 3 workshopsforløb, der giver deltagerne viden om - hvordan vi kan styrke og forankre forståelsen af hvad social kapital indebærer af konkret adfærd på arbejdspladserne, - hvordan MED udvalgene med afsæt i resultaterne af kortlægningen kan opstille lokale mål og indsatser for styrkelsen af tilliden, samarbejdet og retfærdige processer samt - erfaringer og delresultater fra de 32 virksomheders arbejdet mhp. at videndele samt udbrede metoder og værktøjer på tværs af deltagerne og til resten af organisationen. 6.3 APV i 2015 anden bølge I 2015 er der gået 3 år siden seneste ArbejdsPladsVurdering (APV) i 2012, hvorfor det er lovpligtigt at gennemføre en ny APV. APV en gennemføres så den dels omfatter en vurdering af det fysiske arbejdsmiljø, dels omfatter en kortlægning af alle centre og virksomheders sociale kapital. For nogle vil APV i 2015 samtidig blive en åbningsmåling af den sociale kapital, mens det for de 32 virksomheder vil udgøre en opfølgning på arbejdet og målene fra kortlægningen fra første bølge. I forbindelse med APV og måling af social kapital i 2015 vil det blive vurderet, hvor ofte målingerne gennemføres og hvordan. De 32 s erfaringer om hvad der konkret virker godt og hvad der ikke virker vil blive anvendt aktivt, når hele den kommunale organisation sætter mål for forbedring af den sociale kapital.

10 7 Kommunikation, kompetenceudvikling og vidensdeling Der vil blive støttet op om implementeringen af indsatserne i denne plan på flere måder. Først og fremmest ved, at Økonomiudvalget, direktionen og Hovedudvalget vil beskæftige sig indgående og vedvarende med nærvær og sygefravær; med hver vores muligheder og roller. Hovedudvalget og direktionen har et særligt fokus på at sikre formidling af planen og især af de værdier, som vores arbejde skal hvile på og som skal gennemsyre indsatsen i 2015 og frem. Hovedudvalget drøfter en nærmere plan for det på sit møde i december. Direktionen vil endvidere sætte fokus på leder- og ledelsesudvikling samt lederevaluering i Endvidere vil vi sætte ind på at gennemføre uddannelse i den gode samtale, på at sikre gode skabeloner og vejledninger til fraværssamtaler, på vidensportal og vidensdeling samt på at tilvejebringe flere tilbud om tidlig indsats og sikre viden om fraværet; særligt på de arbejdspladser hvor analysen af sygefravær viser, at det er højest.