Nyhedsbrev. Retssager og voldgift

Transkript

1 Nyhedsbrev Retssager og voldgift

2 HVAD SIEMENS KAN LÆRE OS OM TVISTLØSNING Jørgen Bylov Andersen er Senior Legal Counsel i Siemens A/S. Her giver han sine forslag til, hvordan man bedst forebygger og behandler tvister, og hvorfor Siemens, som mange andre store virksomheder, foretrækker voldgift frem for domstolene som tvistløsningsform. Den bedste sag er den, der aldrig kommer Konflikter hører til hverdagen, når man driver en stor virksomhed, og eksempelvis projektledere løser nærmest dagligt uoverensstemmelser. Som intern advokat bliver man derfor ofte bekendt med potentielle tvister på et tidligt tidspunkt i forløbet. Når man tidligere har været vant til at arbejde som ekstern advokat, har man derimod ofte været vant til, at man først hører om sagen, når klienten har opgivet at løse den selv. Derfor kan man som advokat også godt have en tendens til at overtage sagen, straks man hører om den. Så snart advokaterne overtager dialogen, er sagen imidlertid allerede eskaleret, og det, der var en potentiel tvist, er nu en reel tvist, hvor aftaleparten også involverer sine advokater. Indledningsvis forsøger vi altid at hjælpe forretningen med at styre uden om konflikten, uden at involvere os direkte i dialogen med aftaleparten eksempelvis ved at give forretningen input til deres korrespondance og dialog med aftaleparten. I langt de fleste tilfælde lykkes det os da også at undgå, at sagerne udvikler sig, så vi ikke bliver nødt til at overtage dem mere formelt. Samtidig sørger vi naturligvis også for, at vi juridisk sikrer Siemens position bedst muligt, hvis det alligevel måtte komme til en retstvist, fortæller Jørgen. Brug kontrakten som værktøj Som udgangspunkt forsøger Siemens at løse tvister uden om retssalene og lægger derfor mange ressourcer i contract management og forebyggelse. Det er da også relativt få retssager, Siemens er involveret i, til trods for at Siemens er en stor milliardforretning. Man kan ikke altid forhindre, at tvister opstår, men man kan gøre meget for at forebygge dem, mener Jørgen. Forebyggelsen består blandt andet i en grundig vurdering af de projekter, man indgår i, og herunder særligt de vilkår, som skal være gældende. Siemens juridiske afdeling er derfor involveret i alle større projekter og sager, som vurderes at rumme en vis risiko. I Siemens arbejder vi også meget proaktivt med contract management for at klæde forretningen på til at håndtere potentielle konflikter. Det er vigtigt hele tiden at være opmærksom på de frister og øvrige formalia, som fremgår af kontrakterne. Vi oplever, at kontrakterne i stigende omfang indeholder egentlige styringsredskaber til selve projektafviklingen. Ved at lære forretningen at forstå og arbejde med kontrakterne, kan vi hjælpe dem til at bruge kontrakten som et aktivt redskab til at forebygge og håndtere konflikter, og ikke kun som et dokument, vi først hiver op af skuffen, når tvisten er opstået. Kontakt Claus Juel Hansen Direkte: Mobil: CJH@kromannreumert.com Frank Bøggild Direkte: Mobil: FB@kromannreumert.com Henrik Thal Jantzen Direkte: Mobil: htj@kromannreumert.com Jakob Rosing Direkte: Mobil: jro@kromannreumert.com Jens Rostock-Jensen Direkte: Mobil: jrj@kromannreumert.com Jakob Dahl Mikkelsen Advokat Direkte: Mobil: JDM@kromannreumert.com Kolja Staunstrup 2/9

3 Undersøg altid alternativer til en rets- eller voldgiftssag Som advokat i Siemens er det Jørgens klare oplevelse, at når først der kører en formel rets- eller voldgiftssag, så sidder både taber og vinder tilbage med en følelse af, at det ikke var en god proces, fordi man har brugt megen tid og mange ressourcer på at nå et resultat, som ingen i realiteten er særlig glade for og som i langt de fleste tilfælde har ødelagt muligheden for et fremtidigt samarbejde mellem parterne. Derfor er han ikke i tvivl om, at det er mest hensigtsmæssigt for begge parter, at løsningen findes allerede i forligsdrøftelserne. Som et led i sin forberedelse af sagen, skal man altid forsøge at afklare de interesser, som parterne måtte have og som ikke nødvendigvis er modsatrettede, siger Jørgen og fortsætter. Når man skal løse en tvist, gælder det så om at få de interesser, som ikke er modsatrettede, til at mødes og så danne løsningen omkring det. Man skal for alt i verden forsøge at undgå, at en sag kommer til at køre i alt for langt tid. For så ender det ofte med, at den ikke kan finde sin løsning, fordi parterne har gravet sig for dybt ned i skyttegravene. Mit bedste råd er derfor at finde ud af, hvad partnerne er enige om, og så starte der, siger Jørgen. Inden forligsdrøftelserne foretager Siemens juridiske afdeling selvfølgelig også en juridisk vurdering af sagen, så man ved, om man har en god eller en dårlig sag og hvor sagens styrker og svagheder er. Om nødvendigt inddrager man hjælp fra eksterne advokater. På den baggrund drøfter man med forretningen, hvordan man skal gribe forligsforhandlingerne an, og på hvilke betingelser og til hvilken pris, man eventuelt vil forlige sagen. Andre muligheder, såsom mediation, kan også komme under overvejelse. Selv om vi gerne vil undgå at bruge tid, kræfter og penge på en rets- eller voldgiftssag, så kan et forlig dog i nogen tilfælde desværre vise sig at være for dyrt eller umuligt af andre årsager, erkender Jørgen. Vær forberedt Når Siemens alligevel ender i en tvist på trods af contract management og forsøg på forlig, har den juridiske afdeling i Danmark en struktureret proces, der i hovedtræk lyder således: 1. få styr på fakta 2. indsaml dokumentation 3. vurder sagens styrker og svagheder 4. overvej at få en tredjemandsvurdering På dette punkt er vores tilgang nok ikke meget anderledes end andre virksomheders, men vi er meget bevidste om det. Når der opstår en konflikt, så skal man starte med at få styr på fakta. Derefter skal man indsamle dokumentation. Oftest sker det ved en grundig gennemgang af kontrakter, dokumenter, mailkorrespondancer og især personlige interviews. På den måde får man skabt et overblik over sagens genstand. Derefter vurderer juristerne typisk om sagen har tilstrækkelig substans til, at vi skal gå videre med den. Har den det, vil juristerne indledningsvist tage en dialog med modparten, indtil det måtte vise sig klart, at sagen f.eks. havner i en retssag. Når vi er inde i retssystemet, er vores udgangspunkt oftest, at vi vil bruge en ekstern advokat. En vurdering fra en ekstern advokat kan være væsentlig især i sager, hvor man muligvis er farvet af at være ansat i virksomheden, eller hvor der oven i købet er risiko for, at man selv har haft noget med sagen at gøre og måske dermed har nogle forudindtagede holdninger til sagens udfald. 3/9

4 Men det kan også være nødvendigt i komplekse sager, hvor der er brug for ekspertise, f.eks. ved spørgsmål om jurisdiktion eller værneting. Vi har en konkret sag lige nu, hvor vi både har en voldgiftssag kørende i Danmark og en tilsvarende retssag kørende i udlandet. Og der er det selvfølgelig vigtigt for os, at vi får sagen til at køre i det forum, hvor vi mener sagen hører hjemme i dette tilfælde under voldgiften i Danmark, fortæller Jørgen. Vi har også en dedikeret tvistløsningsafdeling i Siemens AG, der er inde over vores væsentligste sager sager, som enten har stor værdi eller stor betydning for Siemens. Vælg et tvistløsningsforum I kan styre Jørgen anbefaler, at virksomheder prioriterer at få den rigtige tvistløsningsmekanisme ind i kontrakterne fra begyndelsen. Herunder hvor og hvordan tvisten skal løses. Det er vigtigt, at man får disse ting overvejet i lyset af den konkrete sag, i lyset af den konkrete kunde og selvfølgelig også i lyset af, hvilken del af verden, man befinder sig i, pointerer han. Når man arbejder med tvister, er det vigtigt, som en del af sit tvistløsningsberedskab at have nogle retningslinjer for, hvad det er for nogle tvistløsningsmekanismer, man gerne vil bruge, og hvilke tvistløsningsfora, man har tillid til. I Siemens foretrækker de, at tvister afgøres ved voldgift, da voldgift er bedre egnet til internationale tvister, og fordi parterne i langt højere grad end ved de almindelige domstole kan skræddersy deres eget tvistløsningssystem blandt andet ved at have indflydelse på valg af dommere, sprog, bevisoptagelse, mv. Når det kommer til tvistløsningsmekanismer, så er vores udgangspunkt, at vi foretrækker voldgift frem for en national domstol. Det skyldes, at vi ofte føler, især når vi er under fremmede himmelstrøg, at vi får en mere objektiv og neutral behandling ved en voldgift. Det er et tvistløsningsforum, hvor vi føler, at vi styre tingene. Derudover mener vi, at der er bedre håndhævelsesmuligheder, og at der ofte er bedre muligheder for at inddrage eksperter og specialister. Den fortrolighed, som er forbundet med voldgift, spiller også en væsentlig rolle. Det kan så diskuteres, om voldgift er mere effektiv og om den er dyrere, men det er altså vores foretrukne løsning, fortæller Jørgen. Tag stilling til domstolene I Siemens har de en hel klar holdning til, i hvilke lande, de foretrækker, at tvisten bliver løst. Vi har stor tillid til retsvæsnet i Danmark, men sådan er det ikke i alle dele af verden. Derfor vurderer vi på forhånd, hvilke tvistløsningsklausuler, vi skal have i kontrakterne, og hvilke lande vi på forhånd kan acceptere, hvilke lande der kan være problematiske, og i hvilke lande vi for enhver pris vil forsøge at undgå at få tvisten løst. Det lykkes dog langt fra i alle tilfælde, erkender Jørgen. Siemens arbejder meget med offentlige kunder, og det er derfor ikke altid muligt at forhandle, hvordan tvistløsningsmekanismen skal se ud. I sidste ende kan det betyde, at vi skal gøre op med os selv, om vi vil løbe den risiko og underkaste os den nationale domstol alligevel. Det er en konkret afvejning, og det besluttes på et relevant, højt niveau i vores organisation. 4/9

5 Vælg den bedst egnede eksterne advokat Som en del af sit beredskab har Siemens et panel af advokatfirmaer, som de ved, kan hjælpe dem med at løse de konkrete sager. På den måde behøver de ikke bruge tid på at undersøge alle advokatkontorerne i det pågældende land, når sagen opstår, men har mulighed for hurtigt at vælge en gruppe advokater, som de har en god relation til og gerne vil arbejde med. Vores såkaldte panel law firms er en intern liste over de advokatfirmaer, som vi typisk har haft gode erfaringer med gennem tiden. Samtidig har vi kortlagt, hvis nogle firmaer på listen har særlige kompetencer, så vi ved hvilke firmaer, vi kunne ønske repræsenterede os i en tvist specifikt om f.eks. udbudsret. Siemens arbejder både med de store og mellemstore advokatfirmaer i Danmark, da de går efter de bedste specialister til den konkrete sag. Når vi vælger advokat, går vi efter deres personlige og individuelle kompetencer og erfaringer. Vi stopper altså ikke ved valget af firma, men har også en holdning til, hvilke advokater i det firma, vi gerne vil samarbejde med. Vores valg afhænger af den sag, vi har. Så hvis den kræver en kombination af flere specialer, så leder vi efter et advokatfirma, der har den helt rette ekspertise på alle de relevante områder. Hvis sagen derimod omhandler en speciel problemstilling, vil vi typisk kigge efter et firma eller en advokat, der er specialiseret inden for dette område. Jørgen Bylov Andersen har været ansat i Siemens i 5 år og er konstitueret leder af den juridiske afdeling i Siemens A/S. 5/9

6 5 RÅD TIL ØKONOMISKE TVISTER Kromann Reumert afholdt i november 2014 to seminarer om opgørelse og præsentation af komplekse, økonomiske krav i retssager og voldgiftssager, herunder navnlig mulighederne for at godtgøre (eller bestride) opgørelsen af kravet med bistand fra en økonomisk sagkyndig, f.eks. en revisor. På den baggrund har vi opstillet 5 gode råd til overvejelser, som parter til komplekse økonomiske tvister bør gøre sig i forbindelse med sagens opstart: 1. Fastlæg en processtrategi og de nødvendige bevismidler allerede ved sagens start Det er afgørende fra tvistens opståen at få klarhed over, hvilke bevismidler man skal bruge for på bedste vis at godtgøre sit krav (eller bestride modpartens krav). På den måde kan man sikre sine beviser bedst muligt og undgå ressourcespild, forsinkelser og potentielle afskæringer senere i processen. Bevismidlerne er mange syn og skøn, sagkyndige erklæringer, vidner, dokumentbeviser etc. og det er en klar fordel både af strategiske og ressourcemæssige hensyn at lægge en klar plan for processen så tidligt i processen som muligt, så man ikke overser beviser eller forspilder muligheden for at anvende dem. 2. Involver egen sagkyndig i processen så tidligt som muligt Vedrører sagen et komplekst, økonomisk krav, hvor det er hensigtsmæssigt at tilknytte egen økonomisk sagkyndig på sagen, f.eks. en revisor, professor eller lignende, bør det ske fra sagens start. På den måde sikrer man, at de rette argumenter og beregninger kommer på banen fra starten. I retssager kan ensidigt indhentede sagkyndige erklæringer som udgangspunkt kun fremlægges, hvis de er indhentet før sagens anlæg. Dette er endnu et argument for at tilknytte en sagkyndig på sagen allerede inden sagen anlægges, om muligt. 3. Optimér samarbejdet mellem klient, advokat og sagkyndig Det er klienten, som ligger inde med de relevante faktiske oplysninger i sagen, mens den økonomiske sagkyndige kan sætte disse oplysninger i et økonomisk perspektiv og godtgøre eller bestride opgørelsen af kravet. Det er advokatens opgave at formidle disse oplysninger til retten på en letforståelig og overbevisende måde. Kontakt Claus Juel Hansen Direkte: Mobil: CJH@kromannreumert.com Frank Bøggild Direkte: Mobil: FB@kromannreumert.com Henrik Thal Jantzen Direkte: Mobil: htj@kromannreumert.com Jakob Rosing Direkte: Mobil: jro@kromannreumert.com Jens Rostock-Jensen Direkte: Mobil: jrj@kromannreumert.com Jakob Dahl Mikkelsen Advokat Direkte: Mobil: JDM@kromannreumert.com Kolja Staunstrup Det er derfor afgørende, at klienten involveres aktivt i hele forløbet og giver både den sagkyndige og advokaten det fulde indblik i sagens omstændigheder. Det er på samme vis afgørende, at den økonomiske sagkyndige og advokaten har en tæt dialog, så advokaten kan få alle de økonomiske og matematiske betragtninger med under retssagen, for at give klienten de bedste muligheder i sagen. 4. Tænk ud af boksen 6/9

7 Sagkyndige kan bruges til andet og mere end blot sagkyndige erklæringer. Også i sager, hvor sagkyndige erklæringer ikke kan (eller bør) fremlægges, kan den sagkyndige have en væsentlig, positiv indflydelse på sagen i form af bidrag og bemærkninger til processkrifter, beregninger, udarbejdelse af støttebilag til retten mv. 5. Hold den sagkyndige på sidelinjen under processen Selvom den sagkyndige er kommet med sine betragtninger f.eks. i en erklæring eller som del af argumentationen i et processkrift, kan det ofte betale sig at holde den sagkyndige informeret om sagens gang og tilsende ham eller hende kopier af modpartens processkrifter, relevante udkast mv., så man altid får de relevante, økonomiske betragtninger med i sagen. Den sagkyndige kan være til stor gavn for advokaten under den videre forberedelse af sagen og ikke mindst i forbindelse med forberedelsen af hovedforhandlingen. Når den sagkyndige holdes orienteret og involveret, vil han eller hun også med al sandsynlighed have en bedre forståelse for sagen, når og hvis den sagkyndige skal afhøres i retten. Involveringen af den sagkyndige skal dog selvfølgelig stå i rimeligt forhold til sagens værdi. 7/9

8 NU BLIVER DET LETTERE AT KOMMUNIKERE ELEKTRONISK MED DOMSTOLENE Pr. 1. januar 2015 blev kravet om, at alle processkrifter skal forsynes med original underskrift, ophævet, hvilket betyder, at processkrifter nu kan fremsendes elektronisk. Det er dog fortsat muligt for en dommer konkret at kræve, at processkrifter skal forsynes med original underskrift. Original underskrift ikke længere nødvendig Ændringen medfører det i praksis betydningsfulde fremskridt, at processkrifter fremover kan fremsendes elektronisk endda som udgangspunkt uden, at processkriftet underskrives. Dog skal navnet på den part eller advokat, som har indleveret processkriftet, fremgå. Dette udgør en stor administrativ lettelse for domstolenes brugere, idet ændringen gør op med det utidssvarende krav om, at processkrifter fremsendt pr. også skulle fremsendes pr. post med original underskrift. Domstolsstyrelsen henstiller endda til, at meddelelser fremadrettet ikke fremsendes både digitalt og fysisk. Retningslinjer for elektronisk fremsendelse Det er vigtigt, at der i fremsendelsesmailen henvises til det korrekte sagsnummer i ens emnefelt, og at hver alene indeholder materiale relateret til en sag. Endvidere bør processkrifter og bilag fremsendes i separate filer dog således, at bilag samles i en fil. Lyd eller videofiler bør kun fremsendes elektronisk efter særskilt aftale med retten det vil dog i langt de fleste tilfælde være uproblematisk at sende sådant materiale pr. . Domstolene har mulighed for at modtage s på op til samlet 50 MB. Domstolsstyrelsen etablerer elektronisk sagsbehandlingssystem Domstolenes sagsbehandlingssystemer er endnu ikke indrettet til egentlig digital sags- og dokumenthåndtering, og ekstrakter og materialesamlinger bør derfor ikke fremsendes digitalt, med mindre det er aftalt særskilt med retten. Det er dog forventningen, at Domstolsstyrelsen inden for de nærmeste år får etableret et elektronisk sagsbehandlingssystem til brug for kommunikationen med domstolene. Dette sker formentlig i form af oprettelsen af en egentlig portal, hvor brugere kan uploade dokumenter, kommunikere med retten og finde oplysninger om tidsfrister mv. Kontakt Claus Juel Hansen Direkte: Mobil: CJH@kromannreumert.com Frank Bøggild Direkte: Mobil: FB@kromannreumert.com Henrik Thal Jantzen Direkte: Mobil: htj@kromannreumert.com Jakob Rosing Direkte: Mobil: jro@kromannreumert.com Jens Rostock-Jensen Direkte: Mobil: jrj@kromannreumert.com Jakob Dahl Mikkelsen Advokat Direkte: Mobil: JDM@kromannreumert.com Kolja Staunstrup Dermed vil eksterne brugere få væsentlig forbedrede muligheder for uden videre at søge i og trække oplysninger om deres verserende sager direkte fra domstolenes eget system. En sådan portal vil derfor formentlig i betydelig grad udvide mulighederne for en egentlig elektronisk (papirløs) behandling af sagerne, hvilket i mange civile sager vil føre til en effektiviseret sagsbehandling, særligt hvis også domstolenes hardware-løsninger forbedres. 8/9

9 Læs mere om Kromann Reumerts praktiske erfaringer med elektronisk behandling af retssager. Læs Domstolsstyrelsens retningslinjer for brug af . 9/9