Noter fra temamøde om nye ydelsesbeskrivelser

Transkript

1 Noter fra temamøde om nye ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning 4. oktober 2011 I løbet af foråret har en arbejdsgruppe bestående af bygherrer og bygherrerådgivere fra foreningens medlemskreds udarbejdet en ønskeliste til en kommende revision af ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning. På temamødet blev indholdet i ønskelisten og baggrunden for de enkelte temaer præsenteret. Ønskelisten blev perspektiveret med cases fra branchen og markante synspunkter på fremtidens samarbejde. Medlemmerne deltog herefter i debatten om fremtidens samarbejde mellem bygherre og bygherrerådgiver. Dette notat er en opsamling på temamøde og et supplement til indlægsholdernes præsentationer. Program Velkomst Lars Ole Hansen, formand Bygherreforeningen Præsentation af ønskelisten Hanne Ullum, udviklingschef i Bygherreforeningen Processer og kompetencer i den strategiske ejendomsfunktion. Bygherrerådgiveren som med- og modspiller Gitte Elefsen, Danske Bank Bygherrens nye tillidsmand? Rollefordeling ved bygherrens og bygherrerådgiverens ledelsesopgaver Knud Toft Andersen, MUNKSGAARD plus ANDERSEN Bygherrerådgivning fra HVAD til HVORDAN Tina Mølby, Kommunale Ejendomme, Vejle Kommune Udfordring af bygherrens proceshåndtering og kompetencer Per Zwinge, Witraz og Stine Tarhan, Gentofte Ejendomme Debat om fremtidens samarbejde mellem bygherre og bygherrerådgiver og ønskelistens indhold Vin snack og snak

2 Velkomst Lars Ole Hansen, Bygherreforeningen bød velkommen til temamødet. Han lagde ud med at fremhæve, at foreningen efterhånden repræsenterer to grupper både bygherrer og bygherrerådgivere, som samarbejder i foreningens regi. Derfor er det nu tid til at se på ydelsesbeskrivelserne for bygherrerådgivning. Lars Ole takkede arbejdsgruppen mange gange for indsatsen med at formulere en ønskeliste til ydelsesbeskrivelserne med nytænkning af ydelserne. Henrik Bang supplerede ved at gennemgå programmet og lagde vægt på, at den afsluttende debat var vigtig for at få input til gøre ønskelisten færdig. Præsentation af ønskelisten Hanne Ullum, Bygherreforeningen fortalte om baggrunden for ønskelisten til ydelsesbeskrivelserne, hvor startskuddet var temamødet den 19. januar Her kom der mange input og ideer til det videre arbejdere med ydelsesbeskrivelserne - nogle af stikordene var værdiskabelse, forandringsproces og inddragelse. Der blev på baggrund af temamødet i januar nedsat en arbejdsgruppe, som siden har holdt 4 møder, hvor de har udarbejdet ønskelisten til de nye ydelsesbeskrivelser. Arbejdsgruppen indledte med at definere bygherrerådgivning Ydelserne, som supplerer bygherrens kompetencer. Hanne gennemgik i øvrigt hovedpunkterne i ønskelisten. De første drejer sig om at blive skarp på bygherrens kompetencer og strategier for indkøb af ydelser: Bygherren skal beskrive sig selv: hvem er vi, hvad kan vi, og hvad er organisationens værdier og kultur. Herefter hvilken mængde af kompetencer = ydelser, der af behovsmæssige eller strategiske årsager købes eksternt. Hanne forklarede, at ydelserne kan tematiseres: 1. Strategiske eller ledelsesmæssige ydelser 2. Styringsmæssige ydelser På det strategiske niveau handler det om arbejdet i de tidlige faser, her handler bygherrerådgivningen om idégenerering og strategisk rådgivning. På det styringsmæssige niveau handler det om styringsredskaber, budget og fordeling af opgaver. En niveaudeling af styringsmæssige ydelser kan overvejes, da forskellige bygherrer betyder forskellige krav til ydelserne. Det er væsentligt, at bygherren definerer sine værdier som grundlag for samarbejdet med bygherrerådgiveren: bløde værdier (samarbejde, tillid o.l.) afstemme roller og forventninger fastlægge mål hvem har beslutningskompetencer side 2 af 6

3 definere rådgiverens rolle Stillingsbeskrivelser for bygherrerådgiveren: processtyrer facilitator projektleder strategisk samarbejdspartner Man bør gentænke ydelsesbeskrivelserne, så de ikke bliver struktureret traditionelt faseafhængige. Der mangler i den forbindelse beskrivelser af de tidligere faser - fase 0 og initiativfasen. Hanne sluttede med at fortælle om overvejelserne vedrørende strukturen: en vejledning inspirationskatalog kompetencer bruttoliste over typer af ydelser konkrete formuleringer med grundydelser Processer og kompetencer i den strategiske ejendomsfunktion, bygherrerådgiveren som med- og modspiller Gitte Elefsen, Danske Bank indledte med at fortælle om, at Danske Bank har mange kvadratmeter kontorer fordelt på 14 lande at holde styr på. Grundlaget for en virksomhed er netop: Ejendomme, teknologi og mennesker. I forhold til netop Ejendomme, som har en lang levetid, skal man tænke længst thinking further ahead! Og til det har Danske Bank brug for bygherrerådgivere. Målet for arbejdet med ejendomme er: fleksibilitet effektiv arealanvendelse forbedret slutbrugeroplevelse Derudover arbejder man med følgende udfordringer: man køber statiske ting (bygninger), som skal rumme noget dynamisk (mennesker og organisation) En ejendoms levetid er typisk 70 år, men virksomheder laver typisk 5-årsplaner. Man bruger i-phones i forhold til bygninger, så man kan hente informationer via sin i-phone. Den vigtigste salgskanal er virksomhedens bygninger. Fokus på low cost Skabe omsætning Hvis det fx koster 1 dollar at bygge et hus, så koster det 5 dollar at vedligeholde det i dets levetid, men 20 dollars at drive organisationen i bygningerne, dvs betale lønninger osv. Hvad betyder bygningerne for medarbejderne? Mere kreativitet i forhold til bygningerne generelt. Og til ovenstående mål og udfordringer pointerede Gitte, at der er side 3 af 6

4 brug for hjælp fra en bygherrerådgiver. Rådgiverne bør komme ind i billedet, før man laver en porteføljeplan og i forbindelse med byggeprojekter samt drift og service. Derudover fortalte Gitte Elefsen, at for Danske Bank er emnerne for ønskelisten til rådgivning: Kapacitetsanalyse SWOT-analyse Bygningsidentitet Fra leverance til værdiskabelse Bygningen skal understøtte de ledelsesmæssige beslutninger Bygherrens nye tillidsmand? Rollefordeling ved bygherrens og bygherrerådgiverens ledelsesopgaver Knud Toft Andersen, MUNKSGAARD plus ANDERSEN, har været med i arbejdsgruppen, der formulerede ønskelisten til bygherrerådgivning. Han har blandt andet erfaring som bygherrerådgiver for Nyt Hospital Nordsjælland. Knud Toft Andersen forklarede, at han typisk tilbyder ledelsesmæssige ydelser i forbindelse med udbud af bygherrerådgivningsydelser eller tilbyder styringsmæssige ydelser. Der er således forskellige modeller/diagrammer for bygherrerådgivning. En model er, at bygherrerådgiveren fungerer som konsulent/støtte for ledelsen i bygherreorganisationen. Visuelt vises det i organisationsdiagrammet ved at bygherrerådgiveren placeres som en stabsfunktion mellem ledelsen og det operationelle niveau (entreprenør, leverandør, projekterende). En anden model er, at bygherrerådgiveren varetager tillidsmandsrollen, det vil sige fungerer som ledelsen for operationelle niveau (entreprenør, leverandør, projekterende). Organisationsdiagrammerne tydeliggør at der er stor forskel på bygherrerådgiverens rolle og ansvar i organisationen og herunder om denne bistår eller varetager ydelser. Hvis bygherrerådgiveren har projektledelsen påtager man sig en del af ansvaret (varetage) og det fordrer helt særlige kompetencer. Bygherrerådgivning fra HVAD til HVOR- DAN Tina Mølby, Vejle Kommune har ligeledes deltaget i arbejdsgruppen. Tina argumenterede for, at der i forhold til ydelsesbeskrivelserne er behov for at se på det helt grundlæggende, da rollen er meget mere bredspektret i dag end i 2003, hvor ydelsesbeskrivelserne blev formuleret. I 2003 blev bygherrerådgivning beskrevet som en række færdige pakker af ydelser. Tina beskrev rollen som et livreddertårn, hvor det handlede om at styre, kontrollere, igangsætte og vurdere. Til gengæld er omfanget og kompleksiteten af opgaver i 2011 så omfattende, at det ikke bare løses med en standardpakke. Vi må i stedet kunne se ud over side 4 af 6

5 havet og vurdere, hvad det er for en ulykke og derefter evne at tage stilling til, hvad der er behov for. I mange bygherreorganisationer er der ikke mulighed for at råde over alle kompetencer, eller man vælger af strategiske årsager at købe eksterne ydelser. Til at tage over Til at spille bold op ad I forhold til valg og fravalg Refleksioner Det er rigtig svært at massere sig selv på ryggen men det har man ind i mellen behov for at nogen gør! Udfordring af bygherrens proceshåndtering og kompetencer Per Zwinge, Witraz og Stine Tarhan, Gentofte Kommune fortalte, at de samarbejder meget og ville på dette temamøde komme med eksempler på, hvad der er gået godt i samarbejdet. Per Zwinge kom med eksempler det, der kendetegner ydelsesbeskrivelserne fra Herunder ord som: kontrollerer, kvalitetssikrer, overvåger og informerer. Per Zwinge mente at den fornemste opgave for rådgiveren er at vise muligheder, og slog fast at der i de nuværende ydelsesbeskrivelser fx slet intet står om arkitektur. Derfor vil der i de nye ydelsesbeskrivelser være brug for ord som: igangsætter, inspirerer, servicerer, lytter og motiverer. I Bygherreforeningens ønskeliste til de nye ydelsesbeskrivelser bør der i beskrivelsen af bygherrerådgiverens rolle stå: Fra løftet pegefinger til åben hånd! I dag er det, der kendetegner bygherrerådgiveren: forandringsagent intervieweren indsamler af viden Skrækscenariet er imidlertid at bygherren bare giver den fulde liste over ydelser. Derfor er det vigtig at bygherren tør beskrive sin egen organisation: Kende sig selv Kende opgaven Kende egne kompetencer Vide hvad man har brug for Til sidst slog Per Zwinge fast, at klare linier mht. opgavefordelingen i forhold bygherre og rådgiver er meget vigtigt. Stine Tarhan lagde ud med at fortælle, hvordan man ofte starter med en lille opgave og et lille budget, men på længere sigt tit ender med en større opgave og et større budget. I en politisk organisation er udfordringen, at politikerne ikke altid ved, hvad de vil have. Derfor er ønsker til rådgiveren set fra bygherrens side: side 5 af 6

6 Ring til en ven en som kender os Uafhængig rådgiver kan sige til, hvis der er brug for en anden rådgiver Uformelle drøftelser Fokus på arkitektur og visualisering Kontrolfunktion Stine Tarhan beskrev casen Jægersborg Kaserne, hvor de som bygherre fik en rådgiver helt på linie med deres forventninger, fordi: De som bygherre fik defineret, hvad kan vi selv, og hvad har vi brug for. Overvejede, hvordan de selv ville gribe opgaven an, hvilket gjorde det nemmere at vælge rådgiver (en form for kontrolbud) Fik de rådgivere, der bød på opgaven, til at se på de indledende faser i tæt samarbejde med bygherren, og her beskrive, hvordan de ville gribe opgaven an. Debat I debatten om fremtidens samarbejde mellem bygherre og bygherrerådgivere og ønskelistens indhold kom følgende input: Bygherrerådgiveren har en ny mere kompleks rolle. Rådgiverens kompetencer skal synliggøres. Definere idealtyper af bygherrerådgivning. Sat på spidsen er rådgiverydelsen på linie med advokatydelsen. Bygherrerådgivning er bistand til bygherren! Man bør udvikle en managementrolle for bygherrerådgivning a la Danske Bank-modellen! Bygherren skal lave en management plan med styringsparametre! Rådgiveren er projektets tillidsmand og ikke bygherrens, så kan bygherren stille alle de kritiske spørgsmål! Business case tillidsmand Bygherrerådgiveren skal forstå sin rolle. Bygherrerådgivning skal være på tværs af faserne både de projekterendes faser og bygherrens faser. Udvidelse af fasemodellen. Nøgleord i forhold til bygherrerådgivning: God dialog, tillid, tryg. En mere visionær rolle for bygherrerådgiveren. Mere strategisk rolle skal der overhovedet bygges! Hanne Ullum takkede for alle eftermiddagens input til ønskelisten til bygherrerådgivning. Arbejdsgruppen vil nu tage stilling til alle kommentarerne, som også vil blive diskuteret på det kommende bestyrelsesmøde. Temamødet sluttede med vin, snack og snak! side 6 af 6