Referat af bestyrelsesmøde i SOSU Sjælland d. 19 september 2016 kl Adresse: Selandia Park 6-8, 4100 Ringsted

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i SOSU Sjælland d. 19 september 2016 kl Adresse: Selandia Park 6-8, 4100 Ringsted Indkaldt til mødet 1. Formand Per B. Christensen, direktør i Børne og kulturforvaltningen i Næstved kommune 2. Næstformand Hanne Hermansen, FOA - AFBUD 3. Henrik Hvidesten, borgmester i Ringsted kommune 4. Susanne Lundvald regionsmedlem, Region Sjælland 5. Dorte Saabye, direktør i Solrød kommune - AFBUD 6. Hanne Sveistrup Demant, vicedirektør i Region Sjælland 7. Kasper Sonne, centerchef i Faxe Kommune - AFBUD 8. Lissi Lund, afdelingsformand i FOA Sydsjælland 9. Lone Hansen, sektorformand i FOA i Roskilde 10. Camilla Wang, rektor på University College Sjælland 11. Kenneth Peetz, SSA elev i afdeling Næstved 12. Nicky Keyani, SSA elev i afdeling Holbæk - Afbud 13. Medarbejderrepræsentant, Jette Hyldig, medarbejder i afdeling Næstved 14. Kirsten Dieckmann, medarbejder i afdeling Køge 15. Søren Clausen, direktør i SOSU Sjælland Som referent Lizette Ramlyng, medarbejder i SOSU Sjælland Gæst Carina Villadsen, uddannelseschef Benedict Moos, Markeds og Udviklingschef Bjarke Müller, Økonomi og Ressourcechef

2 1. Dagsorden 2. Godkendelse af dagsorden og evt. tilføjelser Dagsorden blev godkendt. Formanden bød velkommen til ny medarbejderrepræsentant Jette Hyldig, der indtræder i stedet for Michael Viese. 3. Præsentation af de 3 nye chefer v/direktøren Komplet organisationsdiagram kan ses her: sjaelland/organisationen/ Direktør Markeds og Udviklingschef Uddannelseschef Økonomi og Ressourcechef Markeds og Udviklingschefens overordnede ansvar er bl.a.: At lede området Vejledning, Projektkontor og Marked Ansvaret for at skabe øget markedsorientering og profilere SOSU Sjælland både i forhold til potentielle elever og aftagere til færdiguddannede. At sikre nyeste viden og generel samfundsudviklingen indenfor egne områder Ansvaret for tværgående projekter herunder fx. IT udviklingsprojekter, tværgående pædagogiske udviklingsprojekter, mv. Oprettelse af en Key Account manager model med fokus på de centrale aftagere (kommuner og regioner) for at øge SOSU Sjællands kendskab til aftagernes behov og ønsker, samt at markedsføre SOSU Sjællands færdiguddannede elever, således at efterspørgslen øges. Uddannelseschefens overordnede ansvar er bl.a.: At lede uddannelsesområdet Overordnet ansvar, for at SOSU Sjælland får endnu flere kompetente og yngre elever ved, at underviserne udfordrer, uddanner og udvikler hver enkelt elev og hver enkelt kursist til at blive så dygtig, som hun/han kan

3 Sikre at SOSU Sjælland arbejder med fleksible læringsformer som tilgodeser elevers og kursisters forskellige læringsstile og ambitioner, herunder ikke mindst hvor læring sker i en samskabende proces Sikre at der opstilles mål, planlægges, prioriteres, ressourcestyres og følges op på opgaver og resultater hos uddannelseslederne. Oversætte SOSU Sjællands vision, mission og strategi mv. til kerneopgaver hos uddannelseslederne Økonomi og Ressourcechefens overordnede ansvar er bl.a.: At lede fællesfunktionerne: Ledelsesinformation, Økonomi, HR, Service og Administration Overordnet ansvar for at sikre solid og driftssikker økonomistyring og budgetplanlægning i SOSU Sjælland Udvikle en ny budgetproces, der i højere grad involverer budgetansvarlige i budgetlægningen og via inddragelse skaber et forpligtende ejerskab hos relevante ledere. Bidrage til et stærkt strategisk fokus på SOSU Sjællands samlede ressourceudnyttelse Udvikle og optimere de måleværktøjer, som er nødvendige, og som er præciseret i strategien. Orienteringen blev taget til efterretning. 4. Orientering v/formanden Formanden orienterede om Finanslovsforslag Noter uddybes i en efterfølgende mail. Bestyrelsen foreslår, at B-SOSU får en stand på Folkemødet. 5. Orientering v/direktøren Ny dimensioneringsaftale (bilag a) Direktøren fremlægger mundtligt på mødet. Aftale mellem Regeringen, LO, KL og Danske Regioner om praktikpladser på vores uddannelser. I 2017 og 2019 vil den pædagogiske assistentuddannelse blive halveret i forhold til i dag. Hjælperuddannelsen bliver en selvstændig, men noget mindre uddannelse end i dag. Social- og sundhedsuddannelsen bliver den nye store og længere uddannelse end i dag - en hel del større end i dag. Alt i alt en nul-sums-aftale for parterne

4 Beslutning: Bestyrelsen fik en orientering om konsekvenserne af den nye dimensioneringsaftale. Bestyrelsen bad direktøren om et økonomisk og udbudsmæssigt oplæg til næste bestyrelsesmøde. Formandskabet inddrages løbende i administrationens arbejde med økonomien og udbudsstrukturen. 6. Orientering v/andre Henrik Hvidesten orienterede om KKR s behandling af dimensioneringsaftalen. 7. Opfølgning på bestyrelsesseminar v/direktøren Digitaliseringsbrochure udleveres på mødet. Til orientering Orienteringen blev taget til efterretning. 8. Hal i Køge v/direktøren (bilag b, c og d) Brev til bestyrelserne for de tre nabo-erhvervsskoler i Campus Køge: Til Bestyrelsen for EUC Sjælland Bestyrelsen for SOSU Sjælland Bestyrelsen for Køge Handelsskole Køge den 18. august 2016 Indstilling til institutionernes bestyrelser om opførelse af en Hal i campus Køge. Campus har igennem de sidste par år haft en juragruppe arbejdende, en af gruppens opgaver har været at se på hvordan samarbejdskonstellationerne i en campus kunne være. Endvidere har gruppen også beskæftiget sig med forskellige modeller ift. hvordan en hal kan etableres i campus regi. Baggrund De sidste uddannelsespolitiske reformer har medført, at institutionerne er blevet pålagt en øget bevægelses/idrætsprofil. For at understøtte den, er gruppen kommet frem til at indstille følgende til bestyrelserne.

5 Hallen vil have standardmål til en håndboldbane, omklædningsfaciliteter og undervisningslokale på ca. 60 m2. Udover bevægelse vil hallen også kunne anvendes til afholdelse af eksaminer og translokation. Økonomi Den samlede investering udgør ,- kr. Heraf udgør grunden ,- kr. Af bilag 2 kan den detaljerede økonomi for hallen ses. Af dette skal nævnes, at den samlede årlige driftsudgift udgør brutto i alt ,- kr. Det er inklusiv faste og løbende omkostninger. Se bilag 2. Det betyder, at hver enkelt institution vil få en årlig udgift på ,- kr. Dette er før en aftale, om udlejning af den ledige kapacitet i hallen. Juragruppen har drøftet forskellige modeller omkring udlejning af den ledige kapacitet. Gruppen forventer at der indgås en 5-årig lejekontrakt med f.eks kommuner/ fritidsklubber/ sportsforeninger eller lign. i området. Dette betyder, at institutionernes bruttoandel reduceres fra ,- kr. til kr. / kr. pr. institution pr. år. Investeringens likviditetstræk er ,- eller 20 % af investeringen, pr. skole vil blive ,- kr. år et. Juridisk konstruktion Gruppen har arbejdet med mange forskellige modeller, men er nået frem til at udarbejde en konstruktion som et administrativt fællesskab med den bemærkning, at under normale omstændigheder er aktiverne i et administrativt fællesskab ejet af værtsinstitutionerne. I dette tilfælde skal aktivet være ejet af de institutioner, som er med i halsamarbejdet. Dette giver den mulighed, at når campus udbygges og nye institutioner kommer til, vil disse kunne indtræde i det administrative fællesskab på lige vilkår med de nuværende under de nærmere økonomiske vilkår som er gældende på indtrædelsestidspunktet. Vi vedlægger forskellige skitser på, hvordan hallen kan se ud, herunder også hallens placering, samt udtalelser fra Dansk Halbyggeri omkring validiteten af de fremlagte tal. Bilag 3. Indstilling Ledelserne fra de tre institutioner indstiller derfor til de tre bestyrelser om godkendelse til at opføre en hal på det skitserede areal (bilag 4) til en samlet pris af ,- kr. under de givne forudsætninger og økonomi som ovenfor nævnt. Formand for Juragruppen Stig Johansen Økonomi- & vicedirektør Køge Handelsskole

6 Indstilling (ved direktøren): Den 21. marts 2013 vedtog den daværende bestyrelse byggeriet af en ny skoleafdeling i Køge: en undervisningsbygning med anpart i en fælles hal (ejet eller lejet). Hallen har ladet vente på sig og forskellige modeller for opførsel er afsøgt. Det absolut mest sandsynlige projekt er det ovenfor beskrevne. Behovet for hallen er uændret og faciliteten vil give undervisningen i Køge et kvalitetsløft. Den økonomiske ramme i 2013 var årlig omkostning på kr Med pristalsregulering svarer det til kr i nutidskroner. Med forudsætningen om at udleje hallens ledige kapacitet, typisk uden for undervisningstiden, vil den årlige omkostning være på kr , eller kr mindre end rammen fra Ingen udlejning vil modsat give en årlig meromkostning på kr Udlejning af ledig kapacitet er meget sandsynlig, da vi ved der er pres på Køge Kommune for at bygge flere haller. Derudover vil omkostningerne kunne deles mellem flere, når nye institutioner flytter ind i Campus. Opsigelsesperioden i den kommende kontrakt med det administrative fællesskab vil være på 2 år. Omkostningen til hallen har indgået som en hvilende budgetpost i de årlige budgetter, uden at blive aktiveret. Direktøren indstiller, at SOSU Sjælland, sammen med de to andre institutioner opfører hallen som foreslået. Men under indtryk af den aktuelle dimensioneringsaftale og konsekvenserne for den pædagogiske assistentuddannelses størrelse bør beslutningen afvente SOSU Sjællands beslutninger om bl.a. hvor den pædagogiske assistentuddannelse udbydes fremadrettet, da det er den uddannelse, der har det største træk på halfaciliteten. Beslutning: Sagen udsættes, og afventer en nærmere vurdering af dimensioneringsaftalen og den geografiske placering af fremtidige udbud. 9. Valg af revisor v/direktøren (bilag e) I henhold til bestyrelsesmøde af 16. marts 2016 har SOSU Sjælland indhentet tilbud på revisionsydelser i 2017 og 2018 fra 2 revisionsfirmaer; Deloitte statsautoriseret Revisionspartnerselskab og PricewaterhouseCoopers statsautoriseret revisionspartnerselskab. I tilbudsmaterialet har vi bedt om følgende oplysninger: 1) Pris (lovpligtig revision, erklæringer, opstilling årsregnskab m.m.) 2) Faste timepriser på andre revisionsydelser

7 3) System og programkendskab 4) Sikre en aktiv og fremadrettet sparring 5) Medarbejderkompetencer 6) Referenceliste 7) Planlægning af forberedelsesperioden Vi har modtaget uddybende materiale og pristilbud fra begge revisionsfirmaer, hvilket er sammenfattet i vedlagte bilag e. Konklusion: På prisen er der væsentlig forskel på de to tilbud: Kr pr. år fra PWC. Kr for 2017 og 2018 fra Deloitte. På øvrige parametre synes der ikke at være markante forskelle. Begge revisionsfirmaer har stor erfaring med, og indsigt i, revision og økonomisk rådgivning for selvejende institutioner. Deres arbejdsmetoder og medarbejdernes kompetencer på området fremtræder ens. Indstilling: På denne baggrund indstiller direktøren PriceWaterhouseCoopers som revisorer for regnskabsårene 2017 og Beslutning: Indstillingen blev godkendt. 10. Huslejestigning i Holbæk v/direktøren På sidste bestyrelsesmøde blev der orienteret om, at udlejer med henvisning til lejekontraktens 1.6 havde varslet en huslejestigning på kr. årligt, med tilbagevirkende kraft fra d. 1. juli Baggrunden for varslingen var, at udlejer havde fået foretaget en opmåling af husets bruttoareal af Mølbæk Landinspektør A/S, som fastslog at det lejede areal er på m 2. Det vil sige at det lejede areal er vokset med 89 m 2. SOSU Sjælland kontaktede Kammeradvokaten med henblik på juridisk bistand vedrørende rimeligheden i det fremsatte krav. Kammeradvokaten har ved hjælp af en landinspektør fået foretaget en kontrolmåling af kvadratmeter antallet, og det er konstateret at det er korrekt at huset er vokset med

8 89m 2. Det er kælderarealet der er vokset især teknikrummet. På den baggrund anbefaler Kammeradvokaten at SOSU Sjælland accepterer det fremsendte krav om huslejeforhøjelse. Der pågår i øjeblikket forhandlinger med udlejer om rimeligheden i, at der skal betales huslejeforhøjelse for perioden d. 1. juli juni Bestyrelsen tog til efterretning, at SOSU Sjælland forhandler om nedsat husleje i perioden Fra juli 2016 betales den nye forhøjede husleje. 11. Udmøntning af direktørens resultatkontrakt for v/formanden (bilag f) Bestyrelsen skal drøfte resultatopfyldelse for resultatkontrakten efter dialog med direktøren og træffer, uden direktørens tilstedeværelse, beslutning om størrelsen af udbetaling. Denne kontrakt er opgjort som gennemsnittet af målopfyldelse for alle øvrige ledere, i den udstrækning der har været sammenfald af mål. Tidligere år har den indstillede opgørelse været foretaget i en dialog mellem bestyrelsesformand og direktør. Indstilling: Formandskabet indstiller at direktørens kontrakt udmøntes med en opfyldelsesgrad på 79,6 % for Basisrammens mål og på 86,5 % for Ekstrarammens mål. Det giver en samlet udbetaling på kr Beslutning: Bestyrelsen drøftede og godkendte indstillingen uden direktørens tilstedeværelse. Bilaget med teksten omkring lærernes arbejdstid, punkt 1.3 rettes, så det er i overensstemmelse med procentsatsen i skemaet, som viser at punktet er delvist opfyldt. 12. Strategi trin 2017 v/direktøren (bilag g) SOSU Sjællands strategi 2020 skal år for år efterses i forhold til retning og konkrete trin for det kommende år. Trinene tjener også til at kunne formulere resultatmål for direktør, chefer og mellemledere. Vedlagt er direktørens forslag til trin 2017, som resultat af strategiens overordnede sigte, men også aktuelle påkrævede forhold.

9 Status for trin 2016 er i noteform beskrevet i egen kolonne og forudsætningerne for trin 2017 er ligeledes beskrevet i noteform i kolonnen yderst til højre. Uddybende kommentarer gives mundtligt på mødet, men helt generelt er indsatserne for det kommende år forsøgt gjort mere konkrete med blik for målbarhed. Beslutning: Indstillingen blev godkendt med en række ændringsforslag fra bestyrelsen. Endelig udgave af strategiplanen sendes ud til bestyrelsen efterfølgende. 13. Indgåelse af direktørens resultatkontrakt for v/formanden (bilag h) Direktørkontrakt/Resultatkontrakt indgås med reference til Ministeriet for Børn og Undervisnings bemyndigelse til bestyrelser, af 27. juni Resultatkontrakten med direktøren skal tjene følgende overordnede mål: Den skal fungere som et styringsredskab Den skal understøtte dialogen mellem bestyrelse og ledelse om fastsættelse og gennemførsel af væsentlige lang- og kortsigtede målsætninger Den skal skabe synlighed og gennemskuelighed omkring institutionens mål og resultater Resultatkontraktens mål afspejler dels centralt stillede mål samt overordnede strategiske mål som afspejler en prioritering for direktørens fokus i forhold til strategiens trin Indstilling: Formandskabet indstiller at direktørkontrakten godkendes med de foreslåede indsatser, mål og vægtning. Beslutning: Indstillingen blev godkendt. 14. Budget og halvårsregnskab v/direktøren (bilag i) Halvårsregnskabet udviser et overskud på kr. 2,62 mio. Men fortsætter vi uforandret og alle budgetposter opfyldes som planlagt, er forecast for året et underskud på kr. -4,16 mio. mod kr. -3,36 mio. budgetteret. Væsentlige forudsætninger kan ændres, som beskrevet i bilagets punkt 5: Ingen forsikringshændelser giver et positivt bidrag på kr. 1,5 mio., vi ved at kr. 2,0 mio. til kvalitetsløft skal anlægsføres eller først afholdes i 2017 og dertil kommer kommunernes ønske om yderligere social- og sundhedsassistentelever i indeværende år, som giver et

10 positivt bidrag på kr. 650 tusinde. Hvis disse forudsætninger opfyldes vil årets resultat blive på kr. -9 tusinde. For at tage styring på omkostningsudviklingen har direktøren besluttet at indføre et ansættelsesstop resten af året. Orienteringen blev taget til efterretning med følgende bemærkning: Bestyrelsen forventer, at regnskabet for 2016 ender med et underskud på ca. 1.5 mio. kr. Hvis der ikke kommer væsentlige forsikringshændelser forventes regnskabet at gå i nul. Direktøren vurderer ikke, at der på nuværende tidspunkt er behov for et ansættelsesstop, men at der generelt er behov for en effektiv styring af personaleomkostningerne. 15.Eventuelt Invitation til B-SOSU medlemsmøde d. 22. november 2016 på Tivoli Hotel & Congress Center i København. Brev til SOSU Skolerne vedr. Rigsrevisionens anbefalinger om at sætte mål for størrelsen af egenkapitalen. (bilag j)