EU-UDBUD 2012/S Varer Offentligt udbud

Transkript

1 EU-UDBUD 2012/S Varer Offentligt udbud På levering af Fødevarer til Hedensted, Horsens og Odder kommuner Indholdsfortegnelse

2 1 Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Kommunikation Udbyders fremtidige kontrakter Ordretildeling Opgavens omfang E-handel Meddelelse om resultatet Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgemøde Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Delaftaler Alternative bud Konsortier Udbyders forbehold Tilbudsgivers forbehold Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Delaftale 1 Frisk frugt og grønt - konventionel Delaftale 2 Totalleverance, eksklusiv konventionel frisk frugt og grønt Udbudsmaterialet Tilbudsdisposition Rammekontrakt Parterne Kontraktgrundlag Rammekontraktens omfang Kontraktperiode Tildeling af konkrete ordrer Bestilling af varer E-handel Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Priser Prisregulering Ændring af produktsammensætning Fakturering Betaling Bonus, gebyrer mv Offentlige påbud Miljø Etik og socialt ansvar Kontakt mellem parterne Statistik Garanti og reklamation Underleverandører Side 2 af 29

3 24 Erstatning og forsikring Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Misligholdelse Misligholdelsesbeføjelser Bod Ansvarsbegrænsning Lovvalg og afgørelse af tvister Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontraktændringer Underskrift Bilag: Bilag 1A Tilbudsliste for delaftale 1 Bilag 1B Tilbudsliste for delaftale 2 Bilag 2 Kravspecifikation Bilag 3 Tro og love-erklæring Bilag 4 Tro og love-erklæring artikel 45 Bilag 5 Nøgletal Bilag 6 Referenceliste Bilag 7 Tidsplan og procedure Bilag 8 Leveringsadresser og fakturering Bilag 9 Kontaktoplysninger og vedståelse af tilbud Bilag 10A Beskrivelse af tilbudt service delaftale 1 Bilag 10B Beskrivelse af tilbudt service delaftale 2 Bilag 11 Oplysninger til køkkenadministrationssystemer Side 3 af 29

4 1 Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Indkøbsfællesskabet HHO er et samarbejde mellem Hedensted, Horsens og Odder kommuner. Hedensted Areal 551 km 2 Indbyggere Horsens Areal 520 km 2 Indbyggere Odder Areal 224 km 2 Indbyggere Udbuddet vedrører levering af fødevarer til Hedensted, Horsens og Odder Kommuner, herefter kaldt Udbyder. Udbuddet er gældende for alle forvaltninger, afdelinger og institutioner, der ejes af Udbyder. Dagplejerne i alle tre kommuner er dog undtaget og er således ikke pligtige og ej heller berettigede til at anvende aftalerne. Udbuddet er opdelt i følgende 2 delaftaler; Delaftale 1: Frisk frugt og grønt konventionel Delaftale 2: Totalleverance, eksklusiv konventionel frisk frugt og grønt 1.2 Kommunikation Indkøbsfællesskabet HHO er tovholder og kontaktinstans i forbindelse med gennemførelse af udbuddet. Indtil kontraktskrivning varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af Indkøbsfællesskabet HHO. Jf. spørgsmål til udbudsmaterialet - se afsnit 2.4. Efter udbuddets afslutning handler de i udbuddet deltagende kommuner med den eller de valgte tilbudsgivere som individuelle juridiske parter. 1.3 Udbyders fremtidige kontrakter Kontrakt forudsættes indgået med én virksomhed i form af en eneleverandøraftale, dvs. obligatorisk samhandelsaftale mellem én leverandør og Udbyder, på hver af de to udbudte delaftaler. 1.4 Ordretildeling Tildeling af konkrete ordrer vil ske på baggrund af direkte tildeling på baggrund af behovet ved Udbyders enkelte afdelinger og institutioner. Side 4 af 29

5 1.5 Opgavens omfang Omsætning Den samlede omsætning af produkter har årligt udgjort: Kommune Delaftale 1 Frisk frugt og grønt konventionel Delaftale 2 Totalleverance, eksklusiv konventionel frisk frugt og grønt Hedensted Horsens Odder Total De anførte beløb er udtryk for det opgjorte historiske forbrug og skal betragtes som vejledende, hvorfor Udbyder ikke forpligter sig til at aftage for tilsvarende beløb i den udbudte kontrakt. Kontraktperiode Kontraktstart og kontraktophør Kontrakten er gældende i perioden Udbyder kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Kontrakten, jf. Kapitel 5 Rammekontrakt, er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten regulerer alle forhold i kontraktperioden. Ophævelse af kontrakt Det bemærkes, at misligholdelsesbeføjelser kan gøres individuelt gældende af én eller flere af de deltagende kommuner, såfremt misligholdelsen er isoleret til denne/disse. Jf. 26 Misligholdelse og 27 Misligholdelsesbeføjelser i Kapitel 5 Rammekontrakt. En eventuel individuel kontraktophævelse er uden betydning for de øvrige kommuners kontraktforhold. Kravspecifikation Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets Bilag 2 Kravspecifikation. Levering For leveringsadresser hos Udbyder se Bilag 8 Leveringsadresser og fakturering. Bilag 8 Leveringsadresser og fakturering er inkluderet i et forsøg på at gøre det lettere for Tilbudsgiverne at vurdere omfanget af opgaven samt hvilke foranstaltninger der skal træffes for at opretholde leveringssikkerheden. Bilaget er udtryk for et øjebliksbillede og evt. ændringer må påregnes. Udbyder tilstræber sig på, at der for de små institutioners vedkommende leveres 1-2 gange ugentligt med minimum 1 dag imellem. 1.6 E-handel På nuværende tidspunkt anvender de deltagende kommuner ikke e-handel. Det er dog forventningen, at der er implementeret e-handelsløsning i de deltagende kommuner til kontraktstart 1. maj For alle tre kommuner drejer dette sig om KMD OPUS E-Indkøb. Side 5 af 29

6 For delaftale 2 Totalleverance, eksklusiv konventionel frisk frugt og grønt gælder følgende fra kontraktstart: I det omfang der anvendes e-handelssystemer, skal Tilbudsgiver kunne levere elektronisk samhandel ved brug af KMD OPUS E-Indkøb - dvs. levering af elektronisk varekatalog, mulighed for elektronisk ordreafgivelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. Ved levering af e-handelskatalog til KMD OPUS E-Indkøb vil der for leverandører der ikke tidligere har leveret e-handelskatalog til KMD kunne være tale om et engangsbeløb på ca. DKK Denne udgift er Udbyder uvedkommende. Yderligere information kan indhentes ved at kontakte KMD. I forbindelse med kontraktindgåelsen vil de deltagende kommuner med e-handelssystem i samarbejde med vindende Tilbudsgiver definere, hvilke aftaleprodukter der skal indgå i e- kataloget. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå vindende Tilbudsgiver i forbindelse hermed. Herefter skal vindende Tilbudsgiver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til KMD OPUS E-Indkøb med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For delaftale 1 Frisk frugt og grønt - konventionel, gælder ovenstående krav ikke nødvendigvis ved kontraktstart, men kan af Udbyder gøres gældende overfor valgte tilbudsgiver(e) med et skriftligt varsel på 6 måneder. 1.7 Meddelelse om resultatet Alle Tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt pr. blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Den vindende tilbudsgiver på hver delaftale vil modtage en foreløbig acceptskrivelse, mens de øvrige Tilbudsgivere vil modtage en afslagsskrivelse. I skrivelsen vil fremgå en begrundelse for Udbyders beslutning om kontrakttildeling. Tildeling af kontrakt er ikke afsluttet, før rammekontrakt for hver delaftale er underskrevet af begge parter efter udløb af standstill-periode. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i Udbudsdirektivet. Side 6 af 29

7 2 Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 (Udbudsdirektivet) og Lov nr. 492 af 12. maj 2010 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om håndhævelse af udbudsreglerne samt Lov nr. 618 af 14. juni 2011 om ændring af førnævnte lov. Opgaven udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2012/S Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 2 eksemplarer. Der skal i 1 eksemplar medsendes materiale, kataloger eller datablade, hvor de tilbudte varer og tilhørende detailbeskrivelser fremgår. Endvidere skal det samlede tilbud, inkl. alle bilag, vedlægges elektronisk på en CD-rom eller USBnøgle, kompatibelt med Microsoft Office pakken eller i PDF-format, dog skal Bilag 1 Tilbudsliste være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt format. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen i Kapitel 3 følges. Tilbudsgiver skal besvare alle punkter i tilbudsdispositionen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Udbyder kan dog være berettiget, men er ikke forpligtet, til at indhente supplerende oplysninger. Tilbudslister Bilag 1A Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen på delaftale 1. Bilag 1B Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen på delaftale 2. Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter, tilsigtet Udbyder i forbindelse med tilbudsafgivelsen, være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Virksomhedsoplysninger Tilbudsgiver skal i Bilag 9 Kontaktoplysninger og vedståelse af tilbud tydeligt angive virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). 2.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Udbyders ejendom og vil ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Side 7 af 29

8 2.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Dorte Vestergaard, pr. med emnet: "Spørgsmål - EU udbud 2012/S 2012/S Levering af Fødevarer til Indkøbsfællesskabet HHO senest den 14. november kl Spørgsmål der er fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt Udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål vil blive besvaret løbende. Tilbudsgiver må dog påregne, at svartiden afhænger af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Horsens Kommunes hjemmeside: Eventuelle ændringer til nærværende udbudsmateriale vil ligeledes blive offentliggjort på ovennævnte hjemmeside. Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. 2.5 Spørgemøde Der vil den 25. oktober 2012 kl blive afholdt spørgemøde på Horsens Rådhus. På mødet kan potentielle tilbudsgivere få lejlighed til at få svar på spørgsmål de måtte have til materialets udformning, indhold eller øvrige emner der relaterer sig til udbuddet og de efterfølgende aftaler. Spørgsmål kan med fordel sendes inden spørgemøde, således at Ordregiver har mulighed for at give så fyldestgørende svar som muligt. Ligeledes kan spørgsmål, der ønskes adresseret anonymt på spørgemødet sendes til udbud@horsens.dk senest d. 22. oktober. Der vil på mødet blive taget referat, der efterfølgende offentliggøres på Horsens Kommunes hjemmeside (jf. webadressen ovenfor). Tilmelding er til spørgemødet er nødvendig og kan foretages ved henvendelse til indkobhho@horsens.dk senest 22. oktober, Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud EU udbud 2012/S 2012/S Levering af fødevarer til Indkøbsfællesskabet HHO og Må kun åbnes af Indkøbskontoret. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være Udbyder i hænde senest den 23. november kl på følgende adresse: Indkøbsfællesskabet HHO c/o Horsens Kommune Rådhustorvet Horsens Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Side 8 af 29

9 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil d Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af tilknyttede rammekontrakt (Kapitel 5). Rammekontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten Delaftaler Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle udbudte delaftaler, jf. udbudsmaterialets afsnit 1.1. Der kan ikke afgives tilbud på dele af den enkelte delaftale Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Såfremt flere Tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Udbyder. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for samtlige konsortiets deltagere. Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.15 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet Udbyders forbehold Den estimerede omsætning er under forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Udbyder kan således frit tilmelde eller afmelde institutioner og afdelinger der måtte blive oprettet, ændret eller nedlagt i løbet af kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for institutioner/afdelinger, som ved en fejl ikke/er nævnt i Bilag 8 Leveringsadresser og fakturering. Dagplejerne i de tre kommuner er dog undtaget udbuddet og kan således ikke tilføjes aftalen. Der tages forbehold for ændringer i lovgivning, myndighedskrav mv., der påvirker de udbudte produkter og vareområder. Udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammekontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos Udbyder. I henhold til Udbudsdirektivets artikel 9, stk. 5 litra b), forbeholder Udbyder sig ret til at anvende delydelsesreglen til at foretage køb af op til 20% af den samlede kontraktværdi ved andre leverandører end vinderne af udbuddets delaftaler. Beregningen af den samlede kontraktværdi tager udgangspunkt i opgørelser i 1.5 Opgavens omfang. Side 9 af 29

10 Artiklen vil kun undtagelsesvist blive brugt f.eks. i tilfælde hvor vareindkøb er en del af en læringsproces eller ved akut opstået behov Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Forbehold skal være specifikke og så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres dog kraftigt til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Et eksempel på et grundlæggende element er pris. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom leverings- og samhandelsbetingelser, betalingsbetingelser etc., vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om disse skal medsendes tilbuddet Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation vedlægges tilbuddet. Dokumentationen anvendes til vurdering af Tilbudsgivers/virksomhedens egnethed til at løfte den udbudte opgave. Hvis den medsendte dokumentation sår berettiget tvivl om Tilbudsgivers egnethed til at løfte opgaven, forbeholder Udbyder sig ret til at afvise Tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love-erklæring om, at Tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på over kr. (som er grænsen for, at tilbud kan tages i betragtning), jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Fortrykt formular findes som Bilag 3 Tro og love erklæring. Udfyldt og underskrevet Tro- og love-erklæring artikel 45. Fortrykt formular findes som Bilag 4 Tro og love erklæring - artikel 45. Økonomisk og finansiel formåen Revisorpåtegnet årsregnskab for Tilbudsgivers senest afsluttede regnskabsperiode, samt oplysning om Tilbudsgivers nettoomsætning inden for det udbudte område, egenkapital og soliditetsgrad for hvert af de senest tre afsluttede regnskabsår. Bilag 5 Nøgletal skal udfyldes og underskrives af Tilbudsgiver. Bemærk dog: Såfremt Tilbudsgiver ikke kan fremlægge årsregnskab for det seneste regnskabsår, på grund af tidspunktet for Tilbudsgivers etablering, kan Tilbudsgiver blot vedlægge de tilstedeværende revisorpåtegnede årsregnskaber samt udfyldt og Side 10 af 29

11 revisorattesteret Bilag 5 Nøgletal. Revisorpåtegningerne skal være foretaget af registreret eller statsautoriseret revisor. Tilbudsgiver vil ikke komme i betragtning ved: Negativ egenkapital i det seneste regnskabsår Teknisk og faglig formåen Referenceliste over de 3 betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de seneste 3 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Følgende oplysninger skal angives: o Beskrivelse af sammenlignelige leveringer o Tidspunkt/periode for levering af de sammenlignelige leveringer o Ordregiver o Kontaktperson ved ordregiver Fortrykt formular findes som Bilag 6 Referenceliste, som skal anvendes. Der skal om muligt angives 3 referencer. Er det ikke muligt at angive 3 referencer eller referencer overhovedet skal årsagen hertil fremgå af Bilag 6 Referenceliste Tildelingskriterium Rammekontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der for hver delaftale afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Delaftale 1 Frisk frugt og grønt - konventionel Underkriterium Pris** Vægtning i procent 60 % - Total årlig omkostning baseret på anslået årlig forbrug Sortimentsbredde: - Antal unikke produkter udover det krævede antal varer Service og implementering: - Den tilbudte service 20 % 20 % **Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af Tilbudsgiver oplyste priser jf. nedenfor. Priserne skal være priserne gældende den **Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige gebyrer og afgifter. **Tilbud skal afgives ved udfyldelse af Bilag 1A Tilbudsliste. ** Tilbuddet skal dække alle krav i udbudsmaterialet og alle ydelser tilbudt af Tilbudsgiver under underkriteriet Service og implementering. Underkriteriet Pris Ved underkriteriet Pris for delaftale 1 forstår Udbyder den årlige tilbudssum. Den årlige tilbudssum beregnes som summen af; Side 11 af 29

12 Estimeret årlig forbrug af varen pr. enhed x Tilbudspris pr. enhed i dkr. uden moms inkl. alle gebyrer og afgifter. Mangler en Tilbudsgiver at byde ind på en varelinje eller er varelinjen mangelfuld udfyldt indgår varelinjen kun i evalueringen af pris for Tilbudsgiveren, hvis en eller flere andre Tilbudsgivere har budt korrekt ind på varelinjen. Den dyreste af de tilbudte priser på varelinjen overføres til den/de Tilbudsgivere der ikke har budt ind på varelinjen eller har udfyldt varelinjen mangelfuld. Det vil sige, at alle de varer hvor mindst en Tilbudsgiver har budt korrekt ind vil indgå i evalueringen af underkriteriet Pris. Underkriteriet Sortimentsbredde Her forstår Udbyder antallet unikke varer der tilbydes. En unik varelinje kan både være en vare der svarer til en tilbudt vare på de minimumskrævede produkter, dog i en anden mængdeenhed, og en vare som udgør et selvstændigt produkt som defineret ved varetype, produktkategori, sort, smag. Positiv vægtning opnås kun for så vidt angår de produkter der ligger udover det antal minimumskrævede produkter i de enkelte varegrupper på Bilag 1A Tilbudsliste for delaftale 1. De ekstra produkter, der bydes ind med på tilbudslisten Konventionel frisk frugt og grønt - 2 tæller også med i vægtningen. Underkriteriet Service og implementering Ved underkriteriet Service forstår Udbyder hvilken service der tilbydes Udbyder. Omfattet af begrebet service er både den service der tilbydes i forbindelse med implementeringen af aftalen i Udbyders enkelte institutioner og afdelinger, såvel som den service der tilbydes i løbet af selve kontraktperioden. Til brug for vurdering af underkriteriet skal Tilbudsgiver som minimum beskrive følgende punkter; håndtering af fejlleverancer, fejlbestillinger, proceduren ved for sent afgivne bestillinger og Tilbudsgiver hotline-funktion. Derudover skal Tilbudsgiver vedlægge en implementeringsplan, der indeholder oplysninger om, hvornår de enkelte institutioner besøges, tid afsat til de enkelte besøg og beskrivelse af den hjælp, der ydes til opsætning af bestillinger i Tilbudsgivers E-handel. Ved kontraktopstart skal der sandsynligvis bestilles varer gennem Tilbudsgivers e-handel, men senere kan det blive aktuelt med bestilling igennem Ordregivers E-handel. I forhold til fejlleverancer vægter det positivt at Tilbudsgiver hurtigt kan levere rette vare. I forhold til fejlbestillinger vægter det positivt, hvis Tilbudsgiver lader Ordregiver returnere varerne mod kreditering. Ligesom det vægter positivt, hvis Tilbudsgiver tager de fejlbestilte varer med retur uden beregning. I forhold til proceduren ved for sent afgivne bestillinger menes der, hvis institutioner ikke når at få bestilt varer inden kl. 14 på hverdage, hvilken service tilbydes der så. Det vægter positivt, hvis Tilbudsgiver har en funktion, der gør at der kan bestilles varer senere end det fastsatte krav. I forhold til Tilbudsgivers hotline-funktion vægter det positivt, at der er kort ventetid ved telefoniske henvendelser til hotline og at bemandingen af hotline funktionen kender aftalevilkårerne. I forhold til implementeringen af aftalen vægter det positivt, hvis Tilbudsgiver tilbyder at hjælpe med at opsætte de enkelte institutioners bestillinger via Tilbudsgivers E-handel. Herudover vægter det positivt, at Tilbudsgiver hurtigt besvarer henvendelser omkring aftalen. Der gøres opmærksom på at der kun vurderes på service og implementering, der rækker udover de stillede minimumskrav se pkt. 13 minimumskrav til implementering og pkt. 14 minimumskrav til service i Bilag 2 Kravspecifikation. Side 12 af 29

13 Delaftale 2 Totalleverance, eksklusiv konventionel frisk frugt og grønt Underkriterium Vægtning i procent Pris** - Total årlig omkostning baseret på anslået årlig forbrug Sortimentsbredde: - Antal unikke produkter udover det krævede antal varer - Variationen i de tilbudte produkter. Service og implementering: - Den tilbudte service 60 % 20 % Fordelt med 50 % på hver. 20 % **Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af Tilbudsgiver oplyste priser jf. nedenfor. Priserne skal være priserne gældende den **Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige gebyrer og afgifter. **Tilbud skal afgives ved udfyldelse af Bilag 1B Tilbudsliste. ** Tilbuddet skal dække alle krav i udbudsmaterialet og alle ydelser tilbudt af Tilbudsgiver under underkriteriet Service og implementering. Underkriteriet Pris Ved underkriteriet Pris for delaftale 2 forstår Udbyder den årlige tilbudssum. Den årlige tilbudssum beregnes som summen af; Estimeret årlig forbrug af varen pr. enhed x Tilbudspris pr. enhed i dkr. uden moms inkl. alle gebyrer og afgifter. Mangler en Tilbudsgiver at byde ind på en varelinje eller er varelinjen mangelfuld udfyldt indgår varelinjen kun i evalueringen af pris for Tilbudsgiveren, hvis en eller flere andre Tilbudsgivere har budt korrekt ind på varelinjen. Den dyreste af de tilbudte priser på varelinjen overføres til den/de Tilbudsgivere der ikke har budt ind på varelinjen eller har udfyldt varelinjen mangelfuld. Det vil sige, at alle de varer hvor mindst en Tilbudsgiver har budt korrekt ind vil indgå i evalueringen af underkriteriet Pris. Underkriteriet Sortimentsbredde Delkriteriet Antal unikke produkter udover det krævede antal varer Her forstår Udbyder antallet unikke varer der tilbydes. En unik varelinje kan både være en vare der svarer til en tilbudt vare på de minimumskrævede produkter, dog i en anden mængdeenhed, og en vare som udgør et selvstændigt produkt som defineret ved varetype, produktkategori, sort, smag. Positiv vægtning opnås kun for så vidt angår de produkter der ligger udover det antal minimumskrævede produkter i de enkelte varegrupper på Bilag 1B for delaftale 2. De ekstra produkter, der bydes ind med på tilbudslisterne Is - 2, Mejeriprodukter 2, Frost kød, fisk, pålæg 2, Fersk kød & pålæg 2, Tørvarer 2, Kølevarer 2, Juice, Saft, Vand 2, Øko Side 13 af 29

14 frisk frugt og grønt 2, Frost Grønt, Frugt 2 og Frost brød, kager, dej 2 tæller også med i vægtningen. Delkriteriet Variationen i de tilbudte produkter Her forstår udbyder forskelligheden i de tilbudte produkter. Det vægter positivt såfremt der tilbydes økologiske varer på de tilbudslister, hvor Tilbudsgiver selv kan byde ind med ekstra produkter. Det vægter ligeledes positivt, at der på disse tilbudslister tilbydes varer i små mængder/pakninger, da Udbyder ønsker at de små institutioner får flere varer at vælge imellem. Det vægter også positivt at der på de tilbudslister, hvor Tilbudsgiver selv kan byde ind med ekstra produkter tilbydes forskellige varer. Med dette menes der, at der f.eks. ikke under varegruppen grøntsagskonserves under fanebladet tørvarer kun tilbydes rødkål i forskellige udformninger, men også andre typer af grøntsagskonserves. Det vægter også positivt at der på de tilbudslister, hvor Tilbudsgiver selv kan byde ind, byder ind med produkter på så mange varegrupper som muligt. Ved vurderingen af dette delkriterium anvender Udbyder alene følgende tilbudslister: Is - 2, Mejeriprodukter 2, Frost kød, fisk, pålæg 2, Fersk kød & pålæg 2, Tørvarer 2, Kølevarer 2, Juice, Saft, Vand 2, Øko frisk frugt og grønt 2, Frost Grønt, Frugt 2 og Frost brød, kager, dej 2. Underkriteriet Service og implementering Ved underkriteriet Service forstår Udbyder hvilken service der tilbydes Udbyder. Omfattet af begrebet service er både den service der tilbydes i forbindelse med implementeringen af aftalen i Udbyders enkelte institutioner og afdelinger, såvel som den service der tilbydes i løbet af selve kontraktperioden. Til brug for vurdering af underkriteriet skal Tilbudsgiver som minimum beskrive følgende punkter; håndtering af fejlleverancer, fejlbestillinger, proceduren ved for sent afgivne bestillinger og Tilbudsgiver hotline-funktion. Derudover skal Tilbudsgiver vedlægge en implementeringsplan, der indeholder oplysninger om, hvornår de enkelte institutioner besøges, tid afsat til de enkelte besøg og beskrivelse af den hjælp, der ydes til opsætning af bestillinger i Ordregivers E-handel og tilbudsgivers E-handel. Ved kontraktopstart skal der sandsynligvis bestilles varer gennem Tilbudsgivers e-handel, men senere kan det blive aktuelt med bestilling igennem Ordregivers E-handel. I forhold til fejlleverancer vægter det positivt at Tilbudsgiver hurtigt kan levere rette vare. I forhold til fejlbestillinger vægter det positivt, hvis Tilbudsgiver lader Ordregiver returnere varerne mod kreditering. Ligesom det vægter positivt, hvis Tilbudsgiver tager de fejlbestilte varer med retur uden beregning. I forhold til proceduren ved for sent afgivne bestillinger menes der, hvis institutioner ikke når at få bestilt varer inden kl. 14 på hverdage, hvilken service tilbydes der så. Det vægter positivt, hvis Tilbudsgiver har en funktion, der gør at der kan bestilles varer senere end det fastsatte krav. I forhold til Tilbudsgivers hotline-funktion vægter det positivt, at der er kort ventetid ved telefoniske henvendelser til hotline og at bemandingen af hotline funktionen kender aftalevilkårerne. I forhold til implementeringen af aftalen vægter det positivt, hvis Tilbudsgiver tilbyder at hjælpe med at opsætte de enkelte institutioners bestillinger via Ordregivers E-handel og Tilbudsgivers E- handel. Herudover vægter det positivt, at Tilbudsgiver hurtigt besvarer henvendelser omkring aftalen. Der gøres opmærksom på at der kun vurderes på service og implementering, der rækker udover de stillede minimumskrav se pkt. 13 minimumskrav til implementering og pkt. 14 minimumskrav til service i Bilag 2 Kravspecifikation. Side 14 af 29

15 2.17 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbrev/kontraktudkast Bilag 1A Tilbudsliste delaftale 1 (skal udfyldes og medsendes tilbud) Bilag 1B Tilbudsliste delaftale 2 (skal udfyldes og medsendes tilbud) Bilag 2 Kravspecifikation (skal udfyldes og medsendes tilbud) Bilag 3 Tro og love-erklæring (skal udfyldes og medsendes tilbud) Bilag 4 Tro og love-erklæring artikel 45 (skal udfyldes og medsendes tilbud) Bilag 5 Nøgletal (skal udfyldes og medsendes tilbud) Bilag 6 Referenceliste (skal udfyldes og medsendes tilbud) Bilag 7 Tidsplan og procedure Bilag 8 Leveringsadresser og fakturering Bilag 9 Kontaktoplysninger og vedståelse af tilbud (skal udfyldes og medsendes tilbud) Bilag 10A Beskrivelse af tilbudt service delaftale 1 (skal udfyldes og medsendes tilbud) Bilag 10B Beskrivelse af tilbudt service delaftale 2 (skal udfyldes og medsendes tilbud) Bilag 11 Oplysninger til køkkenadministrationssystemer Side 15 af 29

16 3 Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen er en skabelon for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen følges, mens alle punkter i tilbudsdispositionen skal besvares. Formålet er at sikre såvel Tilbudsgiver som Udbyder, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.15 Udvælgelseskriterier og de i udbudsmaterialets afsnit 2.16 Tildelingskriterier. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af Tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). 2 Udvælgelseskriterier Med henblik på Udbyders vurdering af Tilbudsgivers egnethed skal Tilbudsgiver vedlægge følgende dokumentation, udfyldt og underskrevet: - Bilag 3 Tro- og lovererklæring - Bilag 4 Tro- og loveerklæring artikel 45 - Revisorpåtegnet årsregnskab for senest afsluttede regnskabsperiode - Bilag 5 Nøgletal (Bemærk: Såfremt der ikke foreligger revisorattesteret årsregnskab skal Bilag 5 Nøgletal være revisorattesteret) - Bilag 6 Referenceliste 3 Husk at udfylde, underskrive og medsende følgende dokumentation til brug for Udbyders vurdering af tilbuddets konditionsmæssighed: - Bilag 9 Kontaktoplysninger og vedståelse af tilbud Nedenfor følger pkt. 5 og fremefter for hver af de tre delaftaler Delaftale 1 Frisk Frugt og Grønt Konventionel 4 Underkriteriet Pris: Udfyld og medsend Bilag 1A Tilbudsliste delaftale 1. 5 Underkriteriet Sortimentsbredde: Udfyld og medsend Bilag 1A Tilbudsliste delaftale 1. 6 Underkriteriet Service og implementering: Udfyld, underskriv og medsend Bilag 10A Beskrivelse af tilbudt service delaftale 1. Delaftale 2 Totalleverance eksklusiv konventionel frisk frugt og grønt 7 Underkriteriet Pris: - Udfyld og medsend Bilag 1B Tilbudsliste delaftale 2. 8 Underkriteriet Sortimentsbredde: Udfyld og medsend Bilag 1B Tilbudsliste delaftale 2. 9 Underkriteriet Service og implementering: Udfyld, underskriv og medsend Bilag 10B Beskrivelse af tilbudt service delaftale 2. Side 16 af 29

17 4 Rammekontrakt Rammekontrakt vedr. levering af Fødevarer til Hedensted, Horsens og Odder kommuner 1 Parterne Nærværende rammekontrakt er indgået mellem: [Udbyders navn] [Evt. afdeling] [Adresse] [Postnr.] [By] (i det følgende kaldet Ordregiver) og [Firma] [Adresse] [Postnr.] [By] (i det følgende kaldet Kontrakthaver) vedrørende levering af fødevarer til Hedensted, Horsens og Odder kommuner. Nærværende kontrakt omhandler: [ ] Delaftale 1 Frisk frugt og grønt Konventionel [ ] Delaftale 2 Total leverance ekls. Konventionel - Frisk frugt og grønt 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr.2004/18/ef af 31. marts 2004, Lov nr. 492 af 12. maj 2010 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om håndhævelse af udbudsreglerne og Lov 618 af 14. juni 2011 om ændring af førnævnte lov. Kontrakten beskriver Ordregivers og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Nærværende rammekontrakt mellem Kontrakthaver og Ordregiver B. Offentliggjorte spørgsmål/svar samt som følge heraf - evt. øvrige supplerende oplysninger til udbudsmaterialet, der ligger til grund for nærværende kontrakt skal specificeres med konkrete datoer i den endelige kontrakt C. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af oktober 2012 D. Kontrakthavers tilbud af indsæt dd.mm.åååå Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser i hele kontraktperioden (inkl. option). Side 17 af 29

18 3 Rammekontraktens omfang Levering af fødevarer til den i 1 nævnte Ordregiver. Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som Ordregiver løbende afgiver. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den til og med Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til Kontrakthaver senest 3 måned(er) før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. Kontrakten er uopsigelig for begge parter i hele kontraktperioden inklusiv eventuelle forlængelser. Ordregiver er dog berettiget til at opsige kontrakten med 6 måneders skriftligt varsel, såfremt Klagenævnet For Udbud måtte erklære kontrakten for uden virkning. Desuden kan kontrakten opsiges ved misligholdelse, jf. 27 Misligholdelsesbeføjelser. 5 Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af konkrete ordrer i henhold til rammeaftalen foregår ved direkte tildeling til eneleverandøren afhængig af Ordregivers behov. 6 Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives via e-handelssystem, pr. eller telefonisk. Kontrakthaver er forpligtet til at orientere sit personale om kontraktgrundlaget. Udgangspunktet for samarbejdet vil altid være, at Kontrakthaver udelukkende tilbyder ordregivers institutioner m.fl. de produkter, der er omfattet af kontrakten (jf. tilbudslistens produkter og priser). Eventuel fravigelse herfra kan kun ske efter aftale med Ordregivers indkøbskontor. Konstaterer indkøbskontoret ved kontrol gentagne overtrædelser i forhold hertil, vil dette blive betragtet som væsentlig misligholdelse, jf E-handel I det omfang, Ordregiver nu eller fremtidigt i løbet af kontraktperioden anvender e-handelssystem, skal Kontrakthaver levere elektronisk samhandel ved brug af Ordregivers e-handelssystem, KMD OPUS E-Indkøb dvs. levering af elektronisk varekatalog, elektronisk ordreafgivelse, elektronisk ordrebekræftelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. For delaftale 2 Totalleverance, eksklusiv konventionel frisk frugt og grønt er ovenstående gældende fra kontraktstart. For delaftale 1 Frisk frugt og grønt konventionel er ovenstående ikke gældende fra kontraktstart, men kan gøres gældende med et skriftligt varsel til Kontrakthaver på 6 måneder. Side 18 af 29

19 8 Levering og leveringsbetingelser Leverancer er frit leveret til enhver institution eller afdeling for delaftale 1 og delaftale 2. Levering skal ske indenfor på institutionen/afdelingen efter nærmere aftale med den enkelte institution/afdeling. De endelige tidspunkter og frekvens for leveringerne aftales mellem den enkelte institution og de(n) valgte leverandør i forbindelse med implementeringen, dog således at den endelige aftale om leveringstidspunkt skal være i overensstemmelse med den enkelte institution eller afdelings ønsker således det kan indpasses i den dagligdag der skal fungere. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer, der er foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 9 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Hvis en leverance indeholder pakning til flere afdelinger, skal der ved hver pakning vedlægges en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EANlokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn, priser, samlet beløb samt evt. vægt og restordre. 10 Returvarer Ved fejlleverancer skal Kontrakthaver enten kreditere Ordregiver og tage varen retur eller aftale nyt leveringstidspunkt. Det er op til Ordregiver at afgøre om der skal ske kreditering eller ny levering. Hvis Ordregiver vælger nyt leveringstidspunkt er Kontrakthaver forpligtet til hurtigst muligt at fremsende korrekt leverance. Ved fejlleverancer på varer, der skal bruges kort efter levering og hvor Kontrakthaver ikke har mulighed for at levere i rette tid, er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb på Kontrakthavers regning. Returnering sker for Kontrakthavers regning og forudsætter, at varen er intakt. Ved returnering af varer skal Kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota til bestiller på det pågældende beløb. 11 Priser For bestillinger, foretaget i henhold til kontrakten, gælder de i Kontrakthavers tilbud angivne enhedspriser på nettosortimentet. Priserne kan reguleres i henhold til 12 Prisregulering. Hvis et bestilt produkt er i restordre, eller der undtagelsesvist er ekstraordinær lang leveringstid, skal et andet produkt med tilsvarende eller højere standard samt tilsvarende eller lavere pris straks tilbydes. Hvis et produkt udgår af tilbudslisten, skal dette substitueres med et tilsvarende produkt på samme vilkår, af minimum samme kvalitet og til maksimum samme pris. Ved substituering skal Kontrakthaver underrette Ordregiver og fremsende opdateret tilbudsliste og, såfremt der benyttes e-handel, opdateret elektronisk varekatalog senest 7 dage inden ændringens ikrafttræden. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i Kontrakthavers tilbud angivne priser, skal produkterne tilbydes Ordregiver til laveste pris. Køb til tilbuds- og Side 19 af 29

20 kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i 12 Prisregulering og fordrer efter ønske fra Ordregiver fremsendelse af nye prislister/tilbudslister eller ændring af e-handelskataloger. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter, knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme Ordregiver til gode. Såfremt der er tale om permanente prisfald, skal ny prisliste (tilbudsliste) og e-handelskatalog fremsendes til Ordregiver. 12 Prisregulering Prisregulering Delaftale 1 Frisk frugt og grønt konventionel Priserne, der er gældende ved kontraktopstart, er faste den første uge. Kontrakthaver har mulighed for at regulere priserne én gang ugentligt med udgangspunkt i dokumenterbare prisændringer hos Kontrakthavers underleverandører. Prisregulering inden kontraktopstart Ved kontraktopstart er der mulighed for at prisregulere i forhold til priserne i Kontrakthavers tilbud. Reguleringen kan ske på vareniveau. Reguleringen kan alene svare til udviklingen i priserne hos Kontrakthavers underleverandører fra den til Udviklingen skal være dokumenterbar og skal fremsendes til Ordregivers indkøbskontor senest Prisregulering efter kontraktopstart Efterfølgende kan reguleringer ske én gang ugentligt. Hver torsdag kan Kontrakthaver meddele prisregulering og prisreguleringen kan træde i kraft den først kommende mandag. Prisreguleringen kan ske på vareniveau efter følgende formel: Procentvis ændring i pris på varelinjeniveau: (Indkøbspris hos underleverandør den torsdag ønske om prisregulering indsendes indkøbspris hos den underleverandør den foregående torsdag) / (Indkøbspris hos underleverandør den foregående torsdag) * 100% Prisreguleringerne skal være dokumenterbare i forhold til prisændringer hos Kontrakthavers underleverandører. Prisreguleringer skal meddeles til indkøbskontoret om torsdagen for at de kan træde i kraft for bestillinger foretaget fra den følgende mandag. Prisregulering Delaftale 2 Totalleverance, eksklusiv frisk frugt og grønt konventionelt Priserne, der er gældende ved kontraktopstart, er faste de første 3 måneder. Herefter kan priserne reguleres hver 3. måned. Prisreguleringerne kan kun ske i forhold til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindeks (detaljeringsniveau beskrives nedenfor). Undtagen herfor er: Fersk kød og kødpålæg, hvor prisreguleringerne i stedet kun kan reguleres i forhold til slagteriernes noteringspriser. Men igen kun prisregulering hver 3. måned. Økologisk frisk frugt og grønt, hvor priser i stedet kan reguleres på ugebasis. Prisregulering økologisk frisk frugt og grønt Prisregulering kan ske som beskrevet under Delaftale 1: Konventionelt frisk frugt og grønt. Side 20 af 29

21 Prisregulering fersk kød og kødpålæg Prisregulering inden kontraktopstart: Fersk kød og kødpålæg undtagen lam Inden kontraktopstart kan Kontrakthaver prisregulere og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i noteringsprisen for kødtypen gældende den til noteringsprisen gældende den Udviklingen skal være dokumenterbar og skal fremsendes til Ordregivers indkøbskontor senest For fersk svinekød, oksekød, kalvekød, ung dyr og kødpålæg skal der tages udgangspunkt i noteringspriserne for Danish Crown. For fersk kylling og kalkun skal der tages udgangspunkt i et gennemsnit de pågældende dage af noteringspriserne for Danpo og Rose Poultry. Efterfølgende prisreguleringer: Fersk kød og kødpålæg undtagen lam Prisregulering kan ske med virkning fra den , og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i noteringsprisen for kødtypen gældende den til noteringsprisen for typen af kød gældende den Udviklingen skal være dokumenterbar og skal fremsendes til Ordregivers indkøbskontor senest 3 uger før prisreguleringen træder i kraft. For fersk svinekød, oksekød, kalvekød, ung dyr og kødpålæg skal der tages udgangspunkt i noteringspriserne for Danish Crown. For kylling og kalkun skal der tages udgangspunkt i et gennemsnit de pågældende dage af noteringspriserne for Danpo og Rose Poultry Tilsvarende reguleringsformel gælder for efterfølgende prisreguleringer. Prisregulering inden kontraktopstart: Lam og kødpålæg af lam Ved kontraktopstart er der mulighed for at prisregulere i forhold til priserne i Kontrakthavers tilbud. Reguleringen kan ske på vareniveau. Reguleringen kan alene svare til udviklingen i priserne hos Kontrakthavers underleverandører fra til og skal fremsendes til Ordregivers indkøbskontor senest 3 uger før prisreguleringen træder i kraft. Prisreguleringerne skal være dokumenterbare i forhold til prisændringer hos Kontrakthavers underleverandører. Efterfølgende prisreguleringer: Lam og kødpålæg af lam Prisreguleringen kan ske på vareniveau efter følgende formel: Procentvis ændring i pris på varelinjeniveau: (Indkøbspris hos underleverandør d indkøbspris hos underleverandør den ) / (Indkøbspris hos underleverandør ) * 100% Prisreguleringerne skal være dokumenterbare i forhold til prisændringer hos Kontrakthavers underleverandører og skal fremsendes til Ordregivers indkøbskontor senest 3 uger før prisreguleringen træder i kraft. Prisregulering for øvrige varer på delaftale 2 Side 21 af 29

22 Priser for de øvrige varer på delaftale 2 kan reguleres i forhold til udviklingen i nedenstående nettoprisindeks fra Danmarksstatistik se : Navn på nettoprisindeks Oksekød Kalvekød Svinekød Lammekød Fjerkræ Fisk Mælk Andre mælkeprodukter Ost Æg Smør, spiseolie og margarine Frugt Friske grøntsager ekskl. kartofler Kartofler Frosne grøntsager mv. Sukkervarer, marmelade, chokolade mv. Andre fødevarer Prisregulering inden kontraktopstart: Øvrige varer på delaftale 2 Inden kontraktopstart kan Kontrakthaver prisregulere og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i det gældende nettoprisindeks for varegruppen den til nettoprisindekset for varegruppen gældende den Prisreguleringen efter kontraktopstart: Øvrige varer på delaftale 2 Prisregulering kan ske med virkning fra den , og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i det gældende nettoprisindeks for varegruppen den til nettoprisindekset for varegruppen gældende den Prisreguleringerne skal fremsendes til Ordregivers indkøbskontor senest 3 uger før prisreguleringen træder i kraft. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. For alle delaftaler gælder desuden Varsel om prisreguleringer skal sendes til Ordregivers indkøbskontor på adressen indkobhho@horsens.dk. Der reguleres ikke for ændringer i valutakurser. Kontrakthaver skal drage omsorg for, at der prisreguleres i både op- og nedadgående retning, således prisreguleringerne til enhver tid afspejler det samme forhold mellem Kontrakthavers kostpriser og Ordregivers indkøbspriser som ved tidspunktet for tilbudsafgivelsen. Side 22 af 29

23 Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt Kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. På samme måde skal afgiftslettelser komme Ordregiver til gode i form af fradrag i de tilbudte priser. For delaftale 1 Hvis Ordregiver i kontraktperioden ønsker, at anvende Ordregivers e-handelssystem, så er prisændringernes ikrafttræden betinget af, at Kontakthaver fremsender et opdateret elektronisk varekatalog til Ordregiver om torsdagen for at prisreguleringen kan træde i kraft for bestillinger foretaget fra den følgende mandag. For delaftale 2 Såfremt der i kontraktperioden skal handles via Ordregivers e-handelssystem er prisændringers ikrafttræden desuden betinget af, at Kontrakthaver senest 7 dage inden ændringens ikrafttræden fremsender et opdateret elektronisk varekatalog til Ordregiver, som Ordregiver kan godkende. Undtaget herfor er prisreguleringer i forhold til frisk frugt og grønt - økologisk. For økologisk frugt og grønt skal e-handelskataloger være Ordregiver i hænde om torsdagen for at prisreguleringen kan træde i kraft for bestillinger foretaget fra den følgende mandag. Undtagen herfor er prisreguleringer ved kontraktopstart samt reguleringen der skal træde i kraft pr her er prisændringernes ikrafttræden betinget at, at Kontrakthaver senest 3 uger inden ændringens ikrafttrædelse fremsender et opdateret elektronisk varekatalog til Ordregiver, som Ordregiver kan godkende. 13 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. 14 Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos Ordregiver, som skal modtage fakturaen Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Rekvirent Varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb Fakturadato Kontrakthavers CVR-nummer. Evt. UNSPSC-koder på så detaljeret et niveau som muligt for det enkelte produkt Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler, indtil disse forhold er bragt i orden af Kontrakthaver. Side 23 af 29

24 Nedenstående gælder kun for de delaftaler hvor Ordregiver anvender e-handel: Da Ordregiver i kontraktperioden ønsker at anvende e-handel indenfor området skal følgende være gældende specifikt for fakturering af bestillinger foretaget i Ordregivers e-handelssystem: Den elektroniske faktura skal fremsendes således, at denne kan modtages direkte i Ordregivers e- handelssystem, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. For at sikre en fuldstændig overensstemmelse mellem e-ordre og e-faktura med henblik på, at der kan ske en automatisk bogføring, skal Kontrakthaver efterkomme følgende punkter: CVR/SE-nummer: Det CVR/SE-nummer, som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i Kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten. Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Dvs. der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som Ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten, og som fremgår af Kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, f.eks. emballageafgift mv.). Bestillingsenheder: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af kontrakten og Kontrakthavers e-katalog. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten, og som fremgår af Kontrakthavers e-katalog. Entydige varelinjer: Kontrakthaver må ikke indsætte ekstra varelinjer med ekstra oplysninger, idet de vil fremkalde en afvigelse i fakturamatchet. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit 1.6 og nærværende kontrakts 7 vedr. e-handel. 15 Betaling Fakturaer forfalder til betaling 30 dage netto fra modtagelse af korrekt udfyldt elektronisk faktura. 16 Bonus, gebyrer mv. Omsætningen, som følge af denne kontrakt med Ordregiver, må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse. Overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Desuden kan Ordregiver i givet fald kræve det udbetalte beløb returneret fra Kontrakthaver i kombination med en bod på 2 % af den samlede kontraktsum. Ordregiver kan modregne det samlede krav i enhver fordring, som Kontrakthaver har imod Ordregiver. 17 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Side 24 af 29