Shopping Svendborg. Generalforsamling

Transkript

1 Shopping Svendborg Generalforsamling tirsdag den 26. april 2017 i Bowl n Fun, Nyborgvej 4, Svendborg der deltog 18 personer i generalforsamlingen. Formand for Shopping Svendborg, Mogens Balle Jørgensen, bød velkommen til generalforsamling i Shopping Svendborg. Punkt 1. Valg af dirigent Bestyrelsen forslog advokat Lemmy Fialin som dirigent. Der var ingen andre forslag, så Lemmy Fialin blev valgt. Lemmy Fialin konstaterede, at generalforsamlingen var lovlig indkaldt med de i vedtægterne foreskrevne 14 dage. Anderledes var det, med det udsendte regnskab, der ikke var udsendt i forhold til vedtægterne. Dette kunne, hvis der var indvendinger imod dette foranledige, at generalforsamlingen ikke kunne afholdes. Der var ingen indvendinger mod det for sent udsendte regnskab, og generalforsamlingen kunne derefter afholdes i henhold til vedtægter. Punkt 2. Årsberetning Formand Mogens Balle Jørgensen aflagde bestyrelsens beretning. (Der henvises til beretningen, der er vedhæftet som bilag). Jan Pedersen, Nicoline Sko ville gerne vide, hvad planerne for at skaffe flere medlemmer var. Eventchef Anja Haas fortalte, at der er ansat en person til at besøge medlemmer, både nuværende og forhåbentlig kommende medlemmer. Personen er i øjeblikket rundt også for at høre, hvad medlemmer gerne vil have som indsatsområder, og høre, hvad der er godt, og hvad der er mindre godt.

2 Jan Pedersen, Nicoline Sko, ønskede at vide, om der er kommet nye medlemmer. Anja Haas: Der er ikke kommet nye medlemmer det sidste år. Tværtimod er der nu 105 mod 113 medlemmer sidste år. Målsætningen er at få nye medlemmer i år. Jan Pederen, Nicoline Sko fandt det trist, at der ikke er flere forretninger i midtbyen, der bakker op om foreningen. Da, der ikke var flere spørgsmål, blev beretningen taget til efterretning. Punkt 3. Regnskabsaflæggelse. Revisor Michael Mortensen gennemgik foreningens regnskab (vedhæftet som bilag) Launy Lindahl, Børsen ville gerne vide, hvad avis-abonnement til medlemmer betød. Michael Mortensen forklarede, at det dækkede over abonnement for Fyns Amts Avis, som medlemmer kunne abonnerer på, og betale via medlemskontingentet. Ved at tegne dette, fik man avisen til en fordelagtig pris. Hanne, Arnold Busck ville gerne vide, hvad beløbet til Radio Diablo dækkede over. Anja Haas fortalte, at det er et fast abonnement, som man har hos Radio Diablo. For dette beløb får man x- antal tusinde sekunder, som bruges til omtale af Shopping Svendborgs arrangementer. Derudover er der lavet en god aftale om, hvilke arrangementer Radio Diablo dækker direkte med sendevogn på arrangementsområdet. Launy Lindahl, Børsen. Troede, at dealen var lavet således, at Shopping Svendborg gav x-antal kroner til SvendborgEvent. Michael Mortensen svarede, at sådan var det også. Fremadrettet bliver det således, at der kan laves et bilag på, hvor meget der er brugt på hvert enkelt arrangement, således at kontingent fremgår, ligesom fællesudgifter kan se i detailform. Ikke ønskeligt, hvis man tømmer foreningen for likvide midler. Søren Friis, Kvickly City: Shopping Svendborg betaler kontingent til SvendborgEvent efter antal medlemmer, og man forpligter sig ikke til at overføre mere, end der er indtægter til. Anja Haas: Det er jo derfor, at det er vigtigt at fastholde bestyrelsen, for det er dem, som skal tage stilling til, hvad vi skal lave for foreningens penge. Vi på SvendborgEvent har ingen problemer med at skelne, hvad og hvilke pege, der bruges til aktiviteter for hver enkelt forening, hvilket vil blive udspecificeret i kommende regnskaber. Jan Pedersen, Nicoline Sko fandt stigningen i aktiviteten på gavekort positiv, og forventede en større stigning af gavekort med flere udsalgssteder. Da der ikke var flere spørgsmål til regnskabet blev dette taget til efterretning.

3 Punkt 4. Budget Michael Mortensen fremlagde bestyrelsens oplæg til budget for (vedhæftet som bilag) Launy Lindahl, Børsen,ville gerne vide, hvorfor der kun var budgetteret med kr mod tidligere Michael Mortensen svarede, at man ikke ville stille forventningerne for højt. Hellere blive glædelig overrasket, hvis beløbet blev højere, og der kom flere nye medlemmer. Dirigenten konstaterede derefter, at budgettet var gennemgået. Punkt 5. Aktivitetsplan 2016 Eventchef Anja Haas gennemgik SvendborgEvents aktivitetskalender også kaldet årshjulet - for Årshjulet bliver løbende opdateret og ligger på Shopping Svendborgs hjemmeside. Alle aktiviteter markeret med blåt er Shopping Svendborg aktiviteter. Eventkontoret forsøger at opsnappe alt, hvad der foregår i byen og få det skrevet ind i årshjulet, således man hele tiden kan følgende med i, hvornår og hvad der foregår af aktiviteter i byen. Det netop afholdte arrangement Biler i byen var afholdt med stor succes, og med stor ros fra bilforhandlerne. Næste arrangement er Open by night den 6. maj, hvor der er Jazz i gaderne samt optræden af H. C. Andersen paraden. Jan Pedersen, Nicoline Sko sagde, at de ikke havde fået informationer sendt ud om dette arrangement til forretningen. Jens Chr. Møller, Guldsmed Lauridsen, kunne godt frygte, at den valgte dag var dårlig, grundet helligdag, dagen inden Open By night. Det er vigtigt for alle butikker at vide, hvad og hvornår der sker noget, således butikkerne kan annoncere. Launy Lindahl, Børsen vil være sikker på, hvem der tager sig af markedsføringen af hvert enkelt arrangement. Håbede at eventkontoret havde en overordnet markedsføringsstrategi, og påpegende, at foreningens medlemmer vil vide nøjagtigt, hvad, hvor og hvornår der sker noget. Ønskeligt, hvis man skrev ud til medlemmer så snart aktiviteten var planlagt og i god tid. Ligeledes, hvis man annoncerede 2½ uge før og så massivt op til arrangementet. Mente, at kunderne ofte ikke vidste, at der eksempelvis var Open by Night. Anja Haas vil hellere end gerne sørge for, at medlemmerne får information om, hvornår og hvad der sker af kommende arrangementer.

4 Hanne, Arnold Busck ville gerne have, at Eventkontoret lavede et opslag på eksempelvis Shopping Svendborgs facebook side, og derefter sendte linket til forretningerne, således de selv kunne lægge det på deres egne Facebook sider. Søren Friis, Kvickly City mente ikke, at butikkerne selv var gode til at lave eget materiale. Steffen Nielsen, Hardis var enig i, at butikkerne selv skal være bedre til at lave materiale til kunderne. Launy Lindahl, Børsen mente, at materialet evt. plakater som i gamle dage skulle laves af SvendborgEvent. Mogens Balle Jørgensen fandt det glædeligt, at medlemmerne vil vide noget i god tid, og lovede, at bestyrelsen ville sætte sig sammen og lave en plan. Med hensyn til at producere færdige plakater til medlemmerne, så var dette afprøvet tidligere, men resultatet var, at kun 3% anvendte det udsendte materiale. Derfor var dette blevet droppet. Anja Haas, SvendborgEvent var glad for input, og lovede at eventkontoret vil lave en plan og informere i god tid. En ting er, at der er lavet et årshjul, men informationen skal blive bedre. Informerede om, at Eventkontoret har købt abonnement på Kultunaut. Det er en landsdækkende begivenhedskalender, hvor alle former for arrangementer i Svendborg kan ses, og den er et kendt redskab overalt i landet. Alle kan her taste deres arrangementer ind. Eventkontoret har i år også valgt at markedsføre Svendborg på en anden måde end tidligere. Både gennem det nye Svendborgmagasin og også via en helt ny opgradering af hjemmesiderne VisitSvendborg/MaritimtCenter/ SvendborgEvent. Et stort ønske fra ShoppingSvendborg/SvendborgEvent er, at byens erhvervsliv vil være med til at lave særarrangementer for de kommende store arrangementer, så som Bridgefestival og Silver Rudder. Med hensyn til Silver Rudder laves specialmagasin på dansk/tysk. Arrangementet er i år så stort, at alt er udsolgt, og ventelisten er stoppet, men vi har brug for, at byen bakker op om arrangementerne. Jens Chr. Møller, Guldsmed Lauridsen var enig i, at butikkerne skal blive bedre til at bakke op om arrangementerne. Han ville dog ønske, at man kunne synliggøre gæsterne noget mere. Meget gerne markere dem, således man kan se, hvor mange der handler de forskellige steder, og på den måde se, om det giver noget til de enkelte butikker. Vil gerne vide, at omsætningen stiger, og vil gerne se, at det er fra gæster fra de forskellige events. Launy Lindahl, Børsen: Vi ved, at det giver penge til byen. Har selv haft møder og lavet aftaler med Dansk Bridgefestival.

5 Mogens Balle Jørgensen mente ikke, at der var tvivl om, at forretningerne havde noget ud af arrangementerne, selv om det er klart, at den største indtjening ligger på hoteller, restauranter og cafeer. Steffen Nielsen, Hardis mente, at hvis butikkerne ville have noget ud af, f. eks, bridgefestivalens gæster, så krævede det, at man holdt butikken åben om aftenen, for en typisk bridgespiller spiller kort fra k. 8 til 12 derefter en times frokostpause, og derefter spilles der igen til k Launy Lindahl, Børsen mente, at bridgespillerne kom igen til Svendborg med familie og venner. Var sikker på, at de gode oplevelser man havde i byen ville gøre, at man vendte tilbage for at holde ferie i området igen. Anja Haas mente også, at Silver Rudder var godt potentiale. Ikke blot de personer, der sejler, men også de mange familiemedlemmer og interesserede ville forretningerne kunne nyde godt af. Gjorde opmærksom på, at vi gerne ville modtage både skrivelser eller telefonopkald for at få at vide, hvad I mener om de forskellige muligheder. Punkt 6. Fastlæggelse af kontingent Bestyrelsen anbefaler uændrede kontingentsatser. (bilag vedlagt) Der var ingen bemærkninger, hvorefter disse var godkendt. Punkt 7. Valg til bestyrelsen. På valg var Mogens Balle Jørgensen og Lene Abildgaard. Begge var villige til genvalg, og blev genvalgt. Lemmy Fialin konstaterede, at det i vedtægterne er angivet, at bestyrelsen skal bestå af 5 medlemmer. Bestyrelsen anbefalede, at eventchef Anja Haas blev valgt som det 5. medlem af bestyrelsen, idet hun deltager i alle bestyrelsesmøder. Jens Chr. Møller, Guldsmed Lauridsen forespurgte, om man ikke skulle være medlem af Shopping Svendborg for at sidde i bestyrelsen. Lemmy Fialin svarede, at det ikke var påkrævet, blot skulle man være fra erhvervslivet. Anja Haas var derefter valgt som nyt bestyrelsesmedlem.

6 Punkt 8. Valg af suppleanter. Bestyrelsen foreslog valg af Launy Lindahl og Jens Chr. Møller som suppleanter. Ingen af de foreslåede ønskede dog at blive valgt, og der blev derfor ikke valgt suppleanter til foreningen. Punkt 9. Valg af revisor. Bestyrelsen forslog genvalg af revisor Michael Mortensen, Deloitte Svendborg. Der var ingen modforslag, og Michael Mortensen, Deloitte var genvalgt. Punkt 10. Indkomne forslag. Der var indkommet forslag om at ændre proceduren for indkaldelse til generalforsamlingen, således at man i stedet for at sende indkaldelsen med brev kunne sende denne på mail. Dette ville spare portoudgiften. Lemmy Fialin gjorde opmærksom på, at et sådant forslag ikke kunne behandles under indkomne forslag, idet dette er en vedtægtsændring, som skal behandles på næste generalforsamling. Punkt 11. Eventuelt Jens Chr. Møller, Guldsmed Lauridsen fandt det ønskeligt, at man ikke sendte indkaldelsen rundt på mail ej heller som brev, men i stedet sendte en person rundt for at afleverede indkaldelsen personligt. I samme omgang kunne man så tage en snak om løst og fast med de forretningsdrivende. Der var herefter ikke flere kommentarer, og formand Mogens Balle Jørgensen takkede for god ro og orden samt fremmøde. Svendborg, den 27. april 2016 Referent: Mette Dennig