LIBREOFFICE CALC REGNEARK Kursusmateriale

Transkript

1 LIBREOFFICE CALC REGNEARK Kursusmateriale Copyright 2010

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 LibreOffice Calc Lidt om programmet LibreOffice Gode råd Tilpasning af Calc Visning af regneark Fryse rækker og kolonner Opdeling af vinduet Arbejde med ark m.v Indsæt række og kolonne Indsæt et nyt regneark Navngivning af fane Farvelæg fane Indsæt kommentarer Beskyttelse af celler og ark Kopier formler, tal og tekst Funktioner Brug af funktioner i Calc Funktionsguide Funktioner - eksempler Tekstfunktioner Talfunktioner Datofunktioner Regnearksfunktioner Logiske funktioner Formater Manuel formatering Dataformat Tekstformat Formatering med typografier Benytte en typografi Redigere en typografi Betinget formatering Klargøre typografierne Tilknytte typografierne Formatering: celler med tekst og tal 36 4 Referencer Absolutte og relative referencer Hvornår bruges hvad? Relativ adressering Absolutte adressering Referencer til andre kilder Referere til andre ark Referere til andre dokumenter Referere URL'er Navngivning af celler og områder Navngive manuelt Oprette navne automatisk Referere navngivne områder Overblik over områder Opslag Opslag Sortere og filtrere Sortering Simpel sortering Valgfri sortering Avanceret sortering Filtrere data Autofilter Standardfilter Avanceret filter Diagrammer Oprette diagrammer Redigere diagrammer Diagramtyper D-diagrammer Stablede diagrammer Avancerede diagramfunktioner Tendenslinjer Formatere overflader Forskellige skalaer for y Makroer Oprette nye funktioner Bilag Genvejstaster i Calc Navigering i regneark Funktionstaster i Regneark Formatering af celler Brug af Datapilot Fejlkoder Forfattere...73 Dette værk er udgivet under en Creative Commons Navngivelse Ikke-kommerciel Del på samme vilkår (ShareAlike) (by-nc-sa) licens. Besøg hvis du vil se en kopi af licensen, eller send et brev til Creative Commons, 543 Howard Street, 5th Floor, San Francisco, California, 94105, USA.

3 Dette værk er udgivet under en Creative Commons Navngivelse Ikke-kommerciel Del på samme vilkår (ShareAlike) (by-nc-sa) licens. Besøg hvis du vil se en kopi af licensen, eller send et brev til Creative Commons, 543 Howard Street, 5th Floor, San Francisco, California, 94105, USA.

4 LibreOffice Calc 1 LIBREOFFICE CALC 1.1 Lidt om programmet LibreOffice LibreOffice er en gratis og fuldt funktionsdygtig kontorpakke. LibreOffice er både et softwareprodukt og et fællesskab af frivillige som producerer og supporterer programmet. Enhver har lov til at videredistribuere programmet, takket være open source licensen. Kontorpakken LibreOffice indeholder følgende komponenter: Writer (tekstbehandling) Writer er et funktionsrigt værktøj til tekstbehandling, f.eks. brevskrivning, bøger, rapporter, nyhedsbreve, brochurer og andre tekstdokumenter. Du kan indsætte grafik og objekter fra andre OOo-komponenter i Writer. Writer kan eksportere filer til HTML, XHTML, XML, Adobe s Portable Document Format (PDF) og adskillige andre formater, f.eks. Microsoft Word filer. Du kan også få adgang direkte til dit e-postprogram. Calc (regneark) Calc har alle de avancerede analyse-, diagram-, og beslutningsværktøjer som forventes af et moderne regnearksprogram. Calc indeholder mere end 300 funktioner bl.a. til finansielle, statistiske og matematiske beregninger. Specielle funktioner som Scenarier tilbyder Hvad hvis... -analyser. Calc genererer 2D- og 3D- diagrammer, som kan indsættes i andre OOo-dokumenter. Du kan også åbne dokumenter som er oprettet med Microsoft Excel og gemme dem i Excel-format igen. Calc kan eksportere regneark til Adobe s Portable Document Format (PDF). Impress (præsentationsgrafik) Impress tilbyder alle de almindelige multimediapræsentationsværktøjer, såsom specielle effekter, animationer og tegneværktøjer. Impress integrerer de avancerede grafiske funktioner fra OOo Draw og OOo Math. Præsentationerne kan yderligere krydres med FontWorks' specielle teksteffekter samt lydeffekter og videoklip. Impress er kompatibel med Microsofts PowerPoint-filformat, og kan derudover gemme dit arbejde i flere forskellige grafiske filformater, herunder Macromedia Flash (SWF). Draw (vektorgrafik) Draw er et vektorgrafikværktøj som kan producere alt fra simple diagrammer eller flowcharts til 3D-kunst. De smarte forbindelseslinjer tillader dig at definere dine egne forbindelsespunkter. Du kan skabe tegninger til brug i andre OOokomponenter, og du kan skabe dine egne cliparts og tilføje dem til Galleriet. Draw kan importere billeder fra mange gængse formater og gemme i mere end 20 forskellige formater, herunder PNG, HTML, PDF og Flash. Base (database) Base tilbyder alle de værktøjer du skal bruge i dit daglige databasearbejde, pakket ind i en let forståelig brugergrænseflade. Med Base kan du oprette formularer, rapporter, forespørgsler, tabeller, oversigter og relationer, så håndtering af en forbundet database sker på samme måde som i mange andre databaseprogrammer. Base tilbyder flere funktioner såsom muligheden for at analysere og redigere relationer fra en diagramoversigt. Base bruger HSQLDB som standard- 4

5 Lidt om programmet LibreOffice relationsdatabasemotor. Du kan også benytte dbase, Microsoft Access, MySQL, Oracle eller en hvilken som helst ODBC- eller JDBC- kompatibel database. Base understøtter også en del af ANSI-92 SQL Base. Math (formelredigering) Math er OOo's formelredigering. Du kan bruge Math til at skabe komplekse formler som indeholder symboler eller karakterer som ellers ikke er tilgængelig i normal tekstbehandling. Math benyttes normalt til at bygge formler i andre dokumenter, som f.eks. Writer eller Impress dokumenter. Math kan også bruges som stand-alone værktøj. Du kan gemme formler i standardformatet Mathematical Markup Language (MathML) til indsættelse på hjemmesider og andre dokumenter som ikke er oprettet med OOo. 1.2 Gode råd Hjælp Der er rigtig meget hjælp at hente i programmets hjælp. Tryk på [F1] eller vælg i menuen Hjælp - LibreOffice Hjælp. Der findes bøger på Amazon om LibreOffice. Der findes en række engelske vejledninger her: De danske vejledninger er desværre ikke opdateret til version 3 endnu: Support Genvejstaster Hvis du har brug for support, kan du bruge et af vore fora: Dansk forum for brugere og eksperter: Internationalt forum for brugere og eksperter Internationalt forum for brugere: I LibreOffice kan du bruge de genvejstaster, som er standard inden for Windows. Ud over disse, er der en masse genvejstaster, som du vil lære hen ad vejen. Jeg vil opfordre til, at du bruger lidt tid på at sætte dig ind i genvejstasterne. Det gør arbejdet lettere og mere effektivt. 5

6 Tilpasning af Calc 1.3 Tilpasning af Calc Når du åbner et tomt regneark i Calc, ser det nogenlunde sådan ud... Illustration 1:Calc regneark Vi har hver i sær vores egne behov, og heldigvis er det muligt at tilpasse Calc til de behov. Hos mig ser regnearksprogrammet f.eks. sådan ud... Ikoner Ikonerne i værktøjslinjerne er gjort mindre Funktioner - Indstillinger LibreOffice - Vis. Vælg Ikonstørrelse- og typografi: Lille Udseende Du kan ændre rigtig mange ting i Calc, f.eks. hvordan skillelinjerne imellem cellerne skal fremtræde på skærmen. Funktioner - Indstillinger LibreOffice Calc. Værktøjslinjer Værktøjslinjen Funktioner bruger jeg ofte, så den har jeg placet nederst i skærmbilledet. Vise værktøjslinjer: Værktøjslinjerne kan placeres øverst, nederst, i højre side eller i venstre side. Værktøjslinjer kan også være 'flydende', så de ligger oven på dokumentet. Flytte værktøjslinjer: Vælg Vis - Værktøjslinjer <vælg hvilken værktøjslinje> Tag fat i 'håndtaget' i værktøjslinjens start (venstre side) og træk med musen. 6

7 Tilpasning af Calc Værktøjslinjer som er indholdsafhængige (context sensitive) er bedst at have nederst eller som flydende værktøjslinjer. Hvis du placerer dem øverst i skærmbilledet, vil dit dokument hoppe op og ned. Værktøjspaneler I højre side af skærmbilledet kan du se to værktøjspaneler. Det er en slags værktøjskasser, hvor der er en række ekstra funktioner, som bruges ofte. Dette er to paneler, som jeg bruger meget og som jeg derfor altid har fremme. 1. Det øverste panel er Navigatoren, som giver et overblik over det dokument vi har fremme. Vise Navigator [F5] eller klik på ikonet Vise Typografier og formatering: [F11] Skifte mellem flydende og fastlåst: [CTRL]+ klik i det øverte grå område. Flytte: Træk med musen i det øverte grå område. 2. Det nederste panel er Typografier og formatering, som giver et overblik over de funktioner, som du skal bruge i arbejdet med typografier. Værktøjspaneler kan, lige som værktøjslinjer, være flydende eller fastlåste. Tilpas Udvidelser Du kan tilpasse Menuer, Tastaturgenveje, Værktøjslinjer og Hændelser. F.eks. kan du tilføje eller flytte rundt på menupunkter, ændre tastaturgenveje o.s.v. Vælg Funktioner - Tilpas eller højreklik på en værktøjslinje og vælg Tilpas værktøjslinje... Du kan supplere funktionaliteten i Calc med udvidelser. Udvidelser er små eller store tilføjelsesprogrammer, som giver dig endnu flere funktioner. Mange udvidelser er gratis. Vælg Funktioner Udvidelsesadministration. Se Illustration 4:Dialogboksen Udvidelsesadministration på side 9. Se Illustration 3:Dialogboksen Tilpas på side 9. Klik på Hent flere udvidelser, hvorefter din browser fører dig til internetadressen ffice/ 7

8 Tilpasning af Calc Menupunktet Funktioner - Indstillinger - LibreOffice Calc Vis Illustration 2:Indstillinger for Calc Menupunktet Funktioner - Tilpas. 8

9 Tilpasning af Calc Illustration 3:Dialogboksen Tilpas Menupunktet Funktioner - Udvidelsesadministration Illustration 4:Dialogboksen Udvidelsesadministration 9

10 Visning af regneark 1.4 Visning af regneark Fryse rækker og kolonner Frysning låser et antal rækker i toppen af arket eller i venstre side af arket eller begge dele. Når man derefter bevæger sig rundt på arket forbliver de kolonner eller rækker man har frosset, synlige hele tiden. Den sorte vandrette streg mellem rækkerne og sorte lodrette streg mellem kolonnerne, afgrænser de frosne områder Fryse enkelt række eller kolonne 1. Klik på hovedet af den række lige under det sted du vil fryse, eller på hovedet for den kolonne det er umiddelbart til højre for det område du vil fryse. 2. Vælg Vindue > Frys. 3. En sort streg viser det frosne område Fryse en række og en kolonne 1. Klik i den celle der er lige under den række du vil fryse, og umiddelbart til højre for den kolonne du vil fryse. 2. Vælg Vindue > Frys. Illustration 5:Række og kolenne er "frosset" To streger på skærmen markerer området du har frosset (de to streger fremkommer lige over og lige til venstre for den celle du markerede). Når du nu ruller rundt i billedet vil du se, at det frosne område forbliver på skærmen Ophæve frosset område For at ophæve frysning af rækker eller kolonner, vælg Vindue > Frys. Fluebenet ved Frys forsvinder nu. 10

11 Visning af regneark Illustration 6:Regnearket er opdelt vandret Opdeling af vinduet Du kan også ændre visningen ved at opdele vinduet også kaldet opdele skærmen. Skærmen kan opdeles enten vandret, lodret eller begge dele. Dette giver mulighed for at få vist helt op til fire udsnit af arket på en gang. Og hvad skal det så være godt for? Forestil dig, at du har et stort ark, og at en af cellerne har et tal der bruges af tre formler i andre celler. Ved at opdele skærmen kan du placere cellen der indeholder tallet i den ene del af skærmen, og de celler med formler i de andre udsnit. Så kan du ændre tallet og se hvordan resultatet af de tre formler ændrer sig Vandret opdeling af skærmen For at opdele skærmen vandret: 1. Flyt musepilen til den lodrette rullebjælke til højre i skærmen, og placer den på den lille knap øverst (med en lille sort pil i). 2. Umiddelbart over denne knap er der en tyk sort streg. Flyt musepilen hen over denne streg, hvorved musepilen bliver til en dobbelt pil. 3. Hvis du holder venstre museknap nede kan du se en grå linje gå på tværs af arket. Træk musen nedad, den grå linje følger med. 4. Når du slipper museknappen, opdeles skærmen i to dele, hver med sin egen rullebjælke. Du kan rulle frem og tilbage i den øverste og nederste del uafhængigt. Hvis du ændrer værdier i den ene del, vil dette automatisk slå igennem i den anden del. Du kan også opdele vinduet lodret efter beskrivelsen nedenfor med det samme resultat, at du kan rulle begge halvdele af vinduet uafhængigt. Med både vandret og lodret opdeling kan du rulle i 4 forskellige vinduer. 11

12 Visning af regneark Lodret opdeling af skærmen For at opdele skærmen lodret: 1. Flyt musepilen til den vandrette rullebjælke i bunden af skærmen, og placer den på den lille knap længst til højre (med en lille sort pil i). 2. Umiddelbart til højre for denne knap er der en tyk sort streg. Flyt musepilen hen over denne streg, hvorved musepilen bliver til en dobbelt pil. 3. Hvis du holder venstre museknap nede kan du se en grå linje ned over arket. Træk musen til venstre, og du vil se at den grå linje følger med. 4. Når du slipper museknappen opdeles skærmen i to dele, hver med sin egen rullebjælke Fjerne opdeling af vinduet Dobbeltklik på hver opdelingslinje, eller Klik på og træk opdelingslinjerne tilbage på deres pladser, eller Vælg Vindue > Opdel. Dette vil fjerne alle opdelinger på samme tid. 1.5 Arbejde med ark m.v Indsæt række og kolonne Eksempel på at indsætte 3 kolonner Marker den/de rækker/kolonner hvor der skal indsættes en række/kolonne og det antal rækker/kolonner der skal indsættes: 12

13 Arbejde med ark m.v. Klik på højre musetast og vælg indsæt række/kolonne: Kolonnerne indsættes nu før det område du markerede. De markerede kolonner skubbes altså til højre. På tilsvarende måde vil indsatte rækker skubbe de markerede rækker nedad Indsæt et nyt regneark Efter sidste faneblad er et med et grønt plus tegn, klik på det for at få et nyt regneark: 13

14 Arbejde med ark m.v. Den nye fane placeres til højre for den fane der er markeret: Du kan også højreklikke på et eksisterende ark, og vælge Indsæt ark..., hvorefter du kan indsætte et eller flere ark på den præcise placering Navngivning af fane Dobbeltklik på den fane der skal navngives. Skriv navnet og klik OK Farvelæg fane Klik på den fane der skal farves med højre musetast. 14

15 Arbejde med ark m.v. Vælg Fanefarve, og marker Hvilken farve fanen skal have Indsæt kommentarer Klik med højre musetast på den celle der skal tilknyttes en kommentar og vælg: Indsæt kommentar: En gul rude kommer frem med en pil der peger på den celle kommentaren bliver tilknyttet. Skriv i ruden og afslut ved at klikke i en anden celle: Her efter bliver der sat en lille rød prik i cellen med kommentaren. For at vise kommentaren, skal du føre markøren hen over den røde prik. 15

16 Arbejde med ark m.v. Hvis du efterfølgende har brug for at redigere eller slette kommentaren, skal du klikke på prikken med højre musetast, og vælge hvilken handling du ønsker at udføre Beskyttelse af celler og ark I LibreOffice Calc kan du beskytte ark og dokument som helhed. Du kan vælge om cellerne skal beskyttes mod utilsigtede ændringer, om formlerne kan ses fra Calc, om cellerne er synlige eller om cellerne kan skrives ud. Beskyttelse kan udføres ved hjælp af en adgangskode, men det er ikke nødvendigt. Hvis du har tildelt en adgangskode, kan beskyttelse kun fjernes, når den rigtige adgangskode er blevet indtastet. Bemærk at cellebeskyttelse af celler med attributten Beskyttet kun har virkning når hele arket er beskyttet. Som udgangspunkt har hver eneste celle attributten Beskyttet. Derfor skal du fjerne denne markering enkeltvis for de celler hvor brugeren gerne må foretage ændringer. Derefter skal du beskytte hele arket og gemme dokumentet. Disse beskyttelsesmuligheder er kun for at forhindre utilsigtede handlinger. Mulighederne er ikke tænkt som en sikker beskyttelse. En bruger kan for eksempel omgå beskyttelsen ved at eksportere et ark til et andet filformat. Der er kun én sikker beskyttelse: adgangskoden som du kan anvende, når du gemmer en OpenDocument-fil. En fil, som er blevet gemt med adgangskode, kan kun åbnes med samme adgangskode. 1. Vælg de celler som du vil angive indstillingerne for cellebeskyttelses. 2. Vælg Formater - Celler og klik på Cellebeskyttelse. Illustration 7: Cellebeskyttelse 16

17 Arbejde med ark m.v. 3. Vælg de indstillinger for beskyttelse som du ønsker. Alle indstillinger du vælger vil først blive aktiveret efter du beskytter arket fra menuen Funktioner. Se nedenfor. Afmarker Beskyttet for at tillade brugerne at ændre det aktuelt markerede ark. Vælg Beskyttet for at sikre dig mod ændringer af en celles indhold og format. Vælg Skjul formel for at skjule og for at beskytte formler fra ændringer. Vælg Skjul ved udskrivning for at skjule beskyttede celler i det udskrevne dokument. Cellerne er ikke skjult på skærmen. 4. Klik på OK. 5. Anvend beskyttelsesindstillingerne. For at beskytte cellerne mod at blive ændret / set / udskrevet i henhold til dine indstillinger i dialogen Formater - Celler skal du vælge Funktioner - Beskyt dokument Ark. For at beskytte et dokuments struktur, for eksempel antal af, navne på og rækkefølge af arkene, mod at blive ændret, skal du vælge Funktioner - Beskyt dokument Dokument. 6. (Valgfrit) Indtast en adgangskode Hvis du glemmer din adgangskode, kan du ikke senere deaktivere beskyttelsen. Hvis du kun vil beskytte celler mod utilsigtede ændringer, kan du aktivere arkbeskyttelse, men undlade at indtaste en adgangskode. 7. Klik på OK Fjern cellebeskyttelse 1. Klik på det ark, hvor du vil ophæve cellebeskyttelsen. 17

18 Arbejde med ark m.v. 2. Vælg Funktioner - Beskyt dokument, vælg derefter Ark eller Dokument for at fjerne fluebenet, der indikerer beskyttet status. 3. Hvis du har tildelt en adgangskode, skal du indtaste den i denne dialog og klikke på OK. Cellerne kan nu redigeres, formlerne kan ses, og alle celler kan udskrives, indtil du genaktiverer beskyttelsen for arket eller dokumentet Kopier formler, tal og tekst Der er mange muligheder for at flytte eller kopiere objekter ved at bruge træk og slip. Tekstsektioner, tegneobjekter, grafik, formularkontrolelementer, hyperlinks, celleområder og mange flere kan flyttes eller kopieres med musen. Bemærk at musemarkøren viser: et plustegn ved kopiering en pil ved oprettelse af en kæde eller et hyperlink. Hvis du trykker på Ctrl eller Skift+Ctrl, mens du slipper museknappen, kan du kontrollere, om objektet kopieres, flyttes, eller om der oprettes en kæde. Hvis du trækker objekter ud af Navigator, kan du i undermenuen af Navigatorens ikon Træktilstand angive, om objektet skal kopieres, indsættes som kæde eller indsættes som et hyperlink. Du kan når som helst annullere en træk-og-slip operation i LibreOffice ved at trykke på Esctasten, før du slipper museknappen. En forskeld på Microsoft Excel og LibreOffice Calc er den måde du kopierer et tal med fyld-håndtaget. Skriver du et tal i en celle i Excel stille markøren på det og trækker i fyldhåndtaget, vil du kopiere tallet. I LibreOffice Calc tælles videre fra tallet med +1. I Excel skal du skrive to værdier for at få den til at tælle. Det kan du også i LibreOffice og bruges hvis der skal laves specielle talrækker, f.eks. 5, 10, 15, 20. For at flytte en eller flere celler, skal de være markeret rigtigt. I Microsoft Excel er det nok at cellen er markeret med markøren. I LibreOffice skal cellerne være blokmarkeret, så cellerne er markeret med en gennemsigtig blå maske). 18

19 Arbejde med ark m.v. For at markere cellen rigtigt, skal du markere cellen og holde venstre musetast nede, hvorefter du kan trække musen ud af cellen og føre den ind igen. Herefter slipper du musetasten og holder musen inde i den markerede celle. Forkert Rigtigt 19

20 Funktioner 2 FUNKTIONER Funktioner i et regneark kan du betragte som en "maskine", som laver noget om til noget andet. Input Input Funktion Resultat Input Hver enkelt funktion har defineret hvilke input der forventes, og hvad resultatet kan forventes at blive. F.eks. forventer SUM-funktionen at få mellem et og mange tal som input, og resultatet af funktionen kan du regne med er et tal. Hvis en funktion angives med forkert input, kan der ske en af to ting: Funktionen returnerer en fejl. (=12*tyve returnerer #NAVN) Funktionen ignorerer ulovlige inputparametre (=SUM(G5:G6) returnerer 12 hvis G5=12 og G6="tyve" Bemærk Tal kan vises som tal, selvom de er registreret som tekst. Det kan f.eks. ske ved import af CSV-filer. I formellinjen vil tallet vises med et ' foran tallet. I dette tilfælde vil summen af de tre celler i D-kolonnen give resultatet 25, og ikke som forventet Brug af funktioner i Calc Alle formler begynder med et lighedstegn (de aritmetisk operatorer + og - kan også bruges). Formlerne kan indeholde tal, tekst, aritmetiske operatorer, logiske operatorer eller funktioner. Eksempler: =A1+10 Viser celleindholdet af celle A1 plus 10. =A1*16% Viser 16% af indholdet af A1. =A1 * A2 Viser resultatet af multiplikation af A1 og A2. =AFRUND(A1;1) Viser indholdet i celle A1 afrundet til en decimal. =EFFEKTIV(5%; 12) Beregner den effektive rente for 5% årlige nominel rente med 20

21 Brug af funktioner i Calc 12 betalinger per år. =B8-SUM(B10:B14) Beregner B8 minus summen af cellerne B10 til B14. =SUM(B8;SUM(B10:B Beregner summen af celler B10 til B14 og tilføjer værdien til 14)) B8. '=SUM(omsætning) Bergner summen af talværdierne i det navngivne område "omsætning". Det er også muligt at indlejre funktioner i formler, som vist i eksemplet. Du kan også indlejre funktioner indenfor funktioner. Funktionsguiden (se side 22) hjælper dig med at indlejre funktioner. Funktioner i Calc fungerer stort set på samme måde som i Excel: 1. Placer markøren i den celle, hvor resultatet skal vises 2. Skriv et lighedstegn for at starte beregningen, f.eks. (summen af 7, 6 og 1002) =SUM(7;6;1002) 3. Tryk på [Enter] for at få resultatet af beregningen vist i cellen; Den største forskel mellem Excel og Calc er, at hvis du bruger LibreOffice på dansk, så skal du benytte de danske funktionsnavne i stedet for de engelske. Parametre adskilles med semikolon ";" F.eks. =SUM(12;15;18) Områder adskilles med ":" F.eks. =SUM(A18:B29) Illustration 8:Værktøjslinjen Formellinje Når du indtaster formler, vil du automatisk se værktøjslinjen formellinje. Længst til venstre ser du Navnefeltet, som normalt viser hvilken celle din markør står i. Her står markøren i en celle med en formel, hvorfor feltet viser den senest benyttede funktion. Dernæst ser du ikonet f(x), som du kan bruge til at åbne funktionsguiden. Med de næste ikoner kan du henholdsvis annullere og acceptere en ændring. Det lange felt til højre er formelfeltet, hvor din formel vises. 21

22 Brug af funktioner i Calc Funktionsguide Med funktionsguiden kan du finde alle funktioner og få hjælp til at bruge dem Fanen Funktioner På fanen Funktioner kan du finde og vælge funktioner. Hvis du markerer en funktion i venstre side, kan du se en lille forklaring i højre side. Samtidig kan du arbejde med din formel i feltet forneden i højre side. Du kan også hele tiden følge med i funktionens og formlens resultat. Illustration 9:Funktionsguiden Fanen Struktur Hvis du arbejder med komplicerede formler med flere funktioner, er fanen Struktur nyttig. 22

23 Brug af funktioner i Calc Illustration 10:Funktionsguide - fanen struktur I venstre side kan du se et overblik over den samlede formels sammensætning og opbygning. I højre side kan du f.eks. se (øverst) at den markerede funktion =min(5;6;7), returnerer 5. Den samlede formel returnerer 12, hvilket du kan se i feltet lige over formelvinduet. 23

24 Funktioner - eksempler 2.2 Funktioner - eksempler Tekstfunktioner HØJRE og VENSTRE =HØJRE("ABCDEF";3) Udleder et antal tegn fra en streng. returnerer "DEF" Input: Streng =VENSTRE("ABCDEF";3) returnerer "ABC" Resultat: Streng =HØJRE("Streng";Antal) =VÆRDI(HØJRE(VENSTRE("St udiestræde 14, første sal";15);2)) returnerer tallet 14 MIDT =MIDT("Studiestræde 14, Udleder et antal tegn fra en streng. første sal";5;5) Input: Streng returnerer "iestr" Resultat: Streng =MIDT("Streng";Placering;Antal) LÆNGDE =LÆNGDE("Studiestræde 14, første sal") returnerer tallet 27 Returnerer længden af en streng Input: Streng Resultat: Heltal =LÆNGDE("Streng") SAMMENKÆ =SAMMENKÆDNING("Studiest Sætter to eller flere tekststrenge sammen DNING ræde ";14;", første Input: streng, men funktionen er meget sal") tolerant Alternativ: & Resultat: Streng =SAMMENKÆDNING(Streng_1;Streng_2;....;Streng_30) UDSKIFT =UDSKIFT("LibreOffice Erstatter en tekst med en anden tekst i en Regneark";"Regneark";"Ca tekststreng. lc") returnerer Input: Streng "LibreOffice Calc" Resultat: Streng =UDSKIFT(Streng;Søgestreng;Erstatningsstr eng) ROMERTAL =ROMERTAL(16;0) returnerer "XVI" Returnerer et romertal Input: Heltal Resultat: Streng =ROMERTAL(Tal;Tilstand) Talfunktioner +, -, * / =5+6 7*8/9 Input: Tal Output: Tal AFRUND =AFRUND(1234,5678;3) Afrunder et tal til et antal decimaler Input: Tal 24

25 Funktioner - eksempler Output: Tal =AFRUND(Tal;Antal) SUM =SUM(5;6;7) Opsummerer (adderer) Input: Tal Output: Tal =SUM(Tal_1; Tal_2;...Tal_30) ER.LIGE =ER.LIGE(1234,5678) Fortæller om et tal er lige eller ej Input: Tal Output: Boolean (SAND eller FALSK) =ER.LIGE(Tal) Datofunktioner IDAG =IDAG() Returnerer den aktuelle dato Input: ingen Output: Dato =IDAG() MÅNED =MÅNED(IDAG()) Returnerer månedsdelen af en dato DAG Input: Dato ÅR Output: Tal mellem 1 og 12 =Måned(Dato) DAGE =DAGE(IDAG();"24/12/2 Beregner forskellen mellem to datoværdier. 010") Resultatet returnerer antal dage mellem de to dage. =IDAG() "24/12/2010" Input: To datoer Output: Heltal =DAGE(Dato;Dato) Regnearksfunktioner VÆRDITYPE =VÆRDITYPE(D1) Værdi er en bestemt værdi, for hvilken datatypen bestemmes. Input: Værdi Output: Heltal (Værdi 1 = Tal, Værdi 2 = tekst, Værdi 4 = logisk værdi, Værdi 8 = formel, Værdi 16 = fejlværdi.) VÆRDITYPE(Værdi) ANTAL.BLANKE =ANTAL.BLANKE(D1:D12) Returnerer antallet af tomme celler. Input: Et område Output: Et heltal ANTAL.BLANKE(område) VÆLG =VÆLG(3;"Peter";"Mort en";"søren";"anders") Vælger en værdi i en liste på baggrund af et indeks Input: et heltal samt en række data. Output: Afhænger af listens indhold. 25

26 Funktioner - eksempler VÆLG(Indeks; Værdi1;...Værdi30) SLÅ.OP =SLÅ.OP("marts";D1:D1 2;E1:E12) Returnerer indholdet af en celle enten fra et enkeltrækket eller enkeltkolonnet område. Input: En værdi samt to områder Output: En værdi fra det andet område. SLÅ.OP(Opslagsværdi; Opslagsområde; Resultatområde) VOPSLAG =LOPSLAG(A1;D1:F12;3) LOPSLAG Søger efter en værdi og reference til cellerne nedenfor det valgte område. Input: Output: En værdi fra området VOPSLAG(Søgekriterier; Matrix; Indeks; Sorteret) VÆRDITYPE og ANTAL.BLANKE kan med fordel bruges til fejlhåndtering, f.eks. til at kontrollere at celleindholdet er af den datatype, som beregningen forventer inden beregningen foretages. Yderligere funktioner til fejlhåndtering: ER.TOM, ER.FEJL, ER.TAL. Specielt bør alle beregninger, som består af division, altid kontrolleres for "division med nul" før beregningen gennemføres! I modsætning til LOPSLAG og VOPSLAG kan søge- og resultatvektor i SLÅ.OP være på forskellige placeringer; de behøver ikke at støde op til hinanden. Desuden skal søgevektoren for SLÅ.OP være sorteret i stigende rækkefølge, ellers vil søgningen ikke returnere et brugbart resultat Logiske funktioner HVIS =HVIS(D5>500;"Høj pris";"lav pris") Angiver en logisk test, som skal udføres. =HVIS(VÆRDITYPE(D5)=1 HVIS(Logisk_test; Værdi_hvis_sand; ;SUM(D5:D9);"Ugyldig "Værdi_hvis_falsk") vædi i D5") OG =OG(5=6;8>5) returnerer FALSK Returnerer SAND, hvis alle argumenter er sande. Hvis et (eller flere) af elementerne er falske, returnerer denne funktion værdien =HVIS(OG(VÆRDITYPE(D5 FALSK. )=1;VÆRDITYPE(D9)=1) ;SUM(D5:D9);"Ugyldig værdi i D5 eller D9") ELLER =ELLER(5=6;8>5) returnerer SAND Returnerer SAND hvis mindst et argument er SAND. Denne funktion returnerer værdien 26

27 Funktioner - eksempler FALSK, hvis alle argumenterne har den logiske værdi FALSK. 27

28 Formater 3 FORMATER 3.1 Manuel formatering Når vi taler om formatering i et regneark, er der ofte tale om Visuel formatering Visning af datatype Formater beskriver alene hvordan data vises på skærmen og på print ikke hvordan data gemmes eller beregnes. I begge tilfælde er der tale om, hvordan data fremvises og ikke hvordan data beregnes. Begge typer af formatering fungerer på samme måde. Der er nogle specielle ikoner i værktøjslinjen, hvor der er hurtig adgang til de hyppigst brugte formateringer. Illustration 11:Værktøjslinjen Formater De første ikoner kan du sikkert genkende fra tekstbehandlingsprogrammet, og virkningen er da også den samme som i tekstbehandling (Skrifttype, Fed skrift,...o.s.v.). Derudover er der en række ikoner, som formaterer, hvordan data (f.eks. tal, beløb o.s.v.) fremvises. 28

29 Manuel formatering Dataformat Valuta Hvis du f.eks. vil formatere et område i arket, til at vise tal som valuta, skal du gøre følgende: 1. Marker et område Illustration 12:Formatet valuta 2. Klik på ikonet Valuta Bemærk at alle tal er foranstillet 'kr' og at der vises to decimaler. Dette er standardformat for valuta i den danske udgave af LibreOffice. Bemærk også, at der i to kolonner ikke vises andet end ###. Det skyldes at der ikke er plads i cellen til at vise hele resultatet. 29

30 Manuel formatering Dato Når du indtaster en dato i en celle, vil Calc normalt selv konkludere at det er en dato. Du kan dog vælge at datoen skal vises med et andet datoformat, end det der er indtastet, f.eks. langt datoformat (5. januar 2010) eller amerikansk format (01/05/2010). Du kan ændre datoformatet således: 1. Marker de relevante celler 2. Vælg Formater - Celler (CTRL+1) Illustration 13:Datoformat i Calc 3. I Kategori, vælg Dato 4. I Format, vælg det format, du ønsker at benytte 5. (I Formatkode kan du tilpasse og finpudse formatet) Bemærk, at uanset format, så ændres data i cellen ikke. 30

31 Manuel formatering Tekstformat Tekstombrydning Hvis du skriver tekst i en celle, hvor der ikke er plads til teksten, vil teksten fortsætte ind over den næste celle til højre, hvis denne celle er tom. Hvis den tilstødende celle ikke er tom, vil den overskydende tekst ikke blive vist. I stedet vises en lille pil, som indikation for, at ikke hele teksten vises. Se Illustration 14:Tekst skjules når der ikke er plads i cellen. Illustration 14:Tekst skjules når der ikke er plads i cellen Det er muligt at få teksten til, automatisk, at gøre cellen (og dermed hele rækken) højere. Tekstombrydning bestemmes for celler, men har indvirkning på hele rækken. 1. Marker de celler, hvor du ønsker tekstombrydning i cellen 2. Vælg Formater - Celler (CTRL+1) 3. Vælg fanen Justering 4. Sæt kryds i Ombryd tekst automatisk Illustration 15:Formater celler: Justering: Ombryd tekst 5. Klik [OK] 31 Illustration 16:Tekstombrydning i celler

32 Manuel formatering Resultatet er, at den aktuelle række bliver lige så høj, som de formaterede celler kræver: 3.2 Formatering med typografier Forestil dig, at regnskabschefen kommer og forlanger, at fremover skal alle regneark ændres, således at alle delresultater skrives med enkelt understregning og alle slutresultater skrives med dobbelt understregning. Desuden skal alle overskrifter skrives med Arial 12pt. Fed og alle tal med Arial 12pt. Hvis du benytter typografier til formatering, betyder det, at du opretter regler for, hvordan tingene skal se ud, og derefter benytter disse regler. I ovenstående eksempel, vil det være tilstrækkeligt at ændre indholdet af reglen. Alternativt skulle du gennemgå hver enkelt detalje i regnearket, for at opnå resultatet. Regnearket indeholder allerede en række definerede typografier som du kan bruge. Du kan rette typografierne, oprette nye og du kan indlæse typografier fra andre regnearksfiler. Illustration 17:Resultatlinjen formateret med typografien Resultat Benytte en typografi Du kan tilknytte en typografi til et celleområde sådan: 1. Marker de relevante celler 2. Åbn Typografier og formatering (F11 eller menuen Formater - Typografier og formatering) Illustration 18:Værktøjspanelet Typografier og formatering 3. Dobbeltklik på den rigtige typografi (Resultat) 32

33 Formatering med typografier Redigere en typografi Du kan let redigere virkningen eller indholdet af en typografi: 1. Åbn Typografier og formatering (F11 eller menuen Formater - Typografier og formatering) 2. Vælg den relevante typografi i listen 3. Højreklik og vælg Modificer... Illustration 19:Modificer en typografi 4. Brug dialogboksen Celletypografi til at ændre typografien Illustration 20:Modificere typografien Resultat 33

34 Betinget formatering 3.3 Betinget formatering Betinget formatering betyder, at vi kan ændre cellens udseende på betingelse af cellens indhold eller resultat. Betinget formatering Eksempler forudsætter at vi bruger typografier. Hvis salgstal > budget skal cellens baggrund være blå Hvis resultat < 0 skal cellen indrammes og teksten fremhæves. Arbejdet med betinget formatering foregår altid ved at tilknytte typografier til cellen, og vi skal altså igennem to trin: 1. Klargøre to eller flere typografier 2. Tilknytte typografierne med betingelser Klargøre typografierne I vores økonomiske overblik vil vi lave to typografier til henholdsvis under budget og over budget. Den første typografi (under budget) bruger vi Resultat2 uden ændringer. Den anden typografi opretter vi med udgangspunkt i Resultat2 og kalder Resultat2Ny. Vi laver så vores ændringer i den nye typografi. 1. I Typografier og formatering, vælg typografien Resultat2 2. Højreklik og vælg Ny. 3. I dialogboksen Celletypografi, skal du skrive et navn (Resultat2Ny) i feltet Navn. 4. Klik OK. Du har nu oprettet en kopi af typografien Resultat2 med navnet Resultat2Ny. Illustration 21:Kopier en typografi Foretag ændringer til Resultat2Ny, så der er tydelig forskel (baggrundsfarve og skriftfarve). 34

35 Betinget formatering Tilknytte typografierne Først skal du tilknytte typografien Resultat2 til cellerne på normal vis. Det er standardværdien. Herefter skal du tilknytte Resultat2Ny som en betinget afvigelse. For at tilknytte de nye typografier til de relevante celler, skal du gøre følgende: 1. Marker cellerne 2. Vælg Formater - Betinget formatering 3. Udfyld dialogboksen Betinget formatering Illustration 22:Betinget formatering Resultatet kan f.eks. se sådan ud: 35

36 Betinget formatering Illustration 23:Celler med betinget typografi Hvis tallene i datakolonnerne Øst, Vest, Nord og Syd senere ændres, vil resultatkolonnens udseende ændres automatisk. 3.4 Formatering: celler med tekst og tal Formatering af celler håndteres ved at klikke på cellerne med højre musetast og vælg formater celler: Illustration 24: Dialogen Formater celler: Tal På fanen Tal kan du afgøre, om cellerne skal betragtes som tal, tekst eller måske en dato. 36

37 Referencer 4 REFERENCER LibreOffice Calc viser referencerne til en formel. Hvis, for eksempel du klikker på formlen =LOPSLAG(D14;D1:F12;3) i en celle, fremhæves de to områder i arket med farve. For eksempel kan referencen "D14" være blå og celleområdet i indrammet i samme nuance af blå. Den næste reference "D1:F12" kan være markeret i rød på samme måde. 4.1 Absolutte og relative referencer Illustration 25:Referencer med farvede kanter Hvornår bruges hvad? Hvad adskiller en relativ reference? Antag at du i celle E1 gerne vil beregne summen af cellerne i område A1:B2. Formlen i E1 ville være: =SUM(A1:B2). Hvis du senere bestemmer dig for at indsætte en ny kolonne foran kolonne A, ville de elementer, som du tilføjer så være i B1:C2 og formlen ville være i F1, ikke i E1. Efter indsættelse af den ny kolonne, vil du derfor nødsaget til at kontroller og korrigere alle formler i arket, og muligvis også t i andre ark. Heldigvis gør LibreOffice dette arbejde let for dig. Efter at have indsat en ny kolonne A, vil formlen =SUM(A1:B2) automatisk blive opdateret til =SUM(B1:C2). Rækkenumre vil også automatisk blive tilpasset når en ny række 1 bliver indsat. Absolutte og relative referencer bliver altid justeret i LibreOffice Calc når det refererede område flyttes. Men vær omhyggelig hvis du kopierer en formel. I så fald vil kun den relative referencer blive justeret, ikke de absolutte referencer. Absolutte henvisninger er brugt når en beregning refererer til én specifik celle i dit ark. Hvis en formel som refererer absolut til præcis denne celle bliver kopieret relativt til en celle neden under den oprindelige celle, vil henvisningen også blive flyttet ned. Bortset fra når nye rækker og kolonner indsættes, kan referencer også ændres når en eksisterende formel refererer til en bestemt celler bliver kopieret til et andet område på arket. Antag at du indtastede formlen =SUM(A1:A9) i række 10. Hvis du vil beregne summen af den tilstødende kolonne til højre, skal du bare kopiere denne formel til cellen til højre. Kopien af formlen i kolonne B vil automatisk blive tilpasset til =SUM(B1:B9) Relativ adressering Cellen i kolonne A, række 1 er adresseret som A1. Du kan adressere en række tilstødende celler ved først at indtaste koordinaterne for øverste venstre celle af området, så et kolon fulgt af koordinaterne for nederste højre celle. For eksempel, området af de første fire celler i det øverste venstre hjørne er adresseret som A1:B2. LibreOffice kan konvertere den aktuelle reference, hvor markøren er placeret på indtastningslinjen, til absolut og vice versa ved at trykke på Skift+F4. Hvis du taster tastekombinationen endnu 37engang vil både kolonne og række ændret tilbage til relativ (A1). Hvis du starter med en relativ adresse såsom A1, sættes både række og kolonne sat til absolutte referencer ($A$1) første gang du trykker denne tastekombination. Anden gang, gøres kun rækken absolut (A$1), og den tredje gang, kun kolonnen ($A1).

38 Absolutte og relative referencer Ved at adressere et område på denne måde, laver du en relativ henvisning til A1:B2. Relativ her betyder at referencen til dette område vil blive justeret automatisk når du kopierer formlerne Absolutte adressering Absolutte henvisninger er det modsatte af relative adresseringer. Et dollartegn er placeret før hver bogstav og tal i en absolut reference, for eksempel, $A$1:$B$ Referencer til andre kilder Referere til andre ark I en regnearkscelle kan du lave en reference til en celle i et andet ark. 1. Åbn et nyt, tomt regneark. 2. For eksemplets skyld, indtast følgende formel i celle A1 på Ark1: =Ark2.A1 3. Klik på fanebladet Ark2 ved bunden af regnearket. Placer markøren i celle A1 og indtast en tekst eller et tal. 4. Hvis du vender tilbage til Ark1, vil du se det samme indhold i celle A1 der. Hvis indholdet af Ark2.A1 ændres, så ændres indholdet af Ark1.A1 også Referere til andre dokumenter På samme måde kan en henvisning også skabes til en celle i et andet dokument under forudsætning af, at dette dokument allerede er blevet gemt som en fil. 1. Vælg Filer - Åbn, for at indlæse et eksisterende regnearksdokument. ADVARSEL 2. Vælg Filer - Ny(t), for at åbne et nyt regnearksdokument. Placer markøren i cellen hvor du vil indsætte de eksterne data og indtast et lighedstegn som angiver at du vil begynde en formel. Hvis du indsætter data fra et andet dokument, og det dokument senere bliver omdøbt, slettet eller flyttet, vil din reference give følgende fejl i resultatcellen: #REF!. 3. Skift nu til dokumentet som du lige har indlæst. Klik på cellen med de data, som du vil indsætte i det nye dokument. Referencer Reference til en celle A1 i dette ark Reference til en celle Ark1.A1 i et andet ark i dette dokument Reference til en celle 'file:///c:/.../regneark2.ods'#$ark1. i et andet dokument A1 38

39 Referencer til andre kilder 4. Skift tilbage til det nye regneark. I indtastningslinjen vil du nu se hvordan LibreOffice Calc har tilføjet referencen til formlen for dig. Henvisningen til en celle i et andet dokument indeholder navnet på det andet dokument i enkelt anførselstegn, så et hash #, og derefter navnet på arket fra det andet dokument, efterfulgt af et punktum og navnet på cellen. 5. Bekræft formlen ved at klikke på det grønne flueben. 6. Hvis du trækker kassen i nederste højre hjørne af den aktive celle for at markere et celleområde, vil LibreOffice automatisk indsætte de tilsvarende referencer i de tilstødende celler. Det bevirker at arknavnet bliver efterfulgt af et "$"-tegn for at betegne det som en absolut reference. Hvis du undersøger navnet på det andet dokument i denne formel, vil du lægge mærke til at det er skrevet som en URL. Det betyder at du også kan angive en URL fra internettet Referere URL'er Hvis du for eksempel har fundet en internetside, som indeholder aktuelle aktieinformationer i regnearksceller, kan du indlæse denne side i LibreOffice Calc ved at bruge følgende procedure: I et placerer du markøren i cellen hvor du vil indsætte de eksterne data. ADVARSEL Hvis du indsætter data fra en adresse på internettet, og den side du refererer til, senere bliver omdøbt, slettet eller flyttet, vil din reference give fejl. 1. Vælg Indsæt - Hyperlink til eksterne data. Dialogen Eksterne data vises. 2. Indtast URL'en til dokumentet eller websiden i dialogen. URL'en skal være i formatet: URL'en til lokale eller lokale netværksfiler er stien, der kan ses i dialogen Filer Åbn. LibreOffice indlæser websiden eller filen i "baggrunden", dvs. uden at vise det. I den store rulleliste i dialogen Eksterne data, kan du se navnene på alle ark eller navngivne områder, som du kan vælge fra. 3. Vælg ét eller flere ark eller navngivne områder. Du kan også aktivere den automatiske opdateringsfunktion hvert "N" minutter og klik OK. Indholdet bliver indsat som et link i et. 4. Gem dit regneark. Når du åbner det igen senere, vil LibreOffice Calc opdatere de forbundne celler ved hjælp af en forespørgsel. 5. Under Funktioner - Indstillinger - LibreOffice Calc - Generelt kan du vælge at opdateringen skal ske automatisk, enten altid, på anmodning eller aldrig. Opdateringen kan startes manuelt i dialogen under Rediger Kæder. 26:Indstillinger LibreOfficeIllustration Calc regneark kæder for opdatering af 39

40 Navngivning af celler og områder 4.3 Navngivning af celler og områder Hvis du arbejder med store og komplicerede regneark med mange data, kan det hurtigt blive uoverskueligt at finde rundt i alle sine referencer. Det er en rigtig god idè, at navngive de vigtigste områder i regnearket. Illustration 27:Kolonner, rækker og hele området I eksemplet i Illustration 27:Kolonner, rækker og hele området er hele dataområdet markeret med blåt, kolonnerne (Øst, Vest, Nord og Syd),ed rødt, og rækkerne (Januar til december) med grønt. Det er muligt at navngive rækker, kolonner, områder, men ikke spredte udvalgte celler. Fordelen er, at du efterfølgende kan referere til f.eks. "Nord", for at få fat i cellerne D2:D13 uden dog at kende de konkrete celleplaceringer. Navnet er tilstrækkeligt. Formlen kan f.eks. være =Sum(Øst) Navngive manuelt 1. Markèr de celler, som du ønsker at navngive. Du kan markere en række, en kolonne eller et sammenhængende område. Du kan ikke markere spredte celler og navngive cellerne samlet. 2. Vælg Indsæt - Navne Definer. 3. Skriv navnet på det nye område i øverste linje og klik på [OK]. 40

41 Navngivning af celler og områder Illustration 28:Tildeling af navn til et område Oprette navne automatisk 1. Markèr en kolonne eller række, som har en overskrift. Overskriften skal også være markeret. 2. Vælg Indsæt - Navne - Opret. 3. Vælg Opret navne ud fra - Øverste række Illustration 30:Opret navngivet område fra overskriften Illustration 29:Marker området der skal navngives 4. Klik [OK] Området under overskriften er nu navngivet med overskriften som navn. Tilsvarende er det muligt at navngive med navne i venstre (eller højre) kolonne. 41

42 Navngivning af celler og områder Referere navngivne områder Navngivne områder gør det meget lettere at referere til områder. Hvis vi f.eks. ønsker at summere kolonnen som er vist i Illustration 29:Marker området der skal navngives, kan det gøres med =SUM(Nord) Overblik over områder De navngivne områder kan ses i Navigatoren (F5). Ved at dobbeltklikke på et områdenavn i navogatoren, kan du markere (eller gå til) det konkrete område i regnearket. Illustration 31:Områdenavne i Navigatoren 42

43 Opslag 4.4 Opslag I modsætning til LOPSLAG og VOPSLAG kan søge- og resultatvektor i SLÅ.OP være på forskellige placeringer; de behøver ikke at støde op til hinanden. Desuden skal søgevektoren for SLÅ.OP være sorteret i stigende rækkefølge, ellers vil søgningen ikke returnere et brugbart resultat. Søgningerne understøtter regulære udtryk. Du kan indtaste "tekst.*", for eksempel for at søge efter den første placering af "tekst" fulgt af hvilken som helst tegn. Hvis du har problemer med at få opslagene til at give korrekt resultat, kan det være en god idè, at prøve at tilføje ".*" Opslag SLÅ.OP =SLÅ.OP("marts";D1:D1 Returnerer indholdet af en celle enten fra et 2;E1:E12) enkeltrækket eller enkeltkolonnet område. Input: En værdi samt to områder Output: En værdi fra det andet område. SLÅ.OP(Opslagsværdi; Opslagsområde; Resultatområde) VOPSLAG LOPSLAG =LOPSLAG(A1;D1:F12;3) Søger efter en værdi og reference til cellerne nedenfor det valgte område. Input: Output: En værdi fra området VOPSLAG(Søgekriterier; Matrix; Indeks; Sorteret) 43

44 Opslag SLÅ.OP Illustration 32:Funktionen SLÅ.OP VOPSLAG (vandret opslag) Illustration 33:Funktionen VOPSLAG Parameter Forklaring Søgekriterier C17 er s dette tilfælde søgekriteriet ("Vest") og vi søger vandret Matrix Vi bruger matricen C1:F13 (markeret med rød farve i Illustration 33:Funktionen VOPSLAG. Indeks Vi leder efter indeks 10 (September) 44

45 Opslag LOPSLAG (lodret opslag) Illustration 34:Funktionen LOPSLAG Parameter Forklaring Søgekriterier C17 er s dette tilfælde søgekriteriet ("marts") og vi søger lodret. Matrix Vi bruger matricen B2:F13 (markeret med rød farve i Illustration 34:Funktionen LOPSLAG. Indeks Vi leder efter indeks 2 (Øst) 45

46 Sortere og filtrere 5 SORTERE OG FILTRERE 5.1 Sortering Simpel sortering For at sortere data i et regneark, skal du altid markere hele det område, du ønsker at sortere. Hvis du ønsker at foretage en simpel sortering, kan du benytte et af de to sorteringsikoner i værktøjslinjen. Disse ikoner kan du bruge til simple sorteringer, hvor du ikke har de store krav til detaljerne. Alfanumerisk sortering fra venstre mod højre, altså kolonne A, B, C,.. Så snart du klikker på ikonet, vil sorteringen blive gennemført Valgfri sortering For at sortere data i et regneark, skal du altid markere hele det område, du ønsker at sortere. Hvis data har kolonneoverskrifter, er det en god idè, at markere overskrifterne sammen med data. Hvis du ønsker at have kontrol over sorteringen, kan du benytte menupunktet Data - Sorter..., Illustration 35:Dialogen Sorter Her kan du afgøre kriterierne for din sortering. F.eks. er der stor forskel på resultatet, om du sorterer efter Varetype og Varenr eller efter Lager og Antal. 46

47 Sortering Avanceret sortering Hvis du har behov for at benytte yderligere kriterier for din sortering, kan du benytte fanen Indstillinger, hvor du har mulighed for at angive meget avancerede indstillinger for sorteringen. Illustration 36:Dialogen Sorter - fanen Indstillinger 47

48 Filtrere data 5.2 Filtrere data Autofilter For at filtrere data i et regneark, skal du altid markere hele det område, du ønsker at filtrere. Hvis data har kolonneoverskrifter, er det en god idè, at markere overskrifterne sammen med data. Du kan slå autofiltret fra, ved at vælge menuen Data - Filter Autofilter igen. Vælg menuen Data - Filter - Autofilter Første række ser nu noget anderledes ud, end de øvrige. Illustration 37:Data med Autofilter aktiveret For hver kolonne kan du nu udvælge hvilke data du ønsker at vise. Det gør du ved at klikke på pilen til højre for kolonneoverskriften. Her kan du f.eks. vælge en enkelt af varetyperne, hvorefter regnearket kun viser de rækker, som har den aktuelle varetype. Illustration 38:Filtrere med autofilter 48

49 Filtrere data Standardfilter I nogle situationer er autofilteret ikke detaljeret nok. F.eks. kan du ikke tage stilling til avancerede kriterier, som f.eks. talstørrelser. Du kan bruge standardfilter til det formål. Vælg Data - Filter - Standardfilter Illustration 39:Dialogboksen Standardfilter Her har du mulighed for at bruge meget mere præcise kriterier, som f.eks. Lig med (=) Mindre end (<) Større end (>) Mindre end eller lig med (<=) Større end eller lig med (>=) Forskellig fra (<>) Største Mindste Største % Mindste % Avanceret filter Ved at oprette Avanceret filter, kan du lave parameterstyrede filtre, som du kan kontrollere fra regnearket. Eksempel Indlæs et regneark med en stor antal dataposter. Vi bruger et fiktivt Omsætningsdokument, men du kan lige så godt bruge ethvert andet dokument. Dokumentet har følgende udseende: A B C D E 1 Måned Standard Arbejdsrelateret Luksus Suite 2 Januar

50 Filtrere data 3 Februar Marts og så videre... Kopier række 1 med rækkeoverskrifterne (feltnavne), til for eksempel række 20,. Indtast filterbetingelserne sammenkædet med OR i rækker 21, 22, og så videre. A B C D E 20 Måned Standard Arbejdsrelateret Luksus Suite 21 Januar 22 < Angiver at kun rækker, som enten har værdien Januar i cellerne med Måned ELLER en værdi på under i cellerne med Normal, vil blive vist. Vælg Data - Filter - Avanceret filter, og vælg så området A20:E22. Efter du klikker på OK, vil kun de filtrerede rækker blive vist. De andre rækker vil være skjult. 50

51 Diagrammer 6 DIAGRAMMER Diagrammer er en vigtig del af regnearksprogrammet, hvormed du kan vise regnearksdata på en visuelt mere interessant måde. LibreOffice lader dig præsentere data grafisk i et diagram, så du visuelt kan sammenligne dataserier og vise tendenser i data. Du kan indsætte diagrammer i regneark, tekstdokumenter, tegninger og præsentationer. 6.1 Oprette diagrammer Normalt oprettes diagrammer ved først at markere de data, som skal være grundlag for diagrammet. Det er en god idè, at markere række- og kolonneoverskrifter. Så vil de blive brugt som etiketter i diagrammet. Klik på diagramikonet. Herefter vises diagramguiden. Illustration 40:Diagramguide I venstre side kan du se hvor langt du er kommet i guiden. Du kan også springe til et andet trin i guiden. Vær opmærksom på, at hvis du springer frem eller tilbage i trinene, skal du lige kontrollere de øvrige trin. Indholdet ændrer sig nemlig, efter hvad du vælger. Bag ved guiden vil diagrammet løbende tilpasse sig, de ændringer du foretager i guiden. Det er en mere præcis forhåndsvisning. 51 Illustration 41:Søjlediagram

52 Oprette diagrammer I den midterste kolonne i diagramguidens første side, kan du vælge, hvilken diagramtype du vil lave. I højre side, kan du se en eksempelvisning af det du har valgt. Højre side ændrer sig når du ændrer type. 52

53 Redigere diagrammer 6.2 Redigere diagrammer Når du ønsker at reigere i et diagram, skal du først sætte diagrammet i redigeringstilstand. Den letteste måde er at dobbeltklikke på diagrammet. Du kan se at kanten omkring diagrammet ændres. Du kan også markere diagramelementerne direkte i diagrammet ved at klikke med musen, men det kan være svært at ramme præcist det element du ønsker at redigere. Illustration 42:Navigere i diagrammer med musen Herefter kan du finde de relevante værktøjer i højreklik menuen. En lettere måde er at benytte værktøjslinjen der vises over diagrammet: Illustration 43:Værktøjslinjen Formatering (af diagrammer) Med denne værktøjslinje kan du let navigere rundt mellem de forskellige elementer i diagrammet, ved at vælge elementet i dropdown listen, og derefter klikke på knappen Formater markering. Illustration 44:navigering med værktøjslinjen Dette vil bringe den relevante daialogboks frem. 53

54 Redigere diagrammer 54

55 Diagramtyper 6.3 Diagramtyper Diagram-type Søjle Forklaring Denne type viser et søjlediagram eller en bjælkegraf med lodrette søjler. Højden af hver søjle er proportionel med værdien. X-aksen viser kategorier. Y-aksen viser værdien for hver kategori. Normal - denne undertype viser alle dataværdier tilknyttet en kategori ved siden af hinanden. Hovedfokus er på de individuelle absolutte værdier, sammenlignet med alle andre værdier. Stablet - denne undertype viser dataværdierne for hver kategori stablet ovenpå hinanden. Hovedformålet er at vise hele kategoriens samlede værdi og det individuelle bidrag for hver værdi indenfor dets kategori. Procent - denne undertype viser den relative procentdel for hver dataværdi i forhold til kategoritotalen. Hovedfokus er det relative bidrag fra hver værdi til kategoriens total. Du kan aktivere en 3D-visning af dataværdierne. Det 'realistiske' skema forsøger at give den bedste 3D-visning. Skemaet 'Simpel' forsøger at efterligne diagramvisning hos andre kontorprogrammer. For 3D-diagrammer kan du vælge formen på hver enkelt dataværdi som Boks, Cylinder, Kegle eller Pyramide. Bjælke Denne type viser et bjælkediagram eller en bjælkegraf med vandrette bjælker. Længden af hver bjælke er proportional med værdien. Y-aksen viser kategorier. X-aksen viser værdien for hver kategori. Undertyperne er de samme som for typen søjler. Cirkel Et cirkeldiagram viser værdier som cirkelformede sektorer af den samlede cirkel. Længden af buen eller arealet af hver sektor er proportionel for sin værdi. Cirkel - denne subtype viser sektorer som farvede udsnit af den komplette cirkel, for en enkelt data kolonne. I det oprettede diagram kan du klikke og trække hvilken som helst sektor for, at adskille sektoren fra den resterende cirkel, eller for at føre den tilbage. Adskilt cirkel - denne subtype viser sektorerne allerede adskilte fra hinanden. I det oprettede diagram, kan du klikke og trække hvilken som helst sektor, og flytte den langs med en radial fra cirklen's centrum. Krans - denne undertype kan vise flere datakolonner. Hver datakolonne vises kranseformet med et hul inden i, hvor den næste datakolonne kan vises. I det oprettede diagram kan du klikke og trække en ydre sektor til for at flytte den langs en radial fra kransens centrum. Adskilt krans - denne undertype viser de ydre sektorer adskilt fra resten af kransen. I det oprettede diagram kan du klikke og trække en ydre sektor for at flytte den langs en radial fra kransens centrum. Område Et områdediagram viser værdier som punkter på y-aksen. X-aksen viser kategorier. Y-værdierne for hver dataserie forbindes med en kurve. Området mellem de to kurver bliver udfyldt med en farve. Områdediagrammer har til formål at understrege ændringerne fra en kategori til den næste. Normal - denne undertype tegner alle værdier som absolutte y-værdier. Først tegnes området for den sidste kolonne i dataområdet, derefter den næstsidste og så videre, og til sidst tegnes den første kolonne i dataområdet. På denne måde vil de sidst tegnede værdier skjule de andre 55

56 Diagramtyper værdier, hvis værdierne i den første kolonne er større end de øvrige. Stablet - denne undetype tegner værdierne kumulativt stablet ovenpå hinanden. Det sikrer, at alle værdier er synlige, og ingen datasæt er skjult bag andre. Men y-værdier repræsenterer ikke længere absolutte værdier, undtagen for det sidste felt, som tegnes i bunden af det stablede område. Procent - denne undertype tegner værdierne kumulativt stablet oven på hinanden og skaleret som procent af kategoriens total. Streg Et kurvediagram viser værdier som punkter på y-aksen. X-aksen viser kategorier. Y-værdierne for hver dataserie kan være forbundet med en kurve. Kun punkter - denne undertype tegner kun punkter. Punkter og kurve - denne undertype plotter punkter og forbinder punkter fra den samme dataserie med en kurve. Kun kurver - denne undertype tegner kun kurver. 3D-kurver - denne undertype forbinder punkter fra den samme dataserie med en 3D-kurve. Marker stablede serier for at arranger punkternes y værdier samlet oven hinanden. Værdier af y repræsenter ikke længere absolutte værdier, undtaget den første kolonne, som er tegnet ved bunden af de stablede punkter. Hvis du vælger procent, skaleres y værdierne i procent af kategorien total. Marker Bløde linjer for at tegne kurver gennem punkterne i stedet for lige linjer. Klik på Egenskaber for at åbne en dialog for at ændre kurvernes egenskaber. XY-punkt Et XY-diagram er i sin basale form baseret på en dataserie bestående af et navn, en liste af x-værdier og en liste af y-værdier. Hvert værdipar (x y) vises som et punkt i et koordinatsystem. Vælg et XY diagram i de følgende eksempler: skalering af x-aksen generering af en parameterkurve, for eksempel en spiral tegning af grafen for en funktion undersøgelse af den statistiske sammenhæng af kvantitative variable Dit XY-diagram kan have mere end en enkelt dataserie. Kun punkter - Hvert datapunkt vises med et ikon. LibreOffice bruger standardikoner med forskellige former og farver for hver dataserie. Standardfarverne indstilles i Funktioner - Indstillinger - Diagrammer Standardfarver. Kun kurver -Denne variant tegner rette linjer fra et datapunkt til det næste. Datapunkterne vises ikke med ikoner. Tegnerækkefølgen er den samme som rækkefølgen i dataserien. Marker Sorter efter X-værdier for at tegne linjerne i rækkefølgen for x-værdier. Sorteringen anvendes kun til diagrammet, ikke for data i tabellen. Punkter og Kurver - Denne variant viser punkter og kurver samtidig. Radar Et Radardiagram viser dataværdier som punkter forbundet af linjer, i et gitter som ligner et edderkoppespind eller en radarskærm. For hver række af diagramdata, vises en radial hvorpå data markeres. Alle dataværdier vises med samme målestok, så alle dataværdier får omtrent 56

57 Diagramtyper samme størrelsesorden. Aktie Et Aktiediagram illustrerer markedstendensen givet med åbningspris, bundpris, toppris og lukkepris. Den omsatte mængde kan også være vist. I et Aktiediagram er rækkefølgen af dataserierne meget vigtig. Åbningskurs, laveste, højeste, og lukkekurs værdier udgør tilsammen en dataenhed i diagrammet. En aktiekursdataserie består af flere rækker som indeholder sådanne data enheder. Kolonnen som indeholder omsat mængde udgør en valgfri anden dataserie. Afhængigt af den valgte variant vil du ikke have brug for alle kolonner. Type 1 - Baseret på lavog høj kolonne viser Type 1 afstanden imellem bund pris (lav) og top pris (høj) med en lodret linje. Kolonne type 1 viser en ekstra vandret markør for lukkeprisen baseret på lav, høj, og luk. Type 2 - Kolonnetype 2 genererer det traditionelle "kalenderlys" diagram baseret på åbningskurs, laveste, højeste,og lukkekurs. Type 2 tegner den lodrette linje mellem bundpris og toppris og tilføjer et rektangel foran, som visualiserer området mellem åbnings- og lukkepris. LibreOffice bruger forskellige fyldfarver for stigende værdier (åbningspris er mindre end lukkeprisen) og faldende værdier. Type 3 - Baseret på mængde, laveste, højeste,og lukkekurs tegner kolonnediagram Type 3 et diagram som Type 1, med yderligere søjler for omsat mængde. Type 4 - Baseret på alle fem datakolonner, mængde, åbningskurs, laveste, højeste og lukkekurs. Type 4 kombinerer et type 2 diagram med et søjlediagram for omsat mængde. Søjle og kurve Et Søjle og kurve-diagram er en kombination af et Søjlediagram med et Kurvediagram. Vælg en af varianterne Søjler og kurver - Rektanglerne med kolonnedataserierne bliver tegnet side om side, så du let kan sammenligne deres værdier. Stablede søjler og kurver - Rektanglerne i kolonnedataserien bliver tegnet stablet ovenpå hinanden, så højden af en kolonne viser summen af dataværdier. Du kan indsætte endnu en y-akse med Indsæt - Akser, når du har afsluttet guiden. 57

58 Diagramtyper D-diagrammer Du kan vælge mellem flere forskellige undertyper i højre side. Nogle diagramtyper har mulighed for at blive vist med 3Deffekt, hvilket du kan markere under eksempelvisningen. Det er muligt at lave rigtig flotte diagrammer, men tænk på, at det måske ikke ser så flot ud, hvis de bliver udskrevet på en printer, som måske ikke er helt ny. Illustration 45:3D diagramm Stablede diagrammer I de tilfælde, hvor et dataområde indeholder summer og du gerne vil medtage summerne i den visuelle visning, er det en fordel ikke at medtage summerne i dataserien, men i stedet benytte en diagramtype, som stabler serierne. Illustration 46:Stablede diagrammer illustrerer summen 6.4 Avancerede diagramfunktioner Det er muligt at lave diagrammer med meget avancerede funktioner. Her i afsnittet gennemgår vi nogle af mulighederne. 58

59 Avancerede diagramfunktioner Tendenslinjer Tendenslinjer kan tilføjes til alle 2D diagrammer, dog undtaget cirkeldiagrammer og aktiediagrammer. Lad os antage et datasæt: januar februar marts april maj juni juli august september oktober november december Omsætning (1000) Hvis vi i første omgang viser data i et linjediagram, ser resultatet sådan ud: Omsætning 2011 Omsætning (1000) ja nu ar ap ril ju li ok t ob er Illustration 47:Linjediagram Diagrammet fortæller ikke så meget, ud over at omsætningen svinger fra måned til måned. Det kan være interessant at se om der er en tendens i udviklingen. Hvis vi sætter diagrammet i redigertilstand og i værktøjslinjen vælger Dataserie 'Omsætning (1000) kan vi se at dataserien nu er markeret i diagrammet. Vælg Indsæt Tendenslinjer..., hvilket åbner denne dialog: 59

60 Avancerede diagramfunktioner Illustration 48:Dialogen Tendenslinje På første fane Type, kan du vælge mellem forskellige tendenslinjer; Lineær, Logaritmisk, Eksponentiel og Potens. Endvidere kan du angive om den beregnede tendensligning skal indsættes i diagrammet. På fanen Streg, kan du angive hvordan tendensen visuelt skal formateres (farve, tykkelse o.s.v.). Resultatet er en ny ret linje, som er udtryk for den matematiske tendens. Omsætning 2011 Omsætning (1000) ja nu ar ap ril ju li ok t ob er Illustration 49:Tendenslinje i diagram Hvis du er interesseret i at kende til beregningsmetoderne for tendenslinjerne, kan du læse om det i F1-hjælpen (søg efter 'Tendenslinjer') Formatere overflader Alle flader i et diagram kan tilpasses efter behov. Det gælder f.eks. hele diagramområdet, diagrammets baggrund, de enkelte dataseriers søjler og forklaringernes baggrund. 60

61 Avancerede diagramfunktioner Hvis vi f.eks. ønsker at ænre diagrammets baggrund, skal vi vælge Diagram i værktøjslinjen Formatering og klikke på Formater markering. I dialogen vælger du fanen Område. Illustration 50:Fyld Som vist i Illustration 50:Fyld, kan du vælge mellem forskellige typer fyld; Farve, Farvegraduering, Skravering og Bitmap. Hver af valgmulighederne har sine egne muligheder, som vises i dialogen når du vælger. F.eks. ser Skravering sådan ud: Illustration 51:Muligheder ved skravering Forskellige skalaer for y I specialle tilfælde er det interessant at sammenligne "æbler og pærer" i samme diagram, f.eks. antal medarbejdere og omsætning. Omsætning (1000 kroner) Medarbejdere Illustration 52:Eksempel Hvis vi vælger et kombineret Søjle og linje- diagram, får vi nogenlunde dette resultat: 61

62 Avancerede diagramfunktioner Omsætning (1000 kroner) Medarbejdere Illustration 53:Sammenligning uden justering Åbn diagrammet i redigertilstand og vælg Indsæt - Akser. Illustration 54:Indsæt akser Sæt kryds i Sekundære akser: Y-akse. Den primære og sekundære y-akse er ens, fordi de begge er beregnet automatisk efter største værdier. For den sekundære Y-akse vil vi nu ændre skalaen. Åbn diagrammet i redigertilstand og klik på Diagramområde, hvorefter du ser en række valgmuligheder. Vælg Sekundær Y-akse. 62

63 Avancerede diagramfunktioner Illustration 55:Vælg Sekundær Y-akse fra drop-down listen Klik nu på knappen Formater markering til højre for listen. Dette bringer dialogen Sekundær Y-akse frem. Illustration 56:Dialogen Sekundær Y-akse Resultatetviser sig i diagramemt ved at der nu vises en sekundær Y-akse i højre side af diagrammet. Vi skal nu tilknytte dataserien Medarbejdere til denne akse. I Dropdown listen som vi brugte tidligere, skal du nu vælge Dataserie 'Medarbejdere' og igen klikke på knappen Forater markering. Derved vises dialogen Dataserie, hvor du kan vælge Sekundær Y-akse. 63