Nyhedsbrev om almene boliger og ledelse. nr. 13, november 2012

Transkript

1 I dette nyhedsbrev: nr. 13, november 2012 Randers Kommunens ansvar i Randersegnens Boligforenings konkurs bør afprøves i en retssag! Kommunens ansvar i Randersegnens Boligforenings konkurs skal afprøves, siger Søren Peter Hvidegaard Jensen fra SPJrådgivning og fortsætter: Efter min vurdering har Randers Kommune svigtet i sit tilsyn af boligforeningen. Kommunen har ikke læst ordentligt på lektien. Den kunne og burde have grebet ind langt tidligere overfor boligforeningen,. siger Søren Peter Hvidegaard Jensen Efter hans opfattelse skal kuratorerne anlægge retssag mod kommunen. Kommunens svigt i tilsynet har efter hans opfattelse medvirket til, at der pt. hersker en uoverskuelig situation. Det bør retsligt afprøves om det har været tilfældet. Kommunerne bør styrke og kvalificere deres samarbejde med og tilsyn af de almene boligorganisationer! Søren Peter Hvidegaard Jensen peger på, at flere kommuner efter hans opfattelse prioriterer samarbejdet og tilsynet med de almene boligorganisationer for lavt. Et er, at der er en risiko for at der kan dukke sager op, måske ikke i samme omfang som konkursen i Randers. Noget helt andet er, at kommunerne ved ikke at prioritere samarbejdet og tilsynet mister et overblik over og får ikke nok styr på boligudviklingen og den boligsociale udvikling i kommunen. Nok prøver nogle at trække på eksterne ressourcer for at styrke området, men er det den rigtige bistand man prioriterer? SPJrådgivnings analyser tydeliggør nødvendighed af at effektivisere renholdelse/ejendomsservice i boligafdelingerne Tony Sørensen fra Boligforeningen af 1933 i Holbæk fortæller om sine erfaringer og overvejelser i f.h.t. effektivisering af og at udbyde ejendomsserviceopgaver. Han siger at uanset om man ender med at lægge opgaverne ud til en ekstern leverandør eller ej, er hele øvelsen givtig. Der sættes nemlig fokus på vaner, metoder, arbejdsgange m.m., hvilket alt andet lige, kan være medvirkende til, at man kan optimere driften. 1

2 Effektiv Risikostyring Projekt effektiv håndværkerstyring og håndtering af skader SPJrådgivning har sammen med friis.dk lavet et koncept, der kan understøtte boligorganisationerne i at effektivisere anvendelsen af håndværkere og hjælpe med at optimere deres skadeshåndtering. Rådgivning til kommuner om den almene boligsektor abonnement og klippekort SPJrådgivning tilbyder en abonnementsordning om rådgivning om almene boliger specielt til kommuner. Som alternativ tilbydes en klippekortsordning Gør boligorganisationens bestyrelsesarbejde effektivt og konstruktivt i! SPJrådgivning tilbyder et koncept for evaluering af bestyrelsesmøderne og værktøjer til at forbedring af bestyrelsens arbejde. Temamøde om den almene boligsektor! SPJrådgivning udbyder nu temamøder om den almene boligsektor. Formålet med temamøderne er, at sektorens samarbejdspartnere - entreprenører, arkitekter, ingeniører, projektudviklere, kommuner m.fl. - får en indsigt i sektoren, der kan styrke deres grundlag for samarbejdet. Næste møde holdes den 26. november Klik her og kom til SPJrådgivnings gruppe på LinkedIn Om SPJrådgivning 2

3 Randers Kommunens ansvar i Randersegnens Boligforenings konkurs bør afprøves i en retssag! Kommunens ansvar i Randersegnens Boligforenings konkurs skal afprøves, siger fra SPJrådgivning og fortsætter: Efter min vurdering har Randers Kommune svigtet i sit tilsyn af boligforeningen. Kommunen har ikke læst ordentligt på lektien. Den kunne og burde have grebet ind langt tidligere overfor boligforeningen. Ganske vist fremgår det af et notat fra Miljø og Teknik, som er vedlagt som bilag til et punkt på byrådsmødet den 1. oktober 2012 om status på sagen, at Statsforvaltningen ikke vil foretage sig noget i sagen fordi man ikke finder grundlag for at antage, at Randers Kommunalbestyrelse ikke har ført det tilsyn med Randersegnens Boligforening, den er forpligtet til i medfør af almenboligloven. I notatet til byrådet nævner Miljø og Teknik godt nok, at kuratorerne overvejer at anlægge retssag mod flere aktører, herunder Randers Kommune, men efter Statsforvaltningens udtalelse forventer de ikke, at kuratorerne rent faktisk anlægger sag mod kommunen som tilsynsmyndighed. Hertil siger : Efter min opfattelse skal kuratorerne anlægge retssag mod kommunen. Kommunens svigt i tilsynet har efter min opfattelse medvirket til, at der pt. hersker en uoverskuelig situation. Det bør retsligt afprøves om det har været tilfældet. Det var forventet et overblik over sagen her i efteråret, men på mødet den 1. oktober 2012 blev byrådet orienteret om, at arbejdet med at få en endelig afklaring af økonomien for Randersegnens Boligforening tager længere tid end forventet. Specielt har arbejdet med at udrede afdelingernes økonomi vist sig mere omfattende end først antaget. Udredningen er en forudsætning for at kunne overdrage berørte afdelinger til andre boligforeninger. Ingen ajourførte vedligeholdelsesplaner og budgetter Et er selve konkursen i boligforeningen. Noget andet er situationen for de normale støttede boligafdelinger. De er som sådan ikke direkte, men indirekte ramt af konkursen. Situationen bl.a. omkring deres vedligeholdelsesniveau og midlerne hertil ser ud til at volde vanskeligheder. Først og fremmest drejer det sig om at få overblik over vedligeholdelsesniveauet og om, der overhovedet er midler til de nødvendige arbejder, peger på og stiller spørgsmålet: Har der overhovedet været udarbejdet reelle drifts- og vedligeholdelsesplaner for boligafdelingerne, planer der kan omsættes til økonomi? Det tyder det ikke på, og efter min opfattelse kunne og burde kommunen have taget fat i det problem for længst. 3

4 Nok har der ikke været egentlige anmærkninger i revisionsprotokollerne fra revisor, men signalerne om at alt ikke var i orden var der. Kommunen har bare ikke læst på lektierne og taget fat i problemet. Kommunen kan ikke, som det ser ud til at have været helt eller delvist tilfældet i Randers, bare bero sit tilsyn på om, der er anmærkninger i revisionsprotokollerne fra boligforeningens revisor, suppleret med kommunens egen revisors gennemgang af protokoller og regnskaber. På den måde bliver det kommunale tilsyn for mig at se et passivt tilsyn, konstaterer, Jeg kan ikke lade være med at spørge om hvor, der har været et løbende og aktive tilsyn f.eks. i forhold til om man levede op til forpligtigelserne i f.h.t. vedligehold og afdelingernes drift i øvrigt? Han peger på, at der i revisionsprotokollerne har været forhold, der gav anledning til bemærkninger fra revisor også gentagne som kommunen som tilsyn burde have reageret på. I revisionsprotokollatet for 2007 skriver boligforeningen revisor således at Der er ifølge det overfor os oplyste fortsat i 2007 ikke foretaget arbejde med afdelingernes vedligeholdelsesplaner og budgetter. Vi skal derfor gentage vores tidligere fremsatte bemærkninger om, at vedligeholdelsesplanerne bør ajourføres således, at der tilvejebringes et tidssvarende grundlag for den foretagne budgettering af henlæggelser samt årets forbrug heraf. Af revisionsprotokollatet for 2008 fremgår det, at det overfor revisor er oplyst, at der ultimo 2008 og primo 2009 er påbegyndt en ajourføring af vedligeholdelsesplaner og budgetter. Men af revisionsprotokollatet for 2009 fremgår det igen, at..vi bemærker, at ajourføringsarbejdet vedrørende vedligeholdelsesplaner og budgetter fortsat ikke er påbegyndt. Kommunen burde efter min opfattelse allerede for 2007 have reageret på og taget det op over for boligforeningen, siger, Ikke mindst når det også af protokollaterne fremgår, at det årlige forbrug pr. lejemål af henlæggelserne til vedligeholdelse et steget uden, at de budgetterede henlæggelser er steget bare tilnærmelsesvis tilsvarende. Efter min opfattelse skriger det på reaktion! Dertil kommer at det af revisionsprotokollaterne fremgår, at der gennem årene af egenkapitalen er dækket underskud i flere afdelinger og ydet tilskud til vedligeholdelsesarbejder. Det ligner en glidebane og har tilsyneladende også været det! Antenneanlægsinvesteringer uden driftsmæssige budgetter Derudover peger han på antenneanlægsinvesteringerne, som er en sag for sig. Revisionen har igennem årene peget på disse investeringer og så sent som i revisionsprotokollatet for 2009 peger revisionen på at Der udarbejdes ved igangsætning af antenneanlægsinvesteringer fortsat ikke egentlige driftsøkonomiske budgetter, hvorfor det ikke er muligt at vurdere økonomien i projekterne. Revisionen pegede på, at bestyrelsen den 25. april 2008 har godkendt den anvendte model, men alligevel har revisionen følt anledning til at pege på forholdet. siger hertil: Ikke mindst set i lyset af de store investeringer og de andre forhold, som revisionen har bemærkninger til, kan man undre sig over at 4

5 kommunen tilsyneladende ikke reagerer. Så vidt jeg kan se kommer hele antennesagen først på bordet ved konkursen. Beboerlistens repræsentanter i byrådet, pegede også på det problem, da byrådet behandlede sin udtalelse til Statsforvaltningen på mødet den 18. juni Efter deres opfattelse burde kommunen og kommunens revisor straks havde reageret, da der blev peget på problemet i revisionsprotokollatet for Den udvandede arbejdskapital og egenkapital mener også, at kommunen som tilsyn burde have reageret overfor, at boligforeningen egenkapital, der består af dispositionsfond og arbejdskapital, blev betydeligt udvandet gennem få år. Ikke mindst arbejdskapitalen, som er den sikkerhed man har i selve selskabets drift, falder fra 3.12 mio kr. i 2005 til 1.45 mio kr. i Den faldt således med 54 % på ganske få år og tii et niveau betydeligt under hvad, man ser for sammenlignelige boligorganisationer. Især blev den drænet i 2006 og Revisor skrev i revisionsprotokollatet for 2008, at der igennem de seneste 3 år var givet væsentlige tilskud til afdelingerne fra dispositionsfonden, ligesom der i 2008 var givet tilskud fra arbejdskapitalen. At egenkapitalen ikke det år faldt tilsvarende, kan primært henføres til afdelingernes bidrag til dispositionsfonden og udamortiserede ydelser samt årets overskud. At der i 2008 er overskud skyldes alene, at man har indtægtsført 787 t.kr. i tidligere afsat lønsumsafgift for åreårene efter Højesteretsafgørelsen om at man ikke skal betale lønsumsafgift. Hvis ikke man havde indtægtsført dette beløb havde man haft et underskud på 305 t.kr.. I øvrigt skulle de 787 t.kr. rettelig have været tilbageført til boligafdelingerne, siger og fortsætter, Så når der tages højde herfor er billedet mere normalt for boligforeningen man genererer underskud eller bevæger sig på kanten. At en boligorganisation gennem nogle år balancerer med et 0 eller et lille underskud på regnskabet behøver ikke at være et problem, bare man har en solid arbejdskapital. Men når man udvander den og til et meget lavt niveau, ja så er man på vej mod afgrunden. Kommunen har svigtet i sit tilsyn sammenfatter det således: For mig at se har kommunen svigtet i sit tilsyn. De burde have reageret meget tidligere og, som jeg har påpeget, var der blinkende røde lygter i 2007, 2008 og 2009 og sikkert nok også tidligere. Den manglende ajourføring af vedligeholdelsesplaner og budgetter har sikkert stået på i mange år. Faldende henlæggelser, underfinansiering af afdelinger, underskud i flere afdelinger, tilskud fra egenkapitalen til vedligeholdelsesarbejder og til inddækning af underskud indikerer at driften af afdelingerne ikke har været forsvarlig. Og drænet på arbejdskapitalen viser at selve boligforeningen også kunne være på vej ned. Og så er der også andre forhold som f.eks., at mange forbedringsarbejder samt antennealæg har været finansieret med erhvervslån i Østjysk Bank og over boligforeningens kassekredit i samme bank, i stedet for 5

6 at søge mest muligt finansieret ved realkreditlån. Det har været dyrt for boligforeningen men nok en god forretning for Østjysk Bank i hvert fald dengang! Det er muligt at boligforeningens revisor har været for blød, men hvorom alt er, så har revisionen peget på væsentlige problemer. Hvorfor kommunen som tilsyn ikke reagerede på signalerne i revisionsprotokollaterne og regnskaberne og læste tendensen har jeg svært ved at forstå, konkluderer han. De ustøttede boliger og kommunens tilsyn Med hensyn til sagen om de ustøttede boliger, som er omtalt i tidligere nyhedsbreve, mener Søren Peter Hvidegaard Jensen også at kommunen kunne og burde have reageret langt tidligere. For 2008 nævnes der i revisionsprotokollatet igangsættelse af 4 nybyggerier i 4 afdelinger og i 2009 protokollatet omtales tilgang af ustøttet byggeri i form af køb af en ejendom med 4 rækkehuse. I lyset af de andre problemer kan man undre sig, at kommunen ikke undersøgte de forhold nærmere, ikke mindst når der peges på noget så unormalt som en ustøttet afdeling. Beboerlisten i byrådets pegede også herpå i den udtalelse de fik sendt med til Statsforvaltningen. Som de anfører, burde Randers Kommune og deres revisionsfirma straks have spurgt ind til, hvad det var for 4 nybyggerier og hvilke kommuner, der havde godkendt dem og også hvad, det var for et køb af ustøttet byggeri og hvilken kommune, der havde godkendt købet. For mig at se har Randers Kommune også har svigtet i sit tilsyn når det drejer sig om de ustøttede boliger, konstaterer. Hvad bør der ske? Søren Peter Hvidegaard Jensens anbefaler, at kuratorerne se bort fra Statsforvaltningens frikendelse og anlægger en retssag mod Randers Kommune for at få afklaret om, den har svigtet i sit tilsyn og derved ikke udnyttet mulighederne for at hindre en konkurs eller mindske konsekvenserne heraf samt sikre sig, at driften af såvel boligforeningen som afdelingerne har været forsvarlig og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Jeg er absolut ikke tilhænger af, at en kommune skal blande sig i detaljerne i en boligorganisations drift. Kommunerne fører tilsyn med boligorganisationerne og overordnet set skal samarbejdet ske gennem en målog rammestyring, som er fundamentet for styringsdialogen i den styringsmodel, som blev indført fra Men kommunen skal føre tilsyn med boligorganisationernes drift, f.eks. om man overholder den vedligeholdelsespligt som loven foreskriver, konstaterer han, Det indebærer dog ikke, at de skal godkende f.eks. vedligeholdelsesplaner og -budgetter, men de skal sikre at planerne og budgetterne udarbejdes i overensstemmelse med lovgivningen og, at vedligeholdelsesarbejder gennemføres. Det har Randers Kommune efter min opfattelse ikke gjort. Kommunen skal også føre tilsyn med byggeriet i anlægsfasen og det tyder det heller ikke på, at Randers Kommune har gjort. Af hensyn til sagen men også det principielle spørgsmål om hvad der kræves af det kommunale tilsyn bør sagen prøves i retten, siger og slutter med, Også andre har et ansvar at bære i sagen. Som jeg har nævnt i tidligere ny- 6

7 hedsbreve har bestyrelsen og forretningsføreren også et ansvar. Sidstnævnte er nu i øvrigt blevet politianmeldt af kommunen. Og så har Østjysk Bank som tidligere nævnt udvist en bemærkelsesvis adfærd og, selvom de er blandt kreditorerne, kan det vel ikke udelukke, at deres rolle og adfærd undersøges nærmere? Kommunerne bør styrke og kvalificere deres samarbejde med og tilsyn af de almene boligorganisationer Søren Peter Hvidegaard Jensen peger på, at flere kommuner efter hans opfattelse prioriterer samarbejdet og tilsynet med de almene boligorganisationer for lavt. Et er, at der er en risiko for at der kan dukke andre sager op, noget helt andet er, at kommunerne ved ikke at prioritere samarbejdet og tilsynet mister et overblik over og får ikke nok styr på boligudviklingen og den boligsociale udvikling i kommunen. Godt nok prøver nogle at trække på eksterne ressourcer for at styrke området, men spørgsmålet er om det er den rigtige bistand man prioriterer. I Nyhedsbrev om almene boliger og ledelse nr. 11 blev det belyst med et eksempel. Flere kommuner trækker således på deres egen revision ved gennemgang af de almene boligorganisationers regnskaber, ligesom Randers Kommune har gjort. Spørgsmålet er om, det giver mening, at sætte en revisor til at gennemgå og kommentere bl.a. den revisionsprotokol, som boligorganisationens revisor har udarbejdet? Det lugter af, at man køber aflad, siger, Det kan være velbegrundet, at man kan have brug for en ekstern rådgivning for at understøtte og styrke sine egne kompetencer omkring de mere konkrete driftsforhold i en almen boligorganisation. Men det her snerper i retning af, at en kommune ikke mener at kunne læse en revisionsprotokol og derfor skal have en revisor til at gennemgå regnskab og revisionsprotokol! Det ligner, som jeg tidligere har sagt, at Man sætter gæs til at vogte gæs. Når jeg f.eks. i sagen om Randersegnens Boligforening læser kommunens revisors gennemgang af revisionsprotokollaterne, ja så er det på mange punkter gentagelser fra boligforeningens revisionsprotokoller. Det må man da kunne gøre anderledes og bedre. Selvfølgelig kan kommunerne have brug for ekstern rådgivning, der er mere inde i, hvordan driften i en almen boligorganisation foregår. Jeg rådgiver selv nogle kommuner i forbindelse med styringsdialog, tilsyn og konkrete sager om almene boliger. Her bruger kommunerne mig som sparringspartner og rådgiver omkring lovgivningsmæssige forhold, driftsmæssige forhold etc. Men det sker vel at mærke på en måde, så de bruger det til at styrke deres egne kompetencer og til at kvalificere deres egen gennemgang af regnskaber m.m. og dialog med boligorganisationerne, siger og slut- 7

8 ter med, Måske er en mulighed, at nogle af kommuner etablerer en almen funktion i fællesskab og/eller trækker på ekstern sparring for at kvalificere sit tilsyn og samarbejde med boligorganisationerne. For mig at se kan det mange steder kun blive bedre! SPJrådgivnings analyser tydeliggør nødvendighed af at effektivisere renholdelse/ejendomsservice i boligafdelingerne I Nyhedsbrev om almene boliger og ledelse nr. 12 omtalte vi SPJrådgivnings analyse af de almene boligafdelingers udgifter i perioden fra SPJrådgivning sagde således om baggrunden for analysens konklusion om behov for en stærkere omkostningsstyring, at Jeg kan se, at flere af de udgifter, som er under stor indflydelse fra beboere og boligorganisation, er steget en del mere i perioden end priser og lønninger. Dertil kommer, at deres relative andel af de samlede udgifter er stigende. De variable og de ekstraordinære udgifter og henlæggelsernes relative andel af de samlede udgifter stiger således tilsammen med ca. 5 % point i perioden, medens nettokapitaludgifterne og offentlige og andre faste udgifters andel falder tilsvarende og til 53 % i Renholdelse/ejendomsservice Et af de punkter der blev peget på var omkostningerne til ejendomsservice/renholdelse den såkaldte konto 114. Analysen pegede på at det var vigtigt at der blev sat fokus på dette område. Der var nemlig tale om en meget stor stigning, som ligger markant over udviklingen i de samlede udgifter. Udgifterne til renholdelse udgjorde 10 % i 2010 af de samlede udgifter mod 9 % i 2001 og stigningen ligger især efter Det skal sammenholdes med, at stigningerne lå over stigninger i lønninger og priser. Derfor ser det ud til at der er tale om stigning i serviceniveauet uden betydende produktivitetsstigninger eller at udgifterne bare løber afsted. Landsbyggefonden lavede i august 2010 en analyse af renholdelsesudgifterne i perioden som viste de samme tendenser. I denne analyse belyste man også de samme sammenhænge mellem udgiftsniveauet og regionale, størrelsesmæssige og andre forhold som i SPJrådgivnings analyse. Et forhold som Landsbyggefonden derudover havde med var om udgifterne var påvirket af de boligsociale forhold. Det gjorde man ved at se på om afdelingerne havde modtaget tilskud til boligsociale forhold eller ej påvirkede udgifterne. Konklusionen var at det var vanskeligt at afgøre om det var tilfældet. Derudover skrev man, at Den statistiske metode, regressionsanalyse er anvendt til at undersøge, hvorvidt størrelsen af renholdelsesudgifterne pr. m 2 kan forklares ud fra afdelingerens alder, størrelse, geografisk beliggenhed, byggeriart, afdelingstype og boligsocial 8

9 støtte. Regressionsanalysen på de foreliggende data giver dog en relativ lille forklaringsgrad af renholdelsesudgifter pr. m 2, og derfor er metoden fravalgt. Landsbyggefonden fandt altså heller ikke en dybere forklaring på forskelle i niveauer og heller ikke på udgifternes udvikling. Der skal fokuseres på ledelse Søren Peter Hvidegaard Jensen pegede i nyhedsbrevet på, at der er behov for at fokusere på ledelse på det lokale niveau, d.v.s. i forhold til de ansatte i afdelingerne, med en meget systematisk tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne med plejeplaner etc., en konkurrenceudsættelse af nogle af opgaverne måske også med egentlige udliciteringer. Der er i hvert fald brug for at fokusere på at udgifterne ikke accelererer yderligere konstaterede han. Jeg er efterfølgende blevet endnu mere overbevist om, at der er behov for at boligorganisationerne fokuserer på afdelingernes driftsudgifter og dermed udgifterne til ejendomsservice. En del boligorganisationer har gjort noget ved det. Det sker bl.a. ved at etablere driftsfællesskaber mellem flere boligafdelinger, så man får en mere rationel udnyttelse af ressourcerne i form af medarbejdere og maskiner. Andre steder har man styrket det ledelsesmæssige niveau og sat gang i at udarbejde plejeplaner og arbejdsbeskrivelser og endelig er der også nogle der har udliciteret opgaverne eller konkurrenceudsat dem, siger. Udbud men! Nogle boligorganisationer er også begyndt at udbyde malerarbejde og andet arbejde vedrørende flyttelejligheder og almindelige vedligeholdelsesopgaver, men så vidt jeg kan se udbyder de fleste af dem f.eks. malerarbejdet i fagentrepriser og derved får man efter min opfattelse ikke det fulde udbytte. Jeg anbefaler at man udbyder opgaver i samlede entrepriser som også omfatter logistikken i f.h.t. f.eks. flyttelejligheder så den ikke skal varetages af varmemesteren eller en anden driftsmedarbejder, konstaterer. Berøringsangst Men det er et større problem, at mange tilsyneladende har en berøringsangst for at tage fat i problemet. Det giver alt for meget bøvl med medarbejderne og måske støj fra det lokale beboerdemokrati. Man konstaterer så, at udgifterne jo ligger ude i afdelinger og siger så fred være med det!, og han slutter med at pege på, at, Det går bare ikke. Man er nødt til at fokusere på og optimere driftsudgifterne. Et eksempel på at det nytter Det er ikke nødvendigvis i de store boligorganisationer man finder de gode eksempler. Også de mindre kan man lære noget af. der er forretningsfører i Boligforeningen af 1933 i Holbæk med 573 lejemål, fortæller om et projekt: Lejlighederne i B33 s ejendommene er langt fra tidssvarende og et vedligeholdelses- og moderniseringsløft af ejendommene er derfor nødvendigt. F.eks. fornyelse af badeværelser og installationer er omkostningstunge, men det fører jo desværre som regel også en øget husleje med sig. 9

10 Om de økonomiske konsekvenser heraf siger han: En del af vores beboere har ikke fået flere penge mellem hænderne de seneste år, så der er grænser for, hvor meget huslejen kan stige med, før at det gør ondt et andet sted. Derfor kikkede vi ind ad i organisationen og så på hvilke områder der kan spares på og bidrage til at holde driftsudgifterne nede og dermed begrænse huslejestigningerne. Han fortsætter: Et af de områder vi fokuserede på var driften i afdelingerne. Vi fik over vinteren 2011/2012 udarbejdet plejeplaner for vores grønne områder og snerydning i etageafdelingerne og på baggrund heraf udbudt opgaverne. Vi fik 14 tilbud ind med en relativ stor spredning på priserne fra ca kr. til kr. De fleste lå dog mellem ca kr. og kr.. I løbet af sommeren 2012 foretog vi sammen med vores revisor en beregning af, hvad vores egne omkostningerne til løsning af de pågældende opgaver beløber sig til. Vi tog udgangspunkt i timeforbruget på vores arbejdsplaner og bogført forbrug fra økonomisystemet for materiel og maskiner. siger at, Firmaet med det billigste tilbud, er et større anlægsgartnerfirma, med 60 ansatte, hvor alle ansatte der har med pleje af grønne områder at gøre i virksomheden, har en gartnermæssig baggrund. Virksomheden har alle tænkelige maskiner til drift af grønne områder og belægninger, snerydning m.m. så der vil også være mulighed for, at rekvirere dem til nogle af de ad hoc opgaver der løbende kommer, men som ikke ligger i de udbudte plejeplaner og som vi ikke selv kan håndtere. Her tænkes bl.a. på fældning af træer, rodfræsning, fliselægning, oprensning af brønde, rensning af tagrender osv. fortæller at konklusionen var, at Sammenligningen mellem den tilbudte pris og beregningen over egne omkostninger, viste at vi kan spare ca årligt! Han slutter af med at fortælle, at i deres overvejelser om at bibeholde den nuværende opgaveportefølje eller udlicitere, har de forsøgt at opliste en række fordele og ulemper ved den ene og den anden løsning. Hans konklusion er, at uanset udfaldet heraf er øvelsen været givtig. Der sættes nemlig fokus på vaner, metoder, arbejdsgange m.m., hvilket alt andet lige, kan være medvirkende til, at man kan optimere driften. 10

11 Effektiv Risikostyring Projekt effektiv håndværkerstyring og håndtering af skader SPJrådgivnings analyse af de almene boligafdelingers udgifter i perioden peger, som nævnt ovenfor på behovet for en effektivisering af bl.a. den almindelige vedligeholdelse, istandsættelser ved fraflytninger og håndtering af forsikringsskader og udbedring af dem. Sammen med har SPJrådgivning udviklet konceptet Effektiv Risikostyring, som vil understøtte boligorganisationer m.fl. med at etablere en mere effektiv håndværkerstyring og håndtere skader. Effektiv Risikostyring nytænker planlægnings-, styrings- og risikomodellerne ved at sætte fokus på at bl.a. at optimere af boligafdelingernes drift og driftsomkostninger, prioritere opgaverne, således at boligafdelingens driftspersonale i højere grad retter fokus på beboerrelaterede opgaver og at begrænse i henholdsvis antallet af frekvensskader og omkostninger til udbedring af disse. Konceptet aktiverer modeller for risikostyring i forbindelse med håndværkerstyring gennem en effektiv og rationel håndtering fra eksterne leverandører og en øgning af kvaliteten af de udførte håndværkerydelser. Ønsker I at vide mere om Effektiv Risikostyring kan I rekvirere en beskrivelse ved at sende en mail til risikostyring@spjraadgivning.dk. Skriv Risikostyring i emnefeltet. Rådgivning til kommuner om den almene boligsektor abonnement og klippekort SPJrådgivning tilbyder en abonnementsordning, der løber for tre eller 12 måneder ad gangen til kommuner. Kommuner der tegner abonnement vil i øvrigt få rabat på andre rådgivningsydelser fra SPJrådgivning. Som alternativ tilbydes en klippekortsordning, hvor der på forhånd købes et antal timer. Ved køb af min. 25 timer ydes der en rabat. Kontakt SPJrådgivning på spj@spjraadgivning.dk eller tlf , hvis I ønsker yderligere oplysninger om abonnements- og klippekortordningerne. 11

12 Gør boligorganisationens bestyrelsesarbejde effektivt og konstruktivt! Bestyrelserne i boligorganisationerne skal blive bedre til at arbejde med målsætninger og arbejde med strategisk ledelse. Mål- og rammestyring, som er det bærende element i styringsreformen, kræver netop at man arbejder strategisk og med målsætninger. Det er en stor udfordring for en bestyrelse at lære at arbejde strategisk - al begyndelse er svær men SPJrådgivning kan hjælpe med at starte processen og også rådgive i det videre forløb. Det handler også om God ledelse af almene boliger og i den forbindelse var der nedsat en tænketank af Boligselskabernes Landsforening og KL. Arbejdet resulterede i januar 2006 i udgivelsen af pjecen God ledelse af almene boliger. Heri peges der også på, at et væsentligt element i at udøve god ledelse er med jævne mellemrum at evaluere bestyrelsesarbejdet og bruge det til at udvikle og forbedre arbejdet. SPJrådgivning har udarbejdet et koncept for evaluering af bestyrelsesmøderne og værktøjer til forbedring af bestyrelsens arbejde. Konceptet har været anvendt i evalueringen af bestyrelsesmøderne i Bolig Hjørring og en række af de administrerede boligorganisationer. Som reference herfra kan der henvises til direktør Jens Ole Jørgensen, Bolig Hjørring, tlf eller joj@bolighjoerring.dk Kontakt Søren Peter Hvidegaard Jensen på tlf eller spj@spjraadgivning.dk hvis I er interesseret i et uforpligtende møde om konceptet og hvorledes det kan gennemføres hos jer. Temamøde om den almene boligsektor SPJrådgivning udbyder nu temamøder om den almene boligsektor. Formålet med temamødet er, at sektorens samarbejdspartnere - entreprenører, arkitekter, ingeniører, projektudviklere, kommuner m.fl. - får en indsigt i sektoren, der kan styrke deres grundlag for samarbejdet. På temamøderne gennemgås emner som de lovgivningsmæssige rammer, struktur og beslutningsveje i en almen boligorganisation, den almene boligsektors kendetegn og kultur (ejerstruktur, økonomi, vedligeholdelse, udlejning, boligformer m.m.), hvordan etableres en ny boligafdeling (beslutningsprocessen, risikoafdækning, finansieringen, den kommunale godkendelse, huslejedannelsen) og den almene boligsektors udfordringer 12

13 Vil I vide mere om møderne og hvorledes man tilmelder sig kan en beskrivelse rekvireres på spj@spjraadgivning.dk. Skriv Temamøde i emnerubrikken. Næste møde holdes den 26. november 2012 og der er endnu mulighed for at få plads på mødet. Om SPJrådgivning SPJrådgivning udfører opgaver for kommuner vedr. den almene boligsektor om udlejning, drift, økonomi, beboerdemokrati etc. I den forbindelse rådgiver jeg også om tilrettelæggelse og gennemførelse af en effektiv mål- og rammestyringen i forbindelse med styringsreformen for den almene boligsektor boligorganisationernes bestyrelser og administrative ledelser om ledelsesmæssige forhold, strategisk udvikling, mål- og rammestyring etc. Derudover rådgiver jeg boligorganisationer i forbindelse med gennemførelse af konkrete projekter projektudviklere og andre, der samarbejder med almene boligorganisationer SPJrådgivning Lergravsvej 53, 2300 København S Telefon: spj@spjraadgivning.dk CVR-nr Bank: Lån & Spar, konto SPJrådgivning på LinkedIn, Klik her og kom til gruppen Tidligere nyhedsbreve findes på dette link: Nyhedsbreve 13