PLANLÆGNING AF MØDER, KONFERENCER OG EVENTS PÅ AAU CPH

Transkript

1 PLANLÆGNING AF MØDER, KONFERENCER OG EVENTS PÅ AAU CPH 1

2 INDHOLD Lokalebooking 3 Priser 5 Bestilling af forplejning 6 Adgang på campus 6 IT, teknik og service 7 Tilkøb af servicepakker 7 Kørselsvejledning og parkering 8 Markedsføring 8 Studenterarrangementer 9 Booking- og oplysningsskema 10 Oversigt over møderum 11 Oversigt over seminarrum 12 Beregning af leje for seminarrum 13 2

3 LOKALER OG LOKALEBOOKING Lokaler på AAU CPH kan bookes af AAU-ansatte via kalendersystemet i Outlook eller Webbook. Bemærk dog, at booking af lokaler til arrangementer og konferencer med mere end 50 deltagere altid skal bookes gennem Fælles Service CPH s konferenceog eventteam ved at udfylde Booking- og oplysningsskema på side 10. Som udgangspunkt kan lokalerne på AAU CPH opdeles i følgende lokaletyper: Mødelokaler og videokonferencemødelokaler Seminarrum Kantiner (Kan kun bookes ved særlige lejligheder) MØDELOKALER OG VIDEOKONFERENCEMØDELOKALER Du booker mødelokaler og videokonferencemødelokaler gennem Outlook. Sådan gør du Find det mødelokale du gerne vil booke. Du finder en oversigt over alle de mødelokaler du kan booke samt lokalernes størrelse, og om de har videokonferenceudstyr på side 11. Når du har fundet et passende mødelokale, skal du booke det via Outlook. Det er ikke muligt at booke hele dagen, der skal vælges et tidsrum. Skal du bruge videokonferenceudstyr? Så kan du læse mere om, hvordan du kommer i gang med at bruge det på Pris Det er gratis for AAU-ansatte at bruge mødelokalerne på AAU CPH til undervisnings- og forskningsformål. Dog skal der påregnes udgifter til vagt, hvis mødelokalerne bruges til arrangementer med over 50 deltagere, hvor der er eksterne deltagere til stede, og som afholdes efter kl. 17 på hverdage eller lørdag/søndag (hele dagen). Der kan desuden være udgifter forbundet med ekstra serviceydelser, såsom IT-support, opstilling af borde og ekstra rengøring. Du kan læse mere om udgifterne på side 5. SEMINARRUM For at booke et seminarrum skal du logge på Webbook. Vær opmærksom på, at der i mange tilfælde skal betales leje i forbindelse med booking af seminarrum. Sådan gør du Følg dette link til Webbook: Brug det foreskrevne brugernavn og password og klik på Login Klik på Dagsoversigt eller Ugeoversigt for at få overblik over lokalernes størrelse, lokation og om de er ledige 3

4 Når du har fundet et ledigt lokale, som du gerne vil booke, skal du klikke på opret forespørgsel og udfylde formularen Lokalet er først booket, når du har fået en bekræftelse fra konferenceog eventteamet. Pris Seminarrummene er opdelt mellem fakulteterne. Nogle seminarrum er desuden fælles for alle. Hvis du booker et seminarrum, som dit fakultet allerede har betalt husleje for, koster det ikke noget. De seminarrum som tilhører andre fakulteter og de fælles seminarrum, skal der betales leje for. Få et overblik over, hvilke fakulteter der har betalt husleje for hvilke seminarrum på side 12. Se prisliste for leje af seminarrum på side 13 eller kontakt konferenceog eventteamet for beregning af priser: Ud over eventuel lokaleleje skal der påregnes udgifter til vagt, hvis seminarrummene bruges til arrangementer med over 50 deltagere, hvor der er eksterne deltagere til stede, og som afholdes efter kl. 17 på hverdage eller lørdag/søndag (hele dagen). Der kan desuden være udgifter forbundet med ekstra serviceydelser, såsom IT-support, opstilling af borde og ekstra rengøring. Læs mere om udgifter på side 5. KANTINER Du har mulighed for at låne AAU CPH s tre kantineområder til særlige lejligheder (fx Åbent Hus, store konferencer og møder el.lign.): Kantinen, A.C. Meyers Vænge 15 (400 personer) Gæstekantinen, A.C. Meyers Vænge 15 (140 personer) Kantinen, Frederikskaj 12 (200 personer) Sådan gør du Du booker kantineområderne gennem Fælles Service CPH s konferenceog eventteam ved at udfylde Booking- og oplysningsskemaet på side 10. Pris Det er gratis for AAU-ansatte at bruge kantinerne på AAU CPH til undervisnings- og forskningsformål. Dog skal der påregnes udgifter til vagt, hvis kantinerne bruges til arrangementer med over 50 deltagere, hvor der er eksterne deltagere til stede, og som afholdes efter kl. 17 på hverdage eller lørdag/søndag (hele dagen). Der kan desuden være udgifter forbundet med ekstra serviceydelser, såsom IT-support, opstilling af borde og ekstra rengøring. Læs mere om udgifter på side 5. OBS Vær opmærksom på, at der grundet det store pres på lokalerne på AAU CPH i perioder med undervisning, eksamen og store arrangementer som Studiestart, Studiepraktik og Åbent Hus kan være tilfælde, hvor det ikke er muligt at få de ønskede lokaler. I andre tilfælde kan en endelig bekræftelse først gives, når undervisnings- og eksamensplanlægningen er afsluttet. 4

5 PRISER Der er flere faktorer, som spiller ind i forhold til, om der vil være udgifter forbundet med dit arrangement eller møde. LOKALER Mødelokaler koster som udgangspunkt ikke noget at bruge. Seminarrum, derimod, vil der i nogle tilfælde skulle betales leje for. Find en prisliste for leje af seminarrum på side 13. VAGT Arrangementer og konferencer med over 50 deltagere, hvor der er eksterne deltagere til stede, og som afholdes efter kl. 17 på hverdage eller lørdag/søndag (hele dagen) kræver, at der er én eller flere vagter tilstede. Pris 375 kr. pr. time RENGØRING Afhængigt af arrangementets karakter og størrelse kan det være nødvendigt med ekstra rengøring. Pris Hverdage kl : 252 kr. pr. time Hverdage kl : 277 kr. pr. time Søndage/helligdage: 294 kr. pr. time IT-SUPPORT Inden for normal arbejdstid ( ) er IT-support gratis. Ved arrangementer udenfor normal åbningstid aftales der en individuel pris direkte med IT-support. BYGNINGSBETJENTE Inden for normal arbejdstid ( ) koster det ikke noget at benytte sig af betjentenes services. Efter normal arbejdstid vil der blive pålagt et gebyr. Pris Hverdage efter kl : 400 kr. pr. time Ved alle bookinger er det muligt at tilkøbe servicepakker. Læs om tilkøb af servicepakker på side 7. 5

6 BESTILLING AF FORPLEJNING Det er muligt at bestille forplejning til møder og arrangementer fra AAU CPH s kantine, som varetages af firmaet Chartwells. Ved arrangementer med under 50 personer skal forplejningen bestilles senest dagen før kl. 12. Ved arrangementer med over 50 personer skal forplejningen bestilles tre dage før arrangementet. Forplejning bestilles på Cateringportalen via dette link: ADGANG PÅ CAMPUS Der er offentligt tilgængeligt på campus i hverdagene mellem kl. 7 og 17. Uden for dette tidsrum kræves der AAUcard og kode for at komme ind i bygningerne. ÅBNE OG LUKKEDE OMRÅDER AAU CPH er delt op i åbne og lukkede områder. Åbne områder, hvor der ikke skal bruges AAUcard, er kantinerne, rotunden, receptionen og øvrige fællesområder rundt på campus. I de lukkede områder, som er kontorområder og lignende, er der er adgangsbegrænsninger, og der skal derfor bruges AAUcard for at komme rundt. Hvis dit møde eller arrangement holdes i et af de lukkede områder, skal gæster uden AAUcard hentes i det åbne område og følges til lokalet. AKTIVERING AF AAUCARD Generelt skal du altid medbringe dit AAUcard, når du færdes på AAU CPH grundet zonering (åbne og lukkede områder) og derfor behov for at kunne bruge kortlæsere ved indgange til områder og lokaler. Hvis dine gæster kommer fra AAU i Aalborg eller Esbjerg, er det vigtigt, at de sørger for at få aktiveret deres AAUcard for at kunne færdes frit på AAU CPH. Det gøres ved at tage kontakt til Campus Service CPH på AAU CPH på følgende mail: drift.service@cph.aau.dk eller ved at besøge Betjentservice i A. C. Meyers Vænge 15. 6

7 IT, TEKNIK OG SERVICE Hvis du får tekniske problemer med fx projektor, videokonferenceudstyr eller mikrofoner i møde- og seminarrum, skal du ringe til supporttelefonen på telefonnummer Den er åben mandag til fredag i tidsrummet Du kan også kontakte IT-support direkte på i tidsrummet eller på mail: support@its.aau.dk. Specialassistance til projektor, videokonferenceudstyr og lignende både i åbningstiden og uden for normal åbningstid skal aftales på forhånd med IT-support på support@its. aau.dk. Der vil blive opkrævet et gebyr for denne service. BYGNINGSBETJENTE Bygningsbetjentene på AAU CPH kan hjælpe med opstilling af borde og stole, opsætning af ekstraudstyr f.eks. mikrofon i et lokale osv. Der vil blive opkrævet et gebyr for denne service uden for normal åbningstid. Læs mere om priser på side 5. Kontakt: drift.service@cph.aau.dk TILKØB AF SERVICEPAKKER Som udgangspunkt hjælper konferenceog eventteamet med vejledning til bookning af lokaler, vejledning til bestilling af forplejning via Cateringsportalen og henvisning til andre serviceydelser herunder support fra bygningsbetjentene og IT i åbningstiden. Ud over denne ydelse er det muligt at tilkøbe nedenstående servicepakker i forbindelse med afholdelse af arrangementer. BASISPAKKE Booking af lokaler, bestilling af forplejning, gennemgang af de bookede lokaler og modtagelse af gæster/deltagere i receptionen. Pris: 2 timer á 450,- FULD SERVICEPAKKE One Point of Contact for hele arrangementet: bookning af lokaler, bestilling af forplejning, opsætning af skilte, klargøring af lokaler, modtagelse og registrering af gæster/deltagere, klargøring af konferencemateriale. Rekvirering af IT support (AV udstyr), rekvirering af betjent support (opstilling i lokaler). Prisen kan variere alt efter arrangementets størrelse (antal lokaler og antal deltagere). Pris: ca timer á 450,- Kontakt konferenceog eventteamet på mail, hvis du ønsker at tilkøbe en af servicepakkerne: conference.event@cph.aau.dk 7

8 KØRSELSVEJLEDNING OG PARKERING Finder en kørselsvejledning til AAU CPH og kort over parkeringsforholdene på campus på: Reglerne for gratis parkering på campus er: 3 timer med p-skive 1 dags p-billet periode p-billet 1 dags p-billet og periode p-billet udleveres i receptionen i åbningstiden (fredag til kl. 15). Billetterne kan også hentes i Betjentservice. MARKEDSFØRING Hvis dit arrangementet er åbent for andre, er det muligt, at få en gratis omtale af det på AAU CPH s infoskærme, intranet og eksterne hjemmeside (aau-cph.dk). INTRANET OG AAU-CPH.DK Arrangementer på dansk vil blive oprettet i kalenderen på den danske AAU CPH hjemmeside og arrangementer på engelsk vil blive oprettet både i den danske og den engelske kalender. Arrangementet vil samtidig blive lagt på intranettet. Find skabelonerne på intranettet: Send udfyldte skabelon og et billede til Fælles Service CPH s kommunikationsteam: kommunikation@aau.cph.dk INFOSKÆRME Du kan desuden få vist dit arrangement på AAU CPH s infoskærme. Du kan finde en template på Bemærk, at størrelsen skal være 16:10. Send den udfyldte PowerPoint til Fælles Service CPH s konferenceog eventteam: conference.event@cph.aau.dk. Skriv PowerPoint til infoskærm i emnefeltet. 8

9 STUDENTERARRANGEMENTER Studerende, som ønsker at afholde et studenterrelateret arrangement på AAU CPH, skal i første omgang kontakte Fælles Service CPH s konferenceog eventteam: conference.event@cph.aau.dk. Det er vigtigt at være opmærksom på, at nedenstående reglement skal følges i forbindelse med afholdelse af studenterarrangementer. Reglementet gælder, Når arrangementet ikke er undervisnings- eller fagligt relateret Har over 15 deltagere Afholdes efter almindelig åbningstid på campus (efter kl på hverdage og i weekenden). Find reglementet her: 9

10 BOOKING- OG OPLYSNINGSSKEMA Titel på arrangementet Dato Antal deltagere (interne) Antal deltagere (eksterne) Start- og sluttidspunkt Ønske til lokale og/eller angivelse af allerede booket lokale Ønske til workshoplokaler, antal og kapacitet Kontaktperson/ansvarlig navn og tlf. Kontaktpersons mail Skemaet sendes til konference-og eventteamet: Husk at sætte dig selv cc. på mailen til os. OBS: Da det ikke kan garanteres, at det ønskede lokale er ledigt, kan der ske en ændring af lokalet. Hvad sker der videre herfra? Efter fremsendelse af skemaet er næste skridt, at du/i vil blive kontaktet af konferenceog eventteamet. Hvad hjælper teamet f.eks. med? Booking af lokale/lokaler Vejledning til bestilling af forplejning Henvisning til andre serviceydelser herunder support fra Campus Service CPH (Bygningsbetjentene) og ITS. 10

11 11

12 12

13 BEREGNING AF LEJE FOR SEMINARRUM PÅ AAU CPH Bookinger skal foretages i slots: Bookes der på tværs af slots fx betales der for Seminarrum Seminarrum op til 40 pers. Seminarrum pers. Seminarrum pers. Auditoriet (ACM 15) 130 pers. Priser ex. moms 375 kr. (1 slot) 750 kr. (2 slots) kr. (3 slots) kr. (4 slots) 550 kr. (1 slot) kr. (2 slots) kr. (3 slots) kr. (4 slots) 875 kr. (1 slot) kr. (2 slots) kr. (3 slots) kr. (4 slots) 875 kr. (1 slot) kr. (2 slots) kr. (3 slots) kr. (4 slots) 13