BESLUTNINGER SOM OPFØLGNING PÅ PROBLEMANALYSEN - ADMINISTRATIVT MØDE

Transkript

1 BESLUTNINGER SOM OPFØLGNING PÅ PROBLEMANALYSEN - ADMINISTRATIVT MØDE

2 MØDET I DAG Har præsenteret de endelige beslutninger Vil fokusere på: de administrative beslutninger betydning og bagvedliggende overvejelser udmøntningen. Rektor er konstitueret direktør formentlig indtil årsskiftet Kvitterer for jeres mange høringssvar anerkender jeres konstruktive tilgang

3 MÅL Alle medarbejdere videnskabelige og teknisk-administrative bidrager til kerneydelserne Sikre stærk faglighed og høj kvalitet i s kerneydelser Anerkende diversitet og behov for fleksibilitet i opgaveløsningen Delegering og medinddragelse som forudsætning

4 HØRINGEN HOVEDSYNSPUNKTER Høringen: Opbakning til: Etablering af fællesadministrationen og de administrative centre Øget brugernærhed Forenkling af administrationen - herunder reducering af antallet af vicedirektørområder

5 HØRINGEN HOVEDSYNSPUNKTER Bekymring for: Tab af kvalitetsløftet og opretholdelse af en fælles standard Manglende håndtering af eksterne krav Inddragelsen af de administrative medarbejdere fremadrettet Andet: Mange kommentarer til placeringen af kommunikationsområdet En del forslag til ændringer/flytninger i fællesadministrationen Enheder under AR afventer instituteftersynet på AR (fx CEI)

6 LEDELSESDELEGERING OG NÆRVÆR

7 ETABLERING AF ADMINISTRATIVE CENTRE For det nuværende Front Office sker følgende: Administrationscheferne: får ansvar for de administrative centre refererer til universitetsdirektøren og dekanen indgår i universitetsdirektørens ledelsesteam med vicedirektørerne Dialog om opgaver i relation til institutter og beslutning om det mest optimale arbejdssted for de enkelte medarbejdere i det administrative center tages af institutlederen, dekanen og administrationschefen i samspil med funktionschefen og den enkelte medarbejder

8 ETABLERING AF ADMINISTRATIVE CENTRE Det aftales lokalt, hvilke opgaver, der skal løses i relation til institutterne og hvordan samarbejdet mellem det administrative center og institutsekretariaterne skal organiseres Fakultetsledelsen beslutter i dialog med administrationschefen niveauet for administrativ understøttelse af institutterne nødvendig standard [erstatter minimumskvalitet] Administrativ bistand derudover afholdes af instituttet - fordrer tilslutning fra dekanen

9 ETABLERING AF FÆLLESADMINISTRATIONEN Fem nye vicedirektørområder: Økonomi og Bygninger ved sammenlægning af Økonomi og Plan HR ved fastholdelse af det nuværende HR IT ved fastholdelse af det nuværende IT Uddannelse ved sammenlægning af det nuværende Studier og Alumni, Career, Efter- og Videreuddannelse, Library fra Viden og Internationalt Center fra Forskning og Talent Forskning og Erhvervssamarbejde ved sammenlægning af dele af Viden, Forskning og Talent og TTO

10 ETABLERING AF FÆLLESADMINISTRATIONEN Kommunikationsområdet Oprindeligt forslag: sammenlægning af HR og Kommunikation Mange indspil i mange retninger Behov for at inddrage medarbejderne i en efterfølgende proces Afklaring af områdets placering i fællesadministrationen Prorektor vil i interimsperioden stå i spidsen for området

11 ETABLERING AF FÆLLESADMINISTRATIONEN Stab og Strategi omdannes til Universitetsledelsens Sekretariatet med reference til rektor Universitetsdirektøren får som opgave at etablere en mindre projekt- og porteføljestyringsenhed med reference til universitetsdirektøren Back Office ændrer benævnelse til Fællesadministrationen

12

13 OPGAVER FOR FÆLLESADMINISTRATIONEN Primære opgaver for fællesadministrationen: Driftsopgaver og fælles infrastruktur med væsentlige stordriftsfordele, specialistopgaver og opgaver i relation til universitetets eksterne omgivelser Udarbejde og vedligeholde procedurer, redskaber og politikker, der gælder for hele universitetet på basis af universitetsledelsens beslutninger

14 HVAD SKER DER NU Referenceforhold: 22. oktober: Reference til samme funktionschef som i dag Flyt af reference for funktionscheferne til administrationscheferne og i nogle tilfælde til en anden vicedirektør Administrationscheferne får dobbelt reference til dekan og universitetsdirektør Enkelte stabsmedarbejdere skifter reference til ny vicedirektør

15 HVAD SKER DER NU Tidsplan: 24. oktober: Ekstraordinært ASU, møder i alle LSU er + medarbejdermøder oktober: Etablering af ledergrupper og interim LSU er og AMO er 7. november: Afholdelse af interim LSU-møder og AMO-møder Derefter indkaldelse til medarbejdermøder Formål: Fastlæggelse af processen for enhedsadministrationens organisering - enheder, opgaver, snitflader, tilpasning af SU/AMO

16 ADMINISTRATIVE PRINCIPPER Høj administrativ kvalitet et bredt kvalitetsbegreb Fælles administrativ kvalitet sikres af universitetsdirektøren sammen med vicedirektørerne og administrationscheferne Fokus på brugernærhed og prioritering Stærk sammenhæng i administrationen på tværs af universitetet kombineret med fleksibilitet

17 IMPLEMENTERING AF BESLUTNINGERNE Implementeringsplaner udarbejdet i forbindelse med beslutningerne Følger beslutningspunkterne En detaljeret plan for den administrative proces Løbende opfølgning og sikring af gennemførsel og afslutning Implementeringen kan følges på: au.dk/problemanalysen

18 IMPLEMENTERING AF BESLUTNINGERNE Overordnet administrativ proces Alle beslutningspunkterne kan følges Fremdriften vil kunne følges grafisk Hele den nye organisation på plads februar 2015

19 TAK FOR OPMÆRKSOMHEDEN!

20