Brugervejledning til WebEx-integration med Outlook for Mac (WBS31)

Transkript

1 Første gang udgivet: 15. marts 2016 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

2 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) 2016 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.

3 INDHOLD Indførelse af WebEx-integration med Outlook til Mac 1 Oversigt over WebEx-integration med Outlook til Mac 1 Om integrationen med Outlook-valgmuligheder 2 Installer og afinstaller produktivitetsværktøjer 3 Installer WebEx-produktivitetsværktøjer 3 Kontroller versionen af produktivitetsværktøjer 4 Kontroller for opdateringer 4 Afinstaller WebEx-produktivitetsværktøjer 4 Hold møde nu med WebEx 7 Oversigt over Hold møde nu med WebEx 7 Start et øjeblikkeligt møde fra Microsoft Outlook 7 Start et øjeblikkeligt møde fra værktøjsbjælken 7 Planlæg møder 9 Planlæg et kun WebEx-møde i Microsoft Outlook 9 Planlægning af et CMR Hybrid-møde i Microsoft Outlook 10 Planlæg et CMR Hybrid-møde i Microsoft Outlook 11 Hvad er et CMR Hybrid-møde med WebEx og TelePresence? 12 Support til gentagelsesmønster i WebEx-integration med Outlook til Mac 12 Planlægge et personligt konferencemøde 14 Planlæg et personligt konferencemøde 15 Sådan giver du tilladelse til, at en mødedeltager planlægger møder for dig 16 Tildel en mødedeltager på dit WebEx-websted 16 Tildel en mødedeltager i Microsoft Outlook 17 Planlæg et møde på vegne af en anden vært 19 Oversigt over planlægning af møde for en anden vært 19 Planlæg et møde for en anden vært 20 Start et møde for en anden vært. 20 Deltagelse i et møde 23 Deltag i et møde 23 iii

4 Indhold iv

5 KAPITEL 1 Indførelse af WebEx-integration med Outlook til Mac Oversigt over WebEx-integration med Outlook til Mac, side 1 Om integrationen med Outlook-valgmuligheder, side 2 Oversigt over WebEx-integration med Outlook til Mac WebEx-integrationen med Outlook gør det bekvemt for dig at planlægge eller starte møder kun med WebEx, CMR Cloud- eller Hybrid-møder eller personlige WebEx-konferencemøder ved hjælp af Microsoft Outlook. Ved hjælp af integration med Outlook kan du udføre disse aktiviteter, uden at du behøver at bruge dit WebEx-websted det websted, hvor du normalt planlægger og deltager i dine online-møder. WebEx-integration med Outlook er en del af WebEx-produktivitetsværktøjer. Din webstedsadministrator kan have installeret WebEx-produktivitetsværktøjer for dig. Hvis ikke, kan du downloade WebEx-produktivitetsværktøjer fra dit WebEx-websted. Se Installer WebEx-produktivitetsværktøjer, på side 3. Så snart WebEx-produktivitetsværktøjerne er installeret, vises WebEx-integrationsvalgmulighederne i Microsoft Outlook, hvilket gør det muligt for dig hurtigt at planlægge et WebEx-møde. Før du bruger WebEx-integration med Outlook, skal du sikre dig, at: Du har en brugerkonto på dit WebEx-websted. Valgmuligheden for integration med Outlook for WebEx-produktivitetsværktøjer er tilgængelig på dit WebEx-websted. Din computer er sluttet til internettet. Du har kendskab til Microsoft Outlook. Når du planlægger et møde, kan du invitere mødedeltagere vha. enhver af dine Outlook-adresselister, herunder den globale adresseliste, den personlige adresseliste eller mappen Kontakter. Mødedeltagere, som du inviterer til et møde, behøver ikke at bruge integration med Outlook for at deltage i mødet. For at sørge for sikkerhed i forbindelse med dine møder bruger integration med Outlook 128-bit SSL-kryptering (Secure Sockets Layer) af alle data, der sendes til og hentes fra dit WebEx-websted. 1

6 Om integrationen med Outlook-valgmuligheder Indførelse af WebEx-integration med Outlook til Mac Om integrationen med Outlook-valgmuligheder Når WebEx-produktivitetsværktøjer er installeret, vil værktøjsbjælken for WebEx-integration vises i vinduet Microsoft Outlook. I det følgende beskrives integrationen af WebEx med værktøjsbjælkekommandoerne i Outlook. Mød nu: Start et øjeblikkeligt møde. Dette er et møde, du kan starte når som helst uden at behøve planlægge mødet i forvejen. Find yderligere oplysninger i Hold møde nu-brugervejledningen på dit WebEx-websted. Du kan angive valgmulighederne for øjeblikkelige møder i fanen Indstillinger for Mød nu i dialogboksen WebEx-indstillinger. Hvis din konto er aktiveret til at bruge personligt lokale-møder, kan du indstille Brug personligt lokale til alle mine øjeblikkelige møder. Mød nu vil derefter åbne dit personlige lokale WebEx-møde. Planlæg WebEx-møde: Åbner Outlook-aftalevinduet og tilføjer et kun WebEx-møde. For nærmere oplysninger se Planlæg et kun WebEx-møde i Microsoft Outlook, på side 9. Planlæg personligt konferencemøde: Åbner vinduet Outlook-aftale og planlægger et personligt konferencemøde, som inkluderer en lyddel og en valgfri online del, hvis du har WebEx-lyd. For nærmere oplysninger se Planlæg et personligt konferencemøde, på side 15. Planlæg WebEx- og TelePresence-møde: Åbner aftalevinduet i Outlook og planlægger et CMR Hybrid-møde. Denne valgmulighed er kun tilgængelig, hvis dit websted og din konto er aktiveret til CMR Hybrid-integration. For nærmere oplysninger se Planlæg et CMR Hybrid-møde i Microsoft Outlook, på side 11. Præferencer: Åbner en dialogboks, der gør det muligt for dig at fastsætte WebEx-præferencer. Om: Lader dig se versionsnummeret samt licens- og patentoplysninger om WebEx-integration med Outlook. 2

7 KAPITEL 2 Installer og afinstaller produktivitetsværktøjer Installer WebEx-produktivitetsværktøjer, side 3 Kontroller versionen af produktivitetsværktøjer, side 4 Kontroller for opdateringer, side 4 Afinstaller WebEx-produktivitetsværktøjer, side 4 Installer WebEx-produktivitetsværktøjer Hvis din webstedsadministrator har aktiveret WebEx-produktivitetsværktøjerne for dit WebEx-websted, installeres de muligvis automatisk for dig. Desuden kan WebEx-produktivitetsværktøjer blive opdateret automatisk, hver gang nyere versioner bliver tilgængelige, hvis din webstedsadministrator har aktiveret automatisk opdatering. Om nødvendigt kan du også downloade og installere WebEx-produktivitetsværktøjer manuelt. Før du installerer WebEx-produktivitetsværktøjerne, skal du kontrollere systemets produktmeddelelser for at sikre dig, at din computer opfylder mindstekravene til systemet. Procedure Trin 1 Trin 2 Trin 3 Trin 4 Trin 5 Log ind på dit WebEx-websted. Vælg Downloads. Under Produktivitetsværktøjer skal du vælge Mac. Vælg Download. Installationsprogrammet (med tilføjelsen.dmg) downloades automatisk til din computer. Kør installationsfilen, og følg vejledningen. 3

8 Kontroller versionen af produktivitetsværktøjer Installer og afinstaller produktivitetsværktøjer Kontroller versionen af produktivitetsværktøjer Procedure Trin 1 Trin 2 Trin 3 Trin 4 Trin 5 Trin 6 I Windows værktøjsbjælke skal du højreklikke på ikonet Produktivitetsværktøjer. I menuen produktivitetsværktøjer skal du vælge Om WebEx-produktivitetsværktøjer for at se den aktuelt installerede version. Gå til dit WebEx-websted. Vælg Support > Downloads. Under "Om Meeting Center" skal du kontrollere versionsnummeret angivet for Produktivitetsværktøjer. Hvis din installerede version ikke er den seneste version angivet på dit websted, vælg Download under "Produktivitetsværktøjer" på siden Downloads for at downloade den seneste version. Kontroller for opdateringer Hvis du kan modtage opdateringer til WebEx-produktivitetsværktøjer, kan du kontrollere, om der er tilgængelige opdateringer. Procedure Trin 1 Trin 2 I Windows værktøjsbjælke skal du højreklikke på ikonet Produktivitetsværktøjer. Vælg Kontroller for opdateringer. Systemet kontrollerer for at se, om en ny opdatering er tilgængelig. Hvis ingen opdatering er tilgængelig, vises en meddelelse, der angiver, at den nyeste version er installeret. Hvis en ny opdatering er tilgængelig, kan du vælge at installere den med det samme. Bemærk Du kan også vælge kommandoen Kontroller for opdateringer fra menuen WebEx planlæg møde, inden for Microsoft Outlook. Afinstaller WebEx-produktivitetsværktøjer Procedure Trin 1 Trin 2 Trin 3 Vælg Programmer > WebEx > Produktivitetsværktøjer > Afinstaller. Du kan blive anmodet om at indtaste din adgangskode. Klik OK for at fortsætte. Klik Ja for at bekræfte. 4

9 Installer og afinstaller produktivitetsværktøjer Afinstaller WebEx-produktivitetsværktøjer 5

10 Afinstaller WebEx-produktivitetsværktøjer Installer og afinstaller produktivitetsværktøjer 6

11 KAPITEL 3 Hold møde nu med WebEx Oversigt over Hold møde nu med WebEx, side 7 Oversigt over Hold møde nu med WebEx Du kan starte et øjeblikkeligt møde fra Microsoft Outlook eller Mac-værktøjsbjælken. Øjeblikkelige møder, du starter med Hold møde nu, finder som udgangspunkt sted i dit personlige mødelokale. For at ændre dine standardindstillinger skal du gå til dit WebEx-websted og vælge Mit WebEx > Præferencer og angive valgmuligheder for "Hold møde nu"-indstillingerne og Lydsektionerne. Øjeblikkelige møder og møder i personlige lokaler er møder kun i WebEx. CMR Hybrid-møder understøtter ikke øjeblikkelige møder eller møder i personlige mødelokaler. Start et øjeblikkeligt møde fra Microsoft Outlook Procedure Trin 1 Trin 2 Trin 3 Åbn Microsoft Outlook. Vælg WebEx-kugleikonet for at se WebEx-menuen. Vælg Hold møde nu. Start et øjeblikkeligt møde fra værktøjsbjælken Procedure Trin 1 Trin 2 Vælg WebEx-kugleikonet på Mac-værktøjsbjælken. Vælg Hold møde nu fra menuen. 7

12 Start et øjeblikkeligt møde fra værktøjsbjælken Hold møde nu med WebEx 8

13 KAPITEL 4 Planlæg møder Planlæg et kun WebEx-møde i Microsoft Outlook, side 9 Planlægning af et CMR Hybrid-møde i Microsoft Outlook, side 10 Support til gentagelsesmønster i WebEx-integration med Outlook til Mac, side 12 Planlægge et personligt konferencemøde, side 14 Sådan giver du tilladelse til, at en mødedeltager planlægger møder for dig, side 16 Planlæg et kun WebEx-møde i Microsoft Outlook Procedure Trin 1 Trin 2 Klik på WebEx-ikonet i Outlook, og vælg Planlæg WebEx-møde, eller du kan åbne et nyt mødepunkt og vælge knappen Tilføj WebEx fra værktøjsbjælken. Åbn en ny mødeanmodning i Microsoft Outlook, og angiv derefter oplysninger og indstillinger for mødet. Angiv almindelige mødeoplysninger, såsom emnet samt start- og sluttidspunkt. Bemærk I alle mødeinvitationer, du sender fra Microsoft Outlook, vises mødets starttidspunkt i den tidszone, der er fastsat på din computer, ikke i dine præferencer for din WebEx-tjenesteydelse. På dit WebEx-websted vises alle mødetider i den tidszone, du fastsætter i dine præferencer, uanset hvilken tidszone din computer er indstillet til. Hvis du ønsker at oprette et tilbagevendende møde, skal du vælge Gentagelse og derefter angive gentagelsesmuligheder. For detaljer, se Support til gentagelsesmønster i WebEx-integration med Outlook til Mac, på side 12. Angiv andre Microsoft Outlook-valgmuligheder efter behov, såsom en mødemeddelelse. (Valgfri) Vælg Tilføj lokale for at planlægge et TelePresence-lokale som en lokaleressource for at tillade brugere at deltage fra en TelePresence-enhed. 9

14 Planlægning af et CMR Hybrid-møde i Microsoft Outlook Planlæg møder Bemærk Hvis dit WebEx-websted og din konto er aktiveret for CMR Cloud, kan besøgende vælge Deltag i møde direkte fra TelePresence-enheden, når du tilføjer TelePresence-lokalet som lokaleressource. Trin 3 Trin 4 Trin 5 Vælg Tilføj WebEx fra WebEx-værktøjsbjælken i Outlook for at angive mødeindstillinger. Hvis du bliver anmodet om dine WebEx-kontooplysninger, skal du indtaste disse oplysninger og derefter klikke OK. I dialogboksen for WebEx-indstillinger skal du angive flere valgmuligheder for dit WebEx-møde: a) Vælg mødeskabelon for at bruge dine foruddefinerede indstillinger for den pågældende skabelon. b) Hvis det er påkrævet, skal du angive en mødeadgangskode. c) (Valgfrit) I feltet Alternativ vært skal du vælge en eller flere alternative værter, som kan starte og lede mødet, indtil du deltager i det. Bemærk En alternativ vært kan starte, administrere og optage mødet, hvis værten ikke har oprettet forbindelse endnu. En alternativ vært skal have en brugerkonto på dit WebEx-websted. Hvis du angiver mere end én alternativ vært, vil den første alternative vært, der deltager i mødet, have kontrol over mødet. En alternativ vært skal være en af de personer, du har tilføjet til mødet som mødedeltager, og vedkommende skal have en brugerkonto på dit Meeting Center-websted. Hvis du angiver mere end én alternativ vært, vil den første alternative vært, der deltager i mødet, have kontrol over mødet. Selvom en alternativ vært kan optage mødet, vil den oprindelige vært stadig eje optagelsen og modtage underretningen, når optagelsen er klar. d) Hvis du ønsker at fastsætte flere valgmuligheder, skal du vælge Vis avancerede indstillinger: Sørg for, at du har valgt den korrekte tjenesteydelsestype eller mødetype, såsom standardmøde, begivenhed eller undervisningssession, eller en mødetype for personlig konference. Bekræft eller vælg lydforbindelsesmuligheder. Fastsæt om fornødent valgmuligheder for registrering. Trin 6 Trin 7 e) Klik på OK. Inviter personer til dit møde ved at vælge Inviter eller ved at vælge Planlægningsassistent > Tilføj deltagere, og vælg derefter deres navne eller adresser fra hvilken som helst af dine Microsoft Outlook-kontaktlister. Efter at du har inviteret en eller anden til et planlagt møde, modtager han eller hun en meddelelse med invitation. meddelelsen indeholder oplysninger om mødet herunder dets adgangskode samt et link, de kan klikke på for at deltage i mødet. Når du er færdig med ændringerne, skal du vælge Gem og Luk eller Send. Planlægning af et CMR Hybrid-møde i Microsoft Outlook Du kan planlægge et CMR Hybrid-møde, der tillader personer at deltage vha. WebEx Meeting Center eller TelePresence. 10

15 Planlæg møder Planlæg et CMR Hybrid-møde i Microsoft Outlook Selv om andre typer af WebEx-møder sender forskellige invitationer til værten og deltagerne, når du planlægger et CMR Hybrid-møde, kan du og deltagerne alle modtage den samme invitation. Din invitation indeholder ikke fortrolige værtsoplysninger, såsom værtsnøglen eller værtsadgangskoden. Hvis du har brug for at se værtsnøglen eller værtsadgangskoden, skal du klikke på linket i din invitation for at gå til siden med mødeoplysninger på dit WebEx-websted og logge ind for at se dine værtsdetaljer. Hvis du planlægger en skiftende vært, kan denne starte mødet, administrere mødet og optage mødet. Dog sendes mødeoptagelsen til dig som den originale vært. Når du planlægger møder, skal du ikke planlægge flere end to møder i samme tidsrum, idet du ikke kan være vært for to møder, der er aktive på samme tid. Selvom du tillader, at skiftende værter starte dine møder uden dig, bliver du stadig betragtet som værende vært for de møder, du planlægger, medmindre du er mødedeltager for en vært. For mere information om mødedeltagere, se Sådan giver du tilladelse til, at en mødedeltager planlægger møder for dig, på side 16. Planlæg et CMR Hybrid-møde i Microsoft Outlook Procedure Trin 1 Trin 2 I WebEx-menuen i Outlook-vinduet skal du vælge Planlæg WebEx- og TelePresence-møde, eller du kan åbne et nyt mødepunkt og vælge knappen Tilføj WebEx og TelePresence fra værktøjsbjælken. I panelet Mødevalgmuligheder skal du angive WebEx- og TelePresence-valgmuligheder for dit CMR Hybrid-møde: a) Marker Tillad personer at deltage vha. WebEx. Denne valgmulighed er som standard ikke markeret. Marker den hver gang, du planlægger et møde og ønsker at tilføje WebEx. b) Tryk på Tilføj TelePresence-lokaler. Systemerne, du vælger, tilføjes i felterne Til og Lokalitet i mødevinduet. c) Indtast en mødeadgangskode til WebEx-inviterede. Hvis dit websted kræver en mødeadgangskode, vil der vises en stjerne ved siden af feltet. Bemærk En WebEx-mødeadgangskode er forskellig fra den PIN-kode, du kan angive for et TelePresence-møde. d) (Valgfrit) Marker Inkluder ikke adgangskode i invitation for at gøre dit møde mere sikkert. e) (Valgfrit) I feltet Alternativ vært skal du vælge en eller flere alternative værter, som kan starte og lede mødet, indtil du deltager i det. Bemærk En alternativ vært kan starte, administrere og optage mødet, hvis værten ikke har oprettet forbindelse endnu. En alternativ vært skal have en brugerkonto på dit WebEx-websted. Hvis du angiver mere end én alternativ vært, vil den første alternative vært, der deltager i mødet, have kontrol over mødet. Hvis en alternativ vært optager. En alternativ vært skal have en brugerkonto på dit Meeting Center-websted. Hvis du angiver mere end én alternativ vært, vil den første alternative vært, der deltager i mødet, have kontrol over mødet. Selvom en alternativ vært kan optage mødet, vil den oprindelige vært stadig eje optagelsen og modtage underretningen, når optagelsen er klar. f) (Valgfrit) Vælg Avancerede WebEx-indstillinger for at angive flere detaljer såsom lydtilslutning og optagelse. 11

16 Support til gentagelsesmønster i WebEx-integration med Outlook til Mac Planlæg møder Trin 3 Trin 4 Trin 5 g) (Valgfrit) Indtast antallet af yderligere videoopkaldsdeltagere, som kan foretage opkald til mødet i Tilføj videoopkaldsdeltagere. Bemærk Denne valgmulighed lader dig reservere kapacitet til, at flere personer kan deltage vha. personlige videokonferencesystemer såsom Cisco TelePresence EX-serien og enheder, der kører Cisco Jabber-videoapplikationer. Det antal, du indtaster, ekskluderer alle TelePresence-systemer, som du tilføjer i felterne Til og Lokalitet. Du bør være opmærksom på det anbefalede antal for dit websted, og du bør ikke overskride den anbefalede grænse. h) (Valgfrit) Tryk på Avancerede TelePresence-indstillinger for at angive flere detaljer såsom indgående og udgående opkaldsindstillinger. Tilføj inviterede til WebEx-mødet i feltet Til for dit Outlook-møde. Indtast emnet for mødet i feltet Emne for dit Outlook-møde. Angiv mødets start- og sluttidspunkt, og hvis nødvendigt, valgmulighederne for gentagelse. Hvad er et CMR Hybrid-møde med WebEx og TelePresence? WebEx-produktivitetsværktøjer med TelePresence mødelokale til samarbejde (CMR) Hybrid-integrering aktiverer Cisco WebEx Meeting Center og Cisco TelePresence til at arbejde sammen ifm. et fælles møde. Under et CMR Hybrid-møde kan du se video af både WebEx- og TelePresence-deltagere direkte. Deltagerlisten for WebEx-mødet viser TelePresence-deltagerne under et samlet mærke: "TelePresence-systemer." Deltagerlisten i TelePresence-systemet viser hver enkelt WebEx-deltager. Hvis en TelePresence-deltager tilslutter VGA- eller HDMI-kablet til en bærbar computer og starter skærmdeling, kan alle deltagere, herunder WebEx-deltagere, se det delte indhold. Hvis en WebEx-præsentationsvært starter deling, kan alle deltagere, herunder TelePresence-deltagerne, se det delte indhold. Du kan optage video, lyd, deling, chat og foretage meningsmåling til CMR Hybrid-møder. Tryk Optag, som du normalt ville gøre i dit WebEx-møde, og dine optagelser vises på din liste Mine filer > Mine optagede møder i Mit WebEx-sektionen. Optagelser af CMR Hybrid-møder er i MP4-format. Video er optaget ved 360 p. Support til gentagelsesmønster i WebEx-integration med Outlook til Mac Følgende tabel viser, hvordan gentagelsesmønstre for Outlook håndteres i WebEx: Bemærk Hvis du bruger WebEx-integration med Outlook for at ændre mødeindstillinger for tilbagevendende møder, skal du anvende ændringerne på hele mødeserien. Hvis du f.eks. kun anvender ændringerne for en enkelt mødeforekomst, vises ændringerne kun i Outlook, ikke på dit WebEx-websted. 12

17 Planlæg møder Support til gentagelsesmønster i WebEx-integration med Outlook til Mac Type Dagligt Ugentligt Månedligt WebEx Meetings Outlook-valgmulighed Hver [X] dag Hver hverdag Hver [X]. uge på: [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag] Dag [X] i hver [Y] måned Den [første, anden, tredje, fjerde, sidste] dag i hver måned Den [første, anden, tredje, fjerde, sidste] ugedag eller weekend Konverteret til WebEx-mødevalgmulighed Hver [X] dag Hver hverdag For undervisningssessioner i Event Center og Training Center: Hver uge på: [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag] Hvis du planlægger et møde, der gentages hver X. uge, hvor X er større end 1, i Microsoft Outlook, vil mødet planlægges i Outlook efter dine specifikationer, men vil vises som et ugentligt møde i dit WebEx-websted. Ugens start markeres altid som standardværdien søndag. Brugertilpasning understøttes ikke, så hvis du ændrer starten af ugen til en anden dag, bliver ugestarten ikke synkroniseret med WebEx-webstedet. Dag [X] i hver [Y] måned Ikke understøttet Ikke understøttet Den [første, anden, tredje, fjerde, sidste] søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag i hver [X] måned Den [første, anden, tredje, fjerde, sidste] søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag i hver [X] måned Årligt [Januar... december] [1,... 31], hvert n (n> 1) år [første, anden, tredje, fjerde, sidste] [dag, ugedag, weekend] i [januar...december] [Januar... december] [1,... 31], hvert n (n> 1) år Ikke understøttet. [første, anden, tredje, fjerde, sidste] [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag] i [januar...december] hvert n.(n>1) år [første, anden, tredje, fjerde, sidste] [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag] i [januar...december] hvert n.(n>1) år Slutdato Ingen slutdato. Annuller efter [X] gange. Annuller d. [datoindtastning] Ingen slutdato. Annuller efter [X] gange. Annuller d. [datoindtastning] 13

18 Planlægge et personligt konferencemøde Planlæg møder WebEx personlige konferencemøder Type Dagligt Ugentligt Månedligt Outlook-valgmulighed Hver [X] dag Hver hverdag Hver [X]. uge på: [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag] Dag [X] i hver [Y] måned Den [første, anden, tredje, fjerde, sidste] dag i hver måned Den [første, anden, tredje, fjerde, sidste] ugedag eller weekend Konverteret til valgmuligheden WebEx personligt konferencemøde Hver dag Hver hverdag Hver [X]. uge på: [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag] [X]. dag i hver måned. [1,2,3,4,31]. dag i hver måned. Ikke understøttet. Den [første, anden, tredje, fjerde, sidste] søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag i hver [X] måned Den [første, anden, tredje, fjerde, sidste] søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag i hver [X] måned Årligt Slutdato Hver [januar... december] [1,...31] [første, anden, tredje, fjerde, sidste] [dag, ugedag, weekend] i [januar...december] [første, anden, tredje, fjerde, sidste] [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, torsdag, fredag, lørdag] i [januar...december] Ingen slutdato. Annuller efter [X] gange. Annuller d. [datoindtastning] Ikke understøttet. Ikke understøttet. Ikke understøttet. Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år. Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år. Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år. Planlægge et personligt konferencemøde Vha. integreringen med Outlook kan du planlægge et WebEx personligt konferencemøde, hvis du bruger WebEx-lyd, uden at du behøver åbne dit WebEx-websted. Med en personlig konference starter du lyddelen først, men der er altid en online del tilgængelig for deltagelse, hvis nødvendigt. Når du planlægger en personlig konference, indeholder mødeinvitationen, du modtager som vært, værtsadgangskoden, som du kan bruge til at starte dit møde. Personlige konferencemøder indeholder også værtsnøglen, som du kan bruge til at genvinde værtsprivilegier. 14

19 Planlæg møder Planlæg et personligt konferencemøde Planlæg et personligt konferencemøde Procedure Trin 1 Trin 2 Trin 3 Trin 4 Trin 5 Trin 6 Trin 7 I WebEx-menuen i Outlook-vinduet skal du vælge knappen Planlæg personligt konferencemøde fra værktøjsbjælken. Angiv disse valgmuligheder i dialogboksen for WebEx-indstillinger: a) I fanen Lyd og sporing, hvis du bruger WebEx-lyd, skal du for Lydtilslutningstype vælge Personlig konference og derefter vælge den personlige konferencekonto, du ønsker at bruge. Hvis ikke du ikke har angivet en personlig konferencekonto endnu, skal du oprette en. b) (Valgfrit) Indtast en mødeadgangskode til WebEx-inviterede til online-delen af den personlige konference. Hvis dit websted kræver en mødeadgangskode, vil der vises en stjerne ved siden af feltet. Bemærk En WebEx-mødeadgangskode er forskellig fra den PIN-kode, du kan angive for et TelePresence-møde. For at lære mere om PIN-koder, se Om avancerede TelePresence-indstillinger. c) (Valgfrit)Markér Udeluk adgangskode fra invitation for at gøre onlinedelen af dit møde mere sikkert. d) (Valgfrit) Vælg Vælg alternativ vært for at vælge en eller flere alternative værter, som kan starte og lede mødet, indtil du deltager i det. Bemærk En alternativ vært kan starte, administrere og optage mødet, hvis værten ikke har oprettet forbindelse endnu. En alternativ vært skal have en brugerkonto på dit WebEx-websted. Hvis du angiver mere end én alternativ vært, vil den første alternative vært, der deltager i mødet, have kontrol over mødet. Hvis en alternativ vært optager. En alternativ vært skal have en brugerkonto på dit Meeting Center-websted. Hvis du angiver mere end én alternativ vært, vil den første alternative vært, der deltager i mødet, have kontrol over mødet. Selvom en alternativ vært kan optage mødet, vil den oprindelige vært stadig eje optagelsen og modtage underretningen, når optagelsen er klar. (Valgfrit) Vælg Avancerede WebEx-indstillinger for at angive flere oplysninger, såsom lydforbindelse og registrering til onlinedelen af dit personlige konferencemøde. Tilføj inviterede i feltet Til i Outlook-mødet. Indtast emnet for mødet i feltet Emne i Outlook-mødet. Angiv mødets start- og sluttidspunkt, og hvis nødvendigt, valgmulighederne for gentagelse. Vælg Send. 15

20 Sådan giver du tilladelse til, at en mødedeltager planlægger møder for dig Planlæg møder Sådan giver du tilladelse til, at en mødedeltager planlægger møder for dig Integreringen til Outlook gør det muligt for dig at tildele en mødedeltager til planlæggelse og redigering af møder på dine vegne. Hvis du f.eks. har brug for at være vært for WebEx-møder på regelmæssig basis, kan du give din assistent tilladelse til at planlægge møder for dig. Efter at have fået tilladelse kan din mødedeltager planlægge, redigere, annullere og starte møder for dig. Give mødedeltageren planlægningstilladelse på dit WebEx-websted. For detaljer, se Tildel en mødedeltager på dit WebEx-websted, på side 16. Del din kalender med mødedeltageren i Microsoft Outlook. For detaljer, se Tildel en mødedeltager i Microsoft Outlook, på side 17. Vigtigt Når den pågældende mødedeltager har planlagt et møde, vises det i din kalender. Du kan tilbagekalde din mødedeltagers planlægningstilladelse på ethvert tidspunkt. Tildel en mødedeltager på dit WebEx-websted For at tildele en mødedeltager skal du give vedkommende planlægningstilladelse på siden Mit WebEx > Præferencer på dit WebEx-websted. Ud over at give planlægningstilladelse på dit WebEx-websted skal du også dele din kalender med mødedeltageren i Microsoft Outlook. For detaljer, se Tildel en mødedeltager i Microsoft Outlook, på side 17. Vigtigt Hvis ikke du ser valgmuligheden for at tildele en mødedeltager på dit WebEx-websted, skal du sørge for, at din webstedsadministrator tænder for funktionen. Din mødedeltager skal også have en WebEx-værtskonto på dit WebEx-websted. adresserne for både dig selv og for mødedeltagernes konti på dit WebEx-websted skal svare til adresserne i Microsoft Outlook. Procedure Trin 1 For at få adgang til siden Mit WebEx > Præferencer skal du gøre en af følgende: I Microsoft Outlook skal du vælge Præferencer fra WebEx-menuen og derefter vælge Rediger ved siden af Mød nu -indstillinger. 16

21 Planlæg møder Tildel en mødedeltager i Microsoft Outlook Hvis du ønsker at åbne siden Mit WebEx > Præferencer uden at bruge Microsoft Outlook, kan du logge på dit WebEx-websted og derefter trykke på Mit WebEx > Præferencer. Trin 2 Trin 3 Trin 4 Trin 5 Udvid kategorien Planlægningsvalgmuligheder. Under Planlægningstilladelse skal du trykke på Vælg vært. I vinduet Vælg værter skal du vælge mødedeltagerens adresse og derefter trykke på Tilføj > OK. Vælg Gem. Tildel en mødedeltager i Microsoft Outlook For at udpege en mødedeltager skal du dele din kalender med mødedeltageren i Microsoft Outlook. Ud over at dele din kalender i Microsoft Outlook skal du også give planlægningstilladelse på dit WebEx-websted. For detaljer, se Tildel en mødedeltager på dit WebEx-websted, på side 16. Vigtigt Sørg for, at den kalender, du deler, ikke er opbevaret i din personlige mappe i Microsoft Outlook. Din mødedeltager kan kun opnå adgang til din kalender, hvis den opbevares i en offentlig mappe. Navnet på den mødedeltager, du ønsker at give tilladelse til, skal være opført i den globale adresseliste i din Microsoft Outlook. Procedure Trin 1 Trin 2 Trin 3 Trin 4 Trin 5 Trin 6 I menuen Fil skal du vælge Kontoindstillinger. I menuen Kontoindstillinger skal du vælge Giv tilladelse. I dialogboksen Mødedeltagere skal du vælge Tilføj. Vælg mødedeltagerens navn, og tryk derefter på OK. I dialogboksen Mødedeltagertilladelser skal du vælge Rediger på listen Kalender og derefter klikke OK. Tryk på OK for at lukke dialogboksen Mødedeltagere. 17

22 Tildel en mødedeltager i Microsoft Outlook Planlæg møder 18

23 KAPITEL 5 Planlæg et møde på vegne af en anden vært Oversigt over planlægning af møde for en anden vært, side 19 Planlæg et møde for en anden vært, side 20 Start et møde for en anden vært., side 20 Oversigt over planlægning af møde for en anden vært Du kan planlægge et møde på vegne af en anden vært, hvis værten har givet dig tilladelse til at gøre dette. Hvis du f.eks. er assistent for en direktør, der regelmæssigt har behov for at være vært for WebEx-møder, kan direktøren udpege dig til at planlægge møder på hans vegne. Når du har fået tildelt planlægningstilladelse af en anden vært, kan du planlægge, redigere og annullere møder for denne vært. Før du planlægger et møde for en anden vært, skal du sikre at: Du har en WebEx-værtskonto. Kontakt din administrator for at få en WebEx-værtskonto. Integreringen til Outlook er installeret i din Outlook. Den egentlige vært gør følgende: Giver dig planlægningstilladelse på WebEx-webstedet. Vælger dig som en mødedeltager i Microsoft Outlook og deler sin kalender med dig. Bemærk Efter planlægning af et møde på vegne af en anden vært kan du også starte mødet for den pågældende vært, hvis nødvendigt. Den egentlige vært kan tilbagekalde din planlægningstilladelse på ethvert tidspunkt. 19

24 Planlæg et møde for en anden vært Planlæg et møde på vegne af en anden vært Planlæg et møde for en anden vært For at planlægge et møde eller en aftale for en anden vært skal du først åbne værtens Outlook-kalender, som værten allerede har delt med dig. Procedure Trin 1 Trin 2 Trin 3 Åbn den anden værts kalender i Outlook ved at gøre følgende: a) I Filmenuen skal du vælge Åbn > Anden brugers mappe. Dialogboksen Åbn anden brugers mappe vises. b) Indtast navnet på den egentlige vært, eller tryk på Navn for at vælge den egentlige værts navn. c) Tryk på Kalender i listen Mappetype, og tryk derefter på OK Den delte kalender vises. Du kan åbne andre personers kalendere på flere forskellige måder, afhængigt af hvordan du brugertilpasser dine visninger i Outlook. For detaljer, se hjælp til Microsoft Outlook. Hvis du ser adskillige kalendere side om side, skal du sørge for, at du vælger den egentlige værts kalender ved at klikke på den én gang. Åbn et nyt vindue med en mødeanmodning eller aftale i Outlook, og angiv derefter mødets oplysninger og indstillinger. Hvis du planlægger mødet for en anden vært, vil der være en meddelelse herom i dialogboksen for WebEx-indstillingerne. Start et møde for en anden vært. Så snart du planlægger et møde for en anden vært, modtager den faktiske vært en meddelelse med bekræftelse. Sørg først for, at den faktiske vært stadig deler kalender med dig i Outlook. Dernæst kan du starte mødet fra værtens kalender. Procedure Trin 1 Trin 2 Åbn den anden værts kalender i Microsoft Outlook ved at gøre følgende: a) I Microsoft Outlook under menuen Fil, tryk på Åbn > Anden brugers mappe. Dialogboksen Åbn anden brugers mappe vises. b) Indtast navnet på værten, eller vælg Navn for at vælge værtens navn. c) Tryk på Kalender i listen Mappetype, og tryk derefter på OK Den delte kalender vises. Du kan åbne andre personers kalendere på flere forskellige måder, afhængigt af hvordan du brugertilpasser dine visninger i Outlook. For detaljer, se hjælp til Microsoft Outlook. Dobbeltklik på mødepunktet i den anden værts kalender. 20

25 Planlæg et møde på vegne af en anden vært Start et møde for en anden vært. bekræftelsen vises. Trin 3 For at starte mødet skal du følge anvisningerne i meddelelsen og sørge for, at du logger ind på din egen WebEx-værtskonto på WebEx-webstedet. 21

26 Start et møde for en anden vært. Planlæg et møde på vegne af en anden vært 22

27 KAPITEL 6 Deltagelse i et møde Deltag i et møde, side 23 Deltag i et møde Når du modtager en invitation til et møde, kan du deltage i det på en af følgende måder: Deltag i WebEx-mødet: Du kan vælge linket i invitationen for at deltage i mødet. Hvis du vælger linket i invitationen, når du bruger en computer, vil du deltage i mødet på din computer. Hvis du vælger linket i invitationen på din mobile enhed, og du har installeret Cisco WebEx Meetings-mobilapp, omdirigeres du til mobilappen for at deltage i mødet. Deltag fra et videokonferencesystem eller applikation: Hvis dit WebEx-websted og din konto er aktiveret for mødelokaler til samarbejde (CMR) cloud, indeholder invitationen en videoadresse for mødet. Du kan indtaste denne videoadresse fra dit videokonferencesystem eller applikation for at deltage i mødet. Derudover hvis værten planlagde dit TelePresence-system som en lokaleressource inden for Microsoft Outlook, kan du vælge Deltag i møde på TelePresence-systemet for at deltage i mødet direkte fra dette system. Deltag via telefon: Hvis du ikke deltager i mødet online og kun vil deltage fra din telefon, kan du indtaste numre i mødeinvitationen for at ringe op til mødet. Dette er også fremgangsmåden til at deltage i et personligt konferencemøde eller Møde kun med lyd. Mødeinvitationen indeholder andre oplysninger, som du muligvis har brug for til at deltage i mødet, såsom mødenummer eller adgangskode, mødeadgangskoden og den numeriske mødeadgangskode, hvis du deltager fra et videosystem eller en telefon. Hvis du er værten, og du har brug for en værtsnøgle og værtsadgangskode, skal du vælge linket i bunden af invitationen. 23

28 Deltag i et møde Deltagelse i et møde 24