Hovedudvalget REFERAT

Transkript

1 Hovedudvalget REFERAT Sted: Mødelokale 4, rådhuset Dato: Mandag den 22. august 2016 Start kl.: 13:00 Slut kl.: 15:30 Medlemmer: Jesper Kaas Schmidt (Kommunaldirektør) (Formand) Kenneth Koed Nielsen (Velfærdsdirektør) Kim Kofod Hansen (Udviklingsdirektør) Michael Engelsbæk (Arbejdsmarkedsdirektør) Kim Bruun Nielsen (Sekretariatschef) Hanne Nielsen (Socialchef) Søs Fuglsang (Sundhed- og omsorgschef) Kim Tommy Jensen (Vej- og ejendomschef) Finn Mikkelsen (Skole- og dagtilbudschef) Jytte Skiffard (HK) Ole Andersen (3F) Laila Christensen (AMR) Carsten Povlsen (HK) Anni Hovmann Nielsen (FOA) Birgitte Bastiansen (DSR) Michael Aagaard Laursen (DLF) Tinne Christiansen (BUPL) Kirsten Højgaard (DS) Kennet Hansen (AMR) Hanne Helt Kevy Ellen Birthe Christensen (FOA) (Næstformand) Carsten Willadsen (AC) Norddjurs Kommune

2 Fraværende: Jytte Skiffard (HK) Carsten Povlsen (HK)

3 Hovedudvalget Indholdsfortegnelse Side 1. Godkendelse af referat fra d. 9. maj Information vedr. budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Budget Årlig arbejdsmiljødrøftelse Temadag d. 18. november Årsrapport fra Djurlands Feriefond Guide vedrørende mobning og krænkende adfærd Information fra ledelsen Information fra medarbejderne Information og kommunikation Kommende møder Eventuelt...20 Bilagsoversigt...21 Norddjurs Kommune

4 Hovedudvalget Godkendelse af referat fra d. 9. maj 2016 Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling. Indstilling Formanden indstiller, at referatet godkendes Beslutning i Hovedudvalget den Referatet fra mødet d. 9. maj 2016 blev godkendt. Det samme blev referatet fra dialogmødet d. 9. august Det blev aftalt, at der på næste møde forelægges en årsplan for 2017, der som noget nyt sætter emner fra MED-aftalen på som fast punkt på to af de kvartalsvise møder. 1

5 Hovedudvalget Information vedr. budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling Det fremgår af MED-aftalen, at hovedudvalget skal informeres om budgetopfølgningerne. Der foretages budgetopfølgning hver måned, som forelægges økonomiudvalget. Juni måneds budgetopfølgning afløses dog af halvårsregnskabet. Halvårsregnskabet og tre af budgetopfølgningerne går videre til behandling i kommunalbestyrelsen. Det drejer sig om budgetopfølgningerne ultimo marts, ultimo juli og ultimo oktober. I budgetopfølgningen ultimo maj 2016, forventes et samlet mindreforbrug på 17,2 mio. kr. i forhold til korrigeret budget. Mindreforbruget fordeler sig med 13,0 mio. kr. i mindreforbrug på driften og 4,3 mio. kr. i mindreforbrug på anlæg. På driften forventes der på nuværende tidspunkt et mindreforbrug på 13,0 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget og det fordeler sig således: Økonomiudvalget (mindreforbrug på 1,5 mio. kr.) vedrører mindreforbrug primært på arbejdsskader, barselspuljen, tjenestemandspensioner samt boligsikring. Endvidere er der merforbrug primært på lægeerklæringer, investeringer i nye it-systemer og øget tid i rehabiliteringsteamet på arbejdsmarkedsområdet. Arbejdsmarkedsudvalget (mindreforbrug på 12,9 mio. kr.) vedrører færre lønudgifter til forsikrede ledige i løntilskud i Norddjurs Kommune samt færre borgere i revalidering, forrevalidering, kontant- og uddannelseshjælp, forsikrede ledige og sygedagpenge ydelserne. Børne- og ungdomsudvalget (mindreforbrug på 1,1 mio. kr.) vedrører færre udgifter til staten vedrørende betaling for produktionsskoleelever og der forventes ingen udgifter til ny brugerportal på skoleområdet. 2

6 Hovedudvalget Kultur- og udviklingsudvalget (mindreforbrug på 0,3 mio. kr.) vedrører ansøgte projekter med tilsagn afvikles sent på året, hvorfor tilskud udbetales efterfølgende år. Miljø- og teknikudvalget (merforbrug på 1,8 mio. kr.) vedrører boligudgifter i forbindelse med integration, mindre indtægt masteleje samt kommunale ejendomme overtaget uden budget. Voksen- og plejeudvalget (merforbrug på 1,0 mio. kr.) vedrører længerevarende botilbud. På anlæg er der på nuværende tidspunkt givet tillægsbevillinger på 47,3 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget, hvoraf de 46,6 mio. kr. vedrører overførsler fra I forhold til det korrigerede budget forventes et mindreforbrug på 4,3 mio. kr. på anlæg. Økonomiudvalget (merforbrug på 0,1 mio. kr.) vedrører salgsomkostninger i forbindelse med salg af tidligere børnehaver i Bønnerup og Ørsted. Børne- og ungdomsudvalget (mindreforbrug på 2,2 mio. kr.): vedrører Vivild Børneby forsinket pga. forurening samt afventer vedr. Djurslandsskolen. Erhvervsudvalget (mindreforbrug på 0,8 mio. kr.): vedrører delvis tilbagebetaling af tilskud (Kattegatcentret). Kultur- og udviklingsudvalget (mindreforbrug på 0,6 mio. kr.): vedrører Voldby SFO lokaler samt Multilift til Grenaa svømmehal og puljen til vedligehold af forsamlingshuse. Miljø- og teknikudvalget (mindreforbrug på 0,8 mio. kr.) vedrører Sti mellem Fjellerup og Skovgårde Driftsudgifterne er opdelt i to kategorier indenfor og udenfor servicerammen. Regeringen udmelder hvert år en ramme for serviceudgifterne, som kommunerne skal holde sig indenfor. Norddjurs Kommune forventer ved udgangen af november måned, at serviceudgifterne vil ligge ca. 43,8 mio. kr. over den udmeldte serviceramme, såfremt forventningerne til forbruget af overførslerne holder. Det er dog behæftet med stor usikkerhed. Erfaringen fra de seneste år viser, at der i løbet af året forventes et højere forbrug indenfor servicerammen end regnskabet 3

7 Hovedudvalget ender med at vise. Forventningen er derfor at servicerammen bliver udfyldt, men merforbruget bliver væsentligt mindre end de forventede 43,8 mio. kr. Såfremt der er personalemæssige konsekvenser af budgetopfølgningerne orienterer formanden om disse.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning. Beslutning i Hovedudvalget den Informationen blev taget til efterretning. Der er ikke noget i budgetopfølgningerne, der medfører personalemæssige konsekvenser. 4

8 Hovedudvalget Budget 2017 Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling På mødet informerer formanden om økonomiudvalgets behandling af det tekniske budget samt den planlagte budgetproces. Der henvises i den forbindelse til dagsordenen til økonomiudvalgets møde d. 9. august 2016, punkt 1: Teknisk budget , samt tilhørende bilag, som kan ses på følgende link: 98konomiudvalget%20%28%C3%85ben%29%2F2016%2F09%2D08%2D2016%2FRefer at%20%28%c3%85ben%29&folderctid=0x e9cf4255b99d041bc27cb8851aa 4C73009D419C53D57A194689EDC1D88AEDF7C7&View={EED813A4-20F3-4D4D-B367- AF880546D7FF} Indstilling Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning. Bilag: 1 Åben Plancher med tidsplan for budgetprocessen /16 Beslutning i Hovedudvalget den Formanden informerede om det tekniske budget som økonomiudvalget behandlede på sit møde d. 9. august D. 25. August modtager hovedudvalget, på lige fod med alle aftaleholdere i Norddjurs Kommune, en gennemgang af 1. behandlingsbudgettet. Hovedudvalget har i den forbindelse mulighed for at udarbejde høringssvar til 1. behandlingsbudgettet. Høringsperioden er fra d. 25. august 2016 til d. 13. september Informationen blev taget til efterretning. 5

9 Hovedudvalget Årlig arbejdsmiljødrøftelse Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling I henhold til MED-aftalen planlægger, leder og koordinerer hovedudvalget det overordnede arbejdsmiljøarbejde. Hovedudvalget afholder fast den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse på det ordinære møde i tredje kvartal, hvor der samles op på arbejdsmiljørapporter fra områdeudvalgene. Derudover behandler hovedudvalget kvartalsvise sygefraværs- og arbejdsskadestatistikker. Arbejdsulykkestatistik Vedlagt dagsordenen findes arbejdsulykkestatistikken for 1. halvår Som det fremgår af oversigten på side et i arbejdsskadestatistikken er der registreret 125 skader i perioden, mod 138 i samme periode i af de registrerede ulykker har resulteret i sygefravær, mens de 88 ulykker ikke har medført sygefravær. Nærvedhændelser Siden arbejdsmiljødagen d. 6. juni 2016 har Norddjurs Kommunes interne system til registrering af nærvedhændelser været i funktion. Der er indtil nu kun registreret to hændelser i systemet, så det er fortsat for tidligt til at sige noget generelt om antal og karakter af nærvedhændelser i Norddjurs Kommune. Fraværsstatistik Der er udarbejdet en fraværsstatistik, der vedlægges dagsordenen som bilag. Materialet består af en samlet fraværsstatistik, individuelle fraværsstatistikker for områdeudvalgene samt et faktaark, der beskriver, hvorledes de enkelte elementer i statistikken er fremkommet. Af hensyn til at sikre, at enkeltpersoner ikke kan identificeres er små enheder på under fem medarbejdere samlet i en særskilt række under hvert direktørområde. Det er aftalt, at 6

10 Hovedudvalget hovedudvalgets arbejdsmiljørepræsentanter til en hver tid kan henvende sig til HR og få oplyst hvilke enheder, der opgjort på denne måde. I nærværende fraværsstatistik sammenlignes perioden 1. januar til 30. juni 2016 med den tilsvarende periode for Det kan konstateres, at sygefraværet samlet set er faldet en anelse sammenlignet med samme periode i Arbejdsmiljørapporter Hovedudvalget har modtaget arbejdsmiljørapporter fra områdeudvalgene samt fra MEDudvalget for vej og park med henblik på at gennemføre den årlige arbejdsmiljødrøftelse, herunder prioritere eventuelle indsatsområder for 2017, i form af temaer for de supplerende arbejdsmiljøuddannelser. De gennemgående temaer i rapporterne er på det fysiske område pladsmangel samt indeklima og rengøring. Også ergonomi, herunder stillesiddende arbejde, går igen på tværs af rapporterne. På det psykiske er det særligt arbejdspres, herunder deadlines og arbejdsmængde, samt trusler og grænseoverskridende borgere, der fylder. Der er og har været usikkerhed og utryghed på de områder, der har været igennem organisationsændringer, men omstruktureringerne har også afstedkommet et fokus på kompetenceløft, som påvirker arbejdsmiljøet i en positiv retning. På Nogle områder nævnes tillid og retfærdighed også som emner, man har særligt fokus på, også mobning er forekommet på enkelte arbejdspladser. Helhedsbeskrivelserne ii rapporterne tyder på at trivslen generelt er god i organisationen, og at der er udførlige beskrivelser af de arbejdsmiljøinitiativer, der er igangsat på de enkelte områder. Også trivselskonsulenten og arbejdsmiljøkonsulenten fremhæves positivt i forbindelse med både individuelle og gruppeorienterede indsatser. Efter mødet sendes alle arbejdsmiljørapporter, samt hovedudvalgets konklusion på arbejdsmiljødrøftelsen til kommunalbestyrelsen. Evaluering af arbejdsmiljødagen Den 6. juni 2016 afholdte hovedudvalget den årlige arbejdsmiljødag for hele arbejdsmiljøorganisationen. På mødet evaluerer hovedudvalget dagen. 7

11 Hovedudvalget Indstilling Formanden indstiller, at hovedudvalget gennemfører den årlige arbejdsmiljødrøftelse og udvælger emner, til næste års supplerende arbejdsmiljøkurser samt at arbejdsmiljødagen evalueres. Bilag: 1 Åben Arbejdsulykker 0216 NDK /16 2 Åben Fravær 0216 NDK.pdf /16 3 Åben Arbejdsmiljørapport vej og park /16 4 Åben Arbejdsmiljørapport socialområdet /16 5 Åben Arbejdsmiljørapport administrationen /16 6 Åben Arbejdsmiljørapport sundhed og omsorg /16 7 Åben Arbejdsmiljørapport skole- og dagtilbud /16 Beslutning i Hovedudvalget den Hovedudvalget gennemførte den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Indledningsvist drøftede man proces og form i forbindelse med indsamling af arbejdsmiljørapporter, først fra de lokale MED-udvalg til områdeudvalget og efterfølgende fra områdeudvalgene til hovedudvalget. Det blev af aftalt, at arbejdsmiljørepræsentanterne i hovedudvalget og HR sammen gennemgår procedure og materiale med henblik på at vurdere, om det kan gøres mere simpelt og brugervenligt. I forhold til arbejdsmiljørapporterne og statistikkerne, fravær og arbejdsulykker, konkluderede hovedudvalget følgende, som også er den tekst, der sendes videre til kommunalbestyrelsen sammen med arbejdsmiljørapporterne: Hovedudvalget har behandlet arbejdsmiljørapporterne fra områdeudvalgene på sin årlige arbejdsmiljødrøftelse d. 22. august Hovedudvalget kan på baggrund af rapporterne konstatere, at man på tværs af alle områder arbejder systematisk med at løse de arbejdsmiljøudfordringer, der opstår, hvilket hovedudvalget glæder sig over. 8

12 Hovedudvalget Helhedsbeskrivelserne i rapporterne tyder på at trivslen generelt er god i organisationen, og at der er udførlige beskrivelser af de arbejdsmiljøinitiativer, der er igangsat på de enkelte områder. Også trivselskonsulenten og arbejdsmiljøkonsulenten fremhæves positivt i forbindelse med både individuelle og gruppeorienterede indsatser. I hovedudvalget er der tilfredshed med, at der på sygefraværet kan konstateres et fald, set i forhold til samme periode i Også arbejdsulykkerne ligger stabilt og lidt lavere end samme periode i 2015, hvilket også er glædeligt. De gennemgående temaer i rapporterne er på det fysiske område pladsmangel samt indeklima og rengøring. Også ergonomi, herunder stillesiddende arbejde, går igen på tværs af rapporterne. På det psykiske er det særligt arbejdspres, herunder deadlines og arbejdsmængde, samt trusler og grænseoverskridende borgere, der fylder. Der er og har været usikkerhed og utryghed på de områder, der har været igennem organisationsændringer, men omstruktureringerne har også afstedkommet et fokus på kompetenceløft, som påvirker arbejdsmiljøet i en positiv retning. Hovedudvalget ønsker, at områdeudvalgene og lokaludvalgene i fremtidige rapporter gør endnu mere ud af at fremhæve også de gode arbejdsmiljøhistorier, der findes i organisationen. Det er vigtigt, at gode tiltag og ideer kan gives videre og inspirere andre arbejdspladser til lignende tiltag og at rapporterne er et udtryk for den samlede oplevelse af arbejdsmiljøet, og ikke kun de ting, der giver anledning til problemer. Dette vil hovedudvalget forsøge at understøtte, ved at kigge på procedurer og processer i forbindelse med indsamlingen af arbejdsmiljørapporterne. I forhold til supplerende arbejdsmiljøkurser i 2017 besluttede hovedudvalget at emnerne tillid og arbejdsglæde i forandringer samt arbejdspres skal være genstand for de kommende supplerende arbejdsmiljøkurser. Derudover drøftede man muligheden for at udbyde kurser for hele MED-udvalget på trivsels- og arbejdsmiljøområdet. HR arbejder videre med dette. 9

13 Hovedudvalget Desuden evaluerede hovedudvalget arbejdsmiljødagen. Der var enighed om, at dagen havde været god, både det eksterne oplæg, men også det interne oplæg fra sundhedsskolen havde været brugbare. Derudover var det godt, at man havde fået 2 pjecer som hedder: Arbejdsmiljørepræsentant Norddjurs Pjece og Arbejdsulykker og nærvedulykker Norddjurs Pjece. 10

14 Hovedudvalget Temadag d. 18. november 2016 Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling Hovedudvalget afholder d. 18. november 2016 temadag. Der skal i den forbindelse etableres en arbejdsgruppe, der kan planlægge indholdet på dagen. Indstilling Formanden indstiller, at der nedsættes en arbejdsgruppe der skal planlægge temadagen. Beslutning i Hovedudvalget den Der nedsættes en gruppe bestående af HR, Tinne Christiansen, Ole Andersen og Ellen Birthe Christensen. Mulige emner til dagen kunne være: Kommunikation, vold mod ansatte uden for arbejdstiden, attraktive arbejdspladser, rekruttering og fastholdelse samt gode kollegaer i en presset hverdag. Gruppen udarbejder et program for dagen og sender det rundt til godkendelse blandt hovedudvalgets medlemmer efterfølgende. 11

15 Hovedudvalget Årsrapport fra Djurlands Feriefond Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling Djurslands Feriefond er etableret med det formål at etablere feriefaciliteter for medarbejdere, der har et ansættelsesforhold ved Syddjurs Kommune eller Norddjurs Kommune. Hovedudvalget forelægges årligt feriefondens årsrapport. Årsrapporten for 2015 er vedlagt dagsordenen som bilag.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen bliver taget til efterretning. Bilag: 1 Åben Årsrapport /16 Beslutning i Hovedudvalget den Informationen blev taget til efterretning. 12

16 Hovedudvalget Guide vedrørende mobning og krænkende adfærd Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling Hovedudvalget nedsatte på maj-mødet en arbejdsgruppe, der skal udarbejde en guide til arbejdet med mobning og krænkende adfærd på kommunens arbejdspladser. Baggrunden for guiden er, at hovedudvalget ønsker at sætte fokus på emnet, og give de lokale MED-udvalg værktøjer og ideer, både til hvordan de griber opgaven an med at udarbejde retningslinjer på området, som er et krav fra personalepolitikken, samt hvordan der kan arbejdes med kulturen på arbejdspladsen med henblik på at undgå at mobning blandt kollegaer opstår. Arbejdsgruppen informerer på mødet om arbejdet med opgaven, herunder de elementer man særligt har fokus på, eksempelvis roller på arbejdspladsen, værktøjer og metoder til processer og de holdninger og værdier som hovedudvalget ønsker at sætte fokus på. Arbejdsgruppen har desuden drøftet det aktuelle emne om sikkerhed for medarbejderne udenfor arbejdspladsen. Eksempelvis trusler, overfald og lignende når man færdes privat. Gruppen er i den forbindelse enige om, at det er en god ide, at alle arbejdspladser løbende evaluerer deres retningslinjer vedr. vold og grænseoverskridende adfærd og ajourfører dem i forhold til den generelle udvikling i samfundet..indstilling Formanden indstiller, at der gives en information fra arbejdsgruppen, og at hovedudvalget drøfter emnet. 13

17 Hovedudvalget Beslutning i Hovedudvalget den Gruppen informerede om arbejdet med en værktøjskasse og guide til MED-udvalgene. Det blev aftalt, at arbejdsgruppen sender det færdige materiale i mailhøring hos hovedudvalgets medlemmer. I forhold til emnet om vold mod ansatte udenfor arbejdstiden blev det besluttet, at HR udarbejder et forslag til en vejledning om emnet, som godkendes på hovedudvalgets november-møde og efterfølgende sendes ud til alle aftaleenheder. 14

18 Hovedudvalget Information fra ledelsen Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling. Indstilling Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning. Beslutning i Hovedudvalget den Ledelsen informerede om følgende emner: Der arbejdes på at styrke den interne kommunikation, eksempelvis hvorledes der kommunikeres i forbindelse med ansættelse af nye chefer eller lignende. På samme måde arbejdes der også med en ny måde til at introducere nye medarbejdere til Norddjurs Kommune. Her bliver der arbejdet med grafik og video, som en anderledes måde at kommunikere på. Udviklingsdirektøren informerede om en organisationsændring på kultur, fritids og biblioteksområdet, som behandles af kommunalbestyrelsen d. 23. august Der vil blive informeret om organisationsændringen på områdeudvalgsmødet d. 12. september

19 Hovedudvalget Information fra medarbejderne Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling Indstilling Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning. Beslutning i Hovedudvalget den Medarbejdersiden ønsker at afholde en temadag som opfølgning på den temadag, de afholdt i Det blev aftalt at medarbejdersiden planlægger en temadag. 16

20 Hovedudvalget Information og kommunikation Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling Formålet med punktet er, at hovedudvalget drøfter om der, på baggrund af mødet, er emner, der skal informeres ud til resten af organisationen. Indstilling Formanden indstiller, at hovedudvalget drøfter om der er emner, der skal informeres om. Beslutning i Hovedudvalget den Arbejdsmiljødrøftelsen På baggrund af den årlige arbejdsmiljødrøftelse konkluderer hovedudvalget følgende: Hovedudvalget har behandlet arbejdsmiljørapporterne fra områdeudvalgene på sin årlige arbejdsmiljødrøftelse d. 22. august Hovedudvalget kan på baggrund af rapporterne konstatere, at man på tværs af alle områder arbejder systematisk med at løse de arbejdsmiljøudfordringer, der opstår, hvilket hovedudvalget glæder sig over. Helhedsbeskrivelserne i rapporterne tyder på at trivslen generelt er god i organisationen, og at der er udførlige beskrivelser af de arbejdsmiljøinitiativer, der er igangsat på de enkelte områder. Også trivselskonsulenten og arbejdsmiljøkonsulenten fremhæves positivt i forbindelse med både individuelle og gruppeorienterede indsatser. I hovedudvalget er der tilfredshed med, at der på sygefraværet kan konstateres et fald, set i forhold til samme periode i Også arbejdsulykkerne ligger stabilt og lidt lavere end samme periode i 2015, hvilket også er glædeligt. De gennemgående temaer i rapporterne er på det fysiske område pladsmangel samt indeklima og rengøring. Også ergonomi, herunder stillesiddende arbejde, går igen på tværs af rapporterne. På det psykiske er det særligt arbejdspres, herunder deadlines og arbejdsmængde, samt trusler og grænseoverskridende borgere, der fylder. Der er og har været usikkerhed og 17

21 Hovedudvalget utryghed på de områder, der har været igennem organisationsændringer, men omstruktureringerne har også afstedkommet et fokus på kompetenceløft, som påvirker arbejdsmiljøet i en positiv retning. Hovedudvalget ønsker, at områdeudvalgene og lokaludvalgene i fremtidige rapporter gør endnu mere ud af at fremhæve også de gode arbejdsmiljøhistorier, der findes i organisationen. Det er vigtigt, at gode tiltag og ideer kan gives videre og inspirere andre arbejdspladser til lignende tiltag og at rapporterne er et udtryk for den samlede oplevelse af arbejdsmiljøet, og ikke kun de ting, der giver anledning til problemer. Dette vil hovedudvalget forsøge at understøtte, ved at kigge på procedurer og processer i forbindelse med indsamlingen af arbejdsmiljørapporterne. I forhold til supplerende arbejdsmiljøkurser i 2017 besluttede hovedudvalget at emnerne tillid og arbejdsglæde i forandringer samt arbejdspres være genstand for de kommende supplerende arbejdsmiljøkurser. Derudover drøftede man muligheden for at udbyde kurser for hele MEDudvalget på trivsels- og arbejdsmiljøområdet. HR arbejder videre med dette. Guide til arbejdet med mobning og grænseoverskridende adfærd En arbejdsgruppe under hovedudvalget arbejder på en guide til arbejdspladserne omkring mobning og grænseoverskridende adfærd. Guiden skal hjælpe arbejdspladserne til dels at få styr på kravene til udarbejdelse af retningslinjer på området, samt give arbejdspladserne værktøjer til det konkrete arbejde med at dæmme op overfor mobning, og den kultur der kan være med til at skabe den. Budget Aftaleholdere og hovedudvalg modtager torsdag d. 25. august 2016 information om 1. behandlingsbudgettet, hvorefter høringsperioden indledes. Høringsperioden forløber frem til d. 13. september

22 Hovedudvalget Kommende møder Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling. Indstilling Formanden indstiller, at der samles op på emner til kommende møder. Beslutning i Hovedudvalget den På hovedudvalgets møde d. 14. november 2016 behandles årsplanen for hovedudvalgets arbejde i 2017, samt emnet vold mod ansatte uden for arbejdstiden, som HR præsenterer en vejledning til på mødet. 19

23 Hovedudvalget Eventuelt Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling.. 20

24 Hovedudvalget Bilagsoversigt 3. Budget Plancher med tidsplan for budgetprocessen (108209/16) 4. Årlig arbejdsmiljødrøftelse 1. Arbejdsulykker 0216 NDK (108196/16) 2. Fravær 0216 NDK.pdf (108190/16) 3. Arbejdsmiljørapport vej og park 2016 (106430/16) 4. Arbejdsmiljørapport socialområdet 2016 (106432/16) 5. Arbejdsmiljørapport administrationen 2016 (106433/16) 6. Arbejdsmiljørapport sundhed og omsorg 2016 (106443/16) 7. Arbejdsmiljørapport skole- og dagtilbud 2016 (107615/16) 6. Årsrapport fra Djurlands Feriefond 1. Årsrapport 2015 (108224/16) 21

25 Hovedudvalget Underskriftsside Jesper Kaas Schmidt (Kommunaldirektør) (Formand) Kenneth Koed Nielsen (Velfærdsdirektør) Kim Kofod Hansen (Udviklingsdirektør) Michael (Arbejdsmarkedsdirektør) Engelsbæk Kim Bruun Nielsen (Sekretariatschef) Hanne Nielsen (Socialchef) Søs Fuglsang (Sundhed- og omsorgschef) Finn Mikkelsen (Skole- og dagtilbudschef) Carsten Willadsen (AC) Ole Andersen (3F) Carsten Povlsen (HK) Birgitte Bastiansen (DSR) Tinne Christiansen (BUPL) Kennet Hansen (AMR) Kim Tommy Jensen (Vej- og ejendomschef) Ellen Birthe Christensen (FOA) (Næstformand) Jytte Skiffard (HK) Laila Christensen (AMR) Anni Hovmann Nielsen (FOA) Michael Aagaard Laursen (DLF) Kirsten Højgaard (DS) Hanne Helt Kevy (SL) 22

26 Bilag: 3.1. Plancher med tidsplan for budgetprocessen Udvalg: Hovedudvalget Mødedato: 22. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

27 Processen til og med høringsperiode Uge 33 august På de ordinære møder i uge 33 orienteres fagudvalgene om budgettet, herunder de tekniske korrektioner, mængdeudviklinger, lov- og cirkulæreprogram samt eventuelle ændringer ift. anlægsforslag prioriteret af fagudvalgene i maj. Desuden skal udvalgene behandle budgetbemærkninger. 24. august Økonomiudvalget indstiller budgettet til 1. behandling. Forslaget sendes i høring. 25. august Møde med hovedudvalg og alle aftaleholdere 25. august til 13. september kl. 10 Høringsperiode

28 Processen efter høringsperiode 31. august 1. behandling af budgetforslag i kommunalbestyrelsen 1. september kl Borgmestermøde i KL kl september kl Borgermøde i Ørum 16. september kl Budgetseminar for kommunalbestyrelsen (Kystvejens hotel) 16. september 22. september Forhandling om budget (Rådhuset i Grenaa) 22. september kl Borgmestermøde vedrørende landsprognosen for budget september kl. 22 Deadline for budgetforslag 26. september kl. 10 Frist for politiske ændringsforslag 4. oktober 2. behandling i Økonomiudvalget. Der foretages gennemgang af evt. ændringsforslag og afgives endelig indstilling. 11. oktober 2. behandling kommunalbestyrelsen

29 Bilag: 4.3. Arbejdsmiljørapport vej og park 2016 Udvalg: Hovedudvalget Mødedato: 22. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

30 Arbejdsmiljørapport fra lokaludvalg til områdeudvalg Arbejdsplads: Vej og Park Dato for sidste besøg af arbejdstilsynet: 4. maj Har arbejdstilsynet givet påbud til arbejdspladsen og i så fald hvilke? Ingen påbud denne gang. Arbejdsmiljøgruppens medlemmer d.d.: Lars Thrue Søren S Søgaard Per Møgelvang Kim J Hansen Helhedsbeskrivelse af arbejdsmiljøet på arbejdspladsen Gør rede for både arbejdsmiljømæssige udfordringer og de ting der fungerer godt og giver trivsel. Giv et samlet billede af arbejdsmiljøets tilstand. Det psykiske arbejdsmiljø: Forbedring som følge af at der ikke tales om udlicitering længere, men hvad bliver følgen af besparelserne på driften?? Det fysiske arbejdsmiljø: Der arbejdes til stadighed på at optimere maskinparken med henblik på effektivitet og bedre fysisk arbejdsmiljø.

31 Udfordringer fysisk arbejdsmiljø Er der udfordringer med det fysiske arbejdsmiljø? Skriv de udfordringer I prioriterer som de vigtigste at få løst. 1. Ensidig gentaget arbejde Udfordringer psykisk arbejdsmiljø Er der udfordringer med det psykiske arbejdsmiljø? Skriv de udfordringer I prioriterer som de vigtigste at få løst. 1. Tale pænt og ordentligt til og om hinanden. 2. Bedre information om nye tiltag. 3. For mange opgaver uden for planlægning. (Hovsa opgaver) Udfordringer med trivsel på arbejdspladsen Er der udfordringer med trivslen på arbejdspladsen? Skriv de udfordringer I prioriterer som de vigtigste at få løst. 1. Tale pænt og ordentligt til og om hinanden Har der været arbejdsbetinget sygefravær på arbejdspladsen i indeværende periode? Ja, én håndskade udløste samlet set 20 sygedage og 8 delvise sygedage. Igangsatte aktiviteter Beskriv de aktiviteter I har igangsat eller planlægger at igangsætte. Beskriv også effekterne af de igangsatte aktiviteter samt de forventede effekter af nye tiltag. Det er lykkedes at gennemføre førstehjælps kursus for interesserede medarbejdere. Vi håber ikke de får brug for det. Hvor mange arbejdsskader er der registreret på arbejdspladsen siden sidst? 3 stk. et markant fald fra sidste gang, hvor tallet var 10 stk.

32 Hvad er der gjort med henblik på at forebygge lignende arbejdsskader? Vi taler internt om skaderne, for at gøre alle opmærksom på risikoen. Da der ikke er tale om ensidige skader, er det svært at målrette indsatsen. Hvor vi kan anskaffe os ud af problemerne, gør vi det. Gode erfaringer Del jeres gode erfaringer så andre arbejdspladser kan lære af dem. Hvilke tiltag har øget trivslen? Hvad medvirker til at jeres arbejdsplads er et godt sted at være? Kommunikation er vigtigt. Dato: Lederens underskrift Arbejdsmiljørepræsentantens underskrift

33 Tjekliste Har vi husket at: give en nuanceret og grundig helhedsbeskrivelse af arbejdsmiljøet på vores arbejdsplads både det der går godt og det der skal blive bedre? gøre rede for konkrete handlinger til forbedring af arbejdsmiljøindsatsen (både igangsatte og kommende) samt registrerede og forventede effekter af disse? Dele konkrete gode erfaringer til styrkelse af trivslen? Evt. sat kontaktperson på så andre arbejdspladser kan søge viden hos os? tilføje dato for seneste APV? indsende rapporten i god tid inden områdeudvalgets juni-møde? Vejledning til brugen af arbejdsmiljørapporten Alle MED-udvalg er forpligtet til at gennemføre en årlig arbejdsmiljødrøftelse. Arbejdsmiljødrøftelsen er en samlet drøftelse af arbejdsmiljøet på det område som MEDudvalget repræsenterer. Det vil sige, at det lokale MED-udvalg både drøfter de områder, der kræver forbedringer og de områder der fungerer godt. Arbejdsmiljørapporten er et helhedsbillede af arbejdspladsens arbejdsmiljø. Arbejdsmiljørapporten skal medvirke til at sikre at både lokaludvalg, områdeudvalg og hovedudvalg har de bedste forudsætninger for at drøfte det samlede arbejdsmiljø i Norddjurs Kommune og sætte ind, hvis der er behov for det. Lokaludvalgene gennemfører den årlige arbejdsmiljødrøftelse (APV mindst hvert 3. år) og indsender arbejdsmiljørapporten til områdeudvalget. Efter endt behandling af alle rapporter fra lokaludvalgene sender områdeudvalget en samlet rapport til hovedudvalget. Hovedudvalget har nu et godt udgangspunkt for at vurdere arbejdsmiljøindsatsen og udstikke rammer for det fremtidige arbejde. For yderligere information henvises til Norddjurs Kommunes personalepolitik, MED-aftalen og HR-afdelingen.

34 Bilag: 4.4. Arbejdsmiljørapport socialområdet 2016 Udvalg: Hovedudvalget Mødedato: 22. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

35 Samlet arbejdsmiljørapport for socialområdet 2016 Indledning Områdeudvalget for socialområdet har på møde den 31. maj 2016 drøftet tilbagemeldingerne fra de enkelte LMU er og har på den baggrund udfærdiget denne samlede arbejdsmiljørapport fra hele socialområdet. Vi har med udgangspunkt i guide til udarbejdelsen af arbejdsmiljørapporten valgt, at opbygningen består af følgende dele: Helhedsbeskrivelse Vision for arbejdet med arbejdsmiljø på Socialområdet Mål for arbejdsmiljøindsatsen Konkrete initiativer Gode erfaringer Helhedsbeskrivelse Arbejdsmiljøet har på socialområdet været præget af omstruktureringen på hele området. Det har medført en generel usikkerhed for medarbejderne omkring den fremtidige organisering, ledelse, arbejdsopgaver og rokering / tilknytning til arbejdssted. Der arbejdes mange steder med udvikling og implementering af den nye organisationsstruktur med fokus på kultur- og samarbejdsprocesser og med styrkelse af fagligheden og et skarpt fokus på kerneopgaven. På handicap- og psykiatriområdet er jobrotations- og kompetenceudviklingsforløbet nu afsluttet. Det betyder, at de enkelte arbejdssteder er blevet fuldtallige på faste medarbejdere hvilket har medført stabilitet i forhold til at løse kerneopgaven. Fokus er på hvordan kompetenceløftet omsættes i det daglige arbejde igen med fokus på kerneopgaven. Udfordringer fysisk arbejdsmiljø 1. Arbejdsstillinger 2. Støj, temperaturer og træk i lokaler 3. At arbejde i hjem med røg, dyr og snavs 4. Fysiske rammer, pladsproblemer

36 Uddybende bemærkninger Ad 1: Et enkelt sted er udfordrende arbejdsstillinger svært at gøre noget ved grundet opgavernes særlige karakter. Ad 2: Der afprøves mulige løsninger for at afhjælpe problematikkerne. Ad 3: Der er udarbejdet en informationspjece om rygepolitik til borgere, som udleveres, hvor medarbejdere arbejder i borgerens eget hjem. I de botilbud, hvor borgerne bor, er der desuden fokus på ventilation og at få lukket døren til hjemmet når der ryges, så det ikke generer andre. Ad 3: Flere steder er udfordret pladsmæssigt, hvilket kalder på kreativ nytænkning. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø 1. Sygefravær arbejdsrelateret og ikke arbejdsrelateret 2. Truende adfærd og vold 3. Omorganisering og fastholdelse af trivslen herved 4. Dokumentationsredskab 5. Informationsniveau 6. Arbejdsmængde ressourcer og kompetencer Uddybende bemærkninger Ad 1: Sygefraværsprojektet med ansættelse af trivselskonsulent har været med til at sætte fornyet fokus på sygefraværsindsatsen. Godt at kunne tilbyde samtaler til pressede eller sygemeldte medarbejdere. Godt at kunne tilbyde supervision. Pjecen: Til dig, der er sygemeldt er et rigtig godt redskab. Ad 2: Vi har fokus på, hvordan vold og trusler kan belaste arbejdsmiljøet og medføre sygefravær. Enkelte steder har man afholdt temadage omkring vold og trusler og har haft voldspolitikken til eftersyn. Ad 3: Flere steder er der iværksat processer ifm. sammenlægning/omorganisering af ledelsesområderne. Ad 4: Fra Avaleo til Nexus og måden, der dokumenteres på. Ad 5: Flere arbejdssteder efterspørger et højere og rettidigt informationsniveau - specielt rettet mod processen omkring omorganiseringen Ad 6: Flere steder giver udtryk for oplevelse af øget arbejdsmængde og mere komplekse opgaver hvilket tilsammen giver følelsen af øget arbejdspres og i værste fald stress.

37 Vision for arbejdsmiljøarbejdet på Socialområdet Arbejdsmiljøet på socialområdet er i lighed med arbejdsmiljøet i resten af Norddjurs Kommune meget højt prioriteret. Visionen for udviklingen af et godt arbejdsmiljø fremgår af Norddjurs Kommunes personalepolitik. Udgangspunktet her er bl.a. at arbejdsmiljøet er en foranderlig størrelse i evig bevægelse. Det betyder, at der er vigtigt til stadig at have det sat på dagsorden i en åben og gensidigt forpligtende dialog. Mål for arbejdsmiljøindsatsen Socialområdet arbejder for at skabe velfungerende og dynamiske arbejdsmiljøer, hvor: Medarbejderne går trygge og glade på arbejde Arbejdsmiljøet skal bidrage til udviklingen af trivsel og sundhed Alle ledere og medarbejdere prioriterer høj faglighed og sikrer vidensdeling på tværs af organisationen Konstruktiv og effektiv kommunikation og information prioriteres Arbejdsmiljøarbejdet skal prioriteres højt og være synligt for alle ledere og medarbejdere. Konkrete initiativer Igangsættelse af processer for at højne samarbejdet og kvaliteten i opgaveudførslen herunder processer, rettet mod den nye organisering. o Gøre det som internat, så en ny sammensat personalegruppe kan blive rystet sammen MUS- samtaler Temadage / procesdage omkring opgavetyper Generel fokus på trivsel Faglig sparring og supervision Uddannelse og kompetenceudvikling Fælles temadage Uddannelse af ressourcepersoner Gentænke vagtplan og grundrul Velfungerende arbejdstidsplanlægning Synlig prioriteringsliste med grøn gul rød opgaver Afstemning af forventninger Arbejdsmiljødag for alle LMUér på socialområdet med temaet: Trivsel og gode trivselsprocesser

38 Tema for den kommende arbejdsmiljødag er: Arbejdspres og håndtering af stress. Gode erfaringer At alle har viden om rammer, vilkår, kerneopgaven og lovgrundlaget At gøre brug af Trivselskonsulenten i processer Kompetenceudvikling såvel fagligt som personligt Holde en uformel og uhøjtidelig omgangstone Plads til kaffemøder og dyrkelse af de gode relationer Anvende en byde-ind-kultur Forventningsafstemning Indflydelse på eget arbejde Se arbejdsplanlægning i et nyt perspektiv Inddrage medarbejdernes kompetencer i planlægning og udvikling af tilbud Arbejde mere på tværs. At flytte ressourcerne til der, hvor behovet er størst. Anerkendelse, rummelighed og gennemsigtighed fra ledelsens side Fællesarrangementer At arbejdet med APV prioriteres. At gøre det åbent, så der kan handles konstruktivt på det. Fokus på arbejdsmiljøet i dagligdagen

39 Bilag: 4.5. Arbejdsmiljørapport administrationen 2016 Udvalg: Hovedudvalget Mødedato: 22. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

40 Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for administrationen til hovedudvalget 2016 Den årlige arbejdsmiljødrøftelse er gennemført på områdeudvalgets møde den 13. juni Helhedsbeskrivelse af arbejdsmiljøet på administrationens område Der opleves fortsat god trivsel i afdelingerne under områdeudvalget for administrationen. Mange afdelinger giver udtryk for, at det giver god trivsel, at der afholdes sociale arrangementer ved siden af det rent faglige. Det giver et bedre og styrket samarbejde fagligt, når man kender hinanden bedre privat. Overordnet set er de største fysiske udfordringer med arbejdsmiljøet dårligt indeklima, pladsmangel til kontorarbejdspladser og mødelokaler der ikke modsvarer behovene. Den mest udbredte psykiske udfordring med arbejdsmiljøet omhandler stor arbejdsmængde og tidspres i forbindelse med overholdelse af deadlines. Derudover kan det for første gang konstateres, at der i 2 afdelinger har været mobning. Det er vigtigt, at man i de afdelinger hvor der opleves mobning, omgående tager hånd om dette lokalt. Det kan konstateres, at der har været arbejdsbetinget sygefravær i mere end en tredjedel af alle afdelinger, hvilket er en stigning i forhold til sidste år, hvor det var 3 ud af 15 afdelinger. Udfordringerne med arbejdsmiljøet uddybes herunder. Udfordringer fysisk arbejdsmiljø Pladsmangel - Nogle steder er der udfordringer med mangel på mødelokaler andre steder mangler der arbejdspladser til medarbejderne og andre steder igen sidder der mangel folk på kontorerne. Støj - Der opleves støj på flermandskontorer, på gangarealer både fra kolleger og besøgende. Enkelte steder støj fra vej. Rengøring - Mangelfuld rengøring flere steder, særligt på toiletterne. Der er også en oplevelse af, at ikke alle har viden om hvad man kan forvente i forhold til rengøringsstandarden. Løse ledninger - På mange kontorer mangler ledningerne at blive sat fast under bordet. Udfordringer psykiske arbejdsmiljø Arbejdsbetinget sygefravær - 7 ud af 18 afdelinger har oplevet arbejdsbetinget sygefravær. Stort arbejdspres Arbejdspresset giver flere steder lejlighedsvise symptomer på stress. Høj sagsmængde. Korte deadlines. Manglende forventningsafstemning/usikkerhed i opgaveløsningen. Tillid - I nogle afdelinger opleves det, at der er problemer omkring tillid, både medarbejderne imellem, men også mellem medarbejdere og ledelse. Mobning - Der er i følge APV oplevet mobning i 2 afdelinger. Truende adfærd - 2 afdelinger har oplevet truende borgere. Side 1 af 7

41 Konkrete handlinger og initiativer til forbedring og udvikling af arbejdsmiljøindsatsen Der er lavet retningslinjer til identificering, forebyggelse og håndtering af mobning og chikane og stress gældende for hele administrationen, da vilkårene for de ansatte er ensartede og da der flere afdelinger har til huse i samme bygninger. Disse retningslinjer evalueres årligt, eller hvis behovet opstår på samme måde så det er sket med retningslinjen til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd fra borgere tidligere. Områdeudvalget behandler fortsat på december-mødet initiativskemaer fra lokaludvalgene i forhold til at nedbringe sygefraværet. Områdeudvalgets målsætning for arbejdsmiljøet det kommende år Hovedtemaet er øget arbejdspres og de konsekvenser det fører med sig. Områdeudvalgets årlige arbejdsmiljødag Områdeudvalget afholder hvert år i januar den årlige arbejdsmiljødag med arbejdsmiljøgrupperne, næste arbejdsmiljødag er den 24. januar Områdeudvalgets arbejdsmiljødag blev i år afholdt den 19. januar 2016 med oplæg fra Addfocus. Temaet for dagen var kerneopgaven, og hvordan alle i organisationen er med til at løfte den fælles kerneopgave. Fokus var på, hvordan man kan gøre det på en måde, hvor faglige relationer, det psykiske arbejdsmiljø og den sociale kapital bliver styrket. Flere afdelinger har givet udtryk for at der arbejdes videre lokalt med kerneopgaven. Arbejdsbetinget sygefravær Der har været arbejdsbetinget sygefravær i 7 ud af 18 afdelinger. Arbejdsulykker Der er siden den sidste indsendte rapport registreret 12 arbejdsulykker på områdeudvalgets område, de fordeler sig således: 1 arbejdsulykker af karakteret ryg, der har medført 90 sygedage. 2 arbejdsulykker af karakteret arme/ben, der har medført 0 sygedage. 3 arbejdsulykker af karakteret psykisk, der har medført 0 sygedage. 6 arbejdsulykker af karakteret andet, hvor af 1 arbejdsskade har medført 3 sygedage. 1 arbejdsulykke af karakteren ryg og 1 arbejdsulykke af karakteren andet vedrører praktikanter udsendt af jobcentret. Til sammenligning havde der året før været 6 arbejdsulykker, der havde medført 1 sygedag. Side 2 af 7

42 Sammenskrivning af arbejdsmiljørapporter fra lokaludvalg til områdeudvalg Kommunaldirektørens område Direktionssekretariatet & HR Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Variation i arbejdsstillinger, støj fra kolleger og besøgende i afdelingen, indeklima og temperatur. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Efterspørgsel efter mere information til bedre at navigere i forhold til organisation, ledelse og omverden. Høj aktivitet og travlhed. Uforudsigelighed og korte deadlines. Udfordringer med trivsel: Nej. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Årlige temadage med fokus på samarbejde og fællesskab. Der er igangsat beskrivelse af forskellige funktioner i afdelingen, for at synliggøre arbejdsopgaver og snitflader indadtil i afdelingen. Medarbejderne tager også selv initiativ til forskellige sociale arrangementer hvor de sociale relationer kan styrkes. Gode erfaringer: Man skal være opmærksom på at fastholde et godt arbejdsmiljø på tværs af blandet medarbejderskare på trods af et højt tempo med komplekse opgaver. Serviceområdet administrationen Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ubekvemme stillinger, over lange rækkeafstande, i højt tempo og under tidspres, ensidigt arbejde. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Intet at bemærke. Udfordringer med trivsel: Intet at bemærke. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Ingen - der er ingen tegn på arbejdsbetinget sygefravær, der er løbende fokus på sygefravær og at skabe bedst mulige arbejdsforhold. Gode erfaringer: - Økonomi og indkøb Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ergonomi/stillesiddende arbejde der er udarbejdet handleplan. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Arbejdspres, forventningsafstemning/ usikkerhed i opgaveløsningen - der er udarbejdet handleplan. Udfordringer med trivsel: Nej. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Handleplaner for Stress, Stop op dag, Videndeling/kompetenceudvikling, Opgavedeling, Tidsplaner. Gode erfaringer: God aktiv personaleforening samt intern personaleforening Fiskegruppen. Løn og bogholderi Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ledninger ved skrivebordene er ikke hængt op der er dialog med rådhusbetjente. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Ingen. Udfordringer med trivsel: Ingen. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Ikke pt. Da der er et godt arbejdsmiljø. Gode erfaringer: Teambaseret arbejde har givet god trivsel. Side 3 af 7

43 Velfærdsdirektørens område Velfærdssekretariatet Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Pladsproblemer dette er dog løst nu, ledninger er ikke hængt op efter flytning, støj fra printer. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Skolestrukturanalysen, flere medarbejdere er samtidigt forældre i Norddjurs Kommune fokus på hvordan man håndterer dobbeltrolle. Rådsbetjening uoverensstemmelser i rådene kan have betydning for sekretærs arbejde. Udfordringer med trivsel: Ingen. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Skabe mulighed for uforstyrret rum i flermandskontorer vha. skilte eller flag, bruge mødelokaler til at arbejde i ved behov for ekstra ro, styrke det sociale i afdelingen. Gode erfaringer: Stop-op-dag med fokus på eks. arbejdsmiljø og pres, god, uformel og sjov omgangstone, gensidig interesse for hinanden også privat, melde ud når man har travlt, så kolleger kan hjælpe, skemaet bør/bør ikke, gør/gør ikke udfyldes årligt. Myndigheds- og visitationsenheden Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Der er fortsat ikke en fast arbejdsplads til alle medarbejdere i Grenaa, pladsproblemer i forbindelse med udvidelse af antallet af medarbejdere i Glesborg. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Arbejdsmængden/sagsantallet pr. medarbejder er fortsat højt. Mulighed for den enkelte for at finde løsnings-forslag overfor de problemstillinger de præsenteres for i de enkelte sager. Udfordringer med trivsel: At få de understøttede IT systemer til at fungere, således at de kan opleves som en støtte for sagsbehandleren i det daglige arbejde. At understøtte medarbejderne i at få handlemuligheder i forhold til de krav/forventninger de mødes med af borgerne. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Der fortsættes med kort ugentlig møde i Voksen- og Ungeteamet mhbp. Ledelsesinformation samt fællesdrøftelse af arbejdsmæssige udfordringer. Fastholdelse af kvartalsvis statusdag, hvor der er mulighed for at planlægge arbejdsmæssige udfordringer. Gode erfaringer: Ugentlige møder og statusdage medvirker til at der skabes fælles viden om de udfordringer der er i afdelinger. Det er med til at skabe en fælles forståelse og aftaler om hvordan udfordringerne kan løses. Skole- og dagtilbudsafdelingen Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Akustik i mødelokale 8 og 9. Pladsmangel. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Samarbejde/sparring med kolleger ønskes optimeret. Feedback fra faglig leder/tydelighed omkring succeskriterier i opgaveløsningen. Eksternt samarbejde med ledere i skoler og dagtilbud. Tid. Udfordringer med trivsel: Arbejdspres. Løsning af konflikter og uoverensstemmelser. Arbejdsbetinget sygefravær: Ja. Igangsatte aktiviteter: Kursus i Outlook mhbp. tilrettelæggelsen af opgaver og vurdering af tidsforbrug til opgaverne. Forskellige kompetenceudviklingsforløb for flere grupper. Fysiske rokeringer for at imødekomme pladsmangel bedst muligt. Ny struktur i en gruppe for at imødekomme ønsket om mere samarbejde og feedback. Planlægning af plan for håndtering af øget pres på enkelt afdeling pga. ny lovgivning. Gode erfaringer: Årlig temadag med drøftelse af det psykiske arbejdsmiljø. Mindst 1 gang årligt afholder der personalefest. Fast tidspunkt for fælles kaffepause. Fødselsdagskaffe 1 gang pr. måned med gaver fra gavekasse. Afdelingen deltager i tæl-skridt kampagnen. Fast procedure for modtagelse af nye medarbejdere. Kursus i livgivende førstehjælp. Side 4 af 7

44 Arbejdsmarkedsdirektørens område Arbejdsmarkedssekretariat Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Nogen grad af mangel på rengøring specielt ved toiletterne og manglende grundig rengøring på kontorerne med jævne mellemrum, støj fra gangarealer, sikkerhedsrisiko ved elevator, da der ikke er kode eller nøgle til denne, så alle kan benytte den. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Stort arbejdspres pga. arbejdsmængde og manglende mulighed for at supplere hinanden i løsning af konkrete faglige opgaver. Udfordringer med trivsel: Arbejdspresset giver lejlighedsvise symptomer på stress og udkørthed, hvilket påvirker trivslen både for den enkelte, men også for afdelingen. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Analyse af administrativ understøttelse af hver afdeling, analyse skal give klarhed over arbejdsopgaver og ressourcerne til at løse opgaverne. Der er planlagt et socialt arrangement inden sommerferien som skal følges op af flere arrangementer i efteråret. Gode erfaringer: Stop-op-dag hvor der blev arbejdet med afdelingens fælles forståelse af hvordan sekretariatet understøtter kerneopgaven, samt samarbejdsøvelser og fælled madlavning. Hver uge startes med fælles morgenbrød hvor stort og småt fra weekenden kan vendes inden arbejdsugen starter ingen faglige drøftelser. Borgerservice og udbetaling Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Generel utilfredshed med rengøring på kontorer og toiletter, og heraf problemer med støv og dårlig/tør lugt. Problemer med støj/uro i sær på storrumskontorer, dårlig loftsbelysning, problemer med træk. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Stort arbejdspres i nogle teams, der er ansatte der føler sig udkørte og nogle oplever symptomer på arbejdsbetinget stress. Arbejdsmiljøgruppen arbejder sammen med TR for at drøfte muligheder for forbedringer. Der er ansatte der føler, at de har været udsat for mobning. Dette er nu et særligt fokusområde. Udfordringer med trivsel: Stort arbejdspres bl.a. pga. oplæring af nye medarbejdere og sygemeldinger samt lovændringer. Arbejdsbetinget sygefravær: Ja. Igangsatte aktiviteter: Nye arbejdsgange ifht. oplæring af nye medarbejdere for at undgå stress, arbejdsmiljøgruppen har udvalgt særlige indsatsområder og TR inviteres med til at drøfte det generelle arbejdsmiljø. Gode erfaringer: Sociale arrangementer, er med til at give en bedre forståelse mellem de forskellige teams, og bringe medarbejderne tættere sammen. Tidlig indsats og opfølgning Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Manglende ventilation, utilstrækkelig mulighed for grunddig rengøring, kaos i ledninger fra computere. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Tillid, samarbejde, retfærdighed. Udfordringer med trivsel: Tillid til kolleger og ledelse, samarbejde. Arbejdsbetinget sygefravær: Ja. Igangsatte aktiviteter: Som følge af bl.a. dårligt arbejdsmiljø i sygedagpengeafdelingen har afdelingen været igennem et udviklingsprojekt med henblik på at styrke personlige og faglige kompetence. Medarbejderne har profiteret af projektet. Der er ultimo maj 2016 igangsat et lignende udviklingsprojekt på kontanthjælpsområdet som man håber medarbejderne vil profitere af i løbet af sensommeren LMU videregiver følgende anbefaling til det kommende LMU for Fastholdelse og beskæftigelse: skærpet fokus på tillid, samarbejde og retfærdighed. Det skal italesættes hvad der opleves som god trivsel, godt arbejdsmiljø og mobning. Overvejelser om en trivselsgruppe. Gode erfaringer: Kompetenceudvikling både fagligt og personligt, klar og tydelig ledelse på såvel struktur som retning, fælles kompetenceudvikling på tværs, øget opmærksomhed på sparring og anerkendelse. Side 5 af 7

45 Ressource og udvikling Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Luftforhold, rengøring, temperatur. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Tillid, samarbejde, retfærdighed. Udfordringer med trivsel: Tillid til kolleger og ledelse, retfærdighed. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Organisationsjustering for at imødekomme oplevelsen af at ressourcerne ikke var retfærdigt fordelt. Der har været igangsat flere aktiviteter, som vil blive svære at måle nu hvor afdelingen ændres til ny organisering i nye teams. Gode erfaringer: Prioritering af sociale arrangementer, faste fælles faglige udviklingsdage som skaber sammenhængskraft ca. 1 gang om måneden. Sags supervision på tværs af målgrupperne. Virksomhed og beskæftigelse Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Støv, udluftning og urene loftsplader, generelle niveauer for rengøring, pladsen er for trang. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Der er 6 personer der har oplevet, at andre bliver mobbet og 2 der oplever sig mobbet, utryghed omkring den administrative analyse, 4 ud af 18 har været udsat for trusler eller trusler om vold. Udfordringer med trivsel: Ja, da det hænger sammen med udfordringerne i fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Arbejdsbetinget sygefravær: Ja. Igangsatte aktiviteter: Omsorgssamtaler, omlægning af arbejdet, nedsættelse af trivselsgruppe. Gode erfaringer: Trivselsgruppen forventes at forbedre især det psykiske arbejdsmiljø. UU-Djursland Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ventilation, lysforhold i et kontor er ved at blive løst, statisk elektricitet. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Kvalitet i arbejdet, tillid, retfærdighed. Udfordringer med trivsel: Samme som under fysiske og psykiske arbejdsmiljø, vanskeligt at skabe gode samarbejdsrelationer for alle pga. geografi. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Der er udarbejdet konkrete handlingsplaner på baggrund af APV. Evalueringsarbejde omkring organisering og fordeling af arbejdsopgaver ifbm. forandringer. Gode erfaringer: Stor tilfredshed ved at arbejde med APV i mindre grupper. Fokus på hurtig og effektiv udbedring af fysiske udfordringer er meget værdsat. Fælles samarbejde omkring besparelser/effektiviseringer har betydet at begge kulturer/faggrupper har arbejdet sammen om opgaven. IT- og digitaliseringsafdelingen Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Der spilles høj musik i øvelokale nedenunder ITafdelingen, hvilket forstyrrer og irriterer. 1 medarbejder klager over hovedpine. It- og digitaliseringsafdelingen er fysisk adskilte. Lugtgener og til tider dårligt indeklima. Vejstøj. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Arbejdspres giver følelsen af konstant at være bagud og lave hurtige løsninger, forstyrrelse i arbejdet, går ud over koncentrationen, brugersupport sure og krævende brugere. Udfordringer med trivsel: Der arbejdes på at skabe trivsel og respekt for hinanden i en afdeling med mange forskellige personer og holdninger. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Rystesammentur med indkøbsfunktionen, der er udarbejdet personprofiler, som der prøves at tage hensyn til i dagligdagen, Der udbydes kursus i håndtering og forståelse af mennesker til alle, der arbejdes på at flytte lidt rundt på kontorer og medarbejdere. Gode erfaringer: - Side 6 af 7

46 Udviklingsdirektørens område Udviklingsforvaltningens sekretariat Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ændret belysning har fjernet gener. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Der skal arbejdes på at overholde generelle deadlines, da det er psykisk nedbrydende når de gang på gang skrider. Udfordringer med trivsel: - Arbejdsbetinget sygefravær: Ja. Igangsatte aktiviteter: Årlig hyggedag er planlagt. Gode erfaringer: Besøg af ergoterapeut har forbedret det fysiske arbejdsmiljø. Erhverv- og miljø Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Indeklima, Støj, personlige værnemidler ved tilsyn. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Stor arbejdsmængde og tidspres vanskeliggør tilstrækkelig faglig fordybelse, udfordring med opgavefordeling og forventningsafstemning. Udfordringer med trivsel: Det samme som under fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Arbejdsbetinget sygefravær: Ja. Igangsatte aktiviteter: APV kortlægning er gennemført og der arbejdes på prioritering og handleplan. Gode erfaringer: Præsentation af hvert teams arbejdsområder på afdelingsmøder og billedoversigt af ansatte i afdelingen giver et godt overblik og hurtig forståelse af hvad den enkelte medarbejder arbejder med i det daglige. Ergoterapeut har vejledt om arbejdsstillinger. Vej og ejendom Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Manglende solfilm/markise ud til hovedgaden, der arbejdes på en løsning, generel pladsmangel, herunder mangel på mødelokaler. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Overengagerede borgere (uforskammet og/eller truende adfærd), pressede situationer i forbindelse med deadlines, manglende mulighed for planlægning (Politiker- og borgerhenvendelser) Udfordringer med trivsel: Frustrationer der udspringer de psykiske udfordringer, men der tales godt om det i grupperne. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Der er planlagt halvdagsseminar vedr. konflikthåndtering. Gode erfaringer: Gode faglige og sociale relationer er i høj grad med til at skabe en god arbejdsplads. Det er vigtigt at tale med kollegerne om sine frustrationer, så man ikke tager dem med hjem. Planlægning, kultur og natur Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Punkterede ruder, indeklima, temperaturforskelle. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Ressourcer skal matche arbejdsopgaver. Udfordringer med trivsel: Generelt pressede medarbejdere. Stigende topstyring af beslutningsprocesser og øget bureaukrati øger stressniveau, øget politisk bevågenhed giver øget arbejdsbelastning. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: De fysiske udfordringer medtages ved den årlige gennemgang af bygningen. Der igangsættes i juni 2016 en analyse/kortlægning af arbejdsopgaver og ressourcer i afdelingen. Gode erfaringer: - Side 7 af 7

47 Bilag: 4.6. Arbejdsmiljørapport sundhed og omsorg 2016 Udvalg: Hovedudvalget Mødedato: 22. august Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /16

48 Sundhed og Omsorg SUNDHED OG OMSORG ARBEJDSMILJØRAPPORT 2016 FRA OMRÅDEUDVALGET TILBAGEMELDING TIL HOVEDUDVALGET Norddjurs Kommune Østergade Grenaa Tlf: