Nye regler for afdelingsbestyrelsens udgifter og beboerarrangementer

Transkript

1 og beboerarrangementer

2 Bagrund og målsætning Baggrund Ifølge lov om almene boliger må der ikke udbetales løn eller honorar til medlemmer af afdelingsbestyrelser. Bestyrelsesmedlemmer skal dog heller ikke have direkte udgifter ved bestyrelsesarbejdet, og derfor kan rimelige dokumenterede udgifter refunderes. Udgiften i forbindelse med arbejdet i afdelingsbestyrelsen, er en del af afdelingens budget og dermed en del af beboernes huslejekroner. Udgifter skal derfor afholdes under ansvar over for afdelingens beboere. Et rådighedsbeløb er et mindre beløb til dækning af afdelingsbestyrelsens udgifter i forbindelse med det daglige bestyrelsesarbejde i afdelingen. I praksis sker det ved, at man som afdelingsbestyrelse får udbetalt et beløb i rater, i takt med, at udgifterne afholdes. Et såkaldt rådighedsbeløb. Lovgrundlag Lov om almene boliger: 34, Stk. 4. Der må ikke tillægges afdelingsbestyrelsen vederlag for dens virksomhed. Målsætning Målet er at skabe retningslinjer for afdelingsbestyrelsernes brug af rådighedsbeløbet, og at dette ikke overskrider, hvad anses for rimeligt i boligforeningen. Boligforeningen 3B ønsker at arbejde henimod, at afdelingsbestyrelsens håndtering af rådighedsmidler digitaliseres, så der ikke forekommer kontante beholdninger i afdelingerne. 3B ønsker endvidere: at alle økonomiske transaktioner skal foretages via dokumenterbare digitale medier. at der oprettes en bankkonto i alle afdelinger, så ingen afdelingsbestyrelser har kontanter. at bankkontoen oprettes via 3B, så der ikke opstår problemer, hvis kassereren eller andre fuldmagtshavere flytter fra afdelingen. Oprettelse via 3B sikrer, at den nye bestyrelse har adgang til bankkontoen. at der ikke opstår situationer, hvor bestyrelserne er i besiddelse af et større beløb end besluttet på afdelingsmødet. I forbindelse med beboerarrangementer, som f.eks. ved afholdelse af fastelavn eller lignende, kan der udbetales et større beløb. Beløbet udbetales i henhold til budgettet for det pågældende arrangement. Beboerarrangementer beskrives senere. Januar

3 Afregning og udbetaling Udbetaling af rådighedsbeløb Det maksimale rådighedsbeløb er kr pr. bestyrelsesmedlem, inklusive aktive suppleanter. Inden for rammerne af afdelingens budget, kan afdelingsbestyrelsen rekvirere beløb fra administrationen ved hjælp af en udbetalingsseddel. Husk at oplyse bankregistrerings- og kontonummer på udbetalingssedlen. Den første udbetaling i året kan højst udgøre 50 % af det budgetterede årlige rådighedsbeløb. Større udgifter betales, så vidt det er muligt, direkte via administrationen. Når regninger betales fra administrationen, sendes kopi af disse regninger til afdelingsbestyrelsens kasserer. Udbetalingen skal godkendes af formanden eller andet bestyrelsesmedlem. Afregning af rådighedsbeløb Både indtægter og udgifter skal føres i en kasserapport. Denne kan hentes fra 3Bs hjemmeside under beboerdemokrati, afdelingsbestyrelse og værktøjer: Afregning af tidligere fremsendte beløb og ny udbetalingsseddel skal sendes ind ca. 1 uge før beløbet skal være til rådighed på afdelingens bankkonto. Der må ikke udbetales et nyt beløb, før der er afregnet for tidligere udbetalte beløb. Afregning af rådighedsbeløb I starten af året udbetales, på forlangende, et rådighedsbeløb svarende til halvdelen af det beløb, der er budgetteret for hele året. Når der er behov for yderligere udbetaling, aflægges der regnskab til 3B for det forbrug, der allerede har været. Herefter overføres det resterende budgetterede beløb til afdelingsbestyrelsens konto. Afdelingens kasserer afstemmer beholdningen i forbindelse med årsafslutningen og sender et eventuelt restbeløb til 3B s fælles bankkonto. Beløbet bogføres på afdelingens mellemregningskonto. Eventuelt kan restbeløb blive modregnet i næste års udbetaling. Kasserapporten sendes til administrationen i starten af januar. Der bliver udsendt information om den nøjagtige dato i november hvert år. Det sikrer dels, at alle udgifter der vedrører regnskabsåret kommer med i regnskabet, dels at vi kan leve op til oplysningspligten om løn- /honorarudbetalinger til SKAT. Når kassereren sender kasserapporten ind, skal kontoudtog fra banken vedlægges og være afstemt med kasserapporten. Formanden eller et andet bestyrelsesmedlem skal godkende kasserapporten inden den sendes til 3B. Kasserapporten i Excel kan sendes på mail. Dog skal de fysiske bilag stadig sendes ind eller afleveres i receptionen på Havneholmen. Husk en følgeskrivelse, hvoraf det tydeligt fremgår, hvilken afdeling bilagene tilhører, samt nummeret på kasserapporten. Hvis der er behov for vejledning i brugen af kasserapporten, kan det aftales med økonomiafdelingen. Januar

4 Fremlæggelse for afdelingsbestyrelsen Kassereren skal fremlægge kasserapport, bilag og beholdning for den øvrige afdelingsbestyrelse mindst 1 gang årligt. Fremlæggelsen skal ske på et af de ordinære møder, hvor driftschefen også deltager. Det skal fremgå af referatet, at kasseregnskabet er gennemgået. Afdelingsbestyrelsen i den enkelte afdeling fastlægger i sin forretningsorden eller mødeplan, hvor ofte kasseregnskabet derudover skal fremlægges. Fremlæggelse af rådighedsbeløb på afdelingsmøde Afdelingsbestyrelsens budget og regnskab skal godkendes på det årlige afdelingsmøde sammen med afdelingens driftsregnskab. Afdelingsbestyrelsen skal selv opstille en oversigt over udgifterne. Hvis der er behov for det, kan afdelingens økonomimedarbejder hjælpe. Der skal laves en oversigt både for regnskab og budget. I den elektroniske kasserapport, som kan findes på 3B s hjemmeside, er der forslag til opstilling af både regnskab og budget. Oversigten skal sendes til administrationen på samme tidspunkt som beretning og forslag, så det kan komme i PowerPoint-præsentationen, som vises på afdelingsmødet. Hvis afdelingsbestyrelsen ønsker det, kan oversigten også omdeles i papir på mødet. Når der udbetales tilskud til en aktivitet, som fx en hobbyklub, skal den pågældende klub aflægge regnskab for anvendelsen af tilskuddet. Det skal derfor gøres klart, at modtageren af et tilskud er forpligtet til at aflægge regnskab for aktiviteten. Fremlæggelse og udgiftsarter Udgifter som skal afholdes af rådighedsbeløbet Udgifter i forbindelse med møder i afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen har mulighed for, inden for rimelighedens grænser, at afholde udgifter til forplejning i forbindelse med møder i afdelingsbestyrelsen. Gaver Man har som afdelingsbestyrelse mulighed for, indenfor rimelighedens grænser, at give gaver til jubilæer og andre festlige begivenheder. Vær dog opmærksom på, at gavekort ikke kan gives som gave, da gavekort sidestilles med kontanter og dermed er skattepligtig for modtageren. Parkeringsgodtgørelse Udgifter til parkering i forbindelse med afdelingsbestyrelsesarbejdet, husk at angive anledning på parkeringsbilletterne. Transport Kørsel med taxa og offentlige transportmidler i forbindelse med afdelingsbestyrelsesarbejdet. Der skal på taxaregningerne og eller billetterne, angives tid og årsag til udgiften. Tidsskrifter og aviser Tidsskrifter og aviser, der er relevante for afdelingen. Januar

5 Udgifter som ikke kan afholdes af rådighedsbeløbet Udgifter til ægtefæller Man skal som afdelingsbestyrelsesmedlem være opmærksom på, at der kun dækkes egne udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Inviterer man en ledsager med til arrangementer for afdelingsbestyrelsen, skal ledsageren selv afholde udgifterne. Disse udgifter betales ikke af afdelingen. Udgifter som afholdes udover rådighedsbeløbet Telefonudgifter Der kan ydes skattefrit tilskud til at dække udgifter til telefon og internet for bestyrelsesmedlemmer. Har afdelingsbestyrelsen en telefon, bliver udgiften hertil betalt via administrationen. Udgifter som afholdes udover rådighedsbeløb Arkivering af bilag Alle bilag, der vedrører afdelingsbestyrelsens udgifter, skal arkiveres i administrationen. For aktiviteter, hvor der alene ydes tilskud, gælder det kun kvitteringen for tilskuddet, ikke bilagene for den enkelte aktivitet. Hvis en afdeling ønsker kopi af bilag, skal bilagene kopieres, inden de sendes til administrationen. Leje og rengøring Hvis afdelingen deler afdelingsbestyrelse med en anden afdeling, skal der opkræves leje for et bestyrelseslokale. Lejen opkræves og betales via administrationen. Udgifter til rengøring af lokalet bliver ligeledes betalt via administrationen. Kontorhold Afdelingsbestyrelsen kan indkøbe kontorartikler til brug for afdelingsbestyrelsens arbejde. IT udstyr Der kan indkøbes IPADs eller computere til afdelingsbestyrelsen. Det skal vedtages på et afdelingsmøde og dermed være indregnet i budgettet. Januar

6 Beboerarrangementer Afregning af beboerarrangementer Der udarbejdes et budget for beboerarrangementer, hvor alle planlagte beboerarrangementer er oplistet. Dette skal godkendes på afdelingsmødet. Til de beboerarrangementer, der er besluttet på afdelingsmødet, lægger 3Bs fælles bankkonto så vidt muligt ud for udgifterne. Herudover kan et udlæg udbetales. Når arrangementet er afsluttet, aflægges der regnskab til 3B. Eventuelt restbeløb tilbagebetales til 3B s fælles bankkonto. Beløbet bogføres på afdelingens mellemregningskonto. Udbetaling af honorar Enhver form for honorar, f.eks.. til musikere eller julenisse, skal opgives til SKAT. På kvitteringen for honoraret skal modtagerens navn, adresse og cpr.nr. eller CVR nr. oplyses. Det er meget vigtigt, at oplysningerne står på kvitteringen. Hvis ikke det er tilfældet, vil formanden / kassereren, afhængig af, hvem administrationen har sendt beløbet til, blive beskattet af honoraret. Fremlæggelse af budget og regnskab for beboerarrangementer på afdelingsmøde Budget for kommende år og regnskab for sidste år for beboerarrangementer skal godkendes på det årlige afdelingsmøde, sammen med afdelingens driftsregnskab. Afdelingsbestyrelsen opstiller en oversigt over udgifterne. Hvis der er behov for det, kan økonomimedarbejderen hjælpe. Der skal laves en oversigt både for regnskab og budget, og aktiviteterne skal fremgå af oversigten. I den elektroniske kasserapport, som kan findes på 3B s hjemmeside, er der forslag til opstilling af både regnskab og budget. Oversigten skal sendes til administrationen på samme tidspunkt som beretning og forslag, så det kan komme i PowerPoint-præsentationen, som vises på afdelingsmødet. Hvis afdelingsbestyrelsen ønsker det, kan det også omdeles i papir på mødet. Administration har oplysningspligten overfor SKAT. Budget I forbindelse med den årlige budgetlægning skal afdelingsbestyrelsen foretage et skøn over det forventede forbrug til beboeraktiviteter i det kommende budgetår. Beløbet fastsættes individuelt efter afdelingens ønske. Budgettet skal være delt op i aktiviteter. Administrationen skal modtage dette budget senest på budgetformødet, hvor afdelingens budget gennemgås. Januar