Tilsynsrapport Høje Taastrup Kommune. Bofællesskabet Stationsvej. Anmeldt tilsyn Februar 2012 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Høje-Taastrup Kommune Tilsynsrapport Høje Taastrup Kommune Bofællesskabet Stationsvej Anmeldt tilsyn Februar

2 Indholdsfortegnelse bemærkninger og anbefalinger grundlag Oplysninger Opfølgning på foregående tilsyn Opfølgning fra sidste tilsyn Opfølgning fra andre tilsyn Fysiske rammer Pædagogik Pædagogisk metode og referenceramme Pædagogiske planer Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Sundhed, kost og motion Sprogbrug og omgangsformer Tryghed og trivsel Medicinhåndtering Magtanvendelse Organisatoriske og personalemæssige forhold Rammer for arbejdet Belægning Personalesituation, kontinuitet og stabilitet Internt samarbejde og kommunikation Samarbejde med pårørende/værge Øvrige udfordringer eller aktuelle opmærksomhedsområder Formål og metode Formål med tilsynet Metode varsling og tilrettelæggelse BDO s definitioner på bemærkninger, anbefalinger og påbud Kontaktoplysninger BDO Kommunernes Revision

3 1 BDO har på vegne af Høje-Taastrup Kommune foretaget et anmeldt tilsyn på Bofællesskabet Stationsvej. BDO er kommet frem til følgende på baggrund af analysen af det datamateriale, som er indsamlet gennem interviews og observationer. Det overordnede indtryk af Bofællesskabet Stationsvej er, at det er et godt tilbud for målgruppen med høj standard for visualisering. Tilsynet konstaterer og anerkender det pædagogiske arbejde, der finder sted på Stationsvej med hensyn til TEACCH metoden. Tilsynet får oplyst, at den pædagogiske plan indgår som et dynamisk redskab i relation til det pædagogiske arbejde med beboerne. Tilsynet konstaterer, at der i den pædagogiske plan der fremvises for tilsynet, endnu ikke er beskrevet mål og delmål for det pædagogiske arbejde. Tilsynet bemærker i den forbindelse, at lederen af centeret oplyser, at der vil komme nye krav til opsættelse af mål og delmål. Det er tilsynets, at beboerne har en god og velstruktureret hverdag, hvori der indgår relevante aktiviteter. Det er endvidere tilsynets indtryk, at beboerne trives med deres hverdag. Der er endvidere et godt fokus på sund kost og motion, og at der arbejdes målrettet på inddragelse af beboerne i madlavningen. Dette sker med afsæt i en struktureret og visualiseret praksis, som er af høj kvalitet. Tilsynet observerer og får oplyst af medarbejderne, at der er et godt sprogbrug og omgangsform på stedet. Desuden er det tilsynets, at den høje grad af visualisering er med til at give beboerne tryghed og trivsel. Tilsynet konstaterer, at der ikke findes retningslinjer og procedurer for medicinhåndtering og bemærker, at lederen af centret tilbyder hjælp til udarbejdelsen af dette. Tilsynet anbefaler at retningslinjer og procedurer for medicinhåndtering udarbejdes. Medarbejderne fortæller, at de har kendskab til retningslinjer vedr. magtanvendelse, samt at der internt findes retningslinjer og procedurer for opfølgning på magtanvendelse. Tilsynet bemærker, at teamkoordinator har været på temadag vedr. magtanvendelser og gråzone tilfælde og i den forbindelse ønsker, at den samlede personalegruppe får samme oplæg med henblik på at drøfte gråzoneområder. Tilsynet vurderer at den nye organisationsændring og dermed rammen for arbejdet er håndteret godt efter medarbejdernes udtalelse. Ifølge leder af Centret giver det nye sammenlægning mulighed for at udnytte ressourcerne, herunder de økonomiske mere optimalt. Tilsynet konstaterer, at der er kontinuitet og stabilitet i personalegruppen. Tilsynet vurderer, at personalesituationen er kendetegnet ved kontinuitet og stabilitet. Medarbejderne oplever, at det interne samarbejde fungerer godt, ligesom det er medarbejdernes oplevelse, at der med den nye ledelse er skabt mere struktur på hele organisationen. Med afsæt i medarbejdernes egne oplevelser af, at personalemøderne ikke fungerer optimalt, anbefaler tilsynet, at der tages initiativ til at optimere personalemøderne. Endelig vurderer tilsynet, at de fysiske rammer er gode til målgruppen, men konstaterer, at der er råd i ydrekarmen til hoveddøren, samt ved døren ud til terrassen. Skaderne har medført, at det suser fra hoveddøren, og når det regner, kommer der vand ind i gangarealet. Tilsynet anbefaler at skaderne udbedres. 2

4 1.1 bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkningen, anbefalinger og påbud: Bemærkninger 1. Tilsynet konstaterer, at der i den pædagogiske plan der fremvises endnu ikke er beskrevet mål og delmål for det pædagogiske arbejde og bemærker i den forbindelse, at lederen af centeret oplyser, at der vil komme nye krav til opsættelse af mål og delmål. 2. Tilsynet bemærker, at teamkoordinator har været på temadag vedr. magtanvendelser og gråzone tilfælde og i den forbindelse ønsker, at den samlede personalegruppe får samme oplæg med henblik på at drøfte gråzoneområder. Anbefalinger 1. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes retningslinjer og procedurer vedrørende medicinhåndtering. 2. Tilsynet konstaterer, at der er råd i ydrekarmen til hoveddøren, samt ved døren ud til terrassen. Skaderne har medført, at det suser fra hoveddøren, og når det regner, kommer der vand ind i gangarealet. Tilsynet anbefaler at skaderne udbedres. 3. Tilsynet anbefaler, at der tages initiativ til at optimere personalemøderne, hvilket sker med henvisning til medarbejdernes egne oplevelser af, at disse ikke fungerer optimalt. Påbud Ingen påbud 2 grundlag 2.1 Oplysninger Adresse Stationsvej 30, 2640 Hedehusene Leder Grethe Ringgård, leder af Socialpædagogisk Center for voksne med udviklingshæmning Henning Østergaard, leder af bo enheden i Socialpædagogisk center for voksne med udviklingshæmning. Tilbudstype og juridisk grundlag Tilbuddet er kommunalt Bofællesskab for psykisk udviklingshæmmede, eller borgere med en gennemgribende udviklingsforstyrrelse, bl.a. autisme. Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 108 Antal pladser og belægningsgrad 3

5 5 pladser Takst pr. døgn Ifølge Tilbudsportalen er prisen kr (d ) Målgruppebeskrivelse Målgruppen er psykisk udviklingshæmmede, og / eller borgere der har en gennemgribende udviklingsforstyrrelse. Antal ansatte og personalesammensætning Personalegruppen består af: Grete Ringgård, leder af Socialpædagogisk Center for voksne med udviklingshæmning. Henning Østergaard, leder af boenheden i Socialpædagogisk center for voksne med udviklingshæmning 6 pædagoger 1 studerende og vikar Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg kl Deltagere i interviews Ledelse: Grethe Ringgård, leder af Socialpædagogisk Center for voksne med udviklingshæmning Henning Østergaard, leder af boenheden i Socialpædagogisk center for voksne med udviklingshæmning Medarbejdere: Beboere: Pædagog, ansat sammenlagt i 10 år Pædagog, indtil for nylig daglig leder, pr. 1. januar 2012 teamkoordinator, ansat i 12 år Beboer, der har boet på stedet i 13 år Beboer, der har boet på stedet fra starten Derudover hilste tilsynet på 3 andre beboere BDO blev vist rundt på stedet af: medarbejderne og ledelsen. Tilsynsførende Lene Thorius (Chefkonsulent, cand.pæd., PD og socialpædagog) Marianne Grube Christiansen (Chefkonsulent, cand.pæd., PD og socialpædagog) 4

6 2.2 Opfølgning på foregående tilsyn Opfølgning fra sidste tilsyn Ved sidste tilsyn (anmeldt tilsyn, den ), gennemført af BDO, blev der givet følgende anbefalinger: 1. At den medarbejder, som får medicinkursus bliver medicinansvarlig. Teamkoordinator oplyser, at alle medarbejdere skal deltage i medicinkursus i uge 16. Der er desuden fundet to medicinansvarlige. 2. At den delvise beskrivelse af håndtering af beboernes økonomi, som allerede findes, gennemarbejdes, og at alle medarbejdere gøres bekendt med den. Teamkoordinator oplyser, at man ikke længere har bankbøger, men hævekort. I den forbindelse skal der laves nye retningslinjer. P.t. eksisterer der nogle udfordringer, idet medarbejderne har indtil flere hævekort med fuldmagter fra beboerne. I et tilfælde, hvor der er værge, er der lavet en særskilt aftale. Leder oplyser, at Høje-Taastrup Kommune barsler med nye overordnede retningslinjer på området, hvilket vil få indflydelse på de lokale retningslinjer. Teamkoordinator oplyser, at der ikke har været nogen klager siden sidste tilsyn. Tilsynet vurderer, at der er fulgt relevant op på anbefalingerne fra sidste tilsyn Opfølgning fra andre tilsyn Adspurgt om der har været tilsyn fra Embedslæge eller Fødevaretilsyn, oplyses det, at disse ikke føres med stedet. Der har været afholdt brandtilsyn i november 2011, hvor brandudstyret blev gennemgået og godkendt. Ingen bemærkninger. 2.3 Fysiske rammer Huset er et etplans hus, indrettet med 5 lejligheder og fællesrum. Hver beboer har en etværelses lejlighed på 18 m2 + eget bad og lille tekøkken. Fælles faciliteter omfatter køkken, opholdsstue, vaskerum, motionsrum med løbeband, motionscykel, styrketræningsmaskine og stor terrasse. Udendørs findes bålplads og trampolin. Hele huset er gennemsyret af TEACCH metoden, overalt er der visualisering til gavn for beboerne. I køkkenet er alt, der ikke kan ses med det blotte øje visualiseret, fx skabslåger, skuffer m.m.. I køleskabet er der opsat farvemarkeringer for henholdsvis fedtfattige (grøn markering) og lidt mere feddene fødevarer (røde markeringer). Det samme system findes i relation til brødskufferne. 5

7 Fælleslokalerne er hyggeligt indrettet og har et hjemligt præg. Tilsynet får fremvist to af beboernes lejligheder. De er individuelt indrettede og fremstår hyggelige og rengjorte. Beboernes dagstrukturer er synlige og individuelt tilrettede. Siden sidste tilsyn er vagtværelset blevet indrettet. Tilsynet observerer, at hoveddøren har råd i ydrekarmen. Det har medført, at den er blevet skæv, og der er en sprække ind til gangen, hvorfra det suser ind. Medarbejderne oplyser, at når det regner, kommer der vand ind igennem sprækken. Der er også råd ved havedøren ud for kontoret. Overalt ses en god rengøringsstandard. Tilsynet observerer ophængt brandudstyr. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er gode til målgruppen. Tilsynet konstaterer, at der er råd i ydrekarmen til hoveddøren, samt ved døren ud til terrassen. Skaderne har medført, at det suser fra hoveddøren, og når det regner, kommer der vand ind i gangarealet. Tilsynet anbefaler at skaderne udbedres. 2.4 Pædagogik Pædagogisk metode og referenceramme Med afsæt i et værdigrundlag, hvor der lægges vægt på omsorg, pleje, optræning og udviklingsmuligheder, arbejdes der med TEACCH. Dette sker med respekt for den enkeltes integritet. Formålet er at skabe genkendelighed og forudsigelighed for beboerne, og da beboerne har forskellige behov for visualisering, tilrettes dette efter den enkelte beboer. Dette betyder også, at når beboernes behov forandrer sig, eller de udtrykker ønsker om ændringer, så tilrettes den visualiserede dagstruktur efter dette. Der beskrives desuden et eksempel på, at en beboer selv er med til at bestemme, hvor hans visualiserede dagstruktur skal hænge i hans lejlighed. Der arbejdes endvidere med Social Stories for at give beboerne så tryg og forudsigelig en hverdag som muligt. I relation til en beboer, der gerne ville med på restaurant, blev der udarbejdet en Social Story, hvor hele forløbet blev gennemgået, lige fra man tog af sted hjemmefra, til der skulle betales for maden på restauranten. Medarbejderne fortæller, at de ligeledes benyttede Social Stories, til at skabe forståelse hos en beboer, for at hun selv skulle betale for ture med ledsager, modsat ture med personalet. De Social Stories, der er lavet til beboerne, benyttes også når vikarer og studerene skal introduceres til beboerne. Tidligere anvendte medarbejderne tegn-til-tale, men det er ikke relevant længere. I en periode har der til en konkret beboer været en computer til låns med touch skærm med et kommunikationsprogram. Der er bevilliget touch skærm og kommunikationsprogrammet, men computeren er ikke bevilget. Den beslutning er anket. Det er medarbejdernes, at det har været særdeles positivt at anvende programmet, idet det gav beboeren en god mulighed for at kunne danne sætninger og dermed kommunikere med personalet. 6

8 En beboer deltager under tilsynet ved bordet, og giver flere gange udtryk for, at hun savner, at kunne bruge kommunikationsprogrammet. Tilsynet observerer, at der i stuen står en time-timer, som anvendes i de situationer, hvor beboere fx skal vente. Medarbejderen fortæller, at hun fx bruger time-timeren til en beboer, der har en times ventetid mellem dagtilbud og fritidsaktivitet. Tilsynet konstaterer og anerkender det pædagogiske arbejde, der finder sted på Stationsvej med hensyn til TEACCH metoden. Hele stedet bærer præg af høj standard for visualisering Pædagogiske planer Medarbejderne er ikke klar over om der findes 141 for samtlige beboere. De pædagogiske planer udarbejdes en gang om året og drøftes internt på personalemøderne, så der sikres et fælles ejerskab i personalegruppen. De pædagogiske planer fungerer som et dynamisk redskab i arbejdet med beboerne, oplyser medarbejderne. De pædagogiske planer ligger p.t. ikke på Bostedsystemet. Målet er, at de skal placeres i Bostedsystemet, hvorfra man også kan skrive i planen. Medarbejderne taler med beboerne om de pædagogiske planer inden de udarbejdes, og den læses op for dem. De pårørende inddrages, når det er relevant. Teamkoordinator oplyser, at der er praksis for at ændre i beboernes pædagogiske planer, når beboernes ønsker og behov ændres. Fx får en konkret beboer, der har ønsket at hans dagstruktur skulle ændres, ændret dette i hans pædagogiske planer. Medarbejderne er opmærksomme på, at beboerens ønsker og udtalelser om dette kan være kontekstafhængig. Tilsynet får fremvist en pædagogisk plan, hvoraf det fremgår, at der indgår en beskrivelse af beboeren ift. generelt, psykisk tilstand, sprogligt, hygiejne og berøringsproblematikker, motion og kost og hvad der er sket siden sidst. Evaluering af de opsatte mål indgår også. Der opsættes faglige mål og delmål for det kommende arbejde. Der er endnu ikke beskrevet mål og delmål for det pædagogiske arbejde, men dette vil komme i forbindelse med det videre arbejde, oplyser medarbejderen. Ifølge medarbejderne er udarbejdelsen af de pædagogiske planer og indholdet afhængig af den konkrete beboer. Ifølge leder af centret, vil det fortsat være sådan, at medarbejderne skal udarbejde pædagogiske planer, og at der skal opsættes klare mål og delmål. Det oplyses at der fra forvaltningens side vil komme nye krav i relation til opsættelse af mål og delmål. I Høje-Taastrup Kommune skal man til at arbejde med voksenudredningsmetoden, hvorfor de pædagogiske planer fremover skal tilrettes denne metode. Det vil være et fokusområde, der skal arbejdes videre med. Tilsynet får oplyst, at den pædagogiske plan indgår som et dynamisk redskab i relation til det pædagogiske arbejde med beboerne. Tilsynet konstaterer, at der i den fremvist pædagogiske plan endnu ikke er beskrevet mål og delmål for det pædagogiske arbejde og bemærker i den forbindelse, at lederen af centeret oplyser, at der vil komme nye krav til opsættelse af mål og delmål. 7

9 2.5 Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Det er medarbejdernes, at beboerne har en god hverdag. Beboerne er alle tilknyttet et dagtilbud i dagtimerne, og om aftenen går de i klub, fx Fristedet. En enkelt tager på bustur alene. Samtidig er der accept af, at beboerne ikke tager afsted i klub, hvis de er trætte eller ikke har lyst. Der er fokus på inklusion i Høje-Taastrup, og derfor arbejder medarbejderne med at gå ture i lokalområdet etc. Der tages fx til den lokale frisør og lokale indkøb. Til Sankt Hans deltager beboere og medarbejdere i de arrangementer der foregår i nærmiljøet. Der arbejdes med visualisering og klar struktur i hverdagen med henblik på at skabe forudsigelighed og genkendelighed, hvilket er særdeles vigtigt for at sikre ro omkring beboerne. (jævnfør punkt 2.4.1) En af beboerne fortæller, at vedkommende arbejder på Sandtoften på Keramikværkstedet. Hun arbejder 3 dage om ugen, men kunne godt tænke sig at det stadig var 4 dage om ugen, som tidligere. Beboeren er meget glad for at arbejde på keramikværkstedet, bl.a. fordi hun kan dreje så mange forskellige ting, fx skåle. En anden beboer arbejder på Langbjerg, hvor hun synger, danser og spiller musik. Nogen gange maler hun også. Beboeren giver udtryk for, at hun godt kan lide at gå på arbejde. En af beboerne fortæller, at hun og en medarbejder holder bladmøde, hvor de sammen læser ugeblade fx om de kongelige. Beboeren synes det sjovt at læse ugebladene, og har ikke lyst til at smide dem ud, før hun er helt færdig med dem. Det er tilsynets, at beboerne har en god og velstruktureret hverdag, hvori der indgår relevante aktiviteter. Det er endvidere tilsynets indtryk, at beboerne trives med deres hverdag Sundhed, kost og motion Medarbejderne fortæller at principperne vedrørende kost, måltider og motion er nedskrevet, og indgår i vikarmappen. Dog er det også sådan, at beboerens medbestemmelse er væsentlig, hvilket betyder, at der kan ske afvigelser. Der er et princip om, at man primært indkøber økologisk og som minimum fedtfattig mad. Derudover er der altid grønt til måltiderne og mulighed for at tage frugt. Menuen besluttes på husmøderne, der afholdes hver onsdag. Beboerne vælger retterne ud fra fotos af diverse retter. Når en ret er valgt skrives den på en liste. Når beboerne har maddag understøttes madlavningen af en detaljeret power-point instruks, hvor der er indlagt sproglige instrukser. Samtidig er alle ingredienser sat frem, klar til brug. Nogle ingredienser er afmålt, mens andre kan afmåles ved madlavningen. Medarbejderne beskriver, at fremgangsmåden og detaljeringsgraden afhænger af den enkelte beboer og dennes funktionsniveau. Der handles stort ind hver mandag. Derudover købes der ind efter behov. Fokus er for tiden på at optimere motion, hvilket betyder, at man bl.a. går i 8

10 motionscenter. Ifølge medarbejderne er det vigtigt, at beboerne rør sig med henblik på at bibeholde deres færdigheder. Derfor er der tilbud om vandretur med medarbejderne. Stedet har i en periode været medlem af en lokal vandreklub. Der er indrettet træningsmuligheder i bryggerset. Her er opsat løbebånd og en romaskine. Der er en plan om, at der skal ophænges et tv, hvilket vil motivere til at træne, vurderer medarbejderne. Gennem en periode på 6 år har Stationsvej gennemført vandreferier med stor succes. Det er en god ferieform for beboerne, fortæller medarbejderne. Tilsynet vurderer, at der er et godt fokus på sund kost og motion, og at der arbejdes målrettet på inddragelse af beboerne i madlavningen. Dette sker med afsæt i en struktureret og visualiseret praksis, som er af høj kvalitet Sprogbrug og omgangsformer Det er medarbejdernes oplevelse, at der generelt eksisterer et godt sprogbrug og omgangsform mellem beboerne, men at der kan ske brud på dette. Hvis dette sker, taler medarbejderne med beboerne og søger, at finde frem til gode måder at være sammen på. Tilsynet observerer under tilsynet, at der eksisterer en god omgangsform og sprogbrug med beboerne. En medarbejder deltager i dialogmødet med beboerne, og her støtter medarbejderen beboerne i at få sagt deres mening. Tilsynet vurderer, at der er et godt sprogbrug og omgangsform på stedet Tryghed og trivsel Den store grad af visualisering der findes på stedet er med til at give forudsigelighed, genkendelighed og tryghed for beboerne og dermed grobund for god trivsel. Det er tilsynets, at den høje grad af visualisering er med til at give beboerne tryghed og trivsel Medicinhåndtering Teamkoordinator og medarbejderen oplyser, at der ikke er udarbejdet retningslinjer og procedurer vedrørende medicinhåndtering. Leder af centret fortæller, at Stationsvej kan få hjælp til udarbejdelse af retningslinjer og procedurer for medicinhåndtering fra hende. En af medarbejderne har netop været på kursus i indberetning af utilsigtede hændelser, og de øvrige medarbejdere er blevet introduceret til dette på et personalemøde. Tilsynet får fremvist en medicinoversigt, opdateret den Medicinen opbevares i vagtværelset, aflåst og med afkrydsningsskema på døren. Der findes dosisdispenseret medicin og medicin i glas. 9

11 Tilsynet konstaterer, at der ikke findes retningslinjer og procedurer for medicinhåndtering og bemærker, at lederen af centret tilbyder hjælp til udarbejdelsen af dette. Tilsynet anbefaler at retningslinjer og procedurer for medicinhåndtering udarbejdes Magtanvendelse Medarbejderne oplyser, at de har kendskab til retningsliner vedrørende magtanvendelser, og der findes retningsliner og procedurer vedr. intern opfølgning på magtanvendelser. Teamkoordinator fortæller, at hun har deltaget i teamdag vedrørende magtanvendelser og gråzoner, hvilket var særdeles udbytterigt. Efterfølgende har medarbejderne internt talt om, at de godt kunne tænke sig at den samlede personalegruppe fik mulighed for at høre samme oplæg med henblik på at kunne drøfte gråzoneområder. Tilsynet konstaterer, at medarbejderne har kendskab til retningslinjer vedr. magtanvendelse, samt at der internt findes retningslinjer og procedurer for opfølgning på magtanvendelse. Tilsynet bemærker, at teamkoordinator har været på temadag vedr. magtanvendelser og gråzone tilfælde og i den forbindelse ønsker, at den samlede personalegruppe får samme oplæg med henblik på at drøfte gråzoneområder. 2.6 Organisatoriske og personalemæssige forhold Rammer for arbejdet Bofællesskabet Stationsvej blev ved årsskiftet sammenlagt med bofællesskabet Pile Allé, Frøgård Allé samt værestedet Fristedet. Den nye organisation hedder Socialpædagogisk center for voksne med udviklingshæmning. Lederen fra Frøgård Allé er nu leder af hele organisationen. Der er desuden en leder for de samlede botilbud samt en leder for støtte og aktivitet. Den tidligere daglige leder af Bofællesskabet Stationsvej har fået funktionen som teamkoordinator og refererer til leder for botilbuddene. Der følger ikke ledelsesansvar med teamkoordinator funktionen, hvilket bl.a. betyder, at den tidligere daglige leder ikke skal afholde MUS med personalet. Lederen for organisationen har ansvaret for overholdelse af den aftalestyring, der er indgået for 1 år af gangen med Høje-Taastrup Kommune. Aftalen rummer blandt andet to mål på virksomhedsniveau, som virksomheden selv har opsat. Målene er: En succesfuld sammenlægning af enhederne i den nye organisation, med følgende indsatser: MED-udvalget planlægger 2 fælles arrangementer for medarbejderne i 2012 Afholdelse af fællesarrangementer for borgerne Aftaler omkring hvornår ledelsen er til stede på de enkelte arbejdspladser til møder og lignede Afklaring af hvilke arbejdsopgaver administrationen løser for de enkelte enheder samt i hvilket omfang, de administrative 10

12 medarbejdere vil være i enkelte enheder Medindflydelse og arbejdsmiljø, med følgende indsatser: Udarbejdelse af en plan for sammenlægningsprocessen Aftale om informationsvejen fra MED til de enkelte enheder Aftale om mødekadence for både MED og AMR Udarbejdelse af fælles relevante politikker samt fælles lokalaftaler MED-udvalget blev nedsat sidste år og har møder hver 6. uge. MED-udvalget består af de tre ledere samt medarbejderrepræsentanter fra de enkelte enheder. Leder oplyser, at den overordnede dagsorden for møderne er driftsog sammenlægningsprocessen. Leder oplyser, at MED- udvalgets arbejde løbende vil blive evalueret efter devisen hvad virker og hvad virker ikke. Der er på nuværende tidspunkt planlagt to temadage for personalet. Ligeledes er der arrangeret fælles arrangementer for beboerne, som en allerede afholdt nytårsfest, banko, sommerfest mm, oplyser leder. Det er medarbejdernes, at organisationsændringen er håndteret godt, og at det er positivt, at organisationen er blevet større, idet det giver muligheder for vidensdeling. Allerede inden organisationsændringen har der været et positivt samarbejde med Frøgårds Allé, bl.a. har de to steder holdt juleaften sammen gennem to år. Derudover har der været et godt samarbejde med Pile Allé. Ved årsskiftet holdt beboere og medarbejdere fra Stationsvej nytårsaften sammen med beboere og medarbejdere fra Frøgårds Allé. Det er leders, at den store organisation betyder, at der åbnes forskellige muligheder for at udnytte ressourcerne, herunder de økonomiske, mere optimalt. Som et konkret eksempel på, hvordan man kan arbejde med vidensdeling oplyses det, at Stationsvej har haft glæde af den viden, som to medarbejdere fra Frøgård Allé har erhvervet gennem deres Marte Meo uddannelser. Tilsynet vurderer at den nye organisationsændring og dermed rammen for arbejdet er håndteret godt. Ifølge leder af Centret giver sammenlægningen desuden mulighed for at udnytte ressourcerne, herunder de økonomiske mere optimalt Belægning Belægning er 100 %. Ingen bemærkninger Personalesituation, kontinuitet og stabilitet Der er lavt sygefravær, på 3,31 % Der er også kun ringe udskiftning i personalegruppen, sidste gang det skete var for 4 år siden. Tilsynet vurderer, at personalesituationen er kendetegnet ved kontinuitet og stabilitet. 11

13 2.6.4 Internt samarbejde og kommunikation Det er medarbejdernes, at der er et godt internt samarbejde, og at man er gode til at vidensdele på personalemøderne. Derudover er det medarbejdernes oplevelse, at de er gode til at kommunikere og til at træffe beslutninger. Alle informationer skrives i Bostedsystemet. I forbindelse med uenigheder i personalegruppen tages disse op på personalemøderne, og det er medarbejdernes oplevelse, at de som regel er gode til at få drøftet uenigheder på en god måde. Fordi medarbejderne normalt arbejder alene bliver Bostedsystemet også brugt til at få kommunikeret om eventuelle irritationsmomenter. Der afholdes personalemøde hver 14. dag i 6 timer. Den første time går med at tale om løst og fast, inden man går i gang med at drøfte diverse emner. Der udarbejdes dagsorden og referater, men medarbejderne tilkendegiver, at de har svært ved at overholde en struktur. Tidligere har man arbejdet med en mere fast struktur, med bl.a. brug af æggeur. Leder har deltaget på et personalemøde og beskriver det som ustruktureret. Det er leders, at man med fordel kunne stramme op på struktur og indhold, så tiden bruges bedst muligt. Medarbejderne fortæller, at de udover personalemøderne, også benytter sig af at ringe til hinanden privat, hvis der er behov for dette. Dette på grund af at de er alene på arbejde. Det er medarbejdernes, at der findes et godt informationsflow, og at informationsniveauet er højnet med den nye ledelse. Generelt er der kommet mere struktur på hele organisationen, hvilket medarbejderne oplever som positivt, fordi det mindsker usikkerhed fx omkring mødedeltagelse. Der er lavet en folder til brug for nye medarbejdere, samt en vikarmappe med relevante oplysninger. Som ny medarbejder får man introvagter. Vikarer får 2 3 vagter, mens faste medarbejdere får lidt flere. Derudover er der altid mulighed for at kontakte de faste medarbejdere, hvis behovet opstår. De studerende har ikke sovende vagter kun dagvagter. Tilsynet vurderer, at det interne samarbejde fungerer godt, og at medarbejderne oplever, at der med den nye ledelse er skabt mere struktur på hele organisationen. Med afsæt i medarbejdernes egne oplevelser af, at personalemøderne ikke fungerer optimalt, anbefaler tilsynet, at der tages initiativ til at optimere personalemøderne Samarbejde med pårørende/værge Teamkoordinator oplyser, at de pårørende er inviteret til et dialogmøde med tilsynet. De pårørende har dog takket nej, fordi de oplever, at stedet er velfungerende. Det er også leders, at de pårørende et meget tilfredse, hvilket de har givet udtryk for ved de møder, som den nye ledelse har afholdt med de pårørende. Tilsynet konstaterer at medarbejdere og ledelsen oplever samarbejdet med 12

14 pårørende som velfungerende. 2.7 Øvrige udfordringer eller aktuelle opmærksomhedsområder Der oplyses ikke om yderligere udfordringer eller opmærksomhedsområder. Ingen kommentarer. 13

15 3 Formål og metode 3.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Høje-Taastrup Kommune ikke i BDO s tilsyn. 3.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 14

16 3.3 varsling og tilrettelæggelse Leder af tilbuddet er orienteret om tilsynsbesøget ca. fire uger før gennemførelse. I den forbindelse orienteres leder af tilbuddet endvidere om BDO s metoder og hvordan tilsynsbesøget kan tilrettelægges. Overordnet har organiseringen af tilsynsbesøget set ud som følger: Rundvisning, hvor tilsynet ofte har haft mulighed for at tale med beboere/medarbejdere undervejs og/eller at observere det sociale liv Dialog med Ledelsen /ledelse Dialog med medarbejdere Dialog med beboere Evt. dialog med pårørende, hvor dette er planlagt af tilbuddet Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 3.4 BDO s definitioner på bemærkninger, anbefalinger og påbud Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalingen forventes det, at tilbuddet har taget stilling til, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt op. Påbud Påbud gives, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. 15

17 4 Kontaktoplysninger Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Chefkonsulent BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen København V 4.1 BDO Kommunernes Revision BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på socialområdet. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicap- og psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 16