PRO CESSER FORRET NINGS 21EKSPERTER NOTES FROM THE FIELD. Strømlining af forretningsprocesser. på tværs af funktioner og placeringer

Transkript

1 NR. 5 FORRET NINGS 21 Strømlining af forretningsprocesser på tværs af funktioner og placeringer PRO CESSER

2 HVAD ER " "? For at hjælpe fødevareproducenter med at løse nogle af de vigtigste problemer i industrien har vi spurgt fødevarebranchen "Hvilke råd ville du give dine kolleger i branchen til at strømline nøgleforretningsprocesser på tværs af funktioner og placeringer?" Eksperter fra vores kunder inden for fødevareindustrien, vores medarbejdere, analytikere, konsulenter og forretningspartnere over hele verden har svaret tilbage enten direkte til Columbus eller via de sociale medier, og dermed bidraget til Notes from the Field. Vi modtog hundredvis af svar, der efterfølgende er blevet kogt ned til dette dokument, som vi håber, du vil finde nyttigt og interessant. FORRETNINGSPROCESSER Nutidige virksomheders omskiftelige hvilket vil føre til ineffektivitet og forvirring. natur betyder, at der er flere fusioner og I en mindre virksomhed kan denne model opkøb, som skaber geografisk alsidige anvendes til processer mellem interne virksomheder. Selv om der vil være en afdelinger, hvor der ikke er defineret noget form for fælles tilgang, er disse separate flow for forretningsprocessen den stopper organisationer i fare for at blive til siloer, simpelthen der, hvor afdelingens ansvar hører som arbejder efter forskellige processer, op.

3 Hvilke råd ville du give dine kolleger i branchen til at strømline nøgleforretningsprocesser på tværs af funktioner og placeringer? Tænk meget nøje over, hvordan organisationsstrukturen afspejles i ERP-applikationen, og på hvordan virksomhedsintern handel foregår i din virksomhed. Hvordan skal data adskilles mellem juridiske enheder, og hvilke data skal deles? Hvem ejer de overordnede nøgledata i din virksomhed, og hvor præcise er dataene kan du gøre mere i dag for at gøre klar til overgangen til en ny ERP-løsning? Effektive forretningsprocesser vedrørende overordnet datastyring er vigtige for handel på tværs af forskellige funktioner og placeringer. Denne proces stopper ikke med dit datamigreringsprojekt. Processen kræver veldefineret ejerskab og styring samt førsteklasses IT-systemer til at understøtte sig. Hvor mange fællestræk for kunder, leverandører og produkter er der blandt de juridiske enheder i din organisation? Hvordan vil du definere fælles basisdata, så du kan skabe et effektivt Business Intelligence system, som ikke kræver adskillige kortlægningsprocesser fra én værdi til en anden? MARTIN CLOTHIER, Storbritannien Implementering af det bedste system uden at se på virksomhedskulturen vil aldrig blive en succes. I sidste ende er et ERP-system et værktøj, ikke et mål i sig selv. WIM PLUIMERS, Holland Dine medarbejdere ved mest om de daglige forretningsprocesser. Tag et teammedlem fra hvert nøgleforretningsområde og hver placering, brug Lean-principper til at kortlægge processerne på en stor væg med post-its, og identificer og fjern "spild" fra processen. Hvert unødvendigt stykke papir eller interaktion, der kan fjernes fra processen, forbedrer processens effektivitet og portabilitet i forhold til at indføre den på tværs af placeringer. LISA HAMMOND, Storbritannien Brug BPM til at kortlægge alle eksisterende forretningsprocesser i deres helhed, og gå dem så igennem for dobbelte og divergerende processer, og for at se, hvor processerne kan understøttes af et forretningssystem. Sæt virksomhedens ledere til at foretage ændringer i arbejdsrutinerne. TONY CARLISLE, Storbritannien

4 Standardisering af forretningsprocesserne er ofte den formulerede vision ved opstarten af ethvert ERP-projekt, og det er et godt mål. Men uden god proceskortlægning og -dokumentation samt en systematisk tilgang til forretningsprocesanalyse og generering af systemkrav er det ikke nemt at nå i mål. PHILIP BRUNS, USA Invester i elektronisk kommunikation for at reducere besværet med at vedligeholde data og for at reducere fejl ved dataindtastning. KEVIN BULL, Storbritannien Start med at identificere enhedens vigtigste processer og deres indvirkning på virksomhedens samlede drift, og motiver procesdeltagerne. Alle de nævnte aktiviteter skal udføres i faser. ERNESTAS ZABURAS, Litauen Giv medarbejderne adgang til relevant information i hver eneste proces, og forbind problemfrit alle aktører i forsyningskæden PER CHRISTENSEN, Danmark Større virksomheder består ofte af mange mindre organisationer/divisioner med varierende grad af indbyrdes afhængighed. Udfordringen er at finde og udnytte mulighederne for at reducere overflødigheder og drage nytte af bedste praksis på tværs af organisationen. Forretningsprocesmodellering har vist sig at være et effektivt værktøj til at registrere den eksisterende proces, fremhæve muligheder for forbedring og dokumentere/opretholde forbedrede procesflows på tværs af flere organisationer. Arbejdet med at modellere forretningen og dokumentere processerne betaler sig på mange måder. Det identificerer ikke bare muligheder for omkostningsreduktion og kvalitetsforbedring gennem strømlining og indførelse af bedste praksis. Det kan også afklare roller og ansvarsområder, fungere som uddannelsesværktøj, bidrage til sikkerhedsopsætning og SOX-overholdelse, samt identificere huller eller forbedringsmuligheder. Softwareværktøjer til forretningsprocesmodellering kan gøre processen effektiv, og gør det muligt for organisationer hurtigt at kunne nyde godt af fordelene. JIM BRESLER, USA

5 Involver nøglepersoner fra alle forretningsenheder i procesgennemgang/-design. Tilstræb at holde forretningsprocesdokumentation i ét samlet styringsværktøj ("én version af sandheden"), og gør procesdokumentationen tilgængelig for alle relevante medarbejdere (inkluder "bevidsthedskampagner" for at sikre, at der i hele organisationen er en høj grad af kendskab til de tilpassede forretningsprocesser. BJØRN PEDERSEN, Danmark Brug bedste-praksis-rådgivning fra erfarne konsulenter og værktøjer til at definere standardprocesser. CHRIS BRAISBY, Storbritannien Uanset hvilken type proces, du fokuserer på, bør forretningsprocesdesign og visualisering af processer altid være udgangspunktet for enhver forbedring eller tilpasning af forretningsprocesser. Forretningsprocesmodellering kan hjælpe dig til at indføre et system af bedste praksis for enhver industri på flere placeringer. GUIDO VAN OSCH, Holland I skal ikke opfinde alting selv. Lær af de bedste. Tænk benchmarking, internt og eksternt. Skabelonopsætning baseret på bedst praksis anvendes til skræddersyning relateret til parameteropsætning. Skabelon for brugerdokumentation relateret til processer. CLAUS CHRISTENSEN, Danmark Brug standarder på tværs af organisationen som retningslinjer. Men husk at tage hensyn til, at forskellige funktioner og placeringer kan have forskellige behov, og vær fleksibel med processerne. En organisation med tydelige adskillelser mellem afdelingerne kan have stramme processer pga. ansvarsopdelingen, men det har en organisation med få medarbejdere måske ikke. Vi bruger to dokumenter i vores hovedadministration og et dokument på satellitkontorerne. Sørg for intern netadgang til at følge med i indkøbsordrer, fakturaer og forsendelser. NATASHA PIJUAN, USA Information sparer tid og penge. JON WELLS, USA HENRIK OXLUND, Danmark

6 "En størrelse passer alle" fungerer ikke altid. En proces, der fungerer godt i en virksomhed, kan være ineffektiv i en anden. Sørg for at etablere en løbende dialog med procesejerne. De ved bedst, hvad der fungerer for dem. DON TYLER, USA Analyser statistiske data og foretag på basis af denne information korrektioner, hvor det er påkrævet. De analyserede data skal ikke bare være finansielle, men også ikke-finansielle som fx antal defekter, afvigelser, forekomster og omfang af nedetid, antal forsinkelser, rabatter pga. af produkter tæt på udløbsdato, som ikke blev registreret i tide, antal medarbejdere, antal skiftehold og øvrige indikatorer. Evaluering af disse indikatorer er afgørende for at kunne identificere, hvor optimering er påkrævet, og herefter tage beslutninger om forbedringer og automatiseringer. RUTA GRIGIENE, Litauen Brug af virksomhedsinterne salgs- og indkøbsordrer er implicit forbundet med at tillade opdatering af enkelte sider. Det forebygger dobbeltarbejde og gør de virksomhedsinterne krav mere synlige. DAVID MOODIE, Storbritannien Effektiv koordinering mellem fabrik, lager og detailbutikker ved hjælp af overordnet planlægning, overførselsordrer, produktionsordrer og salgsordrer har gjort det muligt at få stram kontrol over lagerbeholdningen SHAILESH GAJARALWAR, Indien Nøglen til at strømline forretningsprocesserne på tværs af flere organisationer, regioner eller lande er at forstå processerne for hvert enkelt sted samt dokumentere jeres fælles processer og om nødvendigt de lokale afvigelser. Virksomheden skal foretage end fuldstændig gennemgang af forretningsprocesserne, for man kan ikke strømline noget, man ikke forstår. Ved kortlægning af hver enkelt lokale proces skal de nuværende processer kortlægges med fuldstændige flowdiagrammer og forklaringer eller begrundelser. Når de enkelte organisationer er kortlagt, kan virksomheden som helhed samles og blive enige om en fælles tilgang med lokale undtagelser. Den vanskelige del af opgaven er, at man ikke skal dokumentere, hvordan processen "burde være" eller hvordan du "ønsker den skal være". Dokumenter processen, som den er. Måske bliver den ændret, når globale kontroller og krav overlejres for at skabe en global proces. Når den dokumenterede proces er vedtaget, skal den føres ud i livet gennem uddannelse og praksis. Når processen er indført, skal virksomheden gennemføre intern auditering med de relevante kontroller og periodiske tjek for at sikre, at de vedtagne processer overholdes. STEVE WEAVER, Storbritannien

7 HVORDAN KAN COLUMBUS HJÆLPE? COLUMBUS RAPIDVALUE RapidValue er et værktøj til forretningsprocesmodellering, som er indbygget i Microsoft Dynamics AX for at hjælpe dig med at få mere ud af din ERP-implementering. Columbus har taget industriens bedste-praksis-processer, baseret på vores erfaring fra over implementeringer, og bygget dem direkte ind i løsningen. Omkring 80 % af forretningsprocesserne inden for en industri er standard fra den ene organisation til den anden. Vi har defineret og visualiseret disse processer, så vi kan fokusere på de områder, der udgør dine konkurrencemæssige differentiatorer. Det hjælper dig med at strømline dine forretningsprocesser på tværs af organisationen med henblik på effektivitet og hurtighed samt indføring af bedste praksis. Når det kombineres med SureStep+ implementationsmetodologi, sikrer det, at du opnår en total start-til-slut løsning med hurtigere og smidigere implementering, øget investeringsafkast (ROI), lavere ejerskabsomkostninger og dokumenterede processer. FORDELE 1. INDUSTRILØSNING MED INDBYGGET BEDSTE PRAKSIS. Bedste-praksis-processer fra industrien er indbygget i applikationen for at optimere virksomhedens præstation og levere industriens bedste løsning fra starten. RapidValue har fleksibiliteten til hurtig indføring af forretningsmodeller, der passer til dine unikke krav. 2. KORTERE IMPLEMENTERINGSTID OG HURTIGERE VÆRDISKABELSE. En høj grad af ud-af-boksen forretningsprocesser og funktionel tilpasning betyder reduceret behov for grænseflader, færre modifikationer og hurtigere indføring. Uddannelsesbehovet reduceres, datamigreringen forbedres og hyldevareskabeloner gør det nemt at integrere i førende industrisystemer. 3. HURTIGERE INVESTERINGSAFKAST (ROI) MED MERE FORUDSIGELIG PRÆSTATION OG LAVERE RISIKO. Definerede og visualiserede dokumenterede processer, reduceret modificering, færre grænseflader og mindre tilpasning giver et hurtigere afkast af din investering og et mere forudsigeligt resultat. Ved implementering med SureStep+ metodologi sikres rettidig færdiggørelse med lavere risiko. 4. STÆRKT FUNDAMENT FOR REGELOVERHOLDELSE BASERET PÅ GRUNDIG DOKUMENTATION AF ALLE FORRETNINGSPROCESSER. Fuldt dokumenterede arbejdsgange gør det muligt for dig at udvide eller vækste din virksomhed ved at indføre foruddefinerede forretningsskabeloner samtidig med, at alle uddannelsesbehov strømlines og reduceres. Den fulde ColumbusFood-løsning omfatter vores best practice-modellering af forretningsprocesser med RapidValue, vores egne føde- og drikkevare- samt Supply Chain Solution-moduler, Microsoft Dynamics AX-implementering og vores gennemprøvede implementationsmetodologi, SureStep+.

8 Mange TAK til alle, som har bidraget til Food: Notes from the Field, herunder: Arvind Ramesh, Bjørn Pedersen, Chris Braisby, Claus Christensen, David Moodie, Don Tyler, Ernestas Zaburas, Geeta G. Cohli, Guido van Osch, Henrik Oxlund, Imants Sakss, Jim Bresler, John Petersen, Jon Wells, Josh Sanders, Kevin Bull, Lisa Hammond, Martin Burden, Martin Clothier, Mike Greenway, Natasha Pijuan, Per Christensen, Philip Bruns, Ruta Grigiene, Shailesh Gajaralwar, Steve Weaver, Svetlana Kondakova, Terry Coult, Tony Carlisle, Tony Farr, William Lloyd og Wim Pluimers. ColumbusFood Kommentarer fra felten: NR. 1 PRO DUKT20 TILBAGE KALD Håndtering af produkttilbagekaldelse og overholdelse af 22 EFTERSPØRGSEL FORDÆRVELIGE VARER 24 Sådan mindskes spild og forbedres Administrationen af letfordærvelige varer SUPPLY CHAIN Reducering af omkostninger og forbedring af effektivitet i forsyningskæden lovgivning om sporbarhed NR LET NR. 4 NR. 3 FORUDSE Få bedre mulighed for at forudsige fremtidige behov på et omskifteligt marked NR. 2 NR. 6 FORRET NINGS 21 PRO CESSER Strømlining af forretningsprocesser på tværs af funktioner og placeringer FØDE VARE 17 SIKKER HED Forbedring af fødevaresikkerheden og opnåelse af HACCP/SQF/ BRC/IFS certificering NR. 1 NR. 2 NR. 3 NR. 4 NR. 5 NR. 6 Produkttilbagekaldelse Efterspørgselsprognose Letfordærvelige varer Supply Chain Forretningsprocesser Fødevaresikkerhed Du kan finde flere oplysninger om Columbus, vores kunders erfaringer og vores løsninger på OM COLUMBUS: Columbus er den foretrukne forretningspartner for ambitiøse virksomheder over hele verden inden for fødevare-, detail- og fremstillingsindustrierne. Vi har over 20 års erfaring og vellykkede business cases, og vi er stolte af at kunne tilbyde vores kunder solidt branchekendskab, højtpræsterende løsninger og global rækkevidde. "Columbus" er en del af det registrerede varemærke "Columbus IT"