Projektbeskrivelse for gennemførelse af evaluering af den administrative struktur

Transkript

1 Projektbeskrivelse for gennemførelse af evaluering af den administrative struktur 1. Baggrund Sammenlægningsudvalget for Ny Næstved Kommune godkendte den 16. januar 2006 oplæg til den administrative organisering og ledelsesstruktur. Forud for sammenlægningsudvalget godkendelse havde været en længere proces, hvor de fem byråd, den politiske styregruppe og forskellig samarbejdsorganer havde været involveret i drøftelserne af den fremtidige administrative struktur. For eksempel besluttede den politiske styregruppe den 6. juni 2005 at fastsætte antallet af direktører til 7 (kommunaldirektøren plus 6 direktører, heraf fire fagdirektører og to tværgående). Beslutningen udsprang af et kvartalsseminar den 30. maj 2005 for de fem kommunalbestyrelser, hvor politikerne drøftede henholdsvis den politiske og den øverste administrative ledelsesstruktur. Udover at godkende oplægget den 16. januar 2006 besluttede Sammenlægningsudvalget endvidere, at den valgte organisering skulle evalueres ultimo Denne beslutning er baggrund for, at der nu fremlægges et oplæg til gennemførelse af evalueringen af den administrative struktur i Næstved Kommune. 2. Formål I forbindelse med forberedelserne til etableringen af den nye Næstved Kommune, blev valgt den organisatoriske opbygning, som kommunen har haft siden 1. januar Grundlaget for den foreslåede administrative organisation blev beskrevet med seks hovedprincipper; sikker drift, tværgående koordinering og helhedsorientering, udvikling, effektive beslutningsstrukturer, politiske fokusområder afspejles i organisationen og borgerrettet administration. Erfaringerne med den valgte organisationsmodel baserer sig på halvandet års oplevelser, hvoraf minimum det første halve år er forløbet med at falde til i de nye rammer og roller. Det er derfor tvivlsomt, om det er muligt, at identificere den samlede effekt af principperne for den valgte opbygning af den administrative struktur i Næstved Kommune. Erfaringsgrundlaget for at foretage radikale og grundlæggende ændringer af den valgte organisationsopbygning er derfor spinkelt. Formålet med denne evaluering af den administrative struktur er derfor, at kunne foretage en trimning af organisationen; i forhold til snitflader mellem forvaltninger (og udvalg i det omfang, det har betydning for den administrative struktur), i forhold til administrationens rolle over for de decentrale virksomheder og kommunalpolitikerne i en erkendelse af, at det led, der skal levere service til borgerne, skal have de bedst mulige vilkår, for at udøve deres virke. Evalueringen har til formål at belyse oplevede problemfelter i forhold til den valgte administrative opbygning og de seks hovedprincipper, der ligger til grund for den. Undersøgelsen udmøntes i en oplistning af fremtrædende problemfelter samt fremkomne forslag til løsning heraf. Evalueringens resultater kan indgå i beslutningsgrundlaget ved eventuelle overvejelser om ændringer i kommunens organisatoriske opbygning. Evalueringen kan eventuelt suppleres med en efterfølgende tilsvarende evaluering af den politiske organisationsstruktur. 1

2 3. Design Evalueringen af den administrative struktur omfatter følgende emner: Undersøgelse af oplevet funktionalitet i den valgte administrative struktur. Undersøgelse af de oplevede problemer med de nuværende definerede snitflader. Undersøgelse af den oplevede beslutningssmidighed i administrationen. Undersøgelse af den oplevede administrative servicering hos kommunalpolitikere og decentrale virksomheder. Undersøgelse af de oplevede administrative byrder i de decentrale virksomheder. Undersøgelse af omfang af fremsendte administrative regler mv. fra administrationen til decentrale virksomheder. Undersøgelse af det oplevede samspil med administrationen hos henholdsvis kommunalpolitikere og de decentrale virksomheder. Der formuleres spørgsmål inden for hvert emne. Undersøgelsen forberedes via gennemførelse af en pilotundersøgelse, der har til formål at identificere hovedproblemfelter indenfor hvert emne. 4. Hvem involveres Undersøgelsen gennemføres som udgangspunkt af Udviklingsforvaltningen. Alternativ gennemførelse skal overvejs, såfremt Udviklingsforvaltningen vurderes at være inhabil i dele af undersøgelsen. Undersøgelsen involverer vurderinger fra følgende respondenter: Alle decentrale virksomhedsledere i Næstved Kommune Alle kommunalpolitikere i Næstved Kommune Et udvalg af administrative ledere og medarbejdere i administrationen, der fastsættes nærmere på baggrund af pilotundersøgelsen. 5. Afgrænsning og problematikker Ønsket om en evaluering af organisationen er afgrænset til en evaluering af den administrative struktur. Undersøgelsen har til formål at påpege problematikker ved funktionaliteten i den valgte administrative struktur, og resulterer ikke i en anbefaling af en bestemt administrativ organisering. 6. Tidsplan Udarbejdelse af projektbeskrivelse 1. kvartal 2008 Drøftelse af projektbeskrivelse i Direktionen April 2008 Drøftelse af projektbeskrivelse i Hoved Med udvalget 16. maj 2008 Godkendelse af projektbeskrivelse i Udvalget for økonomi, personale 26. maj 2008 og overordnet planlægning. Design af pilotundersøgelse Maj 2008 Gennemførelse af pilotundersøgelse blandt decentrale Juni 2008 virksomhedsledere Gennemførelse af pilotundersøgelse blandt kommunalpolitikere Juni 2008 Gennemførelse af pilotundersøgelse blandt vicedirektørgruppen og Juni

3 øvrige administrative ledere Opgørelse af udsendte regler af fagchefer Juni 2008 Behandling af data fra pilotundersøgelse identifikation af hovedproblemfelter August september 2008 Præsentation af resultater i Direktionen September 2008 Udarbejdelse af projektbeskrivelse for hovedundersøgelsen September 2008 Beslutning om iværksættelse af hovedundersøgelse, Direktionen September 2008 Design af hovedundersøgelse Primo oktober 2008 Gennemførelse af hovedundersøgelse blandt decentrale virksomhedsledere Oktober - Gennemførelse af hovedundersøgelse blandt kommunalpolitikere Oktober - Gennemførelse af hovedundersøgelse blandt administrative ledere Oktober Behandling af data fra hovedundersøgelsen Ultimo november 2008 Præsentation af resultater fra hovedundersøgelsen i Direktionen 3. december 2008 Orientering om resultater fra hovedundersøgelsen i Hoved December 2008 Medudvalget Præsentation af resultater fra hovedundersøgelsen i Byrådet 15. december 2008 Temadrøftelse af resultater i Direktionen Udarbejdelse af handlingsplan Godkendelse af handlingsplan i Direktionen Godkendelse af handlingsplan i Udvalget for økonomi, personale og overordnet planlægning. Godkendelse af handlingsplan i Byrådet 1. kvartal Fastsættes nærmere efter gennemførelse af pilotundersøgelsen. Det forventes, at resultater af hovedundersøgelsen kan forelægges for Byrådet på deres møde den 15. december Handlingsplanen, der udarbejdes som følge af undersøgelsen, forventes at blive forelagt for Byrådet i 1. kvartal

4 Beskrivelse af indhold under de oplistede emner i undersøgelsen af den politiske og administrative struktur. A. Undersøgelse af den oplevede funktionalitet i den valgte struktur Hvordan opleves den valgte struktur at underbygge muligheden for henholdsvis politikernes og administrationens virke, herunder i forhold til den borgerrettede administration? Kan der ske justeringer/tilpasninger i strukturen, som vil lette politikernes og administrationens virke? Hvordan opleves mulighederne for udvikling, eksempelvis på baggrund af ændringer i omgivelserne eller betingelser for virke. De kommunale politikere og udvalgte administrative ledere. B. Undersøgelse af de oplevede problemer med de nuværende definerede snitflader Hvilke problemer opleves med de eksisterende snitflader mellem afdelinger, forvaltninger og udvalg i relation til: o Ansvarsplacering og opgavefordeling mellem fagforvaltninger, fagkontorer mv.? o Ansvarsplacering og opgavefordeling mellem faglige forvaltninger og tværgående forvaltninger? o Mulighed for at kunne levere et sammenhængende forløb for den enkelte borger helhed for borgeren? Hvilke problemer opleves mellem de forskellige beslutningslag/kompetencelag indenfor en forvaltning? Hvilke forslag er der til imødekommelse af disse problemstillinger? Hvordan er den oplevede funktionalitet af adskillelsen af myndigheds- og driftsopgaver? Hvordan opleves funktionaliteten i den tværfaglige projektarbejdsform? De decentrale virksomhedsledere på myndigheds-/driftsopdelte områder, udvalgte administrative medarbejdere/ledere, kommunalpolitikere. C. Undersøgelse af den oplevede beslutningsgang i den centrale administration Hvordan opleves de decentrale virksomhedslederes mulighed for at træffe beslutninger? Hvor henholdsvis understøtter og besværliggør administrationen den? Hvordan kan administrationen gøre det mindre besværligt? Er der ønsker til anden decentraliseringsgrad/frihedsgrader, ændringer i ansvar og kompetencer i forhold til administrationen? De decentrale virksomhedsledere, udvalgte administrative medarbejdere/ledere i pilotundersøgelsen. 4

5 D. Undersøgelse af den oplevede administrative servicering Hvordan opleves kvaliteten af de modtagne ydelser og services fra Udviklingsforvaltningen og Økonomi- og personaleforvaltningen? Hvordan opleves kvaliteten af de modtagne ydelser og services fra fagforvaltningerne? Hvordan opleves administrationens servicering ift. de decentrale virksomheders mulighed for at levere services til borgerne/brugerne understøttes eller besværliggøres den? Hvordan kan det gøres bedre i de tilfælde, hvor administrationen besværliggør de decentrale virksomheders forhold til borgerne/brugerne? Er der ønsker til øget samarbejde/ ændret relation mellem de decentrale virksomheder/kommunalpolitikerne og administrationen herunder, supportbehov og aflastning? De decentrale virksomhedsledere og kommunalpolitikere. E. Undersøgelse af de oplevede administrative byrder i de decentrale virksomheder Hvad oplever de som de væsentligste byrder, administrationen pålægger dem? Hvori består de unødvendige administrative belastninger? Hvilken betydning har belastningen for serviceringen af borgerne? Hvad kan der gøres i relation til såvel de unødvendige som de nødvendige byrder for at aflaste de decentrale virksomheder? Hvorledes kan den decentrale virksomhedsleder selv imødekomme dette? Hvorledes kan det faglige ledelsessekretariat/fagkontor og den centrale administration imødekomme dette? Hvordan kan det sikres, at de rigtige informationer rammer de rette? De decentrale virksomhedsledere. F. Undersøgelse af omfang af fremsendte administrative regler mv. fra administrationen til de decentrale virksomheder Opgørelse over antal fremsendte administrative regler og art heraf i en nærmere fastsat periode. Fagchefer. G. Undersøgelse af det oplevede samspil mellem den centrale administration og de decentrale virksomheder Hvad fungerer særligt godt i samspillet mellem administrationen og de decentrale virksomheder? Er der ønsker til ændringer i samspillet mellem administrationen og de decentrale virksomheder. De decentrale virksomhedsledere og udvalgte administrative ledere/medarbejdere. 5