Leverandørernes forpligtende samarbejde under SKI rammeaftaler

Transkript

1 Leverandørernes forpligtende samarbejde under SKI rammeaftaler Oplæg på ISTMF konference 2008 September 08 Indhold Introduktion SKI s segmenterede leverancemodel Udfordringer for modellen Overdragelse og overtagelse Samarbejdsaftalen som leveranceaftalebilag 5 September 08 2 Intro til SKI A/S Et par facts om selskabet Selvstændigt A/S ejet af Finansministeriet (55%) og KL (45%) 100% baseret på forretningsmæssige vilkår. Finansieret via rabatandel, typisk 1%, betalt af leverandørerne. Gennemfører EU-udbud på vegne af den offentlige sektor på store standardiserbare indkøbsområder. Skaber dokumenterede stordrifts-fordele i offentligt indkøb ved at pulje volumen, kompetencer og system-udvikling, og bidrager med initiativer, som effektiviserer og udvikler offentligt indkøb. SKI i tal 50 rammekontrakter Omsætning på 9,5 mia.kr. i medarbejdere September

2 SKI s virkeområde Rammekontrakter (på store standardiserbare indkøbsområder) Inspiration og støtte omkring indkøb (valg af leverandører, spend-analyse, indkøbspolitik og strategi, grønne indkøb, aftaleimplementering, organisering, m.v.) Kompetenceudvikling (følgegrupper, erfa-grupper, kurser) Udgivelser og kommunikation (vejledninger, best practices, artikler, PR, støtte til intern kommunikation) Værktøjer (elektronisk udbudssystem Ethics, miniudbud, e-auktioner) Initiativer til fremme af e-handel (kundespecifikke prislister, assistance til implementering) Assistance fra eksterne konsulentvirksomheder (købsrådgivning, indkøbsanalyser m.v.) September Indkøb Tele & IT Opgavefelt: Udbud af alle IT og Tele Ansvarlig for udbud fra analyse til Kontraktindgåelse Overdragelse af kontrakter til Drift Spidskompetence til understøttelse af Drift Vedligeholdelse af produkt- og markedsindsigt Søren Bo Christiansen Teamleder indkøb IT & Tele Chefkonsulent Ansat 1. november 2006 Tidligere PA Consulting Group WM-data (nu Logica) KMD September 08 5 A-2 - Introduktion Opgavefelt: Forhandling IT-management Operation Management IT-anskaffelse og Sourcing Peter Müller Chefkonsulent Ansat 1. marts 2007 Tidligere Programdirektør, CSC Scandinavian IT Group Nordic Architect Lead Leder af EAI-consulentcenter DSB Informatik Rigshospitalet, H:S Faktaboks: Startet i 2001 København og Oslo 38 medarbejdere Gazelle virksomhed 2008 Medlem af DMR Kunder: Private Transport Forsyning Medie Offentlige Stat og kommuner Transport, Indkøb, Sundhed, IT September

3 IT-området skal dække hele paletten Det rette miks af aftaler og ydelser Gennemsigtighed og dekomponering for pris og ydelse Understøttelse af standardiseringstiltag Optimering af indkøbsproces og øge mulighederne for konkurrenceudsættelse Fokus på pris og pris SKI arbejder ud fra en markedsorienteret segmentering af aftaler på It-området September 23. september Balanceret markedsorienteret tilgang SKI er til for kunderne! Ethvert udbud er baseret på kundernes ønsker og behov for vare og tjenesteydelser Der etableres en følgegruppe bestående af relevante interesserede kunderepræsentanter Potentielle leverandører og brancheorganisationer inddrages og høres indenfor rammerne af udbudsdirektivet September 08 8 Segmenteringen skal dække bred og dybt Der skal være åben mulighed for alle leverandører at byde på en SKI rammeaftale En segmenteret model vil give mulighed for et bredere leverandørfelt Den enkelte kunde vil ofte få flere leverandører i den samlede portefølje Aftalernes scope er ofte præget af markedet og de aktuelle leverandører hvilket understøtter en øget konkurrence September

4 Segmentering af it-rammeaftaler IT-drift, Mainframe IT-drift, Midrange IT-drift, distribueret miljø IT-drift, Forvaltning Vedligehold ASP samt Licenssalg Samt -leje Drift og applikationsforvaltning Rådgivning kopi og print Konsulentydelser Rådgivning og bodyshop Systemløsninger, Projekter Management Konsulentydelser Konsulentydelser, projektopgaver, rådgivning mv Computere Standard software Kommunikationsudstyr og -løsninger Tele- og Printere, Datakommunikation. multifunkt. kopi- og maskiner Video og AV-udstyr Hardware, software, telekomponenter mv. September Udfordringerne Segmentering stiller øget krav til kundens egne kompetencer Kontraktindgåelse og kontraktstyring Som deltagende part i projekt- og driftsprocessen Kunden skal placerer sig på sidelinjen frem for i orkanens øje Kunden skal sikre parathed i egen og leverandørens organisationer til at overdrage opgaver Leveringsaftalerne skal som brikker i puslespil, som giver kunden samlet løsning September og Omfatter: RK Systemløsninger, Projekter samt Vedligehold RK It-drift Forvaltning (er i offentlig udbud) To af de væsentlige fokusområder: Overdragelse / Overtagelse Forpligtende samarbejde mellem kundens leverandører Udviklingsfase Driftsfase Ydelser It-konsulentydelser Rådgivning Bodyshopping ASP samt Licenssalg og - leje Vedligehold Systemløsninger sninger og Projekter It-drift Forvaltning Computere m.v Standard- software Kom.udstyr og løsninger It-Drift Dist. Miljø It-Drift Midrange Tele og Data- Kommunikat Print og kopi Rådg. Print og kopi It-Drift Mainframe Komponenter (inkl. Basisprogrammel) September

5 Overtagelse/Overdragelse: Udvikling Forberedende aktiviteter Håndtering af forskudt overdragelse af opgaven til henholdsvis Vedligeholdelsesleverandør og Forvaltningsleverandør Garantiperiode Støtte til den overtagende leverandør September Overtagelse/Overdragelse: Udvikling September Overtagelse/Overdragelse: Driftsfase Forberedende aktiviteter Afklaringsfase Garantiperiode Støtte til den overtagende leverandør (Assistance) Nedlukning af opgaven Omfattende: Programmel Dokumentation Data September

6 Overtagelse/Overdragelse: Driftsfase September Leveringsaftalebilag 05 Fælles betingelser for Kundens leverandører Mål: Sikre et forpligtende samarbejde mellem Kundens leverandører Hovedelementer Definition af samarbejdsgrænseflade Opdeling af samarbejdet i hovedområder Regulering til styrkelse og styring af samarbejdet September LAB05 - Driftsfasen Fokus: Kunden har to roller: Aftalepart og deltagende part Samarbejdsorganisationen fastlægges under den enkelte leveringsaftale Samarbejdet omfatter ikke økonomisk indsigt leverandørerne imellem September

7 LAB05 - Udviklingsfasen Fokus: Udviklingsprojektet typisk kendetegnet ved en omfattende fælles projektorganisation Udviklingsleverandøren har en tæt dialog med Forvaltningsleverandøren og eventuelt den fremtidige Vedligeholdelsesleverandør. Samarbejde, som går forud for Overdragelse/Overtagelse Typisk omfattende de forudsætninger for design og udvikling af løsningen. September Samarbejdsgrænseflader Fælles begrebsapparat Inspireret af ITIL version 3 Beskrivelse af samarbejdsgrænseflade Et eller flere artefakter En afsender En modtager Type af ansvarsoverdragelse Overdragelse af opgave- eller aktivitetsansvar Forespørgsel om information eller tilsvarende Artefaktkatalog: Eksempler hentet fra ITIL s Service Managemente Model September Samarbejdets hovedområder Service Design Design Løsninger (Udarbejdelse af krav & acceptkriterier for Service Design) Etabler Service Design Package (Udvikle Service Transition Strategy) Service Transition Udvikle Supportplaner Planlæg, byg og test Service Release Ibrugtagning, flytning eller nedlukning af en it-service Service Operation Event, Incident og Problem Management Tværgående: Ændringshåndtering (Change Management) September

8 Regulering til styrkelse og styring af samarbejdet Grundloven Eskalation Trin 1 intern dialog Trin 2 intern eskalation + orientering af Kunden Trin 3 yderligere eskalation Indgå i mediation på begæring fra Kunden Indbyrdes pligt til friholdelse Uberettiget anmodning Uberettiget afvisning / mangelfuld opfyldelse Maksimering af økonomiske konsekvens Bilagets regler om konflikthåndtering indbyrdes mellem leverandørerne gælder kun, hvis begge leverandører har indgået en Leveringsaftale, hvor grundloven indgår som bilag. September Eksempel: Håndtering af Event September Eksempel: Håndtering af Event, fort. Kommunikation af hændelser: Den som opfanger hændelsen Vurdering af relevans for øvrige i givet fald: Overdragelse til Forvaltningsleverandør Ansvarsoverdragelse (Stafet Artekfakt) Artefakt eksempel: Event Record Report Forvaltningsleverandør Event vurdering: Event eller Incident Event videregives til relevante øvrige leverandører Forespørgelse om information (Container Artefakt) Disse leverandører skal nu behandle event en Forvaltningslevereanødren beholder ansvaret Incident videregives til relevante øvrige leverandører med henblik på at genskabe normal service Videregivelse af incident (Container Artefakt): Incident Record Den modtagne Leverandør svarer tilbage med : Incident Record Report. Forvaltningsleverandøren beholder ansvaret indtil normal service er indtrådt. September

9 Opsummering på Leveringsaftalebilag 05 Rammebilag Tyngde og omfang vil afhænge af de services, som er aftalt under den enkelte leveringsaftale, herunder deres servicemål Udfyldelse af roller Kunden kan udfylde alle roller. Kunden kan lade trediepart helt eller delvis udfylde sine egne roller eksklusive den endelige økonomiske ansvar. Vores opfattelse Leveringsaftalebilag 05 er ikke fordyrende Der er ikke tale om nye services/opgaver. De har blot ikke været tilsvarende i fokus. Det er forventningen, at Leveringsaftalebilag 05 vil hjælpe til med, at der bliver skabt samarbejdsmønstre, som over tid vil lette samarbejdet og dermed giver kunderne billigere leverancer. September Spørgsmål og opsummering Kontakt Søren Bo Christiansen sbc@ski.dk Peter Müller pmu@a-2.dk September