TILBUDSINDHENTNINGSMATERIALE. Annoncering af indkøb af: Informations- og jobannoncering på internettet og i trykte medier.

Transkript

1 TILBUDSINDHENTNINGSMATERIALE Annoncering af indkøb af: Informations- og jobannoncering på internettet og i trykte medier - Side 1 af 10 -

2 1.1 Indhentning af tilbud i henhold til Tilbudsloven Det følger af Tilbudslovens 15 c 1, at der i forbindelse med indhentning og tildeling af ordrer på vare- og tjenesteydelseskontrakter, skal en udbyder offentliggøre en annonce i pressen eller på et elektronisk medie. 1.2 Beskrivelse af opgaven Indledning herefter kaldet Regionen - inviterer til at afgive tilbud på indkøbet af ydelsen Informations- og jobannoncering på internettet og i trykte medier. en vil i det følgende bestå af 6 delaftaler: DELAFTALE 1: Jobannoncering målrettet specifikke faggrupper på internettet enkeltvis. DELAFTALE 2: Jobannoncering målrettet specifikke faggrupper på internettet løbende tjenesteydelse. DELAFTALE 3: Informationsannoncering på internettet. DELAFTALE 4: Informations- og jobannoncering i trykte medier i hverdagene(dagblade 2, Ugeaviser 3 ). DELAFTALE 5: Informations- og jobannoncering i trykte medier i weekenden(dagblade, Ugeaviser). DELAFTALE 6: Informations- og jobannoncering målrettet specifikke faggrupper i trykte medier (Fagblade 4 ). Se nærmere beskrivelse under pkt , 1.2.5, , 1.2.7, 1.2.8, De valgte tilbudsgivere vil blive placeret på en kvalifikationsliste. Kvalifikationslisten består af tilbudsgivere, der kvalificeres ved at opfylde mindstekravene i pkt under den eller de delaftaler, som tilbudsgiver giver tilbud på. Det er disse kvalificerede tilbudsgivere, der kan deltage i konkurrencen om de konkrete efterfølgende opgaver. Kommer tilbudsgiver ikke på kvalifikationslisten, har tilbudsgiver ikke adgang til løse de pågældende opgaver for Regionen Organisatoriske forhold i ledes af 41 folkevalgte politikere og har ansvar for fire forretningsområder: Sundhed, Social, Psykiatri og Regional Udvikling med tilhørende administrative stabe. Der bor ca. 1,2 mio. borgere i, og Regionen beskæftiger ca medarbejdere. Læs mere om på Opgavens omfang At kunne annoncere i relevante medier er en nødvendig og vigtig del af s strategi og fremtidige position. Annoncering dækker i denne henseende således både den borgerrettede informationsannoncering samt jobannoncering (jf. pkt , 1.2.5, , 1.2.7, 1.2.8, 1.2.9). 1 Lovbkg. nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (Tilbudsloven). 2 Dagblad: Aviser/blade/publikationer, der udgives med vedvarende levering for øje og udkommer mindst 5 hverdage om ugen. 3 Ugeavis: Aviser/blade/publikationer der udgives og husomdeles mindst én gang om ugen. 4 Fagblad: Magasin/blad/tidsskrift udgivet målrettet et specifikt fagforbund, faggrupper eller branche. - Side 2 af 10 -

3 Regionen forventer at opslå mellem 2000 og 3500 jobannoncer pr. år. Antallet af jobannoncer kan variere fra år til år, hvorfor Regionen ikke kan sikre tilbudsgiverne et nærmere angivet minimumsforbrug. Der er ingen nærmere opgørelse over omfanget af informationsannoncer, hvorfor Regionen heller ikke kan sikre tilbudsgiverne et nærmere angivet minimumsforbrug herfor. Top 10 over flest opslåede stillinger på s jobportal : Sygeplejerske Sygeplejerske Sygeplejerske Kontor og Kontor og Lægesekretær 537 administration administration 3. Introduktionsstilling Introduktionsstilling Social- og 473 Læge Læge sundhedsassistent 4. Lægesekretær Pædagog/ Introduktionsstilling 260 Socialpædagog Læge 5. Afdelingslæge Social- og Pædagog/ 251 sundhedsassistent Socialpædagog 6. Pædagog/ Overlæge Overlæge 181 Socialpædagog 7. Social- og Afdelingslæge Afdelingslæge 156 sundhedsassistent 8. Bioanalytiker Lægesekretær Kontor og 152 administration 9. Sygeplejerske Sygeplejerske Andre erhverv 134 med specialfunktion med specialfunktion 10. Fysioterapeut Reservelæge Uklassificeret Sygeplejerske med specialfunktion DELAFTALE 1 Jobannoncering målrettet specifikke faggrupper på internettet (enkeltvis) For at kunne imødekomme de rekrutteringsudfordringer som Regionen står over for, er det et væsentligt aspekt, at Regionen kan synliggøre ledige stillinger til specifikke målgrupper inden for de fire forretningsområder; Sundhed, Social, Psykiatri og Regional Udvikling samt administration (jf. pkt. 1.2). Delaftale 1 består af internetannoncering af jobs til en specifikke faggrupper (konkrete jobannoncer, bestilles decentralt hos Regionens enkelte enheder og institutioner). I forbindelse med delaftale 1, vil der blive foretaget specifikke valg af leverandører på kvalifikationslisten i forhold til konkrete og enkeltvise jobopslag. I forbindelse med valget af den specifikke leverandør til det konkrete jobopslag, vil der blive foretaget en vurdering af de enkelte leverandører på kvalifikationslisten ud fra kravene fastsat i pkt og Tilbudsbilag 3 og 5. I forbindelse evalueringen af leverandørerne på kvalifikationslisten til delaftale 1, vil der blive lagt særlig vægt på pkt. 1.7 i Tilbudsbilag 3. Der skal således gøres opmærksom på, at der fra Regionens side ikke kan garanteres et minimumsantal jobopslag, da det samlede antal annoncer afhænger af Regionens enkelte enheders og institutioners behov for at rekruttere medarbejdere. Se specifikationer under pkt Side 3 af 10 -

4 1.2.5 DELAFTALE 2 Jobannoncering målrettet specifikke faggrupper på internettet (løbende tjenesteydelse) For at kunne imødekomme de rekrutteringsudfordringer som Regionen står over for, er det et væsentligt aspekt, at Regionen kan synliggøre ledige stillinger til specifikke målgrupper inden for de fire forretningsområder; Sundhed, Social, Psykiatri og Regional Udvikling samt administration (jf. pkt. 1.2). Delaftale 2 består af internetannoncering af jobs til en specifikke faggrupper. I forbindelse med delaftale 2, der blive indgået en løbende tjenesteydelseskontrakt på de områder, hvor det er hensigtsmæssigt at målrette jobopslag løbende til specifikke målgrupper f.eks. studerende. Disse leverandører vil blive valgt fra kvalifikationslisten ud fra kravene fastsat i pkt og Tilbudsbilag 3 og 5 og vil varetage alle Regionens jobopslag inden for en specifik målgruppe. I forbindelse evalueringen af leverandørerne på kvalifikationslisten til delaftale 2, vil der blive lagt særlig vægt på pkt. 2.7 i Tilbudsbilag 3. Der skal således gøres opmærksom på, at der fra Regionens side ikke kan garanteres minimumsantal jobopslag, da det samlede antal annoncer afhænger af Regionens enkelte enheders og institutioners behov for at rekruttere medarbejdere. Se specifikationer under pkt DELAFTALE 3 Informationsannoncering på internettet Regionens enheder og institutioner vælger selv (decentralt), hvorvidt og hvor de vil annoncere konkrete og enkeltvise informationsannoncer i relevante medier i forhold til geografiske områder samt relevante fagområder. Det skal samtidigt også være muligt for Regionen at brande Regionens jobportal Informationsannoncering på internettet vil således primært foregå decentralt fra Regionens forskellige enheder og institutioner. Der skal gøres opmærksom på, at der fra Regionens side ikke kan garanteres for en fastlagt omsætning, da samlet antal annoncer afhænger af Regionens enkelte enheders og institutioners behov for at informere borgerne. I forhold til konkret informationsannoncering på internettet vil der blive foretaget specifikke valg af leverandører på kvalifikationslisten. I forbindelse med valget af den specifikke leverandør til konkrete informationsannoncer, vil der blive foretaget en vurdering af de enkelte leverandører på kvalifikationslisten ud fra kravene fastsat i pkt og Tilbudsbilag 3 og 5. Se specifikation under pkt DELAFTALE 4 Informations- og jobannoncering i trykte medier i hverdagene (Dagblade 5, Ugeaviser 6 ) Regionens enheder og institutioner vælger selv (decentralt), hvorvidt og hvor de vil annoncere konkrete og enkeltvise informations- og jobannoncer i relevante medier i forhold til geografiske områder samt relevante fagområder. Det skal samtidigt også være muligt for Regionen at brande Regionens jobportal Informations- og jobannoncering i trykte medier vil således primært foregå decentralt fra Regionens forskellige enheder og institutioner. Der skal gøres opmærksom på, at der fra Regionens side ikke kan garanteres for en fastlagt omsætning, da samlet antal annoncer afhænger af Regionens enkelte enheders og institutioners behov for at informere borgerne og rekruttere medarbejdere. 5 Dagblad: Aviser/blade/publikationer, der udgives med vedvarende levering for øje og udkommer mindst 5 hverdage om ugen. 6 Ugeavis: Aviser/blade/publikationer der udgives og husomdeles mindst én gang om ugen. - Side 4 af 10 -

5 I forhold til konkret informations- og jobannoncering i trykte medier i hverdagene vil der blive foretaget specifikke valg af leverandører på kvalifikationslisten. I forbindelse med valget af den specifikke leverandør til konkrete informations- og jobannoncer, vil der blive foretaget en vurdering af de enkelte leverandører på kvalifikationslisten ud fra kravene fastsat i pkt og Tilbudsbilag 3 og 5. Se specifikationer under pkt DELAFTALE 5 Informations- og jobannoncering i trykte medier i weekenden (Dagblade 7, Ugeaviser 8 ) Regionens enheder og institutioner vælger selv (decentralt), hvorvidt og hvor de vil annoncere konkrete og enkeltvise informations- og jobannoncer i relevante medier i forhold til geografiske områder samt relevante fagområder. Det skal samtidigt også være muligt for Regionen at brande Regionens jobportal Informations- og jobannoncering i trykte medier vil således primært foregå decentralt fra Regionens forskellige enheder og institutioner. Der skal gøres opmærksom på, at der fra Regionens side ikke kan garanteres for en fastlagt omsætning, da samlet antal annoncer afhænger af Regionens enkelte enheders og institutioners behov for at informere borgerne og rekruttere medarbejdere. I forhold til konkret informations- og jobannoncering i trykte medier i weekenden vil der blive foretaget specifikke valg af leverandører på kvalifikationslisten. I forbindelse med valget af den specifikke leverandør til konkrete informations- og jobannoncer, vil der blive foretaget en vurdering af de enkelte leverandører på kvalifikationslisten ud fra kravene fastsat i pkt og Tilbudsbilag 3 og 5. Se specifikationer under pkt DELAFTALE 6 Informations- og jobannoncering målrettet specifikke faggrupper i trykte medier (Fagblade 9 ) Regionens enheder og institutioner vælger selv (decentralt), hvorvidt og hvor de vil annoncere konkrete informations- og jobannoncer i relevante medier i forhold til geografiske områder samt relevante fagområder. Det skal samtidigt også være muligt for Regionen at brande Regionens jobportal Informations- og jobannoncering i trykte medier vil således primært foregå decentralt fra Regionens forskellige enheder og institutioner. Der skal gøres opmærksom på, at der fra Regionens side ikke kan garanteres for en fastlagt omsætning, da samlet antal annoncer afhænger af Regionens enkelte enheders og institutioners behov for at informere borgerne samt rekruttere medarbejdere. I forhold til konkrete informations- og jobannoncer vil der blive foretaget specifikke valg af leverandører på kvalifikationslisten. I forbindelse med valget af den specifikke leverandør til den konkrete annonce, vil der blive foretaget en vurdering af de enkelte leverandører på kvalifikationslisten ud fra kravene fastsat i pkt og Tilbudsbilag 3 og 5. I forbindelse evalueringen af leverandørerne på kvalifikationslisten til delaftale 6, vil der blive lagt særlig vægt på pkt. 6.3 i Tilbudsbilag 3. 7 Dagblad: Aviser/blade/publikationer, der udgives med vedvarende levering for øje og udkommer mindst 5 hverdage om ugen. 8 Ugeavis: Aviser/blade/publikationer der udgives og husomdeles mindst én gang om ugen. 9 Fagblad: Magasin/blad/tidsskrift udgivet målrettet et specifikt fagforbund, faggrupper eller branche. - Side 5 af 10 -

6 Se specifikation under pkt I alt består tilbudsindhentningen af 6 delaftaler. De valgte tilbudsgivere, der opfylder mindstekravene i pkt vil blive placeret på en kvalifikationsliste (jf. pkt ). Hvis ikke tilbudsgiver bekræfter mindstekravene vil tilbudsgiver ikke komme på kvalifikationslisten. Husk derfor at bekræfte mindstekravene. Tilbudsgiver kan afgive tilbud på én eller flere delaftaler. 1.3 Ordregiver Ordregiver er: Damhaven 12 DK-7100 Vejle 1.4 Kontaktafdeling og person Human Resources Damhaven 12 DK-7100 Vejle Kontaktperson: Karina Kongensgaard Karina.Kongensgaard@regionsyddanmark.dk Tlf.: (+45) Al kommunikation vedrørende denne annoncering i henhold til Tilbudsloven skal foregå via ovennævnte kontaktperson. 1.5 Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk. Med hensyn til tilbudsgivers udformning af tilbud henvises til afsnit 1.15 tjekliste for tilbud. Ordregiver ser gerne, at man er opmærksom på tjeklisten i forbindelse med afgivelse af tilbud. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. 1.6 Tilbudsfrister og aflevering af tilbud Tilbud skal afgives i ét originaleksemplar. Endvidere skal Regionen anmode om yderligere 2 papir-eksemplar mærket 'Kopi' indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag. Endeligt bør der vedlægges en kopi på USB eller andet almindeligt anvendt elektronisk medie hver indeholdende det samlede tilbud. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til USB, vedlægges 2 kopier af dette i papirformat. Hver USB mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten Tilbud vedrørende indkøb af informations- og jobannoncering på internettet og i trykte medier - Sagsnr. 10/ Tilbudsgiver har ansvaret for, at indhold i kopierne samt på USB er korrekt og identisk med det skriftligt fremsendte. Er dette ikke tilfældet, vil det være originaleksemplaret, der er gældende. USB må ikke være skrivebeskyttet af hensyn til den videre bearbejdning heraf. - Side 6 af 10 -

7 Tilbud bedes afleveret i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende: Indkøb af informations- og jobannoncering på internettet og i trykte medier Sagsnr. 10/17554 FORTROLIGT Må ikke poståbnes Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til: Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. 1.7 Prisoplysning Tilbudspriser på de i tilbudsskemaet, Tilbudsbilag 5, anførte ydelser ønskes opgivet som nettopriser i danske kroner, ekskl. moms men inkl. evt. øvrige afgifter. Der skal ikke gives priser på rabatter og lignende, og som følge heraf bør eventuelle rabatter indregnes i den samlede tilbudspris. 1.8 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed i hele kvalifikationsperioden i henhold til pkt Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Ordregiver anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i tilbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at ordregiver er berettiget til - og kan være forpligtet til - at se bort fra et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbuddet ikke nøje overholder forskrifterne i tilbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for ordregiver at tillade tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud efter, at tilbuddet er indleveret. - Side 7 af 10 -

8 Hvis tilbud afviger fra tilbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i tilbudsmaterialet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at ordregiver har pligt til ikke at tage tilbuddet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har ordregiveren ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbuddet i betragtning, dvs. at ordregiveren ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbuddet i betragtning, men at ordregiveren heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbuddet i betragtning Varighed og optioner Kvalifikationslisteperioden træder i kraft den 1. februar 2011 og løber indtil den 31. december 2011 med 2 optioner af 1 år. Hermed kan kvalifikationslisteperioden forlænges indtil henholdsvis til 31. december 2012 eller 31. december Regionen giver senest 1. oktober 2011 tilsagn om brugen af optionerne Afgivelse af tilbud på delaftaler Der kan afgives tilbud på én eller flere delaftaler. Der kan ikke afgives tilbud på dele af de nævnte delaftaler. Husk at mindstekravene skal bekræftes på den eller de delaftaler, der ønskes at afgives tilbud på Aftalens karakter De valgte tilbudsgivere, der opfylder kravene i pkt vil blive placeret på en kvalifikationsliste. De efterfølgende ordrer vil blive tildelt tilbudsgivere, der vurderes at have afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet anført i pkt Supplerende oplysninger Såfremt Regionen fremkommer med nye oplysninger eller supplerende oplysninger i forhold til nærværende tilbudsmateriale, vil det blive offentliggjort på senest 3 dage inden tilbudsfristens udløb. Regionen skal som følge heraf opfordre tilbudsgivere til at holde sig orienteret om nærværende tilbudsindhentning på Orientering om resultatet af tilbudsindhentningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilke tilbudsgivere, der bliver placeret på kvalifikationslisten. Denne meddelelse sendes pr. til den af tilbudsgiver i tilbuddet angivne adresse. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk. Meddelelse om efterfølgende ordre efter evaluering i henhold til pkt vil ske i overensstemmelse med kontrakten Betingelser for placering på kvalifikationslisten på de 6 delaftaler: Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiveren senest ved kvalifikationsperiodens begyndelse opfylder de i Tilbudsbilag 2 nævnte mindstekrav, samt udfylde pris og Tro og Love erklæringen for at få en placering på kvalifikationslisten. - Side 8 af 10 -

9 1.14 Udvælgelsen af tilbudsgiver fra kvalifikationslisten Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier pris/økonomi og kvalitet Kvalitet Kvalitet vurderes på baggrund af tilbudsgivernes besvarelser. De nærmere kriterier for den kvalitative vurderingen af tilbudsgivernes tilbud fremgår af Tilbudsbilag 3, samt punkt Regionen opfordrer til, at tilbudsgiver udførligt beskriver, dokumenterer og illustrerer tilbudsgivers ydelser, services og produkter i henhold til de i Tilbudsbilag 3 nævnte krav Pris Prisen skal angives i henhold til Tilbudsbilag 5. Priserne vil blive evalueret relativt i forhold til de øvrige tilbud. For at det er muligt at evaluere priserne i forhold til de øvrige tilbud, er det meget vigtigt, at man angiver prisen i overensstemmelse med det der er nævnt i Tilbudsbilag Vægtning Vægtningen i forbindelse med tildelingen af kontrakt vil underkriterierne ske efter følgende fordeling: Underkriterier Vægtning Tilbudspris/økonomi 40% Kvalitet 60% 1.15 Yderligere oplysninger Der ønskes desuden yderligere oplysninger, dokumentation samt illustration af: Hvordan der sikres en professionel og gennemarbejdet kvalitet i annoncerne både online og print. Tilbudsgivers procedure omkring tekst/annonceindlevering, herunder f.eks. krav til filformater, annoncestørrelser, deadlines mv. Hvorledes det sikres, at der leveres høj servicestandard og professionalisme i kontakt mellem Regionen (herunder evt. eksternt bureau) og tilbudsgiver f.eks. den daglige kontakt. Håndtering af henvendelser/spørgsmål mv. der måtte opstå undervejs fra Regionen, herunder Regionens enheder og institutioner. Priser på tilbudsgivers angivne tillægsydelser. Besvarelser heraf vil ikke indgå i den samlede vurdering. - Side 9 af 10 -

10 1.16 Tjekliste I forbindelse med indsendelse af tilbud skal tilbudsgiveren fremsende oplysninger vedrørende: - Mindstekrav - Pkt Tilbudsbilag 2 - Pris - Tilbudsbilag 5. - Erklæring på tro og love vedrørende uforfalden gæld til det offentlige - Tilbudsbilag 6. Tilbudsgivere der ikke afgiver pågældende oplysninger, vil ikke blive taget i betragtning. I forbindelse med indsendelse af tilbud, vil tilbuddet blive vurderet som konditionsmæssigt selv i de situationer, der mangler oplysninger vedrørende: - De kvalitetsmæssige krav - Pkt og Tilbudsbilag 3. - Yderligere oplysninger - Tilbudsbilag 4. Regionen har udarbejdet en tjekliste, som tilbudsgivere kan anvende i forbindelse ned udarbejdelse af tilbud. Nedenfor er opregnet listen over materiale, som skal fremsendes i henhold til tilbudsmaterialet, samt materiale, som Regionen gerne ser fremsendt. Denne tjekliste skal alene fungere som et værktøj for tilbudsgiveren i forbindelse med udarbejdelsen af tilbuddet. Der stilles ikke krav i forbindelse med tjeklisten, og det er som følge heraf heller ikke nødvendig at sende tjeklisten med tilbuddet. 1: Redegør for de generelle oplysninger om tilbudsgiver i henhold til de i Tilbudsbilag 1 forespørgsler. Regionen ser gerne, at dette krav opfyldes. 2: Bekræft at mindstekravene i Tilbudsbilag 2 kan opfyldes vedrørende den delaftale, hvor man ønsker at afgive tilbud. I denne forbindelse kan Tilbudsbilag 2 benyttes. Dette krav skal opfyldes. 3: Redegør for hvorledes de kvalitetsmæssige krav opfyldes i henhold til pkt. Tilbudsbilag 3 I denne forbindelse kan Tilbudsbilag 3 benyttes. Regionen ser gerne, at dette krav opfyldes. 4: Anfør priserne som anført i prislisten i Tilbudsbilag 5. Dette krav skal opfyldes. 5: Anføre yderligere oplysninger i henhold til pkt I denne forbindelse kan Tilbudsbilag 4 benyttes. Regionen ser gerne at dette krav opfyldes. 6: Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen kan vedlægges som Tilbudsbilag 6 i udfyldt og underskrevet stand. Dette krav skal opfyldes. - Side 10 af 10 -