Vejledning til anmeldelse. af forskningsprojekter, databaser, registre og biobanker, der indeholder fortrolige personoplysninger

Transkript

1 Vejledning til anmeldelse af frskningsprjekter, databaser, registre g bibanker, der indehlder frtrlige persnplysninger 1

2 Indhldsfrtegnelse 1. Baggrund 2. Definitiner 2.1. Persnplysninger 2.2. Behandling 2.3. Annymiseret persnplysning (i persndatalvens frstand) 2.4. Den sikrede 2.5. Dataansvarlig 2.6. Databehandler 2.7. Databehandleraftale 2.8. Videregivelse 3. Persndatalvens grundlæggende sagsbehandlingsregler 3.1. Gd databehandlingsskik 3.2. Frmålsbestemthed 3.3. Prprtinalitetsprincip 3.4. Datakvalitet 3.5. Sletning 4. Anmeldelse 4.1. Hvad skal anmeldes? 4.2. Hvem kan anmelde til Kntraktenheden? 4.3. Prcedure fr anmeldelse 4.4. Særligt vedrørende pbevaring af persnplysninger 4.5. Hvrnår må prjektet påbegyndes? 4.6. Sagsbehandlingstid 5. Sikkerhed g kntrl 5.1. Datasikkerhed 5.2. Databehandling g pbevaring 5.3. Kntrl 6. Afslutning af prjektet 7. Ændringer 8. Videregivelse 9. Bilag 9.1. Bilag 1 Anmeldelsesskema 9.2. Bilag 2 Skabeln til udtalelse 2

3 1. Baggrund Tidligere skulle hvert frskningsprjekt, database, register g bibank, der indebar behandling af frtrlige persnplysninger til frskning g statistik anmeldes individuelt til Datatilsynet. På Aalbrg Universitet var det den enkelte frsker eller frskergruppe, der havde ansvaret fr at fretage anmeldelse til Datatilsynet. Nu har Datatilsynet indført en ny rdning, hvrefter Aalbrg Universitet har én fællesanmeldelse (paraplyrdning) vedrørende frskningsprjekter, databaser g registre g én fællesanmeldelse (paraplyrdning) vedrørende bibanker. Datatilsynet har i frbindelse med deres behandling af Aalbrg Universitets fællesanmeldelser blandt andet pålagt universitetet at føre en intern versigt, indehldende en række specifikke plysninger, ver frskningsprjekter, databaser, registre g bibanker, hvri der behandles frtrlige persnplysninger i videnskabeligt eller statistisk øjemed. Denne versigt skal efter Datatilsynets anmdning udleveres til Datatilsynet. Fr at kunne føre denne versigt, har Aalbrg Universitet indført en prcedure fr anmeldelse af frskningsprjekter, databaser, registre g bibanker. Det betyder, at frskere eller frskergrupper fremadrettet skal anmelde behandling af persnplysninger til frskning g statistik internt på universitetet. Anmeldelserne behandles af enkelte medarbejder i Kntraktenheden. Persndatalven g sikkerhedsbekendtgørelsen indehlder bl.a. tekniske regler mkring pbevaring af persnplysninger g med henblik på at sikre, at disse regler verhldes, invlveres IT Service i frbindelse med anmeldelser. 2. Definitiner Frmålet med persndatalven er at sikre, at der ikke sker ulvlig behandling, herunder f.eks. indsamling, sletning, analyse, ffentliggørelse mv. af plysninger m persner. Persndatalven indehlder en række definitiner, sm det er nødvendigt at kende fr at frstå det ansvar, man har, når man arbejder med persnplysninger - disse definitiner er beskrevet i det følgende Persnplysninger: Enhver frm fr infrmatin m en identificeret eller identificerbar fysisk persn. En persn er identificerbar, såfremt der er ngen, der kan identificere vedkmmende. Hvis en frsker eller frskergruppe f.eks. bruger Danmarks Statistiks Frskerservice, vil det være identificerbare persner, idet Danmarks Statistik kan identificere de fysiske persner. Der sndres mellem frtrlige (gså kaldet følsmme) g almindelige persnplysninger. Persndatalven finder anvendelse på alle typer persnplysninger, men der er kun anmeldelsespligt, såfremt der sker behandling af frtrlige persnplysninger. Frtrlige persnplysninger er f. eks. helbredsplysninger, fagfreningsmæssige tilhørsfrhld, væsentlige sciale frhld, cpr. nummer, rent private frhld, plitisk verbevisning mv. Se flere eksempler på frtrlige plysninger samt eksempler på almindelige persnplysninger i punkt 3.1.: Hvad skal anmeldes? 3

4 2.2. Behandling: Behandling er enhver peratin eller række af peratiner med eller uden brug af elektrnisk databehandling, sm persnplysninger gøres til genstand fr. Begrebet behandling er et meget bredt begreb, g mfatter f.eks. registrering, pbevaring, videregivelse, indsamling, registrering, systematisering, tilpasning, ændring, søgning, brug, verdragelse, frmidling, sammenstilling, samkøring, blkering, sletning, analyse, tilintetgørelse mv Annymiseret persnplysning (i persndatalvens frstand): Oplysning m fysisk persn, hvr det ikke er muligt fr ngen at identificere persnen. Hvis en frsker har erstattet en identifikatinsplysning, f.eks. navn, cpr., adresse eller lignende, med et kdenummer, men behldt en nøgle, hvrved der igen kan ske identificering af fysiske persner, er persnplysningerne ikke annymiseret i persndatalvens frstand. Hvis en frsker mdtager persnplysninger fra Danmarks Statistik via Frskerservice, er disse persnplysninger ikke annymiseret i persndatalvens frstand, da Danmarks Statistik kan identificere persnerne Den Sikrede: Den fysiske persn, hvis plysninger behandles Dataansvarlig: Den frsker eller frskergruppe, der skal bruge de indsamlede persnplysninger til frskning, g sm fastlægger frmål fr indsamlingen g krav til, hvrdan der må fretages behandling af persnplysningerne. Aalbrg Universitet er dataansvarlig fr den frskning, sm Aalbrg Universitets ansatte fretager i frbindelse med deres arbejde. I frhld til den sikrede er det altid den dataansvarlige, der har ansvaret fr, at sikkerhedsregler fr behandling g pbevaring verhldes Databehandler: En institutin, studerende, ekstern medfrsker, ffentlige myndighed, virksmhed, webhtel mv., der behandler, herunder indsamler, pbevarer, analysere, registrere mv. persnplysninger på vegne af g efter instruks fra den dataansvarlige Databehandleraftale: en aftale, hvrved en databehandler påtager sig at verhlde persndatalven g sikkerhedsbekendtgørelsen g i øvrigt at handle efter instruks fra den dataansvarlige. Såfremt der er andre end den dataansvarlige, der skal behandle persnplysninger på vegne af g efter instruks fra den dataansvarlige, er den dataansvarlige efter persndatalven frpligtet til at indgå en databehandleraftale med databehandleren g kntrllere, at databehandleren verhlder persndatalven, sikkerhedsbekendtgørelsen g aftalens øvrige vilkår Videregivelse: Når persnplysninger videregives til en tredjemand med henblik på, at denne tredjemand får ret til at behandle g udnytte persnplysningerne til selvstændig frskning. Persnplysninger, der indsamles til frskning g statistik, må aldrig bruges til andet end frskning. Hvis en frsker ønsker at videregive persnplysninger til en tredjemand, f.eks. en frsker eller frskergruppe på et andet universitet, kræver dette særskilt tilladelse. Såfremt persnplysninger ønskes videregivet til en frsker eller frskergruppe i Danmark, er det Kntraktenheden, der kan give denne tilladelse. Hvis det derimd er videregivelse til en frsker eller frskergruppe i udlandet, er det Datatilsynet, der skal give en tilladelse. Læs mere herm i Vejledning m videregivelse. 4

5 3. Persndatalvens grundlæggende sagsbehandlingsregler Enhver behandling af persnplysninger kræver hjemmel i persndatalven. Persndatalven giver hjemmel til, at der kan behandles almindelige g frtrlige persnplysninger til frskning g statistik, men kun i det mfang, at det er nødvendigt fr at kunne gennemføre frskningen. Når der behandles persnplysninger, herunder både almindelige g frtrlige persnplysninger, skal persndatalvens grundlæggende bestemmelser verhldes Gd databehandlingsskik Enhver behandling af persnplysninger skal være rimelig g lvlig. Dette indebærer, at den dataansvarlige nøje skal verhlde persndatalven, g ikke må frsøge at mgå reglerne Frmålsbestemthed Der må kun indsamles persnplysninger til udtrykkeligt angivne g saglige frmål, g senere behandling af persnplysningerne må ikke være ufrenlig med det første frmål. Det er således ikke tilladt at indsamle persnplysninger, hvis frskeren ikke aktuelt har nget at bruge plysningerne til, men blt frventer, at der senere viser sig et frmål. Om et bestemt frmål med en indsamling af persnplysninger er sagligt afhænger af, hvilken frskning den indsamlede persnplysning skal bruges til. Hvad der er sagligt fr den ene frsker, vil altså ikke nødvendigvis være sagligt fr den anden Prprtinalitetsprincip Der må alene behandles relevante g tilstrækkelige persnplysninger. Indsamlede persnplysninger må således ikke mfatte mere end nødvendigt, frmålet taget i betragtning. Denne regel skal bidrage til at sikre md en unødvendig phbning af persnplysninger Datakvalitet Den dataansvarlige skal sikre sig, at der ikke behandles urigtige eller vildledende plysninger. Viser det sig alligevel, at der behandles plysninger, sm er urigtige eller vildledende, skal disse snarest muligt slettes eller rettes. Derudver er den dataansvarlige frpligtet til at sørge fr, at persnplysninger pbevares sikkert, således at persnplysningerne ikke går hændeligt til grunde Sletning Persnplysninger skal slettes eller annymiseres i persndatalvens frstand, når det ikke længere er nødvendigt fr den dataansvarlige at være i besiddelse af persnplysningerne i en frm, der gør det muligt at identificere den enkelte persn. Såfremt Statens Arkiver vurderer, at plysningerne er bevaringsværdige, skal persnplysningerne i stedet arkiveres efter arkivlven. 4. Anmeldelse 4.1. Hvad skal anmeldes? 5

6 Efter persndatalven skal alle frskningsprjekter, databaser g registre, hvri der sker behandling, herunder f.eks. pbevaring, indsamling, sletning, analyse mv. af frtrlige persnplysninger, anmeldes til Kntraktenheden inden behandlingen påbegyndes. Herudver skal alle bibanker, der indehlder eller skal indehlde menneskeligt materiale, altid anmeldes. Efter persndatalven er følgende persnplysninger altid frtrlige g dermed anmeldelsespligtige: - CPR numre - Helbredsfrhld - Brug g misbrug af medicin - Misbrug af alkhl g eufriserende stffer - Plitisk verbevisning - Religiøs verbevisning - Væsentlige sciale prblemer - Strafbare frhld - Filsfisk verbevisning - Fagfreningsmæssige tilhørsfrhld - Seksuelle frhld - Racemæssig eller etnisk baggrund - Andre rent private frhld Listen er ikke udtømmende, g andre persnplysninger kan således være frtrlige, selv m de ikke er særligt fremhævet i persndatalven. Eksempler på almindelige (ikke frtrlige) persnplysninger. - Navn - Mailadresse - Ansættelsessted - Fødselsdat - Stilling - Arbejdsmråde Eksempler på anmeldelsespligtige prjekter: En frsker bruger data fra Frskerservice ved Danmarks Statistik til brug fr et register frskningsprjekt. (Prjektet er anmeldelsespligtigt, frdi Danmarks Statistik har mulighed fr at identificere, hvilke persner frskeren har fået plysninger m, idet Danmarks Statistik har cpr. numrene). En frsker vil undersøge mtinsvaner hs persner med depressin. I frbindelse med hvervning af deltagere til frskningsprjektet udarbejdes der inklusins- g eksklusinskriterier, hvr et af inklusinskriterierne er diagnsen depressin. (Prjektet er anmeldelsespligtigt, da der behandles helbredsplysninger i frbindelse med hvervning). 6

7 En frsker indsamler data ved hjælp af et spørgeskema, hvr der bl.a. stilles spørgsmål m, hvrvidt man har taget kntrartikler, merchandise eller lignende fra sin arbejdsplads. (Prjektet er anmeldelsespligtigt, da tyveri er strafbare frhld) Hvem kan anmelde til Kntraktenheden? Aalbrg Universitet har fået en fællesanmeldelse ved Datatilsynet, g denne mfatter frskningsprjekter, databaser, registre g bibanker, hvr Aalbrg Universitet er dataansvarlig. Det betyder, at de frskningsprjekter der gennemføres samt de databaser, registre g bibanker, sm etableres af ansatte frskere på Aalbrg Universitet, er mfattet af fællesanmeldelsen ved Datatilsynet. Ansatte på Aalbrg Universitet kan sm følge heraf sende anmeldelser til Kntraktenheden. Ph.d. studerende, der er indskrevet, men ikke ansat på Aalbrg Universitet, g gæstefrskere kan derimd ikke anmelde til Kntraktenheden, da de ikke er ansat på Aalbrg Universitet. De skal i stedet enten anmelde via deres arbejdsgivers fællesanmeldelse eller direkte til Datatilsynet Prcedure fr anmeldelse Inden anmeldelsesskemaet udfyldes, skal frskeren beslutte sig fr, hvr g hvrdan persnplysningerne skal pbevares. Såfremt der vælges en AAU standardløsning, skal frskeren rette henvendelse til IT Service via mail supprt@its.aau.dk g bestille den ønskede pbevaringsløsning. Der er beskrevet ngle mulige løsninger i punkt 4.4.: Særligt vedrørende pbevaring af persnplysninger. Såfremt frskeren eller frskergruppen har særlige behv i frhld til pbevaring, kan IT Service ligeledes kntaktes vedrørende dette. IT Service sagsnummer skal påføres anmeldelsen. Fr at anmelde prjektet skal der udfyldes et elektrnisk anmeldelsesskema. Det er ikke muligt at gemme anmeldelsesskemaet med henblik på senere færdiggørelse, men såfremt man bruger den samme cmputer g brwser, vil anmeldelsesskemaet autmatisk starte der, hvr man er kmmet til. Det fulde anmeldelsesskema er vedlagt denne vejledning sm bilag 1. I anmeldelsesskemaet skal frskeren bl.a. plyse: - Institut, prjekttitel g navn på prjektleder - Type anmeldelse (f.eks. frskningsprjekt, database, bibank) - Hvilke persnplysninger der behandles (f.eks. cpr, helbredsplysninger, race mv.) - Type behandling (f.eks. indsamling, pbevaring, analyse mv.) - Ca. antal persner, der behandles plysninger m - Tidspunkt fr begyndelse af behandlingen af persnplysninger - Evt. IT Service sagsnummer - Hvrvidt samarbejdspartnere mv. skal behandle persnplysninger på vegne af frskeren - Hvr persnplysningerne ønskes pbevaret (Se venligst afsnittet: Særligt vedrørende pbevaring af persnplysninger) - Tidspunkt fr afslutning af behandling af persnplysningerne - Hvrvidt persnplysningerne slettes, arkiveres eller annymiseres ved afslutningen af behandlingen - Ved bibank g database skal frmålet beskrives 7

8 Når frskeren har trykket send, mdtager Kntraktenheden anmeldelsen g påbegynder behandlingen heraf. Såfremt der er andre end ansatte på Aalbrg Universitet, der skal behandle persnplysninger, skal der indgås en databehandleraftale med vedkmmende databehandler. På baggrund af de plysninger, der fremgår af anmeldelsesskemaet, udarbejder Kntraktenheden en databehandleraftale, sm den enkelte frsker er ansvarlig fr at få databehandleren g institutlederen til at underskrive. Herefter sender frskeren et scan til Kntraktenheden, der sørger fr Nina Schjldagers underskrift. Når anmeldelsen er behandlet, g der eventuelt er indgået en databehandleraftale, registrerer Kntraktenheden frskningsprjektet, databasen, registret eller bibanken på Aalbrg Universitets interne versigt, g sender en udtalelse samt et vejledende bilag mkring sikkerhed til frskeren. Skabeln til udtalelse g bilag er vedlagt denne vejledning sm bilag 2. Frskeren kan herefter påbegynde behandlingen af persnplysninger Særligt vedrørende pbevaring af persnplysninger Persndatalven g sikkerhedsbekendtgørelsen indehlder regler m tekniske sikkerhedskrav til pbevaring af persnplysninger. Med henblik på at sikre at Aalbrg Universitet verhlder disse regler, tilbyder AAU følgende standardløsninger til sikker pbevaring af persnplysninger: Kryptering af cmputer - ITS er behjælpelig med at kryptere cmputere g sørge fr sikker pbevaring af krypteringsnøgler, således at data ikke mistes i frbindelse med nedbrud g skifte af cmputer. - Persnligt fildrev Kan kun benyttes af enkelt frsker - Fællesdrev (gså kaldet netværksdrev) Flere frskere har adgang til de data, der er gemt på fællesdrevet. Ejeren af drevet bestemmer hvem, der har adgang til fællesdrevet. - Server ved Danmarks Statistik Såfremt en af venstående AAU standardløsninger vælges, vil sagsbehandlingstiden fr anmeldelsen kunne behandles hurtigere, end hvis der vælges anden pbevaring. Såfremt der vælges anden løsning end de venfr nævnte AAU standardløsninger, vil det fte betyde længere sagsbehandlingstid, idet der skal undersøges g dkumenteres, at den valgte pbevaringsløsning verhlder persndatalven g sikkerhedsbekendtgørelsen. Denne sagsbehandling vil være et samarbejde mellem frskeren, Kntraktenheden g Infrmatinssikkerhedschefen Hvrnår må prjektet påbegyndes? Efter persndatalven må frskningsprjekter, databaser, registre g bibanker først påbegyndes, når de er anmeldt g behandlet i Kntraktenheden. Frskeren mdtager en udtalelse fra Kntraktenheden, når anmeldelsen er behandlet g registreret på Aalbrg Universitets interne versigt, g herefter kan behandlingen af frtrlige persnplysninger påbegyndes i verensstemmelse med udtalelsen Sagsbehandlingstid 8

9 Sagsbehandlingstiden fr behandling af anmeldelser vil være varierende, men den vejledende sagsbehandlingstid er ca. 1 måned. Såfremt der skal indgås databehandleraftaler, eller persnplysningerne ønskes pbevaret udenfr en AAU standardløsning, vil sagsbehandlingstiden fte være længere. 5. Sikkerhed g kntrl 5.1. Datasikkerhed Den prjektansvarlige frsker eller frskergruppen skal dels sikre, at kravene i sikkerhedsbekendtgørelsen g Aalbrg Universitets plitikker g regler fr infrmatinssikkerhed (findes i sikkerhedshåndbgen på samt nedenstående vilkår verhldes. Behandlingen af persnplysninger, sm i medfør af persndatalven fretages alene med henblik på at udføre statistiske eller videnskabelige undersøgelser, skal ske på en måde, der sikrer, at de persnplysninger, sm indgår i undersøgelserne, hldes adskilt fra universitetets almindelige administrative sagsbehandling. Det indebærer bl.a., at man ved pslag eller søgninger i frbindelse med administrativ sagsbehandling ikke må kunne tilgå plysninger, sm udelukkende behandles i videnskabeligt eller statistisk øjemed. Frskeren skal sørge fr, at persnplysninger ikke hændeligt eller ulvligt tilintetgøres, frtabes eller frringes. Det kan eksempelvis sikres ved, at der fretages regelmæssige sikkerhedskpieringer. Såfremt persnplysningerne pbevares på en AAU standardløsning, sker der autmatisk sikkerhedskpiering. Sikkerhedskpien gemmes standardmæssigt i 3 måneder. Persnplysninger må endvidere ikke pbevares på en måde, der giver mulighed fr at identificere de registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til prjektets gennemførelse. Frmidling af frskningsprjektets resultater skal ske på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere enkeltpersner. Hvis behandling af persnplysninger finder sted på it-udstyr udenfr Aalbrg Universitets lkaliteter (eller på udstyr, sm ikke er en del af universitetets almindelige system), skal frskeren sikre de frnødne sikkerhedsfranstaltninger. Ved spørgsmål herm kan AAU IT Service kntaktes. 5.2 Databehandling g pbevaring Frskeren skal sikre, at der alene behandles persnplysninger, der er mfattet af anmeldelsen, g at persnplysninger hverken kmmer til uvedkmmendes kendskab eller misbruges. Behandling af data må kun fretages af frskeren eller på franledning af frskeren g på dennes ansvar. Såfremt det i frbindelse med frskningsprjektet er nødvendigt, at persnplysninger behandles af en eller flere underleverandør(er) eller samarbejdspart(er), herunder f.eks. ffentlige myndigheder, virksmheder g andre universiteter, skal der, inden underleverandøren eller samarbejdsparten påbegynder behandlingen, indgås en databehandleraftale. Skabeln til databehandleraftaler kan hentes på 9

10 Frskeren skal ved verførsel af persnplysninger via internet eller andet eksternt netværk sikre, at der træffes de frnødne sikkerhedsfranstaltninger md, at plysningerne kmmer til uvedkmmendes kendskab. Dette kan eksempelvis ske ved, at plysningerne sendes krypteret. Det bemærkes, at det er sikkert at sende mails fra en AAU mailadresse til en anden AAU mailadresse, da dette er et lukket system. Det er ulvligt at anvende Drpbx g lignende løsninger. Prjektansvarlig er til enhver tid ansvarlig fr, at der sikres, at persnplysninger, uanset m de frefindes i elektrnisk eller fysisk frm, pbevares i verensstemmelse med nedenstående principper: - Fysiske mapper med persnplysninger skal pbevares i aflåste skabe eller skuffer, hvr det kun er den frsker eller frskergruppe, der skal bruge plysningerne, der har en nøgle. - Persnplysninger der ønskes pbevaret elektrnisk, skal sm udgangspunkt pbevares på en AAU standardløsning. - Såfremt persnplysninger ikke pbevares i en AAU standardløsning, skal frskeren sikre, at persnplysningerne pbevares på en sikker g frsvarlig måde, g således at uautriserede persner ikke har eller mulighed fr at få adgang hertil. Opbevaring udenfr AAU standardløsning kræver i visse tilfælde Aalbrg Universitets Infrmatinssikkerhedschefs gdkendelse. - Persnplysningerne skal i videst muligt mfang behandles i en frm, hvr de ikke er umiddelbart persnhenførbare, f.eks. i krypteret frm eller under et løbenummer i stedet fr under persnnummer. IT Service kan være behjælpelig med at kryptere. - Adgangen til persnplysninger må kun finde sted ved benyttelse af et frtrligt passwrd. Passwrd skal udskiftes mindst én gang m året, g når frhldene tilsiger det. - Ved anvendelse af interne net skal det sikres, at uvedkmmende ikke kan få adgang til plysningerne. - Hvis persnplysningerne lagres på udtagelige g bærbare datamedier, f.eks. på USB-nøgler eller eksterne harddiske, skal der sikres md, at uvedkmmende kan tilgå plysningerne på det bærbare datamedie i tilfælde af, at det mistes/stjæles. Dette kan f.eks. ske ved kryptering. Såfremt man benytter en cmputer, sm er udleveret af Aalbrg Universitet, kan denne bruges til at kryptere bærbare datamedier. IT Service kan vejlede m hvrdan. - Adgang til persnplysningerne skal begrænses til persner, der har et sagligt behv fr adgang. Det skal være så få persner sm muligt. Persnplysninger, der indgår i et frskningsprjekt, database eller bibank, må ikke indgå i administrativ eller knkret sagsbehandling, g persnplysningerne må endvidere ikke anvendes sm grundlag fr knkrete retlige eller faktiske franstaltninger ver fr de mhandlede persner eller andre persner. Persnplysninger, der indgår i et frskningsprjekt, database eller bibank, må udelukkende bruges til frskning g statistik. Persnplysninger, sm indehlder plysninger m plitisk verbevisning, må ikke indehldes i et edb-register. 5.3 Kntrl 10

11 Infrmatinssikkerhedschefen skal løbende fretage intern stikprøvekntrl af, at sikkerhedsbekendtgørelsen, Aalbrg Universitets plitikker g regler fr infrmatinssikkerhed g venstående vilkår verhldes Datatilsynet kan kmme på uanmeldte g anmeldte kntrlbesøg. 6. Afslutning af prjektet Efter persndatalven må man ikke pbevare persnplysninger i længere tid end nødvendigt. Og frskeren eller frskergruppen skal derfr sikre, at persnplysninger slettes, annymiseres eller verføres til arkiv efter reglerne i arkivlven, når persnplysninger ikke længere er nødvendige. Sletning af persnplysninger fra elektrniske medier skal ske på en sådan måde, at plysningerne ikke kan genetableres. Fysiske mapper skal tilintetgøres ved makulering. I frbindelse med anmeldelse skal frskeren bl.a. plyse, hvrnår behandlingen, herunder f.eks. pbevaring, af persnplysninger afsluttes. Når denne dat nærmere sig, tilstræber Kntraktenheden at kntakte den frsker, der har anmeldt behandlingen med henblik på at minde m, at det snart er tid til at slette, annymisere eller arkivere persnplysningerne. Såfremt behandlingen af persnplysninger endnu ikke er afsluttet, er det muligt at søge m at få daten ændret. Der kan læses mere herm i Vejledning m ændring. 7. Ændringer Såfremt der sker ændringer efter at frskeren eller frskergruppen har mdtaget udtalelse fra Kntraktenheden, skal disse ændringer registreres på Aalbrg Universitets interne versigt. Se Vejledning m ændring g Ændringsskema. Eksempler på ændringer der skal registreres: - Frlængelse af prjektet, herunder udsættelse af det tidspunkt, hvr persnplysningerne skal slettes, annymiseres eller arkiveres. - Frlængelse af den peride, hvr frskeren vil behlde en etableret database eller bibank. - Ændring af hvrdan persnplysningerne håndteres efter at behandlingen er afsluttet (sletning, arkivering eller annymisering). - Ændret antal persner, der behandles plysninger m. - Ny(e) databehandler(e). - Ny prjektleder eller ny prjekttitel. - Prjektleder skifter institut. 8. Videregivelse Videregivelse af persnplysninger til tredjemand må kun ske til brug i andet statistisk eller videnskabeligt øjemed. Videregivelse kræver særskilt tilladelse. 11

12 Såfremt persnplysninger ønskes videregivet til tredjemand i Danmark, kræver dette Kntraktenhedens tilladelse. Såfremt der ønskes videregivelse til tredjemand i udlandet, kræver dette Datatilsynets tilladelse. Det bemærkes, at såfremt en frsker skifter arbejde g i den frbindelse ønsker at tage persnplysninger med sig til ny arbejdsplads, er dette videregivelse, hvrfr dette kræver enten Kntraktenheden eller Datatilsynets tilladelse. Såfremt en frsker eller frskergruppe ønsker tilladelse til videregivelse til tredjemand i Danmark, skal skemaet Ansøgning m videregivelse udfyldes. Såfremt der ønskes videregivelse til tredjemand i udlandet, skal frskeren kntakte Kntraktenheden pr mail persndata@adm.aau.dk, hvrefter Kntraktenheden er behjælpelig med råd g vejledning g med at finde de krrekte blanketter på Datatilsynets hjemmeside. Der kan læses mere i Vejledning m videregivelse. 12

13 9. Bilag 9.1. Bilag 1 Anmeldelsesskema Anmeldelsesskema Til brug fr anmeldelser af prjekter, databaser, registre g bibanker, hvri der behandles frtrlige persnplysninger. Ved tvivl m hvrvidt der skal ske anmeldelse, send frespørgsel til persndata@adm.aau.dk Du skal være særligt pmærksm på At persnplysninger sm udgangspunkt skal pbevares på en AAU standardløsning til frtrlig data, g der kan vælges mellem følgende standardløsninger til brug fr pbevaring af frtrlige data. Kryptering af cmputer AAU IT Service er behjælpelig med at kryptere cmputere g sørge fr sikker pbevaring af krypteringsnøgler, således at data ikke mistes i frbindelse med nedbrud g skifte af cmputer. Persnligt fildrev Kan kun benyttes af en enkel frsker. Fællesdrev (gså kaldet netværksdrev) Flere frskere har adgang til de data, der er gemt på fællesdrevet. Ejeren af drevet bestemmer hvem, der har adgang til fællesdrevet. Frskerservice ved Danmarks Statistik SurveyXact Såfremt der ønskes Kryptering af cmputer, Persnligt fildrev eller Fællesdrev til pbevaring af frtrlig data, skal du inden du udfylder dette anmeldelsesskema sende en mail til supprt@its.aau.dk g bestille den ønskede pbevaringsløsning. Det sagsnummer, sm du får fra ITS, skal skrives ind i dette anmeldelsesskema. Såfremt der vælges anden løsning end de venfr nævnte AAU standardløsninger, vil det fte betyde længere sagsbehandlingstid, idet der skal undersøges g dkumenteres, at den valgte pbevaringsløsning verhlder persndatalven g sikkerhedsbekendtgørelsen. Udver IT Service sagsnummer skal du have følgende plysninger klar til brug fr udfyldelse af anmeldelsesskemaet: Institut, prjekttitel g navn på prjektleder Type anmeldelse (f.eks. frskningsprjekt, database, bibank) Hvilke persnplysninger der behandles (f.eks. cpr, helbredsplysninger, race mv.) Type behandling (f.eks. indsamling, pbevaring, analyse mv.) Ca. antal persner, der behandles plysninger m Tidspunkt fr begyndelse af behandlingen af persnplysninger Hvrvidt samarbejdspartnere mv. skal behandle persnplysninger på vegne af frskeren Hvr persnplysningerne ønskes pbevaret. Tidspunkt fr afslutning af behandling af persnplysningerne Hvrvidt persnplysningerne slettes, arkiveres efter arkivlven eller annymiseres ved afslutningen af behandlingen Ved bibank g database skal frmålet beskrives 13

14 Hvis du angiver din AAU adresse, mdtager du efterfølgende mail med link til din besvarelse: Institutnavn: Navn(e) på prjektleder(e): Hvis det er et ph.d. prjekt er prjektlederen den ph.d. studerende. Prjekttitel: Type anmeldelse: En database/et register er en større, fte systematisk, samling af data. Frskningsprjekt Database eller register Bibank Behandlingen er persnplysninger påbegyndes den (dat): Eksempel 1: Hvis man til et prjekt skal bruge ngle persner, der pfylder bestemte inklusinskriterier, behandles der allerede persnplysninger ved hvervningen af persnerne. Eksempel 2: Hvis man skal udsende et spørgeskema, behandles der allerede persnplysninger på det tidspunkt, hvr man finder frem til, hvem man skal sende spørgeskemaet til. Behandlingen af persnplysninger sker med henblik på videnskabelig g statistiske undersøgelser Hvr mange persner behandles der plysninger m (ca. antal): Type af behandling: Ja Nej Indsamling af persnplysninger Registrering af persnplysninger Opbevaring af persnplysninger Analyse af persnplysninger Sletning af persnplysninger Anden behandling, beskriv: Persnplysningerne behandles alene manuelt (dvs. uden brug af cmputer, scanner mv.) Persnplysninger behandles elektrnisk g eventuelt manuelt Type af persnplysninger der behandles: CPR numre 14

15 Eksempler på andre identitetsplysninger: Navn, adresse, mailadresse, telefnnummer mv. Eksempler på helbredsfrhld: Sygdm, misbrug, diagnser, sygefravær, medicin sv. Eksempel på seksuelle frhld: En persn, der har været udsat fr seksuelt krænkelse. En persns natinalitet er ikke mfattet af Racemæssig eller etnisk baggrund. Efter persndatalven gælder der et frbud md at føre elektrnisk register med plysninger m plitisk verbevisning. Eksempel på plitisk verbevisning: Oplysninger m hvilket parti en persn stemte på ved sidste valg. Det er derimd ikke plitisk verbevisning, såfremt det er en plysning m, hvad en persn mener m f.eks. besparelser indenfr et bestemt mråde. Eksempler på væsentlige sciale prblemer: Langvarig arbejdsløshed, førtidspensin, kntanthjælp i længere perider sv. Andre identifikatinsplysninger, beskriv: Helbredsfrhld Religiøs verbevisning Seksuelle frhld Filsfisk verbevisning Fagfreningsmæssige tilhørsfrhld Racemæssig eller etnisk baggrund Strafbare frhld Plitisk verbevisning Væsentlige sciale prblemer Andet, beskriv: Er der eksterne, der skal indsamle, behandle, administrere, pbevare mv. persnplysninger sm del af prjektet? Ja, databehandler(e) Nej En databehandler er en ekstern persn, der behandler, herunder pbevarer, indsamler, analyserer mv. persnplysninger på vegne af en AAU ansat frsker. Eksempler på databehandlere: Eksterne medfrskere, virksmhed eller myndighed, der behandler, indsamler pbevarer mv. persnplysninger til et prjekt, webhteller, der bruges til pbevaring af data g studerende, der ikke er ansat på AAU, men sm arbejder på et prjekt (ikke udtømmende) Efter persndatalven skal der indgås en databehandleraftale med hver enkel databehandler. En databehandleraftale er en aftale hvrved databehandleren bl.a. påtager sig at verhlde persndatalven g sikkerhedsbekendtgørelsen. Venligst anfør navn g adresse fr hver enkel databehandler(e): Persnplysningerne ønskes pbevaret på AAU standardløsning Ja Nej, gå til næste punkt. 15

16 Hvis der er svaret ja, venligst udfyld følgende: Persnplysningerne pbevares i følgende AAU standardløsning: Kryptering af cmputer Persnligt fildrev Fællesdrev (gså kaldet netværksdrev) Server ved Danmarks Statistik SurveyXact Såfremt du har valgt Frskerservice ved Danmarks Statistik eller SurveyXact, er det ikke nødvendigt at anføre ITS sagsnummer. Persnplysningerne pbevares ikke i en AAU standardløsning: Angiv IT Service sagsnummer her: Hvr pbevares persnplysningerne? Beskriv hvrdan sikkerhedsreglerne er pfyldt: Hvrnår afsluttes behandlingen af persnplysninger (dat): Ved afslutning af behandlingen af persnplysninger sker følgende med de behandlede persnplysninger: Den enkelte frsker er selv ansvarlig fr, at rette henvendelse til Rigsarkivet med henblik på af få data arkiveret. Rigsarkivet fretager en vurdering af, hvrvidt dataene er bevaringsværdige. Sletning Annymisering Beskriv hvrdan: Arkiveres efter Arkivlven Særligt ved database eller register: Hvis der er krydset ja i database eller register, venligst beskriv frmålet med databasen/ registret: Særligt ved bibank: Hvis der er krydset ja i bibank, venligst beskriv frmålet med bibanken: Oplys typen af det bilgiske materiale (F.eks. væv, bld): Hvrnår destrueres eller annymiseres det bilgiske materiale (dat): 16

17 9.2. Bilag 2 Udtalelse g bilag A Institut fr [INDSÆT Navn på prjektleder] Kntraktenheden Niels Jernes Vej 10 Pstbks Aalbrg Sagsbehandler: Navn Telefn: persndata.aau.dk Web: Dat: Sagsnr.: Udtalelse vedr. behandling af persnplysninger anmeldt under AAU s fællesanmeldelse til Datatilsynet af 18. september 2015 (Datatilsynets j. nr ) Du har d. [INDSÆT DATO] fretaget anmeldelse til Kntraktenheden af behandling af persnplysninger udelukkende i videnskabeligt eller statistisk øjemed. Det fremgår af anmeldelsen, at der i frbindelse med prjektet [INDSÆT PROJEKTTITEL] vil blive behandlet frtrlige persnplysninger. Kntraktenheden kan i den anledning plyse, at behandlingen kan påbegyndes [INDSÆT DATO], g at du i den frbindelse skal pfylde de krav til behandlingen, sm følger af vedlagte bilag 1. Kntraktenheden gør endvidere pmærksm på, at behandling alene må ske frem til det i anmeldelsen angivne sluttidspunkt af [INDSÆT DATO]. Herefter skal de pågældende persnplysninger [VÆLG slettes/arkiveres/annymiseres]. Såfremt der sker ændringer i prjektet undervejs eller at behandlingen af persnplysninger ikke er afsluttet på det frventede tidspunkt, skal du udfylde blanketten Ændringsskema. Såfremt at persnplysningerne skal (gen)bruges til et andet prjekt eller at prjektet skal flyttes til et andet universitet, f.eks. i frbindelse med prjektleders jbskifte, skal blanketten Ansøgning m Videregivelse udfyldes. Ændringsskema g Ansøgning m Videregivelse samt tilhørende vejledninger findes på g de udfyldte blanketter skal sendes til persndata@adm.aau.dk. Med venlig hilsen 17

18 Bilag A Krav til behandling g datasikkerhed Den prjektansvarlige frsker eller frskergruppe skal sikre, at behandling af persnplysninger sker i verensstemmelse med Persndatalven, herunder kravene i Sikkerhedsbekendtgørelsen (Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000), Aalbrg Universitets sikkerhedsinstruks. Derudver skal den prjektansvarlige frsker eller frskergruppe sikre, at neden følgende vilkår verhldes: Behandling Persnplysningerne må ALENE anvendes inden fr det pågældende videnskabelige g/eller statistiske frmål angivet i anmeldelsen. De pågældende persnplysninger må således IKKE indgå i administrativ eller knkret sagsbehandling. Behandling af persnplysningerne må KUN fretages af den prjektansvarlige frsker eller på franledning af den prjektansvarlige frsker g på dennes ansvar. Den prjektansvarlige frsker skal sikre, at der alene behandles persnplysninger, der er mfattet af anmeldelsen g at persnplysningerne hverken kmmer til uvedkmmendes kendskab eller misbruges. Den prjektansvarlige frsker skal sikre, at der ikke behandles urigtige eller vildledende persnplysninger. Urigtige eller vildledende persnplysninger, eller persnplysninger, sm er behandlet i strid med persndatalven eller disse krav, skal berigtiges eller slettes. Persnplysningerne skal i videst muligt mfang behandles i en frm, hvr de ikke er umiddelbart persnhenførbare, fx i krypteret frm eller under et løbenummer i stedet fr under persnnummer. Krypteringsnøgle eller kdenøgle til løbenumre mv. skal pbevares frsvarligt g adskilt fra persnplysningerne. Der må ikke føres edb-registre med plysninger m plitiske frhld, sm ikke er ffentligt tilgængelige. Den prjektansvarlige frsker skal sikre, at persnplysningerne ikke hændeligt eller ulvligt tilintetgøres, frtabes eller frringes (eksempelvis ved at fretage regelmæssige sikkerhedskpieringer). Hvis behandling af persnplysninger finder sted på it-udstyr uden fr Aalbrg Universitets lkaliteter, eller finder sted på it-udstyr, sm ikke er en del af universitetets almindelige it-system, så skal den prjektansvarlige frsker sikre de frnødne sikkerhedsfranstaltninger. Den prjektansvarlige frsker skal ved verførsel af persnplysninger via internet eller andet eksternt netværk sikre, at der træffes de frnødne sikkerhedsfranstaltninger md, at persnplysningerne kmmer uvedkmmendes kendskab. Herunder skal anvendes kryptering, hvis 18

19 persnplysningerne verføres via internettet eller andre åbne net, g sikring af sikkerhed fr autenticitet (afsenders g mdtagers identitet) g integritet (de afsendte persnplysningers ægthed) skal ske i frnødent mfang ved anvendelse af passende sikkerhedsfranstaltninger. Ved anvendelse af interne net skal det sikres, at uvedkmmende ikke kan få adgang til persnplysningerne. Opbevaring Persnplysningerne må ikke pbevares på en måde, der giver mulighed fr at identificere de persner sm persnplysningerne mhandler i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til prjektets gennemførelse. Persnplysningerne skal sm udgangspunkt pbevares på en AAU standardløsning til frtrlig data. AAU har pt. følgende standardløsninger: Kryptering af cmputer Persnligt fildrev Fællesdrev (gså kaldet netværksdrev) Frskerservice ved Danmarks Statistik SurveyXact Den prjektansvarlige frsker er til enhver tid ansvarlig fr at sikre, at persnplysningerne, uanset m de frefindes i elektrnisk eller fysisk frm, pbevares i verensstemmelse med nedennævnte principper: Lkaler, der benyttes til pbevaring eller behandling af persnplysninger skal være indrettet således, at uvedkmmende ikke kan få adgang. Persnplysninger, der pbevares elektrnisk, skal pbevares på en sikker g frsvarlig måde, g således at uautriserede persner ikke har adgang hertil. Der skal anvendes adgangskde (passwrd) fr at få adgang til pc er g andet elektrnisk udstyr med persnplysninger. Kun de persner, der skal have adgang, må få en kde. De persner, der har adgangskde må ikke verlade kden til andre eller lade den ligge, så andre kan se den. Kden skal udskiftes mindst én gang m året, g når frhldene tilsiger det. Hvis persnplysningerne lagres på udtagelige g mbile datamedier (eksempelvis USBnøgler) skal der sikres md, at uvedkmmende kan tilgå plysningerne på det bærbare datamedie i tilfælde af, at det mistes/stjæles (eksempelvis ved anvendelse af adgangskde g kryptering). Alternativt skal de udtagelige datamedier pbevares frsvarligt aflåst g således, at uvedkmmende ikke kan få adgang til persnplysningerne. Adgang til persnplysningerne skal begrænses til persner, der har et sagligt behv fr adgang. Det skal være så få persner sm muligt. Der skal fretages lgning (maskinel registrering) af alle anvendelser af persnplysningerne. Lgningen skal mindst indehlde plysning m tidspunkt, bruger, type af anvendelse g angivelse af den persn, de anvendte plysninger vedrørte, eller det anvendte søgekriterium. Såfremt persnplysningerne frinden er blevet krypterede eller 19

20 erstattet med et løbenummer el.lign. så skal der alene fretages lgning af tidspunkt fr behandling g pågældende bruger. Lggen skal pbevares i 6 måneder, hvrefter den skal slettes. Databehandlere Såfremt det i frbindelse med prjektet er nødvendigt, at persnplysningerne behandles af en eller flere eksterne samarbejdsparter, så skal der inden persnplysningerne udleveres til samarbejdsparten, indgås en databehandleraftale mellem Aalbrg Universitet g den eller de pågældende eksterne samarbejdsparter. Skabeln til Databehandleraftale kan fås ved kntakt til Kntraktenheden ved AAU. Databehandleraftalen skal inden underskrift gdkendes af Kntraktenheden ved AAU. Frmidling Frmidlingen af prjektets resultater skal ske på en sådan måde, at det ikke er muligt fr udenfrstående at identificere enkeltpersner. Prjektets afslutning Persnplysninger skal ved prjektets afslutning enten slettes, annymiseres eller tilintetgøres på en sådan måde, at det efterfølgende ikke er muligt at genetablere de pågældende persnplysninger. Alternativt kan persnplysningerne verføres til pbevaring i arkiv efter reglerne i arkivlvgivningen. Videregivelse Persnplysningerne må kun efter frudgående tilladelse fra Kntraktenheden ved AAU videregives/udleveres til tredjemand. Sådan tredjemand må alene anvende de pågældende persnplysninger i videnskabeligt g/eller statistisk øjemed. NB! Vær pmærksm på, at verførsel af et frskningsprjekt i frbindelse med den prjektansvarliges evt. jbskifte er videregivelse i persndatalvens frstand. 20