d ube Brugervenlig dokumentstyring

Transkript

1 Jeg ønsker at anvende den bedste teknologi i min virksomhed. Den skal være brugervenlig, omkostningseffektiv og fremtidssikret. Et produkt der er let at tage i brug, og som er i stand til at vokse med virksomheden. Mine data skal hele tiden være beskyttet og sikre. Der ydes support, når der er brug for det. C d ube Brugervenlig dokumentstyring dcube er et klar-til-brug informations- og videnstyringssystem der er: en nøglefærdig løsning installeret på en kvalitetsserver sikrer og gør data søgbare er nemt at bruge scanner dine papirer integrerer med dit kontorprogram styrer forretningsprocesser et gennemskueligt program Den er klargjort til mindre og mellemstore virksomheder eller afdelinger. dcube er installeret på en kvalitets-server, som sikrer dine data i jeres lokaler. dcube er nem at bruge og alligevel omfattende nok til at løse de forretningsprocesser, der findes i mange typer virksomheder. Med den indbyggede workflow-motor tilbyder dcube gennemskuelig og kompatibel styring og videndeling. C d ube Powered by

2 digitalisering med omtanke

3 Nøglefunktioner

4 dcube - Forretningsprocesser Alle virksomheder og afdelinger har sine egne forretningsprocesser. Processer etableres ofte for at overholde fælles regler, så man ved, hvad der skal gøres. dcube gør processerne lettere! Ved gentagne processer, som eksempelvis styring af kontrakter, rapportering etc. er der risiko for, at det sker for sent. Ved arkivering af projektmateriale hjælper systemet til at gøre det mere præcist. dcube s opgavestyring hjælper, så opgaven bliver udført til tiden. Dokumentscanning Med dcube scanner brugeren dokumenterne direkte ind til arkivet! Det er let, og brugeren får følgende fordele: scanner og kvalitet vælges alle PC scannere kan anvendes (TWAIN) henter scan fra fælles område netværksscanner fletter individuelle sider adskiller / samler sider optisk tegngenkendelse stregkoder genkendes og data knyttes til dokumentet Med dcube kan alle brugere scanne samtidig, uden det kan mærkes på hastigheden. Integreret PDF-printer Der er ingen grund til at anskaffe selvstændige PDF-programmer. Den integrerede PDF-printer stilles til rådighed med ét enkelt klik. hurtigt print direkte til arkivet kontordokumenter, regneark etc. integreret konvertering til PDF eller TIFF format Fastfrysning af dokumenter Stempel på dokumenter Dokumenter, der skal sendes via , behøver man ikke konvertere klik blot på Send som vedhæftet PDF. Der oprettes en PDF-version af det valgte dokument og det vedhæftes til din - helt automatisk. Integrerede arbejdsgange dcube kombinerer dokumentstyring med opfølgning og styring af forretningsprocesser. dokumenterne overvåges opgaver gennemføres til tiden det er enkelt at oprette arbejdsgange holder styr på de tidskritiske arbejdsgange Eskalering af forpassede terminer gør det muligt at videresende arbejdsgangen eller jobbet, såfremt den ansvarlige ikke reagerer i tide. Automatisk arkiveringsrutine Det integrerede værktøj til at udføre arkiveringsrutinen opretter foldere som en del af processen. dcube udfører dokumentarkiveringen baseret på den angivne indeksinformation. Det er en hjælp ved behandling af større dokumentmængder. Eksempelvis dokumenter fra et projekt, hvor flere interessenter bidrager med information. Den automatiserede arkiveringsrutine er til stor hjælp i samarbejdet.

5 dcube - Overalt! At gemme dokumenter på et sikkert sted på kontoret er godt. At være i stand til at tilgå information i dokumenter, uanset hvor du er - er bedre! Med dcube er det muligt at tilgå dokumenter og information uanset tid og sted. Der er ingen tidsbegrænsning. Så snart din dcube er sat op og sikkert registreret, er al information til rådighed for de brugere, der har de fornødne rettigheder. Er du på kundebesøg og har behov for at se på den seneste prisliste? Ønsker du at gennemgå et kontraktudkast på en rejse? Har du behov for at ændre et dokument lige før et eksternt møde begynder? dcube tilbyder dette som standardfunktioner! Grænseløs adgang Uanset om du bruger bærbar computer, er på en internet café eller på kundens PC, så tillader dcube, at dets brugere har fjernadgang til alle dine dokumenter. Tilgang til dokumenter, der er ligger på kontoret, er let, og selvom du er på rejse, er der adgang til omfattende funktionalitet. Tilføjelse eller redigering i arkiverede dokumenter er hurtigt og præcist. Med adgang til søgefunktioner genfindes specifikke dokumenter hurtigt. Fuldtekstsøgning eller indekssøgning funktioner der normalt kun er til rådighed i de installerede programmer. Med deltagelse i arbejdsgange eller hvis du starter en, er det som om det er på kontoret. Der er næsten ingen grænser selv om du rejser. dcube er hurtig, sikker og pålidelig. Smartphone / Tablet Teknologien til Smartphone eller tilsluttede Tablets gør det muligt at arbejde mere effektivt og uafhængig af opholdssted. Systemet åbner mulighed for at tilgå dokumenter ved hjælp af den nyeste teknologi til Smartphones og Tablets. Din iphone og ipad er forberedt ved hjælp af den tilgængelige APP, som hentes direkte fra itunes. Bedst af det hele, så er det gratis. Når dcube er sat op på kontoret og registreret til at tillade fjernopkobling, kan brugerne anvende deres Smartphone eller Tablet til at søge og genfinde den information, de behøver, uanset hvor og hvornår de har brug for det.

6 dcube - til mig! C dcube er et omfattende og integreret system til dokumentstyring, installeret på en kvalitetsserver. dcube kan etableres med struktur og forretningsprocesser. d ube Udvælgelseskriterier Hvordan ved jeg, om dcube er den rette løsning til mig? Hvad er forudsætningerne for en succesfuld dcube implementering? dcube er velegnet til dig, hvis du Er en mindre virksomhed med 5 til 15 ansatte Arbejder i en afdeling med 5 til 15 medarbejdere Ønsker at få styr på forretningen Har gentagne kvalitative og tidskritiske arbejdsprocesser Kæmper med for meget papir på kontoret og mindre plads Ønsker ikke at bekymre dig om server installation eller omkostningstunge tilpasninger Ønsker et hurtigt system, der løser opgaverne, uden at være et koncern monster Ønsker et af verdens førende systemer til dokumentstyring, der kan vokse med opgaverne Ønsker orden og kvalitet Har behov for hurtig og sikker adgang til information dcube fordele Fordelene ved dcube er åbenbare. - installeret på en mindre server af høj kvalitet, - ingen behov for omkostningstunge hardwareopgraderinger, - nyd godt af mange års udvikling med et af verdens bedste systemer ELO, - sikker på kvaliteten, Made in Germany, - deltag i en brugerkreds med mere end andre brugere, - standardiserede strukturer og processer, - systemet er hurtigt at lære og ligeledes er tilbagebetaling af investeringen (ROI), - lader sig skalére med virksomheden. Afkast af investeringen dcube er fleksibel og tilpasses let dine behov. Der er ikke behov for at tilføje knudrede regler til virksomhedens rutiner. Med forskellige funktioner til scanning, automatiseret arkivering, billedgenkendelse, opgavestyring, forretningsgange samt backup. Det er muligt helt nøjagtigt at definere, hvad der er behov for, og hvad der ønskes. dcube tilbydes fra 5 til 15 brugere. Hvis du vokser mere, så er løsningen fleksibel nok til at gå hele vejen til koncern-størrelse. Fordi dcube passer til forretningen og processerne, så er der sidst, men ikke mindst ROI med det samme. Kontakt din forhandler og find ud af mere om dcube. Få en demonstration af systemet og se selv, hvordan dcube kan gøre din virksomhed mere effektiv, mere rentabel, mere gennemskuelig i forhold til regler og forordninger og ikke mindst mere sikker. Det er aldrig for tidligt at tage et dokumentstyringssystem i brug brug dcube. Systemet købes eller lejes på fleksible vilkår.

7 dcube - Funktioner Med kvalitet følger funktionalitet! dcube byder på første klasses funktionalitet i et af de bedste systemer i én pakke. Forenet med hardware af høj kvalitet fra verdens førende producenter af computere og scannere. dcube tilbyder komplet funktionalitet til dokumentstyring på stedet uanset tid og sted. Fra brugervenlige arbejdsområder til integration med MS Office og Outlook har dcube det hele. Arbejdsgange (workflow) og fjerntilgang garanterer forbedret effektivitet. Gennemgå nogle af de specifikationer som du kan forvente i dcube: Løsningspakke Hardware HP (eller tilsvarende) RAM 4Gb eller 8 Gb Lager (RAID 1/0) min. 2 x 250 Gb HDD O/S Windows baseret DMS ELOprofessional Database MS SQL Express Antal licenser 5 / 10 / 15 Inkluderet servicetid 16 / 22 / 32 (*1) Inkluderede supporttimer p.a. 16 / 20 / 24 (*2) Hardware support Fjernsupport Funktioner Komplet klient Web klient Fjerntilgang SmartPhone adgang iphone / ipad adgang Browser Tilvalg (opsætning) Tilvalg (opsætning) Max. Antal arkiver 5 Max. Antal dokumenter 1 mia. Integreret viewer Dokument gemmes i originalt format Direkte Outlook grænseflade MS Office 2007 makroer Funktionsbanner som I Office Funktioner Arkivering af dokumenter fra MS Office og MS Outlook Check-Ind / Check-Ud Versionskontrol af dokumenter Noter, gule sedler, stempler, markører Opret, redigér og sletning af påmindelser Fuldtekstsøgning Søgning i indeksinformation ELO isearch Integreret workflow designer Integreret formularbaseret workflow + formulardesign ELO TIF-printer / PDF / PDF-A printer OCR fuldtekst nøgleord Kombineret fuldtekst og indeks felt søgning Dokument scanning Dokument konvertering til Tiff og PDF ELO klient til Outlook Tilvalg (opsætning) Processer OCR Support Automatisk arkiveringsrutine Print og direkte fra systemet Start, bekræft, videresend workflow 128 bit kodet og krypteret arkiv Rettighedsstyring Kontraktstyring Tilvalg Produktudviklingsdokumentation Tilvalg Projektdokumentation Tilvalg Automatiske nøgleord Automatisk arkivering via arkivregel Massearkivering Stregkodegenkendelse Tilvalg Scanner On-site / Off-site backup 3. part grænseflade Fjernsupport Vi tilbyder fleksible økonomiske vilkår, der imødekommer dine behov i forhold til størrelse og ønskede forretningsprocesser. Alle dcube produkter inkluderer: *1) timer i år ét; *2) timer i år to og tre ELO s førende system til dokumentstyring Microsoft SQL Express Tilstrækkelig lagerplads Tilstrækkelig RAM til alle brugere Dedikerede supporttimer og meget mere.. Tekniske og funktionelle ændringer kan forekomme uden det er annonceret. I øvrigt jf. vore salgs- og leveringsbetingelser.

8 dcube Brugervenlig dokumentstyring Tilgængelig via ELO Digital Nordic ApS. Hel eller delvis gengivelse af dette dokument er kun tilladt med skriftlig tilladelse fra ELO Digital Nordic ApS. ELO Digital Nordic ApS forbeholder sig retten til at foretage ændringer uden varsel. dcube Powered by