1.1 Generel beskrivelse af tilbudsindhentningen Indkøbssamarbejdet Sorø/Ringsted udbyder på vegne af Sorø Kommune tilbudsindhentning

Transkript

1 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af tilbudsindhentningen Indkøbssamarbejdet Sorø/Ringsted udbyder på vegne af Sorø Kommune tilbudsindhentning af briller. Der ønskes tilbud på levering af briller m.m. til brugerne i Sorø Kommune som kan få ydelser iht. lov om social pension senest lovbekendtgørelse nr af 20. oktober 2014 og lov om højeste, mellemste, forhøjet og almindelig førtidspension m.v. senest lovbekendtgørelse nr af 20. oktober Opgavens omfang Pensionslovens regler om helbredstillæg betyder, at pensionister som har helbredskort efter ansøgning kan bevilges tilskud til delvis dækning af udgifterne til briller. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der vil være større eller mindre volumen i kontraktperioden, idet brugerne frit kan vælge en anden leverandør end den af Sorø Kommune valgte, jf. lov om social pension 14a, stk. 4 og lov om højeste, mellemste, forhøjet og almindelig førtidspension m.v. 18, stk. 4. Brugeren vil her få refunderet et beløb, der svarer til de priser som Sorø Kommune har kunnet opnå på de pågældende produkter i henhold til den aftale, der bliver indgået. Den valgte leverandør skal selv sørge for at opkræve egenbetaling fra brugeren. Den bevilgede del af betalingen (max 85 % af beløbet) refunderes efter fremsendelse af elektronisk regning til Sorø Kommune. Tilbudsgiver skal kunne tilbyde borgeren, at sende regningen digitalt. 1.3 Ordregivende myndighed Ordregivende myndighed er: Sorø Kommune Rådhusvej Sorø Tlf indkob@ringsted.dk 1.4. Kontraktperiode Sorø Kommune ønsker at indgå prisaftale for perioden 1. februar januar 2020 med mulighed for op til 12 måneders forlængelse. 1.5 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest tirsdag 06. Januar 2017 kl på følgende adresse: indkob@ringsted.dk emnet skal være angivet som Tilbud 2016 prisaftale briller Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Tilbud der ikke er fremme rettidigt, vil ikke blive taget i betragtning. Side 1 af 7

2 Tilbuddet skal bestå af følgende: Tilbudsbrev hvor tilbudsgiver kort beskrivelse tilbudsgivers ejerforhold og organisation og ansættelses kompetencer. Udfyldt tilbudsliste med priser (vedhæftede Excelark bilag 1) Underskrevet tro- og love-erklæring om gæld til det offentlige. Tro- og loveerklæring er vedlagt som bilag 2. Bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring f.eks. i form af kopi af police. Forsikringssum skal fremgå. Herudover skal der vedlægges dokumentation for tilladelse til at udøve optikergerning og/eller optikerrelateret behandling. 1.6 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 1.7 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil 4 måneder efter tilbudsfristen. 1.8 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af tilbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. 1.9 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Udbyders forbehold Den valgte leverandør må acceptere større eller mindre leverancer i aftaleperioden med baggrund i ændring af antallet af berettigede borgere og disses valg af leverandør Aflysning Indtil tilbudsindhentningen er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbyder kunne aflyse, hvis udbyder har saglig grund hertil Tildelingskriterie Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder laveste pris. Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser jf. det nedenstående. Side 2 af 7

3 Tilbud skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Ved udfyldning af tilbudslisten. Tilbud skal afgives i form af nettopriser Spørgsmål og henvendelser i tilbudsperioden Alle henvendelser vedrørende denne tilbudsindhentning, skal rettes til indkob@ringsted.dk. Frist for spørgsmål og henvendelser er fredag d. 16. december 2016 kl. 12:00 Spørgsmål og svar vil løbende i anonymiseret form blive sendt til tilbudsgiver, mærket Spørgsmål/svar Briller. 2. Kravspecifikation Sorø Kommune ønsker tilbud på briller til alle borgere som søger tilskud ved Sorø Kommune i henhold til tilbudsskemaet, bilag 1. Sorø Kommunes borgere kan frit vælge en anden leverandør end de leverandører, som Sorø Kommune indgår aftale med. Således skal borgeren selv betale en evt. merudgift, da det er den aftalte pris Sorø Kommune og leverandøren imellem der ligges til grund for beregningen af helbredstillægget (tillægget beregnes i forhold til max 85 % af pensionistens andel af udgiften). 2.1 Generelt Tilbudsgivers lokaler skal være let tilgængelige for gangbesværede og kørestolsbrugere. Kvaliteten af de tilbudte ydelser skal som minimum være i overensstemmelse med den standard, der til enhver tid er gældende i den respektive branche. Der skal ydes en omhyggelig og samvittighedsfuld betjening af borgerne ved alle henvendelser til leverandøren. Med fremsendelse af faktura til borgeren står leverandøren inde for at ydelsen er leveret og borgeren er tilfreds med den leverede ydelse. 3 Krav til Briller: 3..1 Omfattet af aftalen Der kan ydes udvidet helbredstillæg til dækning af udgiften til en standardbrille (stel og glas). Der ydes tillæg til permanente briller, der afhjælper nær- eller langsynethed (herunder bygningsfejl), evt. med indbygget læsebrille, men ikke til briller med glidende Side 3 af 7

4 overgang (progressive glas). Der ydes ikke udvidet helbredstillæg til kontaktlinser, men svarende til standardbrille. Almindelige læsebriller er ikke omfattet, da de kan erhverves meget billigt uden en optikers mellemkomst. Dog vil der kunne ydes tillæg til læsebriller med en styrkeforskel mellem glassene på mindst 1 dioptri og/eller en bygningsfejl på mindst 1 dioptri eller mere på mindst et øje, da disse briller kun kan købes ved optiker. Udgifter til eventuel overflade- eller refleksbehandling m.v. indgår ikke i den tilskudsberettigede udgift. 3.2 Ansøgning om helbredstillæg Der skal søges om udvidet helbredstillæg, inden købet foretages. Bevilling udstedes på baggrund af ansøgning samt optikererklæring med i henhold til den indgåede aftale, som er udarbejdet af leverandøren. 3.3 Service og kvalitet Tilbudsgiver skal være autoriseret optikker med erfaring i betjening af borgere med særlige behov. Tilbudsgiver skal yde en professionel rådgivning og service overfor borgerne. Tilbudsgiver skal betjene Sorø Kommunes borgere uden ekstraordinær ventetid. Leverandøren skal befinde sig i geografisk nærhed af pensionisterne i Sorø Kommune med fast eller mobilt forretningssted. 3.4 Ydelsens indhold Tilbudsgiver skal tilbyde minimum 10 forskellige, gængse og tidssvarende modeller både herre- og damemodeller som kan betegnes som standard stel i henhold til tilbudsskemaet, bilag 1. Leverandøren skal vedlægge billedmateriale af og varenumre på de tilbudte stel i tilbuddet. Stel: o Standardstel o Standardstel titanium nikkelfrit Mineralglas (inkl. cylinder): o Enkeltstyrkeglas fra +/ til +/ o Enkeltstyrkeglas fra +/ til +/ o Bifocale glas fra +/ til +/ o Bifocale glas fra +/ til +/ Plastglas (inkl. cylinder): o Enkeltstyrkeglas fra +/ til +/ o Enkeltstyrkeglas fra Side 4 af 7

5 o Bifocale glas fra +/ til +/ o Bifocale glas fra Øvrige: o Særskilt tillæg af udgift til cylinder, hvor styrken overstiger +/ o Indslibning af nye glas i eget stel, pr. glas o Indslibning af egne glas i nyt stel, pr. glas o Synsprøve i forretning o Synsprøve i eget hjem, inkl. kørsel o Prismer o Nikkelfrit stel vil kun blive bevilget efter henvisning fra læge. 3.5 Levering Briller udleveres til borgeren senest 14 dage efter bestilling. 3.6 Ordningens administration Ordningen gælder for pensionister, der efter en økonomisk og faglig vurdering findes berettiget til at modtage helbredstillæg ud fra lovens bestemmelser. 3.7 Faglige forudsætninger Helbredstillæg ydes til dækning af udgiften til permanente briller, der afhjælper nærog langsynethed, herunder bygningsfejl. Ved briller og læsebriller forstås en standardbrille, hvor der ydes tilskud til stel og henholdsvis enkeltstyrkeglas og bifokale glas. Til pensionister, der ønsker progressive glas, beregnes helbredstillægget i forhold til prisen på en standardbrille med bifokale glas af tilsvarende styrke. Til pensionister, der ønsker kontaktlinser, beregnes helbredstillægget i forhold til prisen på en standardbrille med enkeltstyrkeglas af tilsvarende styrke. Ved ansøgning om helbredstillæg til dækning af udgifter til briller, skal kommunerne foretage en vurdering af, om udgiften er nødvendig. Afgørelsen skal træffes på et fagligt grundlag, hvor der er dokumentation for, at udgiften er nødvendig. 4 Ansøgnings- og bevillingsprocedure 4.1 Ansøgning Helbredstillæg ydes efter ansøgning. Side 5 af 7

6 Hvis udgiften skal kunne dækkes efter reglerne om helbredstillæg, skal pensionisten indgive ansøgningen inden behandlingen udføres/bestilles. Dette skyldes, at kommunerne skal foretage en vurdering af, om den foreslåede behandling er nødvendig, eller om der findes et alternativ. Helbredstillæg kan således ikke ydes med tilbagevirkende kraft. Der skal ske genansøgning, når der opstår en ny udgift. Pr. 1. december 2015 er der indført obligatorisk digital selvbetjening på udvidet helbredstillæg. Optikeren skal derfor udfylde blanketten: Erklæring fra optikeren, via Bevillingen meddeles pensionisten skriftligt. 4.2 Faglig vurdering Ved ansøgning skal kommunen vurdere, om udgiften til briller er nødvendig. Ved vurderingen lægges vægt på, om der er tale om en synsnedsættelse, der skal afhjælpes gennem permanente briller. Normalt vil der ikke opstå behov for nye briller på grund af synsændringer, med mindre der er tale om, at der opstår behov for en indbygget læsebrille, eller ændringer af synsstyrken forårsaget af ændringer i øjets linse, forkalkninger på nethinden og lignende. I det omfang sådanne synsændringer kræver, at pensionisten får (nye) permanente briller, vil sådanne synsændringer også kunne begrunde, at der ydes helbredstillæg til dækning af udgiften til brillen. 4.3 Dokumentation Der skal foreligge dokumentation for, at udgiften er nødvendig. Dokumentationen vil bestå i en optikers synsprøveresultat og en eventuel faglig vurdering. Det skal af synsprøveresultatet fremgå, om behovet for brilleudskiftning skyldes styrkeændring, anden øjenforandring, behov for indbygget læsebrille eller andet. Hvis det er nødvendigt med en anden løsning - eksempelvis progressive glas eller kontaktlinser, ydes tilskud i henhold til prisaftalte takster for henholdsvis bifokale glas eller enkeltstyrkeglas - kan der søges et personligt tillæg efter reglerne herom til den nødvendige merudgift. Særlige helbredsmæssige hensyn skal være lægeligt dokumenteret. 4.4 Tilskuddets størrelse Side 6 af 7

7 Helbredstillæg/tilskud beregnes i et omfang svarende til maximalt 85 % af prisen i henhold til indgået aftale. Det resterende beløb - forskellen mellem den faktiske udgift og kommunernes tilskud - udgør borgerens egenbetaling. Foreligger lægelig dokumentation for anden løsning, ydes tilskud i henhold til prisaftalens takster. Såfremt borgeren i forhold til gældende lov ikke findes berettiget til helbredstillæg, påhviler en eventuel udgift til synsprøve borgeren Udbetaling af tilskud Borgeren: For at tilskud kan afregnes med borgeren, skal vi modtage en kvitteret faktura. Optikeren: Tilskud kan afregnes med optikeren ved e-faktura. Side 7 af 7