UDBUDSBETINGELSER FOR GENUDBUD AF AFTALER OM RENGØRING I GRØNLANDS SELVSTYRES CENTRALADMINISTRATION

Transkript

1 Aningaasaqarnermut Akileraartarnermullu Naalakkersuisoqarfik Departementet for Finanser og Skatter Aningaasaqarnermut Sulisoqarnermullu Aqutsisoqarfik Økonomi- og Personalestyrelsen UDBUDSBETINGELSER FOR GENUDBUD AF AFTALER OM RENGØRING I GRØNLANDS SELVSTYRES CENTRALADMINISTRATION 18. NOVEMBER 2016

2 Indholdsfortegnelse 1. Generelt Baggrund og formål Udbudsform Ordregivers kontaktoplysninger Udbudsmaterialet Besigtigelse Tavshedspligt Udelukkelse Egnethed Egnethed til at udføre det pågældende erhverv Økonomisk formåen Teknisk og faglig formåen Afgivelse af tilbud Tilbuddets indhold Kontraktudkast Alternative tilbud Forbehold mv Spørgsmål Forhandlingsforbud Tilbudsfrist Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsevaluering Åbning af tilbud Tildelingskriterium... 7 Pris... 8 Kvalitet... 8 CSR tiltag Tildeling af kontrakt Tidsplan

3 1. Generelt Som annonceret ved udbudsbekendtgørelse på Selvstyrets Udbudsportal den 18. november 2016 genudbyder Grønlands Selvstyre som Ordregiver: Aftaler om rengøring i dele af Selvstyrets Centraladministration: kontortårnet og Konkurrencestyrelsen. Genudbuddet omfatter 2 delaftaler: Delaftale 1: Rengøring i kontortårnet (alle etager) Delaftale 9: Rengøring i Konkurrencestyrelsen Aftalerne har en varighed på hver 19 måneder med option på forlængelse et år ad gangen i op til yderligere to år. Der kan afgives tilbud på en eller begge delaftaler. I det følgende redegøres for en række forhold i forbindelse med udbudsprocessen og tilbudsafgivelsen Baggrund og formål Det primære formål med udbuddet er at få en mere ensartet og dokumenterbar kvalitet af rengøringen i Grønlands Selvstyres centraladministration til gavn for både indeklimaet og arbejdsmiljøet for Selvstyrets medarbejdere. Den udbudte ydelse og kravene hertil er nærmere beskrevet i Kravspecifikationen, jf. Bilag A (Bilag 1 til kontraktudkastet) Udbudsform Udbudsformen er offentligt udbud i henhold til Cirkulære af 24. september 2010 om indkøb af varer og tjenesteydelser i Selvstyrets centraladministration og underliggende institutioner Ordregivers kontaktoplysninger Kontoret for Bygning og Service Kontaktperson: Postboks 1039 Kontorchef Ella Lynge 3900 Nuuk ELY@nanoq.gl Grønland 1.4. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af udbudsbekendtgørelsen, disse udbudsbetingelser samt følgende bilag: Bilag A: Kontraktudkast med tilhørende bilag: Bilag 1: Kravspecifikation med Underbilag 1.A-1.C Bilag 2: Oversigt over Lokaliteter Bilag 3: Krav til kvalitetskontrol med Underbilag 3.A-3.B Bilag 4: Løsningsbeskrivelse Bilag 5: Tilbudsliste Bilag B: Tro og love-erklæring Tilbudsgiver bedes kontrollere, at ovennævnte materiale er modtaget i sin helhed. 3

4 1.5. Besigtigelse Der afholdes besigtigelse af de af udbuddet omfattede lokaliteter onsdag den 30. november 2016 med besigtigelse af Konkurrencestyrelsen fra kl og besigtigelse af kontortårnet fra kl Mødested vil i begge tilfælde være receptionen i kontortårnet, Imaneq 1A, 3900 Nuuk. Tilmelding til besigtigelse skal ske pr. til Ella Lynge ELY@nanoq.gl senest mandag den 28. november 2016 med oplysning om firma og navn på deltagerne. Hver tilbudsgiver må højst tilmelde to deltagere. I mailens emnefelt angives: Besigtigelse - Rengøringsudbud - [Tilbudsgivers navn] Tavshedspligt Tilbudsgiver må ikke videregive oplysninger om de af Ordregivers forhold, som ikke er offentlig viden, og som Tilbudsgiver måtte blive bekendt med i forbindelse med udbudsprocessen og en eventuel efterfølgende aftaleindgåelse. 2. Udelukkelse Tilbudsgiver vil blive udelukket fra udbudsprocessen, hvis virksomheden eller medlemmer af dens bestyrelse eller direktion inden for de seneste 3 år er dømt for et eller flere af følgende forhold: 1) bestikkelse, svig eller kartelvirksomhed, 2) deltagelse i en kriminel organisation, 3) terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet, 4) hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme, 5) brug af børnearbejde eller menneskehandel. Tilbudsgiver vil endvidere blive udelukket, hvis virksomheden: 1) har ubetalt forfalden gæld vedrørende skatter og afgifter i Grønland eller det land, hvor virksomheden er etableret, der overstiger DKK , medmindre virksomheden har stillet sikkerhed for den del af gælden, der overstiger DKK , eller har indgået og overholdt en aftale om afvikling af gælden, 2) er under konkurs, rekonstruktions- eller likvidationsbehandling eller befinder sig i en tilsvarende situation, 3) inden for de seneste 3 år har begået alvorlige forsømmelser under udøvelsen af sit erhverv, herunder misligholdt en kontrakt med Grønlands Selvstyre i et omfang, der har medført ophævelse af den pågældende kontrakt, eller 4) inden for de seneste 3 år bevidst har afgivet urigtige oplysninger i forbindelse med en udbudsproces gennemført af Grønlands Selvstyre. Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet medsende en udfyldt og underskrevet tro og love-erklæring som dokumentation for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af en eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde. Tro og love-erklæring til underskrift er vedlagt som Bilag B. 4

5 3. Egnethed Tilbudsgiver skal med tilbuddet medsende dokumentation for, at Tilbudsgiver opfylder nedenstående krav til egnethed Egnethed til at udføre det pågældende erhverv Mindstekrav: a) Tilbudsgiver skal have tegnet en gyldig erhvervsansvarsforsikring, der dækker den udbudte ydelse. Dokumentation: Kopi af forsikringspolice. Forsikringen skal dække hele aftaleperioden og have en dækningssum på mindst 5 mio. kr. pr. år Økonomisk formåen Mindstekrav: b) Gennemsnitlig årlig omsætning de seneste 3 år på mindst kr. c) Gennemsnitlig årlig soliditetsgrad de seneste 3 år på mindst 10 % eller en gennemsnitlig årlig overskudsgrad de seneste 3 år på mindst 2 %. Dokumentation: Kopi af reviderede årsregnskaber eller underskrevet revisorerklæring, hvoraf de omhandlede nøgletal fremgår. Er Tilbudsgiver en nystartet virksomhed, fremsendes dokumentation for perioden siden etableringen Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver kan opfylde nedenstående krav til teknisk og faglig formåen via underleverandører, men skal i så fald medsende en underskrevet erklæring fra de(n) pågældende underleverandør(er), som bekræfter, at vedkommende stiller sine ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i tilfælde af, at Tilbudsgiver får tildelt kontrakten. Mindstekrav: d) Referenceliste med dokumentation af erfaring med lignende opgaver, som Tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste 3 år. Listen skal indeholde mindst 2 referencer for hvert kalenderår, i alt mindst 6 referencer. e) Tilbudsgiver skal have indført et dokumenteret kvalitetssikringssystem, som muliggør systematisk kvalitetskontrol og opfølgning på konstaterede fejl og mangler. Dokumentation: Referencelisten skal som minimum indeholde oplysninger om: Kundenavn, kontaktperson hos kunden, beskrivelse af den leverede ydelse, leveringsperiode, og kontraktsum eller rengøringsareal. 5 Beskrivelse af kvalitetssikringssystemet og/eller kopi af kvalitetssikringsmanual, kvalitetssikringshåndbog eller kvalitetssikringscertifikat, og beskrivelse af de foranstaltninger som Tilbudsgiver har truffet til overordnet sikring af kvaliteten. Er Tilbudsgiver en nystartet virksomhed, fremsendes dokumentation for perioden siden etableringen.

6 4. Afgivelse af tilbud Tilbud skal affattes på grønlandsk eller dansk og skal sendes skriftligt til Ordregiver pr. , jf. de i punkt 1.3 anførte kontaktoplysninger. I ens emnefelt bedes anført: Tilbud - Rengøringsudbud - [Tilbudsgivers navn]. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 30 dage regnet fra tilbudsfristen. Hvis der afgives tilbud på begge Delaftaler, skal Tilbudsgiver tilkendegive, om tilbuddet forudsætter tildeling af begge Delaftaler, eller om Tilbudsgiver vil være interesseret i tildeling af kun den ene af Delaftalerne. Afgives tilbud på begge Delaftaler, men forudsættes ikke tildeling af begge Delaftaler, skal Tilbudsgiver angive den eventuelle rabat, som Ordregiver vil opnå, hvis Tilbudsgiver tildeles begge Delaftaler. Angivelse af rabat skal ske i Tilbudslisten, jf. Bilag A (kontraktens Bilag 5). Satsen skal være mindst 0 % og højest 100 % Tilbuddets indhold Tilbuddet skal omfatte følgende: Dokumentation for egnethed, se pkt. 3. Løsningsbeskrivelse, jf. Bilag A (kontraktens Bilag 4). Udfyldt Tilbudsliste, jf. Bilag A (kontraktens Bilag 5). Udfyldt og underskrevet tro og love-erklæring, jf. Bilag B Kontraktudkast Det som Bilag A vedlagte kontraktudkast med bilag fastlægger det aftalemæssige grundlag for levering af den udbudte ydelse. Ved afgivelse af tilbud accepterer Tilbudsgiver de vilkår, der følger deraf Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud, der indeholder løsninger, som afviger fra det i Kravspecifikationen fastsatte Forbehold mv. Tilbud, der ikke indeholder de i pkt. 4.1 krævede dokumenter, vil som udgangspunkt blive opfattet som ukonditionsmæssige og dermed afvist. Tilbud, som ikke er fyldestgørende, eller som indeholder forbehold over for vilkår og betingelser i udbudsmaterialet, herunder standardforbehold, risikerer ligeledes at blive afvist som ukonditionsmæssige. Hvis Tilbudsgiver opfatter vilkår eller betingelser i udbudsmaterialet som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres Tilbudsgiver derfor til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Ordregiver vil herefter tage stilling til, om henvendelsen giver anledning til justering af udbudsmaterialet eller udbudsprocessen Spørgsmål Alle spørgsmål i forbindelse med udbuddet skal sendes skriftligt pr. , jf. de i punkt 1.3 anførte kontaktoplysninger. I ens emnefelt skal angives: Spørgsmål - Rengøringsudbud - [Tilbudsgivers navn]. 6

7 Spørgsmål skal stilles på grønlandsk eller dansk. Sidste frist for spørgsmål er: fredag 2. december 2016 kl , vestgrønlandsk tid. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt af hensyn til principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Spørgsmål og svar vil blive meddelt alle potentielle tilbudsgivere i anonymiseret form via Selvstyrets Udbudsportal ( senest: tirsdag 6. december 2016 kl , vestgrønlandsk tid Forhandlingsforbud Ordregiver gør opmærksom på, at der som følge af principperne om ligebehandling og gennemsigtighed ikke vil være adgang for Tilbudsgiver til at forhandle med Ordregiver i løbet af udbudsprocessen Tilbudsfrist Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Mandag 12. december 2016 kl , vestgrønlandsk tid. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil blive afvist Tilbudsgivers omkostninger Der ydes ikke godtgørelse for Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Tilbud med tilhørende bilag vil ikke blive returneret til Tilbudsgiver efter udbudsprocessens afslutning. 5. Tilbudsevaluering 5.1. Åbning af tilbud Ordregiver foretager åbning af alle indkomne tilbud. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen Tildelingskriterium Kontrakten tildeles i henhold til kriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet med følgende vægtede underkriterier: Pris 40 % Kvalitet 45 % Herunder Kvalitetssikring Det til opgaven kalkulerede tidsforbrug Opstart og kontinuitet CSR tiltag 15 % 25 % 10 % 10 % 7

8 Pris Underkriteriet Pris vurderes ud fra de samlede tilbudssummer for daglig rengøring og hovedrengøring, som fremkommer i Tilbudslisten ved Tilbudsgivers udfyldelse af de relevante felter, jf. Bilag A (Bilag 5 til kontraktudkastet). Desuden vurderes de i Tilbudslisten angivne priser vedrørende Landstingssamling, ekstraydelser samt udvidelse/lukning. Kvalitet Underkriteriet Kvalitet vurderes ud fra den med tilbuddet medsendte løsningsbeskrivelse. I vurderingen indgår følgende delkriterier: 1) Kvalitetssikring 2) Det til opgaven kalkulerede tidsforbrug 3) Opstart og kontinuitet Ad 1: Kvalitetssikring Der vil i vurderingen af kvalitetssikring blive lagt vægt på, at Tilbudsgiver i sin løsningsbeskrivelse så fyldestgørende og detaljeret som muligt redegør for: Hvordan Tilbudsgiver i praksis vil opfylde de i Kravspecifikationen fastsatte krav til kvalitetssikring. Tilbudsgivers konkrete planer for kvalitetssikring og organisering af arbejdet i aftaleperioden med henblik på at sikre, at rengøringen leveres som aftalt, og at risikoen for fejl og mangler begrænses. Ad 2: Det til opgaven kalkulerede tidsforbrug Der vil i vurderingen af det til opgaven kalkulerede tidsforbrug blive lagt vægt på det i Tilbudslisten angivne tidsforbrug (jo større, jo bedre) for: Tilbudsgivers manuelle udførelse af rengøringen. Tilbudsgivers til rengøringen hørende kvalitetssikring. Endelig vil der blive lagt vægt på, at Tilbudsgiver i sin løsningsbeskrivelse så fyldestgørende og detaljeret som muligt redegør for: Den konkrete fremgangsmåde, Tilbudsgiver vil benytte sig af for at sikre, at det i Tilbudslisten angivne tidsforbrug for den manuelle udførelse af rengøringen i praksis anvendes dertil. Den konkrete fremgangsmåde, Tilbudsgiver vil benytte sig af, for at sikre, at det i Tilbudslisten angivne tidsforbrug for kvalitetssikring i praksis anvendes dertil. Ad 3: Opstart og kontinuitet Der vil i vurderingen af leveringssikkerhed blive lagt vægt på, at Tilbudsgiver i sin løsningsbeskrivelse så fyldestgørende og detaljeret som muligt redegør for: Hvordan Tilbudsgiver i aftaleperioden vil sikre kontinuitet i rengøringsydelsen. Herunder hvordan Tilbudsgiver vil sikre fastholdelse, uddannelse og instruktion af ledelses- og rengøringspersonalet, og hvordan afløsningssituationer vil blive håndteret. Hvordan Tilbudsgiver vil tilrettelægge en hensigtsmæssig opstart af rengøringen efter en eventuel aftaleindgåelse. 8

9 CSR tiltag Ved underkriteriet CSR tiltag vil der i tilbudsevalueringen blive lagt vægt på, i hvilket omfang Tilbudsgiver har en formuleret og implementeret strategi for håndtering af virksomhedens Corporate Social Responsibility (CSR). Det vil i den forbindelse blive tillagt særlig betydning, at Tilbudsgiver har iværksat eller forpligter sig til at iværksætte konkrete tiltag i forhold til at sikre miljørigtig rengøring samt eliminering af risiko for kontakt med farlige kemikalier for både rengøringspersonale og lokalebrugere. Endelig vil det blive tillagt særlig betydning, at Tilbudsgiver har implementeret eller forpligter sig til at implementere en skriftligt formuleret personalepolitik, som er gældende i hele aftaleperioden, og som har til formål at fremme godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, at forebygge nedslidning samt at fastholde arbejdskraften. Personalepolitikken kan f.eks. med fordel indeholde elementer om: Medarbejderindflydelse (f.eks. samarbejdsudvalg) Seniorpolitik (fastholdelse af seniorer) Mangfoldighed Nedbringelse af arbejdsrelateret sygefravær Forebyggelse og håndtering af arbejdsskader Sundhedsfremme 5.3. Tildeling af kontrakt Kontrakterne tildeles den eller de tilbudsgiver(e), der samlet set tilbyder Ordregiver det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Delaftalerne kan således tildeles samme tilbudsgiver, hvis det samlet set giver det bedste forhold mellem pris og kvalitet, selvom en anden tilbudsgiver isoleret set har afgivet et bedre tilbud på en af Delaftalerne. Resultatet af tilbudsevalueringen vil blive meddelt de bydende snarest efter, at evalueringen er afsluttet. 9

10 6. Tidsplan Udbudsprocessen forventes afviklet efter nedenstående tidsplan: Aktivitet Tidspunkt (vestgrønlandsk tid) Offentliggørelse af udbud 18. november 2016 Besigtigelse Onsdag 30. november 2016 fra kl Frist for modtagelse af spørgsmål Fredag 2. december 2016 kl Frist for offentliggørelse af spørgsmål og svar Tirsdag 6. december 2016 kl Tilbudsfrist Mandag 12. december 2016 kl Åbning af tilbud Mandag 12. december 2016 Afklarende spørgsmål til Tilbudsgiver Mandag 12. december onsdag 14. december 2016 Underretning om tildeling Torsdag 15. december 2016 Aftaleindgåelse Fredag 16. december 2016 Levering Fra 1. januar