Faaborg-Midtfyn Kommune. Juni 2016 VINTERTJENESTE UDBUDSBETINGELSER (UB)

Transkript

1 Faaborg-Midtfyn Kommune Juni 2016 VINTERTJENESTE UDBUDSBETINGELSER (UB)

2 PROJEKT Vintertjeneste Faaborg-Midtfyn Kommune Projekt nr Dokument nr Version 1 Udarbejdet af STLA Kontrolleret af LKG Godkendt af

3 Vintertjeneste Faaborg-Midtfyn Kommune Side 1 1 Indledning Den udbudte ydelse Udbudsmaterialet Udbudsbetingelser Særlige betingelser Særlig arbejdsbeskrivelse Instruks Tilbudsliste Kontrakt Udbudsbetingelser Ordregiver Administrator af udbudsproceduren Udbudsform og retsgrundlag Tilbudsgrundlag Tidsplan Informationsmøde Frist for spørgsmål til opgaven og udbudsproceduren Tilbudsfrist Dokumentation for oplysninger i ESPD Underretning om beslutning om tildeling Kontraktindgåelse Kontraktens ikrafttræden Tildelingskriterium Udelukkelsesgrunde og egnethed Dokumentation for oplysningerne i ESPD Krav til tilbuddets indhold Forbehold Alternative tilbud Aflevering af tilbud Vedståelsesfrist Fortrolighed Sprog Omkostninger ved tilbudsafgivelse...10 BILAG: ESPD-dokument

4 Vintertjeneste Faaborg-Midtfyn Kommune Side 2 1 INDLEDNING 1.1 Den udbudte ydelse Entrepriserne omfatter vintertjeneste på veje i Faaborg-Midtfyn Kommune. Vintertjenesten omfattet af nærværende udbud omfatter snerydning og glatførebekæmpelse med lastbiler /traktorer på kørebaner, stier og fortove i Faaborg- Midtfyn Kommune. Udbuddet omfatter entrepriserne beskrevet i Særlig arbejdsbeskrivelse punkt Kontraktperioden er fra 1. oktober 2016 til den 30. april 2020 med option på forlængelse af kontrakten på samme vilkår i 2x1 år. Sammensætning og beliggenhed fremgår af Særlig arbejdsbeskrivelse, Instruks og rutekort. Ordregiver leverer salt og stiller saltspredere, sneplove og koste til rådighed til lastbilerne/ traktorerne. Ordregiver betaler for montering af frontplade og chassisbeslag m.m. for montering af ordregivers udstyr. Vintertjenestens omfang er afhængigt af vejret. I en gennemsnitlig vinter kan der forventes: 60 udkald til glatførebekæmpelse på klasse A-veje. 50 timer til kombikørsel pr. rute på klasse A- veje. 50 timer til snerydning pr. rute på klasse A-veje. 40 udkald til glatførebekæmpelse på klasse B-C veje. 10 udkald til glatførebekæmpelse på klasse B-veje 50 timer til kombikørsel pr. rute på klasse B,C og/eller D veje. 10 timer til snerydning pr. rute på klasse B, C og/ eller D-veje. Vintertjenesten skal kunne udføres på alle tider af døgnet. Alle ugens dage også søn- og helligdage. 1.2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende 6 dokumenter: Udbudsbetingelser Udbudsbetingelser regulerer Faaborg-Midtfyn Kommunes gennemførelse af udbudsproceduren Særlige betingelser Særlige betingelser indeholder:

5 Vintertjeneste Faaborg-Midtfyn Kommune Side 3 Kontraktvilkår, ABService 2003 med Faaborg- Midtfyns Kommunes ændringer og tilføjelser til ABService Særlig arbejdsbeskrivelse Særlig arbejdsbeskrivelse indeholder beskrivelse af ydelsen og krav til udførelsen, herunder kvalitetsopfølgning, dokumentation samt krav til organisation og samvirke. Sidste afsnit i Særlig arbejdsbeskrivelse omhandler Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG). Til Særlig arbejdsbeskrivelse hører kortmateriale, som kan hentes på Faaborg- Midtfyn Kommunes hjemmeside Instruks Instruks indeholder oplysninger om hvordan vintertjenesten skal udføres og hvordan vintermateriellet skal behandles Tilbudsliste Tilbudslisten indeholder poster svarende til de opgaver der er beskrevet i Særlig arbejdsbeskrivelse. Tilbudslisten vedlægges både i pdf og Excel format. Til tilbudslisten hører Bilag 1 og Bilag 2 som udfyldes for hver entreprise der afgives tilbud på. Bilag 1 anvendes til ruter der køres med lastbil, Bilag 2 anvendes til ruter der køres med traktor Kontrakt Kontrakt gældende for entreprisen. Ved kontraktindgåelsen udfyldes de manglende oplysninger på baggrund af de afgivne tilbud.

6 Vintertjeneste Faaborg-Midtfyn Kommune Side 4 2 UDBUDSBETINGELSER 2.1 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Faaborg- Midtfyn Kommune Natur og Trafik Mellemgade Faaborg Att. Lisbeth Langsted, lilan@fmk.dk 2.2 Administrator af udbudsproceduren NIRAS administrerer udbudsproceduren for ordregiver. Alle henvendelser under udbudsforretningen skal gå til: NIRAS Ove Gjeddesvej Odense SØ att.: Steen Larsen, stla@niras.dk. 2.3 Udbudsform og retsgrundlag Udbudsproceduren gennemføres som et offentligt udbud i henhold til afsnit II i Lov nr af 15/12/2015, Udbudsloven. 2.4 Tilbudsgrundlag Tilbud skal afgives på baggrund af følgende dokumenter oplistet i prioriteret rækkefølge: Eventuelle rettelsesblade uploadet på Faaborg-Midtfyn Kommunes hjemmeside Nærværende Udbudsbetingelser med ESPD, Kontrakt, Særlige betingelser, Særlig arbejdsbeskrivelse med tilhørende TAG, Instruks og Tilbudsliste. Alle dokumenter med tilhørende bilag. Tilbudsgiver er i øvrigt forpligtet til at overholde lovgivningen og alle myndighedskrav, der er gældende for arbejdets udførelse og drift af tilbudsgivers virksomhed, ligesom det fulde ansvar efter arbejdsmiljøloven (LBK 1072 af med seneste ændringer) for det beskæftigede personale påhviler tilbudsgiver. 2.5 Tidsplan Informationsmøde Der afholdes informationsmøde for de bydende. Informationsmødet vil bl.a. omfatte udfyldelse af det obligatoriske ESPD dokument.

7 Vintertjeneste Faaborg-Midtfyn Kommune Side 5 Mødet afholdes ved Faaborg-Midtfyn Kommune, Mellemgade 15, 5600 Faaborg. Torsdag den 7. juli 2016 kl Tilmelding til informationsmødet skal ske til administrator af udbudsprocessen jf. punkt 2.2 senest tirsdag d. 5. juli Frist for spørgsmål til opgaven og udbudsproceduren Tilbudsgiver kan stille spørgsmål om den udbudte opgave og udbudsproceduren. Spørgsmål stilles skriftligt til: stla@niras.dk senest mandag den 8. august Spørgsmål, der er administrator rettidig i hænde, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret senest 6 dage inden fristens udløb, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar Tilbudsfrist Tilbud skal afleveres, senest den onsdag den 17. august 2016 kl. 10: Dokumentation for oplysninger i ESPD Inden underretning om tildeling af kontrakter anmoder ordregiver de tilbudsgivere, som ordregiver agter at tildele kontrakter til, om at dokumentere, at oplysningerne i det fremsendte ESPD er rigtige. Dokumentationen skal fremsendes primo september Eksakt tidspunkt oplyses i anmodningen om dokumentation Underretning om beslutning om tildeling Ordregiver forventer at underrette tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medio september Dette tidspunkt er dog ikke bindende for ordregiver Kontraktindgåelse Kontrakter underskrives efter udløbet af en obligatorisk stand still-periode. Eksakt tidspunkt for underskrift aftales med de tilbudsgivere, der tildeles kontrakterne Kontraktens ikrafttræden Kontraktperioden træder i kraft den 1. oktober 2016.

8 Vintertjeneste Faaborg-Midtfyn Kommune Side Tildelingskriterium Kontrakterne tildeles den/ de tilbudsgivere, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud identificeres for disse kontrakter ved tildelingskriteriet Pris. Kontrakterne vil således blive tildelt den/ de tilbudsgiver, der afgiver den laveste pris. Tilbudsbedømmelsen sker selvstændigt for hver entreprise. Entreprenøren må afgive tilbud på flere ruter end han har kapacitet til, men det skal oplyses hvor mange ruter der er kapacitet til. Ruterne vil herefter blive overdraget den / de entreprenører, der afgiver den billigste pris på hver enkelt rute. Såfremt en tilbudsgiver har laveste pris på flere ruter end han har kapacitet til, vil øvrige ruter blive fordelt til den tilbudsgiver der har næstlaveste pris og så fremdeles indtil alle ruter er fordelt. 2.7 Udelukkelsesgrunde og egnethed Forud for vurderingen af det afgivne tilbud vurderes om tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens 135 og 136 og følgende frivillige udelukkelsesgrund, jf. 137, stk. 1 nr. 2. Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende. Tilbudsgivers økonomiske og tekniske egnethed i relation til om de oplyste minimumskrav er opfyldt vurderes ligeledes. Tilbudsgiver skal anvende Fælles Europæisk Udbudsdokument (ESPD) ved besvarelsen af om tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene samt opfylder minimumskrav vedrørende egnethed. ESPD er vedlagt som et XML-dokument. ESPD udfyldes (og kan alene udfyldes) elektronisk via ESPD-tjenesten på Det er ikke muligt at åbne XML-filen fra andre tjenester eller programmer. Udelukkelsesgrunde:

9 Vintertjeneste Faaborg-Midtfyn Kommune Side 7 Medmindre der efter ordregivers anmodning kan fremlægges tilstrækkelig dokumentation for pålidelighed, jf. Udbudslovens 138, udelukkes tilbudsgiver såfremt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundende i Udbudslovens 135 og 136 og den frivillige udelukkelsesgrund i 137, stk. 1 nr. 2 (ESPD del III afsnit A, B og C for så vidt angår punktet vedrørende konkurs/insolvens). Tilbudsgivers egnethed, minimumskrav: Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal have en positiv egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår (ESPD: Del IV, afsnit B.). For entrepriser på A-ruter skal egenkapitalen være minimum kr. pr A-rute der bydes på. Underentreprenører: Baserer tilbudsgiver sig på en anden juridisk enhed, fx underentreprenører, i opfyldelse af det økonomiske minimumskrav vedrørende egnethed, skal der vedlægge et særskilt ESPD udfyldt af denne anden juridiske enhed. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden juridisk enhed, for så vidt angår økonomisk og finansiel kapacitet er det et krav, at denne anden juridiske enhed hæfter solidarisk sammen med tilbudsgiver for opfyldelse af kontrakten. Konsortium: Såfremt tilbud afgives af et konsortium skal alle deltagere i konsortiet hæfte solidarisk for kontraktens opfyldelse og der skal udpeges én konsortiedeltager med hvem ordregiver kan indgå bindende aftaler på konsortiets vegne. Alle konsortiedeltagere skal aflevere særskilt udfyldt ESPD. 2.8 Dokumentation for oplysningerne i ESPD Inden tildeling af kontrakt anmoder ordregiver den/de tilbudsgiver(e), som ordregiver agter at tildele kontrakt til, om at dokumentere at oplysningerne i det fremsendte ESPD er rigtige. Den/de udpegede tilbudsgiver(e) har 14 dage til at fremsende dokumentation. De 14 dage regnes fra tidspunktet hvor der anmodes om dokumentation. Følgende dokumentation skal fremlægges af den udpegede: Udelukkelsesgrunde: Som bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3 og 137, stk. 1 nr. 2 fremlægges:

10 Vintertjeneste Faaborg-Midtfyn Kommune Side 8 Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativmyndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1. Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at ansøgeren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i 135, stk. 3 og 137, stk. 1 nr. 2. Danske tilbudsgivere kan som bevis fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. For udenlandske tilbudsgivere gælder, at såfremt der ikke udstedes de nævnte certifikater eller dokumenter i tilbudsgivers hjemland, kan disse erstattes af en erklæring under ed eller erklæring på tro og love i overensstemmelse med udbudslovens 153, stk. 2. Oplysning om tilbudsgivers egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår ved fremlæggelse af årsregnskab eller revisorattesteret dokument. 2.9 Krav til tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde dokumentation som krævet i punkt 2.7 samt en udfyldt tilbudsliste. Alle felter i tilbudslisterne skal udfyldes for de entrepriser der gives tilbud på. Tilbudslisterne er nærmere beskrevet i Særlig arbejdsbeskrivelse, punkt 2 Tilbuds- og Afregningsgrundlag (TAG). Tilbudsgiver opfordres til manuelt at gennemregne tilbudslisterne. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem pdf. udgaven og Excel udgaven af tilbudslisterne, er det pdf udgaven, der har forrang. Såfremt enkelte poster i tilbudslisterne ikke er udfyldt sættes prisen for den/de pågældende poster til 0 kr. Tilbudsgiver er ansvarlig for at formlerne i tilbudslisterne udregner de rigtige summer Forbehold Såfremt tilbuddet indeholder forbehold der strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet afvises. Tilbud med ikke-væsentlige forbehold kan afvises eller forbeholdene kan prissættes.

11 Vintertjeneste Faaborg-Midtfyn Kommune Side Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud og tilbudsgiver kan kun afgive ét tilbud på hver entreprise Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres/sendes i 2 skriftlige eksemplarer samt 1 elektronisk eksemplar på USB eller CD-rom i lukket kuvert. ESPD dokumentet afleveres på samme USB eller CD-rom. Såfremt der konstateres uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske eksemplar, gælder det elektroniske. Tilbud mærket "Licitation Vintertjeneste-tilbud" modtages indtil: onsdag den 17. august 2016 kl. 10:00 hos Faaborg-Midtfyn Kommune, Mellemgade 15, 5600 Faaborg hvor tilbuddene åbnes under overværelse af de bydende eller deres repræsentanter der måtte være til stede. Tilbudssummer og eventuelle forbehold vil blive læst op Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb Fortrolighed Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet, herunder indkomne tilbud, er omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Faaborg-Midtfyn Kommune vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må dog i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter kommunen til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at aktindsigt kan omfatte bl.a. den samlede pris, som tilbudsgiver byder ind med. Faaborg-Midtfyn Kommune er dog til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af kommunernes interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. Faaborg-Midtfyn Kommune vil sikre, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opgaver for kommunen under udbuddet, over for kommunerne påtager sig at behandle oplysninger fortroligt.

12 Vintertjeneste Faaborg-Midtfyn Kommune Side 10 Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som tilbudsgiver modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt Sprog Al kommunikation under udbuddet og i kontraktperioden skal foregå på dansk Omkostninger ved tilbudsafgivelse Alle omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelsen og eventuel kontrahering skal afholdes af tilbudsgiver.