6...Sager på lukket møde. 1. Meddelelser Kultur- og Fritidsudvalgets møde 5. oktober 2004 Punkt 2:

Transkript

1 Møde i Kultur- og Fritidsudvalget tirsdag den 5. oktober 2004, Kl OBS! Mødet afholdes i Store Peters Hus, Pederstrup. REFERAT INDHOLDSFORTEGNELSE 1... Meddelelser Årsregnskab gennemgang af virksomhedsplaner Renovering og modernisering af Hovedbiblioteket - anlægsregnskab Ny struktur for Pederstrupområdet - stus DBC - ansøgning om ekstraordinært tilskud Sager på lukket møde 1. Meddelelser a) Oversigt over medlemstal på byggelegepladser og i klubber Bilag: Oversigt over medlemstal (udsendes) b) FKKA?s Fritids- og Kulturudvalg inviterer til konference november 2004 på Pharmakon i Hillerød Bilag: Program for konferencen (udsendes) c) Teerarrangement 22. oktober 2004 i Baltoppen Kultur- og Fritidsudvalgets møde 5. oktober 2004 Punkt 1: Til efterretning. 2. Årsregnskab gennemgang af virksomhedsplaner Kultur- og Fritidsudvalget den 6. april 2004, pkt. 10. Kultur- og Fritidsudvalget den 4. maj 2004, pkt. 11. Kultur- og Fritidsudvalget den 2. juni 2004, pkt. 9. Kultur- og Fritidsudvalget den 11. august 2004, pkt. 17. Kultur- og Fritidsudvalget den 7. september 2004, pkt. 3. Resumé Forts behandling af årsregnskaber 2003? virksomhedsplaner/årsberetninger. Følgende er inviteret til dialog med udvalget: Kl : Leder og souschef for Ballerup Ungdomsskole Janne Gaardhøje og Michael Jørgensen Kl Lederen af Ballerup Fritidscenter Jakob Greve. Jacob Greve har meldt afbud p.g.a. ferie. Bilag De tidligere udsendte virksomhedsplaner for institutionerne bedes medbragt. Kultur- og Fritidsudvalget soplæg årsrapporterne/virksomhedsplanerne drøftes. Kultur- og Fritidsudvalgets møde 5. oktober 2004 Punkt 2: Godkendt. 3. Renovering og modernisering af Hovedbiblioteket - anlægsregnskab Kultur- og Fritidsudvalget den 9. januar 2001, pkt. 2. Kultur- og Fritidsudvalget den 6. juni 2000, pkt. 11. Kultur- og Fritidsudvalget den 7. august 2001, pkt. 14. Økonomiudvalget den 21. august 2001, pkt. 13. Kommunalbestyrelsen den 27. august 2001, pkt. 7. Kultur- og Fritidsudvalget den 2. april 2002, pkt. 3.

2 Økonomiudvalget den 23. april 2002, pkt. 13. Kommunalbestyrelsen den 29. april 2002, pkt. 6. Kommunalbestyrelsen har i alt bevilget kr. til renovering m.v. af Ballerup Bibliotek. Regnskab for afholdte udgifter Bevilling Mindreudgift Bilag Regnskabsoversigt og regnskabsskema. Kommunalbestyrelsen soplæg regnskabet godkendes. Kultur- og Fritidsudvalgets møde 5. oktober 2004 Punkt 3: Indstilles til godkendelse. 4. Ny struktur for Pederstrupområdet - stus Kultur- og Fritidsudvalget den 5. marts 2002, pkt. 9. Kultur- og Fritidsudvalget den 7. maj 2002, pkt. 1.d. Kultur- og Fritidsudvalget den 3. september 2003, pkt. 5. Kultur- og Fritidsudvalget den 27. maj 2003, pkt. 1.b. Kultur- og Fritidsudvalget den 4. november 2003, pkt. 1.c. Resumé Der skal vedtages en ny struktur for museumsdriften i Pederstrup. Nedenfor beskrives 3 modeller? et kommunalt museum, et foreningsdrevet museum eller oprettelse af en fond, som skal drive Ballerup Egnsmuseum. Sammensætning af bestyrelsen er tidligere besluttet således: Formanden for Kultur- og Fritidsudvalget 2 repræsentanter fra Historisk Forening Lederen af Stadsarkivet 1 repræsentant fra Ballerup Bibliotekerne 1 leder-/lærerrepræsentant fra folkeskolerne Museumslederen er sekretær for bestyrelsen Alternivt foreslår Kultur & Fritid følgende sammensætning: 1 repræsentant fra Kultur- og Fritidsudvalget 2 repræsentanter fra Ballerup Historiske Forening Lederen af Stadsarkivet 1 repræsentant fra erhvervslivet Direktøren for fonden er sekretær for bestyrelsen BAGGRUND Kultur- og Fritidsudvalget har tidligere besluttet, der skal udarbejdes et forslag til ny struktur for museet i Pederstrup for få museumsdriften samlet og derved professionaliseret. Baggrunden er bl.a., der er en samdrift af et foreningsdrevet egnsmuseum og kommunalt finansierede aktiviteter, som resulterer i uklare opgave- og kompetencefordelinger. Denne uklarhed har betydet, der løbende er sket en aktivitetsudvidelse, som delvist er politisk besluttet og delvist er sket via en knopskydning i konsekvens af Ballerup Egnsmuseums egne initiiver. Denne frivillige indss har haft stor betydning for kulturlivet i Ballerup Kommune. Initiiverne er dog nogle gange sket uden, man har forholdt sig til eventuelle driftsøkonomiske konsekvenser. Udviklingen på det samlede museumsområde er både en arealmæssig udvidelse og en udvidelse i antal rum, som indeholder museum: 1972: Museet flytter til Lindbjerggaard i Pederstrup. 1972: 1972: Anlæg af museumshave m.m.

3 1993: Etablering af Lynsmedens Hus indeholdende en smedie og en købmandsbutik 1995: Opsynsmand fraflytter sin bolig, og udenomsarealerne vokser (vedligeholdelse af frivillige fra museet) 1996: Etablering af Olgaudstillingen 1996: Arkæologisk samling flyttes fra Grisehuset til vestlængen på Pederstrupgaard. 2003: Arkæologisk samling flytter tilbage til Grisehuset. 2004: Åbning af ny permanent udstilling?fra Stenøkse til computer? 2004/05: Planlægges etablering af humle-, krydderi- og dufthave RESSOURCEMÆSSIGE KONSEKVENSER Sammenblandingen af politisk vedtagne aktivitetsudvidelser og museets egne initiiver betyder, der skal tages stilling til det fremtidige aktivitets- og udgiftsniveau på det museale område. MODELLER FOR NY STRUKTUR For sikre en klarere ansvars- og kompetencefordeling fremover er der behov for en ny struktur, og her kan peges på 3 modeller, som alle vil påvirkes af den ovenfor nævnte stillingtagen til fremtidigt aktivitets- og udgiftsniveau. Visionen er fremtidssikre museumsdriften, således den ikke er så personafhængig, og således der tages vare på kulturarven. De 3 modeller er følgende: Model 1: Kommunalt museum Model 2: Foreningsdrevet museum Model 3: Oprettelse af en fond Model 1 (Eksempel: Søllerød Museum) Karakteristika for kommunal museumsdrift: Ejerforhold: Kommunen er samlingsejer En del af kommunens kulturaktivitet Direkte kommunal indflydelse/styring Fagligt indhold direkte under Kommunalbestyrelsen Kommunalt ans personale Direkte link til museumslederen Administrivt/økonomisk adskilt Der ydes kommunalt driftstilskud Fordele: Kultur- og Fritidsudvalget får maksimal indflydelse Ulemper: Museumsdriften mister den folkelige forankring Historisk Forening vil ikke aflevere deres genstande Model 2: (Eksempel: Værløse Museum) Karakteristika for foreningsdrevet museum: Ejerforhold: Foreningen er samlingsejer? kommunen stiller de fysiske rammer til rådighed og giver tilskud til driften Personalet er ans af foreningsbestyrelsen (både professionelle og frivillige) Hvis foreningen ophører tilfalder dens samling Ballerup Kommune til opbevaring og anvendelse efter det af foreningen tilsigtede formål. Såfremt kommunen ikke ønsker fortsætte museets drift, kan Københavns Amtsmuseumsråd træffe afgørelse om samlingernes videre opbevaring). Kommunalbestyrelsen er repræsenteret i bestyrelsen Der ydes kommunalt driftstilskud

4 Fordele: Maksimal motivion for frivillige medarbejdere Kommunalbestyrelsen har ingen økonomiske forpligtelser over for foreningen, kun moralske Der kan blive mulighed for yde fradragsberettigede gaver til museet Ulemper: Begrænset indflydelse på museets aktiviteter Risiko for manglende professionalisme i museets drift Model 3: (Eksempel: Museet på Kroppedal) Karakteristika for museet som fond: Ejerforholdet: Fonden ejer samlingerne, som indskydes af Ballerup Egnsmuseum Både forening og kommune indskyder kapital i fonden i form af kontant indskud og aktiver Kommunalt anste kan?overgå? til ansættelse under fondet Der udpeges en bestyrelse, som har følgende overordnede ansvar: Ø Godkende forslag til budgetter og regnskaber Ø Godkende museets årsberetning og virksomhedsplan Ø Forslagsstiller vedrørende kommunens bygninger og udenomsarealerne Ø Iværksætte udviklingsinitiiver (ad-hocudstillinger). projekter m.v.) Ø Fastsættelse af takster Ø Ansættelse af museumsdirektør Fordele: Indflydelse (via medlemmer i museumsbestyrelsen) uden eje samlingerne De økonomiske bindinger er kendt og kan styres Krav om opretholdelse af skoletjenesten kan fremgå af formålsparagraffen i vedtægten for fonden (det kan det også i de øvrige modeller, såfremt hovedbidragsyder stiller krav om det) Der kan blive mulighed for yde fradragsberettigede gaver til museet Ulemper:Ingen kendte ÅBNINGSTIDER Med de nuværende aktiviteter er åbningstiderne: Tirsdag-fredag: Søndage: Sommer? , Vinter Lørdage og mandage LUKKET KONKLUSION På baggrund af ovenstående redegørelse skal de anbefales, der arbejdes videre med model 3? oprettelse af en fond. Formål og kommissorium vil herefter fremgå af vedtægter og forretningsorden for fonden. Ifølge lov om fonde og visse foreninger 1, stk. 2, nr. 7 vil en aftale som beskrevet under model 3 IKKE være omftet af loven, idet?institutionens drift overvejende dækkes af kommunale midler, og institutionen er undergivet tilsyn af det offentlige, hvis det i institutionens vedtægt er fasts, det offentlige træffer bestemmelse om anvendelse af institutionens midler i tilfælde af dennes opløsning? Kultur- og Fritidsudvalget soplæg der oprettes en fond pr. 1. januar 2005 (Ballerup Egnsmuseum Fonden) til varetage driften af museet i Pederstrup, arbejdet med oprettelsen af en fond samt udarbejdelse af vedtægter

5 igangsættes snarest, det alternive forslag til bestyrelsessammensætning godkendes, forslag til vedtægter samt navne på bestyrelsesmedlemmerne forelægges udvalget, Ballerup Kommune ved fondens stiftelse indskyder en kontant beløb til driftsudgifter svarende til ca. 0,4 mio. kr. samt stiller museumsleder, sekretarisbistand og bygninger til rådighed for museumsdriften Ballerup Historiske Forening indskyder aktiver i form af genstande, der er uvurderlige, men forsikringssummen svarer til ca. 11 mio.kr., og ovenstående beslutning sker under forudsætning af, Ballerup Historiske Forening indskyder aktiver som foreslået. Kultur- og Fritidsudvalgets møde 5. oktober 2004 Punkt 4: Udvalget anbefaler foreløbigt, model 3 godkendes samt den alternive bestyrelse udvides til 6 personer, idet Kultur- og Fritidsudvalget får 2 pladser i bestyrelsen. Sagen forelægges på ny. 5. DBC - ansøgning om ekstraordinært tilskud Kultur- og Fritidsudvalget den 11. august 2004, pkt. nr. 11. Resumé Kultur- og Fritidsudvalget ønskede inden en beslutning om bevilling af ekstraordinært tilskud til DBC en redegørelse for foreningens medlemsforhold samt budget for de aktiviteter, der ansøges om ekstraordinært tilskud til. I forlængelse af udvalgets beslutning om indhente supplerende oplysninger fra foreningen omkring medlemssammensætning og budget for aktiviteterne, der søges tilskud til. Medlemsopgørelsen pr. 31. december 2003 giver et retvisende billede af foreningens medlemsstus jf. foreningens formand, Bent Röder. Aktive medlemmer: 569 U/25 år, Ballerup: 10 U/25 år, andre kommuner: år, Ballerup: år, andre kommuner: 244 O. 60 år, Ballerup: 5 O. 60 år, andre kommuner: 142 Af ovenstående oversigt fremgår det, foreningen er ved et engageret stykke arbejde lykkedes med holde sammen på sin medlemsskare i en for foreningen vanskelig periode. Foreningen har endvidere fremsendt et budget for turenes gennemførsel samt regnskab for de dele af aktiviteterne, der er gennemført. Det fremgår, der er udgifter for samlet set kr. Finansiering Deltagerbetaling kr. Rest kr. Bilag Foreløbigt regnskab, rejse- og løbsudgifter 2004, DBC Budget, rejse- og løbsudgifter 2004, DBC Medlemsoplysninger pr. 31. december 2003 Sæsonplan (udsendes) Kultur- og Fritidsudvalget soplæg der ydes DBC et tilskud på kr. og foreningen selv finansierer de resterende kr. DBC aflægger endeligt regnskab for tilskuddets anvendelse

6 tilskuddet finansieres af kontoen til lokaleleje i Ballerup Super Arena, og omplaceringen medtages i førstkommende kvartalsopfølgning. Kultur- og Fritidsudvalgets møde 5. oktober 2004 Punkt 5: Godkendt. O kunne ikke medvirke. V ønsker tilskuddet begrænset til kr. under hensyntagen til den forholdsvis lave andel af medlemmer under 25 år, der er bosiddende i Ballerup Kommune. 6. Budgetforslag 2005 Mødet sluttet kl.: Mødet omfter siderne 1-9 Åben dagsorden (punkterne 1-5) siderne 1-3 Lukket dagsorden (punkt 6) Sign.: Grethe Larsen, Ley Plum, Lene W. Nielsen, Inger Christensen, Tom Nielsen, Kåre Harder Olesen, Stig Møller Nielsen.