Forretningsorden og opgaver i Senior Erhverv Vestegnen (Besluttet på bestyrelsesmøde den 15. november 2012.) 1 af 11

Transkript

1 1 af 11 Forord På den ordinære generalforsamling vælges bestyrelsen for Senior Erhverv Vestegnen. Der vælges 7 bestyrelsesmedlemmer. På konstitueringsmøde vælger bestyrelsen blandt sine medlemmer formand, næstformand, og kasserer. Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse. Kandidater, der ønsker valg til bestyrelsen, skal gøres bekendt med: *Forretningsorden og opgaver for bestyrelsen i Senior Erhverv Vestegnen* Det forventes af bestyrelsesmedlemmerne, at de vil ofre nødvendig tid og tilegne sig indsigt i, hvordan bestyrelsen skal fungere og hvilke opgaver bestyrelsen har, samt gør sig fortrolig med foreningens vedtægter. At være bestyrelsesmedlem i Senior Erhverv Vestegnen er en unik mulighed for at påtage sig ansvar og lederskab i en forening med mange medlemmer og et omkostnings-budget på kr ,- til ca. kr Dette vil med engagement være personligt udviklende og gøre enhver bedre rustet til at påtage sig nye erhvervsaktiviteter.

2 2 af 11 Bestyrelsen Formanden repræsenterer foreningen udadtil og kan uddelegere opgaver til næstformanden og/eller andre bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen skal efterfølgende orienteres om delegeringen. Bestyrelsens møder Bestyrelsesmøderne ledes af formanden. Næstformanden fungerer i formandens sted ved dennes fravær. Formanden indkalder til møder i bestyrelsen med angivelse af dagsorden med mindst fem dages varsel. Bestyrelsen afholder møder, så ofte formanden finder anledning dertil, dog mindst 10 gange årligt. Møde afholdes endvidere såfremt der fremsættes begæring herom af mindst to andre medlemmer af bestyrelsen. Ethvert medlem kan foranledige punkter sat på den skriftlige dagsorden. Punkterne kan løbende meddeles skriftlig til formanden. Sager, der ikke er sat på dagsordenen, kan kun behandles, såfremt bestyrelsen er beslutningsdygtig og samtlige fremmødte samtykker heri. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsen er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal. Det tilstræbes dog at beslutninger tages i enighed. I tilfælde af stemmelighed er formandens og i dennes forfald næstformandens stemme den afgørende. Bestyrelsesmøder er tilgængelige for foreningens medlemmer. Dog kan formanden forlange lukkede møder, når/hvis personfølsomme emner skal drøftes.

3 3 af 11 Efter hvert møde skrives et referat, som skal indeholde følgende: 1. Dagsorden for mødet 2. Tid og sted for mødet 3. Hvem som deltog i mødet 4. Hvem som skrev referat 5. Referat af stedfundne forhandlinger og trufne beslutninger 6. Ethvert medlem kan forlange at få sin mening ført til referat 7. Ethvert medlem kan ved afstemning, der ikke er enstemmig få sin stemme ført til referat. 8. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsesmedlemmerne inden udsendelse til alle medlemmer. Bestyrelsens ansvar og opgaver Er at sørge for at: Opdatere vedtægter i overensstemmelse med retningslinjer fra SFR Generalforsamling indkaldelse, dagsorden, referat Udarbejdelse af budget Forestå bogføring samt regelmæssig følge op på regnskab og økonomi Revision Suppleringsform Tegning af foreningen/fuldmagter Kriterier for medlemskab Kontingent Eksklusion af medlemmer Opfølgning på arbejdsgrupperne aktiviteter

4 4 af 11 Organisering af arbejdsgrupper Definition og uddelegering af gruppernes opgaver Gruppens medlemmer vælger en tovholder, der godkendes af bestyrelsen. Er tovholderen ikke medlem af bestyrelsen, påhviler det ham/hende at deltage som observatør i bestyrelsen. Udarbejder målsætninger i samarbejde med arbejdsgrupperne, som udarbejder egne handlingsplaner. Pressekontakt Udstikker retningslinjer for hvem, hvordan, hvornår. Tilsyn med og opfølgning på arbejdsgruppernes arbejde Rapportering af aktiviteter til bestyrelsesmøder. Rapportering af gruppernes udgifter. Evaluering af resultater i forhold til resultatmål. Sparringpartner i nye tiltag. Bestyrelsen skal desuden Have adgang til alle arkiver/oplysninger for alle arbejdsgrupper. Oprette ad hoc grupper til løsning af specifikke opgaver. Ved eksempel skabe positiv vi kan atmosfære.

5 Ansvar og opgaver for medlemsgrupper: 5 af Medlemsservice 2. Virksomhedsservice 3. Administration og IT 4. Pr & Markedsføring Denne udgave erstatter evt. tidligere, og opdateres løbende 16. august 2012

6 6 af Medlemsservice er ansvarlig for en fortsat tilgang af nye medlemmer til foreningen Nye medlemmer bliver gjort bekendt med foreningens vedtægter Nye medlemmer bliver gjort bekendt med SFR krav til medlemmernes aktive deltagelse. Medvirker, sammen med PR gruppen, i udarbejdelse af rekrutteringsbrochurer. Planlægger medlemsaktiviteter, medlemsmøder Afholdelse af hvervemøder Nye medlemmers data indlægges i CV database Intro af nye medlemmer Det er her medlemsservice primære ressourcer skal sættes ind Der skal tages omhyggeligt hånd om nye medlemmer Efter hvervemøde at foretage personlig samtale med nye medlemmer og sørge for formularer med personlig data udfyldes m.m. Introducerer nye medlemmer til kontoret, hvad er hvor, edb log-in, printer/printerpapir etc. Fremstiller på første mødedag sammen med medlemmet navneskilt. Afklarer hvilken arbejdsgruppe der ønskes deltagelse i, og personligt introducerer det nye medlem overfor den valgte arbejdsgruppe. At være sparringspartner Kender den nye til dagpengesystemet, samt SFR selvaktiveringspulje, inkl. timelister. Straks at sætte fokus på job via en form for netværk Fokus på muligheder frem for begrænsninger. Lytte og forstå. Et godt budskab er: Vi har brug for dig i vort netværk, fordi du kan.. Budget udarbejdelse Gruppen laver sin egen forretningsorden, med udgangspunkt i en fast dagsorden Evaluering af perioden siden sidst Budget Status igangsatte opgaver Nye tiltag Dagsorden til næste møde Eventuelt. Det er bestyrelsens opgave at der altid er gruppemedlemmer nok, således ovenstående kan udføres.

7 2. Virksomhedsservice Målet for virksomhedsgruppen er at gøre virksomheder i området bekendt med hvad Senior Erhverv er og specielt hvad vi kan tilbyde af arbejdskraft, og løsningsmuligheder for virksomhederne. 7 af 11 Den primære aktivitet er at besøge virksomheder i området personligt. Der vil være forskellige indgangsvinkler til denne opgave, alt efter valgt mål og målgruppe, de aktuelle kompetencer hos SEV, og de personer der skal etablere kontakten. Uanset metoden der vælges, er det en grundlæggende regel, at kontakten planlægges grundigt inden, og at der altid er 2 personer ved virksomhedsbesøg. Sekundært at udsende periodiske nyhedsbreve med link til Kompetencekatalog Før, under og efter virksomhedsbesøg er foretaget. Åbningsbrev til virksomheden Visitkort (i samarbejde med PR gruppen) PC præsentation (i samarbejde med PR gruppen) Senior Erhverv brochure (i samarbejde med PR gruppen) Fakta om virksomhederne i området evt. via NN erhverv Jobprofiler af medlemmer Besøgsrapportering registrering i epim pro Opfølgningsbrev Planlægning af besøget Virksomheder, man ønsker at besøge, skal defineres Kontakt form udvælges: Mødebookning per telefon, uanmeldt besøg, eller introbrev Udarbejdelse af kontaktskema på virksomheden Vejledninger og retningslinjer til de enkelte kontaktformer. Der findes skriftlige vejledninger for hver kontaktform, samt opfølgning på kontakten. Det kan være følgende: Telefon Canvas Er udarbejdet Sidst redigeret: Oktober 2011 Uanmeldt besøg Er udarbejdet Sidst redigeret: Marts 2012 Desuden er der udarbejdet procedurer for andre måder at udføre virksomhedskontakt på. Ovenstående vejledninger kan findes på SEV s fællesdrev. Indsamling af og opfølgning på dokumentation og fakta om virksomhedskontakter. Der anvendes procedurer der sikrer en professionel og systematisk dokumentation af gruppens arbejdsområder. Der skal være de fornødne tekniske hjælpemidler til rådighed for virksomhedsbesøg, bl.a. transportable PC ere med trådløs netadgang, og telefoner. Alle virksomhedskontakter og besøg opsamles og dokumenteres i SEV s database EPIM. Det er nødvendigt at 2 3 kontorvagter er opdaterede med databasens funktioner, idet databasen er det værktøj der skal sikre opfølgning på virksomhedskontakter, udsendelse af kompetencekatalog, og dokumentation for netværkets arbejde. Databasen opdateres løbende efter besøgslister, og ajourføres direkte i den enkelte virksomheds data derefter. Det er virksomhedsgruppens ansvar at oplyse opfølgningsterminer og ændringer i de enkelte virksomheders oplysninger i databasen. Kontorvagterne sørger for det praktiske, indtastning af opfølgningsdato og formidling af påmindelser.

8 8 af 11 Ved henvendelser fra virksomheder om besøg, informationer eller aktuelle jobs, skal der også gives besked pr. mail til den/de ansvarlige for det aktuelle postnummer som virksomhedshenvendelsen tilhører. Der er udarbejdet en vejledning for virksomhedsopdatering i databasen m.v., som ligger på fællesdrevet. Der ligeledes udarbejdet procedurer for udsendelse af kompetence-katalog, CV-katalog, som også ligger på fællesdrevet. Øvrige opgaver At være initiativtager til at alle materialer er tidssvarende, og følger de generelle retningslinjer for CI med ref. til manualen udfærdiget af PR gruppen. At være initiativtager til eksternt nyhedsbrev med målgruppe: Virksomhederne i området. (Produktion af dette varetages af PR gruppen distribution af kontorvagten efter mailingliste fra Virksomhedsservice) Messedeltagelse og lokale events Budgetudarbejdelse Udarbejde målsætninger og statistik for virksomhedsbesøg og kontakter. Gruppen afholder samlet gruppemøder hver anden onsdag, og arbejder med virksomhedskontakter i den mellemliggende tid. Ved gruppemøder er der denne faste dagsorden: Velkomst og præsentation (når der er nye medlemmer) Godkendelse af referat fra forrige møde. Nyt fra bestyrelsen. Tilbagemelding og evaluering af perioden siden sidst. Status igangsatte opgaver. Budget. Nye tiltag. Dagsorden til næste møde. Planlægning af næste uges aktiviteter, fordeling af opgaver. Eventuelt. Efter mødet planlægning i grupperne. Det er bestyrelsens opgave at der altid er gruppemedlemmer nok, således ovenstående kan udføres.

9 3. Administration og IT gruppen. 9 af Administration og kontorvagter Åbning af post (elektronisk og fysisk) fordeling af samme til relevante personer/grupper Telefonpasning Medlemsregistrering i samarbejde med Medlemsservice Udsendelse af nyhedsbrev/breve i samarbejde med Virksomhedsservice og PR Betalinger (Kasserer) Kassekladde/konti afstemning/bogføring/ (Kasserer) Modtage og fordele alle former for telefoniske meddelelser (Tilmelding/Afbud etc.) Faste opgaver hver måned. Kontrol af at alle medlemmer er registreret i mail database Indkræve timesedler som ikke er kommet automatisk Klargøre rapportering af timesedler til SFR Hvert kvartal Kontrol af at alle på medlemslisten har betalt kontingent Timekvartalsregnskab Statistik til koordinator Årsregnskab Forestå års afslutning og klargøring til revisor (Kasserer/Formand) Budget udarbejdelse - Ansvarlig for det godkendte budget overholdes Gruppen laver sin egen forretningsorden, med udgangspunkt i en fast dagsorden Evaluering af perioden siden sidst Budget Status igangsatte opgaver Nye tiltag Dagsorden til næste møde Eventuelt. Det er bestyrelsens opgave at der altid er gruppemedlemmer nok, således ovenstående kan udføres.

10 3.2 IT gruppen 10 af 11 Vedligeholder opsætninger på samtlige PC er og printere etc. på kontoret. Vedligeholder og ændrer netværk og trådløs opsætning efter behov. Laver manualer til standardprogrammer, og holder dem ajourført, i samarbejde med øvrige grupper. Dokumenterer netværk, PC er og printere, inkl. alle bruger-id og passwords. Deltager aktivt i udviklingen af hjemmesiden (typo3) i samarbejde med øvrige grupper. Fremkommer med forslag til nye tiltag inden for gruppens område. Deltager i budget udarbejdelse. Gruppen mødes ugentlig, med udgangspunkt i en fast dagsorden Evaluering af perioden siden sidst Status igangsatte opgaver Nye tiltag Dagsorden til næste møde Eventuelt. Det er bestyrelsens opgave at der altid er gruppemedlemmer nok, således ovenstående kan udføres.

11 4. Pr & Markedsføring 11 af 11 Overblik over materiel og materialer Udarbejder design manual for SEV samlede aktiviteter og holder den ajour Udarbejder og producere alt PR materiale, lokalt eller eksternt. Indrykke annoncer Producerer nyhedsbrev/ materiale i samarbejde med øvrige grupper. Fremkommer med forslag til nytiltag inden for gruppens område. Deltage i budget udarbejdelse. Gruppen laver sin egen forretningsorden, med udgangspunkt i en fast dagsorden Evaluering af perioden siden sidst Budget Status igangsatte opgaver Nye tiltag Dagsorden til næste møde Eventuelt. Det er bestyrelsens opgave at der altid er gruppemedlemmer nok, således ovenstående kan udføres.