Bilag 16. Aarhus Kommune. Den

Transkript

1 Bilag 16 Emne: Til: Kopi: til: Konsekvenser på ydelsesbudgettet samt budgettet til IT systemer som følge af udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark. Lars Mark Christensen, Finn Bruun Ravnsbæk, Jens Møller Christensen, Lene Hougaard-Enevoldsen, Morten Poulsgaard og Peter Staugaard Nielsen Charlotte Storm Gregersen Aarhus Kommune Økonomi og Personale Sundhed og Omsorg Den Mål- og økonomistyring Søren Frichs Vej 36G 8230 Åbyhøj Samlet notat vedr. budgetflytninger på ydelsesområdet samt til IT systemer som følge af udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark. Resume Baggrund På baggrund af byrådets vedtagelse af indstillingen vedrørende udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark den 24. august 2011 er der udarbejdet nedenstående notat, som behandler de deraf følgende budgetmæssige konsekvenser på ydelsesområdet samt budgettet til de IT systemer, der understøtter sagsbehandlingen på de berørte områder. Sagsnr. Journalnr. Sagsbeh. Jakob Amtorp Direkte telefon Telefax E-post direkte Ydelser Som følge af den vedtagne justering af opgavesnittet mellem Sociale Forhold og Beskæftigelse, Sundhed og Omsorg samt Kultur og Borgerservice skal der foretages en justering af ydelses- og driftsbudgetterne. Det indstilles i notatet at: Ydelsesbudgettet til alm. og udvidet helbredstillæg og personlige tillæg m.v. flyttes fra MSO til MSB. Ydelsesbudgettet til Boligstøtte flyttes fra MSO til MKB.

2 Der flyttes budget til systemudgifter fra MSO til MKB og samtidigt udarbejdes der en kompensationsmodel for eventuelle merudgifter i MKB og MSB. I forhold til den oprindelige indstilling vedrørende udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark den 24. august 2011 justeres budgettet til personaleressourcer som følge af et senere overdragelsestidspunkt til Udbetaling Danmark. Dertil kommer, at der er aftalt et tidligere overdragelsestidspunkt for opgaverne vedrørende alm. og udvidet helbredstillæg og personlige tillæg m.v., som skal overføres fra MSO til MSB. Ressourcer Økonomisk har etableringen af Udbetaling Danmark (UDK) konsekvens for Aarhus Kommune i og med, at der er en række kontrakter angående fagsystemerne, som understøtter sagsbehandlingen, der skal forlænges. Dette kan ikke gøres uden en merudgift, som beløber sig til 2,5 mio. kr. i 2014 og 2015 (2013 p/l). Beslutningspunkter Det indstilles, at der foretages nedenstående budgetmæssige flytninger i forbindelse med magistratens budget for Effekten i overslagsårene er vist i bilag 1 i dette notat. I det nedenstående gennemgås de enkelte punkter. For visse af disse punkter vil der dog blive henvist til særskilt notat for området. Tabel 1: Konsekvenser i budget 2013 som følge af etablering af UDK 2013 (mio. kr.) p/l STYRBARHED MSO MSB MKB UDK BA I alt Bemærkning Flytning af opgaver (MSO/MSB) Styrbart -0,43 0,43 0 KMD systemer Styrbart -15,92 15,92 0 Flytning af arkivet Styrbart 0,49-0,49 0 Bilag 5 Udskydelse af overdragelsestidspunktet Styrbart 2,47 0,12-0,33-2,25 0 I alt -365,94 27,67 341,01-2,74 0,00 0,00 Personlige og helbredstillæg samt flytning af opgaver Ved byrådets vedtagelse af indstillingen vedrørende udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark den 24. august 2011 er det vedtaget, at alm. og udvidet helbredstillæg og personlige tillæg m.v. flyttes fra MSO til MSB. I den oprindelige byrådsindstilling er der overført Side 2 af 9

3 personaleressourcer fra MSO til MSB. Budgettet skal følge med opgaven, så myndighedsansvar og budgetansvar følges ad. MSO og MSB har derfor aftalt overførsel af ydelsesbudgettet til disse opgaver fra MSO til MSB på 26,63 mio. kr. Flytning af opgaver (MSO/MSB) Ved samme lejlighed er det blevet besluttet, at opgaverne til at alm. og udvidet helbredstillæg og personlige tillæg m.v. overflyttes pr. 1. januar 2013 og ikke pr. 1. februar, som var forventningen ved den oprindelige byrådsbeslutning. Det indstilles dermed, at der i 2013 flyttes 0,4 mio. kr. i budget fra MSO til MSB til håndtering af at alm. og udvidet helbredstillæg og personlige tillæg m.v. Dette svarer til punktet Flytning af opgaver i ovenstående tabel. Boligstøtte Ved byrådets vedtagelse af indstillingen vedrørende udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark den 24. august 2011 er det vedtaget, at sagsbehandlingen af indskudslån flyttes fra MSO til MBK. Indskudslån behandles i dag som en delopgave af Boligstøttekontoret. Myndighedsansvaret for tildeling af boligstøtte ligger fremover i Udbetaling Danmark, men grundet kommunal medfinansiering af opgaven, vil der skulle budgetlægges og foretages afregning af den kommunale finansieringsandel på boligstøtteudgifterne. Da der i forbindelse med udmøntningen af lov om etablering af Udbetaling Danmark ikke er personaleressourcer tilbage i MSO til håndtering af boligstøtteområdet, er det aftalt mellem MSO og MKB, at hele ydelsesbudgettet vedr. boligstøtte flyttes fra MSO til MKB. Området er i dag defineret som ikke styrbare overførselsudgifter. Borgmesterens afdeling er dog i gang med at udarbejde en analyse af overførelsesområdet jf.: Udover ovenstående analyser er forligspartierne enige om at anmode Borgmesterens Afdeling og de relevante magistratsafdelinger om at udarbejde en analyse af de ikke-styrbare overførselsudgifter frem til sommeren Analysen har til formål at beskrive, i hvilket omfang de enkelte ikke-styrbare overførselsudgiftsområder indeholder elementer af styrbarhed/påvirkelighed, som eventuelt bør føre til en æn- Side 3 af 9

4 dret styring af områderne, således at det årlige økonomiske tab kan nedbringes. Forligspartierne er enige om, at analysen af overførselsudgifter blandt andet skal have et særligt fokus på sygedagpenge- og førtidspensionsområdet herunder de konkrete håndtag, der kan tages i anvendelse for i højere grad at undgå, at borgere - ikke mindst de unge kommer på varig forsørgelse 1. I analysen fra 2011 er baggrunden for status som ikke styrbar for boligstøtte (boligydelse og boligsikring) anført som boligydelsen (boligsikringen) er lovbestemt og afhænger af ikke-styrbare forhold som bl.a. ansøgerens indtægts- og formueforhold samt af boligens størrelse. Dertil kommer følgende vurdering af graden af styrbarhed udgiftsniveauet kan ikke umiddelbart påvirkes, da udbetaling sker efter ansøgning fra den enkelte borger. Udbetalingen sker efter takster, der er fastsat i loven. Der kan dog i enkelte tilfælde indgå skøn over huslejens størrelse i beregningen, men dette må ikke ske ud fra hensyn til den kommunale økonomi. KMD systemer I den oprindelige indstilling vedrørende udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark den 24. august 2011 blev det beskrevet, at der skulle arbejdes videre med de økonomiske konsekvenser i forhold til it-delen. Der er nu udarbejdet en plan for konkurrenceudsættelse af it-understøttelsen af ydelsesområderne. Tidsplanen er som følger: Barselsdagpenge første halvår 2013 Folke- og førtidspension første halvår 2014 Familieydelser første halvår 2015 Boligstøtte andet halvår 2015 Aarhus Kommunes skal fortsat have systemunderstøttelse af opgaverne, indtil udbuddet af de enkelte systemer er gennemført og Aarhus Kommunes vederlagsforpligtelse til KMD fortsætter indtil udbuddet er gennemført. AaK s nuværende kontrakt med KMD på systemerne ud- 1 Side 4 af 9

5 løber i 2013, men kan forlængelse i yderligere to år, dog med en ikke uvæsentlig stigning i udgiften. Tilbage i 2008 indgik AaK en 6-årig aftale med KMD omkring en række IT-systemer. I kontrakten indgår en række prisstigninger, som Byrådet besluttede at kompensere magistratsafdelingerne for dvs. til og med Det indstilles, at magistratsafdelingerne kompenseres for disse stigninger i perioden , som fremkommer af, at kontrakterne skal forlænges. Kompensationen fremgår af nedenstående tabel: Tabel 2: Merudgifter vedr. KMD systemerne i 2014 (2013 p/l) (1.000 kr p/l) 2014 MSO Sociale pensioner 742,7 Boligstøtte 1.022,7 MSB Barselsdagpenge 60,0 Sygedagpenge 543,0 MKB Børnefamilieydelser 78,6 Underholdsbidrag 143,7 Rabat 5 pct. -129,5 I alt 2.461,2 Bemærkning: Rabatten på 5 pct. fremkommer som følge af en aftale mellem KOMBIT og KMD, hvor kommunerne fra 1. januar 2013 til 31. december 2016 ydes en ekstraordinær rabat på 5 % af den til enhver tid værende listepris på KMD Boligstøtte, KMD Børnefamilieydelser, Dagpengesystem/ KMD OPUS Barsel, KMD Social Pension og KMD Underholdsbidrag. De budgetmæssige konsekvenser mellem magistratsafdelingerne er vist i nedenstående tabel: Tabel 3: Budgetflytninger vedr. KMD systemerne (2013 p/l) (mio. kr p/l) MSO -15,92-15,92-15,92-15,92 MSB 0,57 0,57 MKB 15,92 17,81 17,81 15,92 BA -2,46-2,46 I alt 0,00 0,00 0,00 0,00 Der lægges op til, at budgettet vedr. IT systemerne herunder kompensationsmodellen evalueres i Side 5 af 9

6 Det indstilles ligeledes, at der udarbejdes en kompensationsmodel, således at MSB og MKB kompenseres af kommunekassen for eventuelle merudgifter som følge af Udbetaling Danmarks brug af systemerne. For MSB s fagsystemer gør der sig et særligt forhold gældende, da KMD-sygedagpengesystemet omfatter styring og håndtering af både sygedagpenge og barselsdagpenge. Håndteringen af barselsdagpenge skal fra 1. januar 2013 overgå til Udbetaling Danmark, mens MSB fortsat varetager håndteringen af sygedagpenge. Det har været forsøgt at foretage en deling af budgettet til KMD-Sygedagpenge, således at andelen vedr. barselsdagpenge skulle flyttes til MKB, men dette har vist sig at være en kompliceret flytning med efterfølgende administrativ belastning for de to magistrater. Det indstilles derfor, at budgettet til KMD-sygedagpenge bliver liggende i MSB i en to årig periode, hvorefter der foretages en vurdering af en budgetoverførsel mellem MSB og MKB vedrørende barselsdagpengedelen, da denne efter 2015 vil være en del af administrationsbidraget til Udbetaling Danmark, som budgetmæssigt ligger i MKB. Håndtering af systembreve Udover de kontraktligt fastsatte udgifter til KMD systemerne, påløber der i forbindelse med brugen af systemet en række outputudgifter til systembreve. Systembreve er de breve som KMD håndterer for Aarhus Kommune, dvs. de står for print, kuvertering og forsendelse. Dette punkt skal håndteres forskelligt for MSO og MSB. MSO Håndteringen af systembreve indgår som tidligere nævnt som en del af budgettet til fagsystemerne. Der er knyttet en udgift til håndteringen af systembrevene. Hertil kommer tilhørende portoudgifter. For MSO gør det sig gældende, at budgettet til porto er en del af den pulje, der er afleveret til MKB til betaling af administrationsbidraget. Det betyder, at portoregninger fremadrettet kun kan betales af denne pulje og ikke af budgettet til fagsystemerne. En delmængde af MSO s budget til håndtering af systembreve og porto dækker udgifterne i forbindelse med opgaverne med alm. og udvidet helbredstillæg og personlige tillæg m.v. Det indstilles, at der udarbejdes en kompensationsmodel vedr. disse udgifter fremadrettet, således at MSB kompenseres for de udgifter, de kan dokumentere ved udførelsen af disse opgaver, som bliver tilbage i Aarhus Kommune. Side 6 af 9

7 Der lægges op til, at der efter en overgangsperiode tilsvarende perioden med KMD systemerne permanent flyttes budget fra puljen til Udbetaling Danmark til MSB, når det er muligt at dokumentere niveauet. MSB Det indstilles, at MSB s udgifter til håndtering af systembreve herunder portoudgifter vedr. barseldagpenge fremadrettet ligeledes skal være omfattet af den kompensationsmodel, der er beskrevet i afsnittet om KMD systemerne. På dette område skal der ligeledes foretages en vurdering af en budgetoverførsel mellem MSB og MKB vedrørende barselsdagpengedelen, da denne efter 2015 vil være en del af administrationsbidraget til Udbetaling Danmark, som budgetmæssigt ligger i MKB. Flytning af arkiv I forbindelse med opgaveoverdragelsen til Udbetaling Danmark (UDK) skal arkiverne blive i kommunerne og UDK skal kunne rekvirere sager/dokumenter fra kommunerne på de overførte sagsområder. I forhold til sagsområderne - Familieydelse, Boligstøtte og Folkepension foreslås det, at arkiverne samles med personalearkivet fra Lønhuset, således at arkivopgaven optimeres og der bruges færrest ressourcer på opgaven. De samlede udgifter ved denne løsning udgør: Tabel 4: Udgifter vedrørende arkiv opgaven (2013 p/l) (1.000 kr p/l) Lønudgifter (UDK andel) Husleje Flytteomkostninger 265 Nedlæggelse af arkiv i Frichsparken 25 I alt Da de nuværende ressourcer vedr. sagsområderne Familieydelse, Boligstøtte og Folkepension har løftet arkivopgaven vil det være naturligt at finde finansieringen til ovenstående i den samlede pulje til betaling af administrationsbidraget. Ressourceforbruget evalueres og der lægges op til at der i MSB tages stilling til den fremtidige arkivhåndtering primo Side 7 af 9

8 Som det fremgår af tabellen er der ikke taget højde for en eventuel merudgift til husleje i forbindelse med samling af arkivopgaven. Det indstilles, at budgettet overføres til MSB når dette kendes og der lægges op til at det er MSB, der selv tager initiativ til overførslen. Udskydelse af overdragelsestidspunktet Udbetaling Danmarks styregruppe har besluttet at udskyde overdragelsestidspunktet for sagsområderne folkepension, førtidspension og boligstøtte fra 1. februar til 1. marts Det er dog aftalt mellem MSB og MSO, at opgaven vedr. alm. og udvidet helbredstillæg og personlige tillæg m.v. flyttes fra MSO til MSB pr. 1. januar 2013 jf. afsnittet Flytning af opgaver (MSO/MSB). Den oprindelige byrådsindstilling er udarbejdet med udgangspunkt i, at det var overtagelse den 1. februar og der er dermed overført budget fra henholdsvis MSO og MSB til puljen til administrationsbidraget gældende for 11 måneder. Dette er ligeledes gældende for den interne flytning af personaleressourcer mellem MSO og henholdsvis MSB og MKB. Denne flytning skal korrigeres efter nedenstående tabel: Tabel 5: Konsekvenser ved udskydelse af overdragelsestidspunktet (2013 p/l) Til MSB MSO MKB UDBDK Netto Fra kr kr kr kr kr. MSB MSO MKB 0 0 I alt (netto) Puljen til UDK ligger i MKB, hvorfor de to sidste kolonner (MKB og UDBDK) er samlet under MBK i den samlede oversigt i afsnittet Beslutningspunkter. 2 essen_for_kommunerne/nyhedsbrev/2012/1_2012 Side 8 af 9

9 Bilag 1: Effekter i overslagsårene (2013 p/l) 2013 (mio. kr.) p/l STYRBARHED MSO MSB MKB UDK BA I alt Bemærkning Flytning af opgaver (MSO/MSB) Styrbart -0,43 0,43 0 KMD systemer Styrbart -15,92 15,92 0 Flytning af arkivet Styrbart 0,49-0,49 0 Bilag 5 Udskydelse af overdragelsestidspunktet Styrbart 2,47 0,12-0,33-2,25 0 I alt -365,94 27,67 341,01-2,74 0,00 0, (mio. kr.) p/l STYRBARHED MSO MSB MKB UDK BA I alt Bemærkning Flytning af opgaver (MSO/MSB) Styrbart 0 KMD systemer Styrbart -15,92 0,57 17,81-2,46 0 Flytning af arkivet Styrbart 0,25-0,25 0 Bilag 5 Udskydelse af overdragelsestidspunktet Styrbart 0 I alt -367,97 27,45 343,23-0,25-2,46 0, (mio. kr.) p/l STYRBARHED MSO MSB MKB UDK BA I alt Bemærkning Flytning af opgaver (MSO/MSB) Styrbart 0 KMD systemer Styrbart -15,92 0,57 17,81-2,46 0 Flytning af arkivet Styrbart 0,23-0,23 0 Bilag 5 Udskydelse af overdragelsestidspunktet Styrbart 0 I alt -367,97 27,43 343,23-0,23-2,46 0, (mio. kr.) p/l STYRBARHED MSO MSB MKB UDK BA I alt Bemærkning Flytning af opgaver (MSO/MSB) Styrbart 0 KMD systemer Styrbart -15,92 15,92 0 Flytning af arkivet Styrbart 0 Bilag 5 Udskydelse af overdragelsestidspunktet Styrbart 0 I alt -367,97 26,63 341,35 0,00 0,00 0,00 Side 9 af 9