Referat fra generalforsamling i Lemvig Feriecenter lørdag d. 7. marts 2015

Transkript

1 Referat fra generalforsamling i Lemvig Feriecenter lørdag d. 7. marts 2015 Dagsorden i henhold til vedtægter: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Aflæggelse og godkendelse af regnskab 4. Fremlæggelse og godkendelse af budget for det kommende år 5. Behandling af indkomne forslag 6. Valg af bestyrelse og suppleanter 7. Valg af revisor 8. Eventuelt Ad.1 Valg af dirigent Formanden Carsten Kristiansen bød velkommen til den ordinære generalforsamling Holger Nordestgaard lejlighed 189 blev valgt med akklamation Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet. Der var registreret 104 fremmødte, heraf 68 stemmeberettigede incl. fuldmagter. Ad.2 Bestyrelsens beretning for det forløbne år Formanden gennemgik årets beretning via power point. Bestyrelsens beretning omhandlede følgende punkter: Bestyrelsesarbejdet: Bestyrelsen blev præsenteret og formanden orienterede om det forløbne års arbejde. Der er afholdt 9 best.møder, 4 byggemøder + licitation, inspektionsgennemgang, samt møder med hhv. Altibox og Noe og derudover ansættelsessamtaler. Der har været forholdsvis mange store opgaver, heriblandt ny hjemmeside, facaderenoveringsprojektet, altaner (kolde løsninger), fiberbredbåndsprojektet, personaleledelse og svømmehallen. Det er bestyrelsens mål, at have et højt informationsniveau til medlemmerne, hvilket bl.a. sker med fyldige referater via den ny hjemmeside og direkte post til de af ejerne der ikke har elektronisk post. Der var mange uafsluttede sager ved årets begyndelse ikke alle er nået. Visionen for årets arbejde i bestyrelsen er at udvikle og vedligeholde feriecenteret til glæde og gavn for alle ejere uanset om man har lejligheden til eget brug eller man har den til at leje ud og uanset om man er en børnefamilie eller lidt ældre, hvor man ønsker lidt ro og fred. Vi arbejder ud fra vedtægterne med tillæg og klausuler, så vi bibeholder en ensartet bygningsmasse og det skønne rekreative og naturmæssige område. Personalet: De ansatte Carina Lauritsen (34 t/ugen), Peder Mølgaard (3 t/week-ends) og Jan Høj Jensen (nyansat i 34 t/ugen fra ) blev præsenteret Petri der er ansat i 16 timers flexjob var ikke til stede. Formanden takkede for et godt samarbejde og lagde ikke skjul på at det er en udfordring at vedligeholde og udvikle Lemvig Feriecenter. Herunder renholdelse af svømmehallen og trimning af udendørsarealerne. Der pågår arbejde med opsætning af nye lamper på de renoverede bygninger, samt udskiftning af alle udendørs-pullerter på centret, alt sammen i bestræbelserne på at opnå energibesparelser ved skift til LED-lamper. Der udføres en del håndværks opgaver i Side 1

2 lejlighederne og det skal gerne fortsætte og også gerne optimeres, så ejerne skal ikke holde sig tilbage for at spørge. Bestyrelsen har et tæt samarbejde med personalet og som følge deraf også hele tiden fingeren på pulsen om, hvad der foregår og de tiltag der kan og skal gøres. Ikke mindst afbalancerer vi i forhold til budgettet med øje for et præsentabelt og velfungerende center til alle ejere og lejeres tilfredshed. Nøgleordene er: Faglig dygtighed synlighed serviceminded Økonomien: Flot årsregnskab, hvor det årlige kontingentbidrag på kr fastholdes på 8. år i træk.vi har kontrakt med Campingpladsen frem til Der skal forinden forhandles ny aftale. Kontrakten med svømmeklubben Hajen er 1-årig. Der er stadig en forespørgsel fra Ejerforeningen Nr. Vinkel, vi afventer at de kontakter os efter afstemning i deres forening. Vi arbejder med effektivisering af arbejdsgange, så der opnås størst muligt udbytte fra indsatsen. Der føres en stram udgiftspolitik efter devisen mange bække små. Vi har modtaget erstatning på kr fra Lemvig Vand og Spildevand for nedgravning af en trykledning i 2014 på vores matrikel. Der er indgået nye kontrakter på el for Én fastprisaftale og 1 spot-pris. Formanden rettede en stor tak til Michael Honore for god sparring vedr. økonomien. Renovering og vedligeholdelse: Danfoss har gennemgået fjernvarmestyringen og trimmet det. Der er investeret i ny SPA-bad i svømmehallen. Nye fliser og epoxy-fuger i dampbadet, som skulle være mere holdbart end de gamle. Der er opsat ny mur med vinduer ud mod gangen til restauranten. Der er opsat ekstra kant i tagrenderne i indhakkene. Skorstenen ved svømmehallen er fuget og renoveret. Der er opført 5 nye cykelskure og 3 nye depotrum i kælderen. Bygningstegninger er scannet ind på USB stik og kan lånes mod betaling af depositum på kr Henvendelse til viceværter. Der opsættes nye udendørslamper på alle renoverede bygninger i takt med at de hvide plader udskiftes i underetagerne under facaderenoveringsprojektet. Der er planlagt udskiftning af alle udendørs-pullerter i centret. Arbejdet hermed genoptages efter påske. Der er en stor besparelse ved at lade vore egne medarbejdere udføre arbejdet. Forsikring: Der er tegnet nye forsikringer på ejendoms- og glasforsikring hos Topdanmark. Der resterer en bindingsperiode på løsøreforsikringen hos Tryg, den flyttes også til Topdanmark. Der er indgået kontrakt med Vestjysk Forsikringsmægler Henrik Siig som således kan bidrage os i fremtidige skadesituationer. Der er opnået en besparelse og bedre forsikringsmæssig dækning. Efter de gamle policer ville der foregå en 50% afskrivning på godtgørelser når bygningerne er 30 år. Det er nu ændret så der er fuld dækning mod en selvrisiko på kr Der er også tegnet glasforsikring for svømmehallen (de store vinduespartier) samt en bestyrelsesforsikring. Ny hjemmeside 2014: I 2.halvår 2014 fik vi designet vores nye hjemmeside af Kasper Rønn Christensen. Vi valgte 2 menuer: 1 for alle der besøger siden og 1 med login for ejere. Der adviseres via , når der er nyheder fra bestyrelsen eller viceværterne. Webmaster er sekretær Lone Christensen. Det har været et stort arbejde med at få hjemmesiden op at køre og gøre det interessant for såvel ejere som gæster. Det er nu muligt at man kan læse om centret og følge med i hvad der sker. Især for de ejere der bor længere væk og måske sjældnere er fysisk til stede. Der er generel stor interesse for rapporter og referater samt andre input på hjemmesiden det måles af web-administratorer på antal Side 2

3 HIT på de arkiverede dokumenter. På hjemmesiden er der debat-forum for alle ejere. Der er quide på hjemmesiden til oprettelse af indlæg. Det er også muligt at lægge billeder fra centret ind på debatforum Der kunne godt være lidt mere aktivitet i debatforum, så bestyrelsen opfordrer til at man gerne kommer med input. Husk at orientere sekretæren når der sker ændringer i mail-adresser, så brugerkartoteket forbliver intakt. Svømmehallen: Fredag d. 9. januar 2015 blev der udført tilsyn af Vandsamarbejdet p.v.a. Lemvig Kommune. Det er vigtigt at der er styr på egenkontrollen og at man handler på evt. udsving i forhold til kontrolmålingerne. Tilsynet så sjældent et anlæg, der kørte så fint og især når man tænker på dets alder. Svømmehallen overholder allerede i dag de nye krav som træder i kraft 2017 i henhold til de tilladelser som vi kører under. Han noterede positivt, at vi har fået udbedret de pålæg som vi fik foregående år. Ny skillevæg til restauranten (gangen), hvor der var rådskader og ligeledes at der var sat nye fliser op og fuget i det tyrkiske bad. Han noterede også udskiftningen af SPA'en. Hygiejnen og rengøringen var helt i top. Det blev også udtrykt, at hvis vi fortsatte med at vedligeholde og være påpasselige med kontrollen og rengøringen, kunne vi have fine svømmefaciliteter i mange år frem. Stor ros til Carina fra tilsynet. Arbejdslørdag blev afviklet lørdag d. 6. september Der var 30 deltagere incl. medarbejdere. Vi mødtes i kælderen og startede med morgenkaffe og fordeling af arbejdshold. Arbejdet foregik i regn og rusk og der blev lavet 3 nye depotrum i kælderen under blok 8. De er allerede udlejet og der er 2 ejere på venteliste. Bestyrelsen retter stor tak til Bent K. Nielsen for assistance og bidrag med værktøj/udstyr der gjorde det muligt at etablere rummene. Der blev kørt affald på genbrugspladsen. Malet både ude og inde, beskåret træer og buske og lavet nye fodboldmål med reparation af net. Om aftenen var der hyggeligt samvær med spisning i sejlklubbens lokaler. Der blev rettet tak til Hardy og Aase Bitsch som var så venlige at hjælpe til med oprydning i de sene aftentimer. Bestyrelsen har besluttet at afholde arbejdslørdag d. 5. september Dog vil vi forud have drøftet et muligt større projekt der skal fokuseres på. Et projekt som kan startes og sluttes samme dag og som vore egne medarbejdere vil have sværere ved selv at gennemføre på kort tid. Gode idéer modtages gerne. Ejernes vedligeholdelse: Bestyrelsen foretog inspektionsrunde i centret en søndag i september måned. Der blev efterfølgende udarbejdet en rapport/sammenfatning, som kan læses på hjemmesiden. Der blev sendt mails ud til 43 ejere om at rette op på mangler og afvigelser i forhold til gældende vedtægter og bygningsklausuler. Da der efterhånden er eksempler på en del afvigelser i forhold til vedtægterne og bygningsklausuler, opfordres alle ejere til at orientere sig om disse bl.a. vedr. stakit/døre/vinduer/fliser. Se i øvrigt på hjemmesiden under: Vedtægter/bygningsklausuler. Der er stadig mange mangler/afvigelser der resterer til udbedring, så nu da foråret står for døren, er det en oplagt grund til at komme i gang. Bestyrelsen pointerer også at de registreringer og henvendelser der er foretaget ikke sker for at genere de enkelte ejere, men udelukkende har til formål at sikre en ensartet og præsentabel bygningsmasse i hele centret. Projekt Renovering af facader (præsenteret af sekretæren): Projektet der blev besluttet på generalforsamlingen i 2014 omhandler ny facadebeklædning, fugning og renovering af murværk samt udendørsbelysning på bygningerne. Side 3

4 Tidsplan opdelt i 3 etaper á 6 blokke: Etape 1) : blok 18,17,16,15,14 og 13 (12,11,10) Etape 2) : blok (12,11,10)9,8 og 7 (6,5,4) Etape 3) : blok (6,5,4) 3,2 og 1 Mulig afslutning ( ) Vedr. 1. Etape: Bygmesteren er forud for den planlagte tidsplan med tømrerarbejdet. Det betyder at blok 12 forventes at være færdig før påske På forespørgsel fra bygmesteren og tilsynsførende arkitekt har bestyrelsen accepteret at der fortsættes med blok 11 og 10 efter påske og at arbejdet afsluttes til pinse Murerarbejde udført i blok 18, 17, 16, 2 og 1 Genoptages Der vil blive foretaget besigt af blokkene så der foregår en prioritering afhængig af tilstanden på disse. Blokke med de største skader udbedres først. Nye udendørslamper (med LED pærer) på bygningerne opsættes efter udskiftning af hvide plader mellem dørene. Økonomien følger foreløbig det udarbejdede budget. Næste byggemøde er uge 11/2015. Nr. 11 Jørgen Toft: Murværket er skiftet ved blok 1 det er rigtig godt. Der resterer stadig nogle fuger v/vinduer og døre, skal vi selv udbedre det eller gør bygmesteren (SHS)? Svar: Det gør SHS når de genoptager murer/fugearbejdet. Altibox fiberbredbånd (præsenteret af sekretæren): Det endelige resultat af tilmelding pr fra 147 lejligheder: 119 JA, 26 NEJ, 2 intet svar! Status på projektet ultimo februar 2015: Gravearbejdet ved Gjellerodde er 40% færdigt. Gravearbejdet v/lemvig Feriecenter forventes påbegyndt april/maj og opkobling i feriecentret med start maj og forventet slut ultimo juni. NOE(Jysk Energi)/Altibox kontakter ejerne direkte før opkobling. Placering af box afstemmes med ejerne. Viceværterne vil være kontaktpersoner for udlevering af nøgler når opsætning af boxe går i gang. Nr Hardy Bitsch: I en artikel i Folkebladet i starten af februar læste jeg at sommerhusejerne på Gjellerodde var tilbudt fiberbredbånd for kr. 249,- /md. med bindingsperiode på 6 mdr. I Lemvig Feriecenter er vi bundet i 12 mdr. for kr. 139,-/md. Hvorfor er vi bundet i 12 mdr.? Svar: Vi kontakter Altibox og får forklaret. Det er så efterfølgende gjort og de oplyser at det kun er Lemvig Feriecenter der har fået det gode tilbud på kr. 139,-/md. og med en væsentlig større hastighed. Da tilbuddet er baseret på nye blivende kunder, kan man over 1 år sammenligne de 2 tilbud således: På årsbasis betaler ejeren i Lemvig Feriecenter 12 x 139 kr. = kr. Sommerhusejerne i Gjellerodde betaler på årsbasis 12 x 249 kr. = kr. Herved har vi et væsentligt bedre tilbud over 1 år i forhold til Gjellerodde. Altan og terrasser: I blok 18 er der etableret kold vinduesløsning ved lejlighed nr og Side 4

5 (se fotos på hjemmesiden under ejer-login Centeret Kold vinduesparti) Kommende opgaver: Lugtgener ved blok 14 En straks opgave vil være at få fjernet kloaklugten ved blok 13 og 14. Lugten kommer fra brønden ved nedløbsrøret. Der er en formodning om sammenkoblingsfejl. Vi har rådført os med kloakfirmaet MJ Brøndboring, som er sat på opgaven Lyset blinker i blok 6 I blok 6 har der været udsving i el-spændingen lyset blinker. Hvis det observeres i andre blokke skal I give viceværterne besked, dea det kan skade el apparater. Tilgodehavende hos ejere: Der er tale om små beløb, men mange bække små Bestyrelsen vil i løbet af 2015 få sammenskrevet tillæg til vedtægter og bygningsklausuler, sådan at det kan blive mere synlig for ejerne, hvad man må og ikke må med hensyn til bygninger og ændringer. Sammenskrivning af tillægget til vedtægterne og bygningsklausuler. Bestyrelsesarbejdet har i store perioder budt på rigtig meget arbejde hvilket også afspejles i de rapporter, referater og informationer m.m. der kan læses på vores hjemmeside. Det kræver stor frivillig indsats og entusiasme og ikke mindst en meget stor portion lyst og gå-på-mod, da det er et stykke arbejde der skal udføres i vores fritid. Til gengæld er det en tilfredsstillelse og positivt når projekter og tiltag lykkes og vi derved medvirker til bevarelse af et godt og velfungerende feriecenter i mange år fremover. Dejligt med positive tilkendegivelser fra jer ejere. En stor tak til kollegaer i bestyrelsen med mange gode og spændende timer sammen. Afslutning: Tak til ejerne for positiv respons og faglige indspark. Tak til vore samarbejdspartnere og naboer: Henning & Jane Danland - Campingpladsen Sejlklubben. Tak til vores administrator og revisor Michael Honore. Tak til tømrer Bent K Nielsen samt arkitekt Jens Vilsbøll og SHS Byg. Tak til alle jer ejere for opbakningen, positiv respons, faglig bistand fra fagpersoner og konstruktiv saglig kritik. Nr. 188 Børge Vestergaard: Stor tak for god information og et godt bestyrelsesarbejde. Godt med fastholdelse af regler og at I gør opmærksom herpå. Det er vigtigt og bidrager til at centret fremstår ensartet. Forslag: Fakturaer for udførte arbejder afregnes sammen med det faste bidrag. Svar: Det vil bestyrelsen drøfte med revisoren. Ad. 3: Fremlæggelse og godkendelse af regnskab 2014 Vores revisor Michael Honore fremlagde regnskabet. Han gjorde opmærksom på, at alt kontingent var indbetalt til tiden. Han havde ikke yderligere kommentarer ud over det, som formanden havde været inde på. Nr. 106 Leif B. Clausen: Er de 1,1 mio kr. ekstra ordinær kontingent med i budgettet. Svar: Ja Nr. 188 Børge Vestergaard: Svømmehallen koster næsten 1,5 mio kr./året. Det svarer til ca kr. pr. lejlighed. Kan man aflæse hvor mange der bruger det? Svar: Ja via de nye nøgler bliver adgange registreret dog ikke med antal personer der gå ind på 1 nøgle, men tælleren viser antal klik. Nr. 14 Jørgen Friis Poulsen: Det er irrelevant hvor mange der bruger svømmehallen, hvis ingen Side 5

6 svømmehal der var i centret, så ville der ingen interesse være for centeret! Stor applaus fra forsamlingen. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget. Ad.4: Fremlæggelse og godkendelse af budget for 2015 Revisoren fremlagde budgettet for Bestyrelsen foreslår uændret ordinært kontingent på kr kr. pr år pr lejlighed. Den ekstra ordinære indbetaling til facaderenovering på kr i 2015 er indregnet i budgettet. Budgettet blev enstemmigt godkendt. Ad.5: Behandling af indkomne forslag Forslag 1: Bestyrelsens forslag om ændring af vedtægter 4 Ejerskifte Både den tidligere ejer og den nye ejer er pligtig at anmelde ejerskifte til foreningen ved dennes kasserer, og i forbindelse hermed oplyse foreningen om den nye ejers navn, stilling, bopæl og ejerlejlighedsnummer. Evt. telefon nummer og adresse skal også oplyses. Bestyrelsen foreslår ændret til: Både den tidligere ejer og den nye ejer er pligtig at anmelde ejerskifte til foreningen ved dennes kasserer, og i forbindelse hermed oplyse foreningen om den nye ejers navn, bopæl og ejerlejlighedsnummer. Telefonnummer og evt. adresse skal også oplyses. 7 Generalforsamling. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med 14 dages varsel til hvert enkelt medlem. Bestyrelsen foreslår ændret til: Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med 14 dages varsel pr. brev eller til hvert enkelt medlem. Ligeledes varsles generalforsamlingen på foreningens hjemmeside. Forslag 1 blev enstemmigt vedtaget Forslag 2: Jane Jepsen (nr. 62) foreslår at der etableres vaskerum med vaskemaskine/tørretumbler i det gamle solarierum i bageste del af svømmehallen, med ændring så der laves indgangsdør fra havnesiden. Brugere af vaskerummet kunne så have adgang udefra og viceværterne kunne have adgang fra svømmehallen til at tømme poletter/mønter. Vaskerummet vil være en god service for både ejere samt lejere og samtidig en lille indtægt for ejerforeningen på sigt. Bestyrelsen vil arbejde videre med forslaget og vurdere muligheder og økonomi, såfremt der på generalforsamlingen er opbakning hertil. Side 6

7 Nr. 11 Jørgen Toft: Forsvinder vaskeriet i Havneknejpen hvis vi etablerer vaskerum i centret? Kan sejlere bruge vaskeriet også? Svar: nr. 62 Jane: Ejeren af Havneknejpen har ytret at han ønsker at afhænde vaskeriet p.g.a. den tid det tager og med kørsel for at kontrollere automat mm. Han har tilbudt at sælge maskinerne med møntautomat, hvilket jeg ikke vil blande mig i. Nr. 63 Kurt Laursen: I stedet for at bruge poletter/mønter foreslår jeg der anvendes kort Nr. 106 Leif Clausen: Kan man finde en alternativ placering? Svar: Nr. 62 placeringen er valgt idet der i forvejen er indlagt strøm og vand samt det er frostfrit. Der mangler blot afløb. Forslag 2 blev vedtaget med stort flertal der var ingen stemmer imod. Bestyrelsen arbejder videre med forslaget. Ad. 6. Valg af bestyrelse og suppleanter På valg til bestyrelsen er: - Ib Sandholm (nr. 165) - GENVALGT - Sinne Graversen (nr. 147) - GENVALGT - Gordon Potter (nr. 56) (modtager ikke genvalg) Der skal hvert år vælges 2 suppleanter Nuværende suppleanter - Flemming Jensen (nr. 157) GENVALGT nr. 2 - Birthe Tang (nr. 183) GENVALGT nr. 1 Der var ingen opstillede kandidater, så bestyrelsen foreslog Jørgen Jensen (lejlighed nr. 131/137), der blev valgt som nyt bestyrelsesmedlem. Ad. 7. Valg af revisor Michael Honore blev genvalgt med applaus Ad.8 Eventuelt Nr Hardy Bitsch: Generalforsamlingen har altid været afholdt 2. lørdag i marts, jeg mener det er en beslutning der er truffet år tilbage. Svar: Jvfr. vedtægterne skal generalforsamlingen afholdes inden udgangen af april måned. I år er datoen valgt idet vores revisor er forhindret i at deltage 2. lørdag i marts. Nr. 158 Bent Bjergbæk: Tak til bestyrelsen for et godt arbejde. Forslag: Der gives et nedslag i kontingent på kr. i 2015 idet økonomien bør kunne bære dette med en kassebeholdning på kr Da der renoveres vil der ikke være behov for maling og renovering i de kommende år og som følge deraf heller ingen påvirkning på driften. Hvis der så skulle opstå behov alligevel kan man kræve en ekstra betaling. Svar: Dirigenten: Der kan ikke stilles forslag til vedtagelse i dag. Nr Hardy Bitsch: Forsatsvinduer isat blok 18 over og underlejlighed (nr og 1811) kan besigtiges 1 time efter generalforsamlingen. Nr. 14 Jørgen Friis Poulsen: Fantastisk at se så vedligeholdt et center. Bestyrelsen gør et fantastisk stykke arbejde og det var en fantastisk beretning der blev fremlagt. Stor applaus. Side 7

8 Dirigenten takkede for god ro og orden. Formanden takkede Gordon Potter for hans engagement i bestyrelsen og kassereren overrakte ham og revisoren samt dirigenten den traditionelle vingave. Formanden takkede de fremmødte for medvirkende til et godt forløb af generalforsamlingen og ønskede alle en fortsat god weekend. Referatet godkendt: Side 8