Referat. Bestyrelsesmøde nr. Den kl. 12:30 Mødested: Industrivej 1, Medlemmer Fravær Underskrift

Transkript

1 1 Referat Bestyrelsesmøde nr. Den kl. 12:30 Mødested: Industrivej 1, 3700 Medlemmer Fravær Underskrift René Nordin Bloch - (formand) Carsten Scheibye - (næstformand) Bjarne Westerdahl Carsten Raad Petersen Henry Bech Kirstine van Sabben Linda Kofoed Persson Per Hald Pernille Erichsen

2 Indholdsfortegnelse 2 1 åbent EUB Energi udvikling Bornholm 3 2 åbent SMS kommunikation 4 3 åbent Årsberetning lukket Kontrakt - Direktør 7

3 2 Åbent møde 1 EUB Energi udvikling Bornholm G Sagsbeskrivelse Der har været afholdt et møde mellem de respektive aktører for en nærmere uddybning af Bornholms Forsynings holdninger og beslutning af 31 maj 2013 hvor bestyrelsen tilsluttede sig medlemskab med forbehold beskrevet i appendixet. Deltagerne vedtog at stifte foreningen uden Bornholms Forsynings deltagelse. Bestyrelsesformanden orienterer om forhandlingsforløbet Forsat sagsbehandling På bestyrelsens møde den 06. september 2013 orienterede bestyrelsesformand René Nordin Bloch om forløbet af bestyrelsens tidligere beslutning om vedtægtsændringerne i EUB Bestyrelsesformanden indstiller at der tages kontakt igen for deltagelse - men kun med appendex. Bestyrelsen godkendte bestyrelsesformandens indstilling Bestyrelsesformanden orientere bestyrelsen om forhandlingsresultatet Økonomi Det er oplyst at udgiften ligger på kr årligt Indstilling Direktøren indstiller At bestyrelsen træffer beslutning om det videre forløb.. Bilag Beslutning: Udsat

4 3 Åbent møde 2 SMS kommunikation G Sagsbeskrivelse Bornholms Forsyning har primo 2012 investeret i en SMS løsning til septiktanktømninger, det lykkes ikke at få aktiveret SMS modulet en af årsagerne var indkøring af det nye tømnings program Envitrix som gav chaufføren og entreprenøren mulighed for at læse og korrigere på den samme platform som Bornholms Forsyning. Dette system skulle sideløbende udsende en SMS besked til ejeren om hvornår tømningen fandt sted. Bornholms Forsyning har medio 2013 kontaktet Blue Idea for at udvide SMS løsningen til også at omfatte vand og varme. Således at respons tiden ved bl.a. rørbrud, målerudskiftning, service af fjernvarme uniter osv. Hvorfor varsle via SMS og telefonopkald? Mange af kanalerne som benyttes i dag til varsling (bl.a. radio, hjemmesider, sedler i postkassen m.m.) når ofte ikke ud til alle de berørte indbyggere og det tager alt for lang tid. Ved akutte hændelser kan dette være meget alvorligt og ved planlagte vandbrud er det mere ressourcekrævende end hvad det behøver at være. Ved SMS og telefonopkald når Bornholms Forsyning væsentlig flere berørte indbyggere og alle får informationen samtidig. Varsling af forbrugerne Man har pligt til at varsle forbrugerne. Jævnfør Drikkevandsbekendtgørelsen BEK nr af 31/10/2011. Den nye bekendtgørelse stiller krav til at forbrugerne skal advares hurtigere ved forurenet drikkevand. Forbrugergrupper Tømningsordning ca adresser, Spildevand ca adresser Vand ca adresser Varme ca adresser I forbindelse med den nye SMS løsning, er der et til/afmeldingsmodul, som kan tilgås på hjemmeside, således at forbrugerne selv kan gå ind og til eller afmelde sig. Se hjemmeside Denne velkomst besked blev den 31 okt udsendt til Bornholms Spildevandskunder Kære forbruger hos Bornholms Forsyning. Vi kan nu sende informationer om vand, varme og spildevand ud til forbrugerne via SMS. Ønsker du ikke SMS service kan framelding ske via vores hjemmeside: under Min Forsyning - SMS. Denne nye service har medført nogle forbrugere reaktioner gående på lovligheden af denne form for kommunikation når forbrugeren ikke selv har tilmeldt sig Da Bornholm Forsyning allerede har et kundeforhold til forbrugeren, må Bornholm Forsyning gerne sende

5 4 servicemeddelelser til denne via sms. Så længe at sms beskederne ikke bliver brugt til markedsføring- og salgsrelaterede eller indeholder personfølsomme oplysninger. Sagt på en anden måde: Bornholm Forsyning må ikke sende sms beskeder til forbrugeren, der har markedsføring for øje eller bruge sms beskeder til en rykkerskrivelse overfor en forbruger. At sende en sms besked ud til forbrugeren er gældende som værende et varigt medie, når man taler servicemeddelelser Dvs. en juridisk korrekt formidling fra Bornholm Forsyning til vores forbruger. Denne form for formidling er gældende som værende et varigt medie. Markedsføringsloven paragraf 6: 6. En erhvervsdrivende må ikke rette henvendelse til nogen ved brug af elektronisk post, et automatisk opkaldssystem eller telefax med henblik på afsætning af varer, fast ejendom og andre formuegoder samt arbejds- og tjenesteydelser, medmindre den pågældende forudgående har anmodet om det. Økonomi Ingen Indstilling Direktøren indstiller At bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bilag Beslutning: Udsat

6 5 Åbent møde 3 Årsberetning G Sagsbeskrivelse Brugerrådet fremsatte primo 2012 ønske om at der blev fremstillet en årsberetning som beskrev årets opgaver derigennem visualisere årets resultater i en pixiformat Efterfølgende behandlede bestyrelsen også emnet og tilsluttede sig brugerrådets indstilling om at Bornholms Forsyning fremstillet en årsberetning for 2012 som kunne danne rammen om en fremadrettet forbrugervenlig af rapportering af årets gang, derved synliggøre hvad midlerne bliver brugt til. Bornholms Forsyning har sideløbende med de øvrige daglige opgaver fået udarbejdet en årsberetning som indeholder dele af årsrapporten. Det er planen at placerer materialet på hjemmesiden Økonomi Ingen Indstilling Direktøren indstiller At bestyrelsen godkender årsberetning 2012 Bilag - årsberetning 2012 Beslutning: Udsat

7 6 Lukket Punkt 4