Lad dig inspirere til nye historier med følgende vinkler, der både kan anvendes til temaer eller enkeltvis:

Transkript

1 Mannaz Brief November 2010 Skru op for energien på jobbet I en tid, hvor økonomer og erhvervsliv skændes om, hvorvidt krisen endelig kan afblæses, oplever flere og flere medarbejdere, at energien på arbejdspladsen påvirkes af mange forandringer og nye arbejdsrutiner. I løbet af de seneste ti år har teknologien og en øget informationsmængde, vendt op og ned på manges hverdag på jobbet. Det stiller øgede krav til, hvordan vi disponerer vores tid, fokuserer på de rette opgaver og bevarer energien til at fungere optimalt i arbejdslivet. Mannaz Brief sætter denne gang fokus på, hvad det kræver at begå sig i en stadig mere kompleks arbejdsrolle og på, hvor energien til at præstere skal komme fra. De tre udvalgte emner giver inspiration til historier inden for mødeledelse og effektivitet. Endeligt er der et eksempel fra Mannaz egen virkelighed, hvor kunden er inviteret helt ind i hjertet af virksomheden, hvilket skaber en energisk og dynamisk stemning både for kunder og medarbejdere. Lad dig inspirere til nye historier med følgende vinkler, der både kan anvendes til temaer eller enkeltvis: 1. Multitasking er skadeligt 2. Møder dræner energien 3. Gør kunden til din kollega Kontaktpersoner I forbindelse med hver historie er der angivet en kontaktperson, som kan uddybe og perspektivere vinklen yderligere. Vil du vide mere? Mannaz udsender løbende M Knowledge - et af Danmarks største nyhedsbreve om ledelse, kompetenceudvikling og tendenser i erhvervslivet. På kan du tilmelde dig den personlige nyhedsmail og udvælge netop de områder, du har journalistisk interesse i.

2 1. Multitasking er skadeligt Den moderne medarbejder oplever ofte at blive afbrudt i sit arbejde. Vi foretager langt flere overspringshandlinger på jobbet end tidligere, mens mulighederne for at finde ro og tid til fordybelse formindskes. Og vi betaler en høj pris for udviklingen. I løbet af de seneste ti år har de flestes arbejdsliv og arbejdsdag ændret sig markant. Internet, , mobiltelefoner og mobile kalendere har sprængt grænserne for, hvad der er muligt, og hvor hurtigt det kan lade sig gøre. Samtidig er der også endnu bedre muligheder for at lade sig distrahere og lave overspringshandlinger online, eller når der arbejdes hjemmefra. Hjerneforskere og psykologer har påvist og dokumenteret, at vi betaler en høj pris, når vi springer rundt i opgaver eller forsøger at gøre flere ting på én gang. Fordi dybden af vores opmærksomhed styrer dybden af vores tanker og hukommelse, ofrer vi den normale forståelse og læring, når vi hele tiden skal multitaske. Vi gør mere, men ved mindre. Og jo flere opgaver vi jonglerer med, og desto hurtigere vi skifter mellem dem, desto højere en pris betaler vi også. Problemet i dag er ikke, at vi multitasker. Det har vi altid gjort. Problemet er, at vi sjældent stopper med gøre flere ting samtidigt. Bombardementet af informationer er stigende, og som et resultat afsætter vi mindre tid til mere rolige og eftertænksomme øjeblikke, der kræver koncentration, fordybelse og refleksion. Der findes dokumentation for, at afbrydelser betyder meget for vores evne til at arbejde koncentreret og løse vores opgaver tilfredsstillende. Hver gang vi bliver afbrudt, tager det længere og længere tid - op til minutter - at vende tilbage til dér, hvor vi var i opgaven. Undersøgelser fra University of Michigan bekræfter, at tiden, der spildes, stiger i takt med kompleksiteten af opgaven. Den amerikanske forfatter, Nicholas Carr, har for nylig udgivet bogen The Shallows De Overfladiske, der netop beskæftiger sig med online-verdenens påvirkning af den menneskelige psyke. Han påpeger, at vore online-vaner ændrer selve strukturen i vores hjerne - og ødelægger evnen til at tænke dybt og lære nyt. Aktualiteten i historien er også, at der i politiske kredse og erhvervslivet fokuseres meget på, at produktiviteten er faldende i Danmark. Vi taler om at finde nye måder at begå os på i en øget konkurrencesituation og fremhæver ofte, at vi har en styrke i vores evne til at bringe viden i spil. Men i realiteten findes der et stort uudnyttet potentiale inden for den måde, mange medarbejdere udnytter deres tid på i en hverdag, som ofte er overfyldt af informationer og opgaver, der skal balanceres. I Mannaz har vi flere dygtige undervisere, som er blandt de førende eksperter i Danmark inden for området personlig effektivitet og planlægning. De kan perspektivere, hvordan vi frigør mere energi i hverdagen, undgår at synke til bunds i dårlige vaner og dermed opnår en større, daglig effektivitet. Lene Nilsson, direktør i Mannaz Tlf. direkte: Mobil: lni@mannaz.com

3 Øvrig research A) En ny undersøgelse fra det britiske medietilsyn, Ofcom, viser, at vores britiske naboer bruger over syv timer dagligt på at se tv, gå online, sende s og sms er, læse webaviser og surfe på mobil og pc. Undersøgelsen findes her: B) Den engelske psykolog, Glenn Wilson, fra The University of London påviste i et forsøg fra 2005, hvordan en gruppe af studerende klarede at løse opgaver - først i et stille arbejdsmiljø og dernæst i et arbejdsmiljø, hvor de konstant blev afbrudt af en strøm af sms'er, pludselige samtaler og opringninger. Det viste sig, at når forsøgspersonerne blev afbrudt, klarede de sig markant dårligere. Løsningerne svarede til en IQ reduceret med ca. 10 point i forhold til da de havde arbejdsro. De, som blev afbrudt for at svare på mails eller sms'er, klarede sig endda dårligere end en kontrolgruppe, som havde røget hash hver dag i et år. Effekten på deres hjerne svarede faktisk til, at de havde gået glip af en nats søvn. Læs mere om forsøget her:

4 2. Møder dræner energien Mange ansatte er fanget i en endeløs strøm af møder, som ofte er ineffektive og fattige på resultater. Den danske mødekultur trænger til et grundigt eftersyn, hvis der skal skabes større produktivitet i samfundet. Så sidder man der igen - endnu et møde skal overstås. Flere af kollegaerne dukker ikke op til tiden, mens de, som er til stede, sidder uroligt i stolene, nogle kigger ud af vinduet, andre i loftet og andre igen er travlt optaget af at skrive små krusseduller på deres notatpapir. Det er desværre alt for ofte det billede, medarbejdere har af møderne, som de deltager i på arbejdspladsen. De oplever, at mødetiden går ud over de normale opgaver, de er sat i verden for og har lyst til at udføre. Undersøgelser dokumenterer en klar sammenhæng mellem arbejdsglæde og god mødekultur. Op mod tyve procent af møderne på danske arbejdspladser er spild af tid, viser en undersøgelse foretaget af Danmarks Pædagogiske Universitetsskole. Samtidig topper lange og meningsløse møder listen over, hvad der typisk udløser vrede, fald i motivation og stress blandt medarbejdere. I en situation, hvor produktiviteten er under pres, efterspørger flere og flere virksomheder en bedre mødekultur. Mannaz arbejder indgående med området og kan, som ekspert, give gode råd til, hvordan virksomheder kan løse problemet og henvise til cases, der kan sætte ord på deres personlige oplevelser med at udvikle en bedre mødekultur. Mariann Illum Vendler, kursuschef i Mannaz Tlf. direkte: Mobil: miv@mannaz.com Faktaboks: Opskrift på det gode møde 1. Begynd mødet til tiden også selv om ikke alle er dukket op. 2. Indled hvert punkt på dagsordenen ordentligt. Vær skarp på formålet med mødet, sørg for en god beskrivelse af de enkelte punkter og formulér et klart delmål. Gør klart for mødedeltagerne, hvor lang tid diskussionen må vare. 3. Styr diskussionen og driv den fremad. Husk at konkludere undervejs: Hvad besluttede vi, hvem gør hvad? Skriv referatet på mødet eller umiddelbart efter, så beslutninger og ansvar er nedskrevet 4. Slut gerne mødet før tid. Det giver en fornemmelse af effektivitet. 5. Hold en pause på fem til ti minutter hver time. Det giver deltagerne mere energi. 6. Lad eventuelt rollen som mødeleder gå på skift. Men mødelederen bør altid være erfaren, respekteret og skrap.

5 3. Gør kunden til din kollega Som noget ganske særligt har Mannaz inviteret kunderne indenfor i hjertet af virksomheden. Kunder og medarbejdere deler både kantine og fællesarealer. Gevinsten er en tættere dialog og større dynamik i hverdagen. Kunder og forbrugere køber ikke kun ind med pengepungen og hovedet, men især med hjertet. Følelser står, ifølge forskning fra London Business School, for over 50 pct. af årsagen til, om vi køber eller ej. Der er 20 følelser, der styrer eller ødelægger vores opfattelse og lyst til at købe en virksomheds produkter. Der er altså et direkte link imellem en virksomheds evne til at opbygge emotionelle bindinger og dens evne til at tjene penge. I Mannaz har man taget konsekvenserne af dette og inviteret kunderne helt ind i dagligdagen ved at etablere Mannaz House. En del af Mannaz bygninger i Hørsholm er ombygget i samarbejde med et arkitektfirma med henblik på at skabe et velfungerende læringsmiljø internt og en større interaktion med kunder direkte i huset. Kunder og medarbejdere spiser sammen i kantinen, deles om fællesarealerne og mødes under gående møder i den nærliggende natur. Tiltaget har skabt mere liv, energi og dynamik på arbejdspladsen og giver langt optimale muligheder for at dele erfaringer og nye ideer med kunderne. Man møder kunden til en sludder om løst og fast ved kaffemaskinen. Præcis som man ville gøre med en kollega. Erhvervspsykolog, Marika Tingleff, er en af medarbejderne i Mannaz, som har ændringerne helt inde på livet. Til daglig møder hun både kunderne, når hun underviser dem på uddannelsesforløb i Mannaz House, og når hun har en almindelig arbejdsdag på kontoret. Marika kan fortælle mere om, hvordan det påvirker arbejdsmiljøet, når man inviterer kunderne helt ind i hjertet af en virksomhed. Marika Louise Tingleff, erhvervspsykolog i Mannaz Tlf. direkte: Mobil: mlt@mannaz.com