Økonomiudvalget - Anlægsforslag, budget 2012 Nr kr Digitalisering af arkiver Nyt web-system til hjemmesiden 300

Transkript

1 - Anlægsforslag, budget 2012 Nr kr Digitalisering af arkiver Nyt web-system til hjemmesiden Bydelsepuljen Landsbyudvalget* Pulsen i Salling Fjordstien Anlægsforslag i alt * Udgifter på 8,0 mio. kr. og indtægter på 5,0 mio. kr., netto 3,0 mio. kr. årligt. 1

2 Nr.: 1 Digitalisering af arkiver Afledt drift, 1000 kr. (besparelse) Beskrivelse af anlægsprojektet Samfundet kommunikerer i højere og højere grad via digitale medier. Ministerier og Styrelser offentliggør al lovgivning og alle regler digitalt ligesom alle planer mm. efterhånden kun er tilgængelige digitalt. I forbindelse med den generelle digitalisering af samfundets administrative grundlag, herunder kommunens dokumentationspligt, er det vigtigt, at kommunens arkiver over byggesager, kommunale ejendomme og diverse veje, broer og andre anlæg sættes på digitale form. Det skal oplyses, at EDH systemet ikke kan bruges til dette formål. Teknisk Forvaltning fremsætter derfor et ønske om i overensstemmelse med kommunens overordnede IT-strategi at etablere et digitalt arkiv for byggesager, kommunale ejendomme samt veje og andre tekniske anlæg. Opgaven skal løses af et professionelt firma, som samtidig kan tilbyde at sagerne lægges ind i en digital struktur, med mulighed for nem søgning i forbindelse med den løbende sagsbehandling og for autoriserede brugere af f.eks. byggesagsdelen. Opgaven kan ikke løses af hverken medarbejdere eller løntilskudspersoner. Kommunalreformen betød også en sammenlægning af de fire kommuners forskellige byggsagsarkiver m.v. Der er alene af den grund behov for en harmonisering og lettere adgang til arkiverne. Administrationsgrundlaget for sagsbehandling af bygge-, miljø- og plansager er blevet betydelig mere kompleks og behovet for at skabe overblik er blevet væsentligt forøget. Samspillet mellem EDH og KMD-Byggesag er endnu ikke etableret, og rummer heller ikke tegninger mv. det forventes at de to styresystemer kan fungere bedre, når alle byggesager mm er tilgængelige digitalt. Dermed kan der opnås en bedre kvalitet og en bedre og mere effektiv service over for borgere og erhvervsliv i sagsbehandlingen. Projektet kræver en engangsudgift på ca. 3,335 mio. kr. Der kan forventes en besparelse på konto 06 på ca kr. Den årlige drift af investeringen skønnes til ca kr. Netto giver det en årlig besparelse på kr. Man skal i den forbindelse være opmærksom på, at de fysiske arkiver kan destrueres kort tid efter digitaliseringen. Der vil opstå en afledt effektiviseringsgevinst på medarbejdersiden, idet 2

3 adgangen til arkivet kan ske direkte fra arbejdspladsen, samtidig vil bygherren få adgang til sit eget arkiv, hvilket styrker kvaliteten af kommunikationen mellem bygherre og administrator. Umiddelbart ser Teknisk Forvaltning følgende fordele i projektet, såfremt opgaven varetages af et professionelt firma: Højere serviceniveau for borgerbetjening Større sikkerhed i sagsbehandlingen Hurtigere og mere effektiv administration Sagsakter forsvinder ikke, og vil fremover være tilgængelige for alle autoriserede personer. Interne høringsprocesser i en konkret sag vil den kunne distribueres og behandles af flere instanser på en gang, hvilket medfører en administrativ forenkling og tidsbesparelse i sagsbehandlingen. Arkiverne bliver mindre pladskrævende, og vil fremover medføre en nettobesparelse på driften Kommunen kan etablere en digital sagsbehandling, hvor kravet bliver at kunne modtage ansøgninger og tegninger digitalt. Det digitale arkiv kan give eksterne rådgivere, advokater, ejendomsmæglere og finansieringsinstitutter direkte adgang til f.eks. byggesagsarkiverne. Det digitale arkiv vil være en serviceforbedring og en tidsbesparelse samtidig med, at indførelsen heraf vil medføre en administrativ lettelse i afdelingen. Der er udarbejdet en business case til anlægsønsket. 3

4 Nr.: 2 Anskaffelse af nyt websystem og udvikling af en ny tidssvarende hjemmeside til Skive Kommune Beskrivelse af anlægsprojektet. I de forløbne 12 år med kommunale hjemmesider i Skive Kommune, har webaktiviteterne hovedsagelig været en envejskommunikation med fokus på borgernes behov, men den økonomiske krise og den digitale udvikling har sat en ændret dagsorden. Borgerne skal naturligvis stadig være i centrum, men internettet er nu så modent, at kommunerne for alvor kan arbejde med en webindsats i forhold til kommunen som virksomhed og en langt højere grad af digital interaktion mellem borgere, virksomheder og kommunen. Skive.dk skal fokusere på de indsatsområder, der understøtter kommunens virksomhedsstrategiske mål og hjemmesiden er en central del af udviklingen af den digitale selvbetjening, som effektiviserer arbejdsgange og sagsbehandling og på sigt kan spare mange kommunale ressourcer. Det nuværende ambitiøse koncept om at skive.dk skal indeholde alt om Skive, har gjort skive.dk stor og uoverskuelig på meget kort tid. Dette viser nødvendigheden af at styre og prioritere webindsatsen på tværs af organisationen, så der primært bruges kræfterne på de områder, der har størst samlet værdi for borgere, virksomheder og kommunen. En anden del af konceptet, der har vist sig uhensigtsmæssig, er at skive.dk ikke kun signalerer kommune, men en meget mere diffus afsender. Udgangspunktet var, at de eksterne samarbejdspartnere ville have interesse i at levere til en fælles skive.dk, men det er på ingen måde tilfældet. I dag er skive.dk udelukkende en kommunal opgave, og bør derfor også eksplicit signalere Skive Kommune. Det modsatte forvirrer brugerne og hæmmer kommunens branding. Skive.dk er hjørnestenen i en større multisite løsning, der bygger på en fælles grundskabelon. Der er ca. 120 særskilte hjemmesider i løsningen, der omfatter hjemmesider til institutioner og eksterne samarbejdspartnere samt special- og adhocsites. Arbejdet med at oprette, administrere, supportere og videreudvikle alle disse sites er meget omfattende, og bliver stadigt større efterhånden som de enkelte interessenters krav og ønsker til hjemmesiderne vokser. Desuden har vi nået grænserne for, hvad vi kan gøre med vores nuværende webløsning. Der udvikles i dag mange systemer, der er tilpasset særlige behov, og her kan et allroundsystem, som Skive Kommunes slet ikke følge med. Skive bibliotek og skolerne har 4

5 allerede fået løsninger i sådanne fagspecifikke websystemer, og det må formodes at daginstitutioner og andre snart vil ønske det samme. Fremtidige behov for webløsninger i Skive Kommune: Skive.dk: Skive.dk skal være en løsning, der kan håndtere selvbetjening, personaliseret indgang og interaktiv kommunikation med brugerne. Løsningen skal desuden være udviklet til en vifte af medier Ipod, tablet, sociale medier m.v. Der skal være fuld integration med centrale databaser (borger.dk, virk.dk osv.) så informationer automatisk kan hentes ind i skive.dk. Ligeledes skal der så vidt muligt være integration til kommunens fagsystemer, så borgernes indtastninger på skive.dk automatisk sendes ind i systemerne, og omvendt, at borgerne kan følge egne sagsgange på skive.dk. Intranettet Special- og adhoc-sites: Her skal være en løsning, der er fleksibel, rummer mange funktioner og er let at tilpasse særskilte behov. Skal også kunne bruges til enkelte kommunale institutioner, der evt. ikke kan finde en passende dedikeret løsning. Dedikerede løsninger til bibliotek, skoler, daginstitutioner og andre fagspecifikke institutioner. Teknisk platform Den nuværende webløsning er baseret på et CMS system, der hedder Synkron Via. Skønt dette system ikke er særlig gammelt, er det på vej til at blive udfaset. Skive kommunes CMS konsulent, Bleau A/S, skriver: Producenten af Synkron Via har valgt at tildele al opmærksomhed om deres andet CMS produkt DynamicWeb. Synkron Via vil derfor kun blive vedligeholdt og bliver ikke videreudviklet. Det må derfor forventes, at produktet over de næste år vil blive udfaset, ikke mindst pga. de øgede krav til digitalisering i den offentlige sektor. Det er tydeligt, at Synkron Via længe har været nedprioriteret. Der er rigtig mange fejl i kernesoftwaren, som ikke bliver rettet, og funktionsmæssigt er det aldrig nået på højde med forgængeren SynkronWeb. Kultur og Markedsføring bruger derfor praktisk taget hele sit udviklingsbudget på fejlrettelser og dårlige lappeløsninger, så hjemmesiderne kan halte videre. Og det kan konstateres, at systemet ikke kan håndtere ting, som burde være standard i en moderne webløsning. CMS firmaet skriver videre: Skive Kommunes Synkron Via løsning blev etableret i forbindelse med en opgradering fra SynkronWeb i slutningen af år Løsningen var en såkaldt platformskonvertering, hvor der primært var fokus på teknisk opgradering, med overførelse af eksisterende indhold. Skive Kommunes nuværende løsning understøtter derfor ikke den digitale borgerservice optimalt, og pga. den manglende udvikling af CMS platformen, bruges der forholdsvis mange penge på vedligehold af specialudviklet funktionalitet, der skal kompensere for den manglende standard udvikling. Generelt siges det, at en hjemmeside har en levetid på ca. 4. år, idet der hele tiden sker stor udvikling på det digitale område. Den kraftige fokus på digital selvbetjening både hos kommunerne selv og fra centralt hold har sat yderligere skub i konverteringerne til nye systemer. I begrundelsen for ½ års udsættelse af prisen for Bedste Online kommune hedder det således: Der er sket så meget indenfor kommunal online kommunikation indenfor det seneste år, at vi ikke kan nøjes med at vurdere de kommunale hjemmesider som hidtil. Såfremt denne levetid på 4 år gør sig gældende for betyder det, at skive Kommune vil skulle have en ny hjemmeside i begyndelsen af Med en udviklingstid på ca.1½- 2 år anbefales det derfor at påbegynde denne proces ultimo

6 På baggrund af ovenstående faktorer anbefales det, at der anskaffes en ny teknisk webløsning, i første omgang med henblik på at udvikle en tidssvarende hjemmeside for Skive Kommune. Projektet vil være delt i 3 faser: Analysefasen: Den første periode vil bestå af markedsanalyse, kravspecifikation, demonstration af relevante systemer, indhentning af tilbud på design og webløsning, og endelig beslutning. Denne proces kan snildt vare op til 3/4 år dvs. fra Udbud på udvilkling og implementering: Varighed ½ år Udvikling og implementering: Udvikling af hjemmesiden samt implementering af løsningen herunder også at redaktørerne i Skive Kommune skal undervises i den nye løsning og skirve indhold på hjemmeside. Varighed ca. 1 år fra Økonomi Der forventes følgende udgifter: kr til analysefase primo Kr til udvikling og implementering. Disse udgifter vil forfalde

7 7

8 Nr.: 3 Bydelsepuljen Beskrivelse af anlægsprojektet. Byrådet har i forbindelse med budget 2010 for første gang afsat midler til en egentlig bydelspulje. Ideen med puljen er at opbygge og understøtte en række (udviklings)projekter i Skive by i stil med den tankegang, der ligger til grund for Landsbyudvalget. Forvaltningen har i foråret indbudt til borgermøde om anvendelsesmulighederne. Der forventes at ligge færdige kriterier for puljen i efteråret Indtil da behandles sagerne som enkelt sager. Den første ansøgning er behandlet i udvalget, som har givet et tilskud til udvikling af Resen Multipark. Byrådet har i forbindelse med budget 2010 og budget 2011 afsat 0,5 mio. kr. til puljen i hvert af årene. Byrådet har endvidere i forbindelse med budget 2011 afsat yderligere 0,5 mio. kr. i hvert af overslagsåret 2012, 2013 og

9 Nr.: 4 Landsbyudvalget Beskrivelse af anlægsprojektet. I forbindelse med kommunalreformen i 2007 blev der etableret et såkaldt 17 stk. udvalg nemlig Landsbyudvalget. Byrådet (sammenlægningsudvalget) har i 2006 vedtaget et kommissorium for Landsbyudvalgets opbygning og i 2008 en Landsby- og landdistriktspolitik, der understøtter udvalgets arbejde. Udvalget består af 11 medlemmer heraf 5 udpeget af byrådet samt 6 borgerrepræsentanter. Udvalget har i henholdsvis 2008, 2009, 2010 og 2011 haft et anlægsbudget på 3,0 mio. kr. Udvalget har en medfinansieringsgrad på ca. 25%. De 12 mio. kr. i perioden genererer således projekter til en samlet værdi af ca. 48 mio. kr. 9

10 Nr.: 5 Pulsen i Salling Beskrivelse af anlægsprojektet. vedtog i møde den 17. februar 2009 (med 10 stemmer mod 1 (Inge Lise Lyse)), at der optages forhandlinger med ansøgerne bag projektet Pulsen i Salling, idet der sideløbende foretages en nærmere undersøgelse af mulighederne for et kommunalt engagement i projektet med udgangspunkt i den fremsendte ansøgning. Projektet indeholder 3 hovedhjørnestene: 1. Sundhedscenter, lægehus (sælges til Skive Kommune, som vil stå for udlejningen til lægerne) 2. Spa-, wellness- & fitneescenter (drives af Pulsen) 3. Kultur- og aktivitetscenter inkl. cafe- og mødelokaler (forpagtes ud) Projektet sammenbygges fysisk med Balling Hallen og bliver fremadrettet en selvejende institution. Lokale- og Anlægsfonden er gået aktivt ind i projektet og har i foråret 2011 gennemført en landsdækkende arkitektkonkurrence. Vinderen er offentliggjort den 22. juni Det samlede anlægsbudget er pt. opgjort til ca mio. kr. Prisen skal prøves ved en licitation. Projektet bliver pt. detailprojekteret. Forventet byggestart ultimo Åbning foråret Byrådet har i forbindelse med budget 2010 afsat 2,0 mio. kr. til projektet i 2010 Byrådet har endvidere i forbindelse med budget 2011 afsat yderligere 4,0 mio. kr. i overslagsåret Investeringen på de 4,0 mio. kr. i 2012 svarer til Skive Kommunes investering i sundhedsdelen og behandles på sundhedsudvalgets møde i august

11 Nr.: 6 Fjordstien Beskrivelse af anlægsprojektet. Byrådet har i foråret 2009 offentliggjort planstrategien for Skive Kommune. Planstrategien er et af kommunens overordnede styringsinstrumenter på lige fod med bl.a. virksomhedsstrategien og de økonomiske beretninger (budget og regnskab). Det er således hensigten, at planstrategien (de konkrete indsatsområder) skal følges op i den årlige budgetlægning. Planstrategien udpeger 5 indsatsområder: Skive 2020 Skive et godt sted at bo Campus Skive Oplevelsesriget ved Limfjorden Landsbyer i udvikling Under indsatsområdet Oplevelsesriget ved Limfjorden er en af de beskrevne handlinger - at etablere en stiforbindelse rundt langs Limfjordskysten. Anlægsønsket er medtaget i Skive Kommunes turisme- og oplevelsespolitik Forvaltningen har tidligere foreslår, at der i første omgang arbejdes med at etablere stien op langs østkysten af Salling fra Skive over Sundsøre til Branden. Byrådet har i forbindelse med budget 2011 afsat 0,25 mio. kr. til projektet i Byrådet har endvidere i forbindelse med budget 2011 afsat yderligere 0,5 mio. kr. i overslagsåret Forvaltningen indstiller, at der i budget 2012 yderligere afsættes et beløb på 0,5 mio. kr. i hvert af overslagsårene 2012, 2013 og 2014, så der lb. kan arbejdes videre med Fjordstien. 1. etape bliver strækningen fra Branden til Eskov Strandpark, hvor der allerede er en meget aktiv borgergruppe, der arbejder med projektet. Anlægsudgiften er anslået til ca. 2,0 mio. kr., der medfinansieres af de 0,25 mio. der er afsat i budget Der skal herudover arbejdes aktivt med fundraising. 2. etape forventes at bliver strækningen fra Skive (Resen Stand) og nord på. Projektet vil medføre en løbende drift. Der er ikke givet bevilling til igangsætning af projekter. 11