Projekt Byfest i Fløng

Transkript

1 Referat BYFESTMØDE #11 DELTAGERE: MEDDELT AFBUD: Jette Svejgaard - Hedehusene og Fløng Private Dagpleje Carl Otto - privat Pia Knudsen - Engvadgård Pernille Buus Høje-Taastrup Private Dagpleje Brian - cafeen Lisbeth - privat Hans Arne - seniormotion Tove Håndbold Thomas - Svømning Henrik - Fløng Partytelt Dennis Rema Søren - Landsbylauget Maiken Amisse - Fløng-Hedehusene Fodbold Charlotte Jensen Skønhedskareten 23. maj :00 21:00 Cafeen i Fløng Hallen Dagsorden: 1. Referat fra sidste møde #9+10 (Findes på 2. Status på budget til Byfest Praktiske forhold, status på a. Telte b. Lyd til scene c. Lys til scene d. Borde og bænke, antal? e. Strøm sponsoraftale/leje på plads f. Toiletforhold og affaldsspande g. Annoncering og presse h. Folder og plakater, banner i. Hvem møder ind hvornår om morgenen på dagen hjælpe med i. Opsætning af telte, borde og bænke ii. Strømforsyning iii. Musikanlæg iv. Skilte og plakater, flag og affaldsspande v. Klargøre affaldscontainer tømme i løbet af dagen? j. Skal vi have en vagt turnus på dagen og telefonnummer på plakat? i. Hvem vil i så tilfælde være med 4. Aktiviteter a. Udfærdige oversigt inkl. Status (forpligtende) b. Fordeling på arealet 5. Scenen a. Eftermiddag b. Aften 1

2 6. Madboder a. Cateringvogn bekræftet b. Kaffe- og kagebod c. Is og slikbod, slushice? d. Øl, vand og vin 7. Fri debat og ideer 8. Næste møde Link: Vores hjemmeside: Byfesten i Fløng 2

3 Referat: 1. Referat fra sidste møde #9+10 (Findes på Hans Arne har 4 til kaffeboden finder på noget med resten af tiden. Pia/klubben laver kager. Pernille følger lige op hestemanden. Tommy har sendt artikel til lokalavisen. Program sendes til trykning i Jylland + to bannere - samme pris som tilbud hos lokal trykkeri. Pernille ( stk.) vil gerne have foldere til uddeling evt. omdeling af restoplag. Klubben vil også gerne have foldere og forslår at institutionerne også får en stak. Skolen kan ikke stille op med musical Lisbeth oplyste at børnene egentligt gerne ville men der er ikke rigtigt nogen der kan øve med den og drengene har nu en fødselsdag samme dag. Pia undersøger lys på scenen Tommy har fortsat tilsagn om at låne et par lamper. Borgmesteren kunne desværre ikke komme og åbne byfesten, men det kan Dronningen 2. Status på budget til Byfest Tommy gennemgik budgettet, der ser rigtig godt ud med private sponsorbidrag på omkring kr kommunens bidrag til musikken kr Praktiske forhold, status på a. Telte - kaffe/is/slik telt + landsbykroen + scenetelt + skraldespande (lån i FHH) b. Lyd til scene - er på plads til egne kunstnere. Tommy følger op med Hannes dans om hvilket udstyr der er behov for evt. om de selv medbringer. Pia og Tommy følger op på musikskolens forespørgsler om faciliteter. c. Lys til scene - Pia har gang i noget. d. Borde og bænke, antal? - 20 borde (200 pladser) + 50 bænke (inkl. 10 ekstra til scenen) + 10 alm. borde til boderne + 3 m2 gulv til kroen. e. Strøm sponsoraftale/leje på plads - Søren har aftale og henter/bringer. Dem der skal bruge strøm skal selv huske kabeltromler. f. Toiletforhold og affaldsspande - toiletter i klubbens huse + affaldsspande lån hos håndbold (Henrik tager dem med) - Tommy køber 50 sorte sække - slutaffald til Rema. Låner Pias rulle container til tømning af poser over dagen. g. Annoncering og presse - Tommy har sendt artikel til avisen - Rema annoncerer i egne reklamer. Tommy følger op hos avisen h. Folder og plakater, banner - Tommy bestiller tryksager - Pia og klubben laver skilte. Henrik skal lige sende præcise mål til banner og Pia skal give besked på kunstner-navne. Obs der 3

4 skal lige læses korrektur. Landsbykroen skal også have et banner med inkl. FHI-logo. i. Hvem møder ind hvornår om morgenen på dagen hjælpe med i. Opsætning af telte, borde og bænke - fra klokken 8 på dagen. ii. Strømforsyning - tager Søren med. iii. Musikanlæg - håndteres af klubbens medarbejdere iv. Skilte og plakater, flag og affaldsspande - Tommy + ad hoc - a2/a3 plakater (ca. 10 stk.) sendes til Henrik der nok kan klare dette. v. Klargøre affaldscontainer tømme i løbet af dagen? - Tommy + ad hoc j. Skal vi have en vagt turnus på dagen og telefonnummer på plakat? - Vi laver nødtelefon liste med Tommy (ansvarlig), Pernille og Søren (strøm) i. Hvem vil i så tilfælde være med - se under pkt. j 4. Aktiviteter a. Udfærdige oversigt inkl. status (forpligtende) - jf. folderen der er opdateret. b. Fordeling på arealet - vi laver et oversigtskort når vi går en tur på næste møde den 2. juni 2016 kl 19:00 på p-pladsen ved Engvadgård. 5. Scenen a. Eftermiddag - ok Pia vender lige tilbage med navne på klubben optrædende. b. Aften - ok band bekræftet hos Tommy i dag. Pia kommer med navn på sit band. 6. Madboder a. Cateringvogn bekræftet? - Pernille bekræfter lige aftalen. b. Kaffe- og kagebod - seniormotion + evt. ekstra vagter da de kun kan dække 13:00-17:00. Husk kopper, service, servietter og aftale med Rema om køb af kaffe, mælk, sukker og sødetabletter. c. Is og slikbod, slushice? - slik (håndbold) og is (fodbold) er på plads. Pernille spørger lige rundt om slushice/popcorn d. Øl, vand og vin - cafeen holder Landsbykroen åben 7. Fri debat og ideer Lisbeth vil kontakte Kræftens Bekæmpelse om de vil lave stand med solcreme mv. 4

5 Oprydning efter lukketid - vi skal have arrangeret lidt frivillige. Giv besked til Tommy om hvem der er med på oprydningsholdet. Tommy har lave aftale om Loppemarked med Signe N. 8. Næste møde Pladsmøde 2/ kl 19 ved Engvadgård. Evalueringsmøde den 22/ kl i cafeen i Fløng hallen. 24. maj 2016 REFERENT: Tommy 5