Referat fra møde i OmrådeUdvalget på børne-, unge- og kulturområdet den 22. februar 2016 kl på Odder Rådhus, byrådssalen

Transkript

1 Referat fra møde i OmrådeUdvalget på børne-, unge- og kulturområdet den 22. februar 2016 kl på Odder Rådhus, byrådssalen Mødelokalet er reserveret fra kl til formøde for personalerepræsentanterne Medlemmer: Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Niels Pytlich, Jette Nauntofte, Jette Schæfer, Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Anne Grau, Rikke Liboriussen, Birgit Elkær Hegelund, Torben Frederiksen, Helle K. Nielsen, Sten Andersen Arbejdsmiljørepræsentanter: Morten Dam, Claus Steffens HR: Ref. Nanette Jakobsen Afbud: Jette Nauntofte og Claus Steffens Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Bilag: Referat fra mødet 30. november 2015, dok.nr Sten Andersen gør opmærksom på, at han ikke længere står nævnt under medarbejderrepræsentanterne. Det er rettet. Der gøres endvidere opmærksom på og præciseres, at BFC har fået tilført ekstra ressourcer, men at der ikke arbejdes efter Herning-modellen. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt med tilføjelse af ekstra punkt som vedr. opsamling af udsatte punkter fra november-mødet. Drøftelsen tages under pkt Orientering fra formand, næstformand Orientering om udvikling i børnetal, jf. bilag Bilag: Udvikling i børnetal 4. kvartal kvartal 2015 samt befolkningsprognose frem til 2020, dok.nr Det blev drøftet om det var muligt at få en årlig status på tallene opdelt i skoledistrikter. Orientering om udvalgets sammensætning Jette Nauntofte og Claus Steffens ønsker at udtræde af udvalget. I stedet for Jette Nauntofte indtræder Jacob Brandt Rasmussen fra Saksild Skole & Børnehus. For valg af ny AMR tages der kontakt til Ulla Salling som vil være behjælpelig hermed. Dokumentnr.: side 1

2 4. Status vedr. arbejdsmiljø til information og drøftelse Varslet påbud fra Arbejdstilsynet på BFC Det blev på mødet i november 2015 besluttet, at udvalget følger processen. Status er pt, at der er afgivet høringssvar til det varslede påbud indeholdende plan for nedbringelse af arbejdspresset i Myndighedsafdelingen. Der er endnu ikke modtaget endeligt påbud. Karsten Poulsen orienterede om at Arbejdstilsynet pt revurderer på baggrund af den udarbejdede handleplan. Status vedr. sygefraværsprojekt Proces God dialog I uge 2-4 har konsulenterne været på indledende besøg på alle arbejdspladser. Der er tilrettelagt datoer for de første møder i supervisions- og erfagrupperne, som afvikles i februar og marts måned. I forbindelse med projektet har vi fået godkendt en ansøgning fra Arbejdstilsynets 50/50- pulje, som bidrager med ca kr. til indsatsen. Midlerne hentes, når hele forløbet er afsluttet primo Karsten Poulsen orienterede om at Proces God dialog kører efter planen. Opfølgning risikovurdering vedr. stråling fra ipads m.v. Til genopfriskning af punktet indsættes dagsordenstekst fra udvalgets møde i marts 2015: Udvalget drøftede på sidste møde en henvendelse vedr. bekymring for stråling i forbindelse med brug af ipads m.m. Rikke Dahl Thonbo, Byrådsservice, har i september 2013 udarbejdet et notat vedr. dette. Udvalget drøfter notatet og beslutter på den baggrund om der er behov for yderligere tiltag. Rikke orienterede om, at der I 2013 også var meget fokus på stråling og der er blevet udarbejdet et notat (det vedlagte bilag), der også beskriver, at vi overholder de gældende standarder og retningslinjer som sundhedsstyrelsen har. Der er lavet en intern undersøgelse på skolerne, der viser stråling fra netværk (access points) og fra ipads. Vi overholder sikkerhedsafstanden i forhold til stråling fra access points. Det er giver største stråling viser undersøgelser er mobiltelefoner. Der blev spurgt til om der er lavet undersøgelser i daginstitutioner og vuggestuer? Rikke oplyste, at de overholder samme krav, som vi har til skolerne. Der blev også spurgt til om forstærkere til access points også er omfattet af dækningsreglerne der er købt forstærkere nogle steder. Rikke tager begge spørgsmål med til møde med Jan Møller. Det blev nævnt, at strålingen fra mobiltelefoner rejser spørgsmålet, om medarbejderne i Dokumentnr.: side 2

3 daginstitutioner må have deres mobiltelefoner på sig i forhold til strålerisiko for børnene. Områdeudvalget besluttede, at udviklingen løbende skal følges også i forhold til om kravene vedr. stråling i forhold til små børn er større end til de større børn. Områdeudvalget ønsker punktet på om et år igen, for at følge om der er kommet viden på området.(skrives ind i årshjulet) Der blev drøftet strålingsfare fra mobiltelefoner på 0-6 års området og det blev besluttet at bede IT-afdelingen om at udarbejde notat om dette til næste møde. Mht stråling fra ipads anser udvalget ikke, at der er grund til bekymring. 5. Status på sygefravær til information og drøftelse Det samlede sygefravær for børne- og ungeområdet endte på 5,78%, som er en lille stigning i forhold til 2014, hvor det samlede sygefravær var 5,77%. Langtidsfraværet er faldet en smule, mens korttidsfraværet er steget tilsvarende. Umiddelbart er der sket et fald i fraværet på skoleområdet, mens fraværet er steget på dagtilbudsområdet. Det skal dog bemærkes, at Gylling og Saksild Børnehuse her tæller med under undervisningsområdet. Tallene bliver indarbejdet i det samlede arbejdsmiljøregnskab for 2015, som forventes at være klar til behandling i HU i april Bilag: Sygefraværsstatistik for 2015, dok.nr Udvalget konstaterer at sygefraværet er stigende på dagtilbudsområdet. Med Proces God dialog er der sat fokus på sygefraværet og i den forbindelse blev der spurgt til om Hovedudvalget har opsat et specifikt mål for fraværsprocenten. Det har HU ikke. Udvalget anbefaler at sygefravær sættes på dagsordenen som et fast punkt i de lokale MED-udvalg. Udvalget følger op i efteråret. Der blev efterspurgt om der mulighed for omregning af procenten til dage, så man har et billede af hvor mange arbejdsdage sygefraværet dækker over. 6. Opfølgning på budget 2016 til information og drøftelse Information og opfølgning på byrådets beslutning vedr. besparelser på budget Karsten Poulsen orienterede om at besparelserne blev godkendt i byrådet. Der var anerkendelse til MED-systemet for at have leveret et fint stykke arbejde. Dokumentnr.: side 3

4 Den videre proces kommer til at foregå således, at BUK-udvalget behandler forvaltningens forslag til udmøntning af besparelsen i starten af april. Sendes derefter i høring i april/maj. Derefter retur til BUK-udvalget i juni og til endelig behandling i byrådet sidst i juni. MED-organisationen vil blive inddraget. 7. Orientering om nyt organisations- og ledelsesgrundlag (LOG) til information og drøftelse Punktet blev udsat på sidste møde i november. Implementeringsgruppen vedr. ledelsesgrundlaget har udarbejdet tids- og aktivitetsplan for processen, som er godkendt i Direktionen i december måned. En af de første indsatser er udvikling af et nyt koncept for lederaftaler, som ligeledes er godkendt i Direktionen, og nu tages i anvendelse, således at der i løbet af februar-april udarbejdes lederaftaler for stabschefer, virksomhedsledere og ledere af medarbejdere. Tids- og aktivitetsplanen er et dynamisk værktøj og implementeringsgruppen fortsætter arbejdet med planen i Bilag: Tids- og aktivitetsplan for implementering af ledelsesgrundlag, dok.nr samt drejebog for lederaftaler, dok.nr Der blev givet udtryk for at det vil være en god idé at highlighte processen hen over foråret, så kendskabet til LOG når så langt ud som muligt. Karsten Poulsen orienterede om at der aktuelt arbejdes med udarbejdelse af ledelsesaftaler. Ledelsesaftaler er ikke en ny opfindelse det er ikke anderledes end tidligere, men man ønsker at genoplive ledelsesaftalerne med henblik på fælles sprog, åbenhed, gennemsigtighed og dialog på alle niveauer. Det kræver tid og øvelse. Lederaftalen er opbygget i to dele: en virksomhedsdel, der beskriver rammer, mål og resultater for virksomheden og en lederudviklingsdel, som beskriver mål for lederens faglige og personlige udvikling. Virksomhedsdelen tager lederen med tilbage til sine medarbejdere og øvrige ledelseskolleger, som herved involveres og bidrager ind i opfyldelsen af virksomhedens mål. Lederaftalerne er 2-årige med opfølgning på både virksomhedsmål og lederudviklingsmål efter første år. I år 2 af perioden gennemføres lederevaluering og trivselsmåling som indgår som input til næste periodes lederaftale. 8. Opfølgning på forretningsorden til beslutning Jf. udvalgets årshjul drøftes evt. behov for justeringer af forretningsordenen. Bilag: Forretningsorden, dok.nr årshjul, dok.nr Dokumentnr.: side 4

5 Det aftaltes, at formand og næstformand udarbejder forslag til årshjul, bl.a. indskrives årlig opfølgning på børnetal opdelt i skoledistrikter. Evt. andre punkter kan sendes til Karsten eller Torben inden fredag d. 11. marts Ekstra pkt. 8 A Opsamling af udsatte punkter: Det blev drøftet hvorvidt det fortsat er relevant at have de faste punkter vedr. Fremtidens dagtilbud og Skolereformen på dagsordenen. Det blev besluttet, at når der er noget aktuelt omkring dette, sættes det på dagsordenen som tema-punkter. 9. Til efterretning Udvalget har modtaget skrivelse fra Krible Krable Huset/Skovbørnehaven vedr. den besluttede tildelingsmodel. Karsten Poulsen orienterer. Bilag: Skrivelse fra institutionen, dok.nr a) Referat fra MED-udvalgsmøde , Gylling Skole & Børnehus dok.id b) Referat fra MED-møde, Hou Skole, dok.id c ) Referat fra Personalemøde med MED status i Solstrålen, dok.id d) Referat fra MED-møde , Børnehaven Vennelund dok.id e) Referat fra MED-møde , Odder Ungdomsskole dok.id f) Referat fra Personalemøde med MED-status , Odder Bibliotek dok.id g) Referat fra MED-udvalgsmøde , Børne- og Familiecentret dok.id h) Referat fra MED-udvalgsmøde , Gylling Skole & Børnehus dok.id i) Referat fra MED-udvalgsmøde , Odder Ungdomsskole dok.id j) Referat fra MED-udvalgsmøde , Børnehuset Vennelund dok.id k) Referat fra MED-udvalgsmøde , Børne- og Familiecentret dok.id Karsten Poulsen sender svarskrivelse til Krible Krable Huset og orienterer om at skrivelsen vil blive taget med i evalueringen om 1 år. Udvalget appellerer til fortsat indsendelse af referater. Det præciseres, at ønsker man punkter til udvalgets behandling, skal der ske særskilt indsendelse herpå. Dokumentnr.: side 5

6 10. Eventuelt Næste møde: 25. april 2016 Mødet hævet kl Dokumentnr.: side 6