Hvor er virksomhederne i forhold til kontraktstyring? Ved partner Ole Nørgaard, Bech-Bruun

Transkript

1 Hvor er virksomhederne i forhold til kontraktstyring? Ved partner Ole Nørgaard, Bech-Bruun

2 2 Emner Bech-Bruun s survey om kontraktstyring Hvor er virksomhederne relation til kontraktstyring? Hvordan kommer virksomheden i gang med kontraktstyring? PACTIUS et nyt bud på et Contract Management værktøj

3 3 Bech-Bruun s survey om kontraktstyring Survey i august spørgeskemabesvarelser 278 private virksomheder (69%) og 124 offentlige virksomheder (31%) Omsætning: Fra op til 50 mio. kr. (ca. 17,5%) til +1 mia. kr. (ca. 32%) Alle typer af brancher (ex.): Handel/detail Produktion IT Finansielle virksomheder Rådgivningsvirksomheder Offentlige virksomheder

4 4 Hovedkonklusioner Generelle udfordringer og potentielle gevinster 84% 57% 50% 76% Vurderer, at de kan opnå gevinster ved bedre kontraktstyring Har ingen kontraktpolitik Oplever udfordringer ved brugen af kontraktstyringssystemer Planlægger at øge fokus på kontraktstyring Af de 39%, som prioriterer bedre håndtering af kontrakter højere end sidste år: 64% 42% 40% 34% Ønsker bedre compliance Mangler overblik og koordinering Ønsker bedre fornyelsesrater og sikring af prisreguleringer Ønsker at reducere tid og ressourcer brugt på kontraktstyring Kilde: Bech-Bruuns analyse vedrørende kontraktstyring, august 2015, baseret på 439 besvarelser fra danske virksomheder og myndigheder.

5 5 Hvordan kommer virksomheden i gang med kontraktstyring? Hovedelementer Risikoanalyse af virksomhedens (væsentligste) aftaler Hvilke aftaler er væsentlige? Hvilke risici er der forbundet hermed: High risk, medium risk og low risk? Identificer væsentlige indsatsområder! Værktøjer Contract Policies (generelle og kontraktspecifikke) Standardkontrakter og vilkår udarbejdes for relevante kontrakttyper Tjeklister Struktureret/systembaseret kontraktstyring Brug af Contract Management Tool Uddannelse og træning af medarbejdere

6 6 Contract Policies Hvilke aftaler skal være omfattet? Alle kontrakter (uanset titel og form) (i) over en vis værdi, (ii) med en vis løbetid eller (iii) af en vis type Hvilke afvigelser kan under ingen omstændigheder accepteres? Afhænger af virksomhedens forhandlingsposition. Keep it simple Hvem skal godkende afvigelser fra den vedtagne politik? Det kan være en forhandlingsmæssig fordel at have en bevidst, erklæret kontraktpolitik. Hvilke forhold skal omfattes af politikken? Nogle forhold er generelle og kan gælde for alle kontrakter. Eks. lovvalg, tvistløsning. Nødvendigt med specifik politik for hver væsentlig kontrakttype vedr. fx kredittider, ansvarsbegrænsninger, løbetid, minimumskøb etc.

7 Hurtig, effektiv og nem kontraktstyring Et Bech-Bruun-produkt

8 8 Mange forskellige kontraktstyringssystemer Indkøb (SRM) Udgangspunkt i virksomhedens øvrige indkøbssystemer Administration (ERP) Udgangspunkt i virksomhedens økonomi- og ressourcesystem Uafhængigt kontraktstyringssystem Udgangspunkt i kontraktstyring og uafhængig af andre systemer (PACTIUS) Salg (CRM) Udgangspunkt i virksomhedens øvrige salgssystemer Dokument (ESDH) Udgangspunkt i virksomhedens dokumentarkiv (fx Sharepoint)

9 PACTIUS De ti bud 1. Nemt og enkelt at styre og følge op på alle kontrakter. De bliver tilgængelige og søgbare (også efterfølgende underog tillægsaftaler). 2. Hurtigt og intuitivt at bruge (kræver blot smartphone/tablet/pc eller Mac og internetadgang). 3. Automatiske notifikationer når en opgave snart skal løses, eller en frist nærmer sig. 4. Differentieret adgang til individuelle forretningsenheder og/eller funktioner. 5. Alle typer af kontrakter (både simple og komplekse) kan håndteres af systemet. 6. Fleksibelt og fuldt skalérbart både funktionsmæssigt, kvantitativt og på antal brugere. 7. Ingen særlige system- eller implementeringskrav og kan integreres til eksisterende it-systemer. 8. Driftsafvikles på den ISO-certificerede Microsoft Azure-platform*. 9. Data opbevares sikkert og fortroligt (i overensstemmelse med EU-persondataregulering). 10. Konkurrencedygtig pris, der afregnes månedligt og inkluderer drift og support. * Se nærmere på

10 Den grundlæggende struktur i PACTIUS KONTRAKTER Alle typer af kontrakter FORPLIGTELSER Alle typer af forpligtelser OPGAVER (under hver Forpligtelse)

11 Funktioner i PACTIUS: Kontraktoverblik Med PACTIUS får du en simpel oversigt over alle dine kontrakter med nem mulighed for at søge eller filtrere i kontrakterne. Du kan nemt tilføje, vedligeholde og slette kontrakter med et enkelt klik på oversigtsbilledet eller eksportere oversigten til Excel.

12 Funktioner i PACTIUS: Forpligtelser Du kan for hver kontrakt tilføje forpligtelser, der skal opfyldes i kontraktens løbetid. Det kan både være leverandører samt kunders forpligtelser og virksomhedens egne. Forpligtelser kan være enkeltstående (fx milepæle, leverancer og optioner), periodiske (fx servicemål og årlige audits) eller andet (fx reaktionstider).

13 Funktioner i PACTIUS: Opgaver En forpligtelse kan være en tilbagevendende begivenhed og dermed fx en årlig opgave. Med PACTIUS kan du nemt få en oversigt over egne og andres opgaver samt se, om opgaven er løst til tiden eller ej. Du kan desuden vælge, om der skal tilknyttes dokumentation for, at en opgave kan betragtes som opfyldt.

14 Funktioner i PACTIUS: Dokumenter Du kan uploade et ubegrænset antal dokumenter til den enkelte kontrakt. Dokumenterne kan inddeles i kategorier, som du selv definerer fx hovedkontrakt, bilag, mailkorrespondance og mødereferater. Du kan markere dokumenter som "vigtige" og søge blandt alle dine kontrakter enten på kategori eller ved en fritekstsøgning på udvalgte ord.

15 Simpel implementering af PACTIUS 1. Opsætning 2. Upload 3. Go live Køb af licens/abonnement. Analyse af behov. Kontraktstruktur tilpasset virksomheden. Differentieret adgang. Andre konkrete tilpasninger. Indsamling/indscanning af alle kontrakter. Indtastning af kontraktdata og relevante opfølgningspunkter (leverancer, milepæle, servicemål, prisjustering, forlængelser, opgaver mv.). Datakonvertering. Navngivne brugere. Hele virksomhed eller enkelte afdelinger og funktioner. Disciplin. Integration med ERP, CRM og SRM-systemer.

16 Månedlig afregning baseret på antal brugere PACTIUS betales månedligt baseret på antallet af brugere. Betalingen dækker licensafgift, hosting, vedligeholdelse, support og opbevaring af data. 299 kr./måned Behov for et tilbud? Inkluderer adgang til systemet, drift, support og én bruger. 149 kr./ekstra bruger/måned. Hvis I er en stor virksomhed med behov for flere end 50 brugere, kommer vi gerne med et skræddersyet tilbud. Alle priser er vejledende og ekskl. moms.

17 Spørgsmål? 17

18 18 Kontakt Ole Nørgaard Partner København M&A Corporate T M E ono@bechbruun.com København Danmark Aarhus Danmark Shanghai Kina T