Byrådsindstilling. Ny hjemmeside for Århus Kommune. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling

Transkript

1 Byrådsindstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 7. marts 2008 Ny hjemmeside for Århus Kommune Århus Kommune Juridisk Afdeling Borgmesterens Afdeling 1. Resume Århus Kommune har behov for en ny hjemmeside. Den nuværende tekniske platform kan ikke indfri de mange forventninger, som stilles til kommunens centrale kommunikations- og servicekanal på internettet. Det indstilles derfor, at der igangsættes et udviklingsprojekt, som skal frembringe og implementere en ny central hjemmeside for kommunen. Der afsættes 2½ - 3 år til det samlede projekt, men så lang tid vil der ikke gå, før offentligheden får adgang til hjemmesiden. Første version af hjemmesiden vil stå klar i løbet af ca. 1½ - 2 år. For det samlede udviklingsforløb afsættes et budget på 7,5 mio. kr. Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer M0/2007/03205 Sagsbehandler Niels Erik Jordansen Telefon Direkte telefon Telefax E-post jur@aarhus.dk E-post direkte fg@jur.aarhus.dk Det overordnede ansvar for udviklingsprojektet er placeret i Borgmesterens Afdeling, men alle magistratsafdelinger vil blive inddraget. Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice vil i kraft af sit ansvar for kommunens borgerservice indtage en central rolle i projektet. Også hjemmesidens fremtidige brugere, dvs. i første række kommunens borgere, vil blive taget med på råd. Byrådsindstillingen beskriver udelukkende de overordnede rammer for projektet. Når Byrådets godkendelse foreligger, vil der blive udarbejdet en detaljeret projektbeskrivelse. 2. Beslutningspunkter At 1) Byrådet tilslutter sig nærværende indstilling som ramme for arbejdet med at udarbejde og implementere en ny hjemmeside for Århus kommune. Ny hjemmeside for Århus Kommune

2 At 2) Byrådet afsætter rådighedsbeløb og meddeler anlægsbevilling på 6,0 mio. kr. til hjemmesideprojektet. Beløbet finansieres med 1,5 mio. kr. fra IT-puljen i 2008, 2 mio. kr. fra Erhvervspuljen i 2009 samt 2,5 mio. kr. fra budgetforliget i Baggrund Der stilles stadig større krav og forventninger til Århus Kommunes hjemmeside. I regeringens, KL s og Danske Regioners strategi for udviklingen af den offentlige sektor spiller kommunernes hjemmesider en central rolle. Tilsvarende gælder det i mange af Århus Kommunes egne udviklingsplaner og politikker. Men Århus Kommunes nuværende hjemmeside kan ikke leve op til kravene. Den teknologiske platform for hjemmesiden er ikke længere tidssvarende, men fungerer reelt som en barriere for den videre udvikling af hjemmesidens anvendelsesmuligheder. Regeringen, KL og Danske Regioner er i fællesskab blevet enige om en strategi for digitaliseringen af den offentlige sektor (2007). Strategien skal sikre, at det offentlige fremover skal levere en bedre, mere sammenhængende og effektiv digital service til borgere og virksomheder. Samtidig sætter strategien fokus på gevinsten ved digitaliseringsinitiativer, som kan flytte ressourcer fra administration til borgernær service. Borgere og virksomheder skal tilskyndes til at bruge den kommunikationskanal, som er billigst for kommunerne og den øvrige offentlige sektor. Med digitaliseringsstrategien bliver kommunernes hjemmesider i fremtiden en af de væsentligste hvis ikke den væsentligste indgang til kommunen for borgere og virksomheder. Også Århus Kommunes egen it-strategi fra 2007 trækker store veksler på internettet og kommunens hjemmeside. Det gælder ikke alene i forhold til betjeningen af kommunens borgere og virksomheder, men også i forbindelse med udviklingen af det lokale folkestyre. Det skal være nemt for borgerne at benytte deres demokratiske rettigheder, fremgår det af strategien. Mange af Århus Kommunes øvrige planer og politikker for bl.a. borgerservice, handicapområdet, integration, udviklingsplaner for kommunikationen i forhold til Byrådet, erhvervs- og byudvikling, kultur- Ny hjemmeside for Århus Kommune Side 2 af 8

3 plan mv. forudsætter ligeledes en hjemmeside, der på alle måder kan regnes blandt de bedste. Hjemmesidens nuværende, tekniske platform er imidlertid ikke i stand til at indfri de mange forventninger. Det kan ikke anbefales hverken teknisk eller økonomisk - at basere fremtidig udvikling på den bestående version af hjemmesiden. 4. Den forventede effekt Effekten af den nye hjemmeside skal give sig udtryk på flere måder: 1. Kommunens borgere og virksomheder skal opleve et kvalitetsløft i kommunens kommunikation og øvrige service Brugerne skal have en nemmere adgang til den kommunale service på internettet. De skal kunne blive betjent, eller betjene sig selv, uafhængigt af tid og sted. I en tid, hvor en stadig større del af den offentlige service digitaliseres og gøres tilgængelig for borgerne via internettet består en selvstændig udfordring i at skabe overblik og sammenhæng for brugerne. Borgeren og virksomheden skal fx nemt kunne følge sine egne sager. Dette stiller krav til den måde, kommunen vælger at organisere sin service på, internt, ligesom det i stigende grad stiller krav til det digitale web-samarbejde på tværs af den offentlige sektor. Det er Århus Kommunes overordnede vision, at Århus skal være en god by for alle. For borgere med nedsat funktionsevne herunder personer med synsnedsættelse eller manglende læsefærdigheder - er målsætningen for den nye hjemmeside derfor, at disse ud fra egne præmisser kan benytte den web-baserede kommunikation og service fra kommunen på lige fod med andre borgere. Det betyder, at hjemmesiden skal være tilgængelig for handicappede, der benytter forskellige former for kompenserende hjælpemidler. Visionen om Århus som en by med plads til forskellighed og mangfoldighed gælder også integrationsområdet. I Århus Kommunes integrationspolitik fra 2007 hedder det bl.a., at sproglig og samfundsmæssig forståelse ikke må være en barriere for opnåelse af medborgerskab. Dette stiller krav til kommunikationen mellem kommune og borger, bl.a. på kommunens hjemmeside. Ny hjemmeside for Århus Kommune Side 3 af 8

4 2. Hjemmesiden skal bidrage til Århus Kommunes vision om åbenhed og gennemsigtighed i forvaltningen samt en styrkelse af dialogen med borgerne Det skal være let for borgerne at benytte deres demokratiske rettigheder herunder at søge indsigt i egne sager samt at deltage i den demokratiske meningsdannelse. Derfor skal borgerne have mulighed for nye adgangsveje og kommunikationsformer i kontakten med kommunen. Det fremgår af Århus Kommunes IT-politik Århus Kommunes hjemmeside skal bidrage til at styrke kommunens image som en attraktiv kommune Århus Kommune er en attraktiv kommune med mange tilbud til dem, der bor og arbejder i kommunen. Det er vigtigt, at dette budskab bliver formidlet, også via kommunens hjemmeside. Målgrupperne er i første række potentielle tilflyttere (borgere og virksomheder), samarbejdspartnere uden for kommunen og nye medarbejdere. I en tid med knappe arbejdskraftreserver er denne opgave vigtigere end nogensinde. 4. Digitale selvbetjeningsløsninger skal muliggøre en effektivisering af den kommunale service Administrative arbejdsgange skal automatiseres mest muligt, og brugerne skal tilskyndes til at benytte den mest effektive kommunikationskanal for kommunen. I mange tilfælde vil selvbetjeningsløsninger på kommunens hjemmeside være at foretrække frem for fx personlig betjening ved fremmøde eller telefonisk betjening. Gennem en effektivisering kan der flyttes ressourcer fra administration til borgernær service. 5. De planlagte ydelser For at nå de ønskede effektmål er der behov for en indsats over en bred front. I dette afsnit beskrives et udsnit af de aktiviteter, som vil blive sat i gang for at styrke kommunens indsats på internettet. Borgerne Borgerservice vil i sin kanalstrategi i forhold til borgerne prioritere selv- eller medbetjeningsløsninger på kommunens hjemmeside. Nye initiativer skal understøtte strategien: personaliseret hjemmeside, Min Side, digital medborgerassistent og SMS. Ny hjemmeside for Århus Kommune Side 4 af 8

5 En sprogversioneret udgave af hjemmesiden er særligt rettet mod etniske minoriteter. Initiativet skal ses som en styrkelse af kommunens service over for udvalgte målgrupper. Det er dog samtidig en vigtig forudsætning for, at store dele af de etniske minoriteter kan benytte digitale selvbetjeningsløsninger, hvilket igen er en forudsætning for, at kommunen kan hente en effektiviseringsgevinst. Erhvervsindgang En særlig erhvervsindgang skal give et overblik over de services, som kommunen tilbyder sine virksomheder, i sammenhæng med øvrige relevante, offentlige services på bl.a. Virk.dk. I erhvervsindgangen skal de selvbetjeningsmuligheder, der eksisterer, samles, og nye services, såsom blogs og lignende, tilføjes. Indholdet skal være struktureret ud fra virksomhedernes behov. Udenbys målgrupper Særlige områder på hjemmesiden skal være tilegnet studerende, erhvervsvirksomheder og arbejdstagere, der overvejer at flytte til byen. Heller ikke turister og udenlandske samarbejdspartnere må gå forgæves. Businessaarhus.dk er en ny kommunal hjemmeside, der både på dansk og engelsk - skal præsentere og sælge Århus som erhvervsog investeringsby. Den kan som sådan stå som model for lignende initiativer i forhold til andre centrale målgrupper. Det er i den forbindelse vigtigt, at der er sikret en tilstrækkelig sammenhæng mellem de forskellige kommunale hjemmesider. Siderne skal understøtte hinanden, således at brugerne ikke mister overblikket, og kommunens kommunikation samlet set - kan virke mest effektivt. Den engelsksprogede version af hjemmesiden skal udbygges. Folkestyret Kommunikationsstrategi for Byrådet beskriver en række initiativer, som har til formål at understøtte Århus Kommunes vision for borgerdialog og åbenhed. De omfatter bl.a. tv-transmission fra byrådsmøder og udarbejdelse af et undervisningsmateriale, som skal kunne anvendes i undervisningen i de lokale grundskoler. Nyheder Et øget samarbejde på tværs af magistratsafdelingerne skal styrke nyhedsformidlingen via hjemmesiden. Den nuværende formidlingsindsats skal suppleres med nyheder, som i højere grad, end det er Ny hjemmeside for Århus Kommune Side 5 af 8

6 tilfældet i dag, går på tværs af kommunens organisation og tager udgangspunkt i borgernes og erhvervslivets behov for aktuel information. Inden for rammerne af nærværende projekt udarbejdes på den baggrund forslag til en kommunikationsstrategi med særligt sigte på hjemmesidens funktion som nyhedskanal. Tilgængelighed Kommunens hjemmeside skal som minimum leve op til de obligatoriske standarder for offentlige hjemmesider og tilgængelighed (svarende til WCAG-retningslinjerne for tilgængeligt webdesign på niveau AA). Hermed sikres det ikke alene, at der tages et vidtgående hensyn til brugere med nedsat funktionsevne. Det er samtidig en garanti for, at it-udgifterne for borgere og virksomheder, som ønsker at kommunikere digitalt med kommunen, kan begrænses til et minimum. Sammenhæng og overblik En avanceret søgemaskine, en organisering af data, der tager udgangspunkt i brugernes livssituation og et tættere samarbejde med andre kommunale netsider, herunder skolernes og daginstitutionernes hjemmesider, og de store, nationale portaler, Borger.dk og Virk.dk, er nogle af de midler, som vil blive taget i brug for at styrke brugernes oplevelse af sammenhæng og overblik i de digitale tilbud. I samarbejde med Borger.dk udvikles Min side, hvor borgeren kan følge sine personlige sager hos Århus Kommune og andre offentlige myndigheder. Teknisk platform Som tidligere nævnt, er kommunens nuværende hjemmesidesystem ikke egnet til nye udviklingsopgaver. Kommunen skal derfor finde et nyt it-system til oprettelse og vedligeholdelse af hjemmesiden. Systemet skal understøtte de internationale retningslinjer for tilgængelige redigeringsværktøjer (se tilgængelighed ovenfor), understøtte Web 2.0 værktøjer - wiki, blog mv. - og respektere foreliggende vedtagelser vedrørende Århus Kommunes it-arkitektur. Grafisk design Den grafiske brugergrænseflade på hjemmesiden skal fornys. Det grafiske udtryk skal, med udgangspunkt i kommunens designlinje, være så fleksibelt, at det kan skræddersys til flere forskellige målgrupper, herunder bl.a. studerende, pensionister og erhvervsvirksomheder. Det skal signalere troværdighed og samtidig bidrage til Ny hjemmeside for Århus Kommune Side 6 af 8

7 at understøtte kommunens omdømme som en attraktiv og dynamisk kommune. 6. Organisering af indsatsen Projektorganisering Projektansvaret for udvikling af ny hjemmeside er forankret i Borgmesterens Afdeling, som i forvejen har det overordnede ansvar for kommunens hjemmeside. Alle magistratsafdelinger bliver inddraget i udviklingsarbejdet. Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice, hvor ansvaret for hjemmesidens Borger -indgang i dag er placeret, vil naturligt få en central placering i projektorganisationen. Også kommunens borgere bliver involveret i udviklingsprojektet. Udvalgte repræsentanter bliver taget med på råd, fra prioritering af krav til nye services til test af den færdige løsning. Gennem systematisk brugerinddragelse skal det sikres, at hjemmesiden i størst muligt omfang udvikles i overensstemmelse med de ønsker og behov, som udtrykkes af borgerne. Alle magistratsafdelinger har været inddraget i udarbejdelsen af nærværende byrådsindstilling. Overordnet tidsplan Udviklingsprojektet, som strækker sig over flere år, vil blive faseopdelt. Det er først afsluttet ultimo 2010, men den første version af kommunens nye hjemmeside bliver offentliggjort på et tidligere tidspunkt. En mere detaljeret tidsplan vil være indeholdt i projektbeskrivelsen, som udarbejdes i foråret 2008, efter byrådets godkendelse af de overordnede rammer. 7. Konsekvenser for ressourcer Det samlede finansieringsbehov til udvikling og implementering af kommunens nye hjemmeside er opgjort til 7,5 mio. kr, fordelt over tre år. Af disse har Byrådet tidligere bevilget 2,5 mio. kr. i forbindelse med budgetforliget for Idet Århus Kommune ikke råder over et udviklingsbudget til hjemmesiden, forudsættes det resterende finansieringsbehov dækket af bidrag fra Århus Kommunes Erhvervspulje, Ny hjemmeside for Århus Kommune Side 7 af 8

8 Århus Kommunes IT-Pulje samt udviklingsmidler fra Kultur og Borgerservice udviklingsbudget til hjemmesiden. Budgetmidlerne forudsættes frigivet efter nedenstående plan. Finansieringsplan Budgetforlig ,00 0,00 2,50 2,50 Erhvervspulje 0,00 2,00 0,00 2,00 IT-pulje 1,50 0,00 0,00 1,50 Borgerservice 0,00 1,50 0,00 1,50 1) Projektbudget, i alt 1,50 3,50 2,50 7,50 1. Bidraget fra Borgerservice er øremærket borgerrettede udviklingsprojekter. Der er allerede tidligere givet anlægsbevilling på de 1,5 mio. kr. som skal bruges til hjemmesiden. Midlerne fra Borgerservice er derfor ikke en del af anlægsbevillingen i denne indstilling. Projektet er afhængigt af, at alle magistratsafdelinger bidrager med medarbejderressourcer til både udvikling og implementering. Projektledelsen vil udarbejde estimater for tidsforbruget. Tilsvarende vil projektets driftsmæssige konsekvenser blive beskrevet, når planerne er blevet mere konkrete. Udgifter til den løbende vedligeholdelse af hjemmesiden forudsættes afholdt inden for den eksisterende budgetramme. Det bemærkes, at der i forhold til det oprindelige budget for hjemmesideprojektet er flyttet 2 mio. kr. fra 2008 til Dette skyldes, at Regeringen i forbindelse med fremsættelsen af finanslovforslaget har tilkendegivet et indgreb i kommunernes økonomi i form af en modregning af merudgifter i forhold til det vedtagne budget for 2008 vedrørende service- og anlægsudgifter. Nicolai Wammen / Niels Vad Sørensen Bilag Bilag 1: Rådighedsbeløb: T (vedlagt originalsagen/- elektronisk) Bilag 2: Anlægsbevilling: AB (vedlagt originalsagen/- elektronisk) Ny hjemmeside for Århus Kommune Side 8 af 8