Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Lars Nielsen, formand Kim Randrup, næstformand (afbud) Jørn Nielsen Jens Hoffmann Lone Krogsgaard

Transkript

1 Boligselskabet Rosenvænget Referat af organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 2. oktober 2014 kl i mødelokalet Rosenvænget beliggende Heimdalsvej 7 C, 3600 Frederikssund Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra Energi- og Miljøudvalget Personaleforhold Generel orientering Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Markedsføring og synlighed Nyt fra afdelingerne Rosenvænget 08/ Heimdalsvej 08/ Birkevænget 08/ Haragergård 08/ Græse Bakkeby 08/ Æblelunden etape 2 (08/32) Rosenfeldt 08/ Præstevænget 08/ Nybyggeri - Smørum Ansøgninger Ansøgning om midler til dækning af altanafdækning i Askly 08/ Ansøgning om midler til dækning af snefang i afd. 08/04, 08/16, 08/20, 08/21 og 08/ Ansøgning om midler til etablering af nedgravede affaldsbeholdere Ansøgning om midler til uddannelse af synsteam i energioptimering Ansøgning fra Købmanden afd. 08/06, om ændring af erhvervslejemål Mødeplanlægning Mødedatoer for resten af Dato for seminar omkring sammenlægninger af afdelinger Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Lars Nielsen, formand Kim Randrup, næstformand (afbud) Jørn Nielsen Jens Hoffmann Lone Krogsgaard Karin Thomsen Erik Kjærsgaard Gert Olsen Gitte Seier Kristian Leonhart (afbud) Øvrige deltagere: Kim Brokmann, Kundechef Britt Vogt, Servicekoordinator Side 1 af 8

2 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen med et ekstra punkt Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 15. maj Bestyrelsen godkendte referatet. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Formanden takkede for en god studietur 18-20/ Sidste org.møde var den 11/6-14 og umiddelbart efter blev der afholdt Landskonference i Nyborg, som gik godt. Der var møde lige inden Landskonferencen omkring logoer. Lars fortalte at der afholdes formandsmøder hver 14. dag og at det er blevet besluttet at der nu også afholdes et formandsmøde med formandsskabet fra Halsnæs Ny Boligselskab en gang om måneden. 18/6-14 var der møde i referencegruppen. Den største ting der havde været på det møde var omkring kundeservice. Græse projektet er nu kommet så langt at der pt. er 3 emner tilbage som der arbejdes videre med. Næste møde er i starten af november. 12/8-14 var der ekstraordinært afdelingsmøde i Birkevænget omkring renoveringen med Jan Storgaard fra Domea byg og arkitekterne. Det forventes at byggesagen kan startes op i januar En beboer har klaget over fremgangen i sagen og han mener ikke der har stået ordret at der skulle stemme omkring det. Beboeren har nu sendt sin sag til beboerklagenævnet i kommunen. Der afventes pt. et svar i sagen. 13/8-14 havde vi besøg fra Vejle, hvor de kom for at se og høre om vores servicecenter. 28/8-14 var der regionalt formandsmøde til bla. at finde ud af hvilke emner der kunne tages op på de kommende Regionsmøder her i efteråret. 3/9-14 holdt Lars og Kim R. møde med Lars Gruby og Thomas Holluf, hvor der blev drøftet forskellige emner som bla. at man ønskede at få afsluttet DFB Slangerup, Renoveringssagen 08/05 og 08/25 samt arbejdsredskabet Easy Projekt mv. Side 2 af 8

3 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Domeas bestyrelse har fået nogle nye medlemmer og er godt i gang. Der afventes nu ku et nyt medlem yderligere som afløsning for Kirsten Malinowski fra DFB som er fraflyttet. Bestyrelsen havde haft besøg af en mand fra PKA som fortalte om hvordan det er og kan være, at være i en bestyrelse. Bestyrelsen er nu i gang med at drøfte forskelligt i forbindelse med et kommende strategiseminar. Karin fortalte også at tallet for 1. gangs rykker for nuboende lejeres husleje er faldet det sidste år. 3.3 Orientering fra Energi- og Miljøudvalget Bilaget med målsætninger blev gennemgået og der var en snak om de forskellige ting med vand, varme og el. Lone fortalte også at man vil uddanne synsteamet så de kan lave noget mere energioptimering ifbm. fraflytninger. Der bliver også en studietur hvor kommunen står for bussen og hvor vi står for forplejningen. Man skal starte med at se vores affaldshåndtering i afdeling 08/06 og så skal man videre til Gislinge og se noget affaldshåndtering. 3.4 Personaleforhold Generel orientering (Lukket punkt) 3.5 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Ejendomsmester Birger Sørensen er valgt som arbejdsmiljørepræsentant for Servicecenter Frederikssund. 4 Markedsføring og synlighed Vi er i gang med at få lavet Boligselskabet Rosenvængets egen hjemmeside. Der er indgået aftale med en udbyder, der kan opsætte hjemmesiden og hjælpe os i gang med gode råd og lidt oplæring. Det bliver Ida Holgersen og Britt Vogt, der vil stå for hjemmesiden. Vi har på nuværende tidspunkt købt domænenavnet Det er ikke meningen, at den skal afløse Domeas hjemme- Side 3 af 8

4 side, men være et supplement. Den nye hjemmeside er også tiltænkt, at kunne bruges til, at sende nyhedsbreve til beboerne. Bestyrelsen bør overveje en større markedsføring i det daglige, forstået på den måde at Rosenvænget ikke er så synlige, i Frederikssund og omegn. Det kan være simple ting som logo på tøj, computertasker, kuglepenne osv. Karin Thomsen tilkendegav at det var en dårlig idé at man opretter en ny hjemmeside, da Karin mener at selskabets hjemmeside hos Domea kan opfylde de samme behov. Det blev præciseret, at den nye hjemmeside ikke skal træde i stedet for den via Domea. Der vil blive en masse links imellem de to. Når den nye hjemmeside er taget i brug vil vi lave en opfølgning på et forsat behov. Men i markedsføringens navn tror vi, at vi kan få noget mere lokalt reklame. Det blev besluttet at man vil lave noget mere dagligdags markedsføring af Servicecenter Frederikssund i form af kuglepenne, muleposer mv. 5 Nyt fra afdelingerne 5.1 Rosenvænget 08/25 Der er ikke i driften modtaget yderligere information om byggesagens afslutning. Der er kommet ny byggeledelse. Mangor og Nagel vil yde en stor indsats for at få sagen lukket og det forventes at den er afsluttet inden for 3 mdr. Efter udsendelsen af indkaldelsen har bygherrer indsendt ansøgning, som behandles under et ekstra pkt Heimdalsvej 08/05 Der afventer en redegørelse fra Domea. Denne forventes at komme inde for ca. 1 mdr. Der er kommet flere forslag fra Bjerg arkitekter, på hvad man kan lave med de to huse på Heimdalsvej Afventer Bestyrelsens behandling af forslagene. 5.3 Birkevænget 08/16 Der er blevet truffet en beboerbeslutning om renovering til passivhus. En beboer har påklaget fremgangsmåden og mener, at det er ulovligt og ønsker dermed byggesagen stoppet. Det er kundechefens vurdering, at alt er foregået efter forskrifterne. Der er nedsat et byggeudvalg, som træffer beslutning om materialevalg og lign. Byggesagen styres af Domea Byg. (Jan Storgaard). Byggestart afhænger af byggeudvalgsmøderne. Der er ansøgt om midler via egen trækningsret ca. kr. 4 mill. Side 4 af 8

5 Ovennævnte blev taget til efterretning. Lone tilføjede at man er i gang med at se på vinduer og døre. 5.4 Haragergård 08/52 Afventer Landsbyggefonden. Der ses her ud over på en renovering af familieboligen på Nygade 12. Der vil højst sandsynligt blive udskiftet vinduer og belægning. Orienteringen blev taget til efterretning og det blev tilføjet at kommunen indfrier restgælden i aktivitetshuset 8-48 og overdrager dette til Boligselskabet. Aktivitetshuset skal lægges sammen med Haragergård 08-52, således at det kan benyttes som beboerhus for afdelingen. Der blev snakket om ungdomsboligerne på Hammerichvej som er i rigtig dårlig stand, men vi afventer helhedsplanen for afdelingen. 5.5 Græse Bakkeby 08/26 Orientering gives på mødet. Vandprojektet er i gang og Gert oplyste, at man var forsinket og han mente det skyldes for få medarbejdere til at udfører arbejdet. Mht. helhedsplanen så kører den sin gang med udvælgelsesprocessen. Bestyrelsen tog derefter orienteringen til efterretning. Det er efterfølgende blevet oplyst af rådgiver at forsinkelserne skyldes manglende adgang til lejemålene. 5.6 Æblelunden etape 2 (08/32) Der er udfordringer med afleveringsforretningen på udearealerne. Der har været stor kritik fra driften, til det der er afleveret fra Bygs side. Det er udearealerne der er afleveret under al kritik. Der har også været ødelæggelser af arealerne på 1. etape ifbm. udskiftning af tankene. Faldunderlaget på den yderste del af legepladsen, ind mod det gamle er blevet ødelagt og legepladsen kan derfor ikke benyttes pt. I forbindelse med 1 års gennemgang af etape 1, har der kun været besøg i en opgang og de har ikke efterfølgende hørt hvad der sker eller hvornår. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og foreslog at byggeudvalget kunne tage ud og se hvordan det hele ser ud. 5.7 Rosenfeldt 08/21 Der er besluttet, at udskifte døre og vinduer. Det er planlagt til opstart i november og afsluttet inden jul. I forbindelse med udskiftning af vinduer, vil man også reno- Side 5 af 8

6 verer indvendigt. Bevilling til indvendig renovering har organisationsbestyrelsen tidligere godkendt. 5.8 Præstevænget 08/41 Der er besluttet at udskifte døre og vinduer. Det er planlagt til at blive udført fra uge Nybyggeri (Lukket punkt) 6 Ansøgninger 6.1 Ansøgning om midler til dækning af altanafdækning i Askly 08/51 Der ansøges om midler til dækning af altaninddækning. Se vedlagte ansøgning. Der ansøges om kr ,- Det vurderes fra driftens side, at det ikke kan gøres meget billigere. Bestyrelsen godkendte ansøgningen. 6.2 Ansøgning om midler til dækning af snefang i afd. 08/04, 08/16, 08/20, 08/21 og 08/25 Der ansøges om snefang i afd. 08/04, 08/16, 08/20, 08/21 og 08/25, da saltet er hårdt ved beplantningen på udsatte områder. Der ansøges om kr ,- Bestyrelsen godkendte ansøgningen. 6.3 Ansøgning om midler til etablering af nedgravede affaldsbeholdere På vegne af Energi- og Miljøudvalget ansøges der om midler til etablering af nedgravede affaldsbeholdere til dagrenovation på en samlet beløb på kr ,-. Se vedlagte ansøgning og regneark. Bestyrelsen godkendte ansøgningen. 6.4 Ansøgning om midler til uddannelse af synsteam i energioptimering På vegne af Energi- og Miljøudvalget ansøges der om midler til at uddanne synsteamet i energioptimerende klargøring af lejligheder samt beboerkampagne for energibesparende adfærd. Se vedlagte ansøgning. Der ansøges om kr ,- Side 6 af 8

7 Bestyrelsen godkendte ansøgningen, men det skal dog bemærkes, at uddannelsesfonden dækker uddannelse, så midlerne på kr ,- er til beboerkampagne. 6.5 Ansøgning fra Købmanden afd. 08/06, om ændring af erhvervslejemål Se vedlagte ansøgning. På nuværende tidspunkt betaler Købmanden kr. 364,- ex. Moms pr. m2. Til sammenligning betaler Servicecenteret kr. 670,- ex. Moms pr. m2. Bestyrelsen besluttede, at man ikke kan godkende ansøgningen, da man ikke mener at et Pizzaria vil passe ind i området. 6.6 Ansøgning om garanti vedr. renoveringssagen 08/25 Byggeherrer Brian Hartmann har anmodet organisationsbestyrelsen om en garanti for kr. 25 mill., som udgør ekstra arbejde ifbm. byggesagen. Ekstra arbejde, som organisationsbestyrelsen løbende har givet accept til. Det blev oplyst af Kundechefen, at man ikke i dispositionsfonden havde midler til en kontant afregning. Finansieringen må finde sted via lån i afdelingen og en årlig ydelse hertil er anslået til ca. kr. 1,3 mill. pr. år. Bestyrelsen gav deres accept og man vil betale første års ydelse og herefter se på en nedtrapning således, at ydelsen overgår til afdelingen selv. Baggrunden her for, er den lave m2 husleje i forhold til andre afdelinger i selskabet. Bestyrelsen og driften kritiserede Byg, for at afleverer ansøgning og materialet 6 timer før bestyrelsesmødet. På baggrund af den sene ansøgning vil der derfor først blive lavet en nedtrapningstabel til næste møde, samt fundet ud af, hvor mange midler der er på henlæggelser i afdelingen, således at lånebeløbet måske ikke vil udgøre kr. 25 mill. 7 Mødeplanlægning 7.1 Mødedatoer for resten af 2014 Følgende møder og arrangementer er berammet for resten af Bestyrelsesmøde kl , Heimdalsvej 7 C 7.2 Dato for seminar omkring sammenlægninger af afdelinger Formandsskabet har fastsat en dato, for et seminar omkring sammenlægninger af afdelinger. Seminaret er fastsat til datoen fredag den fra kl. ca til lørdag den kl. ca. 9.00/10.00 på Bautahøj. Der ønskes en forhåndstilkendegivelse af, om det vil være muligt for den enkelte, at deltage i det kommende seminar på ovenstående dato. Efterfølgende vil indkaldelse med program blive fremsendt hurtigst muligt til organisationsbestyrelsen samt alle formænd i Boligselskabet Rosenvænget. Erik Kjærsgaard og Karin Thomsen tilkendegav, at de ikke kan deltage på datoen for det planlagte seminar. Af hensyn til program er det desværre Side 7 af 8

8 ikke muligt at ændre det til fredag eftermiddag, som Gitte forespurgte på. Program og tilmelding vil blive udsendt hurtigst muligt og med kort frist for tilmelding. 8 Eventuelt Karin Thomsen tilkendegav, at det kunne være en god ide at komme på en rundvisning i de forskellige afdelinger. Vi blev enige om, at det var noget man kunne forsøge at få arrangeret til foråret. Lars takkede for god ro og orden. Referent: Britt Vogt, den Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Lars Nielsen Side 8 af 8