Mobilitet i Beskæftigelsesministeriet - Kontormedarbejdernes holdninger

Transkript

1 Mobilitet i Beskæftigelsesministeriet - Kontormedarbejdernes holdninger De strategiske beslutninger der bestemmer udviklingen

2

3 Mobilitet i Beskæftigelsesministeriet Redigeret af Søren Carøe

4 Mobilitet i Beskæftigelsesministeriet - Kontormedarbejdernes holdninger Rapporten er udarbejdet af Strategisk Netværk for Beskæftigelsesministeriet 2003

5 Forord Side 3 Forord En fjerdedel af kontormedarbejderne i Beskæftigelsesministeriet er interesseret i at deltage i et mobilitetsprogram. 38 pct. er ikke interesseret, og 37 pct. har tilkendegivet, at det ved de ikke, om de er. Seks ud af ti kontormedarbejdere har et arbejde, der forudsætter stor faglig indsigt i et sagsområde. De fleste mener også, at de har et selvstændigt job. Samtidig er de tilfredse med samarbejdet med kolleger og chefer. 83 pct. af kontormedarbejderne er kontoruddannet. 10 pct. har en universitetsuddannelse e.l. Det er nogle af de oplysninger, der er kommet frem i forbindelse med en spørgeskemaundersøgelse, som har haft til formål at kortlægge holdningerne hos Beskæftigelsesministeriets kontormedarbejdere til mobilitet. Spørgeskemaundersøgelsen er en del af projektet Mobilitet i Beskæftigelsesministeriet, der er igangsat som opfølgning på overenskomst 2002, hvor HK/STAT og Finansministeriet indgik en rammeaftale om mobilitet for kontorfunktionærer i staten. Projektet skal resultere i et forslag til et mobilitetsprogram for kontormedarbejdere i Beskæftigelsesministeriets centrale enheder i København. Når forslaget foreligger, skal det drøftes af samarbejdsudvalgene, inden det indgår i forhandlinger mellem de respektive faglige organisationer og Beskæftigelsesministeriet om en mobilitetsaftale. Mobilitetsprogrammet skal give kontormedarbejderne øgede muligheder for at udvikle og udfolde deres faglige og personlige kompetencer ved at arbejde i nye jobfunktioner og samarbejdskonstellationer. Etableringen af Beskæftigelsesministeriet som en enhedsorganisation giver således flere muligheder for at tilbyde kontormedarbejderne en varieret kompetence- og jobudvikling. Hvad mener kontormedarbejderne så om det perspektiv? Det spørgsmål har været omdrejningspunkt for spørgeskemaundersøgelsen. Derfor blev samtlige 381 kontormedarbejdere i de involverede enheder bedt om at tilkendegive deres mening ved at udfylde og returnere et spørgeskema. 251 benyttede sig af lejligheden, hvilket giver en svarprocent på ca. 65,9. Resultatet er blevet et systematisk og dækkende billede af kontormedarbejdernes opfattelse af en række centrale spørgsmål vedrørende job, mobilitet og uddannelse. Indgående kendskab til kontormedarbejdernes holdninger på disse områder er en afgørende forudsætning for at kunne konstruere et mobilitetsprogram, som vil nyde almen opbakning og bidrage til at udvikle Beskæftigelsesministeriet til en enhedsorganisation. Spørgeskemaundersøgelsen er gennemført af analysevirksomheden Strategisk Netværk på vegne af Beskæftigelsesministeriet. Til at følge arbejdet har der været nedsat dels en følgegruppe med kontormedarbejdere fra departement og styrelser, dels en gruppe af tillidsrepræsentanter for HK ere og TAT-medarbejdere. Projektarbejdet er udført af chefanalytiker Charlotte V. Andreasen og projektchef Søren Carøe. Strategisk Netværk er eneansvarlig for analyser og fortolkninger af spørgeskemaundersøgelsens resultater. København, den 24. juli 2003 Søren Carøe Projektchef

6

7 Indholdsfortegnelse Side 5 Indholdsfortegnelse Forord Indholdsfortegnelse... 5 Kapitel 1: Konklusioner og pejlemærker Hovedbudskaber, konklusioner og pejlemærker Kontormedarbejderne - en uensartet gruppe Vejen til mobilitet Om målgruppen og rapportens indhold Kapitel 2: Jobbet og arbejdets organisering Arbejdets tilrettelæggelse og indhold Samarbejde og udviklingsmuligheder Kapitel 3: Mobilitet og jobudvikling En stabil arbejdskraft Arbejdsopgaver og opkvalificering Holdninger til mobilitet Kapitel 4 Uddannelse og kompetenceudvikling Uddannelsesmæssige profiler Kvalifikationskrav og efteruddannelse Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Om spørgeskemaundersøgelsen Spørgeskema og resultater på koncernniveau Oversigt over andre kommentarer Hvad fremmer interessen for mobilitet?

8

9 Kapitel 1: Konklusioner og pejlemærker Side 7 Kapitel 1: Konklusioner og pejlemærker Spørgeskemaundersøgelsen har kortlagt holdningerne hos Beskæftigelsesministeriets kontormedarbejdere til mobilitet med udgangspunkt i deres nuværende arbejdssituation, uddannelsesmæssige baggrund samt forventninger til deres egen og jobbets udvikling. Kontormedarbejderne er blevet bedt om at forholde sig til mobilitet i form af en turnusordning, der indebærer jobrokade mellem Beskæftigelsesministeriets ni enheder og ikke jobrotation eller jobbytte, som foregår på samme arbejdsplads Hovedbudskaber, konklusioner og pejlemærker Samtlige 381 kontormedarbejdere HK ere, TAT-medarbejdere m.fl. fik tilsendt et spørgeskema. 251 svarpersoner returnerede det, hvilket giver en svarprocent på ca. 65,9. Resultaterne er statistisk set såvel pålidelige som gyldige og tegner derfor et dækkende billede af undersøgelsens temaer og problemstillinger. Tekstboksene på denne og næste side sammenfatter hovedbudskaberne. SPØRGESKEMAUNDERSØGELSENS HOVEDBUDSKABER (I) Om jobbet og arbejdets organisering Kontormedarbejderne har generelt et selvstændigt job. Langt de fleste tilrettelægger selv arbejdet og prioriterer også opgaverne. Samtidig arbejder de fleste nært sammen med deres kolleger i forbindelse med planlægning af de forskellige opgaver. Syv ud af ti kontormedarbejdere er overvejende enig i, at der er tilfredsstillende sammenhæng mellem deres arbejde og arbejdspladsens mål og planer. Det almindelige er, at de kan se sig selv og deres job i en større sammenhæng. Over en fjerdedel er imidlertid overvejende uenig i, at det forholder sig sådan, eller de har markeret ved ikke. Kontormedarbejderne værdsætter det nære arbejdsmiljø: Rundt regnet ni ud af ti svarpersoner har et godt forhold til kolleger og chefer. Seks ud af ti kontormedarbejdere oplyser, at deres arbejde forudsætter stor faglig indsigt i et sagsområde, at det giver dem mulighed for at udnytte deres faglige viden, og at de har et tæt samarbejde med andre faggrupper. Fire ud af ti svarpersoner er enten uenige i eller udtrykker forbehold over for denne karakteristik af arbejdet. Kontormedarbejdernes job er mangfoldigt: En trediedel af svarpersonerne mener, at arbejdet er rutinepræget. En større gruppe over halvdelen siger modsat, at det er varieret og udfordrende. Endnu flere hævder, at det forudsætter stor omstillingsevne. Jobbet er heller ikke statisk. Det udvikler sig ved tilkomst af nye opgaver og som følge af rationaliseringer og omorganiseringer. Tryghedsfølelsen er udbredt. Næsten halvdelen af kontormedarbejderne føler sig trygge i ansættelsen i meget høj grad eller i høj grad. Fire ud af ti er delvis enig i udsagnet. Hver tiende er uenig. Kun hver femte kontormedarbejder har hyppig kontakt med andre enheder i Beskæftigelsesministeriet. Der er ikke udbredt kendskab til arbejdet og forholdene på tværs af ministerområdet. Kontormedarbejderne afviser det traditionelle karrierebegreb til fordel for en ny og bredere opfattelse af et karriereforløb. Faglig og menneskelig udvikling, selvstændigt ansvar for arbejdsopgaver, mulighed for at udnytte egne kvalifikationer samt balance mellem arbejds- og familieliv forbindes i højere grad med karriereudvikling end stigende løn og ledelsesansvar. På den anden side er kontormedarbejderne usikre på deres egne udviklingsmuligheder, og om uddannelses- og personaleplanlægning for dem prioriteres særligt højt. Det nære samarbejde indebærer ikke altid, at faggrænserne udviskes. Det er dog tilfældet ifølge 44 pct. af svarpersonerne. En trediedel er uenig, og en femtedel har markeret ved ikke.

10 Side 8 Mobilitet i Beskæftigelsesministeriet Om mobilitet og jobudvikling SPØRGESKEMAUNDERSØGELSENS HOVEDBUDSKABER (II) Kontormedarbejderne har lang anciennitet: Næsten seks ud af ti svarpersoner har været på deres nuværende arbejdsplads i mere end ti år. Den stabile tilknytning indebærer ikke nødvendigvis, at de forbliver i samme job og udfører samme arbejdsopgaver. Langt over halvdelen har prøvet et andet job på den nuværende arbejdsplads mindst én gang, og mere end en fjerdedel har haft tre eller flere jobs. Hovedparten af de kontormedarbejdere, som har haft forskellige jobs, mener, at jobskiftet har givet mere interessante og udfordrende arbejdsopgaver. Der er tendens til, at hyppige jobskift og videreuddannelse øger chancen for at blive forfremmet eller omklassificeret til en højere lønramme. Kontormedarbejderne lægger vægt på, at de ikke blot udfører traditionelle sekretær- og serviceopgaver i støttefunktioner, men at de også har et selvstændigt ansvar for konkrete sagsområder og udfører kvalificeret sagsbehandling. Topscorerne på listen over ønskede jobfunktioner i fremtiden er sagsbehandling på et selvstændigt sagsområde, projektdeltagelse samt personaleopgaver. Kun en fjerdedel af kontormedarbejderne har kendskab til rammeaftalen af 23. januar 2002 mellem HK/STAT og Finansministeriet om mobilitet for kontorfunktionærer i staten. En fjerdedel af kontormedarbejderne er interesseret i at deltage i et mobilitetsprogram. 38 pct. er ikke interesseret, og 37 pct. har markeret ved ikke. Den væsentligste begrundelse for ikke at ville deltage i et mobilitetsprogram er tilfredshed med arbejdspladsen og det nuværende arbejde. Kontormedarbejderne motiveres mest til at deltage i et mobilitetsprogram ved udsigten til personlig og faglig udvikling. Det er vigtigt, at de ikke går ned men gerne op i løn, og at deltagelse er frivillig. Endelig er det en fremherskende opfattelse, at det skal være muligt at komme tilbage til både den tidligere arbejdsplads og samme stilling igen. Om uddannelse og kompetenceudvikling Kontormedarbejderne mener, at de kan opfylde såvel de nuværende som fremtidige kvalifikationskrav på arbejdspladsen. Næsten halvdelen tilkendegiver dog et behov for at udvikle kvalifikationerne. Uanset stillingsniveau mener langt hovedparten af kontormedarbejderne, at der er overensstemmelse mellem det de skal, og det de kan. Hovedbudskaberne sammenfattes i to konklusioner under følgende overskrifter: Kontormedarbejderne en uensartet gruppe Vejen til mobilitet Kontormedarbejderne en uensartet gruppe 83 pct. af kontormedarbejderne i Beskæftigelsesministeriet er kontoruddannet. Derfor kan man være tilbøjelig til at opfatte disse medarbejdere som en i kompetencemæssig henseende meget ensartet gruppe med sammenfaldende forestillinger om deres arbejdsplads og job. Kontormedarbejderne løser imidlertid meget forskellige opgaver og varetager en bred variation af jobfunktioner. Derfor kan de ikke behandles over én kam som en ensartet gruppe med identiske

11 Kapitel 1: Konklusioner og pejlemærker Side 9 job- og uddannelsesmæssige forudsætninger og erfaringer. En sådan indfaldsvinkel vil i givet fald ikke fremme den type organisationsudvikling, som introduktion af en nyskabelse som et mobilitetsprogram er udtryk for. Begrundelsen er, at kontormedarbejdernes varierede jobfunktioner og opgaver forudsætter forskellige kompetencer, hvoraf en del er erhvervet ved formaliseret videre- og efteruddannelse, andre ved sidemandsoplæring og anden form for jobrelateret kompetenceudvikling. Kontormedarbejderne har et fælles uddannelsesmæssigt grundlag i form af en erhvervsuddannelse, der som nævnt typisk består i en kontoruddannelse. De er ligeledes enige om at sætte pris på det nære arbejdsmiljø. Forholdet til kolleger og chefer er generelt godt, men selvfølgelig er der undtagelser. På et overordnet plan karakteriserer de deres arbejde på samme måde. Det kræver for eksempel overblik og koordineringsevne, administrative færdigheder og stor faglig viden om arbejdspladsens sagsområder. Arbejdet er iøvrigt meget selvstændigt, og ingen fortæller dem, hvordan, hvornår og i hvilken rækkefølge opgaverne skal udføres. De har heller ikke vanskeligt ved at se sig selv og deres job i en større sammenhæng. De er herudover nogenlunde enige om at være usikre på, om den enkelte kontormedarbejder har gode udviklingsmuligheder, om der tages hensyn til kontormedarbejdernes synspunkter, når det overvejes at indføre nye eller ændre bestående opgaver og arbejdsrutiner, og om uddannelses- og personaleplanlægning for kontormedarbejderne prioriteres højt. De er - noget paradoksalt - også overvejende enige i, at de faktisk har gode muligheder for personlig udvikling. Endelig er kontormedarbejderne overvejende enige i, at de både opfylder de nuværende og fremtidige kvalifikationskrav på de arbejdspladser, hvor de er ansat nu: De kan det de skal, og det vil de også kunne fremover, omend der udtrykkes et vist behov for kompetenceudvikling. Forskellene opstår på to områder: For det første har 33 pct. af kontormedarbejderne videreuddannet sig og fået en mellemlang/lang videregående uddannelse. Det giver dem en formel kompetence, som de gerne vil udnytte. Det får mange tilsyneladende lov til ikke nødvendigvis på grund af uddannelsen i sig selv, men muligvis fordi de også har foretaget et eller flere jobskift. Derved har de bragt sig i situationer, hvor de har fået mulighed for at påtage sig mere komplekse opgaver og opnået gode resultater. Det har skærpet deres interesse for dels at arbejde med opgaver af stigende sværhedsgrad, dels at efteruddanne sig. Uddannelsesaktiviteten målt på antal kursusdage er i hvert fald ikke lille. For det andet er det tilsyneladende det helt store mantra for mange kontormedarbejdere at sagsbehandle og helst på et sags- eller forretningsområde med et selvstændigt ansvar. Pointen er imidlertid, at langt fra alle kontormedarbejdere sagsbehandler. 68 pct. af kontormedarbejderne har oplyst, at de i høj grad eller i nogen grad varetager et konkret sagsområde/forretningsområde selvstændigt. 53 pct. har endvidere tilkendegivet, at de sagsbehandler i høj grad eller i nogen grad. Det betyder omvendt, at næsten en trediedel, henholdsvis den anden halvdel af kontormedarbejderne kun i ringe grad eller slet ikke arbejder selvstændigt med et konkret sagsområde/forretningsområde eller sagsbehandler. Kontormedarbejdernes jobprofil kan inddeles i seks typer af hovedfunktioner, nemlig sagsbehandling, administration, økonomi, personale, service og ad hoc opgaver, for eksempel deltagelse i pro-

12 Side 10 Mobilitet i Beskæftigelsesministeriet jektarbejde. Derfor er forskellige kontormedarbejderes varetagelse af forskellige jobfunktioner et naturligt udtryk for opgavefordeling og specialisering. På den ene side findes en gruppe af kontormedarbejdere, som primært - og altså ikke udelukkende fungerer som serviceleverandører. I denne gruppe befinder sig tillige kontormedarbejdere, der fortrinsvis varetager traditionelle sekretær- og administrative opgaver. På den anden side er der en gruppe kontormedarbejdere, der måske kan betegnes som administrative multispecialister. De behersker metoder, som gør dem i stand til selvstændigt at udføre arbejdsopgaver inden for de respektive enheders forvaltningsmæssige og fagligt-juridiske hovedområder. De er trænet i og har kompetence til at afdække en sag, beskrive den og fremlægge relevante løsningsforslag. Det forudsætter kendskab til administrative rutiner og redskaber, som almindeligvis indgår i sagsbehandling. De ved tillige, hvordan de inddrager relevant lovgivning og praksis i forbindelse med opgaveløsningen. Endelig deltager denne gruppe også i ad hoc prægede projektopgaver. De forskellige job- og tilhørende kvalifikationsprofiler er grunden til, at kontormedarbejderne i Beskæftigelsesministeriet er en fagligt og jobmæssigt uensartet gruppe. Det kommer tydeligt frem i det varierede mønster, der kendetegner svarfordelingen i flertallet af spørgeskemaets spørgsmål og udsagn, og som afspejler mangfoldigheden i kontormedarbejdernes arbejde Vejen til mobilitet Mobilitet er en jobrelateret aktivitet, der bidrager til at udvikle: 1. Den enkeltes faglige, almene, sociale og personlige kompetencer, hvorved han eller hun fortsat vil være en attraktiv arbejdskraft, der kan varetage forskellige jobfunktioner. 2. Den fælles organisatoriske læring, helhedsopfattelse samt evne til at løse forskellige arbejdsopgaver effektivt og i overensstemmelse med overordnede strategier og mål. Mobilitet er dermed en investering i kompetenceudvikling, som kommer både den enkelte medarbejder og helheden - Beskæftigelsesministeriet som enhedsorganisation - til gode. Det forudsætter imidlertid et personale- og uddannelsespolitisk værktøj i form af et egentligt mobilitetsprogram, der kan synliggøre og systematisere den måde, som mobiliteten udmøntes på i praksis. Mobilitet er vigtig af en anden grund: Spørgeskemaundersøgelsen tyder på, at der er en vis sammenhæng mellem på den ene side kontormedarbejdernes mulighed for forfremmelse og omklassificering til højere lønrammer og på den anden side hyppigheden af deres jobskift samt uddannelsesaktivitet. Jo flere jobskift, jo mere efter- og videreuddannelse, desto større chance er der tilsyneladende for at blive forfremmet. Forklaringen kan være, at jobskift og/eller uddannelse øger den enkeltes ressourcer i form af efterspurgt viden, erfaringer og personlig fleksibilitet. Fire ud af ti kontormedarbejdere har ikke skiftet job nogensinde på deres nuværende arbejdsplads og må således karakteriseres som meget lidt mobile. Næsten en femtedel er til gengæld højmobile, fordi de har haft fire eller flere jobs på samme arbejdsplads. Det afgørende er, at seks ud af ti kontormedarbejdere har erfaring fra mindst to stillinger på samme arbejdsplads. Der er således forholdsvis mange kontormedarbejdere, som er mere eller mindre

13 Kapitel 1: Konklusioner og pejlemærker Side 11 vant til jobmæssige forandringer, der i nogen udstrækning kan minde om effekten af mobilitet forstået som jobrokade mellem Beskæftigelsesministeriets enheder. Det er naturligvis vigtigt, at 24 pct. af kontormedarbejderne har sagt ja i spørgeskemaundersøgelsen til at deltage i et mobilitetsprogram. Eftersom der ikke er tradition for jobrokade mellem enhederne, er det en bemærkelsesværdig høj andel af kontormedarbejderne, som er positive over for ideen. Det har imidlertid også betydning, at godt og vel en trediedel og mere til af svarpersonerne har en afventende holdning. De har besvaret spørgsmålet, om de er interesseret i at deltage i et mobilitetsprogram ved at markere ved ikke. En del kontormedarbejdere i denne gruppe må formodes at kunne motiveres til at bakke op om et mobilitetsprogram under de rette omstændigheder. Modstanden mod et mobilitetsprogram skyldes ikke aversion over for, men nok utilstrækkeligt eller manglende kendskab til opgaver og arbejdsvilkår i andre enheder. Den væsentligste begrundelse for ikke at ville deltage i et mobilitetsprogram er tydeligvis, at langt de fleste kontormedarbejdere er tilfredse med deres nuværende job og arbejdsplads. Endvidere er en væsentlig årsag til den manglende interesse for mobilitet bekymring for, at et nyt job vil være mindre interessant end det nuværende. En vellykket introduktion af og tilslutning til et mobilitetsprogram forudsætter derfor som minimum dels detaljeret information om, hvad de forskellige enheder i koncernen kan tilbyde, dels en systematisk og tværgående personale- og uddannelsesplanlægning og endelig, at kontormedarbejdere, som rykker til et andet job i en anden enhed, ikke vil få et mindre udfordrende arbejde. Perspektivet er jo netop at nyttiggøre og udvikle kontormedarbejdernes kompetencer på en måde, der fremmer faglig og personlig udvikling til glæde for den enkelte og den nye arbejdsplads. 91 pct. af svarpersonerne mener, at det skal være frivilligt for de nuværende kontormedarbejdere at deltage i et mobilitetsprogram. Ifølge 89 pct. skal det endvidere være muligt at komme tilbage til samme arbejdsplads. Endelig tilkendegiver 81 pct., at man skal kunne vende tilbage til det job, som man forlod. Fordelen ved disse tre succeskriterier er, at de vil bidrage til at skabe ro hos de kontormedarbejdere, som måske er usikre over for effekten af et mobilitetsprogram. Man risikerer så at sige ikke noget, for man kan jo blot lade være at deltage, eftersom programmet er frivilligt. Skulle det endelig ske, at man tager imod et tilbud om et job i en anden enhed, kan man jo altid vende tilbage. Ulempen er, at et mobilitetsprogram under disse forudsætninger i bedste fald vil få meget lille betydning for en koncernbaseret personale- og uddannelsesplanlægning. Efterlevelse af forudsætningerne om frivillighed og retten til at vende tilbage til samme arbejdsplads og job vil medføre stivhed og ikke fleksibilitet i personaleanvendelsen. I værste fald vil mobilitetsprogrammet kunne fastholde kontormedarbejderne i jobs, der måske bliver mindre brug for. Det vil derfor kræve indgående personalepolitiske overvejelser hos alle involverede parter om, hvilken rolle et kommende mobilitetsprogram bør få i koncernens strategiske arbejde med kompetenceudvikling og personaleanvendelse. Jo mere frivillighed for den enkelte kontormedarbejder, desto mindre vægt risikerer det at få i det samlede billede, fordi mobilitetsprogrammet får begrænset anvendelighed.

14 Side 12 Mobilitet i Beskæftigelsesministeriet 1.2. Om målgruppen og rapportens indhold I forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen blev kontormedarbejderne bedt om at besvare spørgsmål om blandt andet deres alder, uddannelse, anciennitet, stilling og ansættelsessted. Svarene kan bruges til at belyse, hvordan sådanne faktuelle forhold påvirker kontormedarbejdernes holdninger til spørgeskemaundersøgelsens hovedtemaer om job og mobilitet. Det er muligt at foretage utallige krydstabuleringer af baggrundsoplysninger og svarpersonernes stillingtagen til spørgsmål og udsagn. Det bærende princip for analyserne og kommentarerne har derfor været, at de alene vedrører temaer og problemstillinger, som antages at have direkte betydning for spørgeskemaundersøgelsens centrale emne, nemlig kontormedarbejdernes holdninger til mobilitet. Endvidere lægges vægten i analyserne som hovedregel på koncernniveauet og ikke de enkelte enheder. Grunden er, at et kommende mobilitetsprogram skal ses i sammenhæng med den i gangværende udvikling af ministerområdet til en enhedsorganisation. Derfor er det mindre interessant at analysere eventuelle forskelle mellem enhederne. Formålet har derimod været at identificere fællestræk, der kan have betydning for indholdet i og gennemførelsen af et mobilitetsprogram, og som kan fremme udviklingen af en fælles identitet i Beskæftigelsesministeriet. Tabel 1.1 viser den procentvise fordeling af svarpersonerne på køn, alder, anciennitet på nuværende arbejdsplads, arbejdstid, stilling og overenskomst. Symbolet n efterfulgt af et tal fortæller, hvor mange kontormedarbejdere der har besvaret de pågældende spørgsmål eller afkrydset spørgeskemaets forskellige udsagn. Symbolet anvendes i samtlige tabeller og anføres tillige i det udfyldte spørgeskema i bilag 2 ud for hvert spørgsmål og/eller udsagn. Tabel 1.1. Sådan ser Beskæftigelsesministeriets kontormedarbejdere ud (koncernniveau)... Pct. Køn (n=241) Kvinde 81 Mand 19 Alder (n=248) år år år år år eller derover 4 Anciennitet på nuværende arbejdsplads (n=248) Under 2 år år år år 34 Over 20 år 23 Arbejdstid (n=248) I fuldtidsarbejde 83 I deltidsarbejde 17 Stillingsbetegnelse (n=249) Kontorassistent 10 Assistent 8 Overassistent 31 Kontorfuldmægtig 34 Ekspeditionssekretær/ afdelingsleder II 8 Afdelingsleder I 3 Specialkonsulent/specialist 1 Andet 6 Overenskomst (n=234) StK-fællesoverenskomsten 78 CO II 18 Andre 4 Note: Procenttallene er afrundede. Kilde: Strategisk Netværk. Ifølge tabellen er 4 pct. af svarpersonerne - 10 i alt - 60 år eller derover. Det forholdsvis begrænsede antal kontormedarbejdere i denne aldersgruppe kan medføre store procentuelle udsving i

15 Kapitel 1: Konklusioner og pejlemærker Side 13 deres stillingtagen til de enkelte udsagn og spørgsmål, hvilket må tages i betragtning ved tolkningen af svarfordelingen. Spørgeskemaundersøgelsens resultater er imidlertid repræsentative i forhold til den samlede population af kontormedarbejdere. Derfor er eventuelle afvigelser i svarfordelingen vedrørende de forskellige spørgsmål og udsagn generelt statistisk insignifikante i forhold til tendensen. Det vil sige, at afvigelserne er tilfældige og derfor ikke påvirker resultaterne. Kompetenceudvikling og mobilitet er to sider af samme sag. Uddannelse er således også en faktor, der har betydning for kontormedarbejdernes holdning til mobilitet, og derfor blev de anmodet om at oplyse deres formelle kvalifikationer. Se tabel 1.2, der tillige oplyser fordelingen af kontormedarbejdere på ansættelsessted. Tabel 1.3 på næste side giver et samlet overblik over baggrundsoplysningerne om kontormedarbejderne fordelt på koncern og enheder. Alle procentangivelser er afrundede tal. I teksten bruges skiftevis ordene svarpersoner og kontormedarbejdere. Der er ingen forskel, idet alle svarpersoner indgår i gruppen af kontormedarbejdere. Rapporten Mobilitet i Beskæftigelsesministeriet Kontormedarbejdernes holdninger indeholder fire kapitler og fire bilag: Kapitel 1 konkluderer og perspektiverer resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen. Kapitlerne 2-4 indeholder detaljerede analyser af hovedresultaterne med fokus på koncernniveauet. Tabel 1.2. Svarpersonernes fordeling på ansættelsessted samt uddannelsesniveau Pct. Ansættelsessted (n=246) Arbejdsskadestyrelsen (ASK) 31 Arbejdsdirektoratet (ADIR) 22 Arbejdstilsynet (AT) 17 Departementet, incl. AMA og BIT 10 Arbejdsmarkedsstyrelsen (AMS) 7 Beskæftigelsesministeriets Administrationscenter (BAC) 7 Arbejdsmiljøinstituttet (AMI) 5 Grunduddannelse (n=242) Folkeskolens Afgangsprøve (9. klasse) klasse/realeksamen 25 EFG (Erhvervsfaglig grunduddannelse) 19 Studentereksamen/HF/HH/HTX 36 Andet 10 Erhvervsfaglig uddannelse (n=247) Ja 86 Nej 14 Mellemlang/lang videregående uddannelse (n=237) Ja 33 Nej 67 Note: Procenttallene er afrundede. AMA = Arbejdsmarkedets ankenævn/arbejdsmiljøklagenævnet. BIT = Beskæftigelsesministeriets IT-enhed. Kilde: Strategisk Netværk. Bilag 1 redegør for spørgeskemaundersøgelsens formål og forløb. Bilag 2 indeholder det udfyldte spørgeskema med procentfordelte svar på koncernniveau. Bilag 3 er et sammendrag af svarpersonernes andre kommentarer. Bilag 4 sammenfatter resultatet af en krydstabulering af oplysninger om svarpersonernes interesse for at deltage i et mobilitetsprogram med udvalgte baggrundsfaktorer. Det er endelig vigtigt at erindre ved læsningen af rapporten, at en spørgeskemaundersøgelse udelukkende afdækker tendenser - og ikke absolutte sandheder.

16 Tabel 1.3. Beskæftigelsesministeriets kontormedarbejdere i tværgående perspektiv koncern og enheder (Pct.) Koncern DEPT ADIR AMS AMI ASK AT BAC Køn (n=241) Kvinde Mand Alder (n=248) år år år år år eller derover Anciennitet på nuværende arbejdsplads (n=248) Under 2 år år år år Over 20 år Arbejdstid (n=248) I fuldtidsarbejde I deltidsarbejde Stillingsbetegnelse (n=249) Kontorassistent Assistent Overassistent Kontorfuldmægtig Ekspeditionssekretær/afdelingsleder II Afdelingsleder I Specialkonsulent/specialist Andet Overenskomst (n=234) StK-fællesoverenskomsten CO II Andre Grunduddannelse (n=242) Folkeskolens Afgangsprøve (9. klasse) klasse/realeksamen EFG (Erhvervsfaglig Grunduddannelse) Studentereksamen/HF/HH/HTX Andet Erhvervsuddannelse (n=247) Ja Nej Mellemlang/lang videregående uddannelse (n=237) Ja Nej Note: Taloplysningerne vedrørende Dept er incl. AMA og BIT. Procenttallene er afrundede. Kilde: Strategisk Netværk.

17 Kapitel 2: Jobbet og arbejdets organisering Side 15 Kapitel 2: Jobbet og arbejdets organisering 2.1. Arbejdets tilrettelæggelse og indhold Dette kapitel belyser, hvordan kontormedarbejderne i Beskæftigelsesministeriet opfatter rammerne for og indholdet i deres job. Derefter redegøres for, hvordan de karakteriserer deres arbejde, hvordan de vurderer deres udviklingsmuligheder, og hvilke forestillinger de gør sig om et godt arbejdsliv. Det er nødvendigt at få et indtryk af, hvilket forhold kontormedarbejderne har til deres nuværende job, fordi det er det faste udgangspunkt måske ligefrem målestok for deres bevidste og ubevidste overvejelser om, i hvilken retning det og de selv udvikler sig. De vil ligeledes bedømme fordele og ulemper ved et mobilitetsprogram ud fra deres aktuelle jobmæssige status. Derfor vil en afdækning af svarpersonernes holdninger til deres nuværende arbejdsopgaver m.m. give information, som er værdifuld, når indholdet i et mobilitetsprogram skal fastlægges. 83 pct. af kontormedarbejderne arbejder på fuld tid, og resten har deltidsarbejde i varierende omfang. De mener generelt, at de har betydelig frihed til at tilrettelægge arbejdet selv, ligesom de fleste kan se en linie mellem deres egne opgaver og arbejdspladsens mål og planer. Resultatet fremgår af tabel 2.1. Tabel 2.1. Kontormedarbejderne har betydelig frihed til at tilrettelægge arbejdet selv (Pct.) Overvejende enig Overvejende uenig Ved ikke Jeg tilrettelægger selv mit arbejde (n=246) Jeg prioriterer selv mine arbejdsopgaver (n=247) Mine arbejdsopgaver er klart definerede (n=244) Der er tilfredsstillende sammenhæng mellem mine opgaver og arbejdspladsens mål og planer (n=245) Arbejdet på min arbejdsplads foregår efter en klar opgavefordeling (n=243) Jeg kender målene for mit arbejde de næste 12 måneder (n=245) Note: Spørgeskemaets svarfelter helt enig, delvis enig, delvis uenig og helt uenig sammenfattes i tabellen i to kategorier overvejende enig og overvejende uenig. Arbejdsplads henviser til ansættelsessted. Procenttallene er afrundede. Kilde: Strategisk Netværk. Tabellen viser følgende tendenser: 9 ud af 10 svarpersoner er i overvejende grad enig i, at de selv tilrettelægger og prioriterer deres arbejde. Næsten lige så mange mener, at opgaverne er veldefinerede.

18 Side 16 Mobilitet i Beskæftigelsesministeriet Tre fjerdedele mener, at arbejdet baseres på en klar opgavefordeling. Omvendt er en fjerdedel uenig i den opfattelse. Langt de fleste kan se en linie mellem deres eget arbejde og arbejdspladsens overordnede mål og planer. En trediedel er dog overvejende uenig i, at de kender målene for deres arbejde det næste års tid. Tabel 2.2 indeholder en karakteristik af kontormedarbejdernes arbejde. Langt de fleste har et godt forhold til såvel kolleger som chef. De mener endvidere, at deres arbejde kræver overblik, koordineringsevne og administrative færdigheder. Tabel 2.2. Mit arbejde er karakteriseret ved... (Pct.) Enig Uenig Hverken/ eller At jeg har et godt forhold til kollegerne (n=247) At det kræver overblik og koordineringsevne (n=247) At jeg har et godt forhold til min chef (n=245) At det kræver administrative færdigheder (n=247) At der kræver stor faglig viden om arbejdspladsens sagsområder/forretningsområder (n=246) At det giver mig mulighed for at udnytte min faglige viden (n=246) At det indebærer et tæt samarbejde med forskellige faggrupper på arbejdspladsen (n=245) At det kræver stor omstillingsevne (n=248) At det er varieret og udfordrende (n=247) At det kræver gode IT-kundskaber (n=247) At der er tryghed i ansættelsen (n=247) At det kræver flair for tal (n=246) At det indebærer hyppig borgerkontakt (n=245) At det er rutinepræget (n=241) At det kræver kendskab til projektarbejde (n=243) At det indebærer hyppig kontakt med andre enheder i Beskæftigelsesministeriet (n=247) At der er gode karrieremuligheder (n=244) At det kræver gode sprogkundskaber (n=245) Note: Spørgeskemaets svarfelter i meget høj grad, i høj grad, i ringe grad, i meget ringe grad og delvist sammenfattes i tabellen i tre kategorier enig, uenig og hverken/eller. Arbejdsplads henviser til ansættelsessted. Procenttallene er afrundede. Kilde: Strategisk Netværk. Tabellen giver anledning til følgende observationer: Mere end seks ud af ti svarpersoner oplyser, at deres arbejde forudsætter stor faglig indsigt i arbejdspladsens sagsområder, at det giver dem mulighed for at udnytte deres faglige viden, og at de har et nært samarbejde med andre faggrupper. Fire af ti svarpersoner er enten uenige i eller udtrykker et vist forbehold over for denne karakteristik af arbejdet.

19 Kapitel 2: Jobbet og arbejdets organisering Side 17 En trediedel af svarpersonerne mener, at deres arbejde er rutinepræget. Heri er næsten en fjerdedel uenig, og samtidig mener over halvdelen, at arbejdet er varieret og udfordrende. 60 pct. tilkendegiver, at jobbet forudsætter stor omstillingsevne. Det varierede svarmønster afspejler mangfoldigheden i kontormedarbejdernes arbejde i Beskæftigelsesministeriets forskellige enheder. Næsten halvdelen af svarpersonerne føler sig trygge i ansættelsen. Fire ud af ti er delvis enig i udsagnet, og godt og vel hver tiende svarperson er uenig. Tryghedsfølelsen må således siges at være udbredt også i lyset af det seneste års afskedigelser. De fleste kontormedarbejdere har kun sjældent kontakt med andre enheder i Beskæftigelsesministeriet. Det sker dog ofte for ca. en femtedel af svarpersonerne, hvorimod mere end halvdelen oplyser, at det er en sjælden begivenhed. Det må derfor antages, at de færreste kontormedarbejdere har noget særligt kendskab til arbejdet og forholdene i ministeriets øvrige enheder. Hovedparten af svarpersonerne mener, at deres job vil ændre sig. En væsentlig drivkraft for denne opfattelse er tilkomst af nye opgaver samt rationaliseringer o.l. Se tabel 2.3. Tabel 2.3. Kontormedarbejderne forventer, at deres job ændrer sig som følge af... (Pct.) Overvejende enig Overvejende uenig Ved ikke Tilkomst af nye opgaver (n=245) Rationaliseringer/omorganiseringer (n=243) Nye IT-systemer (n=240) Overtagelse af andres opgaver (n=241) Bortfald af opgaver (n=245) Note: Spørgeskemaets svarfelter helt enig, delvis enig, delvis uenig og helt uenig sammenfattes i tabellen i to kategorier overvejende enig og overvejende uenig. Procenttallene er afrundede. Kilde: Strategisk Netværk. Otte ud af ti svarpersoner erklærer sig overvejende enige i, at deres job vil blive forandret som følge af nye opgaver. Rationaliseringer og omorganiseringer anses også som en væsentlig kilde til fremtidige forandringer i jobbet. Denne forventning næres formentligt af det seneste års afskedigelser og omorganiseringer på ministerområdet. Derfor er det naturligt, at en betydelig andel tillige er enig i, at jobbet vil forandre sig i en proces, der involverer ibrugtagning af nye IT-systemer, som vil medføre nye arbejdsgange, overtagelse af opgaver fra andre såvel som bortfald af nogle bestående opgaver Samarbejde og udviklingsmuligheder Svarpersonernes positive opfattelse af forholdet til kolleger og chefer afspejler sandsynligvis tætte relationer i det nære arbejdsmiljø på to måder: For det første oplyser ca. 94 pct. af svarpersonerne, at de har en årlig medarbejdersamtale (MUS) med deres chef. Otte ud af ti tilkendegiver endvidere, at de er helt enig eller delvis enig i, at MUS

20 Side 18 Mobilitet i Beskæftigelsesministeriet er et vigtigt udviklingsværktøj. Endelig er næsten syv ud af ti helt enig eller delvis enig i, at MUS bidrager til at skabe et godt samarbejde og arbejdsklima på arbejdspladsen. Det betyder omvendt, at mellem en fjerdedel og en trediedel af svarpersonerne har den modsatte opfattelse eller er usikre med hensyn til værdien af MUS. Generelt er der dog grundlag for at antage, at medarbejdersamtalerne ikke blot afholdes rituelt, men at de også har positiv effekt i dagligdagen. For det andet har kontormedarbejderne tilsyneladende et nært samarbejde med deres kolleger. 45 pct. af svarpersonerne oplyser, at de altid eller for det meste planlægger deres arbejde sammen med kollegerne. Det sker engang imellem for halvdelen. 4 pct. oplyser, at det aldrig sker. Det er således en rimelig formodning, at de fleste har relativt indgående viden om, hvad andre arbejder med i hvert fald i det nære arbejdsmiljø. Det rejser spørgsmålet, om faggrænserne udviskes på arbejdspladsen. Næsten 44 pct. af svarpersonerne svarer bekræftende, en trediedel mener nej, mens godt og vel en femtedel har markeret ved ikke. De kontormedarbejdere, der har svaret ja, har tillige tilkendegivet, hvilke konsekvenser denne udvikling har haft: Ifølge 78 pct. af svarpersonerne er det blevet mere fleksibelt, hvem der løser de forskellige opgaver. En tilsvarende andel mener, at der samtidig er skabt større fornemmelse af at være fælles om opgaverne. 61 pct. har fået større forventninger med hensyn til at kunne udføre nye arbejdsopgaver. 15 pct. mener, at opblødningen af faggrænser har øget forvirringen med hensyn til, hvem der løser opgaverne. Hvordan ser kontormedarbejderne deres egen rolle i denne udvikling? Svaret fremgår af tabel 2.4. Tabel 2.4. Kan man sige, at din arbejdsplads er præget af... (Pct.) Enig Uenig Hverken/ eller At den enkelte kontormedarbejder har gode udviklingsmuligheder? (n=243) At der tages hensyn til kontormedarbejdernes synspunkter, når det overvejes at indføre nye eller ændre bestående opgaver og arbejdsrutiner? (n=243) At uddannelses- og personaleplanlægning for kontormedarbejdere prioriteres højt? (n=243) Note: Spørgeskemaets svarfelter i meget høj grad, i høj grad, i ringe grad, i meget ringe grad og delvist sammenfattes i tabellen i tre kategorier enig, uenig og hverken/eller. Arbejdsplads henviser til ansættelsessted. Procenttallene er afrundede. Kilde: Strategisk Netværk. Ifølge tabellen: