Bestyrelsesmøde kl

Transkript

1 fra Bestyrelsesmøde kl Deltagere: Lars Bang (LB) Knud Vestergaard Nielsen (KN) Henrik Mikkelsen (HM) Henrik Nygaard (NY) Louise Bak (LO) Jakob Nielsen (JN) Torben Bugge (TB) Mette Jespersen (MJ) tilforordnet Bent Vinther Sørensen (BV) referent Lena Søllingvraa Walters (LW) Afbud: Susanne Markussen (SM) og Dan Skovgaard Larsen (DS) Dagsorden: punkt 1. Underskrivelse af referat fra mødet den Bilag 1 fra bestyrelsesmøde den et blev underskrevet

2 Punkt 2. Sagsfremstilling Bilag 2. Indstilling Ændringer i ledelsesstruktur Udsendes efter SU-mødet Bestyrelsen tiltræder den ændrede struktur MJ forklarede baggrunden for ændringerne i ledelsesstrukturen. Vores skemalægger og BV går på pension til sommer. Endvidere er der udfordringer for vores nuværende koordinatorgruppe, hvor det ikke fungerer hensigtsmæssigt i den nuværende struktur, eksempelvis er det langt fra optimalt, at MJ er personaleleder samtidig med at koordinatorerne fagligt refererer til flere andre ledere. Endvidere er MJ leder for sekretariatet, og her er det vanskeligt at få tid til at komme helt ned i detaljerne, da der for rektor også er andre mere overordnede forhold som for eksempel strategi at tage hånd om. Ved at ansætte en administrations og økonomichef opnås tættere daglig ledelse og sparring med sekretariatet, og der bliver mere luft for rektor til at gå i dialog med lærerne samt også mere fokus på AVU. Uddannelseslederen får personaleansvar i HF afdelingen, hvor der er så bliver tre personaleledere. Koordinatorerne skal referere til den leder, som der er nærmest samarbejde med. LB ser justeringen af strukturen som en nødvendighed for at kunne håndtere opgaverne fremadrettet. Der bliver lidt mere ledelsestid til den enkelte medarbejder. LB spurgte til diskussionen i samarbejdsudvalget? NY og HM forklarede, at det blev lagt åbent ud til drøftelse i SU med muligheder for kommentarer. Det bliver godt for administrationen med en tættere daglig ledelse. MJ kommenterede økonomien med, at et vist personaleoverlap ved overgangen til den nye struktur giver en ekstraudgift i 2016; men ellers er ændringen udgiftsneutral. Bestyrelsen tilsluttede sig den nye struktur

3 Punkt 3. Budget 2016 Sagsfremstilling Overordnet er indtægter og udgifter vurderet så realistisk som muligt og budgettet er lavet med et mål om at nå 1,0 mio. kr. på bundlinien i henhold til beslutning på seneste bestyrelsesmøde. HF Der er en markant forskel på indtægter i 2015 og indtægter i 2016, ca. 4,8 mio. Forklaringen er i det væsentlige: -Vi forventer samlet en reduktion på 25 årskursister på HF, ca. 1,6 mio. kr. -Besparelsen på 2 % ud gør ca. 0,8 mio. kr. -Besparelsen på 20 % på undervisningstakst til fjernundervisning ca. 1,5 mio. kr. -Færre i pædagogikum i 2016 (2 i 2016/17 mod 6 i 2014/15) ca. 0,5 mio. kr. -socialt taxameter efter antal kursister ca. 0,1 mio. kr. -færdiggørelsestaxameter ca. 0,2 mio. kr. I alt ca. 4,7 mio. kr. Vi forventer at lande på 105 årskursister på Fjernundervisning i 2015, og som det fremgår nedenfor har vi budgetteret med 123 årskursister på dette område i Dette er en forøgelse i forhold til budgetforudsætningerne. Øvrig HFE er stort set uændret for foråret er der vurderet konkret ud fra nuværende kendskab til hold og kursister. HFE: 1. halvår 2. halvår 2015 fj uv øvrig i alt halvår 2. halvår 2016 fj uv øvrig i alt HFE forventes samlet at vokse fra 278,5 årskursister i 2015 til ca. 290 i 2016 På HF2 er der i foråret klasser. For efteråret er budgetteret med 6 nye 1. HF klasser og en sammenlægning til 6 2. HF klasser. For HF2 forventes antal årskursister at lande på ca. 326 i 2016 mod 363 i Der er indlagt en lille effektivisering på 1 stilling fra august Vi holder efteruddannelsen på 30 timer pr. lærer, og udviklingstimer, læsevejledning, terapeut og timer til studiecenter er stort set uændret. AVU På AVU er der en forventet vækst på 8 årskursister i forhold til Budget Estimat 2 AVU: AVU:

4 179, ,2 FVU: FVU: 8, ,9 OBU: OBU: 2, ,9 190, ,0 Det giver en ekstraindtægt på knap en ½ mio. kr. Til gengæld koster den generelle besparelse på AVU i 2016 ca. ¼ mio. kr. Lønnen forventes at stige med ca. 1,0 mio. kr., altså ca kr. mere end aktivitetsstigning tilsiger. Forklaringerne er flere mindre faktorer: Anciennitetsstigning ca kr. Lønstigning på 0,8 % fra april ca kr Længerevarende sygdom mere end 2015 ca kr. (afsat hvert år ca kr.) Barsel ca kr. (kompenseres dog noget under refusioner) Ændringer i ansættelse efterår/forår ca kr Effektivisering fra august kr. Ovenstående forklarer de ca. 465.ooo kr., dertil kommer flere midler i 2016 til strategiprojekter end i 2015 samt andre mindre ændringer. Projekter Interiør anvendte ekstraordinært mange kroner i 2015 til udskiftning af møbler i 22 klasselokaler samt indretning af studiecenteret. I 2016 er målet, hvis det kan lade sig gøre, at forbedre møblement først og fremmest i kantinen. På IT området er der en mindre stigning, hvilket skyldes et nyt infosystem samt et nyt IT system, office365 Adm. og ledelse Under tilskud har vi reduceret med en udgift på kr. til dispositionsbegrænsning, som kan komme midt i budgetåret uden videre i 2014 var den under kr. og i 2015 var den på kr. Lønnen stiger lidt i forbindelse med en justering af strukturen. Under øvrige omkostninger ligger kr. til ledelsens råderum. Under de finansielle poster ses den forbedring i renteforhold, som blev forudset ved omlægning af de finansielle forhold. Bygning Indtægten er kraftig reduceret i forhold til 2015, hvilket i høj grad skyldes, at bygningstaxameteret helt forsvinder for fjernundervisningen, ca. 123 årskursister x kr. Den store forskel til den gode side under Bygninger P250 skyldes omlægningen af finansielle forhold til 2015.

5 Usikkerheder: Der er flere usikkerheder ved budgettet så som -Mere usikre vurderinger for foråret end tidligere på kursisttal, da budgettidspunktet er fremrykket -Den generelle lønstigning og eventuel lokalløn er i øjeblikket budgetteret til samlet 0,8 % fra april dette er usikkert og kan justeres, når vi ved mere. -Vi har endnu ikke fået alle endelige takster, men lavet budgettet ud fra de udmeldinger, vi har modtaget -Usikkerheder på antal kursister (ikke mindst HF2), holdkvotienter, medarbejder sygdom, barsel, pensioneringer m.m. Bilag 3 Budget 2016 inkl. aktivitetsoversigt og investeringsbudget Indstilling Bestyrelsen godkender budget 2016 BV fremlagde budget HF: Forskellen på HF i forhold til estimat 2 ligger på ca. 4,5 mio. Dette skyldes primært besparelser på takster samt en forventet aktivitetsnedgang på HF2. Der er budgetteret med en vækst på fjernundervisning, og der er budgetteret med 6 2.års klasser (ved en sammenlægning) og et optag på 6 nye klasser. Dette medfølger samlet en reduktion på HF på ca. 25 årskursister. Lønforholdene på HF modsvarer ikke ændringen i indtægten. Ændringerne i normeringen fra foråret til efteråret er hovedsageligt: -minus 2,5 stillinger, da vi går fra 13 HF2 klasser til 12 HF2 klasser -vi sparer 1,0 koordinatorstilling, der dog modsvares af en ekstra lederstilling -der lægges en effektivisering ind i form af 1,0 stilling fra august Eksamen er billigere i 2016, da fjernundervisning har færre kursister til eksamen, og fordi der sker ændringer i censurarbejdet. AVU: Aktiviteten på AVU forventes at stige med 8 årskursister. Der ligger en besparelse på 2,3 % på AVU. Lønudgiften er forholdsvis større. Dette skyldes bl.a. anciennitetsstigning som nævnt ovenfor. Der indlægges 1/3 AVU stilling som effektivisering fra august Projekter og interiør: I indeværende regnskabsår er der købt møbler ind til 22 klasser

6 hvilket betyder færre interiør udgifter i det kommende år. Der er afsat færre udgifter til markedsføring, da den nye hjemmeside er etableret. Administration og ledelse: Der ligger en øget udgift i 2016 p.g.a. overlap i ansættelser. Der er afsat en del til ledelsens råderum og til udgifter til rekruttering af nye økonomichef og uddannelsesleder. Bygning: Bygningstaksametret på fjernundervisning bortfalder, hvilket giver en mindre indtægt på ca. 1,2 mio. kr. Udgiften til omlægning af finansielle poster fra 2015 kommer ikke til at fylde i Samlet: Besparelserne koster skolen samlet set ca. 4 mio. kr. Den kommende prognose, som er under udarbejdelse kan eventuelt vise sig at påkræve yderligere effektiviseringer på lærerområdet, da næste skoleår går langt ind i Det vil blive fremlagt og behandlet på næste bestyrelsesmøde. Usikkerheder: Tallene er mere usikre end tidligere, da budgettet plejer at blive lavet i januar måned, hvor vurderingen af forårets aktivitet var mere sikkert end nu i november måned. NY fremlagde, at fagforeningen opfordrer til et så lille overskud som overhovedet muligt. Hvis vi ender med overskud, vil vi risikere yderligere besparelser. NY opfordrede til at gå efter et 0 på bundlinien. Det bliver spændende om der i fremtiden holdes fast i alle udmeldte besparelser. MJ lagde vægt på, at der er luft i budgettet, når vi medtænker de usikkerheder, der stadig er. Det kan så tages op i bestyrelsen løbende om vi skal justere i forventet resultat. KN og TB finder, at aktivitetsbudgettet ligger relativt højt, hvorfor 1,0 mio. kr. i overskud er udmærket. Bestyrelsen vedtog budget 2016.

7 Punkt 4. Arbejdet med en 5 års prognosemodel for økonomi Sagsfremstilling Vi har sammen med revisor udviklet en model, der kan bruges til fremskrivning af økonomien frem til Det er nødvendigt for at kunne tage hånd om de kommende besparelser. Med modellen kan man indlægge forskellige former for effektiviseringer og hurtigt vurdere effekten. Regnearket er lige blevet færdigt, og vi skal benytte den kommende tid til at vurdere de mange forudsætninger, som skal indtastes. I budget 2016 har vi indlagt en beskeden effektivisering fra august Med modellen kan vi inden opgavefordelingen til skoleåret 2016/17 nå at vurdere den nødvendige effektivisering for at økonomien også kan balancere i Modellen vil kort blive vist på mødet. Indstilling Bestyrelsen tager modellen til efterretning. BV viste kort, hvordan prognosemodellen er bygget op. I den kommende tid skal ledelsen arbejde med vurdering af en del forudsætninger, hvorefter vi kan lave en prognose for de kommende år. Specielt er det vigtigt at få afklaret økonomiforholdene for 2017 for at tage stilling til, om der skal effektiviseres yderligere fra efteråret MJ supplerede med, at dette værktøj jo kan bruges løbende, når vi konstaterer eller ønsker ændringer i forudsætningerne. Punkt 5. Planer for bygningsdrift 2016 Sagsfremstilling Vi har skaffet os overblik over de nødvendige vedligeholdelsesarbejder på bygningen, og vi er i gang med at vurdere mulige energimæssige forbedringer. Vedlagt en plan for det kommende år, hvoraf det fremfår, at vi også udarbejder en langtidsplan for både almindelig vedligeholdelse og for de større projekter. Bilag 4 Bygningsdrift 2016 Indstilling Planen tages til efterretning BV gennemgik kort bilaget og gav udtryk for, at vi er nået meget langt med vedligeholdelsesplaner for bygningen. LB er meget tilfreds med, at vi vil se på indgangspartiet, som også har noget at gøre med ansigtet udadtil.

8 Der blev spurgt ind til det nye personale-område, som fungerer udmærket. Dog har vi et arbejde i gang med bedre at kunne styre lys- og varmeforhold. LO og JN kommenterede støjforhold i studiecenteret og larm fra naboskolens SFO tæt på billedkunstlokalet. Ved udskiftning af møbler i klasselokalerne overtager en efterskole vores gamle møbler. Punkt 6. Ferieplan for kursisterne for skoleåret 2016/17 Sagsfremstilling Vedlagt findes kursisternes årsplan for Planen er en datojustering i forhold til tidligere år. Dog er kursusstart rykket til en onsdag, således at alle starter op med en kort uge. Bilag 5 Kursisternes årsplan Indstilling Det indstilles at årsplanen godkendes. Det nye skoleår starter på en onsdag det giver god tid til planlægning for lærerne. Juleferien bliver kort. Kursisternes årsplan blev godkendt. Punkt 7. Orienteringspunkter Sagsfremstilling Der vil blive givet mundtlig orientering om et par rapporter, som er udgivet på det seneste Bilag 6 Bilag 7 Indstilling Kursistrådsreferater Hvor går de hen rapport om Randers HF & VUC Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning LO refererede fra kursistrådsmøde, at man havde talt om rygning i dag. Kunne vi påvirke kursisterne til at gå væk fra sydmuren ved at male fodspor e.l. på asfalten. BV svarede, at vi netop har indhentet tilbud på dette samt

9 afgrænsning af rygeområdet. JN påpegede, at brug af e-smøger i klasselokalet er et problem. MJ kommenterede rapporten hvor går de hen, som konkret omhandler vores kursister. Der er blandt andet beskrevet en kobling imellem karaktergennemsnit og gennemførelse. En voksende andel af vores HF studenter tager en erhvervsrettet uddannelse. LW nævnte, vi har lige modtaget KTU- rapporten for november undersøgelsen, og der er en fin fremgang på næsten alle punkter. Derom mere på næste bestyrelsesmøde. Punkt 8. Punkter på næste bestyrelsesmøde: - Årsrapport for års prognosemodel for økonomi - KTU - Sygefravær for 2015

10 Underskrifter: Knud Vestergaard Nielsen Lars Bang Susanne Markussen Dan Skovgaard Larsen Henrik Nygaard Henrik Mikkelsen Torben Bugge Louise Bak Mette Jespersen Jakob Nielsen (JN)