Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbygård Kollegiet afdeling 15

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbygård Kollegiet afdeling 15 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 45 Tirsdag den 15. november 2016 kl på Kollegiekontoret. Til stede: Martin Jørgen Larsen Nina Brandt Sløgedal Steffan Vedstesen Fraværende: Sarah Thrane Maagaard Kristine Bjørndal Møller Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Birgit Nørgaard, varmemester Ole Fenger Lassen boliginspektør Gert Ejlertsen. Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra seneste møde 2. Valg til afdelingsbestyrelsen 3. Valg af repræsentantskabsmedlem til Kollegiekontorets repræsentantskab 4. Godkendelse af regnskab 2015/16 5. Aktuel drift 2016/17 6. Nyinvesteringer 2017/18 7. Orientering fra Kollegiekontoret, herunder bl.a. ophør af kollektive tv-aftaler, overgang til individuel afregning 8. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 44 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Side 1 af 8

2 Formand Næstformand Kasserer Menigt medlem Menigt medlem Martin Jørgen Larsen Sarah Thrane Maagaard Nina Brandt Sløgedal Steffan Vedstesen Kristine Bjørndal Møller Ad 3. Valg af repræsentantskabsmedlem Kollegiet har valgt/udpeget Martin J. Larsen til at deltage i repræsentantskabsmødet på Kollegiekontoret den 12. december Ad 4. Godkendelse af regnskab 2015/16 Årets resultat viser et overskud på kr ,- og skyldes hovedsageligt: Besparelse på renovation som følge af overgang til nedgravede containere. Besparelse på revision som følge af skift af revisionsfirma. Besparelse på løn til ejendomsfunktionær som følge af refusion ved skoleophold og færre ansatte. Øgede renteindtægter som følge af højere renteniveau i fællesforvaltningen. Ovenstående modsvares til delvis af: Merudgift på el på grund af øget forbrug. Merudgift til almindelig vedligehold. Økonomimedarbejderen gennemgik regnskabet og nævnte bl.a. følgende: Henlæggelser Henlæggelserne er formindsket med kr. da der i perioden er anvendt langt mere end der er budgetteret. Nettokapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over afdrag på lån. Den lille afvigelse skyldes index-reguleringen af lånet. Offentlige og andre faste udgifter Vandafgift Der er brugt ca kr. mindre end budgetteret. Renovation Besparelse på ca kr. som følge af overgang til nedgravede containere. Forsikringer Afvigelsen skyldes en lavere indeks regulering end antaget ved budgetlægningen. Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning (der indhentes tilbud på forsikring hvert 5. år, næste gang sker i 2017). Side 2 af 8

3 Energiforbrug Varme Der er en mindre afvigelse på ca kr. El Der er en merudgift på ca kr. på grund af øget forbrug. Bidrag til boligorganisationen Administrationsbidrag - Der er indbetalt ca kr. til administrationsbidrag, indstillingsgebyr og tillægsydelser til Kollegiekontoret. Afvigelsen skyldes besparelse på revision på grund af skift af revisionsfirma. Dispositionsfond Der indbetales 558 kr. til dispositionsfonden pr. lejemål. Det er et pligtmæssigt og lovbestemt bidrag til opsparing i boligselskabet, og bruges til at imødegå økonomiske problemer. Den enkelte afdeling kan søge om tilskud såfremt det måtte være nødvendigt, og fonden er et økonomisk sikkerhedsnet og en fælles reserve. Variable udgifter Renholdelse Besparelse på løn til ejendomsfunktionær som følge af refusion ved skoleophold og færre ansatte, samt besparelse på rengøring af fællesarealer. Almindelig vedligeholdelse Der er brugt ca kr. mere end budgetteret, efter gennemgang af regnskabet vil inspektøren gennemgå de udførte arbejder mere detaljeret. Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser Der er brugt kr. der dækkes af de opsparede midler I har som indestående i banken. Inspektøren gennemgår hvilke arbejder der er udført. Særlige aktiviteter Administration og sæbekøb, som er udgiften til drift af fællesvaskeri, skal ses i sammenhæng med indtægten fra vaskeriet, som findes under Ordinære Indtægter. Dermed er der et netto overskud på ca kr. (note s. 10) Diverse udgifter Til beboerfaciliteter er der brugt kr. svarende til det budgetterede. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser, der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. For at opnå en jævn husleje budgetteres her med 20 år. Ekstraordinære udgifter Diverse renter lån af egne midler til solceller, en renteudgift på 497 kr. Årets overskud Årets overskud på kr. anvendes til afvikling af underfinansiering (solceller) Side 3 af 8

4 Ordinære indtægter Boligafgifter og leje Der har været en lejeindtægt på kr. som svarer til det budgetterede. Erhverv Lejeindtægt fra Telia kr. som svarer til det budgetterede. Renter Kollegiets formue indgår i Kollegiekontorets fællesforvaltning. For dette regnskabsår er der en forrentning på 2,49 % mod det budgetterede på 1,0 %. Det giver en merindtægt på ca kr. Andre ordinære indtægter Indtægten fra fællesvaskeri er kr. og skal ses i sammenhæng med udgifterne til sæbekøb og administration under Særlige aktiviteter. Afvikling af overskud - der afvikles overskud fra tidligere år på i alt kr. Ekstraordinære indtægter Korrektion vedr. tidligere år Afdragsordning fraflytter, der tidligere var overført til tab. Telefon- og IT-regnskab Overskud på kr. fra forbrugsregnskabet overføres til det kommende budget. Antenneregnskab Overskud på kr. fra forbrugsregnskabet overføres til det kommende budget. Gennemgang af vand, el og varme samt alm. vedligehold og PPV Boliginspektøren gennemgik forbrug af vand, el og varme samt forslag til budget for 2016/17. Arbejderne på almindelig vedligeholdelses kontoen blev gennemgået. Vand Et merforbrug i forhold til budgettet på 7 %. Budgettet for indeværende år er sat til m 3. Budgettet for 2017/18 foreslås ændret til m 3. El Et merforbrug i forhold til budgettet på 8 %. Budgettet for indeværende år er sat til kwh. Budgettet for 2017/18 foreslås nedsat til kwh. Varme Et merforbrug i forhold til budgettet på 13 %. Budgettet for indeværende år er sat 400 MWh. Budgettet for 2017/18 foreslås ændret til 450 MWh. Side 4 af 8

5 Almindelig vedligeholdelse Budgettet var på kr., og der er anvendt i alt kr. Der har bl.a. været udgifter til følgende: Terræn Snerydning og saltning, græsklipning, grønt arbejde og kloak. Grundejerforeningskontingent. Bygning, klimaskærm Reparation af vinduer og beslag og tætning af vinduer. Reparation af facadepuds. Fjerne graffiti. Bygning, boliger Reparation og udskiftning af låse, rengøring efter syn og indkøb af maling til beboere. Bygning, fælles indvendig Falck abonnement. Abonnement på brandmateriel. Udstyr til varmt arbejde. Bygning, tekniske anlæg/installationer Reparation af elinstallationer, indkøb af el-artikler, vand- og afløbsinstallationer og ventilationsanlæg. Reparation af elevator samt service. Drift af ADK. Materiel Service plæneklipper, redskaber og værktøj. Udført PPV-arbejde (Planlagt og periodisk vedligeholdelse) Der var planlagte udgifter for kr. Der er anvendt kr. til bl.a. følgende arbejder: Terræn Højtvandslukker i kælderhals til fællesrum. Renovering af udvendig belysning. Låsebeslag til skydeport. Bygning, klimaskærm Beslag til vinduer. Bygning, boliger Nye køkkener i lejligheder, mangler 4 stk. Maling af lejligheder. Bygning, fælles indvendig Polisbehandling af linoleumsgulve i fællesgange og fællesrum. Maling i fællesrum. Sokler til fryseskabe i gange. Bygning, tekniske anlæg/installationer Solcelleanlæg. Ventilationsanlæg i fællesrum. Elinstallationer i fællesrum. Udskiftning af leje i elevator og ny belysning i elevatorstol. 7 køleskabe og 1 fryser er udskiftet. ADK ved adgangsdøre. Materiel Ingen udgifter. Side 6 af 8

6 Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Hovedtallene fra kollegiets regnskab lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 5. Aktuel drift 2016/17 Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på kr. Pr er der brugt kr. Der har været indtægter ved syn på kr., så saldoen viser en totaludgift på kr. Der er åbne rekvisitioner for kr. som der er bestilt eller udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen under punktet Råbalance. PPV arbejder Der er planlagt udgifter for i alt kr. Der er pr brugt kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Ingen arbejder. Vedligehold af kældertrapper. Undersøgelse af rust i elevatortårn. Bygning, klimaskærm Faldsikring på tag. Dørpumper på indgangsdøre. Bygning, boliger Udskiftning af 2 køkkener. Maling af værelse og bad. Løbende maling af træværk, vægge og lofter. Udskiftning af alle låse. Bygning, fælles indvendig 2 støvsugere. Maling af loftplader i gangarealer. Bygning, tekniske anlæg/installationer 1 køleskab. Indregulering af ventilationsanlæg efter færdiggørelse af nye køkkener. Nye kabelbakker på tag. Reparation af varmeanlæg. Udskiftning af 2 vaskemaskiner. Materiel Ingen arbejder. Side 7 af 8

7 Låsesystem Er budgetsat til 2016/17. Der indhentes priser. Brandalarm Beboerne ønsker at der bliver opsat brandalarmer i alle gange. GAE indhenter pris på alarmer tilsluttet 220 V og med backup batteri. Lysarmaturer Der blev talt om udskiftning af lysstofarmaturer i alle fællesgange. Pt. er det ikke rentabelt at udskifte lysstofrørene med LED armaturer. Nye køkkener 4 køkkener mangler at bliver renoveret. GAE sender en forespørgsel til de 4 beboere med forslag om udskiftning i en ferieperiode. Ellers udsendes en varsling om udskiftning. Ad 6. Nyinvesteringer 2017/18 Afdelingsbestyrelsen ønsker følgende indarbejdet i kommende budget: Nyt inventar i fællesrum og supplering af borde/stole på fællesgange. Bestyrelsen får optalt hvor mange borde og stole der er på gangene, så vi kan få suppleret op. Evt. køb af borde fra Svane Kollegiet. Ole kan lave en fremvisning ved besøg på Svane Kollegiet. Bestyrelsen kommer med forslag til indretning af fællesrummet. Udskiftning af vinduer er et stort ønske pga. mange reparationer på eksisterende vinduer. GAE rykker vinduesudskiftningen frem. Andre nyinvesteringer som ønskes indarbejdet i kommende budget skal være inspektøren i hænde senest 1. januar Ad 7. Orientering fra Kollegiekontoret Ophør af kollektive tv-pakker - Folketinget har vedtaget ny lovgivning om tv, som betyder, at du som lejer får mulighed for at fravælge basispakken fra din tv-udbyder. I praksis betyder der, at din tv-aftale går fra at være en kollektiv aftale til at være individuel. De kollektive aftaler som er indgået er dog gældende indtil de udløber, dvs. at aftalernes bindinger og opsigelsesvarsler skal respekteres. Kollegiet har valgt Stofa som udbyder af tv, og Stofa vil fortsat være den eneste tv-udbyder, beboerne vil altså alene kunne fravælge tv, men beboerne får ikke mulighed for at tilvælge en anden udbyder af tvprogrammer. Beboerne skal fortsat betale til opretholdelsen af det interne net, dvs. selvom de fravælger tvprogrammer, så skal de betale til drift og administration af nettet. I løbet af efteråret vil det blive fastlagt, hvordan overgangen fra kollektive aftaler til individuelle aftaler i praksis kommer til at foregå, og det vil i modtage mere information om senere. Skejbygård kollegiet s beboere kan opsige deres aftale med Stofa fra den 1. januar WebZonen Den nye og forbedrede WebZone er nu taget i brug og den kan bruges med både telefon, tablet og pc. Side 8 af 8

8 Som aftalt med afdelingsbestyrelsen på budgetmødet i foråret, så betyder det bl.a. at vi ikke længere sender indkaldelser og bilag på papir og med post. Via fildelings-modul finder I alle indkaldelser og bilag til møderne og efter mødet lægger vi også referatet der. I vil modtage en mail og en sms, hvis I har oplyst et mobilnr., når der lægges noget i fildelingen til jer. Der vil ligge dokumenter for de seneste 3 år og nye bestyrelsesmedlemmer vil let kunne danne sig et overblik over de beslutninger tidligere bestyrelser har taget. I kan også hurtig få et overblik over indflyttere eller fraflyttere og disse lister fortsætter vi med at udvikle, så I vil kunne sortere og søge bedre end i dag. Hjemmesider - Vi arbejder fortsat med at få de nye hjemmesider klar til jer. Hjemmesiderne har fået et nyt design og er blevet lettere at redigere. I vil få en besked når jeres nye hjemmeside er kommet i drift. Hvis I ønsker at få en indføring i hvordan hjemmesiden kan redigeres, så vil vi meget gerne være behjælpelig med det. Skriv til Josephine på udlejning@kollegiekontoret.dk. Affalds sortering - Som nogle måske har hørt så kommer der til at ske yderligere affaldssortering i Aarhus kommune. Midt byen er startet op. Resten af byen starter i løbet af efteråret Hvis der er nogen som ønsker mere information kan de ses på både på engelsk og dansk. Ad 8. Evt. Afdelingsbestyrelsen forretningsorden Der er udarbejdet forslag til ændringer i forretningsordenen, som udleveres på mødet. En forretningsorden er god at have for at forklare funktioner for fremtidige bestyrelser så der opnås kontinuitet i arbejdet. Der er forslag til ændringer der kan optimere og tydeliggøre indholdet, f.eks. kommentar MMB3; interesserede beboere skal have adgang til referater så de ved hvad der foregår omkring kollegiet. Dokumentet ligger på Webzonen sammen med bilag til dette møde. Bestyrelsen kan kontakte Jette på jb@kollegiekontoret.dk hvis I har spørgsmål eller ønsker en forretningsorden ændret. Bestyrelsen har endnu ikke indkaldt til afdelingsmøde. Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet sluttede kl Referent: Gert A. Ejlertsen/Birgit Nørgaard Referat sendt d /dbs Side 9 af 8