VIDENCENTER FOR GRØN IT. Vejledning om øget anvendelse af videomøder i staten

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "VIDENCENTER FOR GRØN IT. Vejledning om øget anvendelse af videomøder i staten"

Transkript

1 VIDENCENTER FOR GRØN IT Vejledning om øget anvendelse af videomøder i staten Februar 2012

2 Business case for øget anvendelse af Vejledning om øget anvendelse af videomøder i statendeomøder i staten Publikationen er udgivet af: Videncenter for grøn it Digitaliseringsstyrelsen Landgreven København K Telefon: Publikationen er udgivet af: Videncenter for grøn it Digitaliseringsstyrelsen Landgreven København K Publikationen kan hentes Publikationen kan hentes på Forsidefoto: istockphoto.com ISBN (internet) å Videncenter for grøn it s hjemmeside groenit Forsidefoto: istockphoto.com ISBN (internet):

3 Vejledning om øget anvendelse af videomøder i staten Videncenter for grøn it Digitaliseringsstyrelsen Februar 2012

4 Indhold > 1 Indledning og sammenfatning Indledning Oversigt Forudsætninger 2 2 Organisationens udgangspunkt Overblik over mødeaktiviteten Kan møderne afvikles som videomøder? Hvor meget anvendes det eksisterende udstyr? 6 3 Administrative, juridiske og tekniske rammer Indkøbsaftaler Driftsaftaler med leverandører Sikkerhed Standarder, interoperabilitet og tilgængelighed 9 4 Udarbejdelse af business case Besparelser i rejseomkostninger og rejsetid Udgifter til indkøb og drift af videomødeudstyr CO2-regnskab 12 5 Opmærksomhedspunkter ved implementering Forankring af videomøder i organisationen Ledelsesengagement Kompetencer og support Drift 15

5 1 Indledning og sammenfatning > 1.1 Indledning Staten bruger hvert år betydelige ressourcer på, at medarbejderne rejser til møder med offentlige og private samarbejdspartnere i Danmark og udlandet. Hvis flere statslige møder blev afholdt som videomøder, kunne de statslige myndigheder spare såvel rejseomkostninger som rejsetid. Desuden ville en reduktion af transporten til og fra møder betyde, at udledningen af CO2 og andre skadelige partikler blev mindsket. Videncenter for grøn it i Digitaliseringsstyrelsen har blandt andet til formål at fremme offentlige myndigheders anvendelse af it til at sænke klimabelastningen. Videncentret har derfor udarbejdet denne vejledning, som kan give inspiration og hjælp til de statslige myndigheder, der vil skabe en mere effektiv og bæredygtig organisation ved systematisk at omlægge relevante møder til videomøder. Vejledningen beskriver blandt andet, hvordan myndighederne kan forberede omlægningen til videomøder, og hvordan de kan sikre, at de økonomiske og miljømæssige potentialer ved omlægningen til videomøder bliver realiseret. 1.2 Oversigt Vejledningen omhandler fire centrale emner, som statslige myndigheder bør undersøge og forholde sig til, hvis de ønsker systematisk at omlægge relevante møder til videomøder. Kapitel 2 omhandler den enkelte organisations udgangspunkt for at anvende videomøder. Det foreslås bl.a., at den statslige myndighed undersøger, hvor mange og hvilke typer møder der afholdes, og om disse egner sig til videomøder. Dernæst foreslås det, at myndigheden undersøger, hvilket videomødeudstyr den råder over, samt hvor hyppigt det anvendes. Kapitel 3 omhandler de administrative, juridiske og tekniske rammer for anvendelsen af videomøder. Det foreslås, at den statslige myndighed undersøger og forholder sig til f.eks. indkøbsaftaler, regulering, driftsmæssige aftaler og spørgsmål vedrørende sikkerhed og interoperabilitet, som kan have betydning for, hvordan en indsats til fremme af videomøder kan gribes an. Kapitel 4 omhandler indsamling af data til en business case for omlægningen til videomøder. Her gives der inspiration til, hvordan myndigheden kan estimere omkostninger og økonomiske og miljømæssige gevinster ved at øge anvendelsen af videomøder. Kapitel 5 omhandler en række opmærksomhedspunkter i forhold til at sikre, at systematisk anvendelse af videomøder forankres i organisationen og hos de enkelte medarbejdere. 1.3 Forudsætninger Det forudsættes i vejledningen, at den statslige myndighed følger statens retningslinjer, processer og vejledninger for it-projekter, jf. Budgetvejledning 2011, Vejledning om Statens IT-projektråd og Vejledning om den fællesstatslige itprojektmodel. 2

6 Det forudsættes endvidere, at myndigheden anvender statens business case-model samt redskaber i tilknytning hertil, hvis de samlede budgetterede udgifter til anskaffelse og udvikling udgør 10 mio. kr. eller derover, jf. Budgetvejledning 2011 og Vejledning til statens business case-model v

7 2 Organisationens udgangspunkt > Det første centrale emne, som en statslig myndighed bør undersøge og forholde sig til, hvis den ønsker systematisk at omlægge relevante møder til videomøder, er organisationens eget udgangspunkt for omlægningen. I dette kapitel gives inspiration til, hvordan myndigheden kan få et overblik over bl.a., hvor mange og hvilke typer møder medarbejderne holder i dag, hvilket videomødeudstyr myndigheden allerede råder over, og i hvilket omfang videomødeudstyret anvendes. Dette overblik er et vigtigt grundlag for det videre arbejde. Myndigheden bør være opmærksom på, at det kræver en indsats at skabe et solidt vidensgrundlag for et projekt vedrørende omlægning af fysiske møder til videomøder. 2.1 Overblik over mødeaktiviteten I de fleste statslige myndigheder har man et godt overblik over medarbejdernes tidsforbrug via tidsregistrering eller andre opgørelser. Det er imidlertid ikke alle myndigheder, der har et overblik over mødeaktiviteten. Den enkelte offentlige institution kan skabe et godt billede af mødeaktiviteten ved at gennemgå medarbejdernes kalendere. Dette overblik kan suppleres med en gennemgang af gæstelisten fra receptionen. Ved at gennemgå rejsebestillinger og -afregninger, taxaregnskaber og kørselsgodtgørelser er det endvidere muligt at foretage en vurdering af, hvilke omkostninger der knytter sig til medarbejdernes deltagelse i forskellige møder, såvel udgifter til transport som forbrugt rejsetid. Tjekliste: Gennemgå kalenderne for et repræsentativt udsnit af medarbejderne for udvalgte perioder og suppler med oplysninger fra receptionens gæsteliste. o Hvor mange møder afholdes der i alt? o Hvilke og hvor mange parter deltager i møderne? o Holdes møderne i egne mødelokaler eller hos eksterne parter? o Hvor lang tid tager møderne? Gennemgå rejsebestillinger og -afregninger o Hvor lang tid bruger medarbejderne på rejserne? o Hvilke omkostninger er der til transport? Gennemgå taxaregnskaber og kørselsgodtgørelser o Hvor store omkostninger er der til taxakørsel? o Hvor store omkostninger er der til kørselsgodtgørelse? o Hvor mange omkostninger er der til klippekort og tog- og flybilletter? 2.2 Kan møderne afvikles som videomøder? De møder, der afholdes i statslige myndigheder, har vidt forskellig karakter og tjener forskellige behov. Nogle møder er meget velegnede til afholdelse som videomøder, mens andre er mindre velegnede. 4

8 Det kan derfor være et godt udgangspunkt for en vurdering af den enkelte myndigheds potentiale for øget anvendelse af videomøder at afdække myndighedens mødeprofil. En sådan afdækning kan eksempelvis tage udgangspunkt i følgende fem udbredte mødetyper 1 : Fem udbredte mødetyper Opstartsmøder er typisk sættemøder og kick off-møder, hvor deltagerne lærer hinanden at kende og definerer en fælles forståelse af arbejdsopgaven. Problemløsningsmøder har hovedvægten på at løse konkrete opgaver i fællesskab og kan eksempelvis være arbejds- eller strategimøder. Konfliktløsningsmøder har hovedvægten på forhandlingssituationen, hvor flere parter med forskellige interesser mødes for at nå frem til et for alle acceptabelt udkomme. Eksekveringsmøder går primært ud på at følge op på status for en række arbejdsopgaver samt koordinere, løse og uddelegere nye opgaver. Afslutningsmøder drejer sig om at aflevere og/eller præsentere nogle resultater, som man ved en tidligere lejlighed er nået frem til. I praksis kan møder indeholde elementer fra flere mødetyper, men ofte vil det enkelte møde være domineret af en af mødetyperne. Videncenter for grøn it har gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt statslige sekretariatschefer, der bl.a. har vurderet, hvilke mødetyper der er bedst egnede til at blive afholdt som videomøder, og hvor store andele disse udgør af det samlede antal møder i staten. 2 Undersøgelsen viser følgende fordeling af statslige møder med eksterne deltagere på de fem undersøgte mødetyper: Mødetype Eksempler Andel af møder Opstartsmøder Sættemøder, kick-off 7 pct. Problemløsningsmøder Arbejdsmøder, strategimøder 37 pct. Konfliktløsningsmøder Kontraktforhandling, HR 11 pct. Eksekveringsmøder Status- og opfølgningsmøder 37 pct. Afslutningsmøder Afrapportering, overdragelse 8 pct. 1 Egen tilvirkning inspireret af McGrath (1991): Time, interaction and performance, Small Group Research, 22, 2, pp Undersøgelsen omfatter statslige sekretariatschefer i departementer og styrelser samt på universiteter, professionshøjskoler og statslige miljøcentre. Der er i alt udsendt invitation til at deltage i undersøgelsen til 146 sekretariatschefer, og der blev modtaget 73 besvarelser, svarende til 50 pct. 5

9 Den samme spørgeskemaundersøgelse viser, at især problemløsningsmøder og eksekveringsmøder anses som velegnede til videomøder, mens konfliktløsningsmøder og opstartsmøder overvejende vurderes at være uegnede, jf. nedenstående tabel. Vurdering af mødetypers egnethed til afholdelse som videomøder Konfliktløsningsmøder Opstartsmøder Meget velegnet Velegnet Neutral Mindre egnet Uegnet Afslutningsmøder Problemløsningsmøder Eksekveringsmøder 0% 20% 40% 60% 80% 100% Generelt er videomødet et godt valg, når deltagerne kender hinanden i forvejen, eller når mødet er en del af en længerevarende møderække. Dog giver avanceret videomødeudstyr mulighed for at opnå stor lighed med det fysiske møde. Den type udstyr kan derfor være med til at muliggøre, at også nogle af de mindre egnede mødetyper kan afholdes som videomøder. Tjekliste: Hvilke typer møder afholder medarbejderne? o Lav en lille spørgeskemaundersøgelse hos et repræsentativt udsnit af medarbejderne, f.eks. med udgangspunkt i ovenstående mødetyper. Hvor egnede er møderne til videomøder? o Fokusér på de mødetyper, der fylder meget o Lad chefgruppen og en gruppe af øvrige medarbejdere vurdere, i hvor høj grad møderne kan afholdes som videomøder. o Hvis medarbejderne ikke anvender videomøder i dag, kan det være en fordel at afprøve mødeformen, før der laves en vurdering af mødernes egnethed. 2.3 Hvor meget anvendes det eksisterende udstyr? Forud for en indsats til at fremme anvendelsen af videomøder bør den statslige myndighed kortlægge, hvilket videomødeudstyr den allerede råder over, og hvor meget dette anvendes af medarbejderne i det daglige. Dette er afgørende for projektets business case og for beslutningen om, hvor meget der skal investeres i nyt udstyr. Den tidligere nævnte spørgeskemaundersøgelse viser, at omkring 70 pct. af de statslige myndigheder allerede i dag har mindst ét mødelokale, der er indrettet med udstyr til afholdelse af videomøder. Omkring 20 pct. har mere end fem lokaler. 6

10 Det er dog kun 20 pct. af de eksisterende mødelokaler med videomødeudstyr, som anvendes flere gange dagligt, mens op mod to tredjedele af alle mødelokaler med videomødeudstyr kun er i brug få gange om ugen eller sjældnere. Tjekliste: Hvilket udstyr til afholdelse af videomøder er til rådighed? o Antal videomøderum o Antal medarbejder-pc er, hvorfra der kan afholdes videomøder (bemærk: webcams kan deles mellem flere medarbejdere) o Øvrig infrastruktur, f.eks. systemer til bestilling af mødefaciliteter og identifikation af mødedeltagere. Hvordan og hvor meget udnyttes udstyret? o Hvor ofte anvendes videomøderummene? o Hvor ofte afholdes videomøder fra medarbejdernes pc er? o Hvilke medarbejdere afholder videomøder? o Hvilke typer møder afholdes som videomøder? 7

11 3 Administrative, juridiske og tekniske rammer > Forud for en indsats til fremme af anvendelsen af videomøder bør den statslige myndighed undersøge og forholde sig til, hvilke administrative, juridiske og tekniske rammer der gælder for arbejdet med at indføre videomøder. Til sådanne rammer hører bl.a. indkøbs- og driftsaftaler samt spørgsmål vedr. sikkerhed og interoperabilitet. 3.1 Indkøbsaftaler Statens Indkøb har indgået en rammeaftale om videomødeudstyr, som foreløbig løber frem til udgangen af 2012 og omfatter tre leverandører. Statslige myndigheder er forpligtet til at anvende denne indkøbsaftale. Som en del af sortimentet på indkøbsaftalen tilbydes brugeruddannelse i anvendelsen af videomødesystemer, herunder uddannelse i opsætning af videomøder og opkobling af deltagere i videomødesessioner. Uddannelsen kan gennemføres et sted i Danmark, som er valgt af kunden. Du kan finde relevante oplysninger om de tilbudte løsninger og gældende aftaler på Statens Indkøbs hjemmeside (www.statensindkob.dk). Webcams og software til afvikling af møder fra den enkelte medarbejders pc er på nuværende tidspunkt ikke omfattet af de forpligtende indkøbsaftaler fra Statens Indkøb, men kan i stedet købes over SKI s indkøbsaftaler. 3.2 Driftsaftaler med leverandører Det er hensigtsmæssigt, at statslige myndigheder på et tidligt tidspunkt tager stilling til, hvordan drift og support af videomødeudstyret skal foregå. Det vil være oplagt at tage udgangspunkt i de aftaler, procedurer og retningslinjer, som myndigheden har i forhold til drift og support af administrative it-systemer og softwareløsninger. Statens It har ansvar for it-driften på en række ministerområder. Statslige myndigheder, hvis it-drift ikke varetages af Statens It, kan med fordel tage udgangspunkt i eksisterende fælles retningslinjer, vejledninger eller lignende for drift og support af it på deres eget ministerområde. Tjekliste: Undersøg, om myndigheden ved indgåelse af aftaler vedrørende drift og support af videomødeudstyr kan tage udgangspunkt i eksisterende driftsaftaler, politikker og retningslinjer. 3.3 Sikkerhed Videomøder adskiller sig fra møder i den fysiske verden, ved at de deltagende parter kommunikerer over et datanetværk. Når man i en statslig institution ønsker at erstatte fysiske møder med videomøder, skal man derfor sikre sig, at sikkerheden på det anvendte datanetværk er tilstrækkelig i forhold til mødets karakter. 8

12 De eksisterende statslige standarder på it-sikkerhedsområdet i form af ISO27001 og DS484 vil i vid udstrækning være tilstrækkelige til at tilvejebringe den fornødne sikkerhed ved videomøder, hvori alene statslige institutioner deltager. Ved møder med deltagelse af parter, der befinder sig uden for statens egen netværksinfrastruktur, er det vigtigt at være særlig opmærksom på, om sikkerheden er tilstrækkelig, i forhold til hvor følsomme oplysninger der bliver udvekslet på møderne. Der kan eksempelvis være tale om møder med rejsende medarbejdere uden adgang til en sikret forbindelse, ikke-statslige institutioner, leverandører eller borgere. De fleste leverandører af videomødeudstyr understøtter H.235-standarden, som gør det muligt at etablere en krypteret forbindelse mellem to eller flere videomødeenheder. En krypteret forbindelse kan i nogen grad sikre mod aflytning af mødet. I forhold til beskyttelse af privatlivets fred er der ikke den store forskel mellem en telefonsamtale og et videomøde. Alle parter skal acceptere invitationen til at deltage i videomødet og giver dermed lov til, at de øvrige deltagere har visuel og auditiv adgang til dem og til, hvad der ellers måtte være inden for kameraets og mikrofonens rækkevidde i det tidsrum, som videomødet varer. Det er dog vigtigt, at alle deltagere er klar over, hvem der rent faktisk ser og lytter med, og om mødet er et åbent eller lukket møde. Hvis et møde optages, eller hvis indholdet af interaktionen på anden måde gemmes, er det desuden vigtigt, at der forinden indhentes samtykke hertil fra samtlige deltagere. Tjekliste: Sørg for, at videomødeudstyret understøtter relevante sikkerhedsstandarder, og at videomøder afholdes over sikrede forbindelser. Overvej, om anvendelse af videomøder nødvendiggør ændrede itsikkerhedsprocedurer eller vurderinger. Overvej, om man kan gøre medarbejderne opmærksomme på særlige retningslinjer for afholdelse af videomøder i forbindelse med bookingen. 3.4 Standarder, interoperabilitet og tilgængelighed Det er vigtigt at sikre sig, videomødeudstyret understøtter relevante, åbne standarder, således at der kan skabes størst mulig interoperabilitet med samarbejdsparters udstyr. Flere offentlige institutioner har etableret særligt gateway-udstyr, der kan bygge bro mellem udstyr fra forskellige leverandører. Det er også vigtigt at sikre sig, at videomødeudstyret lever op til relevante standarder for tilgængelighed, således at anvendelsen af udstyret ikke får en unødvendig ekskluderende virkning på mødedeltagere med eksempelvis et synshandicap. Der findes yderligere information om tilgængelighed og anbefalede standarder på digitalisér.dk

13 Tjekliste: Stil krav om, at udstyr til videomøder overholder relevante standarder vedrørende bl.a. interoperabilitet og tilgængelighed. o De udmeldte tekniske standarder kan ses på 10

14 4 Udarbejdelse af business case > Når en statslig myndighed har skabt overblik over organisationens udgangspunkt og øvrige rammer for en omlægning af fysiske møder til videomøder, bør myndigheden udarbejde en business case for projektet, som beregner effekten af omlægningen og i øvrigt anskueliggør en række vigtige parametre for projektets succes. Det anbefales, at business casen udarbejdes med udgangspunkt i den statslige business case-model for it-projekter 4. Såfremt projektet indebærer udgifter til anskaffelser og udvikling på over 10 mio. kr., er anvendelsen af business case-modellen obligatorisk. I dette afsnit gives en kortfattet vejledning til, hvilke informationer der kan lægges til grund for en beregning af de forventede omkostninger og gevinster i business casen. Desuden gives et bud på, hvordan CO2-besparelserne ved omlægningen til videomøder kan beregnes. En business case for et projekt vedrørende omlægning af fysiske møder til videomøder vil indeholde en række centrale forudsætninger, som er bestemmende for de forventede gevinster og omkostninger, der er forbundet med et sådant projekt. Såfremt de samlede gevinster overstiger omkostningerne, er business casen positiv 5. For at kunne erstatte et antal møder med videomøder vil det være nødvendigt at tilvejebringe den fornødne kapacitet hertil. De fleste statslige myndigheder må derfor påregne en udgift til anskaffelse, drift og vedligeholdelse af videomødeudstyr og evt. øvrig nødvendig infrastruktur. Til gengæld vil der over tid kunne realiseres en effektiviseringsgevinst i form af reduceret rejsetid og besparelser i rejseomkostninger. 4.1 Besparelser i rejseomkostninger og rejsetid Besparelser i rejseomkostninger og rejsetid udgør de vigtigste gevinster ved omlægning af fysiske møder til videomøder. Derfor skal en business case indeholde en beregning af disse besparelser. Beregningen af besparelser i rejseomkostninger og rejsetid bør tage udgangspunkt i de data vedrørende mødeafholdelse, som er indsamlet indledningsvis, evt. som beskrevet i kapitel 2. Det eksisterende antal fysiske møder i organisationen, som er egnede til afholdelse som videomøder, udgør potentialet for omlægning af fysiske møder til videomøder. Beregningen af den forventede gevinst ved et projekt vedrørende omlægning af fysiske møder til videomøder bør tage højde for, at en række forhold kan stå i vejen for den fulde realisering af dette potentiale. 4 Case-model 5 Vejledning til statens business case-model v. 1.2 (http://www.oes.dk/oeav/vejledninger/itomraadet#vejledning%20til%20statens%20business%20case%20model) I den faktiske beregning af business casen skal fremtidige gevinster og udgifter (f.eks. drift) tilbagediskonteres, således at nutidsværdien af gevinsten kan sammenholdes med nutidsværdien af omkostningerne. 11

15 4.2 Udgifter til indkøb og drift af videomødeudstyr De vigtigste omkostninger i et projekt vedrørende omlægning af fysiske møder til videomøder vil formentlig være udgifter til indkøb og drift af videomødeudstyr, som derfor også skal indgå i business casen. Disse udgifter vil i høj grad afhænge af projektets potentiale, idet dette er retningsgivende for kapacitetsbehovet. Omkostningerne afhænger bl.a. af, hvor mange dedikerede videomøderum der skal etableres, og hvilken kvalitet de skal have. Det har også betydning, hvor mange medarbejdere der skal have mulighed for at afholde videomøder fra deres medarbejder-pc er, og om organisationen har uudnyttet kapacitet i eksisterende udstyr, der kan anvendes uden nye omkostninger. Hovedparten af det nødvendige udstyr og infrastruktur kan anskaffes via indkøbsaftaler hos Statens Indkøb og SKI. De aktuelle priser fremgår af disse aftaler. Det er også muligt at få aktuelle priser og nøgletal fra de fleste leverandørers hjemmesider. I forbindelse med beregningen af omkostningerne ved omlægning til videomøder bør myndigheden desuden søge svar på følgende spørgsmål: Hvilke behov er der for anskaffelse af software eller adgang til online services til afvikling af videomøder? Er der behov for opgradering af teleinfrastruktur eller nye aftaler om support og service? Er der behov for øvrige infrastrukturelementer, eksempelvis serverløsning til at bygge bro mellem forskellige platforme? Har myndigheden særlige sikkerhedsmæssige behov, som gør, at der skal stilles (fordyrende) krav til videomødeudstyret? 4.3 CO2-regnskab Sideløbende med den egentlige business case kan den statslige myndighed overveje at udarbejde et CO2-regnskab for projektet vedrørende omlægning til videomøder. CO2- regnskabet kan indgå som en del af begrundelsen for tiltaget og kan i øvrigt anvendes til at fremme motivationen hos de medarbejdere, som skal erstatte fysiske møder med videomøder. Den mest oplagte metode består i at opregne den CO2-udledning, som den sparede transport ville have forårsaget. Metoden tager ikke højde for alle effekter af tiltaget, men giver alligevel et fornuftigt billede af CO2-besparelsen. Nedenstående tabel giver et billede af, hvordan den møderelaterede transport i staten fordeler sig på forskellige transportformer, og over CO2-udledningen pr. kilometer. 12

16 Transportform Andel af møderelateret transport Gram CO2 pr. kilometer Egen bil 32,0 pct. 141 Taxa 11,6 pct. 114 Tog 44,5 pct. 41 Bus 11,3 pct. 80 Fly 6 0,6 pct. 252 Gennemsnitlig CO2- udledning 100,0 pct. 87,1201 Tallene er beregnet med udgangspunkt i en kortlægning af møderelateret indenlandsk rejseaktivitet i det tidligere IT- og Telestyrelsen og kan indgå i en beregning af en given statslig myndigheds CO2-besparelser som følge af omlægning til videomøder. 7 En mere sikker beregning forudsætter dog, at der tages højde for det specifikke mødetransportmønster i den enkelte statslige myndighed. 6 Der er ikke konstateret brug af indenlandske flyrejser i IT- og Telestyrelsen inden for den undersøgte periode. Der er korrigeret for dette ved at anvende Danmarks Statistiks tal for andelen af tilbagelagte personkilometer, som udgøres af rejser med indenrigsfly. 7 Kortlægningen omfatter den samlede møderelaterede indenlandske rejseaktivitet blandt de ansatte i IT- og Telestyrelsen i tre udvalgte uger i

17 5 Opmærksomhedspunkter ved implementering > For at sikre, at gevinsterne i business casen bliver høstet, bør den statslige myndighed tage en række hensyn i forbindelse med implementeringen af projektet. Disse hensyn omfatter bl.a. forankring i organisationen, ledelsesengagement, kompetencer og support samt effektiv drift. 5.1 Forankring af videomøder i organisationen En omlægning fra fysiske møder til videomøder kræver en solid forankring af videomødeformen i organisationen. Denne forankring kan bl.a. sikres gennem regler og procedurer for anvendelsen af videomøder. En mulighed er, at videomøder gøres obligatoriske for alle egnede mødetyper, og medarbejderne kan afkræves en begrundelse, hvis de i stedet ønsker at tage bil, tog eller fly. Reglerne kan f.eks. implementeres ved, at den statslige myndighed indfører en kort tjekliste i sit rejsebestillingssystem, der automatisk screener rejser for egnethed til afholdelse som videomøde. Såfremt screeningen falder positivt ud, kan medarbejderen blive bedt om aktivt at begrunde, hvorfor et videomøde ikke er et brugbart alternativ til et fysisk møde. Ydermere kan man overveje, om medarbejderne i forbindelse med rejseafregning skal angive, om fremtidige møder af samme type kunne afholdes som et videomøde. Herved kan der opsamles viden og skabes refleksion om nye muligheder for afholdelse af videomøder. Ifølge den tidligere nævnte spørgeskemaundersøgelse blandt statslige sekretariatschefer har kun omkring fem pct. af de statslige myndigheder politikker eller regler, som tilskynder medarbejderne til at anvende videomøder. Der er typisk tale om simple regler som alle møder, der kan afholdes som videomøder, skal afholdes som videomøder. Tjekliste: Indfør videomøder som et mere eller mindre obligatorisk alternativ i organisationens rejsepolitik. Indfør arbejdsgange ved rejsebestilling, der sikrer, at videomødepolitikken bliver overholdt. 5.2 Ledelsesengagement Omlægningen af fysiske møder til videomøder kan som andre forandringer støde på barrierer blandt medarbejderne, herunder modvilje blandt visse medarbejdere. Blandt andet derfor er det vigtigt, at ledelsen går forrest i omlægningen og derved viser sin opbakning til de nye arbejdsformer. I mange statslige myndigheder vil der også være et stort besparelsespotentiale i at øge brugen af videomøder netop på ledelsesniveau. Ledelsen har således typisk en høj og regelmæssig mødeaktivitet og en særlig dyr rejsetid. Man kan eksempelvis overveje, om koncernledelsesmøder kan afholdes som videomøder. Anvendelse af videomøder på ledelsesniveau vil desuden give ledelsen indblik i teknologiens muligheder og begrænsninger, hvilket gør det lettere for ledelsen at 14

18 udvikle passende retningslinjer for anvendelsen af videomøder i organisationen samt at integrere videomøder i relevante strategier og politikker. Endelig er en løbende opfølgning på anvendelsen af videomøder en vigtig forudsætning for at sikre et vedvarende fokus på, at de ønskede resultater opnås. Her har ledelsen naturligvis en væsentlig rolle at spille på samme måde som i andre forandringsprojekter. Tjekliste: Find synlige anledninger, hvor topledelsen kan anvende videomøder Lad ledelsen spille en væsentlig rolle i den løbende opfølgning på anvendelsen af videomøder. 5.3 Kompetencer og support De fleste pc-baserede videomødeapplikationer er brugervenlige og kræver ikke større uddannelse. Simple brugervejledninger på organisationens intranet kombineret med sidemandsoplæring vil ofte kunne give medarbejderne de nødvendige færdigheder. Når det gælder anvendelse af videomødeudstyr i dedikerede rum, vil det være en fordel, hvis medarbejderne kan få hjælp til opstart af de første par videomøder, de skal afholde. Det vil ofte være naturligt at placere en sådan hjælpefunktion i receptionen/betjentstuen, hvor man typisk har ansvaret for mødefaciliteterne. Ved indkøb af udstyr på aftalerne fra Statens Indkøb kan medarbejderuddannelse tilkøbes. Man kan også overveje at udvide eksisterende superbrugerordninger til også at omfatte superbrugere, som er ansvarlige for umiddelbar support på videomødeudstyret. Det skal desuden være nemt at arrangere videomøder. Derfor bør videomødeudstyr kunne bookes af medarbejderne på lige fod med almindelige mødelokaler. Tjekliste: Synliggør videomøderessourcer i forbindelse med mødebestilling Læg vejledninger i betjening af videomødeudstyr på organisationens intranet Placér videomødeudstyr i umiddelbar nærhed af servicefunktioner, som kan bistå ved betjening af udstyret Udvid eksisterende superbrugerordninger til også at omfatte superbrugere, som er ansvarlige for videomødefaciliteterne. 5.4 Drift For mange organisationer er velfungerende rammer omkring mødeaktiviteter en forudsætning for, at opgaverne kan løses effektivt. En øget anvendelse af videomøder kræver, at faciliteterne til afholdelse af videomøder modsvarer organisationens behov og stilles til rådighed på en måde, der gør videomøder til et nemt og naturligt valg. Som tidligere nævnt bør det f.eks. være lige så nemt at booke et videomøde som at booke et fysisk møderum. Det vil også være en 15

19 fordel, at dedikerede rum til videomøder placeres centralt og hensigtsmæssigt i bygningen. Det kan være hensigtsmæssigt at placere ansvaret for de dedikerede videomødefaciliteter samme sted som ansvaret for de fysiske mødefaciliteter. Ansvaret for videomødeudstyr hos enkeltmedarbejdere vil ofte være placeret mest hensigtsmæssigt sammen med den øvrige it-drift. Er it-driften outsourcet, vil det typisk være en fordel at få drift og support af videomødeudstyr inkluderet i driftsaftalerne. Det kan overvejes at indrette et antal såkaldte touchdown-arbejdspladser, hvor medarbejdere kan søge hen, når de ønsker at gennemføre videomøder uden at genere kolleger i flerpersoners- eller storrumskontorer. Disse touchdown-arbejdspladser kan eventuelt udformes som aflukker for at give mulighed for at afvikle videomøder under uforstyrrede former. Den fysiske forandring er med til at signalere, at organisation og arbejdsgange forandres. Tjekliste: Integrér driften af videomødefaciliteter i den eksisterende bygnings- og it-drift Etablér særlige arbejdspladser, hvor medarbejderne kan gennemføre videomøder uden at forstyrre deres kolleger. 16

20 ISBN

Guide til IT projekter i den fællesoffentlige projektmodel

Guide til IT projekter i den fællesoffentlige projektmodel DEN FÆLLESOFFENTLIGE PROJEKTMODEL Guide til IT projekter i den fællesoffentlige projektmodel Dato: 22.06.2015 Version: 1.0 1 Projektledelse af it-projekter Denne guide tager udgangspunkt i særlige forhold

Læs mere

Opgavebeskrivelse. Facilitering af netværk for statslige programledere (på programmer med væsentligt indhold af it)

Opgavebeskrivelse. Facilitering af netværk for statslige programledere (på programmer med væsentligt indhold af it) Opgavebeskrivelse Facilitering af netværk for statslige programledere (på programmer med væsentligt indhold af it) 1 Bilag 1 til fastpriskontrakt: Kundens opgavebeskrivelse Indledning Kunden ønsker ekstern

Læs mere

Vejledning - Udarbejdelse af gevinstdiagram

Vejledning - Udarbejdelse af gevinstdiagram Vejledning - Udarbejdelse af gevinstdiagram Januar 2014 INDHOLD 1. INDLEDNING... 1 1.1 FORMÅL... 1 1.2 VEJLEDNINGENS SAMMENHÆNG MED DEN FÆLLESSTATSLIGE IT-PROJEKTMODEL... 1 1.3 GEVINSTDIAGRAMMET... 2 1.4

Læs mere

Administration. Når selskaber varetager de rigtige opgaver rigtigt og derigennem udvikler hele selskabet.

Administration. Når selskaber varetager de rigtige opgaver rigtigt og derigennem udvikler hele selskabet. Administration Når selskaber varetager de rigtige opgaver rigtigt og derigennem udvikler hele selskabet. Fra strategi til resultater i forsyningssektoren 2 Når selskaber varetager de rigtige opgaver rigtigt

Læs mere

Effektiv digitalisering. - Digitaliseringsstyrelsens strategi 2012-2015. April 2012

Effektiv digitalisering. - Digitaliseringsstyrelsens strategi 2012-2015. April 2012 April 2012 Effektiv digitalisering - Digitaliseringsstyrelsens strategi 2012-2015 Baggrund Danmark står med væsentlige økonomiske udfordringer og en demografi, der betyder færre på arbejdsmarkedet til

Læs mere

Vejledning - Udarbejdelse af gevinstdiagram

Vejledning - Udarbejdelse af gevinstdiagram Vejledning - Udarbejdelse af gevinstdiagram Maj 2015 INDHOLD 1. INDLEDNING... 1 1.1 FORMÅL... 1 1.2 VEJLEDNINGENS SAMMENHÆNG MED DEN FÆLLESSTATSLIGE IT-PROJEKTMODEL... 1 1.3 GEVINSTDIAGRAMMET... 2 1.4

Læs mere

Punkt 9 - bilag 3. Vejledning vedr. brug af Cisco Jabber

Punkt 9 - bilag 3. Vejledning vedr. brug af Cisco Jabber Punkt 9 - bilag 3 vedr. brug af Cisco Jabber Region Sjælland 2014 INDHOLD 1. Organisation & Ansvar 2. Juridiske aspekter 3. Generel brug af Cisco Jabber Tilgængelighed Chat Skærmdeling Videosamtale Virtuelle

Læs mere

Afsluttende rapport for initiativ 2.5 i den fællesoffentlige Strategi for digital velfærd, 2013-2020

Afsluttende rapport for initiativ 2.5 i den fællesoffentlige Strategi for digital velfærd, 2013-2020 Bilag Afsluttende rapport for initiativ 2.5 i den fællesoffentlige Strategi for digital velfærd, 2013-2020 Stamdata Stamdata for initiativ 2.5 fremgår af nedenstående tabel 1. Tabel 1: Stamdata for initiativ

Læs mere

Udkast til printstrategi for Faxe Kommune

Udkast til printstrategi for Faxe Kommune Udkast til printstrategi for Faxe Kommune 1 Formål Faxe Kommune er klimakommune og sætter derfor fokus på kommunens energiforbrug og arbejder til stadighed på at udnytte energien bedre og reducere CO2

Læs mere

Innovationens Syv Cirkler

Innovationens Syv Cirkler Innovationens Syv Cirkler Med denne gennemgang får du en kort introduktion af Innovationens Syv Cirkler, en model for innovationsledelse. Dette er en beskrivelse af hvilke elementer der er betydende for

Læs mere

Business case for projekt Fælleskommunalt Geodatasamarbejde

Business case for projekt Fælleskommunalt Geodatasamarbejde Business case for projekt Fælleskommunalt Geodatasamarbejde 1. Ledelsesresumé Projektet har til formål at udarbejde og implementere en fælles datamodel for kommunale geodata. Udbud og datamodel skal styrke

Læs mere

Energibesparelser i kommunerne med ESCO

Energibesparelser i kommunerne med ESCO Offentliggjort januar 2011 Energibesparelser i kommunerne med ESCO Resume I de seneste år er ESCO blevet udråbt til drivkraft i gennemførelse af energibesparelser i kommunerne. For at undersøge udbredelse

Læs mere

Region Hovedstaden Mobilitetsplaner Hovedrapport

Region Hovedstaden Mobilitetsplaner Hovedrapport Region Hovedstaden Mobilitetsplaner Hovedrapport 14. marts 2014 TVO/IH INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING... 3 PILOTPROJEKTET... 4 POTENTIALER OG UDFORDRINGER... 5 OVERFLYTNING TIL CYKEL... 6 OVERFLYTNING

Læs mere

RYGAARDS SKOLE STRATEGISK PLAN 2013-2017

RYGAARDS SKOLE STRATEGISK PLAN 2013-2017 RYGAARDS SKOLE STRATEGISK PLAN 2013-2017 VISION FOR RYGAARDS SKOLE At sikre vores langsigtede fremtid som en enestående skole med kristne værdier, et højt fagligt niveau og en vision om, at uddannelse

Læs mere

It-delstrategi for administrativ it-anvendelse

It-delstrategi for administrativ it-anvendelse Administrativ DELSTRATEGI 2011-2015 NOTAT It-delstrategi for administrativ it-anvendelse 9. september 2011 Indholdsfortegnelse 1. Formål...2 2. Baggrund...2 3. Vision...3 4. Strategisk retning...3 4.1.

Læs mere

Rollebeskrivelser. Programroller ift. den fællesstatslige programmodel

Rollebeskrivelser. Programroller ift. den fællesstatslige programmodel Rollebeskrivelser Programroller ift. den fællesstatslige programmodel Indholdsfortegnelse Rollebeskrivelser... 1 1. Programprofiler... 3 1.1. Formand for programbestyrelse/programejer... 3 1.2. Programleder...

Læs mere

Borgerservice og administration opfølgning på indsatsområder 2011

Borgerservice og administration opfølgning på indsatsområder 2011 Borgerservice og administration opfølgning på indsatsområder 2011 2. Indsatsområder under Økonomiudvalget 2.1 Rekruttere, fastholde og udvikle de rigtige medarbejdere Det er afgørende at kunne rekruttere,

Læs mere

Politik og strategi Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling af UCC's kerneopgaver og støttefunktioner

Politik og strategi Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling af UCC's kerneopgaver og støttefunktioner Kvalitetsenheden December 2013 Politik og strategi Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling af UCC's kerneopgaver og støttefunktioner December 2013 Side 1 af 7 KVALITETSPOLITIK... 3 VISION OG MISSION...

Læs mere

På vej mod IP-telefoni. nyttige overvejelser fra A til Z

På vej mod IP-telefoni. nyttige overvejelser fra A til Z På vej mod IP-telefoni nyttige overvejelser fra A til Z Hvorfor vælge IP-telefoni? Der er mange gode grunde til at indføre IP-telefoni. To af dem er, at dagligdagen bliver lettere og mere effektiv. De

Læs mere

Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel. - Vejledning

Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel. - Vejledning Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel - Vejledning August 2013 Indhold 1. LÆSEVEJLEDNING... 1 2. FORMAND FOR PROGRAMBESTYRELSEN (PROGRAMEJER)... 2 3. PROGRAMLEDER... 3 4. FORANDRINGSEJER...

Læs mere

Retningslinjer for virtuelle møder

Retningslinjer for virtuelle møder Retningslinjer for virtuelle møder INDHOLD 1. Organisation og ansvar 2. Juridiske aspekter 3. Generel brug af virtuelle møder 4. God skik ved virtuelle møder 5. Lokale retningslinjer for virtuelle møder

Læs mere

UC Effektiviseringsprogrammet. Projektgrundlag. Fælles UC Videoplatform 08-05-2014

UC Effektiviseringsprogrammet. Projektgrundlag. Fælles UC Videoplatform 08-05-2014 UC Effektiviseringsprogrammet Projektgrundlag Fælles UC Videoplatform 08-05-2014 Den fællesstatslige it-projektmodel, Digitaliseringsstyrelsen Produkt: Projektgrundlag, ver. 27/8-2013 1 Stamdata Stamdata

Læs mere

Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster. Kommunal netværkskonference 2008:

Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster. Kommunal netværkskonference 2008: Løsningen dækker Nullutat Suscips Blalit lanse Amconsendit Praestrud Kommunal netværkskonference 2008: Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster Hvis der med én Færre penge og behovet for mere

Læs mere

PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016

PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016 PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016 Indhold 1 INDLEDNING 3 2 STRATEGIGRUNDLAGET OG HANDLINGSPLAN 5 3 VISION 6 4 PEJLEMÆRKER OG PRINCIPPER 8 4.1 TEKNOLOGI 8 4.1.1 Principper 8 4.2 KOMMUNIKATION 9 4.2.1

Læs mere

Klimaregnskab 2013 for Klima-, Energi- og Bygningsministeriets departement Indholdsfortegnelse

Klimaregnskab 2013 for Klima-, Energi- og Bygningsministeriets departement Indholdsfortegnelse Klimaregnskab 2013 for Klima-, Energi- og Bygningsministeriets departement Indholdsfortegnelse 1. Beretning... 2 1.1. Året der gik... 2 1.2. Klimastrategi og fremadrettet fokus... 4 2. Analyser og rapportering...

Læs mere

Dato 24. april 2015. Dok.nr. 57426/15 Sagsnr. 13/6262

Dato 24. april 2015. Dok.nr. 57426/15 Sagsnr. 13/6262 Dato 24. april 2015 Dok.nr. 57426/15 Sagsnr. 13/6262 Ref. OLAE Afrapportering velfærdsteknologiprojekter Hermed en statusrapportering på velfærdsteknologiprojekterne i Varde Kommune med afsæt i dels en

Læs mere

Guide til awareness om informationssikkerhed. Marts 2013

Guide til awareness om informationssikkerhed. Marts 2013 Guide til awareness om informationssikkerhed Marts 2013 Udgivet marts 2013 Udgivet af Digitaliseringsstyrelsen Publikationen er kun udgivet elektronisk Henvendelse om publikationen kan i øvrigt ske til:

Læs mere

Fordelingen af kommunale gevinster i business casen for initiativet Genbrug af adressedata

Fordelingen af kommunale gevinster i business casen for initiativet Genbrug af adressedata NOTAT MINISTERIET FOR BY, BOLIG OG LANDDISTRIKTER Fordelingen af kommunale gevinster i business casen for initiativet Genbrug af adressedata 18. juli 2012 Sag: /mli-mbbl Baggrund Initiativet Genbrug af

Læs mere

Forventninger til forandringer i det offentlige

Forventninger til forandringer i det offentlige Forventninger til forandringer i det offentlige Survey Implement Consulting Group og Mandag Morgen September 2013 Om undersøgelsen I forbindelse med konferencen om fremtidens offentlige sektor har Implement

Læs mere

Aktstykke nr. 28 Folketinget 2009-10. Afgjort den 19. november 2009. Økonomi- og Erhvervsministeriet. København, den 9. november 2009.

Aktstykke nr. 28 Folketinget 2009-10. Afgjort den 19. november 2009. Økonomi- og Erhvervsministeriet. København, den 9. november 2009. Aktstykke nr. 28 Folketinget 2009-10 Afgjort den 19. november 2009 28 Økonomi- og Erhvervsministeriet. København, den 9. november 2009. a. Økonomi- og Erhvervsministeriet anmoder om Finansudvalgets tilslutning

Læs mere

At turde gå nye veje

At turde gå nye veje At turde gå nye veje Strategisk indkøb i ledelsesperspektiv Formålet : At vise, hvordan Rigspolitiet som en af landets store offentlige indkøbsorganisationer sikrer, at man opnår de fulde effekter af gode

Læs mere

På vej mod et mere digitalt offentligt Danmark. Digitaliseringskonferansen, 30. maj 2013 Direktør Lars Frelle-Petersen

På vej mod et mere digitalt offentligt Danmark. Digitaliseringskonferansen, 30. maj 2013 Direktør Lars Frelle-Petersen På vej mod et mere digitalt offentligt Danmark Digitaliseringskonferansen, 30. maj 2013 Direktør Lars Frelle-Petersen Dagens oplæg kort Hvorfor digitalisere? Det politiske mandat Strategier - og organisering

Læs mere

TEKNOLOGISK INSTITUT. Gevinster og barrierer ved videomøder. Resultater fra survey

TEKNOLOGISK INSTITUT. Gevinster og barrierer ved videomøder. Resultater fra survey TEKNOLOGISK INSTITUT Gevinster og barrierer ved videomøder Resultater fra survey Analyse og Erhvervsfremme Januar 2010 Indhold 1. Indledning...3 2. Så mange anvender videomøder...3 3. Gevinster ved anvendelse

Læs mere

Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel. - Vejledning

Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel. - Vejledning Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel - Vejledning Januar 2014 Indhold 1. LÆSEVEJLEDNING... 1 2. FORMAND FOR PROGRAMBESTYRELSEN (PROGRAMEJER)... 2 3. PROGRAMLEDER... 3 4. FORANDRINGSEJER...

Læs mere

Retningslinjer for virtuelle møder

Retningslinjer for virtuelle møder Psykiatrien Region Sjælland og Vordingborg Kommune 2014 INDHOLD 1. Organisation og ansvar 2. Juridiske aspekter 3. Generel brug af virtuelle møder 4. God skik ved virtuelle møder 5. Lokale retningslinjer

Læs mere

PED/15.10.2007 Auditorhåndbog for OTS Version 1

PED/15.10.2007 Auditorhåndbog for OTS Version 1 PED/15.10.2007 Auditorhåndbog for OTS Version 1 Side 1/10 Indhold 1. Forord 2. Hvad er audit? 3. Hvor ofte skal auditor gennemføre audit og med hvilken funktion? 4. Rollen som auditor 5. Planlægning Indkaldelse

Læs mere

DI og DI ITEKs vejledning om beskyttelse mod elektronisk industrispionage fra udlandet

DI og DI ITEKs vejledning om beskyttelse mod elektronisk industrispionage fra udlandet DI og DI ITEKs vejledning om beskyttelse mod elektronisk industrispionage fra udlandet Sammenfatning Denne vejledning adresserer risikoen for industrispionage fra statssponserede aktører i udlandet mod

Læs mere

Politisk dokument uden resume. 21 Status for it-projekter. Indstilling: Administrationen indstiller,

Politisk dokument uden resume. 21 Status for it-projekter. Indstilling: Administrationen indstiller, Politisk dokument uden resume Sagsnummer Bestyrelsen 30. april Peter Jensby Lange 21 Status for it-projekter Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen status for it-projekter

Læs mere

FAKTA OM MØDEMARKEDET I DANMARK. Mødemarkedets betydning for dansk økonomi, viden, vækst og beskæftigelse

FAKTA OM MØDEMARKEDET I DANMARK. Mødemarkedets betydning for dansk økonomi, viden, vækst og beskæftigelse FAKTA OM MØDEMARKEDET I DANMARK Mødemarkedets betydning for dansk økonomi, viden, vækst og beskæftigelse FORORD Møder er noget vi alle går til. På vores arbejdsplads, i den lokale idrætsforening og på

Læs mere

Styregruppeformænd i SKAT Kort & godt (plastkort)

Styregruppeformænd i SKAT Kort & godt (plastkort) Håndbogen for Styregruppeformænd i SKAT Kort & godt (plastkort) 80% af alle projekter, hvor der er uigennemskuelighed fejler Lange projekter er mere risikofyldte end korte Transparente projekter har oftere

Læs mere

Af produktivitetschef Bjarne Palstrøm, Dansk Industri

Af produktivitetschef Bjarne Palstrøm, Dansk Industri Faldgruber i Lean Af produktivitetschef Bjarne Palstrøm, Dansk Industri Erfaringerne med indførelse af Lean-tankegangen viser, at virksomhederne fra tid til anden ikke får det forventede udbytte. Denne

Læs mere

Anvendelse af brugertest i udviklingen af offentlige selvbetjeningsløsninger

Anvendelse af brugertest i udviklingen af offentlige selvbetjeningsløsninger Kommunaludvalget 2013-14 KOU Alm.del Bilag 62 Offentligt Notat 11.april 2014 Anvendelse af brugertest i udviklingen af offentlige selvbetjeningsløsninger På samrådet vedr. digitalisering i Kommunaludvalget

Læs mere

Udvælg data. Procesplan for udarbejdelse af CO 2 -regnskaber. Analysér og præsentér data. Indsaml data. Offentliggør data.

Udvælg data. Procesplan for udarbejdelse af CO 2 -regnskaber. Analysér og præsentér data. Indsaml data. Offentliggør data. Procesplan for udarbejdelse af CO 2 -regnskaber Formålet med at udarbejde et CO 2 -regnskab for cykeltrafikken er at dokumentere den CO 2 - besparelse, som følger af indsatserne til fremme af cykeltrafik.

Læs mere

Agenda 21 Fokus miljø og klima

Agenda 21 Fokus miljø og klima Agenda 21 Fokus miljø og klima Teknik- og Miljøforvaltningen 2008 Indhold Prioritering af indsatsen...4 Projektidé - praktisk miljøledelse...5 Opstart af projektet...8 Organisering og forankring af projektet...9

Læs mere

B U S I N E S S C AS E F O R P R O J E K T F Æ L L E S M E D I C I N KO RT

B U S I N E S S C AS E F O R P R O J E K T F Æ L L E S M E D I C I N KO RT B U S I N E S S C AS E F O R P R O J E K T F Æ L L E S M E D I C I N KO RT 1. Ledelsesresumé I den fælleskommunale digitaliseringsplan indgår projekt vedr. Fælles Medicinkort (FMK), projekt 4.2. Det fælles

Læs mere

It-sikkerhed - ledelsens ansvar

It-sikkerhed - ledelsens ansvar Hvordan ser en sikkerhedskoordinator ud? It-sikkerhedsledelse er en profession. Af samme grunde, som man benytter medarbejdere med en regnskabsuddannelse i økonomifunktionen, skal man sikre sig, at it-sikkerhedskoordinatoren

Læs mere

Madservice. Drifts- og udviklingsaftale 2015. Gyldigheden af aftalen bekræftes herved:

Madservice. Drifts- og udviklingsaftale 2015. Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Madservice Drifts- og Kirsten Dyrholm Hansen Afdelingschef Gitte Larsen Institutionsleder Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Egon Fræhr Borgmester Sonja Miltersen Direktør 1. Drifts- og udviklingsaftaler

Læs mere

Ministeriernes projektkontor - rådgivning, modeller og myndighedernes samarbejde med It-projektrådet

Ministeriernes projektkontor - rådgivning, modeller og myndighedernes samarbejde med It-projektrådet Ministeriernes projektkontor - rådgivning, modeller og myndighedernes samarbejde med It-projektrådet Morten Ellegaard, Kontorchef, Digitaliseringsstyrelsen, Finansministeriet 24. 1 PROFESSIONALISERING

Læs mere

DEN LILLE SKARPE OM RAMMEARKITEKTUREN

DEN LILLE SKARPE OM RAMMEARKITEKTUREN DEN LILLE SKARPE OM RAMMEARKITEKTUREN HVORFOR EN FÆLLESKOMMUNAL RAMME ARKITEKTUR? Digitalisering er afgørende for udviklingen af de kommunale kerneopgaver, fordi Borgerne skal møde en nær og sammenhængende

Læs mere

Forord og formål. Den 15. september 2014. Borgmester Stén Knuth. Side 1

Forord og formål. Den 15. september 2014. Borgmester Stén Knuth. Side 1 Forord og formål Slagelse Kommunes indkøbspolitik sætter en retning hvor offentlig-privat samarbejde, bedre og billigere indkøb, og større fokus på lokal handel går op i en højere enhed. Indkøbspolitikken

Læs mere

IndFak Indkøbs- og Fakturasystem. Implementering

IndFak Indkøbs- og Fakturasystem. Implementering IndFak Indkøbs- og Fakturasystem Implementering Formål og baggrund med IndFak Ét system til håndtering af indkøb og fakturaer i staten Referencegruppe været med til at kravspecificere Anskaffet ved udbud

Læs mere

Foranalyse for edagsordensprojekt og devices

Foranalyse for edagsordensprojekt og devices Foranalyse for edagsordensprojekt og devices Udarbejdet af Jesper Rønnov og Morten Hougaard Sidst revideret d. 13/01/11 Sammenfatning af foranalysen... 2 Mulige veje frem for projektet... 2 A. Fujitsu

Læs mere

Når Service Deskens opgaver spreder sig i organisationen Eller copy/paste af ITSM til andre BU s

Når Service Deskens opgaver spreder sig i organisationen Eller copy/paste af ITSM til andre BU s Når Service Deskens opgaver spreder sig i organisationen Eller copy/paste af SM til andre BU s Servicedesken anno 2013 16-17 april 2013, Karsten Grinderslev AGENDA Hvem er jeg og hvorfor står jeg her?

Læs mere

DE BEAR TECHNOLOGY. o Processer, metoder & værktøjer. e-mail: info@dbtechnology.dk WWW.DBTECHNOLOGY.DK

DE BEAR TECHNOLOGY. o Processer, metoder & værktøjer. e-mail: info@dbtechnology.dk WWW.DBTECHNOLOGY.DK Mission Critical o Projekt Information management o Processer, metoder & værktøjer. Side 1 of 11 Projekt information Projekt information management inkluderer alle de processer, som er nødvendige for at

Læs mere

Vejledning til statusrapportering

Vejledning til statusrapportering Vejledning til statusrapportering INDHOLD FORORD.... 3 INDLEDNING.... 4 PROCES FOR STATUSRAPPORTERING.... 6 PROCES FOR ANALYSE OG SAGSBEHANDLING.... 8 PROCES FOR DEN POLITISKE BEHANDLING....11 PROJEKTAFSLUTNING

Læs mere

ESDH i praksis. v/ Bjerne Hansen

ESDH i praksis. v/ Bjerne Hansen ESDH i praksis Krav til medarbejdere og ledelse for at ESDH bliver en succes v/ Bjerne Hansen www.esdh-specialisten.dk Program Implementeringens 4 faser Resultat af spørgeskemaundersøgelse i 4 myndigheder

Læs mere

Aftale om konkretisering af det fælles brugerportalinitiativ for folkeskolen

Aftale om konkretisering af det fælles brugerportalinitiativ for folkeskolen Undervisningsministeriet Finansministeriet KL Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold Økonomi- og Indenrigsministeriet Aftale om konkretisering af det fælles brugerportalinitiativ

Læs mere

Indholdsfortegnelse. Miljørigtige køretøjer i Aarhus. Effekter af en mere miljørigtig vognpark i Aarhus Kommune. Aarhus Kommune. Notat - kort version

Indholdsfortegnelse. Miljørigtige køretøjer i Aarhus. Effekter af en mere miljørigtig vognpark i Aarhus Kommune. Aarhus Kommune. Notat - kort version Aarhus Kommune Miljørigtige køretøjer i Aarhus Effekter af en mere miljørigtig vognpark i Aarhus Kommune COWI A/S Jens Chr Skous Vej 9 8000 Aarhus C Telefon 56 40 00 00 wwwcowidk Notat - kort version Indholdsfortegnelse

Læs mere

UC Effektiviseringsprogrammet. Projektgrundlag. Business Intelligence. version 1.2

UC Effektiviseringsprogrammet. Projektgrundlag. Business Intelligence. version 1.2 UC Effektiviseringsprogrammet Projektgrundlag Business Intelligence version 1.2 9. september 2014 1 Stamdata Stamdata Projektnavn (forventet): Projektejer: Projekttype: Business Intelligence It-chef Hans-Henrik

Læs mere

Frivilligt, socialt arbejde - i arbejdstiden!

Frivilligt, socialt arbejde - i arbejdstiden! idéer for livet Frivilligt, socialt arbejde - i arbejdstiden! 38 Idéer for livet Ambassadører ved IFL jubilæumsarrangement i sept. 2008. Evaluering af Skandia Idéer for livet Ambassadører 2008 Denne rapport

Læs mere

Gevinstrealiseringsplan - Vejledning

Gevinstrealiseringsplan - Vejledning Gevinstrealiseringsplan - Vejledning Oktober 2013 Indhold 1. CENTRALE BEGREBER... 3 2. HVAD ER EN GEVINSTREALISERINGSPLAN... 4 3. FORMÅL MED GEVINSTREALISERINGSPLANEN... 4 4. HVEM MODTAGER GEVINSTREALISERINGSPLANEN...

Læs mere

Fokus på forsyning Investeringer, takster og lån

Fokus på forsyning Investeringer, takster og lån Fokus på forsyning SPERA har tidligere set på spildevandsselskabernes investeringer og låntagning. Gennemgang af de seneste data viser stigende tendenser: Det gennemsnitlige selskab har investeret for

Læs mere

Professionalisering af itprojektarbejdet

Professionalisering af itprojektarbejdet Professionalisering af itprojektarbejdet i staten Ministeriernes projektkontor 1 HVEM ER VI? 2 1 MINISTERIERNES PROJEKTKONTOR 1. Modelområdet - Modeller (projekt, program, business case) - Netværk - Kompetencer

Læs mere

Samarbejde og udvikling

Samarbejde og udvikling Samarbejde og udvikling Benchmarking Læring Udvikling Effektivitet Februar 205 Indhold. Baggrund og formål 2. erne 3. BLUE modellen Benchmarking Læring Udvikling Effektivisering 4. Forløb 5. Spørgsmål

Læs mere

INDKØBSPOLITIK. Godkendt af Direktionen den 20.12.2012

INDKØBSPOLITIK. Godkendt af Direktionen den 20.12.2012 Godkendt af Direktionen den 20.12.2012 ... 4 MISSION... 4 VISION... 5 MÅLSÆTNINGER... 5 1. INDKØBSAFTALER... 6 2. INDKØBSFÆLLESSKAB... 6 KOMUDBUD... 6 SKI... 6 3. FAGGRUPPER/ARBEJDSGRUPPER... 6 4. KOMMUNALE

Læs mere

It-sikkerhed i Dansk Supermarked

It-sikkerhed i Dansk Supermarked It-sikkerhed i Dansk en kort introduktion It-sikkerhed i Dansk 1 Velkommen som it-bruger i Dansk Kære medarbejder Brug af it er for mange i Dansk en naturlig del af arbejdsdagen. Hvis vi skal sikre vores

Læs mere

Vejledning til proces for design af gevinstdiagram

Vejledning til proces for design af gevinstdiagram Januar 2014 Indhold 1. FORMÅL... 3 FORMÅLET MED DENNE PROCESVEJLEDNING... 3 2. GEVINSTDIAGRAM... 3 2.1. AKTIVITE TER... 4 DEFINER MÅLSÆTNINGER... 5 IDENTIFICER GEVINSTER... 5 IDENTIFICER RESULTATER, FORANDRINGSEVNER

Læs mere

BILAG 1. FORDELING AF POTENTIALER

BILAG 1. FORDELING AF POTENTIALER BILAG 1. FORDELING AF POTENTIALER 1. Opgørelser over fordeling af estimerede effektiviserings- og omstillingspotentialer på styringsområder og temaer. 2. Medarbejderne i Omstillingsstrategien. 3. Omstillingsstrategiens

Læs mere

Hvad gør Danmark for at lykkes med it-projekter og hvilken betydning har kompetencer? Ministeriernes projektkontor Christian Schade juni 2015

Hvad gør Danmark for at lykkes med it-projekter og hvilken betydning har kompetencer? Ministeriernes projektkontor Christian Schade juni 2015 Hvad gør Danmark for at lykkes med it-projekter og hvilken betydning har kompetencer? Ministeriernes projektkontor Christian Schade juni 2015 HVEM ER VI? PROFESSIONALISERING AF IT-PROJEKTER Fokus på risikofyldte

Læs mere

Find vej til offentlige penge og tilbud til fornyelse, forskning og finansiering

Find vej til offentlige penge og tilbud til fornyelse, forskning og finansiering Find vej til offentlige penge og tilbud til fornyelse, forskning og finansiering Børsen 16. juni 2011 Susanne Duus, ABT-fonden (fremover Fonden for Velfærdsteknologi) 1 Baggrund for ABT-fonden >Demografisk

Læs mere

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Kasse- og regnskabsregulativ Bilag vedr.: Budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn Forslag Senest ajourført 6. december 2006 1 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING...3 2. BUDGETANSVAR...3

Læs mere

E-læring og samarbejde over nettet

E-læring og samarbejde over nettet E-læring og samarbejde over nettet Vi var ikke i tvivl, da vi for nogle år tilbage valgte at satse på e-læring og udvikling af nye lærings- og samarbejdsformer. Vi havde brug for en seriøs og kompetent

Læs mere

Notat til Statsrevisorerne om beretning om brugerinddragelse og brugervenlighed i offentlige digitale løsninger. Februar 2014

Notat til Statsrevisorerne om beretning om brugerinddragelse og brugervenlighed i offentlige digitale løsninger. Februar 2014 Notat til Statsrevisorerne om beretning om brugerinddragelse og brugervenlighed i offentlige digitale løsninger Februar 2014 18, STK. 4-NOTAT TIL STATSREVISORERNE 1 Vedrører: Statsrevisorernes beretning

Læs mere

Notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af statens brug af konsulenter. November 2013

Notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af statens brug af konsulenter. November 2013 Notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af statens brug af konsulenter November 2013 TILRETTELÆGGELSESNOTAT TIL STATSREVISORERNE 1 Tilrettelæggelsen af en større undersøgelse

Læs mere

KORT OM PROJEKTPORTEFØLJESTYRING. Af Jacob Kragh-Hansen, Execution Consulting Group

KORT OM PROJEKTPORTEFØLJESTYRING. Af Jacob Kragh-Hansen, Execution Consulting Group KORT OM PROJEKTPORTEFØLJESTYRING Af Jacob Kragh-Hansen, Execution Consulting Group KORT OM PROJEKTPORTEFØLJESTYRING INDHOLD 1 PROJEKTPORTEFØLJESTYRING 2 TYPISKE UDFORDRINGER 3 RATIONALE & GEVINSTER 4 ANBEFALET

Læs mere

Energitjek. Få mest muligt ud af din energi

Energitjek. Få mest muligt ud af din energi Energitjek Få mest muligt ud af din energi Energi og produktionsomkostninger Leder du efter produktivitetseffektivisering? Energitjek Et struktureret program for energioptimering Hvorfor energitjek? Et

Læs mere

Kommunikationsværktøj

Kommunikationsværktøj Hjælp til selvhjælp Kommunikationsværktøj Gode overvejelser til projektlederen om interessenter og kommunikation o o Tænk over projektets interessenter og over kommunikationen af jeres projekt fra start

Læs mere

Fremtidsmodel (Blueprint) - Vejledning

Fremtidsmodel (Blueprint) - Vejledning Fremtidsmodel (Blueprint) - Vejledning Januar 2014 Indhold 1. FORKLARING PÅ CENTRALE BEGREBER... 3 2. HVAD ER FREMTIDSMODELLEN (BLUEPRINT)... 4 3. FORMÅLET MED FREMTIDSMODELLEN... 4 4. HVEM MODTAGER FREMTIDSMODELLEN...

Læs mere

B U S I N E S S C AS E : K OM M U N AL E H J E M M E S I D E R B R U G E R T E K ST E R FR A B O R G E R. D K

B U S I N E S S C AS E : K OM M U N AL E H J E M M E S I D E R B R U G E R T E K ST E R FR A B O R G E R. D K B U S I N E S S C AS E : K OM M U N AL E H J E M M E S I D E R B R U G E R T E K ST E R FR A B O R G E R. D K 1. Ledelsesresumé Projekt understøtter ambitionerne for digital kommunikation mellem borger

Læs mere

Evaluering af Satspuljeprojektet Børne-familiesagkyndige til støtte for børn i familier med alkoholproblemer

Evaluering af Satspuljeprojektet Børne-familiesagkyndige til støtte for børn i familier med alkoholproblemer Sundhedsstyrelsen Evaluering af Satspuljeprojektet Børne-familiesagkyndige til støtte for børn i familier med alkoholproblemer Konklusion og anbefalinger September 2009 Sundhedsstyrelsen Evaluering af

Læs mere

9 forslag, som gør det lettere at drive virksomhed

9 forslag, som gør det lettere at drive virksomhed 9 forslag, som gør det lettere at drive virksomhed Ny undersøgelse fra Dansk Erhverv og Dansk Byggeri viser, at danske virksomheder fortsat rammes af administrativt bøvl. På baggrund af undersøgelsen har

Læs mere

VISITATION OG IMPLEMENTERING AF HJÆLPEMIDLER RESUME AF BUSINES CASE

VISITATION OG IMPLEMENTERING AF HJÆLPEMIDLER RESUME AF BUSINES CASE Til Socialstyrelsen Dokumenttype Rapportudkast Dato December 2012 VISITATION OG IMPLEMENTERING AF HJÆLPEMIDLER RESUME AF BUSINES CASE IMPLEMENTERING AF HJÆLPEMIDLER RESUME AF BUSINES CASE Rambøll Hannemanns

Læs mere

Talepapir til brug for besvarelse af samrådsspørgsmål P om øget samkørsel, delebilsordninger mv.

Talepapir til brug for besvarelse af samrådsspørgsmål P om øget samkørsel, delebilsordninger mv. Transportudvalget 2014-15 TRU Alm.del endeligt svar på spørgsmål 308 Offentligt Talepapir til brug for besvarelse af samrådsspørgsmål P om øget samkørsel, delebilsordninger mv. Samrådsspørgsmål P - TRU

Læs mere

Undersøgelse af frivillighed på danske folkebiblioteker

Undersøgelse af frivillighed på danske folkebiblioteker Undersøgelse af frivillighed på danske folkebiblioteker Indholdsfortegnelse 1 FRIVILLIGHED PÅ DE DANSKE FOLKEBIBLIOTEKER... 3 1.1 SAMMENFATNING AF UNDERSØGELSENS RESULTATER... 3 1.2 HVOR MANGE FRIVILLIGE

Læs mere

Kommunalt udviklingsprojekt om it i unde r- visning og læring

Kommunalt udviklingsprojekt om it i unde r- visning og læring Kommunalt udviklingsprojekt om it i unde r- visning og læring I regi af KL s folkeskolereformsekretariat og som et led i kommunesamarbejderne inviteres forvaltninger, skoleledere og pædagogisk personale

Læs mere

Indhold. Learningbank

Indhold. Learningbank Indhold 1. Features i Kursusstyring Udvikling af E-lærings indhold E-læring & tests Biblioteket Analytics Rekuttering og HR Webbaseret platform Support 2. Processen med Så let er det at komme i gang En

Læs mere

VTV Velfærds Teknologi Vurdering. (VTV-modellen er modificeret med afsæt i oplæg fra Teknologisk Institut)

VTV Velfærds Teknologi Vurdering. (VTV-modellen er modificeret med afsæt i oplæg fra Teknologisk Institut) VTV Velfærds Teknologi Vurdering (VTV-modellen er modificeret med afsæt i oplæg fra Teknologisk Institut) Formål med VTV At sikre en systematisk og kvalificeret vurdering af teknologiers virkning, omkostninger,

Læs mere

LANDGREVEN 4, POSTBOKS 2193 1017 KØBENHAVN K TLF: 33 92 52 00. Risikovurdering af it-projekter

LANDGREVEN 4, POSTBOKS 2193 1017 KØBENHAVN K TLF: 33 92 52 00. Risikovurdering af it-projekter LANDGREVEN 4, POSTBOKS 2193 1017 KØBENHAVN K TLF: 33 92 52 00 Risikovurdering af it-projekter 1 Indhold 2 RISIKOVURDERING AF IT-PROJEKTER I REGI AF IT-PROJEKTRÅDET 3 TRIN 1 INDMELDING AF IT-PROJEKT TIL

Læs mere

RIGSREVISIONEN København, den 15. januar 2007 RN A101/07

RIGSREVISIONEN København, den 15. januar 2007 RN A101/07 RIGSREVISIONEN København, den 15. januar 2007 RN A101/07 Notat til statsrevisorerne i henhold til rigsrevisorlovens 18, stk. 4 Vedrører: Statsrevisorernes beretning 2/06 om statens køb af juridisk bistand

Læs mere

Overdragelse til itdriftsorganisationen

Overdragelse til itdriftsorganisationen Overdragelse til itdriftsorganisationen Indhold 1. Formål med tjeklisten 3 2. Tjeklisten 5 2.1 Governance 5 2.2 Processer 5 2.3 Support af slutbrugere 6 2.4 Viden og dokumentation 8 2.5 Kontrakt, leverandørsamarbejde

Læs mere

Notat. Projekt vedrørende etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion. Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og

Notat. Projekt vedrørende etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion. Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og Notat Emne: Til: Kopi: til: Etablering af fremtidens Borgerkonsulentfunktion og Tværgående visitation Udvalget for Sundhed og Omsorg Den 29. november 2010 Århus Kommune Økonomi og Personale Sundhed og

Læs mere

Business case. for. implementering af InCare på plejecenter med 40 beboere

Business case. for. implementering af InCare på plejecenter med 40 beboere Dato: 2012 J.nr.: xx Business case for implementering af InCare på plejecenter med 40 beboere Version: 3.2 2/11 Indholdsfortegnelse 1. Ledelsesresume... 3 2. Løsningsbeskrivelse... 4 Projektets navn eller

Læs mere

Strategi for konkurrenceudsættelse for Lyngby-Taarbæk Kommune 2010-2013

Strategi for konkurrenceudsættelse for Lyngby-Taarbæk Kommune 2010-2013 Strategi for konkurrenceudsættelse for Lyngby-Taarbæk Kommune 2010-2013 December 2010 1 Baggrund: 1.1 Lovgrundlaget Kommuner og regioner skal udforme en udbudsstrategi inden udgangen af 2010, jf. styrelseslovens

Læs mere

Mobility Management i Novo Nordisk. Kasper Dam Mikkelsen, NIRAS På vegne af Søren Spielberg-Winther Transform21, 21. november 2012

Mobility Management i Novo Nordisk. Kasper Dam Mikkelsen, NIRAS På vegne af Søren Spielberg-Winther Transform21, 21. november 2012 Mobility Management i Novo Nordisk Kasper Dam Mikkelsen, NIRAS På vegne af Søren Spielberg-Winther Transform21, 21. november 2012 Mobility Mgt. i Måløv Mobilitetsnetværksmøde Veksø 8. marts 2012 Slide

Læs mere

Digitaliseringsstrategi 2011-2014

Digitaliseringsstrategi 2011-2014 Digitaliseringsstrategi 2011-2014 Indholdsfortegnelse: Hørsholm Kommune vil være en digital kommune...3 Hvor skal vi hen...3 Mål for digitalisering...5 Strategiske spor...6 A. Alle ledere og medarbejdere

Læs mere

Hvilke forandringer vil brugerportalsinitiativet betyde for skoler og dagtilbud. Programchef Kit Roesen, KL

Hvilke forandringer vil brugerportalsinitiativet betyde for skoler og dagtilbud. Programchef Kit Roesen, KL Hvilke forandringer vil brugerportalsinitiativet betyde for skoler og dagtilbud Programchef Kit Roesen, KL Agenda Trivsel og læring digitaliseringsstrategi Hvor bliver ejerskabet af, når vi køber ind for

Læs mere

DET FLEKSIBLE OG BRUGERVENLIGE HR-system

DET FLEKSIBLE OG BRUGERVENLIGE HR-system DET FLEKSIBLE OG BRUGERVENLIGE HR-system SUPERSystems.dk FOKUS PÅ MÅL OG MENNESKER Mennesker og informationsteknologien Den eksisterende IT-teknologi har gjort det muligt at skabe en virtuel virksomhed,

Læs mere

Proces orientering af IT organisationer (ITIL - implementering)

Proces orientering af IT organisationer (ITIL - implementering) Proces orientering af IT organisationer (ITIL - implementering) Af Lars Zobbe Mortensen Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 1.1 Hvorfor bedst practice processer (f.eks. ITIL)?... 3 2 Beslutning om forandring...

Læs mere